IDENTIFICAO

ARQUIVSTICA: SUBSDIOS PARA A CONSTRUO

TERICA DA METODOLOGIA NA PERSPECTIVA DA TRADIO BRASILEIRA

ARCHIVE ID: GRANTS FOR CONSTRUCTION OF THEORETICAL

METHODOLOGY OF TRADITION IN BRAZILIAN PERSPECTIVE
Ana Clia RODRIGUES
Programa de Ps-Graduao em Cincia da Informao
Universidade Federal Fluminense
anyrodrigues@yahoo.com.br

Resumo
A identificao uma tarefa de pesquisa sobre a gnese do documento de arquivo,
desenvolvida no incio do tratamento documental para definir requisitos normalizados
de planejamento das funes que sustentam o tratamento tcnico documental, seja
no momento da produo ou da acumulao (produo, classificao, avaliao e
descrio). Esta pesquisa tem por objetivo lanar bases tericas para caracterizar a
identificao como funo independente no mbito da metodologia arquivstica,
sistematizando-a na perspectiva da tradio arquivstica brasileira. Nesse sentido,
aliar uma dimenso terica a uma dimenso aplicada. Do ponto de vista terico,
busca-se especificamente analisar a dimenso conceitual da identificao no contexto
das metodologias arquivsticas e sistematizar seus procedimentos, servindo como
referencial metodolgico para a realizao de praticas arquivsticas desenvolvidas no
Brasil. Na dimenso aplicada, tem por objetivo desenvolver estudos de caso de
identificao arquivstica no mbito de programas de gesto de documentos e
tratamento de massas documentais acumuladas em arquivos, verificando a
aplicabilidade dos princpios tericos e metodolgicos da identificao. Como estudo
de caso de identificao vem sendo desenvolvido o projeto de pesquisa Identificao
arquivstica: utilizando a diplomtica contempornea como fundamento metodolgico
no Programa de Gesto de Documentos do Governo do Rio de Janeiro, projeto
financiado pelo Programa Jovem Pesquisador UFF 2009. Neste estudo, so aplicados os
parmetros da diplomtica contempornea para a identificao da tipologia
documental, objetivando a normalizao de procedimentos para classificar e avaliar os
documentos das Secretarias de Fazenda e de Planejamento do Governo do Estado do
Rio de Janeiro no mbito do Projeto de Gesto de Documentos (PGD), atravs de
parceria institucional estabelecida entre o Arquivo Pblico do Estado/Casa Civil do
Governo do Estado do Rio de Janeiro e a Universidade Federal Fluminense. Recortes
temticos dessa pesquisa vm sendo abordados no mbito de projetos de TTC em
Arquivologia, PIBIC e do Mestrado em Cincia da Informao da UFF, integrando a
produo do Grupo de Pesquisas Gnese Documental Arquivstica, UFF/CNPq.
Palavras-chave
Arquivstica. Metodologia Arquivstica. Identificao Arquivstica. Tipologia
Documental. Diplomtica Contempornea.

Abstract

Identification is a task of research on the genesis of the record developed at the
beginning of the documentary to set standard requirements of the planning functions
that support the technical processing of documents, either at the production or
accumulation (production, classification, evaluation and description). This research
aims to launch a theoretical basis for identifying and characterizing the independent
function within the archival methodology, systematizing it in the perspective of the
archival tradition in Brazil. In this sense, an allied theoretical dimension to a dimension
applied. From the theoretical point of view, we seek to specifically examine the
conceptual dimension of identification in the context of archival methodologies and
systematize its procedures, serving as a methodological framework for conducting
archival practices developed in Brazil. Dimension in applied, aims to develop case
studies of identification in the context of archival programs, document management
and mass treatment of documents accumulated in files, checking the applicability of
the theoretical and methodological principles of identification. As a case study has
been developed to identify the research project "Archival Identification: Using the
contemporary diplomatic and methodological foundation in the Document
Management Program of the Government of Rio de Janeiro", a project funded by the
Young Investigator 2009 UFF. In this study, we applied the parameters of
contemporary diplomatic to identify the document type, aiming at standardization of
procedures for classifying and evaluating the documents of the Secretaries of Finance
and Planning of the State Government of Rio de Janeiro under the Project
Management Documents through an institutional partnership established between the
Public Archives of State / Government of the Civil House of the State of Rio de Janeiro
and Fluminense Federal University. Scraps theme of this research have been addressed
in the context of projects in Archival TTC, PIBIC and the Masters in Information Science
from the UFF, integrating the production of the Research Group "Genesis Document
Archival," UFF/CNPq.
Keywords
Archival. Archival methodology. Archival Identification. Typology documentary.
Diplomatic contemporary.

1 INTRODUO
A apario do termo identificao na literatura arquivstica remonta aos anos
80, como resultado de experincias metodolgicas desenvolvidas por grupos de
arquivistas que se formaram em pases ibero-americanos para solucionar problemas
de acumulao de documentos em arquivos, contexto em que se inserem as prticas
espanholas e brasileiras, nosso objeto de estudos. Na Espanha, nos anos 90, o conceito
foi incorporado pelo Diccionrio de Terminologia Archivstica, resultando na
publicao de artigos e manuais especializados. No Brasil, o conceito aparece no
Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica, publicado em 2005. Ambos se
referem identificao como fase do processamento tcnico, de tipo intelectual, que

tem por objeto de estudos o rgo produtor e os documentos gerados no exerccio de
suas atividades. O conhecimento produzido nesta fase de pesquisa fica registrado em
instrumentos especficos e fundamentam o desenvolvimento das funes de
planejamento da produo, classificao, avaliao e descrio de documentos de
arquivo.
Muitas inovaes nos mtodos de trabalho arquivstico apareceram no perodo
como resultado das experincias desenvolvidas. Os processos de identificao, seu
objeto e metodologia foram alvo de debates em reunies profissionais e mereceram a
ateno de pesquisadores da rea, por praticamente uma dcada. As experincias
realizadas no mbito de sistemas de arquivos na Espanha geraram estudos tericos e
aplicaes prticas que acabaram destacando o pas no panorama arquivstico
internacional.
Na Espanha, as discusses sobre a normalizao dos processos de identificao
de documentos de arquivo, para o controle da acumulao ou planejamento da
gesto, abriram perspectivas que influenciaram a arquivstica ibero-americana e, neste
contexto, a do Brasil.

2 IDENTIFICAO COMO PESQUISA CIENTFICA EM ARQUIVSTICA

A identificao uma tarefa de pesquisa sobre a gnese do documento de
arquivo, desenvolvida no incio do tratamento documental para definir requisitos
normalizados de planejamento das funes que sustentam o tratamento tcnico
documental, seja no momento da produo ou da acumulao (planejamento da
produo, classificao, avaliao e descrio). No mbito da gesto documental a
pesquisa discute especialmente a identificao de documentos desenvolvidos nos
parmetros da diplomtica contempornea (ou tipologia documental) como base para
a padronizao de tipologias para produo de documentos e funcionamento de
sistemas de gerenciamento eletrnico de documentos (GED).
Esta pesquisa requer a busca de informaes, em fontes especificas, sobre o
rgo produtor (contexto) e os documentos (tipologia documental), seja em fase de
produo e/ou acumulao, elementos que caracterizam este contexto, no
desempenho de competncias e funes especficas deste rgo produtor e da

tipologia documental, que registra os procedimentos administrativos realizados para
cumpri-las (CARMONA MENDO, 2004, p. 40).
Esta fase da metodologia arquivstica denominada identificao, consiste em
estudar analiticamente o documento de arquivo e os vnculos que mantm com o
rgo que o produziu, seja em fase de produo ou de acumulao. Neste sentido,
um trabalho de pesquisa e de crtica sobre a gnese documental.
O documento de arquivo produzido de forma involuntria, criado no decurso
de uma atividade. o resduo material da ao que lhe d origem. a prpria ao
autodocumentada, como o define Menne-Haritz (1998). Uma ao qualquer
exerccio de vontade que objetiva criar, mudar, manter ou extinguir situaes, e
constitui o ncleo do documento, ressalta Heather MacNeil (2000, p. 93). Desta
caracterstica essencial, inerente a sua gnese, decorre sua natureza probatria.
A identidade do documento de arquivo se mostra atravs dos elementos que o
integram: sua estrutura e substncia. Esto representadas atravs de regras, que
contm elementos intrnsecos e extrnsecos. Estes caracteres so estudados do ponto
de vista da diplomtica e tambm da arquivstica, por autores como Luciana Duranti,
Schellenberg e Vicenta Corts Alonso, entre outros.
Esta capacidade de provar o fato que lhe d origem resultado da especial
relao que o documento possui com o rgo que o produz, o vinculo que se revela no
contedo pela atividade registrada, que constitui o ncleo de sua identidade. O vnculo
arquivstico, to bem discutido por Luciana Duranti (1997), o componente essencial
do documento de arquivo, que revela sua verdadeira natureza, que determina sua
identidade, pois definido pela sua ligao com o rgo produtor.
O procedimento da identificao realizado a partir de um conjunto de
atividades integradas, com uma unidade metodolgica e desenvolvidas na seguinte
ordem: primeiro identifica-se o organismo produtor (evoluo orgnica e
competncias administrativas), elemento funcional (competncias, funes e
atividades), tipo documental (procedimento administrativo e trmite) e delimitao da
srie documental (TORRE MERINO; MARTN-PALOMINO, 2000, p.14).
Assim, a pesquisa realizada em duas etapas e consiste em:

 1. Identificao do rgo produtor: contexto onde os documentos de arquivo
so produzidos.
a) Elemento orgnico: rgo produtor dos documentos.
b) Elemento funcional: representado pelas funes e atividades administrativas
desempenhada pelo rgo, em virtude da competncia que tem a seu cargo e que
compe a serie documental. (MOLINA NORTES; LEYVA PALMA, 1996, p.158)
2. Identificao do tipo e delimitao da srie documental: levantamento de
informaes sobre os elementos que caracterizam os documentos de arquivo, o tipo
documental. Momento em que se estudam os caracteres internos e externos dos
documentos, elementos de identidade que se refere a sua estrutura fsica (gnero,
suporte, formato e forma) e ao seu contedo (funo, atividade), para denominar o
tipo e a srie documental. A srie documental constitui o objeto de estudo da
arquivstica e sobre ela versa toda proposta de tratamento tcnico.
Os dados obtidos so registrados em instrumentos prprios de cada etapa que
fornecem os parmetros tericos para as anlises que sero realizadas nas outras fases
da metodologia arquivstica, ou seja, avaliao, organizao e descrio.
A identificao pode ser desenvolvida durante todas as fases do ciclo de vida
dos documentos, podendo, portanto, incidir sobre o momento de sua produo, para
efeito de implantao de programas de gesto de documentos, ou no momento de sua
acumulao, para controlar fundos transferidos ou recolhidos aos arquivos, no mbito
dos sistemas de arquivo.
No mbito dos processos de identificao interessa verificar como a
identificao de tipologias documentais esta relacionada com as atuais discusses em
torno da teoria e da metodologia da diplomtica.
tambm nestes anos 80, a partir dos modernos estudos arquivsticos que a
diplomtica ressurge, reinventada, para alguns, ou adaptada, para outros, com o
objetivo de aplicar os princpios tericos e metodolgicos aos documentos de arquivo.
A Diplomtica uma metodologia analtica de investigao que no se fixa
preliminarmente no conhecimento dos rgos produtores, mas nos procedimentos
administrativos de criao dos documentos, sem desconsiderar, entretanto, as
estruturas organizacionais e a competncias a elas atribudas. O estudo do documento

 tomado como referencia, porque ele fala por si mesmo, refletindo as relaes
expressas entre a forma documental e o contexto administrativo de sua produo,
conhecimento que fundamenta o desenvolvimento das funes arquivsticas em
qualquer momento do ciclo de vida documental.
Paola Carucci define a diplomtica como a disciplina que estuda o documento
singular ou, se preferirmos, a unidade arquivstica elementar, o documento, mas
tambm o arquivo, o registro, analisando, sobretudo, os aspectos formais para definir
a natureza jurdica dos atos, tanto na sua formao quanto nos seus efeitos. A anlise
diplomtica do documento associa-se, portanto ao conhecimento dos modos nos
quais se forma a vontade expressa no ato jurdico e o conhecimento da forma na qual
o ato se manifesta, isto , das caractersticas prprias do documento em cujo ato
representado (CARUCCI, 1987, p. 27). A autora ressalta que os requisitos para os
estudos diplomticos que foram identificados na critica os documentos medievais
continuam vlidos para a diplomtica dos documentos modernos e contemporneos,
sobretudo agora que no ambiente eletrnico exige a identificao do documento
arquivstico no interior do sistema de informao (CARUCCI, 1994, p. 65).
No Canad, Luciana Duranti examina os princpios e conceitos desenvolvidos
pelos tericos diplomatistas para avaliar a autenticidade de documentos medievais,
verificando se poderiam ser adaptados para analisar documentos produzidos pela
burocracia moderna. O foco de sua preocupao terica a aplicao do mtodo
diplomtico para o planejamento da produo dos documentos eletrnicos e a anlise
do valor probatrio que eles apresentam. A autora a qualifica como diplomtica
arquivstica, disciplina que estuda o que , e o que vem a ser os documentos, a
relao estabelecida com o seu produtor e os fatos neles representados,
conceituando-a como estudo das formas e dos processos de formao dos
documentos de arquivo (DURANTI, 1995, p.1).
Nestes anos 80 a Espanha tambm se destaca no movimento de renovao
terica da diplomtica, produzindo importantes estudos tericos e de diplomtica
especial aplicados aos documentos administrativos, contexto no qual se destacam as
contribuies Manuel Romero Tallafigo, Antonia Heredia Herrera, Vicenta Corts e do
Grupo de Trabalho dos Arquivistas Municipais de Madri, preocupados por definir o que

entendemos por documento de arquivo e em identificar as partes que o integram,
elencando seus caracteres internos e externos.
Vicenta Corts Alonso coordenou o Grupo de Arquivistas Municipais de Madri,
pioneiro em aplicar a metodologia para a identificao de tipologias de documentos
pblicos para a realizao de tarefas arquivsticas. O grupo inova ao aplicar a
perspectiva gentico-comparativa preconizada pela diplomtica clssica, para
identificar as sries acumuladas em arquivos e a partir da comparao com as atuais,
normalizar as sries documentais para efeitos de tratamento arquivstico. A partir
destes resultados inicia-se um movimento de formao de grupos de trabalhos na
rea. Outras iniciativas foram surgindo, adaptando o modelo s circunstancias e
especificidades das administraes estudadas.
No Brasil os textos publicados por Helosa Liberalli Bellotto (1982 e 1990) so
considerados como referencial terico sobre tipologia documental e os conceitos
abordados pela autora, foram incorporados literatura arquivstica e prtica
desenvolvida nos arquivos do pas. Esta autora traz para os estudos diplomticos, a
diferena entre espcie documental e tipo documental, o que no tinha sido abordado
antes por outros autores. Esta diferena foi aplicada metodologicamente, nos
trabalhos preparatrios de instrumentos de gesto, tais como as tabelas de
temporalidade do Sistema de Arquivos da USP, do Governo do Estado de So Paulo, do
Arquivo Pblico Municipal de Campo Belo, com xito e atualmente vem sendo aplicada
como metodologia bsica para o Programa de Gesto de Documentos do Governo do
Estado do Rio de Janeiro, sob nossa orientao.
A identificao, enquanto pesquisa realizada sobre os documentos de arquivo
efetuada com metodologia preconizada pela diplomtica contempornea, que confere
ao trabalho arquivstico a dimenso da qualidade cientfica.

3 A CONSTRUO DO TERMO E DO CONCEITO DE IDENTIFICAO

Na dcada de 80, o problema comum compartilhado pela arquivstica ibero-
americana era a acumulao de documentos em depsitos de arquivos. Produto das
experincias desenvolvidas em arquivos dos pases envolvidos, o conceito de
identificao e o mtodo analtico que o sustenta foram construdos no interior do

Grupo Ibero-Americano de Tratamento de Arquivos Administrativos, do qual
participavam Espanha, Portugal, Brasil, Mxico e Colmbia. O grupo estabelece as
bases metodolgicas da identificao e formula o conceito, caracterizando-a como
fase independente no mbito das metodologias arquivsticas, antecedendo a
avaliao e, ambas prvias a descrio no tratamento de fundos (CONDE VILLAVERDE,
1991, p.17).
Este enfoque sob a metodologia da identificao vista como funo
independente no mbito do processamento tcnico, marcou a arquivstica de pases
ibero-americanos. Pode-se verificar a influncia desta corrente nos dicionrios de
terminologia arquivstica e nas concepes de manuais de normas e procedimentos
para a classificao e avaliao, publicados em 2004 pelos arquivos nacionais do
Mxico e Colmbia, para citar alguns exemplos.
Na Espanha, Jos Lus La Torre Merino e Mercedes Martn-Palomino y Benito
(2000, p. 11, grifo nosso), no manual Metodologa para la identificacin y valoracin
de fondos documentales, publicado em 2000, pela Escuela Iberoamericana de
Archivos, em Alcal Henares, sintetizam esta perspectiva ao afirmarem que esta
metodologia no significa uma mudana na tradio arquivstica espanhola, seno a
individualizao e sistematizao de uma srie de tarefas, entre elas a identificao e
avaliao de fundos documentais.
Em 1992, Maria Luisa Conde Villaverde, lana as bases do conceito, afirmando
que se entende por identificao a fase do tratamento arquivstico que consiste na
investigao e sistematizao das categorias administrativas e arquivsticas em que se
sustenta a estrutura de um fundo (CONDE VILLAVERDE, 1991, p.18) e em 1993, esta
definio incorporada pelo Diccionario de Terminologia Arquivstica espanhol.
Entretanto, a apario do termo identificao na literatura arquivstica
espanhola, num primeiro momento deu lugar a alguma confuso, j que no se
localizava corretamente sua posio no contexto das tarefas arquivsticas.
Alguns autores afirmaram que era uma fase de tratamento anterior
classificao, como para dicionrio de termos arquivsticos do Servio Regional de
Arquivos da Comunidade de Madri (s/d), onde consta a seguinte definio de
identificao:

 Uma operao previa a classificao que conduz ao conhecimento do
rgo, das unidades administrativas, que produzem os documentos e
suas funes, leis e atos normativos, que o originaram, tipos
documentais e sries documentais produzidas no exerccio de suas
funes.

Ou ainda para Molina Nortes; Leyva Palma (1996, p.72).

Dentro desta fase da identificao se esta procedendo classificao

intelectual do fundo documental. Ou seja, com todo este material
recolhido na fase da identificao, se pode elaborar um quadro de
classificao que serve para dotar a documentao de uma estrutura
sistemtica que seja reflexo do funcionamento do rgo produtor.

Merecem referncia neste sentido os trabalhos de La Torre Merino e Martn-

Palomino y Benito (2000), Alberch i Fugueras (2004) e Carmona Mendo (2004), grupo
de autores espanhis para os quais a identificao considerada a primeira fase da
metodologia arquivstica que tem por finalidade o tratamento de fundos
(administrativos ou histricos), atravs do conhecimento dos elementos que
constituem a srie documental, para estabelecer os critrios de organizao do fundo
(elaborao do quadro de classificao e a ordenao de suas sries documentais)
propondo as bases para a avaliao e descrio (CONDE VILLAVERDE, 1992, p. 43).
Compete ao arquivo central a identificao de fundos, devendo compartilhar com o
arquivo intermedirio a avaliao. A identificao se realizar preferencialmente
sobre fundos administrativos, ainda que se possa realiz-la sobre fundos considerados
histricos, destacam Torre Merino e Martn-Palomino y Benito (2000, p.13).
No incio a utilizao desta terminologia no implicou numa mudana de
propostas arquivsticas, seno que simplesmente era usada pelos autores como sinal
de modernidade, como ressalta Lpez Gmez (1998). O tempo foi consolidando esta
pratica de trabalho, tornando-a definitiva no meio arquivstico espanhol. Os critrios
vo sendo fixados em toda a legislao pertinente sobre sistemas de arquivos
implantados no pas, tendo como exemplo mais expressivo o Sistema de Arquivos
Andaluz.
No Decreto 97/2000, que estabelece o Regulamento do Sistema Andaluz de
Arquivos, a identificao reconhecida como a primeira fase do tratamento
arquivstico, que consiste na anlise da organizao e das funes das pessoas fsicas

ou jurdicas, publicas ou privadas e das sries documentais que produzem como base
para a avaliao documental e para a organizao e descrio arquivsticas. A
identificao obrigatria para qualquer fundo documental e dever se feita,
preferencialmente, nas reas de produo documental (art. 27). Define ainda os
objetivos da identificao e avaliao na gesto documental, que permitir
estabelecer as propostas de normalizao, realizadas pelo arquivista em colaborao
com os organismos gestores que afetaro as nomenclaturas das sries acumuladas,
examinando seus procedimentos administrativos, a sua descrio e seu tratamento
informtico (art. 30). Os formulrios que foram utilizados para os estudos de
identificao e avaliao aprovados pela Comisso Andaluza Qualificadora de
Documentos Administrativos.
A Espanha registra numerosas iniciativas de criao de grupos de trabalho para
identificar e avaliar documentos de arquivo. No mbito municipal outras propostas se
destacam, com forte personalidade, apresentando resultados que somados se
traduzem numa verdadeira teoria da gesto de documentos em mbito local, como
afirma Pedro Lpez Gmez (1998).
O Brasil participou do movimento internacional iniciado na dcada de 80,
contribuindo com suas experincias e reflexes para construo de parmetros
metodolgicos da identificao.
Os projetos desenvolvidos pelo Arquivo Nacional, no perodo, dentro do
Programa de Modernizao Institucional-Administrativa, registram a mesma
preocupao com a soluo do problema da acumulao de fundos e da implantao
de programas de gesto documental no mbito da administrao pblica federal.
Por outro lado, a situao de catica de documentos acumulados nos depsitos
do Arquivo Nacional, e nos rgos que compe a estrutura do governo federal,
justificou a criao de grupos de trabalho voltados para a soluo dos problemas
detectados.
Em 1981, criado o Grupo de Identificao de Fundos Internos (GIFI), com a
finalidade de encaminhar uma soluo para identificar os documentos acumulados na
sede do Rio de Janeiro, pois dos dois bilhes de documentos que compunham o
acervo, 50% no estava identificado e nem era conhecido de seus usurios e dos

funcionrios, como afirma Celina Moreira Franco, ento Diretora Geral do Arquivo
Nacional (AN. Identificao de Documentos, 1985, p.5).
O maior problema enfrentado pelo grupo, ao iniciar suas atividades, foi a
ausncia de padres metodolgicos capazes de fazer frente ao desafio.

Os manuais arquivsticos internacionais no apresentavam solues

para o problema colocado o de identificar grandes volumes
documentais em arquivos pblicos -, pois nos pases que os
elaboraram, detentores quase exclusivo da produo de
conhecimento na rea de arquivologia, o desenvolvimento dos
arquivos impediu que tal situao se configurasse (AN. Identificao
de Documentos, 1985, p.5).

Ainda no mesmo ano, criado outro grupo de trabalho, o Grupo de

Identificao de Fundos Externos (GIFE), como objetivo de fornecer ao Arquivo
Nacional m quadro global da documentao para possibilitar a criao de uma poltica
de recolhimento, o planejamento de uma poltica de transferncias, bem como a
implantao de um arquivo intermedirio. A experincia do grupo foi apresentada no
V Congresso Brasileiro de Arquivologia, realizado em 1982, no Rio de Janeiro. O carter
inovador desta metodologia proposta para o levantamento e identificao dos
acervos repercutiu no meio arquivstico brasileiro, servindo posteriormente como
referencial para os trabalhos desenvolvidos pelos arquivos estaduais e municipais. (AN.
Manual de Identificao, 1985, p. 7).
Atravs da Diviso de Pr-Arquivo, o Arquivo Nacional, elaborou o Projeto de
Gesto de Documentos, com o objetivo de estabelecer uma organizao sistmica dos
arquivos dos rgos pblicos federais. Entre 1984 e 1986, realizou-se uma experincia-
piloto, no mbito do Ministrio da Agricultura, cujos objetivos especficos previam as
etapas do programa de gesto, ou seja, o controle da produo, a avaliao e o
controle sistmico dos arquivos correntes e intermedirios, e por fim assegurar as
condies adequadas para implantao de recursos automatizados. (AN. Manual de
Levantamento da Produo, 1986, p.7).
Usando o termo levantamento da produo documental, os procedimentos e
os instrumentos propostos revelam a importncia deste estudo prvio sobre o rgo
produtor e seus documentos para efeitos de avaliao, perspectiva que caracteriza a
metodologia da identificao, preconizada pela arquivstica espanhola.

 As propostas metodolgicas decorrentes do trabalho destes grupos se
transformaram em manuais, denominados publicaes tcnicas: Manual para
identificao de acervos documentais para a transferncia e/ou recolhimento aos
arquivos pblicos (1985) do GIFE; Identificao de documentos em arquivos
pblicos (1985) do GIFI e o Manual de levantamento da produo documental
(1986), resultado do projeto de gesto.
Nos objetivos das referidas publicaes, o termo identificao aparece como
fundamento do mtodo de analise proposto para se iniciar o futuro tratamento dos
fundos acumulados - cujo texto se destina aos arquivos pblicos do Brasil que
desejam dispor de uma metodologia para identificao e registro de acervos
documentais produzidos e acumulados pela administrao pblica. (AN. Manual de
Identificao, 1985, p.5) ou para se enfrentar o desafiante trabalho de controlar os
documentos no momento de sua produo, para efeito de avaliao dos conjuntos -
auxiliar aqueles que pretendem identificar os mecanismos de produo e trmites
documentais, tarefa essencial aplicao de princpios da gesto documental (AN.
Manual de Levantamento da Produo, 1986, p. 9).
A utilizao do termo, a definio dos mtodos de trabalhos e a elaborao de
instrumentos para se atingir as metas propostas, indicam que no Brasil esta fase de
pesquisa estava sendo tratada como etapa independente e necessria ante as demais
para o desenvolvimento das prticas profissionais.

Quando a documentao no sofreu nenhum tipo de tratamento,

possvel que tambm no estejam fisicamente arranjadas (...). Deve-
se ficar claro, no entanto, que isto no implica nenhuma organizao
documental; na etapa da identificao, os documentos no sofrem
qualquer arranjo fsico. Esta uma etapa importante, pois atravs da
analise dos seus resultados pode-se retirar subsdios para a
elaborao do modelo de arranjo (AN. Identificao de Documentos,
1985, p.8, grifo nosso).

Ao se referirem especificamente identificao como fase do trabalho

arquivstico, os integrantes do GIFI, no Arquivo Nacional, dizem que uma etapa
necessria organizao de acervos que no tenham recebido tratamento arquivstico
algum. Visa no s estabelecer maior controle sobre esta documentao, como
fornecer indicadores que possam nortear a elaborao de um modelo de arranjo.

Assim preciso reconhecer a documentao antes de organiz-la (AN. Identificao
de Documentos, 1985, p. 7).
As metodologias formuladas se somaram s discusses internacionais e foram
divulgadas atravs de manuais, que passaram a servir de modelos para as prticas
desenvolvidas nos arquivos brasileiros. Este processo culminou com a formulao do
conceito incorporado pelo Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica (2005),
onde a identificao vista como uma fase do processamento tcnico dos arquivos e
definida como processo de reconhecimento, sistematizao e registro de informaes
sobre arquivos, com vistas ao seu controle fsico e/ou intelectual. O controle
intelectual se refere s metodologias arquivsticas usadas para tratar tecnicamente
documentos acumulados em arquivos. Trata-se de um levantamento de dados sobre
as caractersticas dos documentos arquivsticos para efeitos de classificao e
descrio. O controle fsico, se refere dados sobre documentos acumulados em
depsitos de arquivos, para fins de formulao de polticas de programas e sistemas de
gesto e arquivos.
A partir dos anos 80 e durante toda a dcada dos 90, enquanto os arquivistas
brasileiros iniciavam suas reflexes tericas e metodolgicas e o processo de
sensibilizao para formulao de polticas de sistemas de arquivos, foi comum o uso
dos diagnsticos de arquivo. No interior destas propostas, constavam tarefas
especificas de identificao de documentos.
O objetivo destes processos de identificao de documentos em fase de
acumulao, preliminares a elaborao de projetos, deu origem a uma tradio no
Brasil. Ana Maria de Almeida Camargo (1996, p. 11), se refere a este processo de
identificao de depsitos de arquivos, como um mapeamento necessrio, que est
presente na justificativa das propostas registradas pela literatura arquivstica
brasileira.
No Arquivo do Estado de SP, para a elaborao do diagnstico da situao dos
arquivos das Secretarias de Estado, tarefa preliminar a implantao do sistema, o
levantamento de dados, considerado tarefa imprescindvel realizao do
diagnstico.

 O GIFE se referia ao processo como identificao de acervos, com a finalidade
de levantamento e cadastramento de acervos documentais, para o estabelecimento
de uma poltica nacional e uniforme de arquivos. (AN. Manual de Identificao, 1985,
p.31) e o GIFI, como identificao, etapa necessria organizao de acervos que no
tenha recebido tratamento arquivstico algum (AN. Identificao de Documentos,
1985, p.7).
Heloisa Liberalli Belloto (2004, p.134) tambm contribui para a discusso sobre
a identificao, abordando procedimentos para o tratamento de massas acumuladas
em arquivos, formulando requisitos para a identificao de fundos, tarefa que
considera preliminar e que deve ser realizada antes de qualquer outro processamento
tcnico, na organizao no arquivo permanente.
A partir dos textos publicados por Bellotto em 1982, e com novas abordagens
em 1990, so divulgados no Brasil os estudos de anlise documental desenvolvidos
pelo Grupo de Arquivistas Municipais de Madrid e apresentados com originalidade os
aspectos tericos que fundamentam a tipologia documental.
Na Espanha, entre os anos 80 e 90, a identificao foi amplamente discutida,
sistematizada e reconhecida como funo autnoma por um grupo de autores,
aplicada s tarefas de classificao e avaliao. O conceito foi incorporado
definitivamente, resultando na publicao de artigos e manuais, que apresentam os
objetivos e resultados, mtodo de anlise e instrumentos prprios desta fase da
metodologia arquivstica. No mbito da arquivstica espanhola, o tema da identificao
vem sendo objeto de reflexo para normalizao.
No Brasil, a metodologia da identificao divulgada nas publicaes tcnicas do
Arquivo Nacional e as propostas metodolgicas de identificao aplicada fundos e
tipologias documentais, presentes nos textos de Helosa Bellotto, demonstram a
efetiva participao do pas neste movimento de inovao metodolgica que
caracterizou o perodo.
um momento em que os arquivistas buscam parmetros metodolgicos para
solucionar os problemas prticos encontrados nos arquivos. Luciana Duranti abre uma
nova perspectiva para a arquivstica, introduzindo o uso da metodologia diplomtica
na reflexo sobre o momento da produo do documento. Os arquivistas espanhis,

como Vicenta Corts Alonso, Maria Luiza Conde Villaverde e Antonia Heredia Herrera,
esto aplicando os mesmos princpios, primeiramente, nas tarefas da classificao e
depois, na avaliao de documentos.
O termo identificao comea a ser usado indistintamente pela rea, ora
associado a funes especficas, ora designando uma funo independente no
tratamento documental.
Celina Moreira Franco, na apresentao do Manual de Identificao de
Documentos (1985, p.6), chama a ateno para a importncia da aplicabilidade do
modelo e da reflexo terica sobre seus resultados, no sentido de construir uma
tradio arquivstica, onde, somente a diversidade das experincias desenvolvidas em
outros arquivos permitir consagrar uma metodologia brasileira para uma realidade
brasileira.
Embora, o tema tenha sido inicialmente amplamente discutido pela rea e em
nvel internacional este debate tenha avanado, aqui no Brasil, o assunto no foi
suficientemente discutido e permanece uma longa lacuna de produo terica sobre o
assunto.
Neste contexto, algumas questes inditas se colocam para discusso e
merecem aprofundamento em suas anlises:

possvel reconhecer a identificao como funo independente, e neste

sentido utilizar os padres estabelecidos no ensino da arquivologia?
Podemos falar de uma metodologia de identificao, especificamente
brasileira, que merea uma sistematizao dos mtodos e instrumentos
elaborados, a exemplo do que vem fazendo a Espanha?
A necessidade da pesquisa sobre a gnese do fundo, sobre o estudo dos
caracteres internos e externos do documento e de sua correta insero no contexto de
produo, como fundamento para trat-lo tecnicamente, no novidade terica e a
literatura registra um sculo de discusses sobre o tema.
O aspecto relevante desta proposta reside no fato da identificao ser,
atualmente, reconhecida como uma funo autnoma por uma corrente de tericos
espanhis, os quais apresentam os objetivos e resultados, o mtodo de anlise e

instrumentos prprios e expressam, sobretudo, preocupaes quanto normalizao.
Entretanto, esta concepo no aceita de forma consensual na rea, merecendo uma
anlise mais detalhada quanto utilizao do termo e abrangncia do conceito
proposto nas tradies arquivsticas dos pases que a formularam e dos autores que os
referenciam em suas obras.
Esta pesquisa tem por objetivo lanar bases tericas para caracterizar a
identificao como funo independente no mbito da metodologia arquivstica,
sistematizando-a na perspectiva da tradio arquivstica brasileira. Nesta perspectiva,
aliar uma dimenso terica a uma dimenso aplicada. Do ponto de vista terico,
busca-se especificamente analisar a dimenso conceitual da identificao no contexto
das metodologias arquivsticas e sistematizar os procedimentos tpicos destas fases,
servindo como referencial metodolgico para a realizao de praticas arquivsticas
desenvolvidas no Brasil. Na dimenso aplicada, tem por objetivo desenvolver estudos
de caso de identificao arquivstica no mbito de programas de gesto de
documentos e tratamento de massas documentais acumuladas em arquivos,
verificando a aplicabilidade dos princpios tericos e metodolgicos da identificao.
Como estudo de caso vem sendo desenvolvido o projeto de pesquisa
Identificao arquivstica: utilizando a diplomtica contempornea como fundamento
metodolgico no Programa de Gesto de Documentos do Governo do Rio de Janeiro.
Neste estudo, sero aplicados os parmetros da diplomtica contempornea para a
identificao da tipologia documental objetivando a normalizao de procedimentos
para classificar e avaliar os documentos das Secretarias de Fazenda e de Planejamento
do Governo do Estado do Rio de Janeiro no mbito do Projeto de Gesto de
Documentos (PGD), atravs de parceria institucional estabelecida entre o Arquivo
Pblico do Estado / Casa Civil do Governo do Estado do Rio de Janeiro e a Universidade
Federal Fluminense.
Recortes temticos dessa pesquisa vm sendo abordados no mbito de
projetos de TTC em Arquivologia, PIBIC e do Mestrado em Cincia da Informao da
UFF, integrando a produo do Grupo de Pesquisas Gnese Documental Arquivstica,
UFF/CNPq. Integram o grupo, pesquisadores e alunos do Programa de Ps Graduao
em Cincia da Informao (Mestrado) e do Curso de Graduao em Arquivologia da

UFF, que desenvolvem pesquisa de TTC e Iniciao Cientfica (PIBIC), alm de tcnicos
da rea de Gesto de Documentos do Arquivo Pblico do Estado do Rio de Janeiro e da
Casa Civil do Governo do Rio de Janeiro, que atuam no PGD RJ.

4 CONSIDERAES FINAIS
Na construo terica do conceito de identificao, observa-se que na Espanha,
o processo pressupe duas fases de levantamento de dados que se complementam
para a realizao da pesquisa, o rgo produtor e as tipologias documentais
produzidas. No Brasil, as metodologias formuladas apontam mais um elemento a ser
contemplado na identificao, muito presente na preocupao dos autores brasileiros,
mas que no se encontra na tradio arquivstica espanhola: o depsito de
documentos como objeto de identificao para fins de implantao de sistemas de
arquivos, aspecto tpico da tradio construda no pas.
Na Espanha, um pas de arquivstica notadamente influenciada pela
diplomtica, o termo tipo documental vem sendo tradicionalmente usado na rea para
designar o documento de arquivo, embora seu uso seja tpico da diplomtica, No Brasil
nem todos os processos de identificao chegaram o nvel da identificao do
documento e nas propostas que expressam esta preocupao, se comparadas entre si,
observa-se uma disparidade de critrios usados para identific-los. Este aspecto pode
ser constatado na diversidade de modelos e de parmetros usados nos modelos de
identificao desenvolvidos no pas.
No Brasil a profuso de modelo e parmetros conceituais usados para
identificar documentos de arquivos, se explica pela ausncia de preocupaes quanto
padronizao, questo que no vem sendo priorizada pela rea. Esta situao se
agrava diante da confuso terminolgica e conceitual gerada pelo uso inadequado do
termo assunto pelos arquivistas brasileiros e, sobretudo, da compreenso que se tem
sobre ele, para identificar e denominar o documento de arquivo. Diferente da
Espanha, que expressando preocupao com a normalizao de parmetros para
compreender e tratar os documentos de arquivo, atravs da tipologia documental,
alcanou significativos resultados tericos e prticos no campo da identificao que
destacaram o pas no cenrio arquivstico internacional. O tema da identificao de

tipos documentais vem sendo discutido no pas no mbito de vrios grupos
profissionais. na reflexo conjunta de dados identificados na tipologia documental de
sistemas administrativos que os unem, que os arquivistas espanhis encontraram a
frmula para a definio de requisitos normativos de gesto documental, seja em
ambiente eletrnico ou convencional.
Nessa perspectiva, espera-se que os resultados de padronizao de
procedimentos arquivsticos alcanados no Programa de Gesto de Documentos do
Governo do Estado do Rio de Janeiro (PGD-Rio), passem a servir de referencial para
outras administraes pblicas brasileiras, ressaltando a cooperao institucional
como estratgia para o desenvolvimento da arquivologia brasileira.
Como docente na graduao de Arquivologia e ps-graduao do
Departamento de Cincia da Informao espera-se ainda despertar o interesse
cientfico dos alunos para recortes temticos desta pesquisa, desenvolvidos em nvel
de TCC, Iniciao Cientfica e Mestrado, cujos resultados obtidos como produto destas
reflexes possam trazer novos elementos para sistematizao das tarefas arquivsticas
realizadas nos parmetros do rigor cientfico.

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