REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGA

POLYCOM

UNIDAD III
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE UNA EMPRESA

Autor: Vsquez M. Oscar L.

Maracay, Septiembre de 2017

 Organizacin se refiere a la estructura tcnica de las relaciones, que
debe darse entre las jerarquas, funciones y obligaciones individuales
necesarias en un organismo social para su mayor eficiencia.

Propsitos de la Organizacin: De acuerdo a las definiciones mencionadas

anteriormente, se pueden encontrar propsitos tales como:
Crear una estructura estable de trabajo.
Definir jerarquas y puestos de trabajo.
Departamentalizacin por funciones.
Determinar responsabilidades.
Definir cauces de comunicacin.
Establecer mtodos de simplificacin del trabajo.

Tcnicas de Organizacin: Son herramientas necesarias que nos ayudan a

formar una organizacin formal, estas tcnicas deben aplicarse de acuerdo
con las necesidades de cada organizacin; a continuacin, se describen las
principales tcnicas:
Organigrama: Representacin grfica de la estructura formal de una
organizacin, muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles
jerrquicos, las obligaciones y la autoridad existentes dentro de sta.
Manuales: Son documentos detallados que contienen de forma
ordenada y sistmica informacin acerca de la organizacin de la
empresa.
Diagramas de procedimiento o de flujo (flujogramas): Estas
representaciones grficas muestran la sucesin de pasos que
conforman un procedimiento.
Coordinacin: Es la sincronizacin de actividades, recursos y esfuerzos
de una organizacin con el fin de lograr armona, unidad, rapidez y
eficacia en la consecucin de objetivos definidos.
Normalizacin del trabajo o de los procesos: Se refiere a la
especializacin, la programacin del contenido del trabajo y los
procedimientos a seguir
 Normalizacin de los outputs o de resultados: En este caso se
especifica no lo que se quiere hacer, sino los resultados.
Normalizacin de las habilidades: En este caso lo que se estandariza
es ms al trabajador que el trabajo o los resultados. El trabajador
adquiere conocimientos, habilidades o destrezas fuera de la
organizacin para despus aplicarlas en el trabajo.
Normalizacin de las reglas: Este mecanismo significa que los
integrantes de una organizacin comparten una serie de creencias
comunes, por lo tanto, lograr coordinarse.

INTRODUCCIN AL SOFTWARE DE ESTRUCTURA

ORGANIZACIONAL

Hoy en da las empresas estn utilizando cada vez mayor cantidad de

herramientas informticas para llevar a cabo los distintos procesos que tienen
lugar en su desarrollo diario, y dentro de ello se encuentra la estructura
organizacional, la cual est compuesta por un conjunto de software que se
utiliza, como el trmino lo indica, para mantener una organizacin dentro de
las distintas reas de la compaa.
Por tal motivo, el software de estructura organizacional es sin dudas una
de las herramientas esenciales en la empresa, ya que colaboran para que la
compaa pueda cumplir sus objetivos a travs de la organizacin eficaz de
las reas y los procesos.
El diseo organizacional demanda la integracin de conocimientos de
materias previas que proporcionan los fundamentos necesarios para que el
resultado del mismo sea una estructura integral y funcional adecuada a las
exigencias de las empresas.
Es por ello que dentro de los distintos tipos de software de estructura
organizacional se encuentran aquellos que son diseados para la asignacin,
la coordinacin y la supervisin de tareas.
Software de Estructura Organizacional como Medio para el Control
y Supervisin de Empleados

Con la incorporacin de este tipo de software, aquellos encargados de

administrar los proyectos o controlar el desarrollo de los procesos en una
organizacin comercial, pueden hacer uso de estas herramientas de estructura
organizacional con el fin de poder supervisar a los empleados, y de esta forma
a travs del software poder realizar un seguimiento en torno a las funciones y
responsabilidades de cada uno de los actores de la empresa.
Para que ello sea posible, la mayora del software que se encuentran
disponibles hoy en el mbito de la estructura organizacional incluye diferentes
caractersticas y funcionalidades especficas, tales como la posibilidad de
confeccionar listas organizadas de tareas o proyectos, acceder a instantneas
del progreso individual y de equipo, asignacin de tareas individuales,
coordinacin de equipos de trabajo y dems.
Uno de los grandes beneficios que reportan este tipo de herramientas
dentro de una empresa reside en la posibilidad de no slo mantener un
seguimiento de los procedimientos de cada rea, sino tambin lograr una
notable mejora de la eficiencia en el cumplimiento de los plazos.

Software de Estructura Organizacional como Va de Eficiencia para la

Solucin de Problemas

A travs de este tipo de software, los administradores o directivos de la

empresa pueden tambin observar y analizar tendencias, generar informes
estadsticos, e incluso programar de manera automtica tareas tales como la
realizacin de copias de seguridad de los datos.
 De esta forma, el software de estructura organizacional otorga a las
empresas la potestad de controlar y mantener el orden en los diversos
departamentos que la componen, con el fin de asegurarse que cumplan con
las tareas designadas de manera organizada y optimizando los procesos.
Al mismo tiempo, la utilizacin de software de estructura organizacional
hace posible que aquellos que son los administradores de un equipo de trabajo
puedan supervisar con mayor eficacia a cada uno de los miembros del rea,
como as tambin la posibilidad de establecer objetivos de rendimiento, y
poder descubrir los motivos que generan inconvenientes en las competencias
de la empresa, para que sea posible luego hallar soluciones a dichos
problemas.

SISTEMA ENTERPRISE RESOURCE PLANING (ERP) COMO

INSTRUMENTO DE GESTIN EFICAZ PARA LA EMPRESA

ERP son en realidad las siglas del concepto en ingls Enterprise

Resource Planning, que traducido al espaol sera Planificacin de Recursos
Empresariales, aunque frecuentemente se lo denomina Software de Gestin
ERP, ya que lo cierto es que se trata de un software, el cual se encuentra
conformado por diferentes mdulos de otros softwares, haciendo de este un
sistema que consta de una nica interfaz integrada.
Dentro de una empresa, independientemente del tamao de la misma,
existen diferentes departamentos que trabajan en torno al desarrollo cotidiano
de la misma, entre los cuales se incluye la planificacin, la fabricacin de los
productos, la distribucin y la contabilidad, entre otros.
Estos procesos se encuentran agrupados en lo que se denomina el Back
Office, es decir todo aquello que sucede dentro de una empresa y que hace
posible que la misma contine funcionando, ya que por ejemplo si se excluye
alguna de las etapas antes mencionadas, el producto o servicio que se ofrece
nunca llegara al consumidor.
Aqu es precisamente donde el llamado ERP entra en accin, ya que
bsicamente se trata de un sistema que integra todas estas funciones en una
nica plataforma, y es por ello que ha sido diseado con el objetivo de poder
brindar respuestas y soluciones a las necesidades de cada una de las reas
que existen dentro de una empresa.
Es decir que, si se utiliza un ERP en una empresa, dicha poseer un
mdulo de software para la planificacin, otro mdulo de software para la
fabricacin, otro para la distribucin, otro para la contabilidad, y as
sucesivamente, los cuales convergirn en un sistema de gestin al que se lo
denomina ERP.
Esto brinda la posibilidad de configurar el sistema de acuerdo a las
necesidades de cada empresa, y all radica precisamente la principal
caracterstica de los sistemas ERP, ya que es por ello que son empleados por
grandes compaas, pasando por PyMEs, e incluso hasta llegar a micro-
emprendimientos.
Entonces lo cierto es que un sistema ERP abarca varios departamentos
de una misma empresa, pero adems en ocasiones un ERP tambin puede
llegar a trascender ms all de los lmites corporativos, ya que puede llegar a
incorporar sistemas de socios y proveedores, con lo cual se suman acciones
adicionales a la plataforma, tales como la gestin de la cadena de suministro.

Tipos de Implementacin ERP

El programa ERP elegido influir directamente en la gestin de los

procesos de negocio, la implementacin del programa adecuado para las
necesidades de una empresa puede mejorar su calidad de trabajo de forma
drstica, ya sea optimizando procesos o mejorando los intercambios de datos
entre distintos departamentos, un programa ERP ser un gran aliado en los
procesos de remodelacin de la empresa; se encuentran las siguientes
maneras de implementarlos:
ERP On-Premise: Los sistemas ERP on-premise se instalan de forma
local en los servidores internos de una empresa y suelen estar bajo el
mantenimiento y la supervisin del propio equipo informtico de la
empresa.
ERP Cloud (Nube): Son aquellos que se valen de una aplicacin en la
nube para gestionar los datos, en servidores que son parte de un
tercero, sin necesidad de tenerlos de forma fsica en la empresa; el tipo
de programa determinar el coste del ERP y, la disponibilidad, ya que
no todas las marcas ofrecen ambos tipos de soluciones.

MICROSOFT DYNAMICS GP COMO SISTEMA ERP PARA LA

ORGANIZACIN ESTRUCTURAL DE UNA EMPRESA

Microsoft Dynamics GP es el software ERP idneo para potenciar y

optimizar todos los procesos de cada rea de la empresa; Microsoft Dynamics
GP le permite brindar a todas y a cada una las personas claves de su empresa,
informacin crtica y de la forma ms rpida y eficiente, garantizando as la
informacin precisa y en tiempo real para tomar decisiones oportunas dentro
de la organizacin.

Historia

Microsoft Dynamics GP fue el nombre dado al antiguo Microsoft Business

Solutions Great Plains y surgi de la primera ola del "Project Green" de
Microsoft; no es poco comn tener la impresin de que Microsoft aprovech
todo el conjunto de sus tecnologas emergentes para el momento de la
transicin entre Microsoft Great Plains y Microsoft Dynamics GP, como lo son:.
Net, MS SQL Server, SharePoint, Visual Studio, Active Directory, MS
Exchange y servicios Web XML, para hacer algunas mejoras a este producto
y rebautizarlo como Microsoft Dynamics GP.
El hecho de que Microsoft tenga varios ERPs: Microsoft Great
Plains/Microsoft Dynamics GP, Microsoft Navision/Microsoft Dynamics NAV,
Microsoft Axapta/Microsoft Dynamics AX, Microsoft
Solomon/Microsoft Dynamics SL, hizo que el "Project Green" girara en
direccin de creacin de clientes ligeros que sirviesen de puente con las
grandes estructuras de base de datos de las soluciones de ERP.

Ventajas

Acceso a la informacin crtica de la empresa de forma rpida y eficaz

a travs de cientos de reportes disponibles en todas y cada una de
las reas del negocio como lo son: Compras, Ventas, Financiero e
Inventario entre otras.
Integracin con las herramientas de Microsoft tradicionales como lo son
Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel y Microsoft Office Outlook
para reducir el impacto y rechazo natural de los empleados ante la
implementacin de un nuevo software, aprovechando de esta forma sus
conocimientos y experticia previa con estas herramientas en la
potenciacin de sus procesos de negocio.
Microsoft Dynamics GP es un software altamente personalizable que
cuenta con las herramientas necesarias y que lo hacen un sistema listo
para adaptarse completamente a los requerimientos y/o procesos de
negocios de la organizacin, siendo por esta razn uno de los sistemas
ERP menos rgidos del mercado en este sentido.
Caractersticas

Integracin nativa con Office: Como un producto Microsoft basado en

SQL, Dynamics GP funciona con todos los productos de Office; como
resultado de esto, la integracin con productos como Outlook y Excel
son transparentes y disponibles para usuarios de Microsoft Dynamics.
Usuarios: Los usuarios concurrentes son los que usan al mismo tiempo
el sistema, que no necesariamente sea toda la nmina de usuarios; sin
embargo, el sistema de usuarios nominales obliga a que cada usuario
deba adquirir una licencia; as una empresa de 50 usuarios nominales
podra contratar unas 40 licencias concurrentes ahorrndose de esta
manera, el costo de 10 usuarios y su mantenimiento anual.
Pginas basadas en roles: Microsoft Dynamics GP proporciona a cada
uno de sus usuarios tareas especficas basadas en plantillas
predefinidas y personalizables con distintas vistas de la informacin,
estas pginas de inicio basadas en funciones ahorran tiempo al
usuario, proporcionndoles la informacin que es ms relevante para
cada requerimiento; tambin agilizan la forma en que la informacin se
mueve a travs de la organizacin, protegiendo los datos y mejorando
la eficiencia en cada proceso.
Anlisis mejorado de los datos: Microsoft Dynamics GP permite analizar
datos desde distintos ngulos utilizando consultas multidimensionales
en Microsoft SQL Server Analysis Services; adems, con el SmartList
Builder de Microsoft Dynamics GP, Excel Report Builder, Business
Portal e integracin directa con SharePoint, las posibilidades de anlisis
y explotacin de datos son ilimitadas.