INTRODUCCIN A EXCEL

Laureano Santamara Arana

Federico Botella Bevi
Alejandro Rabasa Dolado
Jess J. Rodrguez Sala
Oscar Martnez Bonastre
Ttulo: Introduccin a Excel con ejercicios resueltos y propuestos
Autor: Laureano Santamara Arana Federico Botella Bevi, Alejandro Rabasa Dolado, J.
Rodrguez Sala, scar Martnez Bonastre. Pertenecientes al rea de lenguajes y sistemas
informticos del departamento de estadstica y matemtica aplicada de la Universidad
Miguel Hernndez.

I.S.B.N.: 84-8454-269-6
Depsito legal: A-729-2003

Edita: Editorial Club Universitario Telf.: 96 567 38 45

C/ Cottolengo, 25 San Vicente (Alicante)
www.ecu.fm

Printed in Spain
Imprime: Imprenta Gamma Telf.: 965 67 19 87
C/ Cottolengo, 25 San Vicente (Alicante)
www.gamma.fm
gamma@gamma.fm

Reservados todos los derechos. Ni la totalidad ni parte de este libro puede

reproducirse o transmitirse por ningn procedimiento electrnico o mecnico,
incluyendo fotocopia, grabacin magntica o cualquier almacenamiento de
informacin o sistema de reproduccin, sin permiso previo y por escrito de los
titulares del Copyright.
 CONTENIDO

1. INTRODUCCIN. ............................................................................................. 7

2. DESCRIPCIN DE LA VENTANA DE APLICACIN. .............................. 9

2.1. BARRA DE TTULO ............................................................................................ 10
2.2. BARRA DE MENS ............................................................................................ 10
2.3. BARRAS DE HERRAMIENTAS ............................................................................ 11
2.4. BARRA DE REFERENCIA ................................................................................... 14
2.5. BARRA DE ESTADO ........................................................................................... 14
3. UTILIZACIN BSICA................................................................................. 15
3.1. HOJAS DE CLCULO DE UN LIBRO DE TRABAJO. .............................................. 15
3.2. SELECCIN Y ACTIVACIN DE CELDAS ............................................................ 15
3.3. INTRODUCCIN DE DATOS ............................................................................... 16
3.3.1. Introduccin de datos en una celda.............................................................. 16
3.3.2. Introduccin de datos en un rango de celdas............................................... 17
3.3.3. Insercin de filas, columnas y bloques de celdas ......................................... 17
3.3.4. Borrado de celdas......................................................................................... 17
3.3.5. Mover y copiar celdas .................................................................................. 18
3.4. NOMBRES Y REFERENCIAS............................................................................... 18
3.4.1. Referencias absolutas, relativas y mixtas..................................................... 19
3.4.2. Nombres de celdas........................................................................................ 20
3.4.2.1. Reglas para dar nombre a celdas, frmulas y constantes. .......................................................20
3.4.2.2. El comando definir nombre.....................................................................................................21
3.4.2.3. Crear nombres desde la barra de Referencia. ..........................................................................22
3.4.2.4. Editar nombres........................................................................................................................22

4. FRMULAS Y FUNCIONES......................................................................... 23
4.1. FORMULAS ....................................................................................................... 23
4.1.1. Qu es una frmula?................................................................................... 23
4.1.2. Sintaxis de las frmulas................................................................................ 23
4.1.3. Operadores de clculo de las frmulas. ....................................................... 23
4.1.4. Orden de prioridad de los operadores. ........................................................ 24
4.1.5. Introduccin de frmulas.............................................................................. 25
4.2. FUNCIONES....................................................................................................... 25
5. FORMATO DE UNA HOJA DE CLCULO................................................ 29
5.1. FORMATO DE CELDAS. ..................................................................................... 29
5.2. FORMATO CONDICIONAL. ................................................................................ 30
5.3. FORMATO DE FILAS. ......................................................................................... 30
5.4. FORMATO DE COLUMNAS................................................................................. 30
6. RELLENO AUTOMTICO. .......................................................................... 33
6.1. RELLENAR AUTOMTICAMENTE DATOS BASADOS EN CELDAS ADYACENTES. 33
6.2. EL COMANDO RELLENAR................................................................................. 33
6.3. EL COMANDO SERIES. ...................................................................................... 34
7. LOS GRFICOS. ............................................................................................. 37
7.1. INTRODUCCIN. ............................................................................................... 37
7.2. ELEMENTOS DE UN GRFICO............................................................................ 37
7.3. ASISTENTE PARA GRFICOS ............................................................................. 38
7.4. SELECCIN DE OBJETOS GRFICOS .................................................................. 41
8.BASES Y LISTAS DE DATOS. ....................................................................... 43
8.1. BASES DE DATOS.............................................................................................. 43
8.2. CREACIN Y DEFINICIN DE UNA LISTA DE DATOS .......................................... 43
8.3. FICHA DE DATOS. ............................................................................................. 44
8.3.1. Teclas rpidas para moverse por una ficha ................................................. 45
8.3.2. Filtrado de datos en el cuadro de dilogo Formulario ................................ 45
8.4. FILTRADO DE DATOS EN UNA LISTA ................................................................. 46
8.4.1. Comando autofiltro....................................................................................... 46
8.4.2. Comando filtro avanzado. ............................................................................ 47
8.5. CREACIN DE UN RANGO DE CRITERIOS .......................................................... 47
8.5.1. Criterios de comparacin mltiples ............................................................. 47
8.5.1.1. Criterios Y lgicos ..................................................................................................................48
8.5.1.2. Criterios O lgicos ..................................................................................................................48
8.5.1.3. Criterios Y y O lgicos ...........................................................................................................48
8.5.2. Criterios calculados ..................................................................................... 48
9. LAS FUNCIONES EN EXCEL....................................................................... 51
9.1. FUNCIONES DE TEXTO...................................................................................... 51
9.2. FUNCIONES MATEMTICAS.............................................................................. 57
9.3. FUNCIONES DE FECHA Y HORA......................................................................... 63
9.4. FUNCIONES DE BSQUEDA Y REFERENCIA....................................................... 66
9.5. FUNCIONES DE INFORMACIN.......................................................................... 72
9.6. FUNCIONES LGICAS........................................................................................ 75
9.7. FUNCIONES ESTADSTICAS. .............................................................................. 77
9.8. FUNCIONES PARA BASES DE DATOS. ................................................................ 91
10. EJERCICIOS RESUELTOS......................................................................... 95
10.1. EJERCICIOS DE INICIACIN ............................................................................. 95
10.1.1. Empresas y productos................................................................................. 95
10.1.2. Contabilidad casera ................................................................................... 99
10.1.3. Contabilidad Casera 2.............................................................................. 102
10.2. EJERCICIOS DE PERFECCIONAMIENTO .......................................................... 104
10.2.1. Hemeroteca............................................................................................... 104
10.2.2. Aeropuertos .............................................................................................. 107
10.2.3. Uso de Internet en Espaa........................................................................ 111
10.2.4. Depuradora .............................................................................................. 117
10.2.5. Consulta psicolgica ................................................................................ 124
10.2.6. Embalses................................................................................................... 130
11. EJERCICIOS PROPUESTOS .................................................................... 135
11.1. EJERCICIOS DE INTRODUCCIN A EXCEL ..................................................... 135
11.1.1. Ejercicio 1................................................................................................. 135
11.1.2. Ejercicio 2................................................................................................. 135
11.1.3. Ejercicio 3................................................................................................. 136
11.1.4. Ejercicio 4................................................................................................. 136
11.1.5. Ejercicio 5................................................................................................. 138
11.1.6. Ejercicio 6................................................................................................. 139
11.2. EJERCICIOS PARA EL USO DE FUNCIONES ..................................................... 140
11.2.1. Ejercicio 1. Uso de funciones estadsticas. .............................................. 140
11.2.2. Ejercicio 2. Uso de funciones aritmticas y lgicas................................. 141
11.2.3. Ejercicio 3. Cambio de divisas. ................................................................ 141
11.2.4. Ejercicio 4. Obtener una distribucin de frecuencias. ............................. 142
11.2.5. Ejercicio 5: Factura ................................................................................. 143
11.2.6. Ejercicio 6. Camping Buena Vista. ...................................................... 144
11.3. EJERCICIOS PARA REPRESENTACIONES GRFICAS. ...................................... 148
11.3.1. Ejercicio 1................................................................................................. 148
11.3.2. Ejercicio 2................................................................................................. 149
11.3.3. Ejercicio 3................................................................................................. 149
11.3.4. Ejercicio 4................................................................................................. 149
11.3.5. Ejercicio 5................................................................................................. 149
11.3.6. Ejercicio 6................................................................................................. 150
11.3.7. Ejercicio 7................................................................................................. 150
11.3.8. Ejercicio 8................................................................................................. 150
11.3.9. Ejercicio 9................................................................................................. 150
11.4. EJERCICIOS DE AUTOEVALUACIN.............................................................. 150
11.4.1. Ejercicio 1................................................................................................. 150
11.4.2. Ejercicio 2................................................................................................. 150
11.4.2. Ejercicio 3................................................................................................. 151
 1. INTRODUCCIN.
Excel es una aplicacin de hoja de clculo, integrada en el entorno
Windows y desarrollada por Microsoft, donde se combinan las capacidades de una
hoja de clculo normal, base de datos, programa de grficos bidimensionales y
tridimensionales, lenguaje propio de programacin y generacin de macros; todo
dentro de la misma aplicacin. Las hojas de clculo son, junto a los procesadores
de texto, una de las aplicaciones informticas de uso ms general y extendidas.
Una hoja de clculo es una especie de tabla cuyas casillas o celdas pueden
contener:
Texto.
Valores numricos, fechas y datos horarios.
Frmulas o funciones matemticas, que permiten determinar el valor
de esta celda en funcin de los valores de otras celdas.
Adems, un programa como Excel contiene un gran nmero de utilidades
para introducir, formatear y presentar total o parcialmente el contenido de las hojas
de clculo. Excel puede trabajar simultneamente con un nmero ilimitado de hojas
de clculo siempre que la memoria del ordenador lo permita. Distintas hojas de
clculo se agrupan formando un fichero denominado libro de trabajo. Cada hoja
puede contener hasta 65536 filas y 256 columnas, haciendo un total de 16.777.216
celdas. Las columnas se identifican mediante letras (A, B, C,..., A, Z, AA, AB,...,
IV), mientras que las filas son identificadas mediante nmeros (1, 2, 3,..., 65536).
Normalmente una casilla se identifica con la/s letra/s indicadora/s de la columna,
seguidas del nmero indicativo de la fila (por ejemplo: A2, R6, V165, AJ231, etc.).
Como se ha apuntado, con Excel se puede guardar, manipular, calcular y
analizar datos numricos, textos y frmulas; adems el programa permite presentar
rpidamente todos estos datos mediante grficos de distinto tipo, que pueden ser
creados sobre la misma hoja de clculo o en una independiente. Estos grficos
pueden tener muchas formas (funciones, nubes de puntos, diagramas de barras, de
lneas, de tarta,...) y estar representados en dos o tres dimensiones, dependiendo de
las necesidades del usuario.
Excel permite establecer relaciones entre los valores de distintas celdas y
hojas, para realizar anlisis de sensibilidad de forma rpida, recalculando toda la
hoja al mnimo cambio que se efecte en alguna de las celdas relacionadas. Permite
asimismo generar aplicaciones a la medida del usuario (MACROS), ya que cuenta
con un lenguaje propio de programacin (Visual Basic for Applications).

7
 2. DESCRIPCIN DE LA VENTANA DE APLICACIN.
Para arrancar Excel en Windows 9x NT/XP se puede utilizar el men
Inicio/Programas, del modo habitual. Tambin se puede arrancar haciendo doble
clic sobre cualquier fichero producido con Excel (extensiones *.xls o en general-
*.xl*).
Una vez arrancado el programa, dependiendo de la configuracin instalada,
aparecer una pantalla similar a la que se muestra en la figura 1.

Barra de Mens Barras de Herramientas

Barra de Ttulo
Barra de Referencia

Barra de estado Hojas de Clculo del Libro

Figura 1: Ventana Inicial de Excel

9
Introduccin a Excel con ejercicios resueltos y propuestos

Seguidamente se describen cada una de las barras citadas, as como sus

funciones ms importantes. Es necesario recalcar que las barras de herramientas
son configurables por el usuario y por lo tanto su distribucin, nmero o tipo de
barras puede coincidir o no con la distribucin mostrada en la figura.

2.1. BARRA DE TTULO

La Barra de Ttulo contiene los siguientes elementos:
Men de control: contiene los iconos que permiten mover, minimizar,
ampliar o cerrar una ventana cualquiera en Windows.
Nombre de la aplicacin: en este caso Microsoft Excel.
Botn de minimizacin o iconizacin: convierte la aplicacin a forma de
icono.
Botn de restauracin: restaura el tamao de la ventana al tamao
estndar. Cuando la ventana no esta maximizada, en lugar de este botn aparece el
botn de maximizar.
Como estos elementos son comunes a todas las aplicaciones de Windows
no se va a insistir ms en su descripcin.

2.2. BARRA DE MENS

La Barra de Mens (ver figura 1) contiene la lista de mens propios de
Excel. Cada men contiene una lista con diversos comandos. Por ejemplo,
seleccionando con el ratn el men Archivo, se despliega un men mostrando
algunos comandos, entre los que estn los siguientes:
Nuevo...: permite seleccionar el tipo de documento que se va a desarrollar
(puede ser un libro de clculo normal, una hoja de clculo preparada para un uso
especfico, etc.), creando el correspondiente documento en blanco y sin nombre.
Abrir...: abre ficheros que han sido creados previamente, cargndolos
directamente desde el disco duro o desde un disquete.
Cerrar: cierra un fichero o documento abierto. Antes de cerrar un fichero,
si el usuario ha realizado algn tipo de modificacin en l, Excel abre un cuadro de
dilogo y le pregunta si desea guardar dichos cambios; de esta forma se evita
perder informacin de forma involuntaria.
Guardar: actualiza en el disco la informacin del documento en el que se
est trabajando, sin opcin a modificar el nombre o a cambiar el directorio.
Guardar Como...: guarda en el disco el documento en que se est
trabajando, con opcin a crear un nuevo fichero con otro nombre o en otro
directorio, y/o a elegir un formato diferente.
Configurar Pgina: este comando abre un cuadro de dilogo mltiple en
el que se pueden fijar las principales caractersticas del documento de cara a su
impresin posterior: tamao y orientacin del papel, mrgenes, factor de zoom de
impresin, caractersticas de la impresora, encabezamientos y pies de pgina, lneas
de divisin, etc.

10
 2. Descripcin de la ventana de aplicacin

rea de Impresin: es muy frecuente que slo se desee imprimir una parte
de la hoja de clculo con la que se est trabajando. Con este comando se pueden
especificar con todo detalle las celdas que se desea imprimir, as como tambin
podemos anular el rea de impresin seleccionada previamente. Para determinar un
rea de impresin basta seleccionar dicha rea en la forma que luego se ver y
elegir el comando Archivo/rea de Impresin/Establecer rea de Impresin.
Vista Preliminar: este comando, similar al de Word y de otras muchas
aplicaciones, permite ver en la pantalla cmo quedar el documento Excel cuando
se enve a la impresora. En modo Vista Preliminar aparecen en la pantalla algunos
botones tiles para proceder a imprimir el documento (Imprimir), para modificar la
Configuracin de la pgina, o para hacer aparecer los mrgenes de la pgina y de
las celdas (Mrgenes). Esta ltima posibilidad es muy til para modificar
interactivamente con el ratn dichos mrgenes, colocando el cursor sobre las lneas
de trazos que aparecen y arrastrando.
Imprimir: con este comando se procede a la impresin de una parte o del
documento completo. Previamente aparece en pantalla el cuadro de dilogo donde
se puede elegir la impresora, decidir si se quiere imprimir toda la hoja o slo la
parte que est seleccionada en ese momento (aunque no coincida con lo establecido
en rea de Impresin), las pginas concretas que se desea imprimir, etc.

2.3. BARRAS DE HERRAMIENTAS

Las barras de herramientas son las barras que se encuentran debajo de la
barra de mens y muestran algunos botones para realizar diversas funciones. Estas
barras de herramientas pueden ser modificadas por el usuario, por lo que no hay
que sorprenderse de que al abrir el programa no coincidan exactamente con lo que
se muestra en la figura 1
En la figura 2 se muestra el men contextual que se abre al pulsar con el
botn derecho del ratn sobre las barras de herramientas. Dicho men muestra las
barras de herramientas disponibles y marcadas en el margen izquierdo- las barras
de herramientas activas.

11
Introduccin a Excel con ejercicios resueltos y propuestos

Figura 2: Men contextual de barras de herramientas

Es fcil modificar las barras de herramientas aadiendo o quitando botones
en cualquiera de ellas. Para ello, basta elegir Personalizar en el men contextual de
la figura 2, y se abre el cuadro de dilogo de la figura 3. Dentro de la opcin
Comandos se muestran a la izquierda todas las categoras de botones que existen:
seleccionado una de ellas aparecen a la derecha todos los botones de esa categora.

Figura 3: Modificar las barras de herramientas

12
 2. Descripcin de la ventana de aplicacin

Pulsando sobre el botn Descripcin aparece una pequea descripcin de

su funcin. Para aadir un botn a una barra de herramientas basta seleccionarlo en
el cuadro de dilogo y arrastrarlo hasta la barra correspondiente; para eliminarlo
basta seleccionarlo sobre la barra y arrastrarlo a cualquier lugar fuera de ella.
Generalmente slo conviene que estn visibles las barras de herramientas Estndar
y Formato (tener otras barras visibles de modo innecesario resta espacio de
pantalla para la hoja de clculo).
Con el men contextual de la figura 2 puede hacerse visible cualquier otra
barra que se vaya a utilizar. Con ese mismo men permite ocultar una barra
cuando ya no sea necesaria. Colocando el puntero sobre cualquier botn de las
barras de herramientas, en unas dcimas de segundo se obtiene una descripcin
breve de para qu sirve ese botn; pulsando sobre l y manteniendo pulsado el
botn izquierdo del ratn, se obtiene una descripcin mas detallada en la Barra de
Estado, en la parte inferior de la pantalla. Para una descripcin an ms detallada,
se puede acudir a la Ayuda, pulsando primero sobre el botn y luego sobre el
botn del que se desea obtener informacin.
Los principales botones de las barras de herramientas Estndar y Formato
son los siguientes (por brevedad se omiten referencias a los botones Nuevo, Abrir,
Guardar, etc., comunes con otras aplicaciones Windows):
Botones de modelos de formato: permiten controlar
formatos de uso habitual, tales como los smbolos para unidades monetarias, el
formato de porcentaje (%), el punto de miles, o el aumento o disminucin de cifras
decimales. El usuario puede definir estos modelos de acuerdo con sus necesidades.
Botn de auto-suma: suma automticamente una fila o una columna
de nmeros, introduciendo en la celda activa la funcin SUMA con el rango de
nmeros correspondiente que Excel trata de adivinar. Si se quiere modificar ese
rango basta editarlo en la barra de referencia o, ms fcil, indicarlo arrastrando
con el ratn sobre las celdas correspondientes de la hoja de clculo. Si por ejemplo
se desea sumar los nmeros de las celdas comprendidas entre la C4 y la F6 (3*4
elementos) se deber editar la celda en la barra de referencia indicando dicho
rango de la forma =SUMA(C4:F6) (mediante el teclado o directamente con el
ratn).
Botones de negrita, cursiva y subrayado: permiten cambiar
el formato de textos y nmeros en la forma habitual de estas opciones.
Botones de alineamiento: permiten centrar o alinear
textos y nmeros a la izquierda o a la derecha de las celdas. Por defecto Excel
alinea el texto por la izquierda y los nmeros por la derecha. El cuarto botn se
llama Combinar y centrar, y permite centrar el texto de una celda a lo ancho de
una seleccin de celdas.

Botn Asistente de Grficos: permite arrancar el Asistente de

Grficos, con objeto de preparar un grfico de uno de los numerosos tipos

13
Introduccin a Excel con ejercicios resueltos y propuestos

disponibles en Excel, a partir de los datos previamente seleccionados en la hoja de

clculo (esta seleccin es el punto ms importante en el proceso de crear un
grfico). El grfico se ubicar sobre la propia hoja, con la posicin y tamao que se
determine arrastrando con el ratn una vez determinadas las caractersticas del
mismo.

2.4. BARRA DE REFERENCIA

La Barra de Referencia, que se encuentra inmediatamente debajo de las
barras de herramientas, presenta las tres zonas siguientes:

La zona de la izquierda muestra la ubicacin de la celda activa indicando

la columna (A) y la fila (1) en que se encuentra. Ms adelante se vern otras
posibles aplicaciones de esta zona.
La zona central indica que se est en modo de edicin (es decir,
introduciendo nombres, funciones, nmeros, etc.,...). El botn aspa permite anular
el cambio que se est realizando en el contenido de la celda, el botn chequeo
equivale a pulsar la tecla Intro, y el botn igual es equivalente a llamar al Asistente
de Funciones. Excel no permite ejecutar ningn comando mientras esta zona
est activa.
La zona de la derecha muestra el contenido de la celda activa (en este caso
123.45). La edicin de este contenido puede hacerse tanto en esta zona como en la
propia celda.

2.5. BARRA DE ESTADO

En la parte inferior de la hoja de clculo aparece la Barra de Estado, en la
que se presenta una breve informacin acerca del comando que ha sido
seleccionado o del estado actual del espacio de trabajo. En esta figura pueden verse
tambin los controles que permiten moverse entre las diversas hojas de clculo que
constituyen el libro. Estos controles se explicarn en el apartado siguiente.

14
 3. UTILIZACIN BSICA
En este captulo se van a explicar los fundamentos necesarios para la
utilizacin bsica de una hoja de clculo como Excel.

3.1. HOJAS DE CLCULO DE UN LIBRO DE TRABAJO.

Cuando se abre Excel, se abre un nuevo libro de trabajo, que por defecto
tiene 3 hojas de clculo, llamadas Hoja1, Hoja2 y Hoja3. Pulsando en los controles
adyacentes, a la izquierda, pueden llegar a verse las pestaas de todas las hojas, o
bien desplazarse hasta la primera o la ltima con una sola pulsacin.
En todo momento Excel tiene, en cada libro de trabajo, una hoja de
clculo activa (aqulla cuya pestaa aparece resaltada en la parte inferior de la
pantalla). Por defecto, la hoja activa es la primera, en este caso Hoja1. Puede
activarse cualquier hoja sin ms que pulsar con el ratn en la pestaa
correspondiente. Tambin pueden activarse varias hojas de clculo a la vez,
pulsando la tecla Ctrl al mismo tiempo que se pulsa sobre las pestaas de otras
hojas (si la hoja esta activada, al pulsar sobre su pestaa con la tecla Ctrl pulsada
se desactivara, y viceversa). Cuando varias hojas estn activas al mismo tiempo,
los datos o los formatos que se introducen en una de ellas se introducen tambin en
las dems hojas activas, en las posiciones correspondientes.
Si se presiona el botn derecho del ratn sobre alguna de las pestaas, se
despliega un men contextual, que permite insertar una nueva hoja de clculo,
borrarla, cambiarle el nombre, moverla y/o copiarla, o seleccionar todas las hojas.
La forma ms sencilla de cambiar el nombre a una hoja de clculo es pulsar dos
veces sobre la pestaa que lleva su nombre, en cuyo caso el fondo de la pestaa
pasa a ser negro, pudiendo escribir directamente el nuevo nombre. Por otra parte,
es posible cambiar el orden en que aparecen las hojas de clculo sin ms que pulsar
sobre la pestaa de una de ellas y arrastrarla con el ratn hasta la nueva posicin
que se desea que ocupe.

3.2. SELECCIN Y ACTIVACIN DE CELDAS

En la hoja de clculo hay en todo momento una celda activa. La celda
activa se distingue claramente de las dems, pues aparece con un color de fondo y
enmarcada de modo diferente (normalmente en color ms oscuro o si pertenece a
un conjunto de celdas seleccionadas, en color ms claro).
La celda activa es la nica celda que est preparada para recibir los datos
que se introduzcan con el teclado. As pues, antes de introducir (o borrar) algo en
una celda, hay que hacer que esa celda sea la celda activa. Una celda se convierte
en celda activa pulsando el ratn sobre ella. La celda activa se puede desplazar a
celdas vecinas con las flechas del teclado. Puede tambin avanzar o retroceder una
pantalla con las teclas AvPag y RePag.

15
Introduccin a Excel con ejercicios resueltos y propuestos

El contenido de la celda activa aparece en la parte derecha de la Barra de

Referencia. En esta barra o sobre la propia celda se edita el contenido de la celda.
Las modificaciones se hacen efectivas al pulsar la tecla Intro o al cambiar de celda
activa con las flechas del teclado.
Un concepto muy importante en Excel es el concepto de celdas
seleccionadas. Si se selecciona un rectngulo de celdas, al pulsar la tecla Intro la
celda activa se va desplazando por la zona seleccionada, recorrindola por
columnas. Cuando se llega a la ltima celda seleccionada, se vuelve a comenzar
por la primera. Esto es til para introducir texto o nmeros en un rango de celdas,
desplazndose automticamente al pulsar Intro. A parte de la introduccin de texto,
hay muchas otras operaciones que se pueden realizar simultneamente sobre varias
celdas a la vez (tales como copiar, borrar, formatear, etc) siempre que dichas celdas
hayan sido previamente seleccionadas. Las celdas seleccionadas se distinguen
porque adquieren color oscuro. A continuacin se van a describir algunas de las
formas de que dispone Excel para seleccionar celdas:
Para seleccionar toda la hoja de clculo basta con pulsar con el ratn en
la esquina superior izquierda de la hoja (interseccin de la fila con los nombres de
columnas y la columna con la numeracin de filas).
Para seleccionar una determinada fila o columna, bastar con pulsar una
sola vez sobre la etiqueta, el nmero o la letra correspondiente a la fila o a la
columna. Para seleccionar un rango de varias filas y/o columnas contiguas, basta
con pulsar sobre la primera (o ltima) etiqueta, y arrastrar sin soltar el botn del
ratn hasta la ltima (primera) etiqueta del rango deseado.
Para seleccionar un bloque contiguo de celdas -un rectngulo-, hay que
pulsar con el ratn en una de las esquinas del bloque, y arrastrar el cursor hasta la
celda ubicada en la esquina del bloque opuesta a la inicial. Tambin se puede
seleccionar un rectngulo pulsando primero sobre la celda de una esquina y luego
manteniendo pulsada la tecla Mayus volviendo a pulsar sobre la celda en la esquina
opuesta.
Para seleccionar bloques no contiguos de celdas basta seleccionar cada
bloque por el procedimiento explicado, manteniendo presionada la tecla Ctrl. De
esta forma la nueva seleccin no anula los bloques seleccionados previamente. Esta
tcnica puede utilizarse en combinacin con la indicada en el punto 2 para
seleccionar filas o columnas no contiguas.

3.3. INTRODUCCIN DE DATOS

3.3.1. Introduccin de datos en una celda
La forma ms sencilla de introducir datos es seleccionar la celda
correspondiente para que se convierta en celda activa, y a continuacin introducir
en ella los datos (texto, nmeros, frmulas, etc.) mediante el teclado. Los datos
introducidos aparecen tanto en la propia celda como en la Barra de Referencia.
Estos datos pueden ser editados de la forma habitual en cualquier aplicacin
Windows. Para desplazarse sobre el texto introducido puede utilizarse el ratn o las

16
 3. Utilizacin bsica

flechas del teclado. Tambin la seleccin de una parte del texto se hace del modo
habitual. Los datos se terminan de introducir pulsando Intro, o simplemente
cambiando de celda activa.
Recurdese que pueden introducirse los mismos datos y/o formatos en
varias hojas de clculo simultneamente, tenindolas seleccionadas todas ellas al
mismo tiempo.

3.3.2. Introduccin de datos en un rango de celdas

Como ya se ha dicho, la seleccin de celdas puede emplearse tambin para
introducir datos en un conjunto de celdas de una hoja de clculo. Cuando una zona
de la hoja est seleccionada, los datos tecleados se introducen en la celda activa de
dicha zona. Cada vez que se pulsa Intro, la celda activa se traslada de modo
automtico a la celda siguiente de la seleccin. Las zonas rectangulares se recorren
primero por columnas y luego por filas. Cuando se termina de recorrer toda la
seleccin, al pulsar Intr o se vuelve a empezar otra vez por la primera celda.

3.3.3. Insercin de filas, columnas y bloques de celdas

Para insertar N filas, basta seleccionar las N filas por arriba de las cules se
quiere realizar la insercin. A continuacin se elige el comando Filas del men
Insertar. De modo anlogo, para insertar N columnas, basta seleccionar las N
columnas por la izquierda de las cules se quiere realizar la insercin. A
continuacin se elige el comando Columnas del men Insertar.
Para insertar un bloque de celdas rectangular, basta seleccionar un bloque
de las mismas dimensiones delante del cual se quiere realizar la insercin. A
continuacin se elige el comando Celdas del men Insertar, y se abre una caja de
dilogo que pregunta si se quiere desplazar las otras celdas hacia la derecha (sin
que ninguna celda cambie de fila) o hacia abajo (sin que ninguna celda cambie de
columna). En este cuadro de dilogo tambin se ofrece la posibilidad de insertar
filas o columnas completas, de acuerdo con la seleccin realizada.

3.3.4. Borrado de celdas

El borrado de celdas puede entenderse de dos formas:
1. Eliminando de las celdas con todo su contenido. Se selecciona la zona
a borrar y se ejecuta el comando Eliminar del men Edicin. Se abre
una caja de dilogo que pregunta qu celdas se quiere desplazar, las de
la derecha o las de debajo, para que ocupen el lugar de las celdas que
van a ser eliminadas.
2. Borrado del contenido de las celdas, pero no de las celdas propiamente
dichas. Se realiza con el comando Borrar del men Edicin. Se abre
un submen donde especificar qu elementos de las celdas (todo,
formatos, contenidos o comentarios) se quieren borrar. Tambin se
pueden borrar los contenidos de toda una seleccin de celdas por

17
Introduccin a Excel con ejercicios resueltos y propuestos

medio de la tecla Supr. Por supuesto el contenido de cada celda

individual puede modificarse eligindola como celda activa y
operando sobre ella en la barra de frmulas. Las modificaciones no se
hacen efectivas hasta que se pulsa Intro.

3.3.5. Mover y copiar celdas

Para trasladar (o copiar) el contenido de una seleccin de celdas a otra hoja
de clculo (o a otra parte de la misma hoja de clculo), puede procederse de los
modos siguientes:
1. Despus de seleccionar las celdas, se elige el comando Cortar (o Copiar) del
men Edicin. La seleccin queda rodeada por un contorno especial, que
indica que su contenido est dispuesto para ser pegado en otro sitio. A
continuacin, se elige el comando Pegar o Pegado Especial del men Edicin.
Con el comando Pegado Especial puede controlarse exactamente lo que se
quiere copiar: datos, frmulas, formatos, o todo. Por supuesto, pueden
utilizarse tambin los iconos correspondientes de la barra de herramientas. El
contorno se elimina al hacer Pegar o al hacer un nuevo Cortar o Copiar sobre
otra seleccin.
2. Los comandos Pegar y Pegado Especial superponen la seleccin sobre las
celdas correspondientes a partir de la posicin de la celda activa.
3. Muchas veces la forma ms sencilla de trasladar o copiar una seleccin de
celdas es por medio del ratn. Una vez que se ha realizado la seleccin, se
coloca el cursor sobre el borde de la misma y adquiere la forma de flecha
apuntando hacia la izquierda y arriba. En ese momento se pulsa el ratn y se
arrastra la seleccin hasta la posicin deseada. Arrastrando simplemente, la
seleccin se traslada; apretando al mismo tiempo la tecla Ctrl, el texto se copia
(aparece un signo + junto al cursor que indica que se est copiando).
4. Con lo indicado en el prrafo anterior, la seleccin de celdas se superpone
sobre las otras celdas ya existentes. Si se desea insertar la seleccin, hay que
mantener apretada la tecla Maysculas. En la hoja de clculo aparecen
contornos y marcas que indican cmo se va a realizar la insercin.
Es muy conveniente practicar con estas posibilidades que ofrece Excel para
copiar y trasladar datos, que se encuentran entre las ms utilizadas.

3.4. NOMBRES Y REFERENCIAS.

Las referencias a celdas se utilizan para referirse al contenido de una celda
o grupo de celdas. El uso de referencias permite usar valores de diferentes celdas o
grupos de celdas de una hoja de clculo para realizar determinados clculos.
Una celda se referencia siempre por su identificador de columna (una letra
o conjunto de 2 letras) y de fila (un nmero). Por ejemplo, la celda A21 es la que se
encuentra en la interseccin de la fila 21 con la columna A. La referencia de la
celda activa se muestra en el cuadro situado a la izquierda de la barra de

18
 3. Utilizacin bsica

referencias. Los rangos de celdas se expresan por medio del operador dos puntos
(:), que separa la referencia a la primera celda del rango de la de la ltima celda.
Las referencias mltiples consisten en referencias sencillas separadas por el
carcter punto y coma (;).Se pueden introducir tambin referencias a celdas de otra
hoja de clculo, introduciendo el nombre de esa hoja antes de la referencia a las
celdas, y separndolos por el signo de admiracin (!), por ejemplo: Hoja1!B5:C6.
Conviene saber que en las referencias a celdas o grupos de celdas, Excel no
distingue entre letras maysculas y minsculas.

3.4.1. Referencias absolutas, relativas y mixtas

Excel usa siempre referencias relativas para las direcciones de celdas
introducidas en las frmulas. Esto significa que las referencias usadas cambiarn de
modo acorde tras copiar la frmula de una celda a otra. Con mucha frecuencia ste
es el comportamiento deseado.
El mtodo ms seguro para definir referencias a celdas consiste en utilizar
el ratn para apuntar a la celda cuya referencia se desea insertar. Cuando se desea
introducir la referencia a una celda en una frmula, basta pulsar en dicha celda. De
esta forma, se minimizan tambin los errores en la insercin de referencias a
celdas.
Para introducir una frmula en una celda mediante el sistema anterior, con
una referencia a otra celda, basta seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar la celda donde se desea introducir la frmula.
2. Teclear un signo igual (=).
3. Sealar con el ratn la celda cuya referencia desea introducir y
hacer clic. La direccin de la celda apuntada aparece en la
posicin del punto de insercin, en la barra de frmulas.
4. Introducir un operador, por ejemplo el operador suma (+).
5. Si se desea introducir ms referencias a celdas en la frmula,
basta repetir los pasos 3 y 4 cuantas veces sea necesario. Para
terminar la formula se pulsa Intro.
En ciertos casos hay que evitar que las referencias a celdas cambien cuando
se copia la frmula a una nueva posicin. Para ello hay que utilizar referencias
absolutas. Es posible utilizar referencias absolutas para filas y relativas para
columnas, o viceversa. Las referencias relativas se convierten en absolutas
introduciendo el carcter dlar ($) antes de la letra de la columna o el nmero de
fila, que se quieren mantener invariables. Si se desea que no cambie ni el ndice de
filas ni de columnas, hay que poner el carcter $ delante de cada uno de los dos
ndices. Una referencia absoluta se puede insertar de dos formas diferentes:
1. Conforme se introduce la frmula, se teclea el carcter $ delante del
ndice de fila y/o de columna que se quiere mantener constante.
2. Colocando el punto de insercin en la barra de referencias de manera
que est dentro de la referencia a la celda, pulsando la tecla F4 se pasa

19
Introduccin a Excel con ejercicios resueltos y propuestos

cclicamente por referencias relativas, absolutas y por los dos casos

mixtos. En efecto, en algunos casos, se pretende que tan slo una de las
dos dimensiones, fila o columna, permanezca constante. En tales casos,
se utiliza una referencia mixta, es decir, una referencia que contenga a
la vez referencias absolutas y relativas. Por ejemplo, la referencia $B5
evita que cambie la columna, mientras que la fila se adapta cada vez que
se copia la frmula. Con B$5 ocurre lo contrario: la columna cambia,
mientras que la fila 5 siempre permanece constante.

3.4.2. Nombres de celdas

Hasta aqu hemos visto cmo hacer referencia a las celdas poniendo
una letra y un nmero que hace referencia a sus coordenadas. Excel permite
hacer referencia a las celdas por un nombre que puede ser utilizado
posteriormente en frmulas. De esta forma es mucho ms fcil recordar la
lgica de las frmulas por medio de nombres relacionados con la
informacin que guardan. Por ejemplo, =unidades * pvp en vez de =B2*B3
Para asignar nombre a una celda o grupo de celdas podemos hacerlo
de la siguiente forma:
a) Men Insertar Nombre
b) o por el cuadro de Nombres de la barra de Referencia.

3.4.2.1. Reglas para dar nombre a celdas, frmulas y constantes.

El primer carcter deber ser una letra o un carcter de
subrayado. El resto de caracteres pueden ser letras, nmeros,
puntos y caracteres de subrayado.
Los nombres no pueden ser iguales a la referencia de celda (ej.:
A$100).
El mximo n de caracteres es 255.
No se permiten espacios. Pueden utilizarse caracteres de
subrayado y puntos como separadores; por ejemplo,
Primer.Trimestre o Impuesto_Ventas.
Los nombres pueden contener letras maysculas y minsculas.
Excel no distingue entre maysculas y minsculas en los
nombres. Por ejemplo, si se ha creado el nombre Ventas y, se
crea otro denominado VENTAS en el mismo libro, el segundo
nombre reemplazar al primero.

20
 3. Utilizacin bsica

3.4.2.2. El comando definir nombre.

Para dar nombre a una celda o grupo de celdas es necesario
seleccionar la celda o celdas deseadas y ejecutar Men Insertar Nombre
Definir.
El cuadro de dilogo del men Definir nombre tiene las siguientes
opciones:

Nombres en el libro: Contiene el nombre que se va a definir. Para

borrar el nombre propuesto por Excel basta con escribir el nuevo
nombre. Debajo tiene una lista con todos los nombres definidos en la
hoja.
Se refiere a: Contiene la referencia absoluta a la celda a la que se
desea asignar un nombre ya que Excel supone que el nombre
siempre debe hacer referencia a dicha celda. Debe comenzar con el
smbolo igual (=). Se puede dar nombres a:
- Celdas individuales: Al escribir la referencia de la celda, por
ejemplo, para la celda B4 escribiramos =$B$4. Tambin se
pueden asignar nombres a celdas de otras hojas dentro del mismo
libro de trabajo. Por ejemplo, para la celda A3 de la hoja
INGRESOS escribiremos =INGRESOS!$a$3. Si la hoja
pertenece a otro libro de trabajo, se debe escribir,
=[Nombre_libro.XLS] nombre_hoja! Celda
- Rangos de celdas: Se escribe el rango. Por ejemplo
=$A$5:$B$8 para el rango A5:B8.
- Constantes: Primero se escribe el nombre en la caja Nombres de
libro y despus la frmula en la caja Se refiere a. Por ejemplo, se

21
Introduccin a Excel con ejercicios resueltos y propuestos

quiere asignar el nombre meses a la constante 12. En la caja Se

refiere a escribiremos =12. Luego en la frmula podremos
escribiremos =3*meses.
- Frmula: Primero se escribe el nombre de la frmula en la caja
Nombres de libro y despus la frmula en la caja Se refiere a.
Por ejemplo, para asignar el nombre total a la frmula
SUMA(B2:D2), se escribe en la caja Se refiere a
:=SUMA(B2:D2). Excel actualiza a
=SUMA(nombre_hoja!B2:D2). Luego se utiliza en una celda con
la forma =total.
Agregar: Permite asignar nuevos nombres a otras celdas sin salir del
cuadro de dilogo.
Eliminar: Borra el nombre de la caja Nombres en el libro.

3.4.2.3. Crear nombres desde la barra de Referencia.

El cuadro Nombres de la barra de referencia permite asignar un nombre a
una celda o a un rango de celdas de la siguiente forma:
a) Activamos la celda o seleccionamos el rango.
b) Marcamos la flecha abajo del cuadro Nombres de la barra de
referencia.
c) Escribimos el nombre.
d) Pulsamos Intro.
3.4.2.4. Editar nombres.
Para cambiar el nombre de una celda o grupo de celdas se procede de la
siguiente manera:
Ejecutar el comando Nombres del men Insertar. A continuacin
ejecutar Definir.
Para cambiar el nombre, usaremos la caja Nombres en el libro.
Si se desea cambiar la referencia de la celda, se marca en la caja
Se refiere a.

22
 4. FRMULAS Y FUNCIONES
4.1. FORMULAS
4.1.1. Qu es una frmula?
Una frmula es una ecuacin que analiza los datos en una hoja de
clculo. Las frmulas realizan operaciones con los valores de la hoja de
clculo, como suma, multiplicacin y comparacin; tambin pueden
combinar los valores. Las frmulas pueden hacer referencia a otras celdas en
la misma hoja de clculo, a celdas en otras hojas de clculo del mismo libro
o a celdas en hojas de otros libros.
Excel contiene muchas frmulas predefinidas o integradas,
denominadas funciones. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar
operaciones simples o complejas.

4.1.2. Sintaxis de las frmulas.

La sintaxis de una frmula es la estructura o el orden de los
elementos de una frmula. Las frmulas en Excel siguen una sintaxis
especfica que incluye un signo igual (=) seguido de los elementos que van a
calcularse (los operandos) y los operadores del clculo. Cada operando
puede ser:
un valor que no cambie (un valor constante).
una referencia de celda o de rango
un nombre
una funcin de la hoja de clculo.

4.1.3. Operadores de clculo de las frmulas.

Especifican el tipo de clculo que se desea realizar con los elementos
de una frmula. Se distinguen cuatro tipos diferentes de operadores de
clculo: aritmtico, comparacin, texto y referencia.

23
Introduccin a Excel con ejercicios resueltos y propuestos

Operador Funcin Smbolo Significado

Aritmtico Ejecutan las + Suma
operaciones - Resta/Negacin
matemticas * Multiplicacin
bsicas y generan / Divisin
resultados % Porcentaje
numricos. ^ Exponente
Comparacin Comparan dos = Igual a
valores y generan el > Mayor que
valor lgico < Menor que
VERDADERO o >= Mayor o igual que
FALSO. <= Menor o igual que
<> Distinto de
Texto Combina uno o ms & Ejemplo:
valores de texto para "Hola" & " amigo" genera
generar una nica "Hola amigo"
cadena de texto.
Referencia Combinan rangos de : Operador de rango":" genera
celdas para los una referencia a todas las
clculos. celdas entre dos referencias,
, estas incluidas, p.e. B5:B15
Operador de unin: combina
varias referencias en una
(un espacio) sola, p.e:.
SUMA(B5:B15,D5:D15)
Operador de interseccin:
genera una referencia a las
celdas comunes a dos
referencias, p.e.
SUMA(B5:B15 A7:D7). En
este ejemplo, la celda B7 es
comn a ambos rangos.

4.1.4. Orden de prioridad de los operadores.

Si se combinan varios operadores en una nica frmula, se
ejecutarn las operaciones en el orden que se indica en la tabla que se
muestra a continuacin.

Orden de evaluacin
a) Negacin
b) %

24
 4. Frmulas y funciones

c) ^
d) *y/
e) +y Suma y resta
f) &
g) = < > <= >= <>
Los operadores con la misma prioridad se evalan de izquierda a derecha.
Para cambiar el orden de evaluacin se utilizan los parntesis.
Ejemplo: Qu resultado proporcionan las siguientes frmulas?
a) 10-4/2+2 = 10
b) (10-4)/2+2 =5
c) 10 - (4/2+2) =6
d) 10 - 4/(2+2) =9

4.1.5. Introduccin de frmulas.

Podemos introducir frmulas de diversas maneras:
a) Seleccionamos la celda en la que queremos introducir la frmula,
y escribimos como primer carcter un signo igual (=) para activar
la barra de frmulas.
b) Podemos insertar funciones seleccionando Men
InsertarFuncin. Seleccione la funcin de hoja de clculo
deseada del cuadro de lista.

4.2. FUNCIONES
Las funciones son frmulas predefinidas que ejecutan clculos
utilizando valores especficos, denominados argumentos, en un orden
determinado que se denomina sintaxis. Las funciones aceptan datos a travs
de los argumentos y producen un resultado que depende de los valores que
tengan los argumentos en ese momento. Los argumentos de las funciones
pueden ser:
nmeros
texto
valores lgicos (VERDADERO o FALSO)
matrices
valores de error (como #N/A )
referencias de celda.
constantes
frmulas
otras funciones

25
Introduccin a Excel con ejercicios resueltos y propuestos

La sintaxis de una funcin comienza por el nombre de la funcin,

que la identifica, seguido de uno o ms argumentos (separados por punto y
coma) entre parntesis. Las funciones que no requieren argumentos hay que
escribir tambin los parntesis para que se reconozca que es una funcin.
Si la funcin inicia una frmula, se deber escribir un signo igual en
la celda delante del nombre de la misma. Ejemplos:

=MAX(A2:A5)
=POTENCIA(A2;SUMA(A3:A5))

Podemos introducir una funcin directamente teclendola en la barra

de frmulas, pero recordar el nombre de una funcin as como el tipo,
nmero y significado de los argumentos no siempre es fcil. Por ello,
podemos utilizar el botn Pegar funcin que aparece en la barra de
herramientas estndar, o el bien podemos utilizar el men Insertar-
>Funcin. Aparecer una ventana en la que tenemos todas las funciones
definidas en Excel

Tambin podemos insertar una funcin tecleando un igual en la barra

de frmulas y desplegando el cuadro de nombres. Aparecer un listado con
las funciones usadas recientemente. Si la funcin que queremos utilizar no

26
 4. Frmulas y funciones

se encuentra dentro de dicho listado mediante la opcin Ms funciones

accedemos a la ventana Pegar funcin donde se muestran todas las
funciones.

Una vez elegida la funcin, aparecer una nueva ventana para

introducir los argumentos de la misma:

Excel dispone de una excelente ayuda on-line para funciones. Para

acceder a la misma mientras estamos introduciendo una funcin podemos
pulsar el botn de ayuda que aparece en la parte inferior izquierda de la
ventana y le pediremos informacin acerca de la funcin que estamos
utilizando.

27
Introduccin a Excel con ejercicios resueltos y propuestos

28
 5. FORMATO DE UNA HOJA DE CLCULO.
El formato de datos o del documento permite controlar la presentacin de
aquellos dentro de la hoja para facilitar su lectura y escritura. Para aplicar un
formato se selecciona el rango y se ejecuta el comando adecuado del men formato
o del men contextual, o se pulsa con el ratn el botn correspondiente de la barra
de herramientas Formato. El formato se puede aplicar sobre:
Una parte de una celda.
Una celda individual
Un rango continuo, discontinuo o con nombre de celdas.
Una fila o una columna entera.
Toda la hoja.
Un grupo de hojas.
Para borrar el formato se selecciona la celda o rango de celdas cuyo
formato se desea suprimir y se ejecuta del Men Edicin-Borrar-Formatos.

5.1. FORMATO DE CELDAS.

Excel aplica, por defecto, el formato estndar que generalmente visualiza
los nmeros tal y como se han introducido. El formato slo afecta a la presentacin
del nmero en pantalla, pero no al nmero almacenado. Para cambiar el tipo de
formato: Elegimos la opcin Men Formato - Celdas y aparecer la siguiente
ventana en la que escogemos de la lista de Categora la opcin deseada y el Tipo.

29