ORGANIZACIN

1.SIGNIFICADO DE LA PALABRA ORGANIZACIN

Idalberto Chiavenato en su obra Introduccin a la Teora General de la
Administracin, cuando trata sobre el Enfoque Neoclsico de la Administracin
hace una distincin de la palabra Organizacin en dos principales significados:

Organizacin como entidad orientada hacia objetivos especficos y

estructurada de manera deliberada. La organizacin es una entidad social
porque est constituida por personas, y se halla orientada hacia objetivos
porque est diseada para alcanzar resultados, por ejemplo, obtener
ganancias, proporcionar satisfaccin social, etc. Esta estructurada
deliberadamente porque divide el trabajo, y su ejecucin se asigna a los
miembros de la organizacin. En este sentido la palabra Organizacin
significa: Empresa.

Organizacin como funcin administrativa y parte integrante del proceso

administrativo. En este sentido, organizacin se refiere al acto de organizar,
integrar y estructurar los recursos y los rganos involucrados en su
administracin, establecer relaciones entre ellos y asignar las atribuciones de
cada uno.

ORGANIZAR
-Dividir el trabajo
-Agrupar el trabajo en
una estructura lgica
-Designar a las
PLANEACIN DIRECCIN CONTROL
personas para que las
lleven a cabo
-Asignar recursos
-Coordinar esfuerzos

Lo que estudiaremos en este captulo es la ORGANIZACIN COMO FUNCIN

ADMINISTRATIVA que forma parte del Proceso Administrativo.
2. ALCANCE DE LA ORGANIZACIN

El alcance de la organizacin se desarrolla en tres niveles diferentes, los cuales

detallan en el siguiente cuadro a manera de resumen, desarrollndose mas adelante
con detalle:

ALCANCE TIPO DE DISEO CONTENIDO RESULTANTE

Tipos
Nivel Diseo La empresa
de
Institucional Organizacional como totalidad
organizacin

Tipos
Nivel Diseo Cada departamento
de
Intermedio Departamental por separado
Departamentalizacin

Nivel Diseo Cada tarea o Anlisis y descripcin

Operacional de Cargos y Tareas apenas una tarea de cargos

3. COMPONENTES BSICOS PARA ORGANIZAR:

Mximo Espinoza Salcedo en su libro Administracin de Empresas hace referencia a

los siguientes componentes que se debe tener en cuenta para organizar:

a) El Trabajo.- Que constituye la primera base y se refiere a QU SE HACE?

b) Las Relaciones.- Es la base que coordina e integra los componentes,
elementos, funciones y dems factores. Y responde a CMO LO HACE?.
c) El Ambiente o Lugar de Trabajo.- Indica el lugar adecuado para efectuar la
accin y se refiere a DNDE LO HACE?
d) El Personal.- Lo constituye el personal que ha de ejecutar el trabajo
(actividades, experiencias y conocimientos) que deben tomarse en cuenta. Y
responde a QUIN LO HACE?.

Idalberto Chiavenato indica que la funcin de organizar consta de cuatro elementos los
que se relacionan tambin con los elementos de Mximo Espinoza:

TAREAS: las tareas son el trabajo realizado en las diferentes empresas, las cuales
dan lugar a la especializacin de las actividades y las funciones. Estas ltimas se
derivan de los objetivos de la planeacin y son la base de la organizacin. Las
funciones se subdividen en tareas.

PERSONAS: cada persona es designada para ocupar un cargo, que es una porcin
especfica del trabajo global. En principio esa designacin debera tener en cuenta
habilidades, aptitudes, intereses, experiencia, prctica, y comportamiento de cada
persona.
RGANOS: el trabajo y las personas se agrupan en rganos, en la medida en que
tengan caractersticas u objetivos semejantes. Los rganos se disponen en niveles
jerrquicos y reas de actividades.

RELACIONES: anteriormente, se entenda por relaciones toda interaccin entre el

hombre y los rganos de la empresa con su trabajo, pero hoy en da se entiende como
la interaccin del hombre con su trabajo, con dems personas ya sean del mismo
sector o de otro y la del hombre con situaciones fuera del trabajo.

COMPONENTES BSICOS

TAREAS
Qu se
Hace?

PERSONAS
RELACIONES
Quin lo Hace?
Cmo lo Hace?

RGANOS
Dnde lo
Hace?

4. DEFINICIN DE LA ORGANIZACIN COMO FUNCIN ADMINISTRATIVA

DENTRO DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

Sobre la definicin de Organizacin tenemos a los siguientes autores:

Samuel C. Certo define a la funcin administrativa de Organizar como el

proceso de establecer el uso ordenado de todos los recursos del sistema
administrativo. El uso ordenado hace nfasis en el logro de las metas del
sistema administrativo y contribuye a que los gerentes no solo hagan explcitas
las metas sino que aclaren que recursos utilizaran para alcanzarlas. La
 organizacin adecuada de estos recursos aumenta la eficiencia y la eficacia de
su uso.

El costarricense Jos Galvn Escobedo dice que la organizacin "Consiste en

determinar qu actividades son necesarias para cualquier propsito, arreglarlas
en grupos y luego asignarlas a individuos.

El brasileo Adalberto Chiavenato la define como: "La determinacin de las

interrelaciones entre los rganos o cargos, definidos lgicamente a travs de
normas, directrices, reglamentos de la organizacin para el logro de sus
objetivos".

Para otros, organizarse es sinnimo de departamentalizar, entendiendo al

departamento como al conjunto de funciones afines, asignadas a personas,
quienes deben cumplir sus funciones con los recursos pertinentes y en un
ambiente fsico determinado.

5. IMPORTANCIA DE ORGANIZAR
Samuel Certo manifiesta que la funcin administrativa es muy importante para el
sistema administrativo, porque es el mecanismo bsico que usan los gerentes para
llevar acabo los planes de accin. Adems porque organiza, crea y mantiene las
relaciones entre todos los recursos de la empresa, al indicar cuales recursos se
utilizarn para cuales actividades especficas y cundo, dnde y cmo se van a
utilizar.

Los fundamentos bsicos que demuestran la importancia de la organizacin son:

Es de carcter continuo; jams se puede decir que ha terminado, dado que la

empresa y sus recursos estn sujetos a cambios constantes (expansin,
contraccin, nuevos productos, etc.), lo que obviamente redunda en la
necesidad de efectuar cambios en la organizacin.
Es un medio a travs del cual se establece la mejor manera de lograr los
objetivos del grupo social.
Suministra los mtodos para que se puedan desempear las actividades
eficientemente, con un mnimo de esfuerzo.
Evita la lentitud e ineficiencia de las actividades, reduciendo los costos e
incrementando la productividad.
Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y
responsabilidades.

6. PROPSITOS DE LA ORGANIZACIN

Permitir la consecucin de los objetivos primordiales de la

empresa lo ms eficientemente y con un mnimo esfuerzo.
Eliminar duplicidad de trabajo.
Establecer canales de comunicacin.
Representar la estructura oficial de la empresa.
7. PRINCIPIOS BSICOS DE LA ORGANIZACIN

La funcin de Organizacin se sustenta en los siguientes principios:

Principio de la especializacin. "Cuando ms se mide el trabajo,

dedicado a cada empleado a una actividad mas imitada y concreta, se
obtiene, de suyo, mayor eficiencia, precisin y destreza. La especializacin
sola es til cuando se tiene conocimiento general del campo de que dicha
especializacin es parte; de lo contrario, se desconocen las relaciones de la
actividad propia con las dems, con mengua en la eficiencia. As, una
persona especializada en seleccin de personal, pero que ignora los
principios generales de las relaciones industriales, fcilmente cometer
serios errores.

La especializacin tiene como limites los que impone la naturaleza humana

del trabajo; cuando no se reconocen, fcilmente se llega a una
superespecializacin, que produce monotona, o lesiona la dignidad
humana del trabajador, reduciendo a una mera maquina o parte mecnica
del sistema. Adems, a base de ir haciendo que el especialista sepa cada
vez mas, de un campo menor llega a hacerle especialista en actividades
que prcticamente carecen de importancia.

Principio de la unidad de mando. "Para cada funcin debe existir un solo

jefe". En este principio establece la necesidad de que cada subordinado no
reciba ordenes sobre una misma materia de dos personas distintas. Esto es
esencial para el orden y la eficiencia que exige la organizacin: "Nadie
puede servir a dos seores". "Un cuerpo con dos cabezas, dice Urwick, es
tan monstruoso en lo administrativo, como un cuerpo humano con dos
cabezas en lo biolgico". La especializacin, para obtener mayor eficiencia,
estableci la divisin por funciones; la unidad de mando, para lograr
tambin esa mayor eficiencia, establece su coordinacin a travs de un
solo jefe, que fije el objetivo comn, y dirija a todos a lograrlo.

Principio de equilibrio direccin-control. "A cada grado de delegacin

debe corresponder el establecimiento de los controles adecuados, para
asegurar la unidad de mando".

Divisin de Trabajo: Establece la necesidad de diferenciar y clasificar las

actividades de acuerdo al tipo de recursos y al avance de los conocimientos y
que obligan a la especializacin funcional. Ejemplo: Finanzas, Produccin,
Marketing, Cmputo, etc.

Lmite de Control: Segn este principio la organizacin debe disearse de tal

manera que un jefe tenga una relacin y control efectivo sobre un nmero
determinado de subalternos.

Separacin de Control: Este principio indica que la unidad orgnica o persona

que cumple una tarea no puede controlarse as misma. Por lo tanto el control
debe separarse de la ejecucin.

Autoridad: En toda organizacin debe asignarse autoridad, es decir la

potestad para mandar, dar rdenes y hacerse obedecer. Ejemplo: El Gerente
General sobre la Gerente de rea, stos sobre los Jefes de Divisin, etc.
Responsabilidad: Es el correlato de la autoridad, segn el cual la persona
revestida de autoridad debe asumir los riesgos "xitos o fracasos" que implica
el ejercicio de la autoridad.

Jerrquico o Gradual: Toda organizacin se estructura en niveles o escalones

con jerarqua descendente, por donde fluyen las decisiones. Ejemplo: En un
ministerio existen los niveles: Ministerial, Vice Ministerial, Direccin Nacional,
Direccin y Jefes de Unidad.

Mayor Uso o Mayor Inters: Una funcin o una unidad orgnica deben estar
ubicados donde se haga mas uso de ellos. Ejem. Un departamento de almacn
podra depender de una unidad productiva y no necesariamente de la Unidad
de Logstica.

Unidad de Objetivo: La estructura de la organizacin debe reflejarlos fines y

objetivos propios para los cuales fue establecido. La estructura debe responder
a la razn de ser (fines/objetivos) de la empresa y a sus estrategias.

La Flexibilidad: Para adecuarse a los cambios; la Estabilidad: para

mantenerse pese a los cambios; y la Eficiencia: Para lograr los objetivos con el
menor costo posible, son principios adicionales para organizar.