Guía de Solución de Alertas SMSCE - SGR

GUA PARA SOLUCIN DE ALERTAS Fecha: 20 / 05 / 2016
Versin 2.0
Direccin de Vigilancia de las Regalas
Sistema de Monitoreo, Seguimiento, Control y Evaluacin Pgina 1 de 64
GUA PARA SOLUCIN DE ALERTAS

DEL SMSCE - SGR
Versin 2.0
Departamento Nacional de Planeacin

Direccin de Vigilancia de las Regalas DVR
Subdireccin de Monitoreo, Seguimiento y Evaluacin
Equipo de Monitoreo
Bogot D.C. Mayo de 2016
Calle 26 # 13 19 Cdigo Postal 110311 Bogot, D.C., Colombia PBX 381 5000 www.dnp.gov.co
DVR SMSE - Equipo de Monitoreo Pgina 1 de 64

Versin 2.0
Contenido
INTRODUCCION ................................................................................................................................ 4
1. MARCO LEGAL ..................................................................................................................... 5
2. GENERALIDADES ................................................................................................................. 6
3. DESCRIPCIN DE LAS ALERTAS ....................................................................................... 8
3.1. ALERTA POR NO REPORTE DE INFORMACIN................................................................ 8
Evento EJ-1-01 (Automtica) .............................................................................................................. 8
Evento EJ-1-02 (Automtica) .............................................................................................................. 8
Evento EJ-2-01 (Automtica) ............................................................................................................ 12
Evento EJ-3-01 (Manual) .................................................................................................................. 14
Evento EJ-3-02 (Manual) .................................................................................................................. 14
Evento EJ-3-03 (Manual) .................................................................................................................. 15
Evento EJ-3-04 (Manual) .................................................................................................................. 15
Evento EJ-5-01 (Manual) .................................................................................................................. 15
3.2. ALERTA POR INFORMACIN INCONSISTENTE .............................................................. 17
Evento EJ-2-17 (Manual) .................................................................................................................. 32
Evento ST-4-03 (Automtica)............................................................................................................ 33
Evento ST-4-06 (Manual) .................................................................................................................. 38

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3.3. ALERTA POR INFORMACIN INCOMPLETA.................................................................... 39

Evento EJ-2-19 (Manual) .................................................................................................................. 49
4. ALERTAS GENERADAS HASTA EL CUARTO TRIMESTRE DE 2014 .............................. 55
Evento EJ-1-18 (Manual) .................................................................................................................. 57
Evento EJ-2-07 (Manual) .................................................................................................................. 58
Evento EJ-2-08 (Manual) .................................................................................................................. 59
Evento EJ-2-09 (Manual) .................................................................................................................. 59
5. GENERACIN DEL REPORTE ALERTAS SMSCE EN GESPROY SGR........................... 60
6. ASISTENCIA ........................................................................................................................ 63

Versin 2.0
INTRODUCCION
Corresponde al Departamento Nacional de Planeacin - DNP administrar el Sistema de Monitoreo, Seguimiento,

Control y Evaluacin SMSCE, conforme a lo establecido en los artculos 9 y 100 de la Ley 1530 de 20121 y
Decreto 1082 de 20152, dicha labor, es de naturaleza administrativa y se desarrolla de manera selectiva, con
nfasis en acciones preventivas entre las que se encuentran alertas de monitoreo.
En el marco de dicha labor y a la luz del modelo de control preventivo el SMSCE ha dispuesto herramientas
informticas que tienen como objeto facilitar la gestin y el reporte de informacin de las entidades beneficiarias
y ejecutoras de recursos del SGR.
Es as como a partir del anlisis a la informacin reportada se realiza retroalimentacin a las entidades a travs
de la generacin de alertas preventivas que permiten a la entidad identificar situaciones a mejorar respecto de la
gestin de los recursos, proyectos o reporte de informacin y de esta forma adelantar acciones conducentes para
su atencin.
En el presente documento se encuentra la informacin necesaria para conocer la tipologa de alertas, los eventos
que las integran, las definiciones para su generacin, as como la forma de subsanarlas.
1 Por la cual se regula la organizacin y el funcionamiento del Sistema General de Regalas.

2 Por medio del cual se expide el decreto nico reglamentario del sector administrativo de Planeacin Nacional

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1. MARCO LEGAL
Ley 1530 de 2012 - Por la cual se regula la organizacin y el funcionamiento del Sistema General de
Regalas.
Decreto 3402 de 2007- Por el cual se reglamenta parcialmente el artculo 31 de la Ley 962 de 2005 y se
dictan otras disposiciones.
Decreto 1525 de 2008 - Por el cual se dictan normas relacionadas con la inversin de los recursos de
las entidades estatales del orden nacional y territorial.
Decreto 1082 de 2015 - Por medio del cual se expide el decreto nico reglamentario del sector
administrativo de Planeacin Nacional
Resolucin 194 de 2012 - Por la cual se regula el reporte extemporneo de la informacin de las
categoras del Formulario nico Territorial FUT que se presentan a travs del Sistema Consolidador
de Hacienda de Informacin Pblica.
Resolucin 1789 de 2013 - Por la cual se dictan normas relacionadas con la operacin y registro de las
cuentas maestras para el manejo de los recursos del Sistema General de Regalas y se dictan otras
disposiciones.
Resolucin 2596 de 2013 - Por la cual se modifica la Resolucin 1789 de 2013 y se dictan otras
disposiciones
Circular 003 de 2012 - Orientaciones para el reporte de informacin de cierre de la vigencia 2011 por
las entidades beneficiarias de recursos de regalas directas y aplicacin de las normas transitorias a que
hacen referencia los artculos 135,144 y 146 del Decreto Ley 4923.
Circular 001 de 2012 - Orientaciones del administrador del SMSCE para socializar, divulgar, reportar
ejecutar recursos del SGR.
Circular 002 de 2012 - Cargue y reporte de informacin de cuentas autorizadas o registradas e inversin
temporal de excedentes de liquidez de los recursos SGR a travs de la web.
Circular 007 de 2012 - Orientaciones para la apertura, autorizacin, manejo y reporte de informacin de
la cuenta nica para la administracin de recursos de las asignaciones directas del SGR.
Circular 0041 de 2012 - Orientaciones para manejo de recursos de funcionamiento del SGR distribuidos
por la Comisin Rectora y reporte al Sistema de Monitoreo, Seguimiento, Control y Evaluacin.
Circular 062 de 2013 - Herramienta informtica de gestin y monitoreo a la ejecucin de proyectos
GESPROY SGR.
Circular 064 de 2014 - Gestin y monitoreo ejecucin de recursos de funcionamiento del SGR y Sistema
de monitoreo, seguimiento, control y evaluacin - SMSCE
Circular 234 de 2015 - Orientaciones del Sistema de Monitoreo, Seguimiento, Control y Evaluacin
(SMSCE) en el ciclo de los proyectos de inversin.

Versin 2.0
2. GENERALIDADES
DEFINICIONES
Alertas: Eventos identificados respecto del registro, consistencia, reporte de la informacin al SMSCE o gestin
de los proyectos de inversin por las entidades beneficiarias de recursos, ejecutoras de los proyectos y
Secretaras Tcnicas de los OCAD, con el fin de adelantar acciones que contribuyan al uso eficiente y eficaz de
los recursos del SGR.
Evento: Situacin que se genera a partir de la informacin reportada o no reportada, por las entidades a travs
de los aplicativos SUIFP-SGR, GESPROY-SGR, CUENTAS-SGR, y del CHIP (Categoras del SGR en el
Formulario nico Territorial FUT), as como las reportadas en los formatos establecidos para registrar la
informacin respecto a los saldos del rgimen anterior de regalas, y que estn relacionadas con las alertas
establecidas por el SMSCE.
TIPOLOGAS
A continuacin se describen los tres tipos de alertas de monitoreo:
CDIGO NOMBRE
NRI No reporte de informacin
II Informacin inconsistente
ICO Informacin incompleta
Los 3 tres tipos alertas son el resultado de la validacin de la informacin que se reporta peridicamente en los
aplicativos Gesproy-SGR, Cuentas-SGR (mdulo de Cuentas y el mdulo de fortalecimiento) y FUT y los formatos
dispuestos para los recursos del rgimen anterior de regalas, establecidos por el SMSCE del SGR, as:
Nmero de Eventos segn Tipo de Alerta, Destinatario y Herramienta de Informacin
DESTINATARIO
Ejecutor de Proyectos o Recursos

Cdigo Nombre Total
Secretaras
Formatos
Gesproy Cuentas- Tcnicas
FUT (Saldos del
- SGR SGR
rgimen anterior)
NRI No reporte de informacin 2 2 4 1 9
II Informacin Inconsistente 7 5 4 16
ICO Informacin incompleta 8 7 1 16
Total 17 14 4 1 5 41

Versin 2.0
GENERACIN DE EVENTOS
Forma de generacin
Automtico: Son los eventos que se generan en los aplicativos forma automtica, de acuerdo a unos
criterios definidos y que no requieren validacin.
Manual: Son los eventos que se generan a partir de validaciones de informacin que no se encuentran
integrada a la base de datos del SMSCE y que involucra actuaciones de los consultores del SMSCE para
su generacin y subsanacin.
Periodicidad de Generacin y subsanacin
Para los Eventos automticos la periodicidad de generacin es diaria. Es decir, mediante

proceso diario y automtico el aplicativo generar los eventos de alerta y los dispondr para
visualizacin y conocimiento de la entidad en los aplicativos Gesproy-SGR y Cuentas SGR segn
corresponda. As mismo, de forma diaria podr visualizarse la subsanacin de los eventos en el caso
que el hecho generador del mismo haya sido atendido.
Es de resaltar que el proceso diario se interrumpe trimestralmente, cuando se adelanta el proceso

de comunicacin de las alertas a las entidades.
Para los Eventos manuales la periodicidad de generacin es mensual. Es decir, mediante

proceso manual y una vez al mes, los consultores del SMSCE revisan la informacin y adelantan las
validaciones necesarias que permiten la generacin o subsanacin de los eventos de alertas
manuales.
Proceso de Comunicacin de las alertas
De forma trimestral, dentro de los 20 das siguientes al cumplimiento del plazo para la aprobacin y
envo en los aplicativos del SMSCE, de la informacin del ltimo mes del trimestre, se adelantar el
proceso de comunicacin de las alertas y sus eventos a las entidades beneficiarias de recursos del
SGR y ejecutoras de proyectos, mediante oficio enviado a los correos registrados de los usuarios
vigentes para la entidad.
Como se seal anteriormente, mientras se adelanta el envo de los oficios, el proceso diario de
generacin se encuentra suspendido.
ESTADOS DE LOS EVENTOS
Sin Subsanar: El hecho que dio origen al evento no ha sido corregido, ajustado o reportado, razn por
la cual el evento y por consiguiente la alerta se encuentra vigente.
Subsanada: El hecho que dio origen al evento fue corregido, ajustado o reportado.

Versin 2.0
3. DESCRIPCIN DE LAS ALERTAS
3.1. ALERTA POR NO REPORTE DE INFORMACIN
Cdigo Evento EJ-1-01 (Automtica)

Descripcin: Proyectos sin informacin registrada en Gesproy-SGR.
Observacin: El aplicativo Gesproy-SGR, identifica los proyectos aprobados y migrados desde el aplicativo
SUIFP a Gesproy-SGR, y de ellos, en los que no se ha registrado informacin por parte de
la entidad ejecutora.
Para Subsanar: Desde el aplicativo Gesproy-SGR, se debe verificar que cada una de las pestaas cuente con
el registro ACTUALIZADO de la informacin, conforme a la gestin adelantada por la entidad para la ejecucin
del proyecto a la fecha de reporte.
Previo al cargue y reporte de informacin se debe verificar con el perfil de Aprueba y enva en el botn de
Administrador de Usuarios que el perfil del usuario Elabora y Revisa para el aplicativo Gesproy SGR se
encuentre habilitado para modificar el respectivo proyecto, es decir que el proyecto se encuentre asociado al
usuario que va a registrar la informacin.
Para orientaciones referentes al registro de informacin en cada una de las pestaas del aplicativo Gesproy-SGR
consulte el material complementario y los videos tutoriales que se encuentran en el vnculo:
https://www.sgr.gov.co/SMSCE/CargueyReportedeInformaci%C3%B3n/MaterialcomplementarioGesproy.aspx
Nota: Se recomienda que el registro de informacin se realice de manera secuencial cronolgica.

Descripcin: Proyectos sin aprobacin y envo del ltimo perodo de corte en Gesproy-SGR.
Observacin: Este evento se genera cuando se ha registrado la informacin en Gesproy-SGR pero no se ha
surtido el paso correspondiente a la pestaa Aprobacin informacin por parte del usuario
del perfil de Aprueba y Enva, en alguno de los proyectos ejecutados por la entidad. Es de
precisar que el plazo para que la entidad ejecutora registre, apruebe y enve la informacin de
la ejecucin de los proyectos, es hasta el da 15 del mes siguiente al de su reporte3.
3
Circular 062 del 11 de septiembre de 2013

Versin 2.0
Para Subsanar: Ingrese al aplicativo con el usuario y contrasea del perfil de Aprueba y Enva el cual es
asignado al Representante Legal de la entidad ejecutora del proyecto o a quien este haya delegado.

Versin 2.0
1. Ingrese al proyecto que le est generando el evento dando clic sobre el hipervnculo que se encuentra en el
nmero BPIN.
2. Verifique que la informacin registrada en cada una de las pestaas del aplicativo corresponde con el estado
actual del proyecto y que es consistente con los documentos que lo soportan, de lo contrario a travs del
perfil Elabora y Revisa se debe realizar el registro de informacin respectiva.
3. Una vez verificado que la informacin registrada en el aplicativo se corresponde con el estado actual del
proyecto y de la gestin adelantada, con el perfil de Aprueba y Enva se ingresa a la pestaa Aprobacin.

Versin 2.0
4. Desde el botn Adicionar Aprobacin de reporte de informacin, apruebe el perodo (mes) o los
perodos que se encuentran pendientes de ser aprobados, iniciando desde el ms antiguo al ms reciente
(siempre que aplique). Si requiere realizar un comentario que sea relevante a tener en cuenta, descrbalo en
el campo sugerido para ello.
Una vez ingresada la informacin de clic al botn GUARDAR.
Recuerde que la entidad ejecutora tiene hasta el da 15 (puede hacerse antes del 15) del mes siguiente de
cada perodo para aprobar y enviar la informacin actualizada del proyecto, por ejemplo, para reportar,
aprobar y enviar la informacin de noviembre de manera oportuna, tiene hasta el da 15 de diciembre. La
informacin podr ser aprobada con posterioridad al da indicado, pero ser considerada extempornea.
Recuerde que todos los perodos deben ser aprobados desde que el proyecto migre desde la
plataforma SUIFP-SGR al aplicativo GESPROY-SGR y hasta que el proyecto cuente con acto
administrativo de cierre y tal informacin se registre y apruebe en el Gesproy-SGR.
Si el proyecto se encuentra en estado terminado, contine aprobando y enviando la informacin

mensualmente dentro de los plazos establecidos, hasta que el mismo se encuentre en estado Cerrado en
el Aplicativo Gesproy, una vez el proyecto ha alcanzado ste ltimo estado, se aprob y envi el perodo en
el cual se subi el acto administrativo de cierre, cesa la obligacin de la entidad para el reporte de informacin
para ese proyecto.
Si el proyecto fue desaprobado por el OCAD respectivo, el acuerdo de desaprobacin fue registrado y el
proyecto fue actualizado en SUIFP con el estado Desaprobado, esto no es suficiente para que migre dicha
informacin a GESPROY, el equipo de monitoreo realiza una validacin previa que consiste en validar que
el proyecto no tenga alertas, procesos precontractuales y pagos registrados, una vez se confirma tal situacin
se solicita internamente el cambio de estado en GESPROY.
Es preciso aclarar que durante el tiempo que tarde en migrar el estado desaprobado de la plataforma SUIFP
a GESPROY-SGR, la entidad tiene la obligacin de aprobar y enviar el informe mensual hasta que sea
actualizado el estado en GESPROY-SGR.

Versin 2.0

Descripcin: Cuenta de Asignaciones Directas sin Aprobacin y Envo del ltimo perodo de corte en
CUENTAS-SGR
Observacin: Este evento se genera cuando la entidad ha omitido el reporte de informacin en el aplicativo
Cuentas-SGR en los tiempos dispuestos para tal fin4
Las entidades beneficiarias de asignaciones directas del SGR que cuenten con cuenta maestra autorizada en el
marco del artculo 44 de la Ley 1530 de 20125 reportarn la informacin de la cuenta bancaria y las inversiones
temporales de liquidez constituidas con dichos recursos dentro de los 15 primeros das de cada mes a travs del
aplicativo Web de cuentas SGR.
Para Subsanar: Una vez la entidad ingrese a la plataforma debe reportar la informacin de la cuenta maestra
autorizada en el mdulo denominado: Reporte de Asignaciones Directas conforme la imagen:
4 Circular No. 002 del 8 de noviembre de 2012

5 Por la cual se regula la organizacin y funcionamiento del Sistema General de Regalas

Versin 2.0
Para orientacin de la forma del reporte de informacin puede consultar el manual de usuario, los videos tutoriales
y el material de ayuda dispuesto en la pgina web del SGR, en el vnculo:
https://www.sgr.gov.co/SMSCE/CargueyReportedeInformaci%C3%B3n/MaterialcomplementarioCuentas.aspx

Descripcin: Cuenta de Fondos SGR sin Aprobacin y Envo del ltimo perodo de corte en CUENTAS-
SGR
Observacin: Este evento se genera cuando la entidad ha omitido el reporte de informacin en el aplicativo
Cuentas-SGR en los tiempos dispuestos para tal fin.
Para Subsanar: Las entidades beneficiarias de recursos de Fortalecimiento y de los Fondos del SGR (FDR,
FCR, FCTeI y 0,5% Municipios Ribereos del Ro Grande de la Magdalena y Canal del Dique) que cuenten con
cuenta maestra registrada en marco del artculo 4 del Decreto 817 de 20146 compilado en el Artculo 2.2.4.1.2.2.3
del Decreto 1082 de 2015 deben reportar la informacin de la cuenta bancaria y las inversiones temporales de
liquidez constituidas con dichos recursos dentro de los 15 primeros das de cada mes a travs del aplicativo Web
de cuentas SGR.
Una vez la entidad ingrese a la plataforma debe reportar la informacin de la cuenta maestra autorizada en el
mdulo denominado: Reporte de Fondos conforme la imagen:
6Por el cual se modifican parcialmente los decretos 1949 de 2012 y 414 de 2013 y se dictan otras disposiciones, en relacin con el Sistema General
de Regalas

Versin 2.0
Para orientacin de la forma del reporte de informacin puede consultar el manual de usuario, los videos tutoriales
y el material de ayuda dispuesto en
https://www.sgr.gov.co/SMSCE/CargueyReportedeInformaci%C3%B3n/MaterialcomplementarioCuentas.aspx
Cdigo Evento EJ-3-01 (Manual)

Descripcin: Categora FUT-SGR Ingresos, sin envo a travs del CHIP
Observacin: Posterior a la fecha oportuna del reporte de la categora SGR-INGRESOS al cierre de cada
trimestre, la Contadura General de la Nacin remite listado de entidades ejecutoras omisas
en el reporte de informacin de la misma, el cual es el insumo para la generacin de este
evento.
Para Subsanar: Con la clave asignada a la entidad ejecutora para reportar al CHIP todas las categoras de las
que tenga obligacin, se debe efectuar el reporte de la categora SGR-INGRESOS, con la informacin de
presupuestal de ejecucin de ingresos del SGR de la entidad, la cual se debe efectuar, en el perodo
inmediatamente siguiente.

Descripcin: Categora FUT-SGR Gastos, sin envo a travs del CHIP
Observacin: Posterior a la fecha oportuna del reporte de la categora SGR-GASTOS al cierre de cada
en el reporte de informacin de la misma, el cual es el insumo para la generacin de este
evento.

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que tenga obligacin, se debe efectuar el reporte de la categora SGR-GASTOS, con la informacin presupuestal
de ejecucin de gastos del SGR de la entidad, el cual se debe efectuar, en el perodo inmediatamente siguiente.

Descripcin: Categora FUT-SGR Transferencias, sin envo a travs del CHIP
Observacin: Posterior a la fecha oportuna del reporte de la categora SGR-TRASNSFERENCIAS (incluye
formulario de Transferencias Enviadas y Transferencias Recibidas) al cierre de cada
en el reporte de informacin de la misma, el cual es el insumo para la generacin de esta
evento.
que tenga obligacin, se debe efectuar el reporte de la categora SGR-TRASNSFERENCIAS (incluye formulario
de Transferencias Enviadas y Transferencias Recibidas), con la informacin de presupuestal de ejecucin de
transferencias del SGR de la entidad, el cual se debe efectuar, en el perodo inmediatamente siguiente.

Descripcin: Categora FUT-SGR Cierre Fiscal, sin envo a travs del CHIP
Observacin: Posterior a la fecha oportuna del reporte de la categora SGR-CIERRE FISCAL al cierre de
la bienalidad, la Contadura General de la Nacin remite listado de entidades ejecutoras
omisas en el reporte de informacin de la misma, el cual es el insumo para la generacin de
este evento. Es de tener en cuenta que esta categora solo est dispuesta y es obligacin
reportarla al cierre de un Bienio del SGR.
que tenga obligacin, se debe efectuar el reporte de la categora SGR-CIERRE FISCAL, con la informacin de
presupuestal de ejecucin del cierre fiscal de la bienalidad.

Descripcin: Entidades sin reporte de informacin en los formatos del rgimen anterio de regaliasr
Observacin: Este evento se genera cuando la entidad ha omitido el reporte de los formatos de la ejecucin
de los recursos del rgimen anterior de regalas.
Para Subsanar: Las entidades beneficiarias que presentan saldos disponibles correspondientes a recursos del
rgimen anterior (regalas y compensaciones a 31 de diciembre de 2011) deben reportar trimestralmente en los
primeros 5 das los formatos denominados PROGRAMACIN DE PROYECTOS DE INVERSIN
FINANCIADOS CON RECURSOS DE REGALIAS Y COMPENSACIONES DISPONIBLES A DICIEMBRE 31 DE
2011 y CERTIFICACION DE CONTRATOS SUSCRITOS POR ENTIDADES BENEFICIARIAS CON
RECURSOS DISPONIBLES A DICIEMBRE 31 DE 2011. Cabe resaltar que la informacin se debe reportar de

Versin 2.0
manera acumulada (de todos los proyectos y contratos que se ejecutan con cargo a los saldos disponibles del
rgimen anterior) al correo avancesejecucionsgr@dnp.gov.co.
Para orientacin de la forma de consulta de los formatos puede consultar en la pgina web del SGR, en el vnculo:
https://www.sgr.gov.co/Normativa/Gu%C3%ADasInstructivosyFormatos/FormatosGenerales.aspx
Al igual que los instructivos de diligenciamiento en el vnculo:
https://www.sgr.gov.co/Normativa/Gu%C3%ADasInstructivosyFormatos/Instructivos.aspx

Versin 2.0
3.2. ALERTA POR INFORMACIN INCONSISTENTE

Descripcin: Proyectos con contratos en GESPROY-SGR sin registro de acta de inicio o similar.
Observacin: Este evento se genera cuando para uno o ms de un contrato registrado del proyecto, no
se ha reportado el acta de inicio en la opcin Detalle que se encuentra en la pestaa
Contratos Proyecto.
Nota: Si la entidad ha suscrito contratos o ha expedido actos administrativos que ejecutan
los recursos del proyecto que por su naturaleza no requieren acta de inicio, seleccione en
Tipo de Acta, la opcin Acta de Inicio No Requiere
Para Subsanar:
1. Ingrese a la pestaa Contratos
2. De clic en el icono binculo en la margen izquierdo del contrato.
3. Desplace el cursor hacia abajo de la pantalla y busque la seccin Actas del contrato y de clic en crear
Actas del contrato.

Versin 2.0
4. Despliegue las opciones que se presentan en tipo de acta y escoja Acta de Inicio
5. Diligencie la informacin solicitada en los campos con base en el documento; al terminar de clic en el
botn GUARDAR

Versin 2.0
En caso que el contrato por su naturaleza no requiera acta de inicio, se deben seguir los mismos pasos, no
obstante se registra Acta de inicio no requiere

Descripcin: Proyectos con tiempo de programacin terminado y con avance fsico menor al 100%
Observacin: Este evento se genera cuando el tiempo estimado por la entidad ejecutora para el
cumplimiento de las actividades en la programacin inicial o programacin actual del
proyecto se ha cumplido, sin embargo, a la fecha de generacin de la alerta la ejecucin
fsica reportada es inferior al 100%.
Este evento es de tipo informativo y busca poner de presente al ejecutor del no cumplimiento de la oportunidad
en la ejecucin del proyecto de acuerdo a su programacin.
Para Subsanar:
1. Verifique en la pestaa de Planeacin, el horizonte de ejecucin programado que actualmente tiene

registrado el proyecto:

Versin 2.0
2. Si a la fecha de corte, la programacin inicial o actual no refleja la realidad del avance fsico del proyecto, se
procede a realizar la actualizacin de la informacin correspondiente, segn corresponda y sea consistente
con la realidad, conforme las instrucciones del Manual de Usuario Cargue de ejecucin.
3. Si el ltimo mes de la programacin registrada en el Gesproy-SGR es inferior (pasado) frente a la fecha de

corte y la ejecucin fsica del proyecto an no ha alcanzado el 100%, proceda a realizar la reprogramacin
en tiempo del mismo, ajustando el horizonte de ejecucin mediante el procedimiento descrito en el Manual
de Usuario Cargue de reprogramacin.

Descripcin: Proyectos con pagos registrados en CUENTAS-SGR y sin contrato registrado GESPROY-
SGR
Observacin: Este evento se genera cuando se identifican pagos ingresados en el aplicativo de Cuentas-
SGR respecto de contratos que no se encuentran registrados en el aplicativo GesproySGR.
Para Subsanar: La situacin antes sealada puede derivar de dos razones posibles, la primera que el contrato
no se encuentre registrado en el aplicativo Gesproy-SGR y la segunda, que encontrndose registrado, en el
aplicativo de cuentas al momento de informar el pago no se asoci de forma adecuada el cdigo BPIN del
proyecto y el nmero de contrato sobre el cual se adelant el egreso de los recursos.
1. En el primer evento, cuando el contrato no se encuentra registrado en el aplicativo Gesproy-SGR, en la

pestaa de Contratos, se debe proceder a registrarlo, para lo cual debe adelantar las instrucciones del
Manual de Usuario Gesproy-SGR, Seccin CONTRATOS OBRA INTERVENTORIA / Pasos Creacin
Contratos

Versin 2.0
2. Para el segundo caso se debe verificar en el aplicativo Cuentas-SGR, mdulo de Homologacin de

Contratos Cuentas Gesproy-SGR los pagos all registrados, validando si en dicho mdulo se encuentra
relacionado un pago asociado al cdigo BPIN del proyecto que gener el evento, caso en el cual se debe
asociarse dicho pago al contrato correspondiente.

Descripcin: Proyectos con monto de contratacin mayor al valor del proyecto.
Observacin: El evento se genera en el caso que la sumatoria de valores contratados para un proyecto en
particular sea mayor a los valores de las fuentes aprobadas al mismo por el OCAD y
registradas en SUIFP-SGR (MGA).
Para Subsanar:
1. Verifique en la pestaa de Contratos que los contratos cargados en el aplicativo Gesproy-SGR y sus
valores sean los correctos. As mismo, valide si el valor del contrato incluye montos de recursos que
corresponden a otros proyectos, caso en el cual el contrato debe tener marcada la opcin de contratos
multiproyecto y debe tener diferenciado el monto del contrato que s corresponde al proyecto objeto de
validacin.
2. Si los contratos registrados en el aplicativo Gesproy-SGR no ejecutan mltiples proyectos y sus valores son
correctos, el evento se genera debido a que el valor de las Fuentes de Financiacin aprobadas por el OCAD,
es insuficiente para cubrir dichos compromisos; por lo cual debe verificar si para la financiacin del contrato
se consideraron fuentes o montos adicionales a los aprobados por el OCAD, caso en el cual deben registrarse
en la pestaa de Fuentes, ingresando por Otras Fuentes de financiacin, conforme las instrucciones del
manual de usuario Gesproy- SGR opcin FUENTES
3. En caso de que haya sido un error por parte de la entidad al crear el contrato en datos como son: valor del
contrato, nmero de contrato, tipo de contrato, si el contrato maneja o no mltiples proyectos, tendr la
oportunidad de modificarlos dando clic en el botn modificar contrato.

Versin 2.0
4. De otra parte, si los contratos registran el valor correcto pero corresponden a contratos multiproyecto que no
se encuentra registrados de esta forma, realice los ajustes respectivos, conforme el manual de usuario
Gesproy-SGR numeral Seccin Detalle- Pestaa Informacin de Contratos Opcin Detalle proyectos destino
por contrato

Descripcin: Proyectos con ms de 6 meses de aprobados y sin registro de contratacin en Gesproy-SGR
Observacin: Este evento se genera cuando han transcurrido ms de 6 meses desde la aprobacin y
migracin del proyecto al aplicativo Gesproy-SGR y no registra inicio de procesos
precontractuales o adjudicacin de contratos.
Para Subsanar: El evento se puede derivar de dos situaciones: la primera, que la entidad no haya registrado la
informacin de procesos de seleccin o contratos adelantados con cargo al proyecto; y la segunda, que a la fecha
de reporte de la informacin no se haya adelantado procesos de seleccin o suscrito contratos con cargo a los
recursos del proyecto.

Versin 2.0
1. En el primer caso se debe realizar el registro de la informacin pendiente, para lo cual en la pestaa de
Gestin precontractual registre el(los) proceso(s) de contratacin llevados a cabo en desarrollo del
proyecto, conforme el Manual de Usuario Gesproy-SGR o en la pestaa de Contratos Proyecto registre
el(los) contrato(s) suscrito(s) a travs de los procesos de contratacin cargados en el mdulo Gestin
Precontractual; conforme el Manual de Usuario Gesproy-SGR.
2. En el segundo caso, se aprueba y enva la informacin disponible y actualizada el proyecto.

Descripcin: Proyectos en estado TERMINADO con ejecucin de indicadores por valor inferior al 100% o
inconsistente superior al 120% de la meta programada.
Observacin: El aplicativo identifica los proyectos terminados y tiene indicadores cuya ejecucin es inferior
al 100% o inconsistente superior al 120%.
Para Subsanar: Ingrese a la pestaa de Indicadores para efectos de verificar el cumplimiento de las metas de
producto, una vez confirmada esta informacin, proceda a ingresar a la pestaa citada en donde se registrar el
avance de ejecucin correspondiente a los indicadores del proyecto.
En caso de que alguno de los indicadores del proyecto terminado sea menor del 100%, podr seleccionar de
una batera de opciones la justificacin correspondiente para la no ejecucin de los indicadores de producto y
poder as cerrar el proyecto.

Versin 2.0

Descripcin: Proyectos en ejecucin sin reporte de variacin en el avance fsico en los ltimos tres meses
Observacin: El aplicativo identifica los proyectos en estado CONTRATADO EN EJECUCION y que en los
ltimos 3 meses a la validacin de la alerta no presenta variacin en el avance fsico
Para Subsanar: En la pestaa de planeacin se verifica que alguna de las actividades presente ejecucin fsica
y que en los tres periodos anteriores al actual no registre informacin de avance fsico, una vez confirmada esta
informacin, proceda a registrar o actualizar el avance fsico del proyecto por cada una de las actividades
programadas.
Nota: Es de precisar que aunque el o los contratos asociados al proyecto se encuentren suspendidos, la alerta
se seguir generando.

Descripcin: Proyectos con pagos registrados por valor superior al monto aprobado.
Observacin: El evento se genera cuando la sumatoria del valor bruto de los pagos aplicados al proyecto
(en los aplicativos de cuentasSGR (para recursos SGR) y Gesproy-SGR (para los recursos
diferentes del SGR)) es superior al valor total del proyecto.
Para Subsanar:
1. Inicialmente verifique en la pestaa Proyecto que las fuentes de financiacin correspondan a los
valores aprobados por el OCAD y registrados en SUIFP, dado que estos migran directamente al
aplicativo GESPROY-SGR.
2. En caso en que las fuentes registradas en SUIFP no correspondan a lo definido en el acuerdo del OCAD,
acudir a la Secretara Tcnica del OCAD y solicitar se realice la correccin correspondiente en el
aplicativo SUIFP-SGR, de tal forma que la informacin de las fuentes de financiacin corresponda con
el acuerdo de aprobacin del proyecto.

Versin 2.0
3. Verifique que los pagos realizados a cada uno de los contratos del proyecto Contratos ingresando por
el que se encuentra en margen izquierda y pestaa Pagos del contrato parte superior izquierda
que lo registrado de manera correcta, debidamente actualizado y corresponda a la realidad del proyecto.
Recuerde que los pagos con recursos del SGR (Fondos de Compensacin Regional, Fondo de
Desarrollo Regional y recursos de Asignaciones Directas y 0,5% de Municipios Rivereos del Rio Grande
de la Magdalena y Canal del Dique) se registran en el aplicativo Cuentas-SGR, de donde migran al
Gesproy-SGR, conforme a la circular externa 002 del 8 de noviembre de 2012 expedida por el DNP.
Los pagos con recursos del SGR cuya fecha sea previa al 1 de marzo de 2013 y los pagos efectuados
con fuentes de financiacin diferentes del SGR (independientemente de la fecha de realizacin) deben
registrarse manualmente desde el aplicativo Gesproy-SGR, ingresando por mdulo de Contratos all
en la opcin Pagos del contrato se crea manualmente el pago.

Versin 2.0
Verifique si la sumatoria de los pagos reportados en cada contrato equivale a los pagos realizados a la
fecha, en caso contrario, se debe validar las situaciones sealadas en los numerales 3, 4 y 5 siguientes.
4. Si ha registrado un mismo pago en el aplicativo de Cuentas-SGR y de forma manual en el Gesproy-SGR,

debe realizar el ajuste correspondiente de acuerdo a su fuente de financiacin, conforme a las reglas
definidas en el numeral 3 anterior.
5. Si la inconsistencia se presenta en los pagos registrados en el aplicativo Gesproy-SGR, deben realizarse

los respectivos ajustes con el perfil Elabora y Revisa.
6. Recuerde verificar para aquellos contratos sobre los que se realizaron pagos de anticipos que fueron
registrados en el aplicativo, que en los pagos siguientes se haya afectado debidamente la amortizacin
de tal anticipo.
7. Por ltimo valide si el proyecto es financiado con recursos que no fueron aprobados por el OCAD, de ser
afirmativo deben registrarse en la pestaa de Fuentes, ingresando por Otras Fuentes de financiacin,
conforme las instrucciones del manual de usuario Gesproy- SGR opcin FUENTES
Si se evidencian inconsistencias en la informacin reportada desde la Tesoreria o Secretaria de Hacienda de la

entidad, se debe proceder a efectuar los ajustes en el aplicativo de Cuentas SGR. La elaboracion de ajustes
se compone por dos pasos, los cuales deben ser seguidos en su orden estricto.
PRIMER PASO: Anulacion del movimiento equivocado en un periodo anterior ya cerrado.
Determine si el ajuste procede en la cuenta de Asignaciones directas o en la cuenta de Fondos y oprima sobre
la opcion, segn corresponda.

Versin 2.0
Siguiente: Los ajustes proceden en un mes actual, en un periodo es estado En elaboracin; ingrese a dicho
mes como si fuese a reportar un movimiento:
Siguiente: Agregar Movimientos Consolidados de la cuenta:

Versin 2.0
Siguiente: Se debe la opcin que se va ajustar, si es INGRESO o EGRESO y en el concepto, ubicar la opcin
Ajuste (cancelacin de detalles reportes anteriores):
Siguiente:
Cual: Se debe indicar el por qu se realiza el ajuste y cual periodo de ajusta.
Justificacin: La entidad debe justificar porque se realiza el ajuste.
Periodo de reporte que se ajusta: La entidad debe ubicar el periodo (que siempre ser anterior) y la cuenta
bancaria sobre la cual se est efectuando el ajuste.

Versin 2.0
Periodo de reporte que se ajusta: La entidad debe ubicar el movimiento o concepto que va ajustar, all se
debe ubicar la opcin concepto y valor.
Al picar sobre el botn Guardar se entender que el movimiento anterior fue anulado y con esto se habr
efectuado el primero paso del ajuste.
Siguiente: Si el concepto que est ajustando, tiene detalle de movimiento, se debe ingresar el ajuste hasta
dicho detalle y escoger el movimiento, para el caso, el sistema habilitara una flecha de color verde, si no,
cercirese que el valor ajustado este en valor negativo
SEGUNDO PASO: Creacion del nuevo movimiento corregido


Versin 2.0
Para ingresar el nuevo movimiento, se debe entrar a la opcin Agregar Movimientos Consolidados de la
Cuenta:
Tipo: se debe ingresar el tipo de movimiento INGRESO o EGRESO, es de aclarar que debe corresponder al
mismo tipo del movimiento que se anulo en los pasos anteriores.
Concepto: ingresar el concepto de pago o ingreso corregido, este puede obedecer a pagos de proyectos,
pagos de recursos de fortalecimiento, entre otros.
Este detalle del movimiento hace parte de una correccin: es imprescindible que la respuesta sea SI.
Periodo de reporte que se ajusta: La entidad debe ubicar el periodo y la cuenta sobre la cual se esta
ajustando, debe ser igual al ajustado en los pasos anteriores.
Al picar sobre el botn Guardar se entender que el nuevo movimiento fue creado, si el concepto ingresado
tiene detalle se debe registrar, en caso contrario all mismo aparecer la opcin de valor.

Versin 2.0
Como datos adicionales, siempre tenga en cuenta que el ajuste se compone de dos pasos, estos se deben
efectuar uno a uno.
Si solo realiza el paso uno (1) los saldos en bancos del periodo anterior, se modificarn.
1. los pagos registrados en el aplicativo Cuentas-SGR, se deben realizar los ajustes en dicho aplicativo,
conforme los pasos consignados en el presente documento en la alerta EJ-2-05.

Descripcin: Pagos registrados por valor superior al monto asignado para el Fortalecimiento (de la
gestin y reporte de informacin al SMSCE y de la secretara tcnica del OCAD).
Observacin: El evento se genera cuando los pagos registrados (en el aplicativo de cuentas SGR) por
concepto de fortalecimiento de la gestin y reporte de informacin al SMSCE y de
fortalecimiento de las secretarias tcnicas del OCAD, supera los recursos asignados para
fortalecimiento a la entidad.
Para Subsanar:
1. Verificar el valor de las asignaciones por concepto de fortalecimiento de la gestin y reporte de

informacin al SMSCE y de fortalecimiento de las secretarias tcnicas del OCAD, para ello puede utilizar
como herramienta la pestaa de saldos del aplicativo Cuentas-SGR. Para lo cual debe ingresar al

Versin 2.0
mdulo de fortalecimiento SMSCE, dar clik en la pestaa de saldos y realizar el anlisis respectivo del
reporte.
2. Validar que los pagos realizados a travs del aplicativo Cuentas-SGR, sean consistentes con los soportes
documentales, con los conceptos de fortalecimiento de la gestin y reporte de informacin al SMSCE y
de fortalecimiento de las secretarias tcnicas del OCAD, y en caso de encontrar diferencias deben
realizar el procedimiento denominado ajuste, consignado en el presente documento en el evento EJ-2-
05.

Informacin reportada en CUENTAS-SGR Inconsistente frente al sistema PISIS (Plataforma
Descripcin: por medio del cual la entidad Bancaria reporta en medio electrnico el extracto de bancos al
SMSCE del SGR).
Observacin: Una vez realizada la revisin por parte de la Direccin de la Vigilancia de las Regalas del
DNP de la informacin reportada en el aplicativo Web de Cuentas-SGR por la entidad y la
informacin reportada por las entidades bancarias a travs del aplicativo PISIS se evidencian
diferencias en los pagos, sus fechas y/o beneficiarios.
Para Subsanar: La entidad ejecutora debe realizar un diagnstico de la informacin registrada en el aplicativo
WEB de cuentas, frente a los movimientos realmente consignados en el extracto bancario. Primero, determine el
nmero de la cuenta sobre la cual se gener la alerta (cuenta de directas o cuenta de fondos), despus, revise
la cifra que est generando la diferencia entre registros.
Si la alerta se gener por una equivocacin en el registro de informacin en el aplicativo WEB de cuentas- SGR,
debe proceder a efectuar los ajustes respectivos, buscando que las cifras o los beneficiarios de los pagos
coincidan con los registrados en los extractos bancarios; para el efecto, se deben hacer los ajustes que se
consideren en el aplicativo, conforme los pasos sealados en el presente documento en el evento EJ-2-05.

Descripcin: Reporte de movimiento por redencin de inversiones en CUENTAS - SGR sin registro de la
constitucin de inversiones financieras.
Observacin: El evento deriva del reporte por parte de la entidad de un movimiento de ingreso por la
redencin de inversiones financieras, en una cuenta bancaria del SGR sobre la que en los
perodos anteriores no ha reportado la constitucin de inversiones financieras.
Para Subsanar: La entidad territorial debe revisar la informacin reportada para analizar y evidenciar el
movimiento que gener el evento y verificar si realmente se efectu redencin de inversiones financieras con los
recursos del SGR, caso en el cual pueden presentarse las siguientes situaciones:
1. La entidad realiz inversiones financieras y no registr la misma en el perodo correspondiente o registr de

forma errnea el mencionado egreso, caso en el cual debe proceder a registrar o ajustar la informacin del
egreso en el perodo que se encuentre en elaboracin.

Versin 2.0
2. La entidad no adelant inversiones financieras con cargo a los recursos del SGR, caso en el cual se debe
efectuar la correspondiente correccin del registro de ingreso que origin el evento, y en caso de encontrar
diferencias deben realizar el procedimiento denominado ajuste, consignado en el presente documento en las
pginas 23 a la 28.

Descripcin: Proyectos desaprobados con transferencias o Giro de recursos sin reintegrar
Observacin: El evento deriva en el momento que el Ministerio de Hacienda y Crdito Publico gira recursos
de los Fondos SGR a una entidad ejecutora y el proyecto de inversin al cual se situaron
los recursos aparece desaprobado en el sistema SUIFP SGR.
Para Subsanar: El evento de subsana en dos pasos:
1. La entidad debe efectuar el reintegro del total de los recursos girados y no ejecutados del proyecto
desaprobado al Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico conforme las directrices para estos reintegros,
para el caso, la Circular Externa 14 de 2014 expedida por esa entidad.
2. En el mes que se efecta el reintegro, la entidad debe registrar en el aplicativo WEB de cuentas dentro
de la pestaa de la cuenta registrada que recibi los recursos del proyecto, un egreso bajo el concepto
de Devolucin de recursos por desaprobacin de proyectos; este reintegro debe coincidir exactamente
con el valor girado inicialmente por el Ministerio.
Cdigo Evento ST-4-03 (Automtica)

Descripcin: Proyectos con valor aprobado registrado el sistema SUIFP-SGR diferente al valor solicitado.
Observacin: Los rganos Colegiados de Administracin y Decisin sern los encargados de viabilizar y
aprobar los proyectos de inversin que se financiarn con cargo a los recursos del Sistema
General de Regalas, previa verificacin de la disponibilidad de recursos certificado por el
Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico. 7
Una vez realizada la sesin de un OCAD, corresponde a la Secretara Tcnica del mismo
registrar en el SUIFP las decisiones tomadas en la sesin. En este caso particular realizar
el registro de la aprobacin del proyecto o proyectos aprobados.
Para SUBSANAR:
1. Ingrese al aplicativo SUIFP-SGR con su usuario y contrasea. En el enlace https://suifp-sgr.dnp.gov.co.
2. Escoger el Rol Secretara Tcnica.
3. Seleccionar el men Trmites.
7 Artculo 27 Ley 1530 de 2012.


Versin 2.0
4. Seleccionar del Men la opcin CORRECCIONES como lo podemos ver en el siguiente cuadro:
5. Aparecer el men para elegir las acciones de CORRECCIN que desea realizar, dar clic sobre la
opcin que corresponde a Priorizar y Aprobar:
6. Digite el cdigo BPIN del proyecto que desea corregir y seleccione la vigencia del proyecto de la lista
desplegable y da clic en el botn BUSCAR.

Versin 2.0
Aparece la siguiente ventana, con la identificacin de la informacin del proyecto para adelantar trmite de
Priorizar y Aprobar, BPIN elegido:
7. De Clic en el lpiz
8. Luego ver la siguiente imagen, donde deber dar clic en Corregir aprobacin de la parte inferior de la
pantalla:

Versin 2.0
9. Seleccione Si o No segn corresponda para determinar si el proyecto tiene Vigencias Futuras, clic en la
opcin Presupuestar:
10. Corregir el valor correcto de las fuentes de financiacin aprobadas por OCAD, digitando el valor
aprobado teniendo en cuenta la vigencia presupuestal de donde provienen los recursos.
11. Seleccionar la Fecha de Aprobacin del Proyecto y digitar el Nmero de Acuerdo de Aprobacin del
Proyecto, tal como corresponde en la realidad y da clic en la opcin Verificar.

Versin 2.0
12. Aparecer un aviso donde se indica Verificado con xito, puede aprobar, seguidamente de clic en la
opcin Aprobar.
13. Aparecer una ventana donde debe confirmar y alojar el Acuerdo de Aprobacin del Proyecto.
Seleccione el tipo de documento y cargue el archivo correspondiente.
14. Le aparecer el mensaje de confirmacin de su operacin, tal como aparece en la pantalla:

Versin 2.0
Cdigo Evento ST-4-06 (Manual)

Descripcin: Ejecutor designado no registrado en la base de entidades pblicas del CHIP.
Observacin: En el momento en que un OCAD designe a una entidad pblica como ejecutora de recursos
del SGR, se constituye la obligacin de reporte de informacin al CHIP. Es as, como la
entidad deber gestionar a travs de la Contadura General de la Nacin su inclusin en el
mbito de entidades pblicas obligadas a efectuar reporte de las categoras FUT-SGR
(Ingresos, gastos, transferencias y cierre fiscal).
Para Subsanar: La entidad pblica debe gestionar ante la Contadura General de la Nacin la creacin en el
mbito de reporte de las categoras FUT- SGR, para esto se debe elevar solicitud escrita motivada ante esa
entidad y enviar copia de la solicitud mediante correo certificado a la Direccin de Vigilancia de las Regalas.

Proyectos aprobados sin registro en SUIFP del valor aprobado o con valor registrado de
Descripcin:
aprobacin de cero (0) pesos
Observacin: Los rganos Colegiados de Administracin y Decisin sern los encargados de viabilizar y
aprobar los proyectos de inversin que se financiarn con cargo a los recursos del Sistema
General de Regalas, previa verificacin de la disponibilidad de recursos certificado por el
Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico. 8
el registro de la aprobacin del proyecto o proyectos aprobados.
Para SUBSANAR:
Seguir las indicaciones dadas para la subsanacin de la Alerta ST 4 - 03
8 Artculo 27 Ley 1530 de 2012.


Versin 2.0
3.3. ALERTA POR INFORMACIN INCOMPLETA

Descripcin: Proyectos entre 6 y 12 meses desde la aprobacin, sin registro de la certificacin
del cumplimiento de requisitos de ejecucin en Gesproy-SGR.
Observacin: Este evento se genera cuando el proyecto cuenta con ms de 6 meses desde su
aprobacin y no se ha registrado en el Gesproy-SGR la certificacin de cumplimiento
de requisitos previos al acto administrativo de apertura de procesos de seleccin.
Para Subsanar:
1. Verifique que la Secretara Tcnica del OCAD que aprob el proyecto haya emitido la certificacin de
cumplimiento de requisitos conforme a lo descrito en el Artculo 2.2.4.1.1.6.1. del Decreto 1082 de 2015
y que dispone de dicho soporte.
2. Ingrese a la pestaa Requisitos
3. De clic en el Botn Crear cumplimiento requisitos para contratacin

Versin 2.0
4. Ingrese la informacin que se solicita en la pantalla que se despliega, una vez registrada la informacin
de clic al botn GUARDAR

Descripcin: Proyectos con ms de 12 meses desde la aprobacin, sin registro de la certificacin
del cumplimiento de requisitos de ejecucin en Gesproy-SGR.
Observacin: Este evento se genera cuando el proyecto cuenta con ms de 12 meses desde su
aprobacin y no se ha registrado en el Gesproy-SGR la certificacin de cumplimiento
de requisitos previos al acto administrativo de apertura de procesos de seleccin
expedido por la Secretaria Tecnica del OCAD que aprob o las que aprobaron el
proyecto.
Para Subsanar:
1. Verifique que la Secretara Tcnica del OCAD que aprob el proyecto haya emitido la certificacin de
cumplimiento de requisitos conforme a lo descrito en el Artculo 2.2.4.1.1.6.1. del Decreto 1082 de 2015
y que dispone de dicho soporte.
2. Ingrese a la pestaa Cumplimiento de Requisitos

Versin 2.0
3. De clic en el Botn Crear cumplimiento requisitos para contratacin
4. Ingrese la informacin que se solicita en la pantalla que se despliega, una vez registrada la informacin
de clic al botn GUARDAR, es de precisar que dicho documento se expide posterior a la fecha del
acuerdo de aprobacin del proyecto por parte del OCAD.

Versin 2.0
Si han transcurrido los 6 meses iniciales otorgados por la norma y la entidad ejecutora no cuenta con la
Certificacin de Cumplimiento de requisitos previos al acto administrativo de apertura de procesos de seleccin
y solicit prrroga al OCAD a travs de la Secretara Tcnica del mismo por otros 6 meses, si la decisin del
OCAD es que el proyecto no ha cumplido con los requisitos, debe indicar las razones dadas por la secretara
tcnica para la no expedicin de dicho documento y proceder a la liberacin de recursos.

Descripcin: Proyectos sin programacin con ms de 6 meses de aprobacin o en estado Contratado
en ejecucin
Observacin: Este evento se genera cuando la entidad ejecutora no ha cargado la programacin inicial
en la pestaa de Planeacin del aplicativo Gesproy.
Para Subsanar:
1. Ingrese a la pestaa Planeacin.

2. Proceda con el registro de la programacin inicial conforme a lo descrito en el Manual de usuario
GESPROY SGR Cargue PROGRAMACIN INICIAL

Versin 2.0

Descripcin: Proyectos con contratos de obra pblica en ejecucin o terminados sin cargue de registro
fotogrfico en GESPROY-SGR.
Observacin: Este evento se genera cuando la entidad ejecutora ha registrado informacin de contratacin
o ejecucin fsica parcial o total del contrato o contratos, pero no ha reportado el registro
fotogrfico del mismo.
Para Subsanar: Realice el cargue del registro fotogrfico del proyecto, para lo cual debe proceder con lo descrito
en el Manual de usuario GESPROYSGR Seccin Detalle Pestaa Registro Fotogrfico.

Descripcin: Proyectos contratados sin registro en GESPROY-SGR del contrato de interventora y/o
designacin de Supervisin.
Observacin: Este evento se genera cuando en la pestaa de contratos la entidad ejecutora ha registrado
contratos del proyecto sobre los que no se ha definido o asociado la supervisin de contratos
y/o contratos de Interventora.
Para Subsanar: Proceda a registrar la informacin de los contratos de Interventora o la designacin de la

supervisin, segn sea el caso, de acuerdo con lo descrito en el Manual de usuario GESPROY SGR Seccin
Supervisin de contratos, y/o Seccin CONTRATOS DE OBRA INTERVENTORA.

Descripcin: Proyectos sin registro de acuerdo y fecha de aprobacin en GESPROY-SGR.
Observacin: Este evento se genera cuando en el aplicativo Gesproy-SGR no se ha registrado la
informacin del Acuerdo de Aprobacin del proyecto.
Para Subsanar: En la pestaa Acuerdos, registre la informacin del Acuerdo expedido por el respectivo OCAD
en el cual se da cuenta de la aprobacin del proyecto (Nmero del acuerdo, fecha, y OCAD que lo emite).

Descripcin: Contratos sin Asociacin de fuentes de financiacin o con valor asociado diferente del
mismo.
Observacin: Este evento se genera cuando al (a los) contrato(s) registrado(s) en el aplicativo Gesproy-
SGR no se le ha asociado fuente de financiacin que soporte el valor total del mismo, o el
valor total de las fuentes es diferente al valor total del contrato.

Versin 2.0
Para Subsanar: Remtase al manual del usuario de Gesproy y en la seccin Aspectos Financieros del
Contrato Pasos relacionar Fuentes Financiacin a Contratos verifique el caso en el que aplique y siga los
pasos.

Descripcin: Proyectos con ms de 6 meses de TERMINADO sin registro de cierre en el aplicativo
GESPROY-SGR
Observacin: Este evento se genera cuando el proyecto ha cumplido con los criterios establecidos para
registrar el estado terminado y no ha registrado el cierre del mismo.
Para Subsanar: La entidad debe dar click en el botn VERIFICAR REQUISITOS CIERRE para que el sistema
verifique los requisitos exigidos para el cierre del proyecto. Si la entidad cumple todos los requisitos exigidos
excepto la alerta en mencin, debe volver a pulsar el botn VERIFICAR REQUISITOS CIERRE para que
subsane la alerta y le deje avanzar del estado terminado, al estado para cierre y de esta manera se activa el
botn correspondiente para que la entidad pueda proceder a incluir el Acto Administrativo de Cierre, una vez
confirmada esta informacin, proceda a ingresar el acto administrativo de cierre del proyecto. (El archivo a cargar
no puede exceder de 3 megabyte)

Versin 2.0

Descripcin: Pagos reportados bajo el concepto de "Otros pagos" sin identificar el proyecto o concepto
de gasto correspondiente.
Observacin: El aplicativo de cuentas - SGR identifica pagos reportados sin descripcin del concepto
respectivo.
Para Subsanar: Todos los pagos efectuados desde las cuentas maestras de SGR deben corresponder a
beneficiarios de pagos producto de la ejecucin de los proyectos de inversin financiados con recursos del SGR
o a pagos en la ejecucin de recursos de Fortalecimiento, no obstante, existe un concepto genrico denominado
"Otros pagos" el cual genera un Evento que debe ser atendido por la entidad; para ello, debe ajustarse el concepto
de pago y asociarlo al proyecto desde el cual, se efectu el desembolso o remitir al DNP la explicacin pertinente
por parte del representante legal de la razn por la cual se utiliza el concepto "Otros pagos", mediante oficio
debidamente firmado al correo correo rtamasivas@dnp.go.vo.
Ahora bien en el caso que el registro no corresponda producto del anlisis efectuado por la entidad se deber
realizar los siguientes pasos:
1. Para realizar el ajuste al concepto, es necesario considerar que los ajustes proceden en un perodo que se
encuentre en estado En elaboracin.
2. Para efectuar el ajuste al movimiento anterior, la entidad debe reportar un movimiento de ingreso o egreso
segn corresponda y tomar el concepto Ajuste (cancelacin de detalles reportes anteriores) y ubicar dentro
de los campos solicitados, el perodo y el movimiento que se solicita ajustar.
Posterior a la realizacin del paso anterior, se debe proceder a realizar el movimiento de INGRESO /
EGRESO corregido. Al momento de realizarlo el aplicativo generara la pregunta Este detalle de movimiento
hace parte de una correccin? Para mayor ilustracin, el procedimiento denominado ajuste, se encuentra
consignado paso a paso en el presente documento en el evento EJ-2-05.

Versin 2.0

Descripcin: Egresos registrados en la cuenta maestra a favor de la misma entidad.
Observacin: Todos los pagos efectuados desde las cuentas maestras deben corresponder a beneficiarios
de pagos producto de la ejecucin de los proyectos de inversin financiados con recursos
del SGR o a pagos en la ejecucin de recursos de Fortalecimiento, no obstante, el evento
se genera cuando se registra informacin de pagos en el aplicativo Web de cuentas SGR
donde se relaciona un beneficiario de pago y se evidencia que dicho beneficiario
corresponde a la misma entidad ejecutora de los recursos del SGR
Para Subsanar: El evento se puede derivar de dos situaciones:
La primera, que la entidad registr de forma errnea el beneficiario del pago; y
La segunda, que la entidad efectivamente adelant egresos a su favor derivados de tasas, impuestos y
gravmenes o de pago de servicios generados en el marco de la ejecucin de un proyecto de inversin, en
aquellos casos donde la entidad ejecutora desarrolla de forma directa la ejecucin de algunas actividades (como
es el caso de las universidades con servicios de diplomados o especializaciones o maestras que se realizan en
la misma universidad o casos similares).
1. En el primer caso, la entidad debe realizar el ajuste en el aplicativo Cuentas-SGR al beneficiario de pago,
registrando el que sea correcto de acuerdo con los soportes de las operaciones y en caso de encontrar
diferencias deben realizar el procedimiento denominado ajuste, consignado en el presente documento
en el evento EJ-2-05.
2. En el segundo caso, el representante legal de la entidad debe enviar comunicacin suscrita por medio
de correo electrnico a la cuenta rtamasivas@dnp.gov.co, donde se seale las razones que soportan el
egreso de recursos a favor de la misma entidad.
En todo caso, cuando dicho egreso corresponda a la ejecucin de actividades de forma directa para el
desarrollo del proyecto, el mismo debe encontrarse soportado en un contrato o acto administrativo de
ordenacin del gasto, el cual debe estar registrado en el aplicativo Gesproy-SGR, con base en el cual se
afectar el egreso en el aplicativo de Cuentas-SGR, indicando el cdigo BPIN del proyecto y el nmero de
contrato o acto administrativo de ordenacin de gasto al que corresponde el pago.

Descripcin: Cuenta maestra de Asignaciones Directas sin registro de marcacin en el mdulo web de
CUENTAS-SGR.
Observacin: El evento se genera cuando la entidad territorial no ha realizado la marcacin de la cuenta
maestra para el manejo de los recursos de asignaciones directas en el aplicativo Cuentas-

Versin 2.0
SGR, de conformidad con el numeral 3 del artculo 3 de la Resolucin 1789 de 20139

expedida por el DNP.
Para Subsanar:
1. Debe realizarse el registro de marcacin como cuenta maestra en el aplicativo web de Cuentas-SGR, para
lo cual, la entidad en un perodo que se encuentre en elaboracin, debe dar clic en la flecha para reporte de
Datos del perodo Movimientos, Embargos e Inversiones con excedentes.
2. En la pantalla que aparece dar clic en la opcin Editar,
3. Se despliega una ventana con la siguiente pregunta: para la cuenta objeto del reporte se suscribi convenio
de manejo de cuenta maestra SGR ante la entidad bancaria de acuerdo con la Resolucin DNP 1789 de
2013?, escoger opcin SI:
9Por la cual se dictan normas relacionadas con la operacin y registro de las cuentas maestras para el manejo de los recursos del Sistema General
de Regalas y se dictan otras disposiciones

Versin 2.0
4. Para completar el proceso de marcacin, el aplicativo le solicitar anexar la certificacin bancaria que
soporte la marcacin, en la que se acredite de forma expresa que la cuenta del SGR est registrada como
maestra, conforme lo dispone la resolucin 1789 de 2013 expedida por el DNP, para lo cual en la pestaa
Soportes se debe cargar la copia del respectivo documento bancario.

Descripcin: Cuenta maestra de Fondos sin registro de marcacin en el mdulo web de CUENTAS - SGR.
Observacin: El evento se genera cuando la entidad ejecutora no ha realizado la marcacin de la cuenta
maestra para el manejo de los recursos Fondos del SGR en el aplicativo dispuesto por el
DNP, de conformidad con el numeral 3 del artculo 3 de la Resolucin 1789 de 2013
expedida por el DNP.
Para Subsanar: Adelante el mismo procedimiento descrito para el evento anterior (Evento EJ-2-10).

Descripcin: Cuentas sin registro de ingresos por rendimientos financieros.
Observacin: El evento se genera por cuanto la entidad no registra ingresos por concepto de rendimientos
financieros en el aplicativo de Cuentas-SGR, sobre los recursos del SGR depositados en
cuentas bancarias.
Para Subsanar: El evento puede derivar de tres situaciones: la primera, que la entidad no est reportando en el
aplicativo de CuentasSGR los intereses generados sobre la cuenta bancaria; la segunda, que la cuenta bancaria
no est generando intereses y la tercera, que la entidad registr de manera errada el movimiento en el aplicativo.
1. En el primer caso, la cuenta bancaria del SGR genera rendimientos financieros y la entidad omiti el reporte
de informacin, por lo cual, debe realizarse el registro pertinente de dicho movimiento conforme se dispone
el Manual del Usuario del aplicativo CARGUE REPORTE DE INFORMACIN DE CUENTAS Y
EXCEDENTES DE LIQUIDEZ DE RECURSOS DEL SGR, numeral 2.1.1.1.2. Registro consolidado por tipo
de movimiento de la Cuenta Autorizada, por el tipo de movimiento de Ingresos, concepto rendimientos
financieros, el cual se encuentra publicado en el material complementario de los aplicativos, en el vnculo:
https://www.sgr.gov.co/SMSCE/CargueyReportedeInformaci%C3%B3n/MaterialcomplementarioCuentas.aspx.
2. En el segundo caso, la entidad beneficiaria o ejecutora debe realizar la gestin ante la entidad bancaria donde
se tiene la cuenta maestra del SGR, para que genere rentabilidad sobre todos los recursos depositados en
la misma, y una vez se generen, adelantar el reporte de los mismos conforme se defini en el numeral 1
anterior.
3. En el tercer caso, se debe realizar el ajuste conforme el procedimiento consignado en el presente documento
en el evento EJ-2-05.

Versin 2.0

Descripcin: Entidad designada como ejecutora por el OCAD, sin registro de cuenta maestra.
Observacin: El evento se genera cuando una entidad designada para la ejecucin de proyectos de
inversin con recursos del SGR no tiene registrada cuenta maestra para la administracin
de dichos recursos.
Para Subsanar: La entidad designada como ejecutora de recursos del Sistema General de Regalas SGR,
deber adelantar el trmite de registro de cuenta maestra ante la Direccin de la Vigilancia de las Regalas del
DNP conforme a lo establecido en el artculo 4 del Decreto 817 de 201410 compilado en el Artculo 2.2.4.1.2.2.3
del Decreto 1082 de 2015.
La entidad para efectos de la solicitud debe tener en cuenta el tipo de recursos del SGR sobre los que ha sido
designada por el OCAD como ejecutora y tener en cuenta lo siguiente:
Si los recursos aprobados corresponden a asignaciones directas la entidad debe adelantar trmite de registro
de cuenta maestra conforme a lo establecido en la Circular del DNP 007 de 2012.
En el evento que los recursos correspondan al Fondo de Desarrollo Regional FDR, Fondo de Compensacin
Regional FCR o Fondo de Ciencia, Tecnologa e Innovacin FCTI o 0,5% de Municipios Rivereos del Rio
Grande de la Magdalena y Canal del Dique, la entidad debe adelantar el trmite de registro de cuenta maestra
segn lo establecido en la Circular 041 de 201211.
Es de indicar que las mencionadas cuentas sobre las que se solicite registro, deben ser marcadas como cuentas
maestras ante la entidad bancaria, conforme lo establece la Resolucin 1789 de 2013.

Descripcin: Pagos a proyectos no registrados en GESPROY-SGR
Observacin: Dentro de la labor de Monitoreo a cargo del DNP se estableci que existen pagos reportados
en el Aplicativo WEB de Cuentas-SGR, a proyectos BPIN que no han migrado al sistema
Gesproy-SGR.
Para Subsanar: La entidad debe adelantar las gestiones ante la Secretara Tcnica del OCAD donde se aprob
el proyecto, de tal forma que a travs de sta se registre en el aplicativo SUIFPSGR la informacin de aprobacin
de dicho proyecto, para que de esta manera el proyecto en cuestin migre al Gesproy-SGR y as la entidad pueda
proceder a la actualizacin del registro de informacin en ste aplicativo.
10 Por el cual se modifican parcialmente los decretos 1949 de 2012 y 414 de 2013 y se dictan otras disposiciones, en relacin con el Sistema General
de Regalas
11 Orientaciones para el manejo de los recursos de funcionamiento del Sistema General de Regalas distribuidos por la Comisin Rectora y reporte de
informacin al Sistema de Monitoreo, Seguimiento, Control y Evaluacin- SMSCE del SGR

Versin 2.0

Descripcin: Proyectos aprobados en SUIFP-SGR sin registro de ejecutor designado.
Observacin: Los proyectos de inversin que se financien con cargo al Sistema General de Regalas sern
ejecutados por quin designe el respectivo OCAD, con estricta sujecin al rgimen
presupuestal definido en esta Ley y al de contratacin pblica y aplicable y el ejecutor
garantizar la correcta ejecucin de los recursos asignados al proyecto de inversin, as
como el suministro y registro de la informacin requerida por el SMSCE 12
el registro del ejecutor e interventor del proyecto o proyectos aprobados.
Para SUBSANAR:
1. Ingresar al aplicativo SUIFP-SGR con su usuario y contrasea. En el enlace https://suifp-sgr.dnp.gov.co.
2. Escoger el Rol Secretara Tcnica.
3. Seleccionar el men Trmites.
4. Dar clic en la opcin Ejecutor e interventor.
12 Ley 1530 de 2012, artculo 28. Ejecucin de Proyectos de Inversin.


Versin 2.0
5. Se despliega una ventana con dos opciones (Se refiere a la primera vez que se va a asociar
un ejecutor) (Se refiere al cambio de un ejecutor ya asociado), como lo que se desea es
asociar ejecutor, dar clic en la opcin Asociar.
Ingreso BPIN de
proyecto.
Clic
6. Se despliega una ventana de bsqueda de proyectos, digite el cdigo BPIN del proyecto (o puede utilizar
alguna opcin de bsqueda) y de clic en lo binculos
7. Dar clic en el lpiz para acceder a la informacin del proyecto.

Versin 2.0
8. Aparece una ventana para ingresar la informacin del ejecutor que corresponde al NIT y al Nombre del
Ejecutor para proceder a la bsqueda del mismo, es suficiente con diligenciar unos de los dos y dar clic
en los binculos de bsqueda. 13
Ingreso de la
informacin del
ejecutor
9. Se reflejarn en la parte inferior de la pantalla las opciones de ejecutores relacionados con los criterios
de bsqueda que ha ingresado.
13
Se recomienda buscar el Ejecutor por nombre con el filtro Contenga. Por ejemplo si desea buscar al municipio de San Jos de Pare, debe
seleccionar en la opcin de criterios de bsqueda Contenga y en el nombre del ejecutor Pare.

Versin 2.0
10. Dar clic en el lpiz para el ejecutor de su proyecto; el aplicativo le mostrar la eleccin de
ejecutor que ha realizado y le preguntar si el interventor es el mismo que el ejecutor donde usted podr
responder si o no segn sea el caso.
11. Por ltimo da clic en la opcin que le ofrece el sistema.
Si ha ejecutado correctamente la operacin el sistema le mostrar un mensaje que le indica La operacin se

realiz con xito.

Versin 2.0
Asociar interventor diferente al ejecutor
Si en la asociacin de interventor seala la opcin No, el sistema le desplegar una ventana para digitar un
criterio de bsqueda del respectivo interventor para ser asociado:
1. De clic en binculos de bsqueda y aparecer en la parte inferior el interventor con el criterio que ha
elegido.
2. Dar clic en el lpiz para que le salga la opcin de Asociar.
3. Dar clic en la opcin de Asociar.

Versin 2.0
4. ALERTAS GENERADAS HASTA EL CUARTO TRIMESTRE DE 2014

A continuacin se detallan los eventos identificados hasta el cuarto trimestre del 2014 y que fueron eliminados
del listado de alertas para los perodos posteriores al mencionado. Cabe resaltar que los eventos generados
con anterioridad al periodo en mencin, continuarn visualizndose a la entidad y slo sern retirados
una vez se subsane por la entidad el hecho que los gener.

Descripcin: Entidades territoriales con asignacin de recursos y sin registro de aprobacin de proyectos
Observacin: Este evento se genera cuando existen entidades que tienen presupuesto asignado del SGR,
pero no se ha registrado en SUIFP-SGR la aprobacin de proyectos con cargo a estos
recursos.
Para Subsanar: Dado que es una Evento de tipo informativo el representante legal de la entidad debe enviar
respuesta mediante correo electrnico a la cuenta rtamasivas@dnp.gov.co confirmando que efectivamente
cuenta con los recursos de asignaciones del SGR y no ha hecho uso de los mismos, o en el evento que se hayan
aprobado proyecto con cargo a estos, registrar tal aprobacin el aplicativo SUIFP-SGR, a travs de la Secretara
Tcnica del OCAD.

Descripcin: Proyectos con registro de pagos en CUENTAS-SGR que muestran porcentaje de avance
financiero superior al 100%
Observacin: Este evento se genera cuando sumatoria del valor de los pagos registrado al proyecto (a
travs del aplicativo de Cuentas-SGR, para los recursos del SGR o manuales en el Gesproy-
SGR para los recursos de cofinanciacin diferentes de SGR) son superiores al valor del
proyecto.
Para Subsanar:
1. Inicialmente verifique en la pestaa Proyecto que las fuentes de financiacin correspondan a los valores
aprobados por el OCAD. Si la informacin no es correcta contine con el numeral 2.
2. En caso contrario se debe acudir a la Secretara Tcnica del OCAD y solicitar se realice la correccin
correspondiente en el aplicativo SUIFP-SGR, de tal forma que la informacin de tales fuentes se
corresponda con lo registrado en el acuerdo de aprobacin del proyecto.

Versin 2.0
3. Verifique que los pagos realizados al proyecto (en la opcin Pagos del Contrato ingresando por el botn
de Detalle que se encuentra en la pestaa Contratos) se encuentren registrados de manera correcta
y debidamente actualizados.
Recuerde que los pagos con recursos del SGR (Fondos de Compensacin Regional, Fondo de
Desarrollo Regional y recursos de Asignaciones Directas y 0,5% de Municipios Rivereos del Rio Grande
de la Magdalena y Canal del Dique) se registran en el aplicativo Cuentas-SGR, de donde migran al
Gesproy-SGR, conforme a la circular externa 002 del 8 de noviembre de 2012 expedida por el DNP.
Los pagos con recursos del SGR cuya fecha sea previa al 1 de marzo de 2013 y los pagos efectuados
con fuentes de financiacin diferentes del SGR (independientemente de la fecha de realizacin) deben
registrarse desde el aplicativo Gesproy-SGR, ingresando por el botn de Detalle que se encuentra en
la pestaa Contratos Proyecto.

Versin 2.0
Verifique si la sumatoria de los pagos reportados en cada contrato equivale a los pagos realizados a la
fecha, en caso contrario se deben validar las situaciones sealadas en los numerales 3, 4 y 5 siguientes.
4. Si ha registrado un mismo pago en el aplicativo de Cuentas-SGR y de forma manual en el Gesproy-SGR,

debe realizar el ajuste correspondiente de acuerdo a su fuente de financiacin, conforme a las reglas
definidas en el numeral 2 anterior.
5. Si se evidencian inconsistencias en los pagos registrados en el aplicativo Cuentas-SGR, se deben

realizar los ajustes en dicho aplicativo, conforme los pasos consignados en el en el evento EJ-2-05.
Recuerde verificar para aquellos contratos sobre los que se realizaron pagos de anticipos que fueron
registrados en el aplicativo, que en los pagos siguientes se haya afectado debidamente la amortizacin
de tal anticipo.
6. Si por el contrario, la inconsistencia se presenta en los pagos registrados en el aplicativo Gesproy-SGR,

deben realizarse los respectivos ajustes con el perfil Elabora y Revisa.

Descripcin: Proyectos con giro de recursos de Fondos SGR sin registro de informacin en Gesproy
SGR
Observacin: Este evento se genera cuando se evidencia giros de recursos del SGR por el Ministerio de
Hacienda y Crdito Pblico sobre proyectos que no han migrado desde el aplicativo SUIFP
a Gesproy-SGR.
Para Subsanar: La situacin debe validarse con la Secretara Tcnica del OCAD que en principio aprob el
proyecto, para que de encontrarse aprobado, tal aprobacin se registre en el aplicativo SUIFP-SGR (con fuentes
de financiacin) junto con la definicin de la entidad pblica designada para la ejecucin, de tal forma que dicha
informacin pueda migrar al aplicativo Gesproy-SGR.

Versin 2.0

Descripcin: Cuenta con registro de medida cautelar.
Observacin: El evento se genera cuando se presentan embargos sobre los recursos del SGR
depositados en las cuentas maestras autorizadas o registradas.
Para Subsanar: Este evento se puede derivar de dos situaciones: la primera, que la entidad registr de forma
errnea el concepto de egreso egreso por medidas cautelares; y la segunda, que sobre los recursos del SGR
en las cuentas de la entidad efectivamente se presentaron medidas cautelares de embargo.
2. En el primer caso se debe realizar el ajuste del registro en dicho aplicativo, conforme los pasos
consignados en el presente documento en el evento EJ-2-05
3. En el segundo caso, con base en el principio de inembargabilidad de los recursos del SGR dispuesto en
el artculo 70 de la Ley 1530 de 2012, la entidad debe adelantar las gestiones pertinentes para que se
levante la medida cautelar de embargo. Una vez la medida cautelar sea levantada y los recursos del
SGR sean devueltos a la entidad, se debe registrar en el aplicativo de Cuentas-SGR el movimiento de
Ingreso a travs del concepto Reintegro medidas cautelares.
En este sentido, para que el evento no se contine generando, el valor del ingreso por reintegro de
medidas cautelares debe ser al menos igual al egreso generado en su momento por el embargo de los
recursos.

Recursos asignados para el fortalecimiento de la gestin y reporte de informacin al
Descripcin:
SMSCE sin registro de pagos en CUENTAS-SGR.
Observacin: El evento se genera cuando se asignan recursos para la gestin en reporte de informacin
del SMSCE y no se registran pagos por este concepto.
Para Subsanar:
4. Se debe revisar si la entidad ha constituido compromisos con cargo a los recursos asignados para
atender el fortalecimiento del SMSCE
5. En caso de ser afirmativo el punto anterior se debe revisar si la entidad a la fecha ya ha ejecutado pagos
con cargo a esos recursos.
6. Se deben revisar que los pagos registrados con cargo a los recursos asignados para atender el
fortalecimiento del SMSCE, se asocien al mismo.

Versin 2.0

Pagos registrados en CUENTASSGR por valor superior al monto asignado para el
Descripcin:
fortalecimiento de la secretara tcnica del OCAD.
Observacin: El evento se genera cuando los pagos registrados de recursos para el fortalecimiento de la
secretara tcnica del OCAD superan el monto asignado del mismo.
Para Subsanar:
fortalecimiento de la secretara tcnica del OCAD, correspondan a dicho concepto.
2. En caso contrario si se registraron pagos que no corresponden al concepto, se debe realizar el respectivo
ajuste.

Recursos asignados para el fortalecimiento de la secretara tcnica del OCAD sin registro
Descripcin:
de pagos en CUENTAS-SGR.
Observacin: El evento se genera cuando se asignan recursos para el fortalecimiento de la secretara
tcnica del OCAD y no se registran pagos por este concepto.
Para Subsanar:
1. Se debe revisar si la entidad ha constituido compromisos con cargo a los recursos asignados para
atender el fortalecimiento de la secretara tcnica del OCAD
2. En caso de ser afirmativo el punto anterior se debe revisar si la entidad a la fecha ya ha ejecutado pagos
con cargo a esos recursos.
fortalecimiento de la secretara tcnica del OCAD, se asocien al mismo.

Versin 2.0
5. GENERACIN DEL REPORTE ALERTAS SMSCE EN GESPROY SGR

En la pgina de ingreso a los mdulos seleccionar dar clic en el botn denominado Reportes Especficos de
Excel.
En la ventana emergente denominada Reportes especficos Excel desplegar la lista de Consulta a ejecutar
y seleccionar la opcin Alertas SMSCE y en las opciones de parmetros del reporte seleccionar departamento
y nombre de la entidad. Finalmente dar clic en el botn generar archivo.

Versin 2.0
En el archivo de Excel que se genera se puede consultar la informacin de los eventos como el perodo de
generacin, estado, cdigo, descripcin, entre otros.
Para conocer los eventos que actualmente tiene la entidad sin subsanar realice los siguientes pasos en el archivo
de Excel que gnero:
1. Seleccione la fila 2 y en el men Datos active la opcin FILTRO
2. En la columna C en la opcin ESTADO filtre seleccionando SIN SUBSANAR y de clic en el botn

Aceptar

Versin 2.0
3. Tenga en cuenta que los eventos cambian de estado a Subsanada dependiendo de su Tipo de
Generacin. Los eventos de generacin Automtica cambian de estado aproximadamente 48 horas
despus de ajustar las variables en los aplicativos y se puede consultar la fecha de subsanacin en la
columna D.

Versin 2.0
6. ASISTENCIA
En el evento que la informacin contenida en el presente documento sea insuficiente para la solucin de la alerta,
para efectos de la asistencia y orientacin puede comunicarse a travs de la mesa de ayuda, a cualquiera de las
sedes del SMSCE del DNP en el pas, o con el Equipo de Monitoreo de la SMSE de la Direccin de Vigilancia de
las regalas as:
MESA DE AYUDA DNP (NIVEL 1)

Correo Electrnico infosgr@dnp.gov.co
Telfono: 3815000 Ext .: 3924, 3971, 3972, 3973, 3974
Sedes DNP en el pas (NIVEL 2):
REGIONAL CARIBE I
(La Guajira, Cesar, Magdalena, Atlntico)
Direccin Sede: Calle 15 No. 3-25 Piso 7 Edificio BCH, Santa Marta
Telfono Fijo: 075-4230570 Santa Marta
Usuarios Skype: SMSCE.CARIBE.01 y SMSCE.CARIBE.01-
REGIONAL CARIBE II
(Crdoba, Sucre, Bolvar y San Andrs Islas)
Direccin Sede: Carrera 5a No. 63-15 Of. 302 Edificio Bancolombia. Montera
Telfono Fijo: 094-7892848 Montera
Usuarios Skype: SMSCE.CARIBE.02 y SMSCE.CARIBE.02-
REGIONAL PACIFICO
Direccin Sede: Calle 6 No. 1 - 42 Piso 5 Edificio Torre Centenario. Cali
Telfono Fijo: 3116007805 / 2- 6606969 - Cali
Usuarios Skype: SMSCE.PACIFICO.01 y SMSCE.PACIFICO.02
REGIONAL EJE CAFETERO

Direccin Sede: Carrera 43 A No. 1 Sur-220 Of. 601, Edificio Porvenir. Barri El Poblado. Medelln
Telfono Fijo: 074-2669652 Medelln
Usuarios Skype: SMSCE.EJECAFETERO.01 y SMSCE.EJECAFETERO.02

Versin 2.0
REGIONAL CENTRO ORIENTE

Direccin Sede: Carrera 26 No. 36-14 Piso 9 Edificio Fnix. Bucaramanga
Telfono Fijo: 7-6804285 Bucaramanga
Usuarios Skype: SMSCE.CENTROORIENTE.01 y SMSCE.CENTROORIENTE.02
REGIONAL CENTRO SUR

Direccin Sede: Carrera 7 No. 7-06 Edificio Sptima Avenida. Neiva
Telfono Fijo: 8-8715795 Neiva
Usuarios Skype: SMSCE.CENTROSUR.01, SMSCE.CENTROSUR.02 y SMSCE.CENTROSUR.03
REGIONAL LLANOS
Direccin Sede: Calle 39 No 30 A-43 Piso 2. Villavicencio
Telfono Fijo: 3175125638 / 078-6730581 Villavicencio
Usuarios Skype: SMSCE.LLANOS.02
Equipo de Monitoreo Bogot (NIVEL 3):
EQUIPO DE MONITOREO Y ANLISIS DE INVERSIONES SGR

Direccin: Calle 26 No. 13 19. Edificio Fonade Piso 10. Bogot D.C.
Rol Consultor Telfono Correo
Coordinador Arbey Avendao Castrilln 3815000 Ext 1016 aavendano@dnp.gov.co
Anlisis Regional Consultor Telfonos Correo
Caribe I Oscar Fabian Paez R. 3815000 Ext 1018 opaez@dnp.gov.co
Caribe II Lucy Carrillo Diaz 3815000 Ext 1015-1001 lcdiaz@dnp.gov.co
Pacifico Alexander Rodriguez 3815000 Ext. 1015-1013 a0rodriguez@dnp.gov.co
Eje Cafetero Alba Barrera Castro 3815000 Ext. 1015-1000 abarrera@dnp.gov.co
Centro Oriente Constanza Raquel Salazar 3815000 Ext. 1015-1000 crsalazar@dnp.gov.co
Centro Sur Ruth Katerine Oliveros 3815000 Ext. 1015-1000 roliveros@dnp.gov.co
Llanos Neila Consuelo Ruiz 3815000 Ext. 1015-1000 nruiz@dnp.gov.co
Cuentas - FUT Yahir Giovanny Ostos Naranjo 3815000 Ext. 1007-1052 yostos@dnp.gov.co
Cuentas FUT Ezequiel Lopez Bravo 3815000 Ext. 1007-1052 ebravo@dnp.gov.co
Cuentas - FUT Juan Carlos Castaeda Mendoza 3815000 Ext. 1007-1052 jmendoza@dnp.gov.co

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GUA PARA SOLUCIN DE ALERTAS Fecha: 20 / 05 / 2016

GUA PARA SOLUCIN DE ALERTAS

Departamento Nacional de Planeacin

DVR SMSE - Equipo de Monitoreo Pgina 1 de 64

DVR SMSE - Equipo de Monitoreo Pgina 2 de 64

3.3. ALERTA POR INFORMACIN INCOMPLETA.................................................................... 39

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Corresponde al Departamento Nacional de Planeacin - DNP administrar el Sistema de Monitoreo, Seguimiento,

1 Por la cual se regula la organizacin y el funcionamiento del Sistema General de Regalas.

DVR SMSE - Equipo de Monitoreo Pgina 4 de 64

DVR SMSE - Equipo de Monitoreo Pgina 5 de 64

A continuacin se describen los tres tipos de alertas de monitoreo:

Nmero de Eventos segn Tipo de Alerta, Destinatario y Herramienta de Informacin

Ejecutor de Proyectos o Recursos

ICO Informacin incompleta 8 7 1 16

DVR SMSE - Equipo de Monitoreo Pgina 6 de 64

Periodicidad de Generacin y subsanacin

Para los Eventos automticos la periodicidad de generacin es diaria. Es decir, mediante

Es de resaltar que el proceso diario se interrumpe trimestralmente, cuando se adelanta el proceso

Para los Eventos manuales la periodicidad de generacin es mensual. Es decir, mediante

Proceso de Comunicacin de las alertas

ESTADOS DE LOS EVENTOS

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3. DESCRIPCIN DE LAS ALERTAS

3.1. ALERTA POR NO REPORTE DE INFORMACIN

Cdigo Evento EJ-1-01 (Automtica)

Nota: Se recomienda que el registro de informacin se realice de manera secuencial cronolgica.

Cdigo Evento EJ-1-02 (Automtica)

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Una vez ingresada la informacin de clic al botn GUARDAR.

Si el proyecto se encuentra en estado terminado, contine aprobando y enviando la informacin

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Cdigo Evento EJ-2-01 (Automtica)

4 Circular No. 002 del 8 de noviembre de 2012

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Cdigo Evento EJ-2-02 (Automtica)

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Cdigo Evento EJ-3-01 (Manual)

Cdigo Evento EJ-3-02 (Manual)

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Cdigo Evento EJ-3-03 (Manual)

Cdigo Evento EJ-3-04 (Manual)

Cdigo Evento EJ-5-01 (Manual)

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Al igual que los instructivos de diligenciamiento en el vnculo:

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3.2. ALERTA POR INFORMACIN INCONSISTENTE

Cdigo Evento EJ-1-09 (Automtica)

1. Ingrese a la pestaa Contratos

2. De clic en el icono binculo en la margen izquierdo del contrato.

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DVR SMSE - Equipo de Monitoreo Pgina 18 de 64

Cdigo Evento EJ-1-11 (Automtica)

1. Verifique en la pestaa de Planeacin, el horizonte de ejecucin programado que actualmente tiene

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3. Si el ltimo mes de la programacin registrada en el Gesproy-SGR es inferior (pasado) frente a la fecha de

Cdigo Evento EJ-1-14 (Automtica)

1. En el primer evento, cuando el contrato no se encuentra registrado en el aplicativo Gesproy-SGR, en la

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2. Para el segundo caso se debe verificar en el aplicativo Cuentas-SGR, mdulo de Homologacin de

Cdigo Evento EJ-1-15 (Automtica)

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