Gestin del Alcance

Jhon Cano Chvez

Project Leader - TATA Consultancy Services
Ex-Supervisor de Desarrollo de Aplicaciones - BCP
Consultor Senior TI
Docente UTP, UCSP, PUCP, UCSM
jhoncanoc@gmail.com
Agenda
Referencia al PMBOK (project Management
Body of Knowledge)
Planificar la gestin del alcance
Recopilacin de Requisitos
Definicin del alcance
Creacin de la EDT/WBS
Validacin y control del alcance
Uso de estndares, herramientas y mejores
prcticas
Conclusiones / Recomendaciones
 Qu es un proyecto?

Proyecto: Esfuerzo temporal llevado a cabo para crear un producto,

servicio o resultado nico.

Ejemplos:
Desarrollar un nuevo producto o servicio
Implementar un cambio en la estructura, el personal o el estilo de una
organizacin,
Desarrollar o adquirir un sistema de informacin nuevo o modificado
Construir un edificio, planta industrial o una infraestructura
Implementar, mejorar procesos y procedimientos de negocio existentes.
 Qu es un proyecto?

Alcance

Riesgo Costo

Calidad Tiempo

Recursos
Project Management
Institute (PMI)
El Project Management Institute (PMI) es una de
las asociaciones profesionales de miembros ms
grandes del mundo que cuenta con medio milln
de miembros e individuos titulares de sus
certificaciones en 180 pases.

Es una organizacin sin fines de lucro que avanza

la profesin de la direccin de proyectos a travs
de estndares y certificaciones reconocidas
mundialmente, a travs de comunidades de
colaboracin
Project Management
Institute (PMI)
Qu es PMI?
Certificacin
Project Management
Institute (PMI)
Qu es PMI?
Certificacin
Estndares mundiales
Project Management
Institute (PMI)
Qu es PMI?
Certificacin
Estndares mundiales
Captulos y comunidades de prctica
Capacitacin y educacin
Investigacin
Gobernabilidad
 Qu es la gerencia de proyectos?

Consiste en la aplicacin de conocimientos, habilidades y herramientas y tcnicas, a

las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo.
(fuente: PMBOK Guide 5)

Habilidades de Liderazgo
Gestin de la Integracin
Gestin del Alcance
Gestin del Tiempo
Gestin del Costo
Gestin de la Calidad
Gestin de los Recursos
Humanos
Gestin de la Comunicacin
Gestin del Riesgo
Gestin de Contratos
Gestin de los Interesados
Conocimientos de la
Especialidad

Project
Manager
 Qu es la gerencia de proyectos?

La gerencia de un proyecto incluye:

Identificar los requerimientos o necesidades.
Establecer los objetivos y observar que tan posibles son
de realizar.
Direccionar las diversas necesidades, acuerdos y
expectativas de los interesados en la planificacin y
ejecucin del proyecto.
Establecer, mantener y realizar comunicaciones activas,
efectivas y colaborativas entres los interesados.
Equilibrar las restricciones contrapuestas del proyecto:
Alcance, calidad, tiempo, presupuesto, recursos y
Riesgos.
Project Management Body of Knowledge - PMBOK

reas de Conocimiento

Procesos (entradas, salidas)

Herramientas y Tcnicas
Mejores Prcticas
PMBOK (project Management Body of Knowledge)
PMBOK (project Management Body of Knowledge)
 Gestin del Alcance del Proyecto

El alcance del producto se refiere a las caractersticas y funciones

Alcance del
del producto o servicio. Por ejemplo, queremos producir una
proyecto vs. computadora porttil que pese menos de 500 gramos, con 1000
Alcance del teras de disco, 40 teras de memoria y batera con autonoma para
un ao.
producto
Por su parte, el alcance del proyecto consiste en definir todos los
procesos y el trabajo necesario para que el producto sea provisto
con todas las caractersticas y funciones requeridas. Por ejemplo,
definir todo el trabajo y los procesos para tener esa computadora en
tiempo y forma.

El alcance del proyecto es ms amplio que el alcance del producto.

 Gestin del Alcance del Proyecto

Es el proceso de crear un plan de gestin del alcance que

documente cmo se va definir, validar y controlar el alcance del
Planificar la gestin Proyecto. El beneficio clave de este proceso es que
del alcance proporciona gua y direccin sobre cmo se gestionar el
alcance a lo largo del proyecto.

Entradas Herramientas y Salidas

Tcnicas
Plan para la direccin del Juicio de expertos Plan de gestin del
proyecto Reuniones alcance
Acta de constitucin del Plan de gestin de los
proyecto requisitos
Factores ambientales de la
empresa
Activos de los proceso de
la organizacin
 Planificar la gestin del alcance

Entradas Plan para la direccin del proyecto

Los planes secundarios aprobados del plan para la direccin del proyecto son usados para
Plan para la
direccin del crear el plan de gestin del alcance e influyen en el enfoque adoptado para planificar y
proyecto gestionar el alcance del proyecto
Acta de constitucin
del proyecto
Factores
ambientales de la
empresa
Activos de los
proceso de la
organizacin
 Planificar la gestin del alcance
Acta de constitucin del proyecto
Entradas
Usada para proporcionar el contexto del proyecto, necesario para planificar los procesos de
Plan para la gestin del alcance. Proporciona una descripcin de alto nivel del proyecto y de las
direccin del caractersticas del producto a partir del enunciado del trabajo del proyecto.
proyecto
Acta de constitucin
del proyecto Factores ambientales de la empresa
Factores
ambientales de la Cultura de la Organizacin
empresa
Infraestructura
Activos de los
proceso de la La gestin del personal y
organizacin
Las condiciones del mercado

Activos de los proceso de la organizacin

Polticas y procedimientos

Informacin histrica y base de conocimientos de lecciones aprendidas

 Planificar la gestin del alcance

Herramientas y Juicio de expertos

Tcnicas Se refiere a los aportes de partes conocedoras o experimentadas. Cualquier grupo o persona
con una educacin, conocimiento, habilidad, experiencia o capacitacin especializada en el
Juicio de expertos
Reuniones desarrollo de planes para la gestin del alcance puede aportar dicha experiencia.

Reuniones

Los equipos del proyecto pueden asistir a reuniones del proyecto para desarrollar el plan de
gestin del alcance. Los participantes de estas reuniones pueden incluir al director del
proyecto, al patrocinador del proyecto, a determinados miembros del equipo del proyecto, a
determinados interesados, personas responsables de cualquiera de los procesos de gestin
del alcance y otras personas, segn las necesidades.
 Planificar la gestin del alcance
Plan de gestin del alcance
Salidas
Contiene tres partes: cmo se planificar, se ejecutar y se controlar el alcance. Define lo
Plan de gestin del siguiente:
alcance
Cmo lograr el alcance?
Plan de gestin de
los requisitos Qu herramientas utilizar para planificar la forma en que el proyecto cumplir con el
alcance?

Cmo crear la EDT?

Qu factores ambientales de la empresa y activos de los procesos organizacionales

entran en juego?

Cmo se gestionar el alcance y se controlar el alcance de acuerdo con el plan para

la direccin del proyecto?

Cmo obtener la aceptacin de los entregables?

 Planificar la gestin del alcance
Plan de gestin de los requisitos
Salidas
Cmo se documentarn e informarn los requisitos?; Cmo ser el proceso de seguimiento
Plan de gestin del y control de los requisitos?, Quines y cmo realizarn cambios en los requisitos?, Cmo
alcance se priorizarn los requisitos?
Plan de gestin de
los requisitos
 Gestin del Alcance del Proyecto

A los efectos de poder cumplir con los objetivos del

proyecto, es necesario definir y documentar todas las
necesidades y expectativas de los interesados
Recopilar requisitos
(patrocinador, cliente, etc.).
El proceso de recopilar requisitos incluye la gestin de las
expectativas del cliente y son la base para la EDT.

Entradas Herramientas y Salidas

Tcnicas
Plan de gestin del alcance Entrevistas Documentacin de
Plan de gestin de los Focus group requisitos
requisitos Talleres facilitados Matriz de trazabilidad de
Plan de gestin de los Tcnicas grupales de requisitos
interesados
creatividad
Acta de constitucin del
Cuestionarios y encuestas
proyecto
Observaciones
Registro de interesados
Prototipos
Estudios comparativos
Diagramas de contexto
Anlisis de documentos
 Recopilar requisitos

Herramientas y Focus group

Tcnicas La tcnica de grupo focal ayuda a obtener opiniones y requisitos para el producto o un aspecto

Entrevistas del proyecto por parte de un grupo especfico de interesados o expertos en la materia. Los

Focus group miembros del grupo focal generalmente se seleccionan de un grupo demogrfico especifico de
Talleres facilitados clientes. Los miembros del grupo focal pueden discutir sus ideas entre ellos, y la conversacin
Tcnicas grupales est dirigida por un moderador
de creatividad
Cuestionarios y Talleres facilitados
encuestas
Observaciones Los talleres facilitados renen a los interesados con perspectivas diferentes (ejemplo:
Prototipos diseadores de producto y usuarios finales) para hablar sobre el producto y, en ltima
Estudios instancia, definir los requisitos. Los interesados pueden desarrollar historias de usuarios como
comparativos parte de estos talleres. Las historias de usuarios describen las funciones o caractersticas que
Diagramas de
los interesados esperan ver y generalmente se escriben en el siguiente formato:
contexto
Como <rol>, deseo <funcionalidad/objetivo >, a fin de <beneficio para el negocio/motivacin>.

Por ejemplo: "Como organizador comunitario, deseo que la biblioteca nueva ofrezca espacios
de reuniones pblicas, de modo que tengamos un lugar central para reunirnos y exponerle a
los miembros de la comunidad los beneficios de la biblioteca a travs de eventos en el
vecindario''.
 Recopilar requisitos

Herramientas y Tcnicas grupales de creatividad

Tcnicas
Tormenta de ideas: Una persona menciona una idea para resolver un problema o, en este
Entrevistas caso, determinar el alcance. Luego esa idea genera una idea de otro participante, la que lleva
Focus group a otra idea y as sucesivamente. Una vez hayan sido recopiladas todas las ideas, el grupo
Talleres facilitados puede evaluarlas y clasificarlas mediante la tcnica de grupo nominal o el anlisis de
Tcnicas grupales decisiones de mltiples criterios.
de creatividad
Tcnica de grupo nominal : Esta tcnica se realiza generalmente, pero no siempre, durante la
Cuestionarios y
misma reunin de tormenta de ideas. Los participantes de la reunin categorizan las ideas
encuestas
Observaciones ms tiles generadas durante la sesin de tormenta de ideas.
Prototipos Mapas mentales: Un mapa mental es un diagrama de ideas o notas que ayuda a generar,
Estudios clasificar o registrar informacin. Parecen varios rboles que se abren en forma radial desde
comparativos
una o varias palabras centrales. Se pueden usar colores, imgenes y anotaciones para hacer
Diagramas de
el diagrama ms legible.
contexto
 Recopilar requisitos

Herramientas y Tcnicas grupales de creatividad

Tcnicas
Mapas mentales:
Entrevistas
Focus group
Talleres facilitados
Tcnicas grupales
de creatividad
Cuestionarios y
encuestas
Observaciones
Prototipos
Estudios
comparativos
Diagramas de
contexto
 Recopilar requisitos

Herramientas y Tcnicas grupales de creatividad

Tcnicas
Diagramas de afinidad: En esta tcnica, las ideas generadas de cualquiera de las otras
Entrevistas tcnicas de recopilacin de requisitos se agrupan por similitudes. A cada grupo de requisitos
Focus group se le da un ttulo. Esta clasificacin facilita encontrar reas adicionales de alcance (o riesgos)
Talleres facilitados que no se haban identificado.
Tcnicas grupales
de creatividad
Cuestionarios y
encuestas
Observaciones
Prototipos
Estudios
comparativos
Diagramas de
contexto
 Recopilar requisitos

Herramientas y Tcnicas grupales de creatividad

Tcnicas
Diagramas de afinidad:
Entrevistas
Focus group
Talleres facilitados
Tcnicas grupales
de creatividad
Cuestionarios y
encuestas
Observaciones
Prototipos
Estudios
comparativos
Diagramas de
contexto
 Recopilar requisitos

Herramientas y Tcnicas grupales de creatividad

Tcnicas
Diagramas de afinidad:
Entrevistas Las siguientes son algunas categoras comunes que se utilizan cuando se recopilan requisitos:
Focus group
Talleres facilitados Requisitos del negocio: El motivo por el cual se realiz el proyecto. Qu necesidad del
Tcnicas grupales negocio intenta abordar el proyecto?
de creatividad Requisitos de los interesados: Qu esperan y desean los interesados obtener del proyecto?
Cuestionarios y
encuestas Requisitos de soluciones: Cmo debe verse el producto? Cules son sus requisitos
Observaciones funcionales (cmo debe funcionar el producto) y sus requisitos no funcionales (qu har que
Prototipos el producto sea efectivo)?
Estudios
Requisitos de transicin: Qu tipos de procedimientos de transferencia o capacitacin se
comparativos
necesitan para transferir el producto al cliente o la organizacin?
Diagramas de
contexto Requisitos del proyecto: Cules son las expectativas acerca de cmo se debe iniciar,
planificar, ejecutar, controlar y cerrar el proyecto?

Requisitos de calidad: Qu mtricas de calidad debe cumplir el producto? Qu declara a

un entregable como completado correctamente?

Requisitos tcnicos: Cmo se fabricar el producto? Cules son las especificaciones del
producto?
 Recopilar requisitos

Herramientas y Cuestionarios y encuestas

Tcnicas Los cuestionarios o encuestas son tpicamente usados para grupos grandes. Las preguntas se
hacen de tal manera que se puedan obtener requisitos de los encuestados
Entrevistas
Focus group
Talleres facilitados Observaciones
Tcnicas grupales
La observacin es una excelente forma de aprender sobre los procesos de negocios y conocer
de creatividad
Cuestionarios y el ambiente de trabajo de sus interesados. Esta tcnica generalmente implica hacer trabajo de
encuestas sombra o "espionaje de trabajo": observar en el trabajo a un usuario potencial del producto y,
Observaciones en algunos casos, participar en el trabajo para ayudar a identificar los requisitos.
Prototipos
Estudios Prototipos
comparativos
Diagramas de Un prototipo es un modelo del producto propuesto. En esta tcnica, el prototipo se presenta a

contexto los interesados para retroalimentacin. El prototipo puede actualizarse mltiples veces para
incorporar dicha retroalimentacin hasta que se solidifiquen los requisitos del producto.
 Recopilar requisitos

Herramientas y Diagramas de contexto

Tcnicas
Un diagrama de contexto, tambin denominado diagrama de flujo de datos de nivel de
Entrevistas contexto, se utiliza con frecuencia para definir y modelar el alcance. Muestra los lmites del
Focus group alcance del producto al destacar el producto y sus interfaces con personas, procesos o
Talleres facilitados sistemas.
Tcnicas grupales
de creatividad
Cuestionarios y
encuestas
Observaciones
Prototipos
Estudios
comparativos
Diagramas de
contexto
 Recopilar requisitos
Documentacin de requisitos
Salidas
Documentacin de
requisitos
Matriz de
trazabilidad de
requisitos

Matriz de trazabilidad de requisitos

La matriz de rastreabilidad de requisitos, otra salida del proceso Recopilar los Requisitos,
ayuda a vincular los requisitos con los objetivos u otros requisitos para asegurar que los
objetivos estratgicos se cumplan. La matriz se utiliza a lo largo de todo el proyecto en el
anlisis de los cambios propuestos en el alcance del proyecto o producto
Dinmica grupal
 Gestin del Alcance del Proyecto

Es el proceso que consiste en desarrollar una descripcin

detallada del proyecto y del producto. El beneficio clave de este
proceso es que describe los lmites del producto, servicio o
Definir el alcance
resultado mediante la especificacin de cuales de los requisitos
recopilados sern incluidos y cuales sern excluidos del
alcance del proyecto.

Entradas Herramientas y Salidas

Tcnicas
Plan de gestin del alcance Juicio de expertos Enunciado del alcance
Acta de constitucin del Anlisis del producto del proyecto
proyecto Generacin de alternativas Actualizaciones a los
Documentacin de Talleres facilitados documentos del proyecto
requisitos
Activos de los proceso de
la organizacin
 Definir el alcance

Herramientas y Anlisis del producto

Tcnicas Analizar los objetivos del producto establecidos por el cliente o patrocinador y convertirlos en
requisitos tangibles del proyecto.
Juicio de expertos
Anlisis del
producto Generacin de alternativas
Generacin de
identificar diferentes enfoques para el proyecto mediante reuniones con tormentas de ideas y/o
alternativas
Talleres facilitados pensamiento lateral (enfocar los problemas de diferentes puntos de vista, se pueden encontrar
novedosas soluciones a problemas conocidos)
 Definir el alcance
Enunciado del alcance del proyecto
Salidas
Enunciado del
alcance del
proyecto
Actualizaciones a
los documentos del
proyecto
 Definir el alcance
Actualizaciones a los documentos del proyecto
Salidas
Registro de interesados
Enunciado del
alcance del Documentacin de requisitos
proyecto
Matriz de trazabilidad de requisitos
Actualizaciones a
los documentos del
proyecto
 Gestin del Alcance del Proyecto

Estructura de desglose del trabajo (EDT) o WBS (work breakdown

structure) consiste en dividir al proyecto en menores componentes
para facilitar la planificacin del proyecto.
Crear la EDT/WBS El trabajo planificado est contenido en el nivel mas bajo de los
componentes de la EDT/WBS denominados paquetes de trabajo.
Un paquete de trabajo se puede utilizar para agrupar las actividades
donde el trabajo es programado y estimado, seguido y controlado.

Entradas Herramientas y Salidas

Tcnicas
Plan de gestin del alcance Descomposicin Lnea base del alcance
Enunciado del alcance del Juicio de expertos Actualizacin a los
proyecto documentos del proyecto
Documentacin de
requisitos
Factores ambientales de la
empresa
Activos de los proceso de
la organizacin
 Crear la EDT/WBS

Herramientas y Descomposicin
Tcnicas
Descomposicin
Juicio de expertos
 Crear la EDT/WBS

Herramientas y Descomposicin
Tcnicas
Descomposicin
Juicio de expertos
 Crear la EDT/WBS

Herramientas y Descomposicin
Tcnicas
Descomposicin
Juicio de expertos

Cuenta de control: Herramienta que permite el agregado y el anlisis de los datos sobre el
desempeo del trabajo con respecto a los costos, el cronograma y el alcance.
 Crear la EDT/WBS
Lnea base del alcance
Salidas
Enunciado del alcance del proyecto
Lnea base del
alcance EDT/WBS
Actualizacin a los
Diccionario de la EDT/WBS
documentos del
proyecto
 Crear la EDT/WBS
Lnea base del alcance
Salidas
Diccionario de la EDT/WBS
Lnea base del
alcance
Actualizacin a los
documentos del
proyecto
 Crear la EDT/WBS
Actualizacin a los documentos del proyecto
Salidas
Documentacin de los requisitos (actualizacin en funcin a cambios)
Lnea base del
alcance
Actualizacin a los
documentos del
proyecto
 Referencias bibliogrficas / Fuentes

Project Management Institute

2013 Gua de los Fundamentos de la Direccin de
Proyectos (PMBOK) Quinta Edicin.

Rita Mulcahy
2013 Preparacin para el examen PMP Novena
edicin

Pablo Lled
2013 Directo de proyectos - 5ta edicin
 Gestin del Alcance

Jhon Cano Chvez

Project Leader - TATA Consultancy Services
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Consultor Senior TI
Docente UTP, UCSP, PUCP, UCSM
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