FACULDADE DE TELÊMACO BORBA

FATEB
Os Benefícios da Informática nas Empresas
Luiz Ricardo Pires Matheus - ricardopmat@gmail.com
Jean Carlo Tallevi da Silva - tallevis@gmail.com
Wagner Santos Guedin (Fateb – faculdade de Telêmaco Borba) guedin@klabin.com.br

Resumo:
O objetivo deste artigo é mostrar os benefícios e melhorias que a informática pode trazer para as
empresas se agregada aos seus processos diários, e estabelecer a idéia do computador ser visto como
uma das principais ferramentas de criação da empresa, e podendo ser usado em diversos processos de
forma segura, rápida e eficaz.
Também destacar a importância da inclusão da informática para manter a competitividade e o
diferencial das empresas na atualidade, bem como mostrar as vantagens da informatização no setor
empresarial, gerando eficiência e eficácia e aumentando sua competitividade no mercado e
lucratividade.
Palavras-chave: Informática, Benefícios, Melhorias.

The Benefits of informatics in the Companies

Abstract
The Objective of that article is to show the benefits and improvements who the informatics can bring
to the companies if aggregate in their diary processes, and establish the idea that the computer seen
like one of the main company’s tool of creation, and can be used in many process with a secure form,
fast and effective.
Too to highlight the importance of the inclusion of informatics to keep the competitiveness and the
differential of the companies of today, and to show the advantages of computerization in the business
sector, generating efficiency and efficacy and increasing their competitiveness in the market and
Profitability.
Key-words: Informatics, Benefits, Improvements.

1. Introdução
Uma empresa informatizada funciona de modo eficiente e eficaz e proporciona diversas
vantagens. Levando em conta os custos cada vez menores dos computadores e a capacidade
do computador processar e criar informações, qualquer tarefa se torna rápida, barata,
confiável e completa, ou seja, ele aumenta a qualidade, transmissão e confiabilidade das
informações, agilizando as tarefas e processos de qualquer organização, garantindo eficiência
e eficácia e, assim, aumentando sua lucratividade.
Para que ocorra o processo de informatização a empresa deve escolher profissionais
capacitados, sendo estes funcionários da própria empresa ou uma empresa específica para este
fim, para fazer o dimensionamento tanto para os equipamentos quanto para os softwares que
serão implantados. Também se devem efetuar treinamentos junto aos funcionários para que o
processo de informatização atinja sua eficácia, pois de nada irá adiantar um processo
informatizado se não houver a compreensão das pessoas que irão fazer uso destas
ferramentas.
Rodrigues (1988) desenvolveu pesquisas empíricas para entender os efeitos da tecnologia
sobre as empresas e organizações, durante a segunda década de oitenta. Uma de suas
pesquisas foi sobre os efeitos da tecnologia sobre as empresas e organizações do trabalho das
empresas de serviço. Neste estudo ele sugere que as funções mais rotineiras e repetitivas são
as que mais sofrem impacto neste processo, chegando algumas vezes a desaparecer.
A partir da informatização a empresa pode obter várias vantagens, pois ela promove o
enxugamento da empresa (papéis, fichas, anotações, pastas, cadernos, folhetos, arquivos); a
eliminação das atividades burocráticas que podem ser feitas facilmente no computador, as
quais são elaboração de manuais, fichas e cadastros de fornecedores e clientes, emissão de
notas fiscais, cadastro dos funcionários, liberação de pedidos e consulta a legislação, e
também aumentar a agilidade, segurança, integridade e exatidão de dados e informações, além
de redução de despesas e custos de diversos setores. Com este enxugamento da empresa há
uma diminuição de locais os quais eram necessários ao armazenamento destes materiais, e os
quais geravam custos tais como manutenção e conservação.

2. Benefícios da Informatização na Empresa.

Uma empresa informatizada funcionando corretamente proporciona vários benefícios aos seus
processos, dentre eles podemos destacar:
- Redução de tempo de execução dos processos;
- Maior rapidez nas informações;
- Melhoria no gerenciamento financeiro;
- Transformação de um conhecimento tácito em um conhecimento explícito;
- Economias obtidas com novas abordagens e melhoria dos processos;
- Melhoria das informações para tomada de decisão;
- Automatização de tarefas rotineiras;
- Possibilidade de uma melhor gestão do conhecimento;
- Aumento na efetividade da comunicação;
- Maior Segurança nos documentos e menor ocupação no espaço físico;
- Possibilidade de Criação de Gráficos;
- Utilização do Computador como ferramenta de Criação e inovação;
- Possibilidade da inclusão da Empresa no Mercado Digital;
- Disponibiliza o uso do sistema Bankline;
- Segurança Física dos Colaboradores;
- Diminuição da Ociosidade dos Colaboradores;
- Possibilidade de se executar pesquisas de mercado e Benchmarking;
- Maior Agilidade no atendimento a Clientes;
- Cadastro de Colaboradores e Fornecedores;
- Aumenta a produtividade e competitividade;

2.1. Redução de tempo de execução dos processos.

Com os processos informatizados a redução do tempo de execução é um dos principais
benefícios que a empresa obtém, pois a informática dinamiza tarefas que em sua execução
diária levaria muito mais tempo. Com a diminuição do tempo gasto em tarefas e menor
dispêndio de recursos a empresa agiliza seus serviços, otimizando seus funcionários e
podendo usar o tempo de uma melhor maneira, dedicando a outras tarefas que necessitem de
atenção.
2.2. Maior Rapidez nas Informações.
Com o aumento na velocidade da execução dos processos se faz necessário o aumento da
troca de informações entre setores da empresa, e a informatização dos diversos setores da
empresa garante a rapidez e a segurança no envio de dados e na troca de informações,
diminuindo a necessidade da circulação de papel e pessoas, garantindo um ambiente mais
organizado e diminuindo a perda destes documentos, visto que em meio digital oferece mais
segurança.

2.3. Melhoria no Gerenciamento Financeiro.

Implantando Softwares especializados em gerenciamento financeiro se pode ter um
acompanhamento maior das finanças da empresa, como controle de fluxo de caixa, extratos,
balanços, e saldos para controle, bem como a criação de gráficos e indicadores. Também se
pode controlar, através de um cadastro de funcionários, seus pagamentos bem como suas
férias, período aquisitivo e pagamentos de encargos. Com o melhor gerenciamento das
finanças a empresa começa a destacar setores e processos onde ela pode cortar gastos, e em
quais setores ela precisa de mais investimento.

2.4. Transformação de um conhecimento tácito em um conhecimento explícito.

Transformar informações presentes no dia a dia dos funcionários para criar um processo
normatizado, possibilitando a criação de uma base de dados com o conhecimento necessário
para o funcionamento da empresa, o qual sairá da forma tácita e irá para uma forma explícita,
ou seja, uma forma a qual possa ser acessada a qualquer hora sem a necessidade de reuniões
ou treinamentos.

Figura 1 – Dinâmica da Transformação do Conhecimento

2.5. Economias obtidas com novas abordagens e melhoria dos processos.

Economizam-se no processo de abordagem dos clientes quando a empresa adota ferramentas
para fazer propaganda de seus produtos, tais como Newsletters, Mala Direta e formulários de
controle de qualidade. Tais ferramentas dispensariam gastos com propagandas e impressos e
possibilitam uma nova abordagem e facilitam também para que seus clientes entrem em
contato. Com melhoria deste processo, se torna dispensável o uso de papel, garantindo assim
maior organização e menor gasto com impressos.

2.6. Melhoria das informações para tomada de decisão.

Na atual situação das empresas no sistema globalizado e a grande concorrência, toda e
qualquer decisão pode decidir o futuro de uma organização, por isso a análise de toda e
qualquer decisão deve ser minuciosa. Um sistema informatizado possibilita a busca de
informações para que seja feito um estudo de caso antes de tomar alguma decisão, reduzindo
possíveis riscos e avaliando o mercado e suas variações. Existem programas que possibilitam
a criação de diagramas de causa e efeito que podem ajudar nas tomadas de decisões.

Figura 2 – Estrutura do Diagrama de Causa e Efeito

2.7. Automatização de tarefas rotineiras.

Algumas tarefas da empresa que são pequenas e rotineiras podem ser facilmente
automatizadas através de softwares e equipamentos usados para este fim.
Tarefas simples como elaboração de gráficos e relatórios, ou até mesmo preenchimento de
envelopes podem ser automatizadas dando mais tempo para que os colaboradores possam
trabalhar em coisas mais importantes, como por exemplo, analisar os relatórios que este
sistema automatizado pode criar.

2.8. Possibilidade de uma melhor gestão do conhecimento.

Implantando-se sistemas de comunicação e armazenamento de dados podem-se criar
ferramentas para se disseminar o conhecimento dentro da empresa, criando-se um sistema de
gestão do conhecimento empresarial, onde qualquer colaborador poderá tirar suas dúvidas
sem a necessidade de reuniões ou treinamentos. Isto pode ser feito através de Intranets, do uso
do e-mail para este fim ou até mesmo da criação de um portal do conhecimento, onde todas
estas informações ficariam disponíveis para consulta, criando assim um sistema de
informação para a empresa. O uso de um bom sistema de informação vai além da idéia de
ferramenta de produtividade, muitas vezes passa a ser fator crítico para o sucesso, pois hoje o
sucesso, a eficiência e a eficácia da empresa não está só relacionado com o hardware e o
software usado na empresa, mas também com o pessoal, ou peopleware.

Figura 3 – Eficiência e Eficácia de um Sistema de Informação

(Adaptado de MAGGIOLINI, 1981)
2.9. Aumento na efetividade da comunicação.
O sistema informatizado oferece diversos meios e softwares que aumentam a efetividade das
comunicações dentro da empresa, estes são formados de e-mails, programas de conversação
instantânea, sistemas de videoconferência e até mesmo de telefonia.
Com a presença de softwares gratuitos com estas funções, a empresa pode economizar, como
por exemplo, com fatura telefônica instalando um programa com telefonia por IP, ou
economizar com treinamentos utilizando o recurso da videoconferência, para que apenas uma
reunião atinja o maior número possível de colaboradores.

2.10. Maior Segurança nos documentos e menor ocupação no espaço físico.

Um Sistema informatizado oferece proteção dos documentos nele armazenados, bem como a
possibilidade de se ter um Backup, ou seja, uma cópia de segurança de todos os documentos
presentes nele.
Também há a diminuição de documentos em meio físico, ou seja, impressos os quais
necessitam de um espaço específico para seu armazenamento. Sendo assim a criação de uma
base de dados diminuiria o espaço destinado ao armazenamento destes papéis, bem como a
sua limpeza e manutenção periódica, diminuindo gastos desnecessários.

2.11. Possibilidade de Criação de Gráficos.

Utilizando alguns tipos de softwares se podem criar gráficos para melhora acompanhamento
dos processos. Os gráficos são conhecidos por ser uma ferramenta visual de fácil
entendimento e são usados para mostrar de forma rápida resultados que se, por sua vez,
estiverem presentes em um relatório irá necessitar de maior análise. Um gráfico deixa de
forma simples e de rápida compreensão qualquer informação quantitativa que a empresa
queira expressar através dele.

Figura 4 – Exemplo de Gráfico

2.12. Utilização do Computador como ferramenta de Criação e inovação.

Devido à variedade dos programas que existe, o computador se tornou algo indispensável,
sendo uma das mais importantes ferramentas de criação das empresas. Com ele a
possibilidade de criação é ilimitada, e pode ser usado em todas as áreas da empresa e em
qualquer processo. Cabe a empresa incentivar a inovação de seus funcionários em seu
processo produtivo, pois com o uso do computador uma infinidade de melhorias podem ser
implantados, e diversos recursos criados. Quando a empresa atinge uma margem linear de
tecnologia com suas concorrentes é a inovação que a diferencia, pois garante o diferencial, o
qual a destacará das outras em seu seguimento.

2.13. Possibilidade da inclusão da Empresa no Mercado Digital.

A computação abre a possibilidade da inclusão da empresa no mercado digital, ou seja, ela
pode vender seus produtos pela internet, garantindo comodidade para seus clientes e
alcançando uma parcela dos mesmos que utilizam a internet para este fim. Também pode
comprar pela internet os produtos, equipamentos e até mesmo a matéria-prima que precisar,
gerando comodidade e diminuindo a necessidade de deslocamento para adquirir bens ou
serviços à empresa.

2.14. Disponibiliza o uso do sistema Bankline.

Para um gerenciamento e comodidade de pagamentos, através da internet os bancos
disponibilizam em seus sites o acesso a contas-correntes onde se pode efetuar pagamentos,
transferências, consultas a saldos e extratos sem precisar se deslocar até o banco,
economizando tempo e garantindo comodidade para a empresa. Ainda neste sistema vários
bancos disponibilizam programas on line para acompanhamento e planejamento de finanças,
de forma rápida e segura.

2.15. Segurança Física dos Colaboradores.

Em alguns casos o uso da informática diminui a necessidade dos empregados se exporem a
situações de risco. Em conjunto ao uso da robótica e de um software de monitoramento
muitas tarefas podem ser feitas automaticamente e sem oferecer riscos ao capital humano, tais
como operação de equipamentos e máquinas pesadas. Também é possível a instalação de um
sistema de monitoramento através de câmeras de segurança, os quais oferecerão segurança e
monitoramento das atividades dentro da empresa.

2.16. Diminuição da Ociosidade dos Colaboradores.

Informatizando os locais de trabalho será possível ter um maior acompanhamento das
atividades dos colaboradores da empresa, bem como ter um retorno maior de seus resultados.
Isso também visa diminuir o grau de ociosidade de cada colaborador, oferecendo toda e
qualquer ferramenta de trabalho ao seu alcance e diminuindo a necessidade de seu
deslocamento no ambiente de trabalho.

2.17. Possibilidade de se executar pesquisas de mercado e Benchmarking.

O uso da internet possibilita várias praticidades, dentre uma delas está a possibilidade de se
fazer um Benchmarking de empresas do mesmo ramo sem a necessidade de deslocar pessoal
ou ter algum gasto, trazendo com isso melhorias que podem ser agregadas no processo.
Através de sites que dispõe de mecanismos de pesquisa se pode fazer qualquer tipo de
levantamento de dados, inclusive a pesquisa de mercado, que vai desde reunir informações
sobre as necessidades dos clientes até verificar a tendência que o mercado possui no momento
da pesquisa, sendo que isso é muito importante para que a empresa se mantenha atualizada já
que o mercado sempre muda.

2.18. Maior Agilidade no atendimento a Clientes.

Agiliza o atendimento a clientes, pois disponibiliza ao atendente toda e qualquer informação
que o cliente solicite saber, em tempo real. Também possibilita o auto-atendimento, sistema
onde a empresa disponibilizaria um computador ou uma base de dados de fácil acesso para
que seus clientes pudessem efetuar suas consultas e sanar suas dúvidas, esta base de dados
pode ser presente nas imediações da empresa ou em uma página de internet que a empresa
tenha, sendo que se for em forma de página da internet irá abranger mais clientes. Quando é
implantado o sistema de auto-atendimento os clientes conseguem ter acesso direto a serviços,
informações e produtos, sem a necessidade de um intermediário, isso desagrega tarefas ao
atendente, visto que muitos problemas serão sanados via auto-atendimento, podendo assim o
profissional de atendimento exercer outras atividades.

2.19. Cadastro de Colaboradores e Fornecedores;

Dispondo de um cadastro de colaboradores a empresa poderá tratar de forma automática todo
e qualquer acompanhamento, desde férias até afastamentos, bem como ter a possibilidade de
levantar dados estatísticos da empresa, como quantidade de contratações no ano, quantidade
de desligamentos, afastamentos, etc.
Com o cadastro de fornecedores se pode ter um histórico de preços, de quantidade de
produtos e ate mesmo uma base de dados para que a empresa possa entrar em contato com
cada um deles, sendo que também pode contar com dados cadastrados como CNPJ, razão
social, endereço e uma conta bancária para que se efetue ou onde se efetua pagamentos, isso
aumenta o grau de confiabilidade da empresa com seus fornecedores.

2.20. Produtividade e Competitividade.

Com a melhoria de todos os processos citados acima, conseqüentemente a produtividade da
empresa será maior, pois toda e qualquer tarefa empresarial será dinamizada pela implantação
do computador, e seu tempo de execução será menor. Sua competitividade no mercado
também será consideravelmente elevada, pois uma empresa para ser competitiva necessita se
atualizar de forma que consiga seguir paralelamente as outras de mesmo ramo que o seu, e a
informática oferece este recurso pois garante a informação em tempo real para que as
empresas possam desenvolver e evoluir seus processos produtivos.

3. Considerações Finais.
Levando em consideração o número de benefícios que a informatização proporciona, uma
empresa que quer se manter no mercado necessita atualizar seus processos de forma que a
informática venha contribuir positivamente para a execução dos mesmos. O uso de um
processo informatizado faz com que a empresa se torne mais competitiva em seu ramo,
possibilitando a inovação como diferencial, e não como requisito básico. Pode-se também
minimizar os custos do processo de informatização utilizando-se Softwares livres, são
softwares que não precisam de licença para sua utilização, por isso são gratuitos e não geram
gastos. Com o crescimento do uso da internet facilmente se pode achar versões de programas
gratuitos similares aos que precisam de licença, sendo assim o custo de operação de um
computador se torna muito baixo. Porém, para garantir a eficácia de um processo
informatizado, deve-se haver uma capacitação do pessoal da empresa, ou seja, do pessoal que
irá trabalhar com essa ferramenta para que possuam um conhecimento linear de todos os
equipamentos e sistemas que estão sendo implantados, pois toda essa implementação de um
sistema de informação só será bem sucedido com a colaboração de todos, assim a empresa
deve treinar seus colaboradores para que o uso do sistema seja totalmente aproveitado de
forma que a empresa venha a ter uma gama de bons resultados.

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