MANUA

CONTABLE
L

COOPEC
AF OBJETIVO:

Proporcionar las herramientas para implementar los registros contables que sirvan
de base para una contabilidad llevada de acuerdo a las normas vigentes en lo
legal, fiscal y financiero en el pas.

Por qu es importante
tener conocimientos
bsicos de
administracin
financiera?

Un manualcontablefacilitalos procedimientos
especficospara su contabilizacin
y ayudaal
departamento contable a la preparacin de los
estados financieros.

De esta forma la alta direccin de las

organizaciones cuentan con informacin
contable-financieraconsistente para el
cumplimientode sus obligacioneslegales y
fiscales y para la toma de decisiones estratgicas.

1. COOPECAFEManual
Contable
 TABLA DE CONTENIDO Pag.

Introduccin 4

Seccin 1: Objetivos 5

Seccin 2: Normas de la Organizacin 6

Seccin 3: Estados Financieros de Acuerdos a NIIF

Estados Financieros de Entidades con Propsitos No Lucrativos

Aspectos Generales
Estado de Posicin Financiera
Normas de Presentacin
Clasificacin de Activos y Pasivos
Clasificacin del Patrimonio Contable
Estado de Actividades 6
Normas de Presentacin
Clasificacin y Estructura del Estado de Actividades
Cambio Neto en el Patrimonio Contable no Restringido
Sub-Clasificacin de los Ingresos,
Costos y Gastos y Otros Ingresos y Gastos
Fundamentos
Criterios de Reconocimiento
Estado de Flujos de Efectivo
Contabilidad de Fondos

Seccin 4: Contabilidad por Centro de Costos

Introduccin
Caractersticas
Objetivos 14
Ventajas y Desventajas de la Contabilidad por los Costos y Gastos
Clasificacin de Costos y Gastos
Centros de Costo
 COOPACAFE Manual Contable 2.

3. COOPECAFE Manual Contable

TABLA DE CONTENIDO Pag.

Seccin 5: Catlogo de Cuentas 16

Seccin 6: Descripcin de Uso

y Manejo de las Cuentas

111 . Caja y Bancos

112 Cuentas por Cobrar
114 Inventarios
122 Depreciacin Acumulada
21 Pasivo Corriente 19
22 Pasivo No Corriente
211 Pasivo Contingente (Prestaciones Laborales )
3 Patrimonio y Reservas
4 Ingresos
5 Costos

6 Gastos 25

Costos Fijos 25

Costos Variables

Condiciones que un Costo Fijo Puede Ser Variable 26

Punto de Equilibrio

Seccin 7: Informes Financieros para

el Consejo Directivo, Acreedores y
Agencias Cooperantes

Estado de Situacin Financiera

Estado de Actividades 28
Estado de Flujos de Efectivo
Ejecucin Presupuestaria

Seccin 8: Mantenimiento del Manual 32

INTRODUCCIN contabilidad as como la Junta Directiva
deben tener la claridad de entregar y obtener
El propsito del presente Manual los estados financieros y reportes financieros
Contable de COOPECAFE previamente
que sean necesarios, a fin de evitar duplicidad
autorizado por la Junta Directiva y
de esfuerzos y entendimientos en relacin a
conforme a lo requerido por el control
la informacin financiera.
interno, es proporcionar al personal
de la organizacin las herramientas
para que puedan implementar
los registros contables que sirvan de
base para una contabilidad
llevada de acuerdo a las normativas
vigentes en lo legal y
financiero en el pas.
Un manual contable como el presente, facilita
los procedimientos especficos para su
contabilizacin y ayuda al departamento
contable a la preparacin del producto final
que son los Estados Financieros, por lo tanto
de esta forma el departamento de
EL PRESENTE MANUAL SE ENCUENTRA DIVIDIDO EN LAS SIGUIENTES SECCIONES:
Seccin 1 Objetivos
Seccin 2 Normas
Seccin 3 Estados Financieros de acuerdo a Normas Internacionales de
Informacin Financiera.
Seccin 4 Contabilidad centros de costos
Seccin 5 Catlogo de cuentas
Seccin 6 Descripcin de uso y manejo de las cuentas
Seccin 7 Informes financieros para el Consejo Directivo, acreedores,
proveedores y agencias donantes Seccin 8 Mantenimiento del
manual

El presente manual proporciona los lineamientos para preparar la informacin contable de

acuerdo a
Normas Internacionales de Informacin Financiera especialmente en lo que se refiere a
presentacin, reconocimiento, medicin y revelacin para que la administracin tenga el
control interno.

5. COOPECAFEManual Contable

4.
El control interno: es un proceso efectuado
por el Junta Directiva o el consejo directivo, la
Direccin y el resto del personal, diseado
con el objeto de proporcionar un grado de
seguridad razonable en cuanto a la
consecucin de objetivos, dentro de las
siguientes categoras:
Eficacia y eficiencia de las operaciones
Flabilidad de la informacin financiera y
Cumplimiento de las leyes y normas
aplicables
El concepto de control interno no slo se
refiere a temas financieros, contables y a la
custodia de los activos, sino que incluye
controles destinados a mejorar la eficiencia
operativa y asegurar el cumplimiento de las
polticas de la Asociacin. El control interno
es una expresin utilizada con el objeto de
describir todas las medidas adoptadas por la
direccin superior para dirigir y
controlar las operaciones
sustantivas y de apoyo en los organismos a su
cargo.
La esencia del control interno est en las
acciones tomadas para dirigir o llevar a cabo
las operaciones. Dichas medidas incluyen
corregir las deficiencias y mejorar las
operaciones, para que estn de conformidad
con las normas prescritas y con los objetivos
planteados.
 SECCIN 2: NORMAS DE LA ORGANIZACIN
SECCIN 1: OBJETIVOS

13 Definir
El gerente
los reportes
financiero
y estados
es el responsable
financieros que
de presentar
sern analizados
los estados
por financieros
la junta directiva,
con el
respectivo
evitandoanlisis
de estaa forma
la juntaque
directiva
el departamento
o consejo directivo.
contable duplique esfuerzos en preparar otros
informes que no son requeridos pero que son preparados por el departamento contable con
la justificacin de que Son preparados por aquello de que los pidan
2 Definir los reportes que se necesitan en la junta directiva o consejo directivo, evitando de
esta forma prdida de tiempo en buscar informacin que nunca ha sido preparado por el
departamento contable.

SECCIN 3:
ESTADOS FINANCIEROS DE ACUERDO A ANIIF
ESTADOS FINANCIEROS DE ENTIDADES CON PROPSITOS NO LUCRATIVOS

El cambio experimentado a nivel mundial
para la aplicacin de las Normas
Internacionales de Informacin Financiera
(NIIF) anteriormente denominadas Normas
Internacionales de Contabilidad (NIC)
constituye el desarrollo ms significativo
llevado nunca a cabo en el mbito de la
contabilidad.
Australia, Rusia y Oriente Medio que tambin
estn adoptando las NIIF; junto con otros
pases como Estados Unidos, Canad o
innumerables pases de Centro y Sudamrica
donde se van incorporando paulatinamente.

La Comisin Europea ha adoptado las NIIF 6

(un cuerpo normativo de elevada calidad, Las Normas Internacionales de Contabilidad

comprensible y obligatorio) con carcter (NIC/NIIF) estn transformndose en los
obligatorio para los 7.000 grupos cotizados principios de contabilidad financiera ms
en la Unin Europea para el ejercicio ampliamente aceptados en el mundo.
contable 2005.

Lejos de la Unin Europea, existe un

significativo nmero de regiones, tales como

5. COOPECAFEManual Contable
 Alrededor de 100 pases han adoptado las
NICs para la preparacin y presentacin de
informacin contable. A partir de 2005 ms
de 7.000 empresas de la unin Europea
deben reportar sus estados financieros en
conformidad con las NICs. Australia, Canad,
China, Japn, Rusia y otros pases del Medio
Oriente estn adoptando las NICs o tienen
planes para ajustar sus normas contables
locales a las normas internacionales. El
Comit de Normas internacionales de
Contabilidad (IASB) y el Comit de Normas
Contables de los Estados Unidos (FASB) han
alcanzado el compromiso de hacer sus
principios contables compatibles y llegar a la
convergencia de sus normas contables, una
muestra ms de la importancia de las NICs.
Como resultado de su aceptacin
internacional en los aos futuros miles de
empresas de todo el mundo prepararn la

ASPECTOS GENERALES

De acuerdo con las NIIF, los estados financieros bsicos

que las entidadescon propsitosno lucrativosdeben
presentar son:

a. Estado de posicin financiera,

b. Estado de actividades, y

c. Estados de flujo de efectivo.

d. Las notas a los estados financieros

son parte integrante de los mismos.

contabilidad de conformidad con estas NICs.

Estos principios continan su rpida
evolucin como resultado del proyecto de
convergencia con las normas contables de
Estados Unidos y por la necesidad de cubrir y
dar soluciones a nuevos tpicos
operaciones de empresas.
La definicin de entidad con propsitos no
lucrativos propuesta por las Normas
Internacionales de Informacin Financiera
(NIIF) definen que estas entidades tienen
principalmente fines de beneficio social.
Algunas opiniones mencionaron que al hacer
esta aseveracin se estaba dejando fuera a
5. COOPECAFEManual Contable
y los sindicatos, cmaras de comercio y
colegios profesionales.
Sin embargo, con la finalidad de que la norma
sea clara las Normas Internacionales de
Informacin Financiera decidieron modificar
la redaccin para establecer que estas
entidades tienen carcter social y ampliar el
nmero de ejemplos provistos incluyendo a
los sindicatos, colegios profesionales y a las
entidades con actividades artsticas,
culturales y cientficas, etc.
 b. Su posicin financiera; el monto y naturaleza de sus activos, pasivos y patrimonio
contable;
El propsito de los estados financieros bsicos
y sus notas es proveer al usuario general
informacin sobre las entidades con
propsitos no lucrativos respecto a:
a. Su capacidad para: mantener su patrimonio,
continuar como negocio en marcha y lograr
los fines sociales para los cuales fue creada;
aplicacin.
c. Los efectos de las
operaciones que
modifican el monto y la
naturaleza de sus activos
netos;
d. El monto y tipo de sus
flujos de efectivo de
entrada y de salida
durante el periodo y la
relacin entre ellos;
e. El desempeo financiero
de su administracin; y
f. La forma en que la entidad obtiene y aplica
recursos; obtiene y paga sus
financiamientos, as como otros factores
que puedan afectar su liquidez.
Los estados financieros y sus notas deben
determinarse con base en las Normas de
Informacin Financiera, salvo en los casos en
que el alcance de una de ellas se excepte su

ESTADO DE POSICIN FINANCIERA

El estado de posicin financiera es un estado financiero que muestra informacin

relativa a una fecha determinada sobre los recursos y obligaciones de una entidad;
presenta los activos en orden de su disponibilidad, mostrando sus restricciones; los
pasivos atendiendo a su exigibilidad, revelando sus riegos financieros; as como, el
patrimonio contable clasificado en no restringido, temporalmente restringido y/o
permanentemente restringido.

El estado de posicin financiera proporciona al usuario general informacin sobre la

capacidad de la entidad para proveer bienes y servicios, su liquidez, su habilidad para
cumplir con sus obligaciones y sus necesidades de financiamiento externo.
 Normas de presentacin, clasificacin y de
activos y pasivos
Dentro del estado de posicin financiera,
los activos y pasivos deben presentarse
clasificados en corto plazo (circulantes) y
largo plazo (no circulantes), atendiendo a
su disponibilidad y exigibilidad con base en
lo establecido en la NIIF relacionado a la
presentacin y revelacin. Las c.Patrimonio contable restringido
agrupaciones de partidas y presentacin de permanentemente, el cual est sustentado
rubros de forma separada deben llevarse a por activos permanentemente restringidos,
cabo conforme lo establecido en la NIIF. cuyo uso por parte de la entidad est
limitado por disposiciones que no expiran
Aquellos activos que tengan restricciones
para su uso en el corto o largo plazo deben con el paso del tiempo y no pueden ser
presentarse en forma segregada del resto eliminadas por acciones de la
de los activos que no tengan restricciones administracin. Las restricciones
indicando el tipo de restriccin que tienen: temporales pueden ser:
temporal o permanente. Clasificacin del a. De plazo: si establecen que los activos no
Patrimonio Contable pueden ser usados de inmediato sino
hasta un periodo posterior o despus de
La NIIF, establece que el patrimonio cierta fecha;
contable de las entidades con propsitos
no lucrativos deben clasificarse, en su caso, b.De propsito: si establecen que los
con respecto a su tipo de restriccin en: activos deben de ser utilizados para un
propsito especfico; o
a. Patrimonio contable no restringido, el c. Una combinacin de las anteriores.
cual no tiene restricciones para que sea
utilizado por la entidad; es decir, est Dentro del patrimonio restringido
sustentado por los activos netos no temporalmente es usual la presentacin de
restringidos; partidas individuales para distinguir entre:
a. Restricciones permanentes de
b. Patrimonio contable restringido propsito; indica que los activos
temporalmente, el cual est sustentado recibidos deben ser usados para cierto
por los activos temporalmente propsito, preservados y no vendidos.
restringidos cuyo uso por parte de la Por ejemplo: los terrenos u obras de
entidad est limitado por las arte; y
disposiciones que expiran en el paso del
tiempo o porque se cumplen los b. Restricciones permanentes de inversin:
propsitos establecidos; y, indican que los activos recibidos deben

5. COOPECAFEManual Contable
 invertirse con la finalidad de proveer
una fuente de ingresos permanentes a
la entidad por los rendimientos de
dichos activos.
Estado de Actividades
El estado de actividades es un estado
financiero de las entidades con propsitos
no lucrativos que muestra la informacin
relativa a sus operaciones en un periodo y,
por ende, los ingresos, costos y gastos, as
como el cambio neto en el patrimonio
contable resultante en el periodo,
clasificados por tipo de patrimonio
contable (restringido permanentemente,
restringido temporalmente o no
restringido).
El estado de actividades proporciona
informacin sobre el resultado de las
operaciones que afectaron al patrimonio
contable sobre la aplicacin de ingresos,
costos y gastos en diversos programas y
servicios.
Adems, permite evaluar el desempeo de
las actividades de la administracin de la
entidad durante el periodo y los esfuerzos
llevados a cabo para alcanzar sus objetivos.
Los ingresos, costos y gastos deben cumplir
con las definiciones de la NIF A-5, Son
ejemplos de ingresos de las entidades con
propsitos no lucrativos los provenientes
de: la prestacin de servicios, la venta de
bienes y los donativos recibidos.
Son ejemplos de costos y gastos: los del
cumplimiento de los propsitos de la
entidad, los de recaudacin de donativos,
los generales y los donativos otorgados en
los trminos de la NIF E-2, Donativos
recibidos u otorgados por entidades con
propsitos no lucrativos.
Normas de Presentacin
El estado de actividades debe presentar los
ingresos, costos y gastos, as como el
cambio neto del periodo en el patrimonio
contable de una entidad con propsitos no
lucrativos, clasificados en: patrimonio no
restringido, patrimonio temporalmente
restringido y patrimonio
permanentemente restringido.
Clasificacin y Estructura del
Estado de Actividades
En el estado de actividades deben
presentarse como mnima los niveles
siguientes:
a. Cambio neto en el patrimonio contable
no restringido,
b. Cambio neto en el patrimonio contable
restringido temporalmente,
c. Cambio neto en el patrimonio contable
restringido permanentemente, y
d. Cambio neto en el patrimonio contable
total.
En la determinacin de los niveles, cuando
los ingresos excedan a los costos y gastos el
nivel debe denominarse incremento en el
patrimonio contable, en caso contrario,
 debe identificarse como disminucin en el
patrimonio contable.
Cambio Neto en el Patrimonio Contable
No Restringido
Los ingresos deben presentarse como
aumentos al patrimonio contable no
restringido, a menos que el uso de los
activos recibidos se encuentre limitado por
restricciones, en cuyo caso deben
clasificarse como aumentos al patrimonio
contable restringido permanentemente o
temporalmente, segn corresponda.
En el caso de los ingresos por la venta de
bienes o por la prestacin de servicios, los
descuentos y bonificaciones otorgados a
los clientes, as como las devoluciones
efectuadas, deben disminuirse de los
ingresos para as obtener el importe de los
ingresos netos; no obstante, las NIIF
permiten la presentacin de esos rubros
por separado.
Los costos y gastos identificables con los
ingresos no restringidos deben presentarse
en la seccin de patrimonio contable no
restringido; por ejemplo, la depreciacin,
amortizacin o las prdidas por deterioros
de activos no restringidos. Los gastos no
identificables claramente con alguno de los
tres tipos de patrimonio contable deben
presentarse tambin en el patrimonio
contable no restringido.
Cuando el patrimonio o parte del
patrimonio con restricciones quede libre de
stas ya sea por el paso del tiempo o
porque exista un remanente sin
restricciones por ya haber cumplido los
5. COOPECAFEManual Contable
propsitos para los cuales se recibi el
donativo, ese patrimonio debe
reclasificarse a la seccin de patrimonio
contable no restringido; dicha
reclasificacin debe mostrarse dentro del
estado de actividades.
Los ingresos por donativos recibidos cuyas
restricciones se extingan dentro del mismo
periodo pueden presentarse nicamente
dentro del patrimonio contable no
restringido, sin presentarlos como
restringidos y luego reclasificarlos, siempre
y cuando dicho tratamiento se haga en
forma consistente.
Los rendimientos sobre inversiones y otros
activos deben presentarse como parte de
los cambios en el patrimonio contable no
restringido a menos que el uso de tales
rendimientos se encuentre limitado; en
este caso, deben clasificarse como
patrimonio contable temporal o
permanentemente restringido, segn
corresponda. El cambio neto en el
patrimonio contable no restringido debe
mostrar, entre ellos:
a. Los ingresos no restringidos; por
ejemplo: servicios por eventos y
exposiciones, colegiaturas, ingresos por
regalas cobradas por desarrollos
cientficos o inventos, publicaciones y
donativos recibidos no restringidos.
b. Las reclasificaciones provenientes del
patrimonio contable temporalmente
restringido, por partidas liberadas de sus
restricciones,
c. Las reclasificaciones provenientes del b. Las actividades de apoyo.
patrimonio contable permanentemente
restringido, por las cuales se hayan Fundamentos
recibido instrucciones especficas de los
El postulado bsico de devengacin
donantes para su disposicin como
contable seala que:
donativos no
restringidos, y; Los efectos derivados de las transacciones
que lleva a cabo una entidad econmica con
d. Los gastos por servicios por programas o otras
actividades de apoyo y otros ingresos entidades,
y de las transformaciones internas y
gastos. de otros eventos, que la han afectado
Sub-clasificacin de los Ingresos, Costos y econmicamente, deben reconocerse
Gastos y Otros Ingresos y Gastos contablemente en su totalidad, en el
momento
Dentro de cada seccin de patrimonio
en el que ocurren, independientemente de
contable presentada en el estado de
la
actividades deben sub-clasificarse los
costos y gastos de acuerdo con uno de los fecha en que se consideren
siguientes criterios: realizados para fines
a. Por funcin- que muestra en rubros contables
genricos los tipos de costos y gastos
atendiendo a su contribucin al logro de
las actividades de la entidad;
b. Por naturaleza- que desglosa los rubros
de costos y gastos, atendiendo a la
esencia especifica del tipo de costo o
gasto de la entidad, o
c. Mixta- que muestra los gastos por
funcin y dentro de cada agrupacin
presenta el desglose de gastos de Por lo anterior, las operaciones que deben
acuerdo con su naturaleza. ser reconocidas contablemente por una
Las NIIF recomienda el uso de una entidad son:
clasificacin por funcin. Las clasificaciones a. Transacciones que llev a cabo con otras
bsicas por funcin para entidades con entidades econmicas;
propsitos no lucrativos son:
a. Los servicios por programas o b. Transacciones internas que modificaron
actividades, y la estructura de sus recursos o de sus
fuentes; y
 c. Otros eventos que la afectaron.
Como se seala en las NIIF:
El reconocimiento contable es el proceso
que consiste en valuar, presentar y revelar,
esto es, incorporar de manera formal en el
sistema de informacin contable los
efectos de las transacciones,
transformaciones internas que realiza una
entidad y otros eventos, que le han
afectado econmicamente, como una
partida de activo, pasivo, capital contable o
patrimonio contable, ingreso costo o gasto.
El reconocimiento de los elementos bsicos
de los estados financieros implica
necesariamente la inclusin de la partida
respectiva en la informacin financiera,
formando parte, conceptual y alcanzados todos.
cuantitativamente del rubro respectivo. El
solo hecho de revelar no implica
reconocimiento contable.
Criterios de Reconocimiento
El reconocimiento contable de una
operacin debe cumplir con los siguientes
criterios:
a. Provenir de una transaccin de la
entidad con otras entidades, de
transformaciones internas, as como de
otros eventos pasados, que le han
afectado econmicamente;
b. Satisfacer la definicin de un elemento
de los estados financieros;
c. Ser cuantificable en trminos
monetarios confiablemente;
5. COOPECAFEManual Contable
d. Estar acorde con su sustancia
econmica;
e. Ser probable que en un futuro ocurra
una obtencin o un sacrificio de
beneficios econmicos, lo que
implicara una entrada o salida de
recursos econmicos; y
f. Contribuir a la formacin de un juicio
valorativo en funcin a su relevancia
que coadyuve a la toma de decisiones
econmicas.
Por consiguiente, una operacin debe
reunir los seis criterios fundamentales
sealados en el prrafo anterior y solo
debe ser reconocida como un elemento de
los estados financieros al momento de ser
De lo anterior se desprende que al
reconocer una operacin en la informacin
financiera, esta debe representarse tanto
conceptual como numricamente y, por
tanto, debe determinarse una
cuantificacin en trminos monetarios a
travs del desarrollo de un proceso formal
de valuacin considerando los atributos del
elemento a ser valuados y lo que
establezcan, a su vez, las NIIF particulares
relativas.
Los atributos se refieren a las
caractersticas o naturaleza del elemento
sujeto a reconocimiento y valuacin, por
ejemplo, su naturaleza monetaria y no
monetaria, entre otros.
Estado de Flujos de Efectivo
El estado de flujos de efectivo es un estado La
financiero que muestra informacin acerca
de las fuentes y aplicaciones del efectivo en
el periodo, clasificadas por actividades de
operacin de inversin y de
financiamiento.

Por ende, permite conocer el efecto que

han tenido las actividades de la entidad en
su efectivo, evaluar su capacidad para
cumplir con sus obligaciones y conocer sus
requerimientos de financiamiento.
Las entidades con propsitos no lucrativos
deben presentar como parte de sus
estados financieros bsicos, el estado de
flujos de efectivo elaborado con base en las
NIIF, Estado de flujos de efectivo, sin que
sea necesario separar los conceptos por
contabilidad de
fondos comprende un conjunto de
procedimientos contables que resultan en
clasificaciones independientes de cuentas
de balance y resultados por ciertas
actividades. La contabilidad de fondo es
establecida por disposiciones legales,
contractuales o acciones voluntarias de las

cada tipo de patrimonio. entidades.

integrado por lo siguiente:
Contabilidad de Fondos
1.Introduccin
Las NIIF no se oponen a las clasificaciones 2.Ventajas y Desventajas
por fondos, siempre y cuando se ajusten 3.Caractersticas
para cumplir con las disposiciones de 4.Clasificacin
clasificaciones establecidas en esta norma.

SECCIN 4:
CONTABILIDAD POR CENTRO DE COSTOS

La contabilidad por centro de costos permite

distribuir los costos a los diferentes centros de
costos que se definan y se encuentra
 Introduccin
La contabilidad por centro de costos es un
sistema que permitir a la organizacin
lograr mejor control sobre los costos y
gastos cargados a los diferentes centros de
costos.
El uso de la contabilidad por centro de
costos est condicionado
fundamentalmente por lo siguiente:
a. Que COOPECAFE maneje los costos y
gastos segregados para los diferentes
centros de costo.
b. Que en los niveles directivos de
COOPECAFE exista la decisin de establecer
la contabilidad por centro de costos como
sistema contable de registro, control
presupuestario y control interno.
La contabilidad por centro de costos, no se
escapa del cumplimiento de los principios
fundamentales de contabilidad ya sea
adoptando las Normas Internacionales de
Informacin Financiera o registros
contables sobre la base de la Ley de
Impuesto Sobre la
Renta y deben ser cumplidos como
en cualquier rea de
especialidad contable.
El centro de costos permite identificar costos
por separado dentro de una organizacin, para
la cual se llevan registros contables
separados, a estas porciones se les llama
centros de
costos. En general un centro de costos es una
parte interna que tiene sus propios costos y
5. COOPECAFEManual Contable
gastos.
Manejar centros de costos permite obtener
el estado de ingresos y egresos por
separados.
Debe quedar claro que dentro de la
nomenclatura se deben establecer los
centros especficos para obtener buena
informacin de los estados financieros de
la entidad.
La contabilidad por centro de costos es una
cualidad de la contabilidad que integrada al
sistema, permite el registro de las
transacciones de uno o ms centros de
costos.
Caractersticas
Algunas de las caractersticas identificadas
del sistema de contabilidad por centro de
costos, se enumeran a continuacin:
1. Cdigo de cuentas comn a todos los
centros de costos, lo que facilita la
formulacin de los estados de
consolidacin y mayor funcionabilidad
en el registro de las operaciones.
2. Dinmica integral en el registro de las
operaciones de los distintos centros.
Esto se refiere a que el registro de las
operaciones de cada centro de costo se
realiza de manera simultnea e
integrada.
3. Identificacin de los diferentes centros
de costos de inters de la organizacin
4. Formas y registros comunes para todos
los centros de costos que prevean las
 clasificaciones correspondientes para la 1. Conocer el grado de ejecucin y tomar
identificacin de cada uno. decisiones oportunas para cada uno de
los centros de costos.
Objetivos 2. Identificar las desviaciones favorables o
desfavorables en cada uno de los centros
de costos para tratar de corregirlos.
Clasificacin de los Costos y Gastos del cuadre individual de cuentas de
La clasificacin de los centros de costos en cada uno.
COOPECAFE ser de acuerdo a las
distribuciones que se efecten. Centros de Costo
Se
VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA CONTABILIDAD POR LOS COSTOS Y
GASTOS
VENTAJAS DESVENTAJAS
Llevar registros por centro de costos La incidencia mayor de las
desventajas que separados. a continuacin se comentan, recae
Permite analizar por separado los centros directamente sobre el contador
quien de costos. debe mantener su funcionamiento:
Mayor esfuerzo en el trabajo contable, generado por lo delicado del
manejo del catlogo de cuentas del programa que distribuye para los
diferentes centros de costos.
Necesidad de la especializacin del personal que labora en
el departamento de contabilidad.
Incremento del trabajo, dado el volumen
de las transacciones, que aumenta en definen los centros de costos siguientes:
la medida que aumenta la cantidad de Administracin, Comercializacin, Acopio,
centros de costos y por la necesidad Crditos, etc.
 SECCIN 5:
CATLOGO DE CUENTAS
La nomenclatura permitir tener una estructura definida para mantener la consistencia de
las operaciones y obtener estados financieros debidamente estructurados. La
nomenclatura se ha definido en seis niveles siendo los siguientes:

1 ACTIVO 2 PASIVO
11 ACTIVO CORRIENTE 21 PASIVO CORRIENTE
111 CAJA Y BANCOS 211 CUENTAS POR PAGAR
111.01 Caja Chica 211.01 Proveedores
111.02 Banco 1 211.02 Caf y Miel de sociados
111.03 Banco 2 211.03 Cuota Patrola IGSS
111.04 Banco 3 211.04 Impuesto sobre la renta anual
211.05 Anticipos recibidos
112 CUENTAS POR COBRAR 211.06 IVA por pagar
112.01 Prstamos a Asociados 211.07 Bono 14
112.02 Prstamos a Empleados 211.08 Aginaldo
112.03 Clientes 211.09 Vacaciones
112.04 Anticipo para viticos y gastos 211.1 Aportaciones Extraordinarias
112.05 Anticipo sobre compras 211.19 Otras cuentas por pagar
112.06 Clientes del exterior
112.07 Pagos a cuenta de ISR 212 RETENCIONES
112.08 Retenciones de IVA 212.01 Cuota Laboral IGSS
112.19 Otras cuentas por cobrar 212.02 Impuesto Sobre la Renta
112.99 Reserva de Cuentas Incobrables 212.03 Impuesto al Valor Agregado

113 IVA POR COBRAR 22 PASIVO NO CORRIENTE

113.01 Crdito fiscal 2011 221 PASIVO LABORAL
113.02 Crdito fiscal 2012 211.01 Indemnizaciones
113.03 Crdito fiscal 2013
222 PRESTAMOS OBTENIDOS
114 INVENTARIOS 222.01 Banco del Tesoso, S.A.
114.01 Caf Pergamino 222.02 Personas particulares
114.02 Caf oro
114.03 Caf de segunda 223 FONDOS POR APLICAR
114.04 Caf cereza 223.01 AGENCIA COOPERANTE 1
114.05 Miel 223.02 AGENCIA COOPERANTE 2
114.06 Fertilizantes 223.03 AGENCIA COOPERANTE 3
12 ACTIVO NO CORRIENTE 3 PATRIMONIO Y RESERVAS
121 PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO 31 PATRIMONIO INSTITUCIONAL
121.01 Inmuebles 311 APORTE DE ASOCIADOS

5. COOPECAFEManual Contable
121.02 Maquinaria y Equipo
121.03 Vehculos
121.04 Mobiliario y Equipo de oficina
121.05 Equipo de computacin
121.04 Herramientas
122 DEPRECIACIN ACUMULADA
122.01 Inmuebles
122.02 Maquinaria y Equipo
122.03 Vehculos
122.04 Mobiliario y Equipo de oficina
122.05 Equipo de computacin
122.04 Herramientas
123 OTROS ACTIVOS
123.01 Acciones BARNRURAL
123.09 Otros activos
311.01 Aportaciones obligatorias / Aporte de fundadores
32 RESERVAS
321 RESERVAS
321.01 Reserva Irrepartible
321.02 Reserva de Educacin
321.03 Reserva de Obras Sociales
321.04 Reserva Institucional
33 REVALUACIONES
331 REVALUACIONES
332.01 Inmuebles
332.02 Maquinaria y equipo
332.03 Vehculos
332.04 Otras revaluaciones de activos fijos
39 RESULTADOS
391 RESULTADOS
391.01 Resultados Acumulados
391.02 Resultados de Perodo

124 AMORTIZACIN ACUMULADA

124.09 Otos activos

4 INGRESOS 42 INGRESOS GRAVADOS

41 INGRESOS EXENTOS 421 VENTAS EXPORTACIONES
411 VENTAS EXENTAS 421.01 Caf Pergamino
411.01 Caf Pergamino 421.02 Caf Oro
411.02 Caf Oro 421.03 Miel
411.03 Caf Cereza 421.09 Otros
411.04 Caf de segunda clase 422 SERVICIOS GRAVADOS
411.05 Miel 422.01 Intereses sobre crditos a asociados
411.09 Otros 422.02 Mora cobrada a asociados
412 SERVICIOS EXENTOS 422.03 Arrendamientos cobrados a asociados
412.01 Intereses sobre crditos a asociados 422.09 Otros ingresos gravados
412.02 Mora cobrada a asociados
412.03 Arrendamientos cobrados a asociados 414 DONACIONES
412.09 Otros ingresos exentos 414.01 AGENCIA COOPERANTE 1
413 PRODUCTOS FINANCIEROS 414.02 AGENCIA COOPERANTE 2
413.01 Intereses Bancarios 414.03 AGENCIA COOPERANTE 3
413 OTROS INGRESOS 414.04 AGENCIA COOPERANTE 4
 413.01 Intereses Bancarios 414.09 Otros
5 COSTO DE VENTAS 514 COSTOS INDIRECTOS
COSTO DE VENTAS
514.06 Bono 14
51 OPERACIONES GRAVADAS
511 COMPRAS 514.07 Cuota patronal IGSS
511.0 Caf Cereza 514.08 Energa Elctrica
1
511.0 Caf Pergamino 514.09 Reparaciones y Mantenimiento de beneficio
2
511.0 Caf Pergamino 514.1 Repuestos y accesorios
3
511.0 Miel 514.19 Otros
4
511.0 Fertilizantes 6 GASTOS
5
511.0 Otros 61 GASTOS DE COOPERATIVA
9
513 GASTOS SOBRE COMPRAS 611 GASTOS DE OPERACIN
513.0 Maquila de Caf 611.01 Sueldos
1
513.0 Fletes 611.02 Bonificacin incentivo
2
513.0 Compra de costales y canastos 611.03 Aguinaldos
3
514 COSTOS DIRECTOS 611.04 Vacaciones
514.0 Mano de obra directa e indirecta 611.05 Indemnizaciones
1
514.0 Bonificacin incentivo 611.06 Bono 14
2
514.0 Aguinaldos 611.07 Cuota patronal IGSS
3
514.0 Vacaciones 611.08 Arrendamientos
4
514.0 Indemnizaciones 611.09 Energa Elctrica
5
514.0 Bono 14 611.1 Telfono, fax y correo electrnico
6
514.0 Cuota patronal IGSS 611.11 Honorarios Profesionales
7
514.0 Energa Elctrica 611.12 Reparaciones y Mantenimiento
8
514.0 Reparaciones y Mantenimiento de 611.13 Gastos de Limpieza
9 beneficio
514.1 Repuestos y accesorios 611.14 Papelera y tiles
514.1 Otros 611.29 Gastos varios
9
51 COSTO DE VENTAS 62 GASTOS DE PROYECTOS
OPERACIONALES EXENTAS

5. COOPECAFEManual Contable
 511 COMPRAS 621 SUELDOS Y PRESTACIONES
511.0 Caf Cereza 621.0 Sueldos
1 1
511.0 Caf Pergamino 621.0 Bonificacin 78-89/9-2000/37-2001
2 2
511.0 Caf Pergamino 621.0 Aguinaldos
3 3
511.0 Miel 621.0 Vacaciones
4 4
511.0 Fertilizantes 621.0 Indemnizaciones
5 5
511.0 Otros 621.0 Bono 14
9 6
513 GASTOS SOBRE COMPRAS 621.0 Cuota patronal IGSS
7
513.0 Maquila de Caf 622 GASTOS DE PROGRAMA
1
513.0 Fletes 622.0 Honorarios Profesionales
2 1
513.0 Compra de costales y canastos 622.0 Viticos
3 2
514 COSTOS INDIRECTOS 622.0 Papelera y tiles
3
514.0 Mano de obra directa e indirecta 622.0 Varios
2 5
514.0 Bonificacin incentivo 623 GASTOS CORRIENTES
2
514.0 Aguinaldos 623.0 Luz y agua
3 1
514.0 Vacaciones 623.0 Telfono
4 2
514.0 Indemnizaciones 623.0 Papelera y tiles
5 3
SECCIN 6:
DESCRIPCIN DE USO Y MANEJO DE LAS CUENTAS
Nota: para aquellas organizaciones o cooperativas que no tengan actividades comerciales productivas,
eliminar las cuentas que tengan una relacin directa y correr los cdigos para no tener cuentas dentro de
su catlogo que no son necesarias.
Con la descripcin del uso y manejo de las cuentas contables permitir al contador
determinar la naturaleza de los cargos y abonos operados en las diferentes cuentas y servir
como un medio adecuado de control interno, al indicar lo que el saldo de cada una
representa.
 111. Caja y Bancos 111.01 Caja chica :

Esta es una cuenta de ttulo y la misma COOPECAFE ha creado los costos y gastos de
agrupa todas las cuentas de cajas chicas, caja chica para los desembolsos pequeos
efectivo disponible, bancos locales y del que no ameritan la expedicin de un cheque,
exterior que forman el efectivo en caja y los costos y gastos se establecieron segn la
bancos.
necesidad del volumen de operaciones y estn regulados por el manual de procedimientos.

SE CARGA Por ajustes o Por las ventas al crdito.

Con el saldo con que se reclasificaciones. Con los cheques
abren las operaciones Con el saldo existente al rechazados por falta de
del ejercicio contable. cierre del ejercicio los costos y gastos u
La cuenta de caja chica contable. otro concepto.
se debitar nicamente Con los retiros de
inversiones o SE ABONA
cuando el fondo sea
aumentado o desinversiones SALDO Con el saldo existente al
disminuido. Deudor representa el finalizar el ejercicio
Con los depsitos efectivo disponible y a contable.
efectuados al banco, por favor de COOPECAFE a Con las
liquidaciones locales.
cobros a clientes, ventas una fecha determinada. Con los descuentos que
al contado, anticipos de 112 . Cuentas por Cobrar se hagan a los empleados
clientes y otros ingresos en planilla.
recibidos. Con el re depsito/
SE CARGA
Con las notas de crdito reposicin del cheque
emitidas por los bancos. Con el saldo existente al rechazado por falta de los
inicio del ejercicio costos y gastos u otro
Con ajustes o
contable. concepto.
reclasificaciones.
Con los crditos a los
SE ABONA clientes.
La cuenta de caja chica se Con los anticipos sobre
acreditar con la sueldos otorgados al
reduccin o su personal.
disminucin. Con los anticipos para
gastos locales y del
Por la emisin de cheques
para los bancos. exterior.
Por notas de cargo Con los cargos por otras
emitidas por los bancos. cuentas por cobrar.

5. COOPECAFEManual Contable
 SALDO Deudor representa el cobrar a una fecha
monto de las cuentas por determinada.
Con el saldo existente al Con las Con las prdidas que se
inicio del ejercicio devoluciones tengan.
contable. recibidas. Deudor representa el
Con las compras Con las ventas realizadas. monto de inventarios a
realizadas en el ao. Con las donaciones que se una fecha determinada.
hagan.
121 . Propiedad, Planta y Equipo
Bajo este rubro se registraran todas aquellas adquisiciones de activos fijos que se realicen
con caracter permanente y para uso propio de COOPECAFE.

SE CARGA SE ABONA SALDO

Con los inventarios iniciales. Por la venta, destrucciones, Deudor representa
todos los

Con tangibles, al costo de factura de ms trmites, etc. las los instalacin, compras
gastos inherentes de bienes flete, bajas, formaron una activos al costo,
registrando venta de activos fijos. prdida etc., parte de o ganancia bienes de que los en
SALDO

114 . Inventarios

SE CARGA SE ABONA
bienes de carcter tangible para actividades de COOPECAFE uso exclusivo en

Con el saldo existente al cierre del ejercicio contable.

El control auxiliar tendr como objetivo mostrar individualmente cul es el valor invertido
en Activos fijos.

122. Depreciacin Acumulada

 segnla clasificacin
del bien,considerando
la vidatil.El valorsobreel cualse calcularla
depreciacin ser el costo del bien, aadir las mejoras incorporadas con carcter permanente.

SE CARGA SE ABONA SALDO

Con la venta o retiro del bien
Con el montomensual
o por ajuste a la cuenta. de depreciacin quese
determine,
despusde
efectuar el clculo
porcentual.

21. Pasivo
corriente
En las cuentas de depreciacin acumulada se registrarn las estimaciones mensuales
respectivas,

Se registran bajo este rubro todas las obligaciones que se adquieren por concepto de
compra de maquinaria, materiales, etc., el registro para crear cada una de las cuentas se
har mediante las facturas al crdito que se realicen, retenciones efectuadas a los
empleados, ingresos por prstamos obtenidos, etc., la deduccin ser mediante la emisin
del cheque para cancelar o abonar a la deuda simplemente una nota de dbito.

SE CARGA cuenta y registrados renta, etc. Que se hayan

Por los pagos efectuados previamente. descontado a los
a los proveedores / Con los pagos de cuota empleados.
bancos y acreedores laboral IGSS, Retenciones Por el saldo existente al
clasificados en sta de Impuesto sobre la cierre

5. COOPECAFEManual Contable
 del ejercicio contable. SE ABONA Con los compromisos
Con el saldo existente al adquiridos como
inicio del ejercicio prstamos obtenidos de
contable. los bancos y que por
Con las compras alguna razn no se han
efectuadas y servicios pagado oportunamente o
obtenidos al crdito. que por su naturaleza se
Con el valor de las cuentas debe registrar el
por pagar de las cuales se compromiso, aun cuando
tenga conocimiento que no debe pagarse
pertenezcan al perodo inmediatamente ( Pasivo
que se cierra y se paguen Laboral, telfono, energa
en el siguiente. elctrica, etc.).
Con los descuentos de SALDO
cuota laboral del IGSS y
22 . Pasivo No Corriente otras retenciones a los Acreedor representa el
empleados monto total pendiente de
de
COOPECAFE. pago con vencimientos
menores de un ao.
Se registran bajo ste rubro todas las obligaciones que se adquieren por concepto de
prstamos a un plazo mayor de un ao.

SE CARGA SE ABONA SALDO

Por los pagos efectuados Con el saldo existente al Acreedor representa el derivadas
de las obligaciones inicio del ejercicio contable. monto total pendiente de mayores de
un ao. Con los compromisos pago de las obligaciones
Por el saldo existente al adquiridos, de los cuales se con un plazo de cierre del ejercicio
contable. deriven contratos a cumplirse vencimiento mayor a un ao en un plazo

mayor de un ao.
221 . Contingente (Prestaciones Laborales )
SE CARGA de julio y diciembre y el pago de indemnizaciones en
casos que corresponda de acuerdo al cdigo de
Con el saldo final del trabajo.
perodo por el cierre
Por ajustes que existan cuando se tenga provisin en
contable.
exceso.
Con el pago de

prestaciones en los meses 3 . Patrimonio y Reservas

 Representa: Con las provisiones de pago en concepto de
SE ABONA SALDO prestaciones laborales prestaciones laborales.
(aguinaldo, bono catorce,
Con el saldo existente al indemnizaciones y
Acreedor, representa el vacaciones) las cuales se hacen
inicio del ejercicio mensualmente.
contable. monto total Con ajustes por incrementos a salarios que
pendiente de tambin afectan el pasivo laboral del empleado.
Cuando se tenga prdida Con el saldo al inicio del Representa el patrimonio y
del perodo. reservas de COOPECAFE
periodo. Con los incrementos de aportes obligatorios o
a. El capital de aportacin obligatoria o aportes iniciales de fundadores
b. Las reservas creadas para los fines legales y especficos de COOPECAFE
c. Los resultados acumulados de perodos anteriores
d. Los resultados del periodo

SE CARGA SE ABONA SALDO

Con las devoluciones a los donaciones de fundadores.
asociados, cumplidos Con los incrementos de reservas por requisitos
todos los trmites legales legales o del reglamento interno.

5. COOPECAFEManual Contable
4 . Ingresos
Bajo este rubro se clasificarn los ingresos por venta de caf, miel y productos derivados de
caf y miel, los cuales tendrn cada un cdigo por separado y otros provenientes del giro
habitual de
COOPECAFE.
SE CARGA SE ABONA SALDO
Por regularizacin al final del Con las ventas que se
hagan Representa el monto total de ejercicio
contable Generacin de intereses con los ingresos
obtenidos en el
la colocacin de capital para mes, trimestre, semestre
inversiones. en el ao.
Con los intereses ganados en cuentas bancarias locales
y acreditadas a las respectivas cuentas bancarias.
Con los otros ingresos que se tengan por el giro
habitual de COOPECAFE.

5. Costos inciso a) del artculo 23 del libro I, Impuesto

Bajo este rubro se clasificarn los costos por
la compra de caf, miel todos los costos
necesarios para el proceso y almacenamiento
del caf, miel y fertilizantes, provenientes del
giro habitual de COOPECAFE. Cabe
mencionar que si tienen operaciones
gravadas y exentas, deben hacer la
separacin de las compras para operaciones
gravadas y exentas cuando stas se puedan
identificar claramente, ahora sino podemos
invidualizar las transacciones se distribuyen
en funcin del porcentaje de ventas gravadas
y exentas conforme lo establece la Ley de
Actualizacin Tributaria, Decreto 10-2012,
SE CARGA SE ABONA SALDO
sobre la Renta.
Los contribuyentes estn obligados a
registrar los costos y gastos de las rentas
afectas y de las rentas exentas en cuentas
separadas, a fin de deducir nicamente los
que se refieren a operaciones gravadas. En
caso el contribuyente no haya llevado
este registro contable separado,
la Administracin Tributaria
determinar de oficio los costos y gastos no
deducibles, calculando los costos y gastos en
forma directamente proporcional al total de
gastos directos entre el total de rentas
gravadas, exentas y no afectas.
 Con los costos individuales Por regularizacin al final
del Representa el monto total de que se tengan.

SECCIN 6:
GASTOS
ejercicio contable. los costos de ventas
obtenidos en el
mes, trimestre,
semestre en el ao.
Bajo ste rubro se har la distribucin y aplicacin del gasto de acuerdo al presupuesto
aprobado y acuerdo al catlogo de cuentas. No se permite aperturar ms cuentas de las all
definidas. La persona encargada de distribuir el gasto, debe tener el criterio suficiente para
hacer la distribucin y aplicacin del gasto contable incluso de los gastos de proyectos. Los
procedimientos a utilizar sern:

SE CARGA SE ABONA SALDO

Con el pago de sueldos y Por la regularizacin al
final Deudor y representa el total prestaciones
laborales y del perodo contable a
de gastos incurridos por dems gastos incurridos y
efecto de determinar la COOPECAFE de
una fecha a se aplican de acuerdo a la diferencia
entre costos y otra. caracterstica del gasto
gastos. correspondiente.
Por ajustes en correcciones contables.

Los costos y gastos reportados pueden dividirse en costos fijos y costos variables. Las
caractersticas de cada uno de ellos son:

COSTOS FIJOS

5. COOPECAFEManual Contable
Son aquellos costos que la empresa debe
pagar independientemente de su nivel de
operacin, es decir, produzca o no produzca
debe pagarlos.
Un costo fijo, es una erogacin en que la
empresa debe incurrir obligatoriamente, aun
cuando la empresa opere a media marcha, o
no lo haga, razn por la que son tan
importantes en la estructura financiera de
cualquier empresa.
Son aquellos que no dependen del nivel de
actividad de la empresa, sino que son una
COSTOS VARIABLES
Es aquel que se modifica de acuerdo a
variaciones del volumen de produccin o
nivel de actividad, se trata tanto de bienes
como de servicios. Es decir, si el nivel de
actividad decrece, estos costos decrecen,
mientras que si el nivel de actividad
aumenta, tambin lo hace esta clase de
costos.
Ejemplo: la produccin de una botella de
agua: Los costos variables seran el envase,
el agua, el tapn y la comisin bancaria del
vendedor. Son aquellos que van
ntimamente relacionados. Es decir que si
se produce y vendemos una botella de
agua, necesariamente vamos a utilizar un
envase, un tapn, agua y pagar la comisin
del vendedor.
Condiciones que un Costo Fijo puede ser
Variable:
cantidad determinada, independiente del
volumen de negocio.
Ejemplo: el alquiler de las oficinas. La
empresa tendr que pagar todos los meses el
mismo alquiler con independencia del
comportamiento de sus ventas.
Otros costos fijos: el sueldo de la secretaria
del Presidente, el coste de financiacin de los
equipos informticos, la minuta anual del
abogado, la retribucin del asesor fiscal, etc.
a. Los costos fijos de una compaa que
produce y vende botellas de agua
seran: personal de produccin,
obligadamente se les debe pagar por
tenerlo en la planta aun cuando no
haga absolutamente nada, ahora si al
empleado se le paga por produccin
entonces ese gasto se convierte en
variable.
b. Los costos fijos de agua, luz, alquiler de
bodega, depreciaciones de mquinas
son gastos fijos, sin embargo la
produccin se puede hacer en otra
compaa donde vamos a pagar por
servicio de envasado, entonces all ya
no pagamos agua, luz, bodega, no
necesitamos mquinas sino que
pagamos un servicio de envasado y se
convierte en un gasto variable.
Punto de Equilibrio
El punto es denominado tambin punto
neutro donde la empresa o entidad
alcanza cubrir todos sus costos y gastos,
 pero no tiene utilidad es decir donde en un ganancia es de Q 200,000 que representa
periodo de tiempo no gana ni pierde. el 20% ( si se hubiera comprado el doble
de caf el margen de ganancia hubiera sido
Para identificar el punto de equilibrio basta
siempre del 20%, pero en quetzales
dividir sencillamente la suma de los gastos
hubiera sido Q 400,000. Para comprar y
fijos
vender el caf se necesit pagar al
dentro del porcentaje del margen de personal sueldos, prestaciones laborales y
ganancia y para saber el margen de
sociales Q 100,000, luz, agua, telfono,
ganancia es obtener un estado de
gastos de oficina, papelera, seguro, etc.
resultados que muestra el margen de
Equivalente a Q 50,000 que seran los
ganancia despus de restar las ventas al
gastos fijos totales por Q 100,000.
costo de ventas.
Ejemplo: una empresa que vende caf mil
quintales de caf a Q 1,000, sus ventas
ascienden a Q1,000,000 que representan
el 100%. Los mil quintales de caf fueron
comprados en Q 800, es decir el costo de
caf asciende a Q 800,000 equivalente al
80% que se convierten en costos variables
(porque para vender caf se necesita
comprar caf) por lo tanto el margen de
Reflejado en un estado de resultados quedara de la siguiente forma:

COOPECAF
ESTADO DE RESULTADOS
POR EL AO TERMINADO EL 31 DE DICIEMBRE DE 2012
CIFRAS EXPRESADAS EN QUETZALES
DESCRIPCIN TOTAL PORCENTAJE
Venta de caf 1,000,000.00 100.00 %
Costo de ventas 800,000.00 80.00 % Ganancia m arginal 200,000.00 20.00 % Gastos
de operacin 150,000.00 15.00 %

5. COOPECAFEManual Contable
 Ganancia neta antes de impuestos 50,000.00 5.00 %

Descifrado: Gastos fijos Q.150,000, margen equivalente a Q.600,000 manteniendo el

de ganancia 20%. Al dividir el total de los margen de ganancia del 20% con los mismos
gastos de Q.150,000 el resultado hubiera sido
gastos fijos de Q.150,000 dentro del margen
de cero, es decir sin ganar ni perder.
de ganancia que es el 20% da como resultado
Q.750,000. Eso significa que si se hubieran Veamos el estado de resultados:
vendido 750 quintales en Q 1,000 y
comprados
esos mismos 750 quintales en Q.800

COOPECAF
ESTADO DE RESULTADOS
POR EL AO TERMINADO EL 31 DE DICIEMBRE DE 2012
CIFRAS EXPRESADAS EN QUETZALES
DESCRIPCIN TOTAL PORCENTAJE
Venta de caf 1,000,000.00 100.00 %
Costo de ventas 800,000.00 80.00 % Ganancia m arginal 200,000.00 20.00 % Gastos
de operacin 150,000.00 15.00 %
Ganancia neta antes de impuestos 50,000.00 5.00 %
SECCIN 7:
INFORMES FINANCIEROS PARA EL CONSEJO
DIRECTIVO, ACREEDORES Y AGENCIAS COOPERANTES
Estos informes son el producto final del Estado de Situacin Financiera
departamento de contabilidad por lo tanto en resumen, mientras que para otros
deben ser preparados de una manera requerimientos deben estar con todas sus
adecuada para el lector de los estados integraciones.
financieros es decir que para los miembros
Los modelos de estados financieros son los
del
siguientes:
Consejo de Administracin deben

prepararse
Muestra la posicin financiera, el modelo es el siguiente:

COOPECAFE
 ESTADO DE SITUACION
FINANCIERA AL 31 DE DICIEMBRE
DE 20XX
CIFRAS EXPRESADAS EN QUETZALES
ACTIVO
ACTIVO CORRIENTE VALOR %
Caja y Bancos (nota 4) 50,000 3.22 %
Cuentas por Cobrar (nota 5) 250,000 16.08 %
Inventarios (nota 6) 125,000 8.04 %
SUMA EL ACTIVO NO CORRIENTE 425,000 27.33 %
ACTIVO NO CORRIENTE
PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
Total propiedad, planta y equipo neto (nota 7) 125,000 8.04 %
OTROS ACTIVOS
Inversiones a largo plazo (nota 6.2) 1,000,000 64.31 %
Otros activos 5,000 0.32 %
TOTAL DEL ACTIVO 1,554,999 100.00 %
PASIVO
CORRIENTE
Cuentas por pagar (nota 8) 200,000 12.86 %
NO CORRIENTE
Cuentas por pagar a largo plazo (nota 8) 150,000 9.65 %
Prstamos bancarios (nota 9) 800,000 51.45 %
TOTAL PASIVO 1,150,000 73.96 %
CAPITAL Y RESERVAS
CAPITAL INICIAL 100,000 6.43 %
Reservas 200,000 12.86 %
Resultados acumulados 104,999 6.75 %
TOTAL CAPITAL Y RESERVAS 404,999 26.04 %
TOTAL PASIVO, CAPITAL Y RESERVAS 1,554,999 100.00 %
Estado de Actividades

Deber hacerse la distribucin contable de los ingresos, costos y gastos a las diferentes
subcuentas a fin de mostrar en detalle los ingresos y gastos de acuerdo a la separacin
presentada en la nomenclatura.

A continuacin se muestran el modelo de estado de resultados de la Asociacin:

5. COOPECAFEManual Contable
 COOPECAFE
ESTADO DE ACTIVIDADES
POR EL AO TERMINADO EL 31 DE DICIEMBRE DE 20XX
CIFRAS EXPRESADAS EN QUETZALES

INGRESOS VALOR %

VENTAS 2,000,000 100.00 %

(-) COSTO DE VENTAS 1,600,000 80.00 %

GANANCIA BRUTA 400,000 20.00 %

GASTOS DE OPERACIN

Gastos de Administracin 125,000 6.25%

Gastos de Venta 155,000 7.75 %

T otal de Gastos de Operacin 280,000 14.00%

Gastos financieros 80,000 4.00 %

Ganancia neta 40,000 2.00 %

Estado de Flujos de Efectivo

Deber hacerse haciendo la separacin de los flujos de efectivo por actividades de operacin, inversin
y financiamiento. El modelo es el siguiente:

COOPECAFE
ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO
POR EL AO TERMINADO EL 31 DE DICIEMBRE DE 20XX
CIFRAS EXPRESADAS EN QUETZALES
Resultado del perodo 40,000

Conciliacion de la utilidad neta con el Flujo de efectivo

Depreciaciones 12,000

Total 12,000

FLUJO DE EFECTIVO POR ACTIVIDADES DE OPERACIN

Disminucin de cuentas por cobrar

Aumento en inventarios
Aumento de depsitos en garanta
Aumento de certificados de deposito
Aumento de cuentas por pagar
10,000 (12,000) (1,000) (5,000)
15,000

Efectivo provisto por actividades de operacin 7,000

Flujo de efectivo por actividades de Inversin

Compra de maquinaria y equipo (3,000)

Compra de vehculos (5,000)

Compra de herramientas (2,000)

Compra de mobiliario y equipo (2,000)

Compra de equipo de computacin (1,500)

5. COOPECAFEManual Contable
 Efectivo provisto por actividades de inversin (13,500)

Flujo de efectivo por actividades de Financiamiento

Inversiones BANRURAL (100,000)

Aportaciones obligatorias (2,000)

Prstamos bancarios (200,000)

Total de flujo de efectivo por actividades de financiamiento (302,000)

FLUJO DE EFECTIVO EN EL AO (296,500)

FLUJO DE EFECTIVO AL INICIO DEL AO 346,500
FLUJO DE EFECTIVO AL FINAL DEL AO 50,000

30

Ejecucin Presupuestaria

Deber hacerse identificando cada una de los gastos presupuestados versus lo ejecutado. El
modelo es el siguiente:

ASOCIACIN COOPECAFE
EJECUCIN PRESUPUESTARIA
POR EL AO TERMINADO EL 31 DE DICIEMBRE DE 20XX CIFRAS
EXPRESADAS EN QUETZALES
DESCRIPCIN GASTO PRESUPUESTO
SALDO
Salarios XXX XXX XXX
Bono catorce XXX XXX XXX
Vacaciones XXX XXX XXX
Indemnizaciones XXX XXX XXX
Aguinaldo XXX XXX XXX
Cuota patronal IGSS XXX XXX XXX
Bonificaciones XXX XXX XXX
Papelera y tiles XXX XXX XXX
Telfono y correos XXX XXX XXX
Luz y Agua XXX XXX XXX
 SECCIN 8:
Honorarios Profesionales
MANTENIMIENTO DEL XXXMANUAL
XXX XXX
Viticos XXX XXX XXX
Reparacin de Vehculos XXX XXX XXX
Reparaciones y mantenimiento XXX XXX XXX
Gastos de oficina XXX XXX XXX
Seguros XXX XXX XXX
Combustibles y lubricantes XXX XXX XXX
Reuniones de personal XXX XXX XXX
Reuniones de Junta Directiva XXX XXX XXX
TOTALES XXX XXX XXX

La columna del presupuesto deber mostrar El incumplimiento del presente manual ser
el presupuesto del ao y la columna del sancionado con llamada de atencin verbal
gasto real deber mostrar la acumulacin de la primera vez, llamada de atencin por
gastos a una fecha determinada, para que la escrito la segunda vez, receso de tres das sin
columna del saldo del presupuesto muestre remuneracin para la tercera vez y despido
el monto del presupuesto pendiente de para la cuarta vez conforme conforme a lo
ejecucin durante el transcurso del ao. Este regulado en el reglamento interno.
reporte deber prepararse por lo menos
cada trimestre.
La actualizacin del presente manual de
COOPECAFE recae en el contador a quien se
le asigna la responsabilidad de hacer los
ajustes durante todo el ao para que los
cambios aprobados sean implementados a
partir del siguiente ao. No solamente debe
considerarse las altas y bajas en el catlogo
de cuentas sino todas las consideraciones a
nivel tcnico relacionado a las Normas
Internacionales de Informacin Financiera
de aspecto fiscal relacionado a la Ley de
Impuesto Sobre la Renta, Impuesto al Valor
32.
Agregado, Impuesto de Solidaridad, Cdigo
Tributario, etc.

5. COOPECAFEManual Contable