Guia da NFC-e ECF

legislao
FISCO
PAF

no Ponto
de Venda

1
Introduo
Todos os anos milhares de brasileiros se tornam
empreendedores do varejo. O incio desafiador, dado aos
inmeros detalhes com que tem de se preocupar: a obra da
loja e a sua posterior montagem, incluindo as mquinas e
equipamentos; o recrutamento da equipe de colaboradores; a
determinalo do mix de produtos; a seleo dos fornecedores;
a escolha do contador; a escolha do software. Enfim, uma
maratona que culmina com a inaugurao de sua loja, mas que
no termina nunca!
Trataremos ao longo deste e-book dos impactos fiscais no
PDV Ponto De Venda local sagrado do varejo, no qual o
cliente finaliza a sua experincia de compras e o varejista sonha
com o retorno dele. Ser que diante de tanta coisa para decidir,
acompanhar e cobrar, sobra tempo para entender sobre algo
que somente vir depois da inaugurao? Se o varejista s
pensa no momento de comear a vender, no seria o momento
de conhecer os aspectos fiscais que influenciam o processo de
venda, mesmo antes da abertura da loja?
Ao longo dos anos, observamos uma legislao cada vez
mais abrangente e uma fiscalizao crescente, exigindo
mais profissionalismo e impondo uma srie de obrigaes
e exigncias para todas as partes envolvidas: varejistas,
contadores e desenvolvedores de software (software houses).
Pois l no PDV que acontece a venda com a gerao da
receita da empresa. E a, ao mesmo tempo, se inicia a gerao
das informaes que o fisco est de olho.
Entender porque necessrio adotar uma soluo fiscal no
PDV, para realizar uma venda e simultaneamente atender
a legislao, pode ser de grande impacto. Nesse momento
comea a sopa de letrinhas, NFC-e, NF-e, PAF, ECF, SAT, MFD e
outras tantas. O empreendedor fica perdido e algo que era para
ser simples se transforma em uma grande dor de cabea.
Ao decidirmos criar esse e-book, procuramos guiar o
empreendedor do varejo para amenizar a dor de cabea,
substituindo-a pela segurana de atentar aos fatos de maior
relevncia.
2
ndice
O contexto do varejista  5

Obrigao da soluo fiscal no PDV  8

O que o NFC-e, SAT e PAF-ECF?  10

Cuidados ao adotar o NFC-e  13

Responsabilidades da fornecedora de software e reflexos ao varejista  16

Solues fiscais por Estado  19

Concluso  20

3
O contexto
do varejista

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Guia da legislao no Ponto de Venda

O contexto do varejista
O dilema do varejista O papel do contador
A falta de conhecimento nos assuntos fiscais; as obrigaes A maioria dos pequenos varejos tocada com a participao
acessrias; a complexidade da legislao; o grande volume intensa do proprietrio e sua famlia. As atividades comerciais
de informaes. Esse cenrio leva o pequeno comerciante, e administrativas do dia a dia tomam praticamente todo o
muitas vezes, a procurar o caminho da informalidade, pois ele seu tempo til. Adicionalmente, dada complexidade da
vincula uma maior complexidade operacional a um maior valor legislao, o contador faz um papel preponderante, que alia
a ser pago em impostos. Por sua vez, a informalidade traz, em o conhecimento do assunto com a conquista da confiana
conjunto, o descontrole operacional e a insegurana fiscal. do dono para resolver todas as questes fiscais. O contador
Uma ao muito comum o pequeno comerciante manter pode fazer um papel fundamental, j que goza da confiana do
suas vendas contbeis em um patamar que lhe permita se varejista. Ele deve mostrar que uma empresa bem controlada
manter enquadrado dentro do Simples Nacional, modelo de ganha em eficincia e resultados, o que compensa em muito o
tributao simplificado e com menor carga de impostos. eventual valor pago a maior em impostos.

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Guia da legislao no Ponto de Venda

A obrigatoriedade da adoo de uma soluo fiscal As obrigaes fiscais acessrias

Enquanto no h presso do fisco boa parte dos pequenos Toda empresa de varejo deve, salvo poucas excees, entregar
comerciantes se mantm na informalidade. Mas, o cenrio mensalmente ao fisco sua movimentao de mercadorias
tende a mudar, pois o fisco cada vez mais usa da tecnologia atravs da transmisso de arquivos ao fisco. Atualmente, boa
e da legislao a seu favor. A direo ideal enxergar parte delas est obrigada entrega do SPED, sendo que as
uma administrao eficiente e a segurana fiscal como menores ainda entregam o SINTEGRA. Muitas vezes esse
preponderantes. A partir do momento em que o varejista se v trabalho efetuado pelo contador responsvel pela empresa.
obrigado a adotar uma soluo fiscal, no h outro caminho Entretanto, dado ao grande volume de informaes, mesmo
seno automatizar o seu ponto de venda com uma soluo nesses casos, h uma tendncia de que os dados originais
fiscal. A partir da, alm do impacto operacional nos caixas, sejam gerados pelo contribuinte, embora a transmisso final ao
haver tambm a necessidade de aes de integrao com a fisco seja efetuada pelo contador. H a necessidade constante
retaguarda (backoffice). de acompanhamento da legislao para manter os cadastros
com as informaes fiscais sempre atualizadas. No fechamento
do ms necessrio um conhecimento fiscal para interpretar
as mensagens dos validadores do Governo, quando do envio da
movimentao fiscal, seja atravs do SPED ou do SINTEGRA.

6
Obrigao da
soluo fiscal
no PDV

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Guia da legislao no Ponto de Venda

Obrigao da soluo
fiscal no PDV
Atualmente temos trs solues fiscais a serem utilizadas no A legislao anda de mos dadas com o avano tecnolgico.
Ponto de Venda: NFCe, SAT e ECF. Como saber qual delas a Se at agora a sua empresa tem a obrigao de manter os
sua empresa deve usar? As obrigaes variam conforme o documentos fiscais emitidos e recebidos pelo prazo de 5 anos,
Estado em que sua loja est operando. Os prazos de adaptao o que muda com o mundo digital? Nada. Esta obrigao se
costumam variar em funo do ramo de atuao e faixa de mantm, apenas ela ser feita digitalmente, ou seja, em seu
faturamento anual. Consultar o seu contador ou a prpria prprio computador ou na nuvem, atravs de alguma empresa
Secretaria da Fazenda uma boa alternativa, pois as multas pelo especializada. Voc deve se lembrar que no muito seguro
descumprimento so salgadas. armazenar todos esses arquivos digitais no seu computador,
porque alm da organizao se dificultar a cada dia com o
Todo varejista, mesmo aquele que j tm uma soluo fiscal volume crescente de informaes, a chance de se perder esses
implantada, deve ficar atento s constantes mudanas de dados se daria por uma pane, roubo, acidentes no uso, etc.
legislao. So vrios os Estados brasileiros que tm um
cronograma para a mudana da tecnologia no ponto de
venda. Por exemplo, se a sua empresa usa o ECF, que no
exige estar conectado internet e tiver de mudar para a NFCe,
uma boa conexo de internet passa a ser primordial. Desta
forma, mudanas de legislao repercutem na necessidade de
mudana na infraestrutura de sua loja.

8
O que o
PAF-ECF, SAT
e NFC-e?

9
Guia da legislao no Ponto de Venda
O que o NFC-e,
SAT e PAF-ECF?
Temos atualmente 3 solues fiscais que variam conforme cada
unidade da Federao: o PAF-ECF (Programa Aplicativo Fiscal
para Emissor de Cupom Fiscal), o SAT (Sistema Autenticador e
Transmissor) e a NFC_e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrnica).
Embora cada Estado adote uma das trs, eles podem conviver
com mltiplas solues durante uma fase que podemos chamar
de transitria, que seria aquela compreendida entre o incio
da obrigatoriedade at que todos os contribuintes faam a
transio da soluo anterior para a nova.
NFC-e:
Nota Fiscal do Consumidor Eletrnica. Similar NF-e
(Nota Fiscal Eletrnica), a NFC-e um documento fiscal
eletrnico para vendas ao consumidor final, transmitido pelo
estabelecimento comercial para a Secretaria da Fazenda pela
internet no ato da compra. Exige uma conexo ativa da internet,
sendo que h regras de contingncia, no caso de falta de
conexo.
O contribuinte dever ter um certificado digital, que ser
utilizado pela NFC-e para assinar digitalmente e transmitir
todos os dados da venda. No h necessidade da instalao
de nenhum equipamento especfico como o caso do SAT e
do ECF. Essa soluo tem sido a preferida por vrios Estados
brasileiros, que vm migrando do ECF.
O DANFE NFC-e (Documento Auxiliar da NFCe) o documento
impresso atravs de qualquer impressora, desde que gere o
QR code. Esse cdigo de barras bidimensional permite ao
consumidor conferir a validade fiscal do documento e os dados
da compra atravs do site da Secretaria da Fazenda ou de um
smartphone que tenha instalado o aplicativo da SEFAZ.
O consumidor que aceitar receber somente o DANFE NFC-e
Resumido (sem o Detalhe da Venda) poder, posteriormente,
solicitar ao emissor a impresso, sem custo, do correspondente
DANFE NFC-e completo.
10
Guia da legislao no Ponto de Venda
SAT:
O Sistema Autenticador e Transmissor (SAT) um equipamento
homologado pelo fisco que transmite as informaes de
venda da empresa para a Secretaria da Fazenda. Ele deve estar
integrado a um software que o responsvel pela gerao
do Cupom Fiscal Eletrnico (CF-e). O contribuinte dever ter
um certificado digital, que ser utilizado pelo SAT para assinar
digitalmente e transmitir todos os dados da venda. No h
necessidade da instalao de um equipamento por caixa, j que
ele pode ser compartilhado por vrios caixas em uma mesma
loja. A transmisso feita automaticamente pelo equipamento.
Em casos de falta de conexo com a internet, o SAT guarda
as informaes e as transmite to logo a conexo seja
reestabelecida. Atualmente utilizado pelo Estado de So Paulo
e h previso de uso pelo Cear.
O Cupom Fiscal Eletrnico (CF-e) o documento emitido pelo
software que estiver integrado ao SAT, que tem caractersticas
similares a DANFE NFC-e.
PAF-ECF:
O Emissor de Cupom Fiscal (ECF) uma impressora dedicada a
emitir cupons fiscais e deve, obrigatoriamente, estar integrada
a um Programa Aplicativo Fiscal (PAF-ECF). O ECF tem a
capacidade de guardar em sua memria todos os totalizadores
fiscais, bem como a imagem de todos os cupons fiscais
emitidos. Exige que a manuteno seja feita por empresas
credenciadas pelo fisco. No necessita estar interligada a
internet, j que os dados esto armazenados em sua memria.
A transmisso das vendas Secretaria da Fazenda feita a partir
do PAF-ECF ou de um software de gesto integrado ao PAF-
ECF, atravs do Sintegra ou do SPED periodicamente (mensal).
H uma tendncia de troca da tecnologia do PAF-ECF pela
NFCe ou SAT. Vrios Estados j publicaram legislao para a
substituio, que normalmente determina projetos pilotos e
prazos escalonados para implantao. Nesses casos, a utilizao
do PAF continua vlida, porm com data marcada para encerrar.
11
Cuidados
ao adotar
o NFC-e

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Guia da legislao no Ponto de Venda
Cuidados ao
adotar o NFC-e
A Nota Fiscal de Consumidor eletrnica (NFCe) promove um
intercmbio de informaes em tempo real entre o fisco e as
empresas. Ela uma alternativa ao ECF (emissor de cupom
fiscal), pois elimina vrios procedimentos engessados e
contraproducentes. A NFCe desburocratiza o varejo, aperfeioa
seus mtodos e proporciona maior flexibilidade no atendimento
ao consumidor. Com essa nova tecnologia alguns cuidados
so essenciais para que a operao do dia a dia transcorra sem
sobressaltos em sua loja.
Controle de validade do certificado digital
Imagine o transtorno de ver o seu faturamento parado
devido ao vencimento da validade do certificado digital. Um
bom sistema de emisso de notas fiscais eletrnicas deve
implementar um aviso ao usurio com boa antecedncia, para
que a empresa possa renovar o seu certificado e com isso no
passar por esse dissabor.
Conexo de internet
O princpio bsico da NFCe a capacidade de autorizar a
emisso do documento fiscal diretamente na Secretaria da
Fazenda, no exato momento da venda. Para tal, imprescindvel
uma boa conexo de internet. Nas regies em que seja
comum a queda de sinal, sugerimos que a sua loja tenha
disponvel o acesso internet por duas empresas diferentes.
Uma faria o papel de backup da outra. Lembre-se que emitir
em contingncia uma sada, mas exigir um maior controle
operacional.
Contingncia
A contingncia garante que a sua empresa possa vender
mesmo quando a conexo da internet no esteja ativa. O Danfe
NFCe (Documento Auxiliar da NFCe) deve ser emitido em
duas vias e conter os dizeres EMITIDA EM CONTINGNCIA,
sendo que uma das vias deve ser mantida no estabelecimento.
Agora, muita ateno: voc obrigado a transmitir essas
NFCes geradas em contingncia para a SEFAZ em at 24 horas!
Verifique a legislao do seu Estado, pois como o caso de So
Paulo, a contingncia no aceita pois ela deve ser feita atravs
do SAT.
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Guia da legislao no Ponto de Venda

Cupom resumido Armazenamento da NFCe

Poder ser impresso o Danfe NFCe resumido ou ecolgico, A sua empresa tem a obrigao de manter as NFCes geradas
aluso economia de papel pelo fato que os itens vendidos no pelo prazo de 5 anos. Quando voc gera uma NFCe e imprime
so listados, constando todas as demais informaes. uma o Danfe, um XML transmitido para a Secretaria da Fazenda,
boa forma de diminuir custos de impresso. Entretanto, a sua que por sua vez devolve outras informaes. Esse XML um
empresa obrigada a imprimir o Danfe NFCe completa se o arquivo digital, que contm todas as informaes da transao,
consumidor posteriormente o solicitar. Antes de usar, verifique bem como os dados de cada NFCe autorizada pela SEFAZ.
se o seu Estado permite esse tipo de impresso. Voc pode armazenar tudo isso em seu prprio computador
ou na nuvem, atravs de alguma empresa especializada. Se
optar pelo menor custo de manter em casa, reforce os seus
Qualidade do papel para a impresso do Danfe NFCe procedimentos de segurana. Afinal, cinco anos muito tempo!
A sua empresa pode utilizar qualquer tipo de impressora.
Entretanto, as modernas impressoras trmicas tm ocupado
Identificando o consumidor
um lugar de destaque. Nesses casos, voc deve ficar atento Fique atento quanto a obrigatoriedade de identificar o seu
qualidade do papel, pois a legibilidade do texto impresso deve cliente no Danfe NFCe nos casos em que ele solicitar, quando o
ser garantida por, pelo meno, seis meses. total da venda estiver acima de R$ 9.999,99 ou se a entrega for
a domiclio.

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Responsabilidades
da fornecedora de
software e reflexos
ao varejista

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Guia da legislao no Ponto de Venda
Responsabilidades da
fornecedora de software
e reflexos ao varejista
O que diz a legislao sobre responsabilidade solidria
e crimes contra a ordem tributria
Responsabilidade Solidria o instrumento por meio do
qual um agente responde em conjunto com outro por uma
determina irregularidade. o caso da corresponsabilidade
entre o contribuinte (o varejista), o contador e a empresa
desenvolvedora do software, quando contriburem para o
uso indevido de um software, visando a sonegao fiscal.
importante estar ciente da legislao especfica de cada
Estado, entretanto uma lei federal est acima de todas, a de
n 8.137/90, que define crimes contra a ordem tributria. Dela
destacamos o Art. 2, inciso V: utilizar ou divulgar programa
de processamento de dados que permita ao sujeito passivo da
obrigao tributria possuir informao contbil diversa daquela
que , por lei, fornecida Fazenda Pblica. Pena - deteno, de
6 (seis) meses a 2 (dois) anos, e multa.
O impacto da soluo fiscal
Para os Estados obrigados ao uso do ECF, h uma legislao
especfica para o seu software (PAF-ECF), que impacta no dia a
dia: as alteraes/implementaes no podem ferir a legislao,
o que causa, s vezes, engessamento nas rotinas operacionais.
Mesmo sendo uma legislao nacional, h diferenas entre os
Estados que a adotam e que devem ser previstas no software.
O software tem muitas rotinas que existem exclusivamente
em funo do fisco, sem nenhum ganho para o cliente. A
consequncia disso que o PAF-ECF muito mais pesado
do que poderia ser, pois exige uma instalao local com banco
de dados com informaes redundantes apenas para atender
o fisco. At hoje, no h na legislao a previso do uso da
nuvem (internet). Adicionalmente, exigido o cadastramento
da empresa e registro de cada verso do software em cada
Estado onde houver usurios. No caso de uso, pelo varejista,
de verso de PAF-ECF no registrada no Estado em que o
estabelecimento esteja, tanto ele quanto o desenvolvedor do
software esto sujeitos a autuao e multa.
Por outro lado, para os Estados obrigados ao uso do SAT
ou da NFCe, exige-se uma conexo estvel com a internet
e devem, tambm, obedecer ao estipulado na legislao. A
grande diferena, comparado ao PAF-ECF, que a utilizao
no engessa procedimentos operacionais e propicia uma
operao mais simples. Essa tecnologia estabelece a conexo
em tempo real com a Secretaria da Fazenda, que tem em mos,
instantaneamente, todos os dados das operaes de venda.
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Guia da legislao no Ponto de Venda
Informaes das compras e vendas na mo do fisco
O fato que, independente da soluo fiscal, todas as
informaes das transaes comerciais esto nas mos do na tentao de facilitar o seu trabalho deixando brechas
fisco, seja em tempo real ou atravs do envio posterior. Alm
disso, elas devem ficar armazenadas por 5 anos, o que exige
do varejista uma administrao eficiente, raramente atendida.
Esse um dos fatores mais importantes, que , muitas vezes,
relegado a segundo plano. No fique autoconfiante com a
segurana e o backup das informaes. Como diz um ditado
antigo, prefervel precaver do que remediar!
Informaes! Esta a base do sucesso do varejista para
administrar bem o seu negcio e o tambm para o fisco. Tem
se tornado comum diligncias das Secretarias de Fazenda dos
Estados na confrontao de transaes entre contribuintes,
bem como a deteco de movimentaes suspeitas. O fisco
tem em mos tudo que a sua empresa compra e vende e, de
forma anloga, a dos seus fornecedores!
A qualidade das informaes prestadas
As empresas desenvolvedoras de software no devem cair
no software para facilitar a vida de seu cliente, o varejista.
o barato que sai caro. Por seu lado, o varejista deve cobrar
da software house um sistema consistente, que bloqueie as
situaes conflitantes com a legislao. Utilizar um software
que aceita tudo enganar a si prprio.
No caso dos usurios da NFCe e do SAT, ter uma nota
autorizada na Secretaria de Fazenda no significa que ela no
possa ter informaes que venham a gerar um futuro passivo
fiscal. Esse um dos motivos da dificuldade da posterior
gerao do SINTEGRA ou SPED, quando da transmisso dessa
obrigao tributria acessria. Se a sua empresa no transmite
atravs do seu sistema, pergunte ao seu contador como ele faz.
Voc pode ter uma surpresa!
Todas as informaes prestadas precisam estar corretas, fato
este nem sempre considerado como relevante por muitos
varejistas, pois prestar informaes incorretas equivale a no
prest-las. No se engane, refazer lanamentos, reprocessar
informaes, acertar informaes na marra tem uma
repercusso imensurvel. Lembre-se, o fisco tem 5 anos para ir
atrs de sua empresa!
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Solues fiscais
por Estado

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Guia da legislao no Ponto de Venda
Solues fiscais
por Estado
Como visto ao longo do nosso e-book, contamos com trs
solues fiscais no Brasil: a NFC-e, o SAT e o PAF-ECF.
Como saber qual a determinao legal para o Estado em que
sua loja est estabelecida?
O melhor caminho buscar na legislao; o seu contador
pode lhe ajudar. Uma boa fonte de consultas o mapa
fiscal disponibilizado no site da AFRAC, Associao Brasileira
de Automao para o Comrcio, uma entidade que reune
empresas de diversos segmentos no universo da automao
comercial (www.afrac.org.br). Mas lembre-se, sempre confira
diretamente na legislao, pois no Brasil as coisas mudam
muito rapidamente.
A questo que cada Estado adota uma soluo, porm pode
conviver com as antigas de acordo com um cronograma.
Alguns Estados determinam por faixa de faturamento,
outros por ramo de atividade, enfim, no h uma regra
estabelecida. comum datas previamente determinadas serem
constantemente adiadas.
O mais importante estar consciente que, independente
da soluo fiscal para o seu Estado, a adoo de qualquer
uma delas no seu ponto de venda parte de um processo
que envolve a operao da loja e a gesto de seu negcio. A
soluo fiscal, por si s, no determina um melhor resultado
da sua empresa. Qualquer que seja a sua obrigatoriedade fiscal
para a sua loja, a gesto de seu negcio que garantir os seus
objetivos empresariais.
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Guia da legislao no Ponto de Venda

Concluso
Enquanto no h presso do fisco boa parte dos pequenos
comerciantes postergam o uso da soluo fiscal ou a usam
de forma parcial. Entretanto, seja pela necessidade de se
adequar legislao ou pelo despertar necessidade de um
gerenciamento adequado de seus negcios, no h outro
caminho seno automatizar o seu ponto de venda com uma
soluo fiscal. A partir da, trocar a informalidade por controles
e gesto, pode ser a diferena entre a simples sobrevivncia ou
o crescimento da empresa com bons resultados.

Qualquer que seja a situao, alguns pontos no mudam: voc

precisar de um bom contador, de um bom software e de uma
boa empresa prestadora de servios para lhe dar o suporte
operacional. Os custos envolvidos sero recompensados, em
muito, com os ganhos de produtividade e segurana fiscal.

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Guia da legislao no Ponto de Venda

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