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A EVOLUO DO PROFISSIONAL DO SECRETARIADO EXECUTIVO E A

INTELIGNCIA EMOCIONAL

SILVA, Glauce Corciolli/AEMS


gcsilva@cteep.com.br
SILVA, Samira Gama/AEMS
samiragama@yahoo.com.br

Resumo:

A presente pesquisa compe parte de um trabalho monogrfico e discute a


inteligncia emocional e a evoluo da profisso em secretariado executivo.
Neste cenrio, uma das principais aptides desejveis a capacidade de
relacionar-se bem com executivos, auxiliares, colegas, visitantes, enfim, os
clientes internos e externos da empresa. Cabe a esses profissionais criarem
condies favorveis ao desenvolvimento da competncia interpessoal e a
empatia, ou seja, olharem para o mundo e sentir o movimento das coisas e das
pessoas a sua volta, descobrir as caractersticas especficas de cada um ao
seu redor, e observar detalhes que compem o dia-a-dia, colocando-se no
lugar do outro. O trabalho trs como eixo metodolgico: Pesquisa exploratria
para a discusso em inteligncia emocional, pesquisa descritiva, pesquisa
bibliogrfica e pesquisa de campo.

Palavras Chave: Profisso, Inteligncia emocional, Relaes Sociais.


EVOLUO DO PROFISSIONAL DO SECRETARIADO EXECUTIVO E A
INTELIGNCIA EMOCIONAL

1.1 Histria da Profisso:

A profisso do Secretariado considerada uma das mais antigas,


a sua origem remete Civilizao Antiga, das atividades dos Escribas (homens
que dominavam a escrita, faziam as contas, arquivavam, redigiam as ordens e
recebe-las por escrito).

O Escriba tambm era considerado um intelectual nesta poca e,


por ser um sujeito pensante, tambm assessorava os dirigentes polticos em
suas estratgias de governo e guerra, alm de colaborar com a perpetuao do
conhecimento atravs da praticada escrita. E por possuir o saber da escrita,
acaba por ocupando vrios cargos diversos pelo seu vasto conhecimento na
poca. (NONATO JR, 2009).

A partir de 1760, era da Revoluo Industrial, com a nova


estrutura empresarial, surgia a necessidade de funes assessoriais
administrativas, consolidando assim o papel do Secretrio que era
exclusivamente exercido por homens.

Esse cenrio comeou a mudar durante as Duas Grandes


Guerras Mundiais (1914 1918 e 1938 1945), com a ida dos homens para a
guerra. Abrindo assim espao para a mo de obra feminina que at ento seu
papel limitava a funes mais rotineiras e grosseiras. Nesta poca as mulheres
passam a assumir o papel que antes era ocupado somente por homens.

J no Brasil, nas dcadas de 50 e 60, comea-se a perceber uma


maior atuao do Secretrio no Apoio Administrativo e Assessoria ao
Executivo, mas ainda assim executava apenas Tcnicas Administrativas.

A partir da dcada de 70, com a evoluo do mundo do negcios


comeam a surgir mudanas significativas nas atividades do profissional do

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Secretariado, que passa atuar como membro ativo da Gerncia, imprimindo
assim uma nova viso ao Profissional,

Atualmente as organizaes buscam um profissional


exclusivamente para barrar os impertinentes, cuidar da agenda dos executivos,
dos pagamentos e dos contatos da empresa, elas esto ultrapassadas. Esses
profissionais esto em extino, pois hoje as Organizaes no desejam mais
profissionais estticos, mas multifuncionais, capazes de desempenhar vrias
atividades que tenham viso focada no todos da organizao e que busquem
melhoria contnua.

Em decorrncia destas modificaes os profissionais do


Secretariado Executivo se deparam com um ambiente altamente competitivo e
atualmente para quem busca uma vaga nesta rea tem que possuir algum
diferencial que seria constante aperfeioamento na profisso e possuir
capacidade cognitiva que seria o uso do controle de emoes ao lidar em
ambiente de grande presso.

Com a reduo de pessoal, a constante evoluo da tecnologia e


nfase nos trabalhos por processo, o profissional de secretariado atua em uma
gesto cada vez mais participativa, como co-gestor e empreendedor.

Ao contrrio do que muita gente pensa, a tendncia da profisso


prosperar, de acordo com uma pesquisa do departamento de trabalho
do governo americano, que faz previses para todas as profisses...
Mas no para todo o mundo: estamos falando de outro tipo de
profissional. A secretria habituada a marcar reunies, fornecer
informaes a clientes, atualizar arquivos, organizar viagens e
apresentaes e controlar a correspondncia, ter que aprender a
atuar como gerente. Ir conduzir pesquisas, preparar relatrios
estatsticos, treinar funcionrios e supervisionar equipes. (GARCIA,
1999).

Ainda Garcia (1999), muitas delas fazem s vezes de bab de


seus chefes, mas assumem cada vez mais responsabilidades.

O profissional de secretariado executivo acompanha o processo


de mudana organizacional, atualizando-se para assumir as responsabilidades

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exigidas ao novo perfil da organizao. Felizmente as empresas perceberam
que os colaboradores so, na verdade, um diferencial competitivo. Uma
empresa nada mais que a soma das habilidades das pessoas que nela
trabalham. (CURY, 2012).

Neste cenrio, uma das principais aptides desejveis a


capacidade de relacionar-se bem com executivos, auxiliares, colegas,
visitantes, enfim, os clientes internos e externos da empresa. Cabe a esses
profissionais criarem condies favorveis ao desenvolvimento da competncia
interpessoal e a empatia, ou seja, olharem para o mundo e sentir o movimento
das coisas e das pessoas a sua volta, descobrir as caractersticas especficas
de cada um ao seu redor, e observar detalhes que compem o dia-a-dia,
colocando-se no lugar do outro.

1.2 Inteligncia Emocional e o Profissional do Secretariado.

fato que o processo de Desenvolvimento Econmico e Social


trouxe alteraes no mercado de trabalho e tambm uma exigncia: a
presena de profissionais bem preparados emocionalmente.

Mais do que nunca as pessoas precisam ser, inteligentes,


criativas, com idias inovadoras, viveis e produtivas, com viso prospectiva e
maturidade para negociar conflitos e interesses. Por outro lado, cabe
empresa identificar o perfil de seus colaboradores e proceder de maneira
adequada, operando no incentivo ao desenvolvimento do capital humano.

A Inteligncia Emocional , portanto, o uso inteligente das


emoes, ou seja, fazer intencionalmente com que as emoes trabalhem a
nosso favor, usando-as para ditar o comportamento e raciocnio de maneira a
aperfeioar os resultados desejados.

E, portanto conforme Goleman (2001), citando Salovey,


caracteriza a Inteligncia Emocional em cincos domnios principais:

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Conhecer as prprias Lidar com as Reconhecer
Motivar-se
emoes emoes emoes nos outros
Autoconsincia O controle Colocar as emoes A empatia que vem
que, consiste em emocional com a servio de uma a partir da
reconhecer um sentimentos para met, adiando a autoconscincia e
sentimento quando que sejam satisfao para que estabelece
ele ocorre. apropriados uma alcanar objetivos. padres de
aptido que se relacionamentos
desenvolve a partir saudveis,
da autoconscincia. baseando-se nas
emoes alheias e
agindo conforme as
mesmas

Fonte: GOLEMAN(2011) Organizao Prpria.

Refere-se ainda a capacidade de avaliar a autenticidade de


expresso emocional, detectando sua veracidade, falsidade ou tentativa de
manipulao. A percepo de emoes est relacionada capacidade de
introspeco e formulao de idias coerentes com seu o estado emocional.
Esta abertura s experincias emocionais abre portas para a compreenso das
informaes veiculadas por elas e sobre os eventos importantes que
eventualmente ocorrem no meio. Conseqentemente abre portas para o uso
dessa informao no processo de adaptao. Ela tambm facilita a
compreenso emptica do outro j que a pessoa se torna capaz de
experienciar os sentimentos das outras pessoas em si mesmo e com isso
entender mais profundamente os comportamentos das pessoas. (Mayer &
Salovey, 1999).

O termo Inteligncia Emocional parece ter originado com Wayne


Payne (1985), mas foi popularizado por Daniel Goleman (1995). A pesquisa
principal sobre o conceito originou com Peter Salovey e John Jack Mayer e
que comea no final da dcada de 80.

Para Goleman (2001), a "Inteligncia Emocional" surgiu da parte


de uma pesquisa cientfica para afirmar que o controle das emoes contribui
de forma essencial para o desenvolvimento da inteligncia do indivduo. Essa
tese cientfica revela a capacidade de lidar com as prprias emoes, podendo

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dificultar ou at destruir nossas vidas. Ressalta que a crise que a humanidade
vive hoje, com aumento da criminalidade, violncia e infelicidade, o reflexo de
uma cultura que se preocupou apenas com o intelecto, esquecendo o lado
emocional da pessoa.

Para Goleman (2001), quando as paixes surgem, esse equilbrio


se desfaz. E ento, a mente emocional assume o comando. Muitas das nossas
aes so determinadas pelas emoes que tm sua razo e uma lgica
peculiares. A mente emocional muito mais rpida do que a racional, levando
ao, sem dar tempo para pensar. Essa rapidez no permite a reflexo que
caracteriza a mente racional.

Como mostra as teorias administrativas, o ser humano tem sido


valorizado ao longo das dcadas e da evoluo da prpria administrao. Na
organizao o recurso e o bem humano, tem sido, portanto percebido como o
de mais valor e consolidador da organizao. E como as organizaes so
feitas de seres humanos, estes que a compe precisam faz-la prosperar junto
com seu crescimento e prosperidade pessoal. E o ambiente organizacional na
possibilidade humana de gerar sucesso profissional, e como um ambiente
feito de pessoas e para pessoas, a Inteligncia Emocional um fator de
extrema importncia para a satisfao humana na organizao e para a
satisfao da organizao para com homem.

O homem moderno passa a maior parte do seu tempo dentro de


organizaes, das quais depende para nascer, viver, aprender,
trabalhar, ganhar seu salrio, curar suas doenas, obter todos os
produtos e servios de que necessita (...). Sejam quais forem os
objetivos que perseguem educacionais, religiosos, econmicos,
polticos, sociais, as organizaes envolvem os indivduos em
redes, tornando-os cada vez mais dependentes das atividades que
levam a cabo. Uma das razes que explicaro a sua enorme
proliferao e variedade no mundo moderno o fato de s atravs
destas estruturas podem ser satisfeitas a maioria das necessidades
humanas: mediante a cooperao e a conjugao de esforos que
possvel, ou pelo menos mais fcil, atingir objetivos.
(CHIAVENATO, 2002. p. 54)

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.O conjunto destas competncias o que podemos chamar de
Inteligncia Emocional. Elas tm cinco componentes principais:

capacidade das pessoas conhecerem a si prprias,em termos de


Auto-percepo seus comportamentos frente a situaes de sua vida social e
profissional, alm do relacionamento consigo mesmo.

capacidade de gerir as prprias emoes, seu estado de


Autocontrole esptrito e seu bom humor.

capacidade de motivar a si mesmo e realizar as tarefas e aes


Auto-motivao necessrias para alcanar seus objetivos, independentes das
circunstncias

habilidade de comuniicao interpessoal de forma espontnea


Empatia e no verbal e de harmonizar-se com as pessoas.

capacidade de relacionamento interpessoal e de trabalho em


Prticas Sociais equipe.

Fonte: CHIAVENATO (2002).

1.3 Atitude empreendedora

A vida de todo profissional recheada de momentos difceis,


desafios, presses de todos os lados. O sucesso o trofu a ser conquistado,
e para trilhar o caminho que nos leva ao sucesso, precisamos estar sempre
motivados. Mas como nos manter motivados, pessoal e profissionalmente, a
despeito de todos os contratempos, dificuldades e presses de nossa vida
cotidiana?

preciso desenvolver a capacidade de motivar a si prprio,


mesmo diante de dificuldades e obstculos profissionais, pois o advogado para
ter sucesso precisar assumir riscos e enfrentar dificuldades para superar as
etapas necessrias ao desenvolvimento de seu empreendimento.

1.3.1 Capacidade de relacionamento interpessoal e trabalho e equipe

Daniel Goleman (2001), explicou que a Inteligncia social a


aplicao da inteligncia emocional nas relaes interpessoais, ou seja,

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algum ser socialmente inteligente significa possuir alto grau de empatia e de
conscincia social. preciso compreender os sentimentos dos outros e reagir
de forma adequada a esta compreenso. Esta inteligncia tem um forte
impacto na produtividade dentro da uma organizao e como fator de
persuaso e convencimento nas relaes com os clientes.

1.3.2 Persuaso e comunicao interpessoal.

A comunicao envolve muito mais do que apenas palavras. Na


verdade, as palavras representam apenas uma pequena parte de nossa forma
de expresso como pessoa. Estudos demonstram que a comunicao no
verbal, aquela que se realiza atravs do tom de voz e da expresso corporal,
tem um impacto bem maior na influencia que exerce nas pessoas do que as
palavras utilizadas. A persuaso um componente especfico da comunicao
e visa fazer as pessoas agirem apelando no apenas para o seu lado racional,
mas tambm para suas emoes.

1.3.4 Negociao e flexibilidade pessoal

Em geral as empresas vivem situaes de conflitos causados pela


prpria dinmica do empreendimento. Por isto, destaca-se a importncia que
tm a habilidade de negociao, a flexibilidade comportamental para resolver
problemas de forma adequada, levando-se em conta o interesse coletivo acima
dos interesses individuais para a soluo de conflitos.

Como diz o consultor americano William Ury, fundador e diretor do


curso de Negociao da Harvard Business School, e considerado um dos
maiores especialistas do mundo no assunto, o principal atributo de um bom
negociador ouvir o outro lado e entender quais so seus reais interesses.
Esta no uma tarefa to fcil, pois normalmente quando as pessoas se

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envolvem em uma negociao, cada lado fica pensando apenas em seus
prprios interesses e problemas.

1.3.5 Inovao e criatividade.

A busca constante de diferenciao profissional, a criao de


novos processos de atendimento, descoberta de novas demandas, novas
necessidades no atendidas de clientes, so fatores competitivos fundamentais
para superar a concorrncia. Mas estas inovaes s sero possveis para o
profissional que sistematicamente desenvolver sua criatividade e capacidade
de inovao criando continuamente mudanas com o objetivo de atender cada
vez melhor seus clientes e ocupar espaos de mercados inexplorados.

1.3.6 Competncia Essencial - conhecimento de gesto de negcios e de


tendncias sociais

Atualmente qualquer profissional para ter sucesso precisa


desenvolver a capacidade de gerir sua prpria carreira, seu negocio e ser uma
pessoa atualizada do ponto de vista das situaes sociais.

O profissional que no conseguir trafegar facilmente pelos


caminhos da internet estar fora dos negcios em futuro breve. Aquele que no
estiver atualizado com as tendncias sociais, e em novas demandas de sua
organizao e do setor que ela estiver inserida, perder oportunidades de
crescimento profissional e estar em desvantagem com os profissionais
modernos.

2. RELAO INTERPESSOAL

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As relaes interpessoais desenvolvem-se em decorrncia do
processo de interao, pode-se afirmar que relacionamento interpessoal a
capacidade de buscar convvio harmonioso em seu ambiente de trabalho e de
saber relacionar-se com clientes e fornecedores, possibilitando um trabalho
atravs do qual a maioria das pessoas sinta prazer e disposio de dar o
melhor de si. Para todas as pessoas, a manuteno de relacionamentos
interpessoais sadios colabora para o adequado desenvolvimento no ambiente
de trabalho, tanto individual como em grupo.

por isso que, quando se compreende esse processo de


interaes, os relacionamentos melhoram em muito. A Interao social nos
seres humanos depende tanto da linguagem como das pistas fornecidas pelos
movimentos corporais.

Ento, como alcanar uma convivncia razoavelmente satisfatria


e produtiva no ambiente de trabalho? No caso da secretria executiva, ela
interage a cada tarefa desempenhada e o domnio dos aspectos das relaes
interpessoais pode provocar sentimentos positivos de simpatia, aumentando a
cooperao, o que repercutir favoravelmente nas atividades que propuser; ou
em projetos a executar, ou mesmo nos processos de liderana.

Para que isso acontea, levando em conta que o impacto causado


inicialmente pode ser tanto positivo quanto negativo dentro de um ambiente de
trabalho onde a convivncia imposta, as pessoas devem procurar conhecer
as outras, a fim de curar impresses errneas e evitar aborrecimentos
desnecessrios, caso tenha havido antipatia no primeiro contato.

Em situaes de trabalho, medida que as atividades e


interaes prosseguem, os sentimentos despertados podem ser diferentes dos
indicados inicialmente, e ento, inevitavelmente, os sentimentos influenciaro
as intenes e as prprias atividades Profissionais competentes
individualmente podem render muito abaixo de sua capacidade por influncia
do grupo e da situao de trabalho (MOSCOVICI, 2002, p.34). Tendo em vista
que um bom clima de um grupo influencia as pessoas reciprocamente, gerando
um ambiente m agradvel, estimulante e cooperativo, conjugando energias,
conhecimentos e experincias, preciso que cada pessoa acredite em seu

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potencial, para que tambm alcance o equilbrio emocional. Conforme acredita
a autora, o domnio das emoes passa pela autodisciplina e pela capacidade
de ver positivamente os fatos da vida.

Assim, sentimentos positivos influenciam no aumento da interao


e da cooperao, consequentemente favorecendo as atividades e aumentando
a produtividade, ao contrrio dos sentimentos negativos, que geram situao
contrria.

(...) a boa notcia a respeito da inteligncia emocional que ao contrrio do


QI ela pode melhorar ao longo da vida. De uma maneira favoravelmente
aleatria, a vida oferece sucessivas oportunidades para que se afine a
competncia emocional. No curso normal da existncia, a inteligncia
emocional tende a aumentar medida que aprendemos a perceber melhor
nossos estados de esprito, a lidar de forma mais apurada com emoes
aflitivas e ouvir a ter empatia em suma, a medida que amadurecemos.
(GOLEMAN, 1998, p. 256).

Acredita-se que os aspectos mais importantes para a profissional


de Secretariado Executivo, no mbito dos relacionamentos interpessoais,
sejam o feedback (dar e receber), o gerenciamento de conflitos, a empatia e a
comunicao.

2.1. MOTIVAO

A motivao uma das grandes foras impulsionadoras do


comportamento humano. ela quem ir determinar os nveis de desempenho
pessoal e profissional, obtidos. Na organizao, est diretamente relacionada
com sentimento de pertena, produtividade e valorizao, atribudos interna e
externamente.

Segundo MASLOW (200, p.1), antes de qualquer comentrio


sobre motivao no trabalho, deixa claro que os indivduos altamente
evoludos assimilam seu trabalho como identidade, ou seja, o trabalho se torna
parte inerente da definio que eles fazem de si prprios. Para ele por meio

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do trabalho de cada um consegue viabilizar seu crescimento na direo da auto
realizao. O trabalho visto por essa perspectiva, tende a melhorar cada um,
bem como melhora tambm o todo no qual vivem as pessoas.

Secretrio(a) motivado e produtivo aquele que est no lugar


certo, ou seja que ocupa uma funo capaz de explorar e estimular suas
potencialidades, bem como de lhe fornecer reconhecimento, atravs de um
salrio compatvel, plano de crescimento, benefcios, aliado a um
reconhecimento autntico por parte da organizao que ressalve o seu valor.
Alm disso, necessrio estar atento ao cultivo de um clima organizacional,
propcio para o desenvolvimento de boas relaes que promovam
comunicao, qualidade e produtividade.

Motivao uma das poucas palavras que pode fazer a diferena


entre o sucesso e o fracasso de qualquer organizao, seja ela pblica ou
privada, em qualquer hierarquia. A motivao de uma pessoa depende
diretamente da fora de seus motivos para enfrentar ou no as batalhas por
esta ou aquela conquista.

O Secretrio(a) deve saber o quanto importante o seu papel


dentro da organizao. Por isso imprescindvel que existam fatores dentro de
seu ambiente de trabalho que lhe tragam estmulo para um bom desempenho.
A motivao dentro de uma organizao contnua. A partir do momento em
que as pessoas passam a fazer parte da organizao, automaticamente
aderem a um padro motivacional que inicia e sustenta as atividades internas
da mesma.

Segundo Chiavenato, ( 2004):

Os desafios estratgicos das organizaes exigem um lugar


importante e fundamental para a gesto de pessoas. O alinhamento
das pessoas e de seu desempenho e competncias s estratgias do
negcio e s metas organizacionais figura hoje como condio bsica
para que os gestores sejam bem sucedidos nas suas atividades.
Dentro desse contexto, o relacionamento entre a organizao e as
pessoas que nela trabalham torna-se um aspecto de primordial
importncia.

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O Secretrio(as) Executivo(a) passa por momentos que se podem
considerar crticos ao longo do seu dia de trabalho. O contato com a chefia
estressada pelas cobranas hierrquicas, por exemplo, pode causar muita
presso e cobranas ou at mesmo desmotivao.

Como seu trabalho envolve basicamente relacionamento


interpessoal, desenvolver o controle das emoes, identificando maus hbitos
e rastreando as possibilidades de crescimento, poder lidar mais facilmente
com situaes difceis to presentes em sua profisso, fazendo com que as
atitudes sejam focadas em resultados esperados pela chefia, sem a perda da
motivao e com o equilbrio emocional necessrio para manuteno da
empatia com o grupo de trabalho.

O profissional de Secretariado Executivo atua como agente


motivador, transmitindo uma imagem positiva e confivel na sua rea de
atuao, promovendo o intercmbio. Na organizao, motivao est
relacionada com sentimentos e atitudes relacionadas s condies de trabalho
em geral. Dando convico ao indivduo que est no caminho daquilo que se
pode esperar alcanar um relacionamento saudvel entre a equipe que
assessora, o cliente interno e externo.

3. CONSIDERAES FINAIS.

O profissional de secretariado necessita desenvolver funes


psicossociais que lhe exigem controle emocional e postura adequada frente as
situaes cotidianas. Algumas qualificadoras para a habilidade e competncia
para a profissional lhe exige adequao quanto: motivao, liderana, etiqueta
profissional e o principal delas, a inteligncia emocional.

Dessa forma, a postura para o mercado vai alm de que


conhecimento tcnico para exercer a profisso. fundamental essa
tecnicidade, porm a forma como se atinge o objetivo das tarefas que lhes so

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impostas visualizam a sinergia entre os quesitos emocionais e a praticidade
dos servios.

Alm disso o Profissional do Secretariado Executivo passa por


momentos que podem considerar crticos ao longo de um dia, como contato de
chefia sob forte impacto de cobranas hierrquicas, auxiliares, colegas e
clientes tambm sob forte estresse. Como o trabalho envolve basicamente
Relacionamento Interpessoal e controle de emoes, cabe a esses
profissionais criarem condies favorveis na Administrao de conflitos,
identificando maus hbitos e colocando-se no lugar do outro. S assim o
profissional poder lidar mais facilmente com situaes difceis da profisso,
fazendo com que as atitudes sejam focadas para o resultado, sem a perda da
motivao e com equilbrio emocional. Essas tcnicas em seus processos de
trabalho aliadas ao conhecimento tcnico e somando com a habilidade de
liderana propicia condies favorveis para assessorar executivos de forma
mais dinmica, ampliando a participao do Profissional do Secretariado nos
processos decisrio das organizaes.

Para que se alcance esse patamar necessrio desenvolver a


habilidade de Inteligncia Emocional e liderana, pois s assim o profissional
ganha cada vez mais credibilidade em sua forma de atuar e melhorando cada
vez mais suas relaes Interpessoais que a base do sucesso da profisso.

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REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS

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http://pnl.com.br/siteBlog/conteudo/26/145>. 30 de maro de 2012,
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Quem precisa de servio a empresa, no voc. Veja o que
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