Subsistema de Pagos

Se encarga de cancelar obligaciones, originadas por compras a proveedores (de bienes o

servicios), por sueldos y jornales, impuestos, etc.

Alcance
Comprende desde el momento en que se controla la obligacin pendiente de cancelacin
hasta que se hace el pago y se contabiliza.
Cuentas a pagar, rene documentacin de compras, la controla y conforma para su
pago en trmino.
Tesorera, custodia y maneja los recursos financieros, confecciona instrumento de pago
y efecta la cancelacin.

Modalidades

1) Pago en sede del acreedor

Se paga en el domicilio y se obtiene el recibo en el momento.
2) Pago a un cobrador
Cuando est el cheque disponible en tesorera, el acreedor cobra en el domicilio del
deudor y extiende un recibo.
3) Pago a repartidores
Cuando se reciben los productos, el repartidor cobra y hace el recibo.
4) Pago por correspondencia
Deudor enva cheque y a la vuelta de correo, recibe el recibo.
5) Pago a travs de un banco
El deudor deposita en la cuenta del acreedor y se queda con una copia de la boleta
de depsito como constancia.
6) Pago en efectivo por fondo fijo o caja chica.
7) Pago de sueldos y jornales
Se puede realizar mediante cheques, mediante depsitos en un banco, y
complementarse con la entrega de tickets.

Normas de control interno

1) Separacin de funciones
Manejo de fondos lo hace persona distinta a la que registra.
En caso de Pagos, la liquidacin y autorizacin se debe realizar por persona
responsable ajena a Tesorera.
2) Concentracin de la responsabilidad
Slo el tesorero custodia y maneja los fondos.
3) Separacin total de los fondos
Separar fondos de cobranzas de los destinados a pagos para un mejor control.
4) Rotacin del personal (que maneja los fondos)
 5) Contabilizacin de las operaciones
Registrar contablemente operaciones de movimientos de fondos, respaldada por
documentacin correspondiente.
6) Arqueos sorpresivos
7) Conciliacin bancaria

Normas de control interno especficas del subsistema de pagos

Uso del cheque

Todo pago debe hacerse emitiendo cheque (salvo gastos menores).
Eso disminuye riesgo de tener efectivo en la empresa y permite mejor control
mediante la conciliacin bancaria.
Los cheques se deben firmar por al menos dos responsables (control entre firmantes,
se evita que una sola persona use los fondos indiscriminadamente)
Cheques anulados, deben quedar en la libreta de cheques o romper la parte de la
firma o su nmero.
Pago amparado con la totalidad de los comprobantes y anulacin de los mismos
Al hacer el cheque, se controla con documentacin, se coloca sello de Pagado y el
nmero de cheque usado para el pago.
Existencia de fondo fijo o caja chica.
Pagos de sueldos y jornales
Separar quien liquida haberes de quien controla asistencia y quien efecta el pago.

Descripcin del subsistema

Mdulos del Entradas Archivos Procesos Salidas

sistema
1) Recepcin de Factura Cuentas a pagar. Control FC, Rto, IR, OC. FC y Legajo.
Factura de
Proveedor
OC. Rto. IR. Registracin definitiva NC o ND.
2) Liquidacin de FC y Legajo Resoluciones DGI Emisin OP. Orden de Pago
pago controlados Calculo Retenciones. Documentacin
Autorizacin Pago respaldo
Comprobantes
Retenciones
3) Emisin Cheque Orden de Pago Saldos cuentas Control documentacin Cheque firmado
Documentacin bancarias Emisin y firma de cheque Comprobantes
respaldo Anulacin con sello pagado retenciones
Comprobantes de documentacin OP y documentacin
Retenciones respaldo
4) Pago OP, Cheque, Entrega Cheque OP, Cheque,
Comprobantes Recepcin de Recibo Comprobantes
retenciones Retenciones
5) Registracin Recibos, OP Ctas Ctes Actualizacin Cta Cte Subdiario
Proveedores Actualizacin Cta Banc Proveedores y Bancos
Cuentas bancarias Asiento retenciones
Descripcin del subsistema

1) Recepcin de la factura del proveedor

Cuentas a pagar recibe factura y verifica comparando con Remito, Informe de
Recepcin, Orden de Compra.
Controla que:
a. Lo facturado fue lo requerido
b. El Remito conformado por Recepcin (cantidad) y Control de Calidad
Finalizado el control, se registra la factura.

2) Liquidacin del pago

Cuentas a Pagar, al vencer factura del proveedor, emite Orden de Pago.
Orden de Pago(OP): documento que avisa a Tesorera que prepare el pago de las
facturas del proveedor.
Original: para Contadura.
Duplicado: para Tesorera.
Triplicado: para Cuentas a Pagar.

3) Emisin del cheque.

Tesorera, con la Orden de Pago y documentacin, emite el cheque.
Tesorera coloca la primer firma y entrega con toda la documentacin al responsable
de controlar y firmar en segunda instancia. Una vez firmado, toda la documentacin
vuelve a Tesorera.

4) Pago
Tesorera entrega o remite los valores al proveedor, quien emite y entrega el recibo.
Tesorera archiva OP Duplicado y OP Original + doc + Recibo a Contadura.

5) Registracin
Con la Orden de Pago, Contadura debita el pago de la cuenta del proveedor y
acredita la cuenta de banco y retencin si corresponde.

Nota sobre pago de sueldos y jornales:

Tareas previas a liquidacin del pago.

Control de asistencia
Personal lo hace. Recibe de cada sector informacin de ausencias, permisos, horas
extras. Debe haber medio de control para respaldar esta informacin.

Liquidacin de haberes
Finalizado el control, se envan las planillas a Liquidaciones, quien obtiene:
o Planilla de liquidaciones
o Recibos
o Sobres de haberes
o Libro sueldos y jornales
o Planilla de cargas sociales
o Estadsticas (ausentismo, horas extras, etc).
Narrativo Pago Sueldos y Jornales

1) Cada sector remite en forma diaria el parte de novedades informando el

presentismo. Se enva el original a Personal y el sector archiva el duplicado.
2) El sector Personal a partir del parte de novedades, retira del archivo el legajo del
obrero y toma las fichas de asistencia y confecciona la planilla de horas
trabajadas en original y duplicado, enviando al sector Liquidaciones el original,
archivando el duplicado junto al parte de novedades, la ficha y el legajo.
3) En Liquidacin de Sueldos y Jornales recibe el informe de horas trabajadas y
conjuntamente con la informacin que dispone referida a sueldo, asignaciones
familiares, descuentos, etc; confecciona la planilla de Liquidacin en original y
duplicado, como as tambin el recibo de haberes en original y duplicado,
enviando estos a Tesorera y archivando el duplicado de la planilla de
liquidacin. La planilla liquidacin original va a contadura.
4) En sector Contadura se controla y se genera la Orden de Pago por triplicado
enviando original a Tesorera, duplicado junto a planilla de Liquidacin van a
Gerencia Administrativa y Contadura conserva el triplicado.
5) Tesorera que tena en su poder los recibos de haberes al recibir la Orden de
Pago, genera y firma el cheque que en va a la Gerencia.
6) La Gerencia controla el cheque recibido contra la Orden de Pago y la planilla de
Liquidacin y si est todo correcto coloca la segunda firma al cheque y se lo
enva a Tesorera, devolviendo la Orden de Pago y la Planilla de Liquidacin a
Contadura.
7) El sector Contadura efecta el registro contable y archiva definitivamente
Orden de Pago y Planilla de Liquidacin.
8) Sector Tesorera coloca el dinero en el sobre recibo y se lo enva al operario
9) El operario recibe el dinero y firma el duplicado del recibo conservando el
original
10) Tesorera con el recibo de haberes firmado hace minuta de caja. Archiva Orden
de Pago y Recibo de Haberes.

Narrativo Pago a Proveedores

1) Contadura recibe Orden de compra duplicado e Informe de Recepcin original

y Remito Original
2) Proveedor enva factura a Contadura
3) Contadura controla FC, Rto e IR originales y OC duplicado
4) Confecciona OP Triplicado, original y duplicado a Tesorera, archiva triplicado.
Enva a Gerencia Administrativa resto de documentacin.
5) Tesorera prepara el cheque de pago al proveedor, colocndole la primera firma
y lo enva a Gcia admin. Junto a duplicado de OP.
6) Gcia admin. controla documentacin con cheque y duplicado de OP.
7) Coloca segunda firma al cheque. Enva documentacin a Contadura.
8) Secretara de Gerencia enva cheque a Proveedor
9) Proveedor emite Recibo Original a Contadura.
10) Contadura controla documentacin con Recibo y archiva.
Registra contablemente el pago.