Curso: Contabilidad I

Clase 1

INTRODUCCION A LA CONTABILIDAD
La Contabilidad es una herramienta fundamental en el desarrollo de las
organizaciones.

Se encarga de analizar y valorar los resultados econmicos que obtiene una

determinada institucin, empresa u organizacin.

Tambin planifica y recopila los procedimientos de control para establecer el

cumplimiento de los objetivos empresariales.

Otra funcin importante es la de registrar y clasificar las operaciones de la

empresa, para as informar los hechos econmicos en forma pertinente, permitiendo
ejecutar las tareas segn los procedimientos preestablecidos todo bajo la
supervisin del contador.

DEFINICION DE LA CONTABILIDAD
La Contabilidad es un sistema basado en conjuntos de principios, normas y
procedimientos. Los cuales permiten registrar de forma ordenada y detallada los
hechos econmicos y financieros de una gestin empresarial. Con el propsito de
emitir estados financieros para su posterior anlisis e interpretacin, lo que permite
la toma de decisiones.
IMPORTANCIA DE LA CONTABILIDAD
Uno de los aspectos fundamentales que toda compaa debe de mantener con
excelencia es el sistema contable por diversos motivos que trataremos en este
artculo. La importancia de la contabilidad no debe ser vista nicamente como un
requisito legal o impositivo a cumplir, sino es fundamental descubrir el verdadero
objetivo de la misma.
La principal funcin de un sistema contable es permitir a los usuarios tomar
decisiones acertadas, esto significa que, mediante la contabilizacin de todos los
hechos susceptibles de tener importancia financiera y econmica en una empresa,
nos es posible decidir si tenemos que invertir, aumentar el stock, reducir gastos,
cobrar cuentas pendientes, pagar saldos a proveedores, fijar polticas de precio y
un sin nmero de otras decisiones que tomamos a partir de esta informacin que
nos brinda.
Al carecer de esta informacin confiable y precisa las decisiones se toman en un
contexto de incertidumbre lo que puede ocasionar resultados no deseados en la
gestin de la compaa.
A continuacin, vamos a enumerar razones de porque es importante llevar una
contabilidad adecuada
1) Administrar el negocio y hacerlo crecer
Con los datos de los registros y proyecciones es posible conocer bien cada aspecto
de nuestra compaa y tomar decisiones para maximizar las utilidades y reducir los
costos. En compaas grandes es mayor la necesidad de registrar y analizar la
informacin que nos proveen estos registros.
2) Conocer el pasado, presente y futuro de la empresa
La contabilidad moderna no solo se basa en los hechos histricos del pasado, sino
tambin acta en el presente y tambin puede realizar proyecciones a futuro sobre
el comportamiento de variables importantes como las ventas, costos, inversiones,
ganancias, etc.
3) Mantener la empresa en marcha
La importancia de la contabilidad hace posible mantener el ciclo de negocio en
funcionamiento en tiempo y forma. Este ciclo est compuesto por las transacciones
de compra, venta, cobros y pagos que toda firma realiza.
4) Permite estar organizado con clientes y proveedores
A travs de ella podemos saber la cantidad de existencia de mercaderas que
poseemos, el momento para solicitar reposiciones y la deuda que tenemos con los
proveedores de las mismas. Por otro lado, podemos conocer cunto y quienes nos
deben dinero por las ventas realizadas, deudores morosos y en gestin judicial, e
incluso realizar previsiones para deudores incobrables.
5) Determinar si ganas o pierdes dinero
La nica forma de saber si tu firma es rentable es conociendo los balances
generales y de resultado que arrojan si los ingresos superaron los costos y gastos
que posees.
6) Encontrar informacin y documentacin importante
En el caso de que algn cliente o proveedor le discuta sobre alguna factura o precio
de venta, si ests organizado puedes buscar el comprobante y la documentacin
correspondiente para despejar todo tipo de dudas.
7) Permite obtener prstamos en bancos e instituciones financieras
Los bancos lo primero que quieren saber es la posicin econmica y financiera de
una empresa, cuanto es el valor de sus bienes, si se encuentra endeudada y si
obtiene ganancias o prdidas por su actividad. Contar con una buena contabilidad
facilita la obtencin de prstamos de capital.
8) Cumplir con las obligaciones tributarias y fiscales
Para mantener un registro de todas las operaciones y luego calcular el impuesto de
acuerdo con la legislacin fiscal, es necesario llevar un sistema contable que
permita saber cunto tienes que pagar de impuestos y en el caso de una disputa
con el fisco aclarar la realidad.
9) Cumplir con la ley
Las leyes que regulan la formacin de sociedades y empresas de capitales
requieren que se lleven registros de las operaciones econmicas de la misma e
incluso suelen solicitar el cumplimiento de algunas formalidades de los libros
contables y la presentacin de balances generales por lo menos 1 vez al ao.
10) Inversores
Permite a los inversores conocer que porcentaje de participacin poseen en la
compaa y a donde se destinan los fondos que ellos invierten y las ganancias que
van a distribuirse.
11) Reducir costos
Al conocer el detalle de los costos, gastos e ineficiencias se puede aplicar polticas
destinadas a reducirlos.
12) Controlar
Uno de los puntos ms sobresalientes sobre la importancia de la contabilidad es
establecer un sistema de control que facilite conocer los bienes con los que cuenta
la empresa, salvaguardarlos y custodiarlos de manera adecuada al igual que los
fondos en efectivo y dems documentos comerciales importantes.
13) Realizar Auditoras
Sobre la base de la registracin contable se aplican las auditoras externas de
balances para que un contador independiente emita una opinin sobre si la
informacin contenida en los mismos es razonable o no. Estos informes de auditor
transmiten confianza a los dems interesados de la comunidad para que puedan
tomar sus decisiones con respecto a esos datos. Por ejemplo: conceder o no un
prstamo, invertir o no en esa firma, etc.
14) Comparaciones
Al mantener registro de todos los aos y ejercicios comerciales de una compaa a
lo largo de su vida, estos datos pueden compararse con los de periodos pasados y
saber si los valores mejoraron o empeoraron o si creci o no la firma.
15) Anlisis de Balances
Como sabemos el resultado final e importancia de la contabilidad es plasmar en los
balances generales toda la informacin del periodo econmico. Con estos balances
es posible realizar ciertos anlisis que permiten obtener datos muy importantes y
que se basa en el clculo de ratios, tendencias, razones y cocientes que
proporcionan informacin til para conocer la situacin econmica y financiera. Por
ejemplo, se puede determinar el ndice de solvencia, liquidez, rentabilidad,
endeudamiento, entre otros.

TIPOS O CLASES DE CONTABILIDAD

1. Contabilidad financiera: la cuantificacin de los registros de las transacciones
para la emisin de los estados financieros se rige por las normas de
presentacin, con el fin de facilitar el anlisis de las transacciones a travs
de la informacin de un ente econmico, ya sea fsico o jurdico.
2. Contabilidad administrativa: este tipo no difiere de la contabilidad financiera,
no obstante, se le incorporan una serie de reportes intrnsecos obligatorios
para la utilizacin interna de cada una de las entidades econmicas,
necesarios para la adecuada toma de decisiones. La contabilidad
administrativa no se sujeta en operatividad a ningn tipo de normativa
aplicable al registro, ya que es de carcter interno.
3. Contabilidad gubernamental: En Costa Rica, las instituciones del Estado se
encargan de la contabilidad gubernamental, para esto se han establecido el
uso de las Normas Internacionales de Informacin Financiera para el Sector
Pblico (NICSP).
4. Contabilidad fiscal: es similar a la financiera en cuanto a revelacin y registro,
sin embargo, se realiza para cumplir con el deber formal ante la
Administracin Tributaria, se rige por los conceptos enmarcados en la Ley de
Impuesto sobre la Renta de Costa Rica (Ley 7092).

Deberes y Obligaciones del departamento de

contabilidad
 Procesar, codificar y contabilizar los diferentes comprobantes por concepto
de activos, pasivos, ingresos y egresos.
Verificar que las facturas recibidas en el departamento contengan correctamente
los datos fiscales de la empresa que cumplan con las formalidades requeridas.
Registrar las facturas recibidas de los proveedores.
Revisar el clculo de las planillas de retencin de Impuesto sobre la renta del
personal emitidas por los empleados, y realizar los ajustes en caso de no cumplir
con las disposiciones.
Llevar mensualmente los libros generales de Compras y Ventas, mediante el
registro de facturas emitidas y recibidas a fin de realizar la declaracin de IVA.
Elaborar los comprobantes de diario, mediante el registro oportuno de la informacin
siguiendo con los Principios Contables Generalmente Aceptados, al objeto de
obtener los estados financieros.
Llevar libros contables (Diario, mayor e inventarios).

Obligaciones

Revisar que se cumplan con los principios de contabilidad de aceptacin general.

Cuidar el resguardo y mantenimiento de la confidencialidad de la informacin
suministrada por la organizacin y por el cliente

Usuario de la informacin contable

Entre los muchos usuarios que puede tener la informacin contable, los ms
importantes podran ser los siguientes:
1) Directivos de la empresa. Sin duda el usuario ms importante de la
informacin contable es el directivo, el administrador de la empresa, pues es este
quien toma las decisiones, y stas deben estar tomadas con base a la informacin
ofrecida por la contabilidad. El gerente, jefe de departamento, etc., deben conocer
muy bien su empresa o departamento, y esto se logra con la informacin que le
suministra la contabilidad.
2) Asesores de la empresa. Los asesores de la empresa, internos o externos,
como asesores jurdicos, tributarios, comerciales, de mercadeo, en finanzas, entre
otros, requieren de la informacin contable para poder emitir un concepto con
bases slidas.
3) Socios. Los socios de la empresa son unos usuarios de la informacin contable
muy importantes, y como todo socio espera obtener buena rentabilidad de su
inversin, estos usuarios estn muy pendientes del comportamiento financiero y
operativo de su empresa, informacin que naturalmente es suministrada por la
contabilidad.
4) Inversionistas. Para el caso de las empresas que cotizan en bolsa, los
posibles inversionistas son usuarios constantes de la informacin contable, puesto
que con base a ella se puede anticipar de alguna forma el comportamiento futuro
de la empresa, lo que le servir de base para decidir comprar o vender sus
acciones.
5) Proveedores. Los proveedores son usuarios de la informacin contable muy
interesados por conocer la estabilidad financiera de la empresa y su capacidad de
pago. Ningn proveedor realizar inversiones cuantiosas en una empresa en la
que no pueden determinar la seguridad de su inversin, y esto slo es posible con
la informacin suministrada por la contabilidad.
6) Entidades financieras. Al igual que los proveedores, las entidades financieras
estn muy interesadas en conocer la realidad financiera de la empresa, y, de
hecho, lo primero que solicita un banco es precisamente los estados financieros.
7) Entidades de control estatales. Las entidades estatales de control, y muy
especialmente las que administran los impuestos, son usuarias muy asiduas y
exigentes de la informacin contable, tanto que tienen la facultad de incidir sobre
la forma como se debe generar esa informacin, puesto que buscan garantizar
que esa informacin satisfaga sus necesidades.
8) Empleados. Eventualmente los empleados pueden ser usuarios de la
informacin contable, en la medida en que algunos se pueden interesar por las
obligaciones que tienen con la empresa, o las obligaciones que la empresa tiene
con ellos, y en las empresas donde a los empleados se les entregan acciones
como una prima de productividad, con mayor razn estn interesados en la
informacin contable.
PREPARACION Y PRESENTACION DE LA
INFORMACION CONTABLE Y FINANCIERA

AJUSTES DE ASIENTO
se realizan al final de cada periodo contable y tiene como objetivo actualizar las
cuentas de ingresos y gastos para que estn adecuadamente enfrentados los
ingresos del periodo con todos los gastos que se generaron para la obtencin de
ste.

TRANSACCIONES QUE REQUIEREN AJUSTES

Ingresos y Gastos acumulados: causados no pagados

Ingresos y Gastos Diferidos: pagados por anticipado
Depreciaciones y amortizaciones
Correccin de errores y omisiones

BALANCE DE PRUEBA AJUSTADO

procedimiento que permite verificar que los ajustes de asiento hayan quedado
correctamente elaborados.

El propsito fundamental de este es comprobar la ecuacin fundamental de la

contabilidad en la cual verificamos que el sumatorio total de los dbitos sea igual
al total de la sumatoria de los crditos. Este balance de prueba permite mostrar los
saldos de las cuentas tanto nominales como reales para la elaboracin del estado
de resultados y del balance general respectivamente.

ASIENTOS DE CIERRE
Cuando se hace el cierre contable al finalizar el periodo contable, se deben
elaborar los respectivos asientos contables de cierre.

Estos asientos contables tienen como objetivo la cancelacin de las cuentas de

resultado contra la cuenta de prdidas y ganancias.
El procedimiento de los asientos de cierre implica que las cuentas temporales con
saldo dbito como los gastos, se deben acreditar por el mismo valor contra la
cuenta de ganancias y prdidas, mientras que las cuentas temporales con saldo
crdito, debern debitarse por el mismo valor contra la cuenta de ganancias y
prdidas. Esta tambin es una cuenta temporal que deber cerrarse al finalizar el
perodo contable

HOJA DE TRABAJO
herramienta utilizada para la elaboracin de la informacin contable de la empresa
que permite:
Ajustar las operaciones antes de registrar los ajustes.
Distribuir los saldos de las cuentas ajustadas por columnas dependiendo esta
distribucin del objetivo que persiga: la elaboracin del estado de resultado o del
balance general.
Calcula y prueba la exactitud matemtica de la utilidad neta.

PERIODO CONTABLE las operaciones econmicas de una empresa se deben

reconocer y registrar en un determinado tiempo, que por regla general es de un ao,
que va desde el 01 de enero a 31 de diciembre, aunque se puede tambin trabajar
con periodos de tiempo diferentes como el mes, semestre, trimestre. El perodo
contable es el lapso en el cual una empresa puede cuantificar los resultados de su
operacin.

Existen dos tipos de periodos contables:

- Ao natural, que va de enero a diciembre

- Ao comercial: que va desde octubre a setiembre.

FINALIZACION DEL PERIODO CONTABLE: Al finalizar un periodo contable, se

debe proceder a cerrar las cuentas de resultado para determinar el resultado
econmico del ejercicio o del periodo que bien puede ser una prdida o una utilidad.
y a la preparacin de los Estados Financieros.

Documentacin comercial como fuente de informacin

Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en
los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad
mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizados y las disposiciones
de la ley. Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control de
todas las acciones que se realizan en una compaa o empresas.
Estos documentos permiten controlar las operaciones practicadas por la empresa o
el comerciante y la comprobacin de los asientos de contabilidad
Clasificacin:
a) De uso externo Los comprobantes externos son aquellos emitidos
fuera de la empresa y luego recibidos y conservados en la empresa.
Ej.: facturas de compras, recibos de pagos efectuados, etc.
b) Los comprobantes internos son los documentos emitidos en la
empresa que pueden entregarse a terceros o circular en la misma
empresa. Ej.: facturas de ventas, recibos por
cobranzas, presupuestos, vales.

Empresas comerciales
Son aquellas que compran los productos terminados de una empresa a ciertos
costos y sin hacerle ninguna modificacin al producto lo venden como lo
adquirieron al consumidor, solo le incluyen un margen de utilidad, por ejemplo;
abarrotes, supermercados, etc.

Empresas de servicios
Las empresas de servicios han existido siempre. Su labor ha sido fundamental
para el acompaamiento y el aprovisionamiento de sectores de la industria y el
desarrollo.
Como su nombre indica, la principal caracterstica es que proporcionan servicios,
es decir, elementos no tangibles que cubren necesidades especficas. Los
ejemplos ms habituales los encontramos en sectores como la electricidad, el
agua, el gas, el transporte de mercancas, las comunicaciones, la cultura, el
espectculo, los hoteles o el turismo, entre otros.