ORIENTAES PARA CRIAO DE

DOCUMENTOS ACESSVEI S NO
MICROSOFT WORD
UNIRIO Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro -

Centro de Cincias Exatas e Tecnologia

Escola de Informtica Aplicada

Ncleo de Acessibilidade e Usabilidade (NAU)

Cludia Ferreira da Silva

Carolina Sacramento
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Sumrio

1. Introduo __________________________________________ 1
2. Verificador de Acessibilidade ____________________________ 2
3. Documentos acessveis com Microsoft Word _______________ 5
4. Outros problemas frequentes __________________________ 21
5. Referncias ________________________________________ 25
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1. Introduo
O termo acessibilidade est relacionado a acesso para todos, a possibilidade de
qualquer pessoa usufruir todos os benefcios de uma vida em sociedade, sejam
meios de transporte e servios ou acesso informao atravs de sistemas de
informao computadorizados (ABNT, 1994), (LEAL FERREIRA et al., 2007b).

A acessibilidade na Web implica disponibilizar o contedo de forma flexvel para

todos os diferentes grupos de usurios (NIELSEN, 2000a). Um site acessvel
quando disponibiliza informao e servios para todos (FREIRE e FORTES, 2005).

O contedo de um site na Web pode ser composto por textos, imagens, sons,
vdeos, entre outros recursos. Para que seja considerado acessvel, fundamental
que todos os recursos presentes no site tambm estejam acessveis e isto inclui
documentos nos formatos PDF ou DOC (do Microsoft Word), muito comuns na
Internet. Esses formatos de documentos no esto restritos contedos textuais,
muitas vezes incorporam outros recursos como imagens, tabelas, grficos etc.

Este documento tem como objetivo apresentar orientaes para criar documentos
DOC ou PDF mais acessveis, criados a partir do software Microsoft Word. A prxima
seo (Verificador de Acessibilidade) apresenta como utilizar a ferramenta do
Microsoft Office que permite verificar problemas de acessibilidade em documentos
do Word. A terceira e ltima seo (Documentos acessveis com Microsoft Word)
descreve as orientaes que devem ser seguidas para a criao de documentos
acessveis.

Os exemplos apresentados no documento foram baseados na verso 2013 do

Microsoft Word.

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2. Verificador de Acessibilidade
A partir do Microsoft Office 2010, uma nova ferramenta chamada Verificador de
Acessibilidade foi disponibilizada e permite verificar os documentos do Word
quanto a problemas de acessibilidade.

O Verificador de Acessibilidade do Word, do Excel e do PowerPoint o ajuda a criar

um contedo mais acessvel. De maneira semelhante ao modo como o verificador
ortogrfico indica os erros de ortografia, o Verificador de Acessibilidade o informa
sobre certos problemas de acessibilidade que podem impedir pessoas com
deficincias de ler seu contedo.

COMO USAR O VERIFICADOR DE ACESSIBILIDADE

1. Clique em Arquivo > Informaes.

2. Se o Verificador de Acessibilidade encontra potenciais problemas, voc ver

uma mensagem ao lado do boto Verificar Problemas.

O seu arquivo reaparece e o painel de tarefas Verificador de Acessibilidade

exibe os resultados da inspeo.

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3. Para visualizar e reparar problemas no seu arquivo, clique em Verificar

Problemas > Verificar Acessibilidade.
4. Clique em um problema especfico para consultar Informaes Adicionais
e as etapas que voc poder executar para alterar o contedo.
5. Exemplo de uma imagem com texto alternativo.

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SOBRE O VERIFICADOR DE ACESSIBILIDADE

O Verificador de Acessibilidade examina o seu arquivo para detectar um conjunto de

possveis problemas que as pessoas com incapacidades talvez enfrentem ao usar
o arquivo. Cada problema classificado como um Erro, Aviso ou Dica.

Erro - Um erro se refere ao contedo que torna o entendimento de um arquivo

muito difcil ou impossvel para portadores de deficincias.
Aviso - Um aviso para o contedo que na maioria dos casos, mas no em
todos, dificulta que as pessoas com deficincia entendam um arquivo.
Dica - Uma dica para o contedo que os portadores de deficincias possam
entender, mas cuja organizao ou apresentao poderia ser melhorada para
maximizar a experincia dessas pessoas.

A correo de problemas pode exigir que voc altere, reformate ou atualize o seu
contedo.

Saiba mais no site Suporte do Office (https://support.office.com/pt-br/).

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3. Documentos acessveis com Microsoft Word

O acesso informao e ao conhecimento devem ser fornecidos a todos os
usurios, independentemente do formato onde este apresentado.

Existem diversas orientaes que se destinam a apoiar a produo de contedos

digitais acessveis. A seguir, sero apresentadas algumas das orientaes
relacionadas com a criao de documentos acessveis no Word.

Adicionar texto alternativo a imagens e objetos

Especificar linhas do cabealho da coluna em tabelas
Usar estilos em documentos longos
Usar frases curtas em ttulos
Garantir que todos os estilos do ttulo esto na ordem correta
Usar texto de hiperlink que seja significativo
Usar estrutura de tabela simples
Evitar o uso de clulas vazias para formatao
Evitar o uso de caracteres em branco repetidos

ADICIONAR TEXTO ALTERNATIVO A IMAGENS E OBJETOS

O texto alternativo, texto Alt ou Texto Alt aparece quando voc move o seu ponteiro
sobre uma imagem ou objeto. O texto Alt deve ser includo em qualquer um dos
objetos seguintes no seu documento:

Imagens
Clip-Art
Grficos
Tabelas
Formas (que no contm texto e no esto em grupos)
Elementos grficos SmartArt
Grupos (todos os objetos na lista, com exceo de formas, devem tambm
ter texto Alt quando em grupos)
Objetos inseridos
Tinta
Arquivos de udio e vdeo

IMPORTANTE: uma dvida muito comum como descrever imagens

adequadamente. A descrio de uma imagem diferente da legenda. Enquanto a
legenda apresenta informaes complementares ou de identificao/ vinculao da

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imagem com o texto, a descrio deve revelar o contedo ou a mensagem que a

imagem passa. Por exemplo: em uma imagem com texto, a descrio deve ser
exatamente o texto que est na imagem. J em uma imagem com grfico, a
descrio so os valores existentes no grfico. O Governo Eletrnico possui um
tutorial com orientaes sobre como descrever imagens, que pode ser consultado
neste link: http://www.governoeletronico.gov.br/biblioteca/arquivos/o-uso-correto-
do-texto-alternativo

Passo a passo para adicionar texto alternativo:

1. Clique com o boto direito do mouse na imagem ou no objeto e, em seguida,

clique em Formatar imagem.
2. Clique em Propriedades de Layout.
3. Clique em Texto Alt.
4. Insira uma descrio da imagem ou do objeto nas caixas de texto Ttulo e
Descrio.

As descries utilizadas devem ser claras e passar uma informao completa ao

leitor. A Figura 1 apresenta um exemplo do uso de texto alternativo.

Figura 1 - Exemplo de Texto Alternativo

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DEFINIR CABEALHO EM TABELAS

As tabelas devem possuir uma linha de cabealho indicada. Os ttulos das colunas
so importantes para contextualizar o contedo da tabela e auxiliam na navegao
da tabela.

Alternativamente, a tabela pode ser definida no estilo de Tabela Normal.

Na Figura 2 apresentado o resultado da verificao de acessibilidade para uma

tabela sem linha de cabealho.

Figura 2 - Verificador de acessibilidade apontando ausncia de linha de cabealho

Passo a passo para definir uma linha de cabealho:

1. Selecione a tabela e realce a linha que voc deseja definir como ttulo.
2. Clique em Layout > Repetir as Linhas de Ttulo.

A Figura 3 apresenta o menu Layout com a opo Repetir Linha de cabealho.

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Figura 3 - Menu Layout para definio de linha de cabealho de tabela

USAR ESTILOS EM DOCUMENTOS LONGOS

Documentos longos devem fazer uso de estilos para fornecer estrutura hierrquica
de ttulos a pessoas que utilizem leitor de tela ou que contam com a referncia visual
dos ttulos definidos. muito difcil que um artigo acadmico ou uma dissertao de
mestrado no possua ttulos de sees e subsees.

A Figura 4 apresenta o menu Navegao de um texto que no possui Estrutura de

tpicos/ttulos definida.

Figura 4 - Menu Navegao sem Estrutura de tpicos definida

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O validador de acessibilidade do Microsoft Word apresenta erro quando no existe

estrutura de tpicos definida em documentos longos. A figura 5 ilustra o erro
apresentado. Se for possvel perceber, visualmente, ttulos no documento e o erro
for apresentado, significa que foram utilizados recursos indevidos (fontes em
tamanho maior e em negrito) para evidenciar os ttulos das sees.

Figura 5 Mensagem de erro exibida quando o documento no est estruturado

Passo a passo para definir estilo de ttulo:

1. Selecione o texto que se destina a ser um ttulo ou adicione um ttulo ou texto

e selecione-o.
2. Clique em Pgina Inicial e selecione o nvel adequado do estilo do ttulo na
galeria Estilos Rpidos.

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A Figura 6 apresenta como um ttulo marcado com estilo rpido exibido no menu
Navegao.

Figura 6 - Ttulo marcado com estilo Rpido no menu Mavegao

Uma outra forma de estabelecer hierarquias no texto, utilizar o modo de exibio

Estrutura de Tpicos, que pode ser acessado pelo menu Exibio, conforme
ilustrado na figura 7.

Figura 7 Opo estrutura de tpicos

Nesse modo, pode-se especificar os nveis de ttulo, subttulo e corpo de texto de

um arquivo (figura 8):

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Figura 8 Opes da estrutura de tpicos

USAR FRASES CURTAS EM TTULOS

Os ttulos devem ser breves. Isso impede que a estrutura do documento fique
misturada com pargrafos.

Exemplo de ttulo longo: Ttulo muito longo causa mensagem de aviso no painel de
acessibilidade como este exemplo colocado aqui.

A Figura 9 apresenta o resultado da verificao de acessibilidade para um ttulo

muito longo.

Figura 9 - Verificador de acessibilidade apresentado mensagem de Ttulo Muito Longo

Para corrigir, diminua o tamanho do ttulo utilizando palavras concisas e frases

curtas.

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Exemplo de ttulo de tamanho adequado: Usar frases curtas em ttulos.

Na Figura 10 a verificao de acessibilidade no apresenta mensagem de aviso para

ttulo muito longo.

Figura 10 - Verificador de acessibilidade sem mensagem de Ttulo Muito Longo

USAR TEXTO DE HIPERLINK SIGNIFICATIVO

Os hiperlinks existentes no documento devem apresentar formato legvel e

significativo.

Exemplo de um hiperlink pouco significativo:

Clique aqui para acessar o globo: http://www.globo.com/

Na figura 11 apresentada a mensagem do verificador de acessibilidade para um

texto de hiperlink pouco significativo.

Figura 11 - Verificador de acessibilidade apresentado mensagem de Texto Confuso

Exemplo de bom uso de hiperlink:

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Clique aqui para acessar o globo: globo.

Passo a passo para definir texto descritivo para um hiperlink:

1. Selecione o link e clique em Inserir > Hiperlink.

2. Na caixa Texto para exibio, digite uma frase que descreve
resumidamente o destino do link.
3. Clique em OK.

A Figura 12 apresenta o menu de insero de Hiperlink com um texto significativo

para um endereo da internet.

Figura 12 - Menu Inserir hiperlink

Em alguns casos, pode no ser possvel inserir um texto significativo para o hiperlink,
como por exemplo, nas referncias bibliogrficas de uma publicao. Para corrigir
esses casos, sugere-se utilizar o recurso Dica, conforme passo a passo a seguir:

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1. Selecione o hiperlink em questo (figura 13)

Figura 13 Seleo do hiperlink

2. Com o boto direito do mouse, selecione Editar hiperlink

3. Acione o boto Dica de tela, na janela de dilogo aberta (vide figura 14)

Figura 14 Janela de dilogo acionada ao editar hiperlink

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4. Insira uma dica apropriada ao contexto na janela que ser aberta (vide
figura 15)

Figura 15 Tela que permite insero de dica

USAR ESTRUTURA DE TABELA SIMPLES

Tabelas com estruturas que apresentem clulas mescladas ou divididas dificultam o

entendimento por parte de pessoas com deficincia.

O verificador de acessibilidade indica mensagem de aviso para estes casos,

conforme apresentado na Figura 16. Idealmente, deve ser utilizada uma estrutura
bidimensional simples.

Figura 16 - Verificador de acessibilidade com mensagem de Aviso para Estrutura de Tabela

EVITAR O USO DE CARACTERES EM BRANCO REPETIDOS

A existncia de caracteres consecutivos em branco em um documento pode causar

a falsa impresso de ter chegado ao fim das informaes para as pessoas que
utilizam leitores de tela.

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O verificador de acessibilidade avisa da existncia de caracteres em branco

repetidos. Para evitar esta situao, deve-se utilizar tabulaes ou formatao de
pargrafo.

Na Figura 17 apresentada a mensagem do verificador de acessibilidade para um

texto contendo espaos em branco consecutivos.

Figura 17 - Verificador de acessibilidade com mensagem de Caracteres em Branco Repetidos

Aps o ajuste do texto para a utilizao de tabulao em lugar de espaos em branco

repetidos, o verificador de acessibilidade no acusa mais a mesma mensagem,
conforme pode ser observado na Figura 18.

Figura 18 -Verificador de acessibilidade sem mensagens de Erros ou Avisos

Existem duas situaes comuns de uso dos caracteres em branco: para separar dois
elementos de uma mesma pgina e para separar uma pgina de outra. As
subsees a seguir orientam como garantir o espaamento nas duas situaes, sem
a utilizao de espaos em branco.

Caso 1: Quando os espaos so dados dentro de uma mesma pgina

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Em alguns casos, os espaos so dados entre elementos de uma mesma pgina. A

figura 19 ilustra essa situao:

Figura 19 Espaos entre os pargrafos

Para resolver problemas desse tipo, deve-se aumentar a margem entre os

pargrafos. O passo a passo a seguir ilustra como fazer:

1. Selecione o texto que ter margem atribuda. Tendo como exemplo aa figura
10, faremos sobre o ttulo da dissertao: COMPREENSO DE CONTEDO
MULTIMDIA NA WEB POR DEFICIENTES AUDITIVOS PR-
LINGUISTICOS: UM ESTUDO DE CASO COM CAMPANHAS DE SADE
2. Com o boto direito do mouse, selecione a opo Pargrafo
3. Na opo Espaamento > Antes (vide figura 20) indique um valor que se
aproxime dos espaos que foram dados com caracteres enter ou espao.
Neste caso, foi escolhido 100pt. Repita as operaes 1, 2 e 3 at que um
espaamento adequado seja atribudo.

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Figura 20 Janela que permite a insero do espaamento

4. Remova os espaos atribudos indevidamente (caracteres enter ou

espao). Seu texto ter uma aparncia semelhante anterior, conforme
ilustrado na figura 21:

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Figura 21 Margem atribuda sem uso indevido de caracteres

Caso 2: Quando os espaos so dados para separar uma pgina de outra

Em outros casos, os espaos so usados para separar pginas, conforme ilustra a
figura 22:

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Figura 22 Espaos dados para "pular de pgina"

Esse tipo de problema mais simples de resolver. Basta ir at a ltima palavra da

pgina e pressionar o conjunto de teclas CTRL + ENTER. Assim, ser criada uma
quebra de pgina. Uma outra forma de criar quebras de pgina a partir do menu
Inserir > Quebra de pginas.

Aps inserir a quebra, basta deletar os caracteres que foram inseridos

indevidamente.

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4. Outros problemas frequentes

Durante o processo de acessibilizao dos trabalhos acadmicos do NAU, outras
mensagens de erro/aviso do validador de acessibilidade do Microsoft Word foram
apresentadas aos voluntrios com maior frequncia. Essa seo descreve esses
problemas e prov algumas orientaes para apoiar a correo dos problemas
apresentados.

Outros erros no mencionados neste guia podem ser consultados na pgina

Microsoft Word 2010 508 Accessibility Checklist (SSA, 2016), pertencente ao The
United States Social Security Administration (agncia do governo americano),
relacionado normativa norte-americana Section 508 (em ingls).

ERROS NA EXECUO DO VERIFICADOR DE ACESSIBILIDADE

Erros como: No possvel executar o verificador de acessibilidade ou No

possvel verificar a existncia de problemas de acessibilidade no arquivo
atual emitidos pelo Microsoft Word so anteriores ao uso do verificador, embora
sejam muito comuns. Para resolv-los, basta salvar o arquivo com a extenso .docx.

Esses problemas tambm podem acontecer quando o arquivo a ser acessibilizado

est em modo de compatibilidade. Quando for aberto um documento no Microsoft
Word 2010 que tenha sido criado em uma verso anterior do aplicativo, o Modo de
Compatibilidade ser ativado e a barra de ttulo do documento exibir um alerta de
que o documento se encontra neste modo.

Para converter, basta ir em Arquivo > Informaes > Converter.

OBJETOS NO ALINHADOS

A figura 23 ilustra o problema em questo.

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Figura 23 Avisos sobre objetos no alinhados

Objetos no alinhados com texto (tambm chamados de objetos flutuantes) podem

ser difceis de alcanar pelos cegos e, por isso, no devem ser utilizados. O
Microsoft Word considera como objetos: imagens, grficos, formas, caixa de texto,
tabelas etc. Para corrigir o problema, basta alinhar o objeto com o texto.

Esse alinhamento pode ser feito diretamente no objeto, clicando no cone

relacionado s opes de layout e posteriormente em Alinhado com o texto,
conforme figura 24.

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Figura 24 Opes de layout

Ou ainda, selecionando o objeto e no menu Formatar, selecionar Quebra

automtica de texto e ento Alinhado com o texto.

TTULOS NO FREQUENTES

A figura 25 ilustra o problema em questo.

Figura 25 Aviso sobre Ttulos no Frequentes

De acordo com observaes feitas por uma das autoras deste guia (Cludia
Ferreira), esse problema exibido quando o contedo da seo (representada pelo
ttulo dito no frequente) muito longo (possui mais de 1500 palavras, por
exemplo). A pesquisadora realizou testes dividindo textos muito grandes ao meio e
inserindo um novo ttulo entre eles e a mensagem deixou de ser exibida.

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Os documentos acessibilizados a partir deste tutorial tratavam-se de artigos,

dissertaes e demais trabalhos acadmicos j publicados, portanto foi
recomendado aos voluntrios que no modificassem a estrutura do documento j
aprovada pela revista/conferncia/banca, bem como nenhum outro aspecto de
contedo.

A pgina de SSA (2016) sugere que esta mensagem deve ser ignorada por ser um
problema redundante, coberto pelo erro Documento no estruturado. Com isso, as
autoras do guia tambm sugerem ignorar o problema em questo.

MESCLAR OU DIVIDIR CLULAS

De acordo com o (SSA, 2016), esse problema tambm pode ser ignorado. Se a
navegao por teclado, a partir da tecla TAB funcionar corretamente e fizer sentido
de leitura, no necessrio se preocupar essa mensagem.

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5. Referncias
ABNT - Associao Brasileira de Normas Tcnicas. NBR 9050: Acessibilidade de
Pessoas Portadoras de Deficincias a Edificaes, Espao, Mobilirio e
Equipamento Urbanos. Rio de Janeiro, 1994.

FORTES, R. P. M.; LARA, S. M. A., FREIRE, A. P., PANSANATO, L. T.

E.Acessibilidade No Projeto De Aplicaes Web. In: Cesar A C Teixeira; Eduardo
Barrere; Iran C Abrao. (Org.). Web E Multimidia: Desafios E Solues. 1 Ed. Belo
Horizonte, MG: Fumarc Editora, v. 1, pp. 197-226, 2005.

LEAL FERREIRA, S.B., CHAUVEL, M.A., FERREIRA, M.G.A.L. e-Acessibilidade:

Tornando Visvel O Invisvel. In: Morpheus - Revista Eletrnica em Cincias
Humanas. Ano 06, nmero 10, 2007b - ISSN 1676-2924

NIELSEN, J. Projetando Websites. Rio de Janeiro, Editora Campus, 2000a.

SSA - Microsfot Word 2010 508 Accessibility Checklist. The United States Social
Security Administration. Disponvel em:
https://www.ssa.gov/accessibility/checklists/word2010/default.htm; Acesso em:
29/05/2016

Suporte do Office. Disponvel em: https://support.office.com/pt-br/ . Acesso em:

15/09/2015.

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