Informe de Sistema de Informacin

Administrativa

Nombre del Proyecto: Sistema de Inventario

Nombre: Dayana Ramrez Reyes

Profesor: Martn Mihovilovic

 NDICE:
Planteamiento del Problema..Pg. 3

I- Investigacin Preliminar

Conocer la empresa. .Pg. 3

Estructura de la organizacin... Pg. 3
Cliente/Mercado....Pg. 4
Producto/Servicio.. Pg. 4
Situacin Financiera. Pg. 4
Infraestructura...Pg. 4
Cadena de valor.... Pg. 4
Diagrama de Flujo Administrativo.. Pg. 5-6

II-Estudio de Factibilidad

Tcnica... Pg. 6
Operacional.... Pg. 6
Financiamiento.. Pg. 6-7
Legalidad... Pg. 7

III-Determinacin de Requerimientos

Funcionales Pg. 7
No Funcionales.. Pg. 7
Formularios Pg. 8

IV-Diseo Lgico

Diagrama de Flujo de Datos. Pg. 9-10

V-Diseo Fsico

Diagrama Entidad Relacin........... Pg. 11

VI-Construccin o programacin del sistemaPg. 11

VII-Implementacin..Pg. 12

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 Planteamiento del problema:
En un local de comida rpida ubicado en Alhu con un nico dueo encontramos
problemas de control de inventario de las mercaderas ya que cuenta con una contabilidad
externa por lo tanto no se sabe realmente cual es el stock de las mercaderas diariamente,
por consecuencia mensualmente tiene mermas.

Por lo que surge la necesidad de crear un sistema de informacin administrativa que

permita el control de inventario de mercaderas teniendo la facilidad de tener un stock
actualizado.

I- Investigacin preliminar:

Conocer la empresa:

Nombre: Alhun Sabor

Giro: Venta de comida rpida
Misin: ser el lder en ventas de comida rpida
Visin: elaborar comida rpida con la mejor calidad e higiene del mercado
Objetivo: elabora la mejor comida rpida al menor costo para retribuir al dueo de la
empresa la mejor utilidad.
Estructura Organizacional:

Gerente
Alexis Fuentes

Contador
Patricio Figueroa

Compras Cocina

Maestro de cocina uno

Maestro de cocina dos

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 Cliente / Mercado:

Clientes: toda persona que quiera servirse un plato rpido y sabroso, se estima que se
atienden 100 personas diariamente.
Mercado: Todos los habitantes y visitantes de Alhu, se espera atender 150 clientes
diariamente en un plazo de un ao.

Producto / Servicio:

Producto: emparedados calientes

Servicio: elaboracin de comida rpida con la mxima rapidez e higiene.

Situacin Financiera:

Ingresos Gastos
Ventas: $3.500.000 Luz $100.000
Agua $40.000
Arriendo $280.000
Gas $80.000
Remuneraciones $800.000
Gastos Espordicos $200.000

Total $3.500.000 Total $1.500.000

Utilidad de la empresa: $2.000.000

Infraestructura: cocina, horno, mesas, refrigeradores, sillas, etc.

Cadena de Valor:

Infraestructura de la empresa: el local posee una infraestructura adecuada para el correcto

almacenamiento de la materias primas, adems del equipamiento necesario para la adecuada
manipulacin, cumpliendo con toda la normativa legal vigente.
Gestin de recursos humanos: se cuenta con un ayudante de apoyo para todas las reas de la empresa.

Desarrollo de tecnologa: mejoras en productos y procesos a travs de inversiones de cocina (hornos,

utensilios, etc.) Inversiones en sistema de control y gestin de informtica.

Logstica Interna: Operaciones: Logstica Externa: Marketing y ventas: Servicios Post Venta:
Recepcionar y almacenar Elaboracin y realizar orden de Realizar publicidad Resolucin de quejas
La mercadera comprada venta de los compra semanal- a travs de la pgina ante algn reclamo
en la bodega y abastecer emparedados mente y realizar de facebook y por parte del cliente
semanalmente. calientes. cierre mensual. promocin de los ante el producto
emparedados 2x1 entregado.

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 Diagrama de Flujo Administrativo:

Proveedor Contador Bodega Cocina Cliente

Genera Orden
de compra

Recibe Factura
Factura

Revisa

Recibe Gua
Gua de Pedido
de Despacho
Despacho

Revisa
Correcta

Correcta

Archiva
Factura Preparacin
de productos

Almacena
miento

Entrega Fin

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En el diagrama anteriormente expresado se muestra la operacin que realiza el local en sus
actividades diarias. En primer lugar el contador emite la orden de compra para la posterior
adquisicin de la mercadera, una vez recibida por el proveedor este emite la factura
entregndole la factura original ms la segunda copia al contador para revisarla, estando
correcta la factura se archiva y el proveedor enva la gua de despacho que la recibe el
bodeguero, la revisa y estando correcta la archiva, luego el cliente realiza el pedido
entregndolo en la cocina para su preparacin, sacando la mercadera de bodega, estando
listo el producto se hace la entrega al cliente.

II- Estudio de Factibilidad:

Tcnica:
- Existe la tecnologa necesaria en la empresa?
Si, la empresa posee un notebook con las siguientes caractersticas: sistema
Windows, software Microsoft Office y Access actualizado.
Operacional:
- Infraestructura: se posee una oficina la cual est adaptada con un escritorio para el
uso administrativo.
- Capacitar al ayudante para que maneje con facilidad el software.

Financiamiento:

El costo de la implementacin del software es recuperable ya que evitar mermas al

final de cada mes, las compras de ltimo minuto disminuyendo el tiempo perdido en
ellas.

En la siguiente tabla de comparacin se muestra expresamente los costos atribuidos a

estos:

Costos de Implementacin Ingresos

Capacitacin $80.000 v/s Mermas $80.000
Licencia Microsoft $60.000 (mensual)
Office Compras de $150.000
Desarrollo $200.000 ltimo minuto (mensual)
Implementacin $100.000

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En la siguiente tabla se muestra el transcurso de meses en que tard en recuperarse lo
invertido, demostrando que el sistema si tiene factibilidad arrogando el primer mes una
recuperacin por $20.000 debido a que fue el mes donde se decidi implantar el sistema, el
segn mes se recuperan $50.000 estando ya implantado el sistema, el tercer mes la
recuperacin asciende a $70.000, los siguientes meses tienen una recuperacin de $100.000
asumiendo que el sistema ayud favorablemente a evitar las mermas y prdidas por
compras de ltimo minuto. Estimando que la empresa demor seis meses en recuperar lo
invertido.

Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4 Mes 5 Mes 6

Costo Inversin $440.000
Recuperacin $20.000 $50.000 $70.000 $100.000 $100.000 $100.000

Legalidad:
- Estamos afectando la legalidad?
No, ya que el dueo posee la licencia de Microsoft Office correspondiente para
operar con el nuevo sistema.
El informe de factibilidad es aprobado y firmado por el Gerente General.

III- Determinacin de requerimientos:

Funcionales:
Flexibilidad: disponer de mltiples clasificadores de anlisis y valores
definibles por el usuario.
Facilidad de bsqueda por medio de la consulta de cdigos, descripcin del
producto o proveedores.
Registrar la entrada y salida de productos.
Permitir registrar, editar o eliminar datos tanto de los productos como los de
proveedores.

No funcionales:
No poseer registro de clientes.
Permitir varios usuarios concurrentes.
Registrar datos mltiples de los proveedores.

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 Formularios:

Entrada:

Producto:

Nombre:
Categora:
Cantidad:
Solicitud:

Salida:

Producto:

Nombre:
Categora:
Cantidad:
Precio Unitario:
Cdigo:
Total:

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 IV- Diseo Lgico:

Diagrama de Flujo de Datos:

La empresa al recibir la mercadera realiza su posterior registro el cual es realizado

por el ayudante, encargado tambin de registrar las salidas al momento de elaborar
el producto donde existe un almacn de productos, luego se calcula la cantidad de
existencias que quedan en stock, estando ya a punto de quedar sin productos el
comprador genera la orden de compra para adquirir nuevamente mercadera, la cual
posee un almacn de rdenes de compra.

Nivel 0:

Ayudante

Control de
Inventarios

Comprador

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Nivel 1:

Ayudante

Registrar Registrar
Productos Salidas

Productos
Calcular
Existencias

Generar
Orden de Comprador
Compra

Orden de Compra

El informe de diseo lgico lo aprueba el Director Tcnico.

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V- Diseo Fsico:

Diagrama Entidad - Relacin:

La entidad Proveedores de atributos Rut, nombre, giro, producto, direccin,

correo y telfono tiene relacin con la entidad Productos de atributos Cdigo,
nombre, categora y cantidad. Esto significa que existe una relacin entre los
atributos producto y categora ya que es el proveedor quien hace entrega de los
ingredientes para elaborar los emparedados y la entidad Productos tambin tiene
relacin con la entidad Ventas de atributos Id, men, productos y cantidad en los
atributos nombre y producto, ya que se sacan de el stock de inventario para la
posterior preparacin de emparedados.

Proveedores Ventas
*Rut *Id
Nombre Men
Giro Producto
Producto Cantidad
Producto
Direccin
*Cdigo
Correo
Nombre
Telfono
Categora
Cantidad

Al poseer las especificaciones de programacin las aprueba el Director Tcnico.

VI- Construccin o programacin del sistema:

Una vez aprobado el proyecto se realizan todas las pruebas correspondientes necesarias
para evaluar el funcionamiento del sistema respondiendo favorablemente, una vez
aprobadas por el control d calidad se decide implementar en la empresa.

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VII- Implementacin:
El sistema ha funcionado correctamente sin tener dificultad alguna, ayudado de la
capacitacin previa que recibi el ayudante de la empresa para poder operar con mayor
facilidad el sistema y as mejorar favorablemente las operaciones administrativas del local,
cumpliendo con todos los requisitos que se necesitaban para evitar los gastos excesivos en
las compras de ltimo minuto y las prdidas arrojadas por mermas al no poseer un control
interno de inventario actualizado.

Para operar de mejor manera el sistema slo se necesitan hacer los registros de entradas y
salidas de productos a travs de las tablas de proveedores, productos, ventas y sistema de
inventario. Tambin a travs de las consultas puede ver el detalle de la mercadera existente
en la empresa, por medio del informe del sistema de inventario se puede ver con exactitud
la mercadera disponible en el stock de inventarios para as poder estar al tanto del saldo de
la mercadera para luego realizar una nueva compra de abastecimiento de mercadera,
recomendando revisar diariamente el stock, dando as por solucionado el problema que
exista en el local de comida rpida.

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