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El CTN50/SC1 de Gestin de

Documentos y Aplicaciones
Contexto, actuaciones y proyectos
Sevilla, 30 noviembre 2012

CTN50/SC1-
Gestin de
documentos y
aplicaciones
ISO: Organizacin Internacional de
Normalizacin

Creada en 1947
Organizacin Internacional de
Normalizacin / ISO

Red de organizaciones nacionales de


normalizacin
164 pases a travs de instituciones
nacionales de normalizacin
3335 grupos tcnicos (224 TC, 513 SC,
2516 WG)
unos 50.000 expertos
Ms de 19000 normas publicadas desde
1947
ISO / Comits Tcnicos

Programa de trabajo que se extiende tanto a


actividades tradicionales (agricultura,
construccin, mecnica) como a actividades
relacionadas con las TIC. Desarrollan las
normas ISO
Los grupos tcnicos estn constituidos por:
expertos del sector
designados por la organizacin nacional de
normalizacin (delegaciones nacionales)
que deben representar los intereses de todas las
partes interesadas (postura consensuada)
Asociacin Espaola de Normalizacin
/ AENOR

Entidad espaola, privada, independiente,


sin nimo de lucro
Se crea en 1986
Entidad de normalizacin y certificacin en
todos los sectores industriales y de
servicios
Cerca de 6.000 expertos: personas fsicas
y jurdicas que manifiesten inters en el
terreno de la normalizacin
AENOR / Entidad de normalizacin

Reconocida como la nica entidad


aprobada para elaborar normas espaolas
(Normas UNE)
Miembro espaol de ISO y otros
organismos internacionales de
normalizacin
Ms de 29.000 normas en catlogo
Ms de 200 AEN/CTN
CMO SE ELABORAN LAS NORMAS NACIONALES?

Centros de
Administracin Investigacin
Clientes
Proveedores Universidades
del servicio
COMIT TCNICO DE
NORMALIZACIN DE
AENOR
AEN/CTN

Seguimiento de los
trabajos Normas UNE
Internacionales y Europeos

ISO CEN
ISO y AENOR
Comits Tcnicos. Estructura

Presidente
Pleno
Secretara

Presidente
G. de Trabajo Subcomit Subcomit Subcomit
Secretara

GT GT GT
Normas ISO / UNE

multisectoriales
elaboradas por consenso
participacin de los distintos sectores
interesados
pblicas
reconocimiento
internacional / nacional
voluntarias
Tipos de documentos ISO

El tipo de documento depender del grado


de consenso buscado u obtenido
Documentos normativos:
ISO Standard
Technical Specification (ISO/TS)
Documentos informativos
Technical Report (ISO/TR)
Cmo se elabora una norma

Elaboracin Apertura
Comit Tcnico
de Normalizacin
Informacin Transparencia
Difusin
Pblica

Observaciones Aprobacin Consenso

Publicacin Accesibilidad
Fases de elaboracin de una NORMA UNE

AEN/CTN AENOR
Acuerdo CTN emprender nuevo proyecto
TOMA EN CONSIDERACIN

Traduccin norma ISO / Redaccin borrador


Acuerdo CTN proyecto listo para IP
INICIO INFORMACIN PBLICA
Revisin editorial por AENOR
Confirmacin por Presidencia o Secretara

FIN INFORMACIN PBLICA


Comentarios del pblico

Decisin sobre los comentarios recibidos APROBACIN RGANOS DE GOBIERNO


Acuerdo CTN Proyecto

PUBLICACIN NORMA UNE


ISO y AENOR. Comits Tcnicos de
Documentacin

ISO/TC 46 AEN/CTN 50*


Nombre Information and Documentacin
documentation
Presidencia / Secretara AFNOR FESABID

Estructura 4 SC 1 SC

Normas publicadas 113 123

* AEN CTN 50 es tambin reflejo de ISO/TC 171, Aplicaciones para la gestin


de documentos , y de CEN/PC 372, Trabajos cinematogrficos
ISO y AENOR. Subcomits de gestin
de documentos

ISO/TC 46/SC11 AEN/CNT50/SC 1*


Nombre Archives/records Gestin de
management documentos y
aplicaciones
Presidencia / SA SGAE (MECD)
Secretara
Estructura 8 WG 4 GT
Normas publicadas 16 16

* AEN/CNT 50/SC 1 es tambin reflejo de ISO/TC 171 de Aplicaciones


de Gestin Documental
CTN50/SC1-
Gestin de
documentos y
aplicaciones
ISO/TC 46/SC11
Archives/records management

Creacin: 1998
Campo de actividad
Normalizacin de los principios que rigen la
creacin y la gestin de documentos
(documents, records and archives) como
testimonio de las actividades, sea cual sea su
soporte, incluyendo los soportes digitales y el
papel.
ISO/TC 46/SC11
Archives records management
Estructura
TC 46/SC11/WG 1: Metadata
TC 46/SC11/WG 7: Digital records preservation
TC 46/SC 11/WG 8 y 9: MSS. Family 30300
TC 46/SC 11/WG 10: Records Disposition
TC 46/SC11/WG 11: Risk assessment for records
systems
TC 46/SC11/WG 12: Digital records conversion and
migration process
TC 46/SC 11/WG 13: Records management (revisin
de las ISO 15489)
Grupo Ad hoc para Web based technologies
ISO/TC 46/SC11
Archives records management

Forma de trabajo
reuniones anuales:
Pleno: toma de decisiones
Grupos de trabajo: puesta en comn y distribucin
del trabajo
ltima reunin:
Berln, mayo 2012
prxima reunin: junio 2013, Pars
AEN/CTN 50/SC 1. Gestin de
documentos y aplicaciones

Creacin en enero de 2004 de un Grupo de


Trabajo, dentro de AEN/CTN 50.
Actividad principal: traduccin de ISO 15489
Publicacin de las 15489 como normas UNE en
2006
Constitucin del AEN/CTN 50/SC 1, Gestin de
documentos y aplicaciones, en octubre de 2006

CTN50/SC1-
Gestin de
documentos y
aplicaciones
AEN/CTN 50/SC 1. Gestin de
documentos y aplicaciones

Composicin: organizaciones interesadas

Administracin Pblica
Administracin
Empresas
Universidades
Asociaciones
Clientes

Proveedores CTN50/SC1-
Gestin de
documentos y
del servicio aplicaciones
AEN/CTN 50/SC 1. Gestin de
documentos y aplicaciones

Elaborar y difundir productos normativos, que


Misin
proporcionen una gua prctica en todos los
temas relacionados con la gestin de
documentos y sus aplicaciones.

Normalizacin de las prcticas relativas


a la gestin de documentos que aseguren
Campo de
la existencia de informacin fiable y sirvan actividad
como evidencia de las actividades que se
realizan en todo tipo de organizaciones.

CTN50/SC1-
Gestin de
documentos y
aplicaciones
AEN/CTN 50/SC 1. Gestin de
documentos y aplicaciones
Campo de actividad. Incluye:

Establecimiento de infraestructuras de gestin organizativa y los niveles


operativos que aseguren el control de los procesos de creacin, registro,
clasificacin, acceso, conservacin y disposicin de los documentos en
todos los formatos.

Especificaciones tcnicas para procesos de captura, indizacin,


almacenamiento, recuperacin, distribucin, presentacin, migracin,
intercambio, conservacin y eliminacin

Calidad de los documentos resultantes de procesos tcnicos (microgrficos


y electrnicos)

Implementacin, evaluacin y procedimientos de control de calidad para el


almacenamiento, uso y preservacin de documentos (microgrficos o
electrnicos), incluyendo sus metadatos.
CTN50/SC1-
Gestin de
documentos y
aplicaciones
AEN/CTN 50/SC 1. Gestin de
documentos y aplicaciones

Campo de actividad. Incluye:

Las aplicaciones de automatizacin de flujos de trabajo o gestin de


procesos

El mantenimiento de la calidad y la integridad en el intercambio de


informacin entre sistemas

Los procedimientos y procesos que apoyan la admisibilidad legal, la


integridad y la seguridad de los documentos

La conservacin a largo plazo

La gestin de los documentos en las tecnologas Web 2.0.

La gestin de la informacin recogida en las pistas de CTN50/SC1-


Gestin de
auditora. documentos y
aplicaciones
AEN/CTN 50/SC 1. Gestin de
documentos y aplicaciones

Forma de trabajo
Reuniones grupos de trabajo
Reuniones plenarias peridicas
ltima reunin: octubre 2012
Objetivos estratgicos:
- Elaboracin de normas
- Difusin de las normas publicadas
- Participacin en los comits espejos
internacionales
- Colaboracin con otros CTN CTN50/SC1-
Gestin de
documentos y
aplicaciones
AEN/CTN 50/SC 1. Gestin
de documentos y aplicaciones

Normas publicadas
UNE-ISO 15489-1:2006. Informacin y documentacin. Gestin de
documentos. Parte 1: Generalidades. (ISO 15489-1:2001)
UNE-ISO/TR 15489-2:2006. Informacin y documentacin. Gestin de
documentos. Parte 2: Directrices. (ISO/TR 15489-2:2001)
UNE-ISO 23081-1:2008. Informacin y documentacin. Procesos de
gestin de documentos. Metadatos para la gestin de documentos.
Parte 1: Principios
UNE-ISO 23081-2:2011. Informacin y documentacin. Procesos de
gestin de documentos. Metadatos para la gestin de documentos.
Parte 2: Elementos de implementacin y conceptuales
UNE-ISO 23081-3:2012. Informacin y documentacin. Procesos de
gestin de documentos. Metadatos para la gestin de documentos.
Parte 3:Mtodo de auto-evaluacin. CTN50/SC1-
Gestin de
documentos y
aplicaciones
AEN/CTN 50/SC 1. Gestin de
documentos y aplicaciones

Normas publicadas
UNE-ISO 19005-1:2008. Gestin de documentos. Formato de fichero de
documento electrnico para la conservacin a largo plazo. Parte 1: Uso
del PDF 1.4 (PDF/A-1).

UNE-ISO/TR 15801:2008. Imagen electrnica. Informacin almacenada


electrnicamente. Recomendaciones sobre veracidad y fiabilidad.

UNE-ISO/TR 18492:2008. Conservacin a largo plazo de la informacin


basada en documentos.

UNE-ISO/TR 26122:2008. Informacin y documentacin. Anlisis de los


procesos de trabajo para la gestin de documentos.

UNE-ISO/TR 13028:2011 Informacin y documentacin. Directrices para


la implementacin de la digitalizacin de documentos. CTN50/SC1-
Gestin de
documentos y
aplicaciones
AEN/CTN 50/SC 1. Gestin de
documentos y aplicaciones
Normas publicadas

UNE-ISO 16175-1:2012. informacin y documentacin. Principios y


requisitos funcionales para documentos en entornos de oficina
electrnica. Parte 1: Generalidades y declaracin de principios.
UNE-ISO 16175-2:2012. Informacin y documentacin. Principios y
requisitos funcionales para documentos en entornos de oficina
electrnica. Parte 2: Directrices y requisitos funcionales para sistemas
que gestionan documentos electrnicos.
UNE-ISO 16175-3:2012. Informacin y documentacin. Principios y
requisitos funcionales para documentos en entornos de oficina
electrnica. Parte 3: Directrices y requisitos funcionales para
documentos en los sistemas de la organizacin.

CTN50/SC1-
Gestin de
documentos y
aplicaciones
AEN/CTN 50/SC 1. Gestin de
documentos y aplicaciones

Normas publicadas

UNE-ISO 30300:2011. Informacin y


documentacin. Sistemas de gestin para los
documentos. Fundamentos y vocabulario.

UNE-ISO 30301:2011. Informacin y


documentacin. Sistemas de gestin para los
documentos. Requisitos.
CTN50/SC1-
Gestin de
documentos y
aplicaciones
AEN/CTN 50/SC 1. Gestin de
documentos y aplicaciones

Normas UNE en elaboracin

ISO 13008:2012. Information and documentation.


Digital records conversion and migration process.

ISO 17068:2012. Information and documentation.


Trusted third party repository for digital records.

CTN50/SC1-
Gestin de
documentos y
aplicaciones
Proyectos Grupos de Trabajo
- GT de Difusin
- GT de Gestin de Riesgo. Proyecto norma ISO 18128.
Gestin de riesgo para procesos y sistemas de documentos.
- GT de Revisin de las partes 1 y 2 de ISO-15489
- GT para comentarios norma 30302
- Expertos dentro del WG Records Disposition
- Expertos dentro del TC171SC2 para hacer comentarios al
proyecto de norma 22957 Anlisis, seleccin e
implementacin de sistemas de gestin de documentos
electrnicos
- GT que se crean para las traducciones de normas (en este
momento para las normas ISO-17068 Trusted third party
repository for digital records e ISO-13008: Digital records
conversion and migration
Noticias

Enlace Boletn FESABID


http://www.fesabid.org/federacion/fesabid-boletin-de-noticias-y-
actividades
El Grupo de Difusin ha realizado la traduccin de la serie de White
papers para la gestin de documentos:
- Preservacin de documentos digitales
- Declaracin para directivos
- Breve declaracin para directivos
- Construccin de un esquema de metadatos - Por Dnde Empezar
- Relaciones entre la serie de normas ISO 30300 y otros productos de
ISO/TC46/SC11:1. Procesos y controles de documentos.
- Relationship between the ISO 30300 series of Standards and other
products of ISO/TC46/SC11: 2. Vocabulary.

http://isotc.iso.org/livelink/livelink?func=ll&objId=8800147&objAction=brow
se&sort=name
GRACIAS POR SU ATENCIN

beatriz.franco@mecd.es
ISO 15489-1:2001, Informacin y documentacin
Gestin de documentos -- Parte 1: Generalidades

Norma fundacional
Constituye la norma esencial para la implementacin de un sistema de
gestin de documentos.

La primera parte es el corazn de la norma:

Establece los principios fundamentales y el modelo para la definicin e


implantacin de un sistema de gestin de documentos.

Define los procesos clave de la gestin de documentos en trminos


que el personal de cualquier nivel (incluyendo el de gestin y el no
tcnico) pueda entender.

Establece los requisitos para la creacin, mantenimiento y


perdurabilidad de documentos autnticos, fiables, ntegros y
disponibles, as como el contexto o sistema en el que deben ser
gestionados.
UNE-ISO/TR 15489-2:2006. Informacin y documentacin. Gestin

UNE-ISO 15489- 2
de documentos. Parte 2: Directrices. (ISO/TR 15489-2:2001)

La segunda parte de la norma es un informe tcnico:


Especifica los elementos que componen la gestin de documentos y
define los resultados que deberan alcanzarse
Recoge la metodologa de implantacin de la gestin de documentos
Est orientada al personal responsable de gestionar documentos en
una organizacin.
Principales responsabilidades:
Creacin de documentos adecuados
Mantenimiento de los sistemas informticos
Gestin del ciclo vital de los documentos para facilitar el control de
acceso y el servicio a los usuarios
Conservacin de los documentos
Control de la eliminacin de los documentos CTN50/SC1-
Gestin de
documentos y
aplicaciones
Norma ISO/TS 23081.
Metadatos de gestin de documentos
Conjunto de normas pensadas para comprender,
implementar y usar metadatos en un contexto de gestin
de documentos electrnicos.

Define el conjunto de metadatos, su uso para las


polticas de proteccin, descripcin y comunicacin de
los documentos y establece correlaciones estables con
la norma ISO 15489.

Actualmente consta de tres partes y est en proceso de


elaboracin una cuarta.
CTN50/SC1-
Gestin de
documentos y
aplicaciones
UNE-ISO 19005-1:2008. Gestin de documentos. Formato de
fichero de documento electrnico para la conservacin a largo
plazo. Parte 1: Uso del PDF 1.4 (PDF/A-1).

Especifica cmo se usa el Formato de Documento Porttil (PDF) 1.4 para


la conservacin a largo plazo de documentos electrnicos.

Forma parte de una familia muy extensa de normas basadas en el uso del
PDF, formato de gran difusin debido, fundamentalmente, a que es un
formato abierto y libre.

CTN50/SC1-
Gestin de
documentos y
aplicaciones
Norma ISO/TR 15801:2004. Recomendaciones para la veracidad y
fiabilidad de la informacin almacenada electrnicamente.

Este informe tcnico:


- Establece los procedimientos orientados a asegurar la
autenticidad, veracidad y fiabilidad de los documentos que
se pueden congelar como imagen (sobre todo para
garantizar su admisibilidad legal).
- Contempla, entre otros temas, la captura de los
documentos, el escaneo, la transmisin de ficheros, la
destruccin de la informacin, el work-flow, el control de
versiones o la firma digital.
CTN50/SC1-
Gestin de
documentos y
aplicaciones
Norma ISO/TR 18492:2005. Conservacin de
informacin electrnica basada en documentos.

Estrategias de conservacin y recuperacin a largo plazo,


para ello la informacin debe:
ser legible en el futuro
ser inteligible
identificarse
poder recuperarse
ser comprensible
mantener su autenticidad

CTN50/SC1-
Gestin de
documentos y
aplicaciones
ISO/TR 26122:2008. El anlisis en clave documental
de los procesos de trabajo.

Parte de la perspectiva que todas las organizaciones, independientemente


de su dimensin y actividad, existen y operan para alcanzar una misin y
unos objetivos. Para alcanzarlos, cada organizacin establece sus
procesos de trabajo, orientados a sus actividades.

Es a partir de los procesos de trabajo en que cada organizacin genera


documentos de funcin, que deben gestionarse como un activo de la
organizacin.
El anlisis de los procesos de trabajo sirve de base para poder integrar la
captura de documentos desde el inicio de la actividad.
UNE-ISO/TR 13028:2011. Informacin y documentacin.
Directrices para la implementacin de la digitalizacin de
documentos.
Este informe tcnico establece:

directrices para la creacin y el mantenimiento de documentos digitalizados que


se obtienen de documentos originales en papel u otros soportes no digitales;

directrices sobre buenas prcticas en el proceso de digitalizacin con para


asegurar la veracidad y fiabilidad de los documentos digitalizados, y permitir la
consideracin de la eliminacin de los documentos originales;

directrices sobre buenas prcticas para la veracidad de los documentos


digitalizados en lo que afecta a la validez jurdica y su peso como prueba;

directrices sobre buenas prcticas para el acceso a los documentos digitalizados


durante el tiempo que se necesiten;

estrategias para la creacin de documentos digitalizados aptos para su


conservacin a largo plazo;

directrices sobre buenas prcticas para la gestin de los documentos originales


tras su digitalizacin.
16175. 3 partes. Principios y requisitos funcionales
para documentos en entornos de oficina electrnica.

Conjunto de requisitos funcionales para el software


destinado a la produccin y gestin de documentos
electrnicos en entornos de oficina. Tambin se dirige a
cualquier producto de software que incorpore
funcionalidades de gestin documental.

Parte 1: Generalidades y declaracin de principios.


Parte 2: Directrices y requisitos funcionales para
sistemas que gestionan documentos electrnicos.
Parte 3: Directrices y requisitos funcionales para

documentos de la organizacin.
CTN50/SC1-
Gestin de
documentos y
aplicaciones
Normas ISO de gestin de
documentos: hacia un MSS family

Las Normas 15489 (2001) entran en proceso de revisin

Propuesta espaola (abril 2007): Management System


Standards de gestin de documentos

Las Normas de sistemas de gestin proporcionan una


gua para que una organizacin establezca, desarrolle y
haga un seguimiento de un sistema de gestin