Sie sind auf Seite 1von 24

Einkauf und Anla- Kaufmnnisches

genbuchhaltung Gebudemanagement
Templergraben 55 Ssterfeldstrae 65
52062 Aachen 52072 Aachen
Telefon: 0241/80-94200 Telefon: 0241/80-94225
Telefax: 0241/8092251 Telefax: 0241/8092119

BESCHAFFUNGSHANDBUCH
DER
ABTEILUNG 7.3 EINKAUF UND ANLAGENBUCHHALTUNG
www.rwth-aachen.de/zev

UND DER
ABTEILUNG 10.1 KAUFMNNISCHES GEBUDEMANAGEMENT

"Der Gewinn liegt im Einkauf."


(Jakob Fugger der Reiche)

Beschaffungsrichtlinien, Stand 01.02.2013


Herausgeber: Abteilung 7.3 Einkauf und Anlagenbuchhaltung
0
Beschaffungsangelegenheiten

Zustndigkeit prfen Abt. 12.3 oder Wirtschaftsgter <= 5.000 In eigener Zustndigkeit beschaffen
nein ja

Stand 02.2013
10.1 (s. Zustndigkeitsliste) (brutto) (siehe Zustndigkeitsliste)

nein
ja ja
Diagramm

DV-Ausstattung nein

Beschaffungsantrag Auftragswert Auftragswert


ja nein
500 - 5.000 < 500

Beschaffungshandbuch der Abt. 7.3 und 10.1


erstellen DV-Ausstattung nein

ja
Software nein Hardware

Preisvergleich lter
Antrag ggf. ber ja als 12 Monate
das ReZe ja nein
weiterleiten ja ja
Regio Shop
Preisvergleich von mindestens 3
Beschaffungsantrag an Bietern, Vordruck ausfllen, bei
die zustndige Abteilung Softwareportal weniger vorhandenen Bietern
nein Begrndung im Vordruck
leiten (a+b Produkte)

ja ja

Auftragserteilung Entscheidungsgrnde
Lieferung Auftragsschein erstellen
Rckmeldung per festhalten
berwachen durch
Auftragskopie die Hochschul-
einrichtung

Gegenstandswert
Rechnungsbearbeitung
> 150 und
Ordnungsgeme Verbrauchsgut
Nutzungsdauer
Lieferbesttigung
> 1 Jahr

nein

Inventarstammblatt mit
einer Rechnungskopie Rechnungsvorgang ans

Seite 2 von 24
ja
fr 12.3 Rechnungsbro
1 Verfahren

1.1 Allgemeines
Aufgrund des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschrnkungen (GWB), der Verordnung ber die Vergabe
ffentlicher Auftrge (Vergabeverordnung - VgV), des 7 Verordnung ber das Haushaltswesen der
Hochschulen im Land NW (HWFVO) und des Korruptionsbekmpfungsgesetzes (KorruptionsbG) ist die
RWTH Aachen gehalten, unter Beachtung der vom Ministeriums fr Innovation, Wissenschaft, For-
schung und Technologie (MIWFT) bekannt gegebenen Vergaberichtlinien bei der Vergabe von
Auftrgen geordnete Vergabeverfahren einzuhalten.
Die Beschaffungsverfahren richten sich nach der Vergabeordnung der RWTH Aachen in der jeweils gel-
tenden Fassung und den folgenden Regelungen des Beschaffungshandbuches.

1.1.1 Abschluss von Vertrgen


Nur der Kanzler darf Vertrge zu Lasten der RWTH Aachen abschlieen. Er hat diese Aufgabe delegiert.
Fr den Abschluss von Wirtschaftsvertrgen ist die Abt. 7.3 Einkauf und Anlagenbuchhaltungund die
Abt. 10.1 Kaufmnnisches Gebudemanagement entsprechend den festgelegten Zustndigkeiten be-
rechtigt, Vertrge zu Lasten der Hochschule abzuschlieen. Weitere Ausnahmen sind im Folgenden
abschlieend geregelt (vgl. hier insbesondere Ziff. 2.2.1).
1.1.2 Bedarfsprfung
Gegenstnde oder Leistungen drfen nur beschafft werden, soweit sie zur Erfllung der Aufgaben der
Hochschule in absehbarer Zeit erforderlich sind. Der Bedarf ist von den die Gegenstnde oder Leistun-
gen bentigenden Stellen (Bedarfsstellen) zu ermitteln.
Inwieweit ein Bedarf besteht, ist insbesondere anhand der folgenden Kriterien zu prfen:
Ob der Erwerb von Vermgensgegenstnden zur Erfllung der Aufgaben notwendig ist,
ob nicht andere, weniger kostenaufwendige Maschinen, Gerte, Ausstattungsgegenstn-
de usw. den Anforderungen gengen wrden,
ob eine Mitbenutzung an einer anderen Hochschuleinrichtung nicht wirtschaftlicher ist.
Es muss gewhrleistet sein, dass nur Maschinen und Gerte beschafft werden, fr deren Einsatz
grundstzlich das erforderliche Personal und die geeigneten Rumlichkeiten mit den notwendi-
gen Anschlussmglichkeiten vorhanden sind.
Die Finanzierung einschlielich der Folgekosten, insbesondere Kosten fr notwendige Wartungs-
vertrge und die Finanzierung der Beschaffung und die Unterhaltung betriebsnotwendiger Zu-
satzeinrichtungen wie z. B. Warn-, Melde- und Lschanlagen, muss sicher gestellt sein.
Notwendige Baumanahmen mssen zum Zeitpunkt der Lieferung so abgeschlossen sein, dass
die ordnungsgeme Lieferung erfolgen und eine evt. erforderliche Abnahme durchgefhrt wer-
den kann.
Mehrfachbeschaffungen knnen nur dann zugelassen werden, wenn Gegenstnde gleichen Typs z. B.
fr die ordnungsgeme Durchfhrung des Forschungs- und Lehrbetriebes unerlsslich sind und ihr
wirtschaftlicher Einsatz sichergestellt ist.
1.1.3 Beschaffungsantrag
Die Beantragung zum Einkauf von Lieferungen und Dienstleistungen erfolgt durch einen Beschaffungs-
antrag (s. Intranet Formularschrank). Mit dem Beschaffungsantrag ist auch der Abschluss von
Vertrgen jeglicher Art zu beantragen.

Beschaffungshandbuch der Abt. 7.3 und 10.1 Seite 3 von 24


Stand 02.2013
Es ist zu beachten, dass ein Beschaffungsantrag grundstzlich immer im Original, unterschrieben und
ggfs. mit ergnzenden Unterlagen, z. B. einer Leistungsbeschreibung, eingereicht werden muss. Ein
Antrag, der als Fax bermittelt wird, wird im Regelfall zu keiner Bearbeitung fhren. Bei sehr eili-
gen Beschaffungen setzen Sie sich bitte zur Abstimmung des Verfahrens mit dem/der zustndigen
Sachbearbeiter/in in Verbindung.
Bei Antrgen fr eine Stellenausschreibung wird auf das Verfahren der Jobbrse verwiesen (siehe auch
Ziff. 2.2.2.12).

1.2 Bei digitale Beschaffungen in der Hochschuleinrichtung


1.2.1 Wertgrenze
Nur bei bestimmten Produktgruppen kann die Beschaffung durch die Hochschuleinrichtung direkt
durchgefhrt werden. Eine Beschaffung ist nur dann zulssig, wenn bei dem zu belastenden Haushaltsti-
tel ausreichende Deckung vorhanden ist. Die Beschaffung darf ausschlielich mit der von der Abt. 7.3
ausgegebenen Einzelvollmacht (Auftrag bis 5.000,- EUR inkl. MwSt. / rosa Auftragsschein) erfolgen.
Wird eine Beschaffung durchgefhrt, fr die ausreichende Mittel nicht zur Verfgung stehen, haftet der
Unterzeichner des Auftrages persnlich. Alle Auftrge sind grundstzlich nach Ausgabetiteln getrennt zu
erteilen.
Die Berechnung der Wertgrenze ist unter der Ziff. 2.4.2 ausgefhrt.
Die Aufteilung von Auftrgen, um den Auftragswert von 500 EUR ohne MwSt. fr die Dokumentation
des Preisvergleichs und von 5.000 EUR inkl. MwSt. um die Zustndigkeit der Abt. 7.3 bzw. 10.1 zu un-
terschreiten, ist nicht zulssig. Dabei ist auch der Gesamtauftragswert (gegenber einem Auftrag-
nehmer) zu betrachten.
1.2.2 Verfahren in eigener Zustndigkeit
Das Beschaffungsverfahren bedarf innerhalb der fr die Hochschuleinrichtungen geltenden Wertgrenzen
keiner ffentlichen oder beschrnkten Ausschreibung, sondern der Auftrag erfolgt durch eine freihndige
Vergabe.
1.2.3 Preisvergleich
Bei einer freihndigen Vergabe sollen die Angebote mglichst im Wettbewerb eingeholt werden. Dazu
sind soweit mglich mindestens drei Bieter zur Angebotsabgabe aufzufordern (formlose Preiser-
mittlung). Das Ergebnis der formlosen Preisermittlung ist aktenkundig zu machen. Hierfr ist das
Formular Preisvergleich (s. Intranet Formularschrank) zu verwenden. Rahmenvertrge entbinden
nicht immer vom Preisvergleich. (vgl. 1.2.4.)
Es kommen Fallgestaltungen vor, bei denen weniger als drei Bieter zur Angebotsabgabe aufgefordert
werden knnen. Sollten keine drei Bieter zur Angebotsabgabe aufgefordert werden knnen oder sollten
keine drei Angebote erforderlich sein oder sollte trotz Aufforderung weniger als drei Angebote eingehen,
so ist dies auf dem Vordruck Preisvergleich schriftlich zu begrnden (z. B. Reparatur kann - aus zu
erluterten Grnden - nur vom Hersteller durchgefhrt werden). Auf Aufforderung ist ein entsprechender
Nachweis zu fhren. Das Formular gehrt zu den rechnungsbegrndenden Unterlagen und muss zur
Anweisung der Rechnung den Unterlagen beigefgt sein. Bei Auftrgen bis 500 EUR ohne MwSt. muss
das Formular den Rechnungen nicht beigefgt werden.
Der Preisvergleich soll dazu fhren, dass der wirtschaftlichste Bieter den Auftrag erhlt. Dies muss nicht
unbedingt der preisgnstigste Bieter sein. Sofern dieser jedoch den Auftrag nicht erhlt, ist die Vergabe-
entscheidung in dem Formular zu begrnden. Aus der Begrndung muss sich eindeutig ergeben, wes-
halb der Bieter, der den Auftrag erhalten hat, der wirtschaftlichste ist. In jedem Fall muss die Begrn-
dung der Vergabeentscheidung alle individuellen Merkmale, die zu der Entscheidung gefhrt haben, ent-
halten.

Beschaffungshandbuch der Abt. 7.3 und 10.1 Seite 4 von 24


Stand 02.2013
1.2.4 Rahmenvertrge
Rahmenvertrge sollen die Beschaffung erleichtern. Sie bieten die Mglichkeit zur wirtschaftlichen Be-
schaffung. Bitte beachten Sie, dass es zwei Arten von Rahmenvertrgen gibt. Leider wird im umgang-
sprachlichen Miteinander nicht immer sauber zwischen den beiden Vertragsarten unterschieden.
Bei der ersten Art eines Rahmenvertrages handelt es sich um einen Sukzessivlieferungsvertrag. Ein
Sukzessivlieferungsvertrag ist auf die Erbringung von Leistungen in aufeinander folgenden Raten ge-
richtet. Dabei ist zu unterscheiden zwischen einem Ratenlieferungsvertrag und einem Bezugsvertrag.
Bei einem Ratenlieferungsvertrag ist eine fest bestimmte Menge in Teillieferungen zu liefern.
Um einen Bezugsvertrag handelt es dann, wenn eine Lieferung ber eine lngere Zeit nach Bedarf der
RWTH ohne die Festlegung einer bestimmten Menge erfolgt.
Fr beide Vertragsarten gilt: bei einem Sukzessivleistungsvertrag besteht im Regelfall eine Pflicht auf
der Grundlage dieses Vertrages zu beschaffen. Es ist jedoch kein Preisvergleich mehr notwendig.
Liegt kein Sukzessivleistungsvertrag vor, so handelt es sich um die zweite Art eines Rahmenvertrages.
Ein solcher Rahmenvertrag entbindet nicht von einem Preisvergleich. Es besteht jedoch auch keine
Pflicht, ber einen solchen Rahmenvertrag zu beschaffen, wenn der betreffende Artikel andernorts zu
gnstigeren Konditionen angeboten wird. Ein entsprechender Nachweis ist zu fhren und aktenkundig
zu machen.
Bei einer Beschaffung auf der Grundlage eines solchen Rahmenvertrages gilt auch, dass fr den Fall,
dass wegen einer greren Anzahl der zu bestellenden Produkte gnstigere Konditionen zu erwarten
sind, ein Preisvergleich durch Einholung von Vergleichsangeboten durchzufhren ist. Dabei ist stets
auch eine Anfrage bei dem Rahmenvertragshndler vorzunehmen. Ein entsprechender Nachweis ist zu
fhren und aktenkundig zu machen.
1.2.5 Elektronische Bestellportale
Die vom Leiter einer Hochschuleinrichtung autorisierten Personen knnen zudem in bestimmten elektro-
nischen Bestellportalen Produkte online einkaufen (Rollenverwaltung ber Campus). Bei Bestellungen in
einem Teil der Portale ist kein weiterer Preisvergleich erforderlich.
1.2.6 Behindertenwerksttten
Die RWTH mchte die Beauftragung von Behindertenwerksttten frdern. Auftrge fr die unter Ziffer
2.4 genannten Zustndigkeiten, die an Behindertenwerksttten erteilt werden sollen, drfen bis 5.000
EUR direkt ohne Preisvergleich erteilt werden.

1.3 Bei Zentraler Beschaffung, hier: Freihndige Vergabe


1.3.1 Beschaffungsantrag
Ist die Zustndigkeit der Abteilung 7.3 oder der Abteilung 10.1 gegeben, wird der Bedarf durch den Vor-
druck Beschaffungsantrag gemeldet.
Alle Beschaffungsantrge sind ausschlielich von Personen zu unterschreiben, die zur Feststellung der
sachlichen Richtigkeit befugt sind.

Beschaffungshandbuch der Abt. 7.3 und 10.1 Seite 5 von 24


Stand 02.2013
1.3.2 Ablauf
Nach Eingang des Beschaffungsantrags fhrt die zustndige Abteilung ein Vergabeverfahren durch, das
im Regelfall mit einem Auftrag abgeschlossen wird.
Die Bedarfsstelle erhlt unmittelbar nach Auftragserteilung eine Durchschrift des Auftrages zur Informa-
tion und Prfung ber Art und Umfang der vergebenen Leistungen und berwachung der Auftrags-
abwicklung sowie der Liefertermine.
Unstimmigkeiten und nderungen des Lieferumfanges sind unverzglich mitzuteilen. Die Bedarfsstelle
berprft bei Lieferungen unverzglich, ob vertragsgem und vollstndig geliefert wurde und bermit-
telt der zustndigen Einkaufsabteilung umgehend den unterschriebenen Lieferschein.
Darber hinaus wird gebeten, unbedingt die Rundschreiben Implementierung einer zentralen Inven-
tarisierung zu beachten.
Auerdem ist die beschaffende Stelle ggfs. sofort schriftlich ber eventuelle Reklamationen zu infor-
mieren. Die Bedarfsstelle ist auch zustndig und verantwortlich fr die berwachung von Wartungs-
Gewhrleistungs- und Garantieansprchen.

1.4 Verfahren bei Zentraler Beschaffung, hier: Ausschreibungsverfahren


1.4.1 Allgemeines
Auch hier wird der Bedarf durch den Vordruck Beschaffungsantrag gemeldet und ist ausschlielich von
Personen zu unterschreiben, die zur Feststellung der sachlichen Richtigkeit befugt sind.
An den Beschaffungsantrag sind wesentlich hhere Anforderungen zu stellen, sofern er Grundlage
einer Ausschreibung wird.
Die Abteilung 7.3 oder die Abteilung 10.1 muss in die Lage versetzt werden, jedem mglichen Bieter
eine Leistungsbeschreibung zur Verfgung zu stellen, die alle Gesichtspunkte enthlt, die letztlich
fr die Vergabeentscheidung mageblich sind. Dies sind nicht nur technische Gesichtspunkte, sondern
auch kaufmnnische. Bereits die Ausschreibung muss detailliert festlegen, wie der eventuell zustande
kommende Vertrag gestaltet sein wird. Rechtlich gesehen gibt der Bieter im Rahmen der Ausschreibung
ein verbindliches Angebot ab, das durch die Hochschule angenommen wird. Damit kommt ein Vertrag
zustande, dessen gesamte Ausgestaltung durch die Ausschreibung bereits festgelegt ist. Abweichungen
hiervon und Nachverhandlungen schliet das Vergaberecht ausdrcklich aus.
1.4.2 Nationale und EU-Vergabeverfahren
Die EU-Verfahren (Offene und Nichtoffene Verfahren, Teilnahmewettbewerb) finden Anwendung bei
Auftrgen ab einem Netto-Auftragswert von 193.000 EUR.
Unter diesem Schwellenwert finden generell nationale Verfahren (ffentliche und Beschrnke Aus-
schreibung, Freihndige Vergabe) Anwendung.
EU-Verfahren dauern wegen rechtlich vorgeschriebener Fristen erheblich lnger. (s. 1.5.2 Termine)
Hinweis: Fr die Vergabe von Bauleistungen gibt es andere Wertgrenzen.
Bitte beachten Sie auch, dass fr Beschaffungen ber 200.000 EUR einschlielich MwSt. Haushalts-
mittel ber das Verfahren gem. Art. 91 b) oder 143 c) GG eingeworben werden knnen. Hierfr ist
rechtzeitig mit der Abteilung 7.1 Haushalt und Drittmittel Kontakt aufzunehmen.

1.5 Fristen
1.5.1 Allgemeines
Bei jedem Vergabeverfahren sind den Vergabestellen unterschiedlich lange Fristen vorgegeben,
die unabdingbar zu beachten sind.

Beschaffungshandbuch der Abt. 7.3 und 10.1 Seite 6 von 24


Stand 02.2013
Dabei ist zu beachten, dass smtliche Abstimmungs- und Abklrungsprozesse innerhalb der Hochschule
im vergaberechtlichen Sinne von der Vergabestelle zu vertretende Verzgerungen zu werten sind.
Dies hat zur Folge, dass eine Beteiligung der Abt. 7.3 und der Abt. 10.1 in der frhestmglichen Ver-
fahrensstufe erfolgen muss, also nicht erst zu einem Zeitpunkt zu dem bereits eine Entscheidung
zugunsten eines bestimmten Produktes gefallen ist.
ES WIRD DRINGEND EMPFOHLEN, den Kontakt mit der Abt. 7.3 und der Abt. 10.1 so frh wie
irgend mglich herzustellen.
1.5.2 Termine
Beschaffungsantrge fr Gegenstnde und Leistungen, die noch im laufenden Haushaltsjahr abge-
wickelt werden sollen, mssen im jeweiligen Haushaltsjahr bis zum 1. Oktober vorliegen.
Beschaffungsantrge, die ein EU-Verfahren nach sich ziehen, mssen bis 15.08. des jeweiligen Haus-
haltsjahres bei der Abteilung 7.3 eingehen, wenn diese im laufenden Haushaltsjahr abgewickelt werden
sollen, der Beschaffungsgegenstand nicht lediglich anfinanziert werden muss, sondern auch geliefert
werden soll.
Bei Beschaffungen mit Lieferfristen von mehr als 2 Wochen sind die Antrge entsprechend frher
vorzulegen, da ansonsten eine haushaltsmige Abwicklung fr das laufende Haushaltsjahr nicht sicher-
gestellt ist.

1.6 Private Bestellungen


Es ist nicht zulssig, dass Bedienstete der Hochschule unter Angabe der RWTH Aachen als Auftrag-
geber private Bestellungen vornehmen, um dadurch persnlich in den Genuss von Hochschul-
konditionen zu gelangen. Dadurch knnte der Eindruck entstehen, die RWTH Aachen sei Vertrags-
partner. Es ist dann nicht auszuschlieen, dass die Hochschule fr Forderungen einzustehen htte, zu
denen sie zu keinem Zeitpunkt Anlass gegeben hat. Darber hinaus wird die Infrastruktur der Hoch-
schule in unzulssiger Weise in Anspruch genommen. Ferner knnte der Lieferant den falschen
Eindruck gewinnen, dienstlich veranlasste Auftrge nur dann zu bekommen, wenn er dem RWTH-Mitar-
beiter die Hochschulkonditionen auch privat gewhrt.

Beschaffungshandbuch der Abt. 7.3 und 10.1 Seite 7 von 24


Stand 02.2013
2 Zustndigkeiten

2.1 Allgemeines
Die Aufgaben des Kanzlers im Beschaffungswesen werden
innerhalb des Dezernates 7.0 Finanzen
von der Abteilung 7.3 Zentraleinkauf und Vermarktung
und
innerhalb des Dezernates 10.0 Facility Management
von der Abteilung 10.1 Kaufmnnisches Gebudemanagement
wahrgenommen. Die Festlegungen in der Zustndigkeitsliste sind zu beachten!

2.1.1 Baumanahmen
Fr Baumanahmen ist als Beauftragter des Eigentmers der Bau- und Liegenschaftsbetrieb NRW
(BLB) zustndig, es sei denn, es handelt sich um Manahmen, fr die die Hochschule als Mieterin der
Gebude aufzukommen hat (vgl. RdSchr. Bauverwaltung NRW Nr. 1 vom 17.05.2002).
Unabhngig von der Zustndigkeit sind die entsprechenden Manahmen ber das Dezernat Facility
Management zu beantragen. Die Erteilung von Auftrgen ber Baumanahmen oder Bauunterhal-
tungsmanahmen durch Hochschuleinrichtungen ist in keinem Falle zulssig.

2.2 Die Abt. 7.3 ist insbesondere zustndig fr:


2.2.1 Vertrge
d. h. den Abschluss von Lizenz-, Leih-, Miet-, Leasing-, Verlags-, Herausgeber-, Agentur-, Makler-, War-
tungs-, Versicherungs-, Werk- und Gestattungsvertrgen.
Ausnahmen:
1. Vertragsangelegenheiten und die Durchfhrung von Vertragsverhandlungen mit Drittmittelpartnern
(Europische Union, Industrie, ffentliche Geldgeber) sowie Werkvertrge mit natrlichen Personen
werden durch die Abt. 7.1 bearbeitet.
2. Abschluss eines Mietwagenvertrages zur Durchfhrung einer Dienstreise (siehe auch Rundschrei-
ben vom 22.09.2003 Stichwort: Kraftfahrzeug-Nutzung vgl. auch Ziff. 2.4.19).
3. Werkvertrge mit juristischen Personen, soweit diese im Zusammenhang mit den Zustndigkeiten
der Abteilung 10.1 stehen (vgl. 2.3.16).

Vertreter der Hochschuleinrichtungen sind nicht berechtigt, im Namen der RWTH Aachen Vertrge ab-
zuschlieen.

Beschaffungshandbuch der Abt. 7.3 und 10.1 Seite 8 von 24


Stand 02.2013
2.2.2 Den Einkauf von:
2.2.2.1 Konventioneller Ausstattung,
dazu gehren insbesondere
alle Raumausstattungen,
die Beschaffung von Bromaschinen und Gerten einschl. Multifunktionsvervielfltigungsgerte,
Kopierer, Fax-Gerte und Fax-Kombi-Gerte,
die Beschaffung von Fotoausrstungen,
die Beschaffung von audiovisuellen Gerten (Audio-, Projektions- und Videogerte, Rundfunk- und
Fernsehtechnik),
die Beschaffung von sonstigen Verbrauchsmaterialien fr die ein zentrales Preisermittlungs-
verfahren durchgefhrt wird.
2.2.2.2 Wissenschaftlicher Fachausstattung
d. h. wissenschaftliche und wissenschaftlich apparative Ausstattungsgegenstnde.
2.2.2.3 Gase und Gasedienstleistungen
bitte beachten Sie die Hinweise im Intranet.
2.2.2.4 Die Betreuung des Gaseportals,
das alle gelisteten Gase in Stahlflaschen, Druckdosen und Laborgasflaschen enthlt und um die darber
hinaus bentigten Gase stndig erweitert wird; bitte beachten Sie die Hinweise unter Ziffer 2.4.5.
2.2.2.5 Die Miete von Tankanlagen
2.2.2.6 Den Abschluss von Sukzessivlieferungsvertrgen
ber den laufenden Bedarf von flssigen Gasen fr Tankanlagen und von flssigem Stickstoff fr
Kryobehlter.
2.2.2.7 Den Abschluss von Nutzungsvertrgen ber Stahlflaschen
2.2.2.8 Merchandising-Artikeln
Fr den Einkauf von Merchandising-Artikeln steht ein Online-Shop zur Verfgung, ber den Hochschul-
einrichtungen ihren dienstlichen Bedarf zu den dort aufgefhrten Preisen bestellen knnen. Falls bei den
angebotenen Produkten eine zustzliche Beschriftung der Artikel notwendig ist oder ein Artikel bentigt
wird, der nicht aktuell zum Verkauf angeboten wird, muss ein entsprechender Beschaffungsantrag an die
Abt. 7.3 gestellt werden. Eine dezentrale Beschaffung von Merchandising-Artikeln in eigener Zustndig-
keit ber einen Auftragsschein ist nicht gestattet und stellt somit einen Versto gegen die
Beschaffungsrichtlinien dar. Siehe dazu auch das Rundschreiben vom 05.01.2009 zum Thema Mer-
chandising-Artikel.
2.2.2.9 Versicherungen
Versicherungen sind von der selbststndigen Beschaffung ausgenommen, da die Hochschule nach dem
Grundsatz der Selbstversicherung ihre Risiken nicht versichert. Insbesondere ist das bewegliche Ver-
mgen der Hochschule, auch wenn es sich hierbei um wertvolle wissenschaftliche Gerte handelt,
weder gegen Feuergefahr noch gegen Schden anderer Art zu versichern. Unabweisbar erscheinende
Ausnahmen sind mit der Abt. 9.1 Juristische Dienste abzustimmen.
2.2.2.10 Den Abschluss von Rahmenvertrgen und von Bezugsvertrgen
2.2.2.11 Alle Manahmen der Vermgensverwaltung
(nichtimmobiles Vermgen), insbesondere auch die Verlagerung, Veruerung oder Aussonderung von
Vermgensgegenstnden sowie die Koordination der Entsorgung.
Ausstattungsgegenstnde, die fr den Dienstgebrauch entbehrlich sind, werden der Abt. 7.3 ber die
Datenbank Abgabe von entbehrlichen Gegenstnden, gemeldet. Die Abt. 7.3 prft zunchst die Ver-
Beschaffungshandbuch der Abt. 7.3 und 10.1 Seite 9 von 24
Stand 02.2013
wertbarkeit fr dienstliche Zwecke. Sollte diese nicht gegeben sein, besteht die Mglichkeit der Verue-
rung an Dritte. Ist der Ausstattungsgegenstand nicht mehr verwertbar, leitet die Abt. 7.3 die Entsorgung
ein.
2.2.2.12 Stellenausschreibungen / Anzeigen
Antrge fr Stellenausschreibungen sind grundstzlich ber die Jobbrse zu stellen. Dabei ist von Sei-
ten der Hochschuleinrichtungen die Entscheidung zu treffen, ob eine Verffentlichung der
Stellenanzeigen in Printmedien oder in kostenlosen bzw. kostenpflichtigen Online-Stellenbrsen erfolgen
soll. Die Finanzierung obliegt im Einzelfall der Hochschuleinrichtung. Bei Nutzung der Jobbrse braucht
kein zustzlicher Beschaffungsantrag gestellt zu werden.

Bei Stellenausschreibungen fr Professoren und Juniorprofessoren gilt abweichend vom ersten Absatz,
dass der Ausschreibungstext der Zustimmung des Rektorates bedarf. Das Zustimmungsverfahren wird
vom Dezernat 6.0 durchgefhrt. Nach Befrwortung des Ausschreibungstextes durch das Rektorat ist
der Abt. 6.1 Struktur und Forschung der Ausschreibungstext in elektronischer Form sowie ein Beschaf-
fungsantrag zu bermitteln. Die Abt. 6.1 Struktur und Forschung leitet den Vorgang an die Abteilung 7.3
weiter. Die Verffentlichung der Ausschreibung in "DER ZEIT" wird durch das Rektorat bernommen.
Weitere kostenpflichtige Verffentlichungen in Medien sind mglich, wenn die Finanzierung geregelt ist.
Die Finanzierung dieser Verffentlichungen erfolgt im Regelfall nur ber Drittmittel. Ausnahmen bedrfen
der Zustimmung der Abt. 7.1 Haushalt und Drittmittel. Eine Verffentlichung von Stellenausschreibungen
in eigener Zustndigkeit ist nicht zulssig.

Die Verffentlichung in der Jobbrse der RWTH Aachen (http://www.rwth-aachen.de/jobboerse) erfolgt


durch das Planungsdezernat.

Wenn neben der Verffentlichung des deutschen Text ein englischsprachiger Text verffentlicht werden
soll, so ist der englische Ausschreibungstext in elektronischer Form an die Abt. 6.1 Struktur und For-
schung zu senden. Die Abt. 6.1 veranlasst die Verffentlichung in der Jobbrse.

Ist neben der Ausschreibung des englischen Ausschreibungstextes im Internet eine Verffentlichung in
Printmedien beabsichtigt, so ist zustzlich ber die Abt. 6.1 ein Beschaffungsantrag an die Abteilung 7.3
zu bermitteln. Die Finanzierung dieser Verffentlichungen erfolgt im Regelfall ebenfalls ber Drittmittel.
Ausnahmen bedrfen der Zustimmung der Abt. 7.1 Haushalt und Drittmittel. Eine Beauftragung in eige-
ner Zustndigkeit ist nicht zu lssig.
2.2.2.13 Reparatur und Wartung von Gerten,
fr deren Beschaffung die Abt. 7.3 zustndig ist oder war (Ausnahmen siehe Ziff. 2.4 ff).
2.2.2.14 Alle Zollangelegenheiten
2.2.2.15 Alle Leistungsstrungen, Mngelrgen und das Geltendmachen von Schadens-
ersatzansprchen
Die Abt. 7.3 ist fr alle Leistungsstrungen, Mngelrgen usw. zustndig, soweit der Auftrag nicht von
der Abt.10.1 erteilt wurde oder eine unter der Ziff. 2.3 festgelegte Produktgruppe betrifft. In diesen Fllen
wird der Vorgang von der Abt. 10.1 Kaufmnnisches Gebudemanagement durchgefhrt.

Fr die Behebung einer Leistungsstrung oder das Geltendmachen von Ansprchen gilt das folgende
Verfahren:

Die Feststellung, dass eine Strung oder ein Mangel vorliegt, erfolgt durch die Hochschuleinrichtung.
Auch die ersten Schritte zur Behebung sind von der Hochschuleinrichtung durchzufhren. Sollte der Auf-
tragnehmer trotz angemessener Fristsetzung nicht bereit sein die Strung oder den Mangel zu beheben,
so sind die Unterlagen mit einer Sachverhaltsschilderung an die Abt. 7.3 zu bergeben. Die Abteilung
7.3 wird in enger Zusammenarbeit mit der Hochschuleinrichtung dann den weiteren Verlauf des Verfah-
rens durchfhren.

Beschaffungshandbuch der Abt. 7.3 und 10.1 Seite 10 von 24


Stand 02.2013
2.2.2.16 Alle Steuer-, Devisen- und Devisenangelegenheiten
im Rahmen von Beschaffungsmanahmen, die durch Abt. 7.3 durchgefhrt werden bzw. wurden.
2.2.2.17 Telekommunikationseinrichtungen inkl. Zubehr (fr das Festnetz)
Fr den Bereich der Zentralen Hochschulverwaltung gilt hier die Ausnahme, dass die Finanzierung der
Endgerte durch die Abt. 7.3 erfolgt.

2.2.2.18 Mobile bzw. drahtlose Kommunikationseinrichtungen

die Beschaffung von mobilen bzw. drahtlosen Kommunikationseinrichtungen (Handys, Funkanlagen,


GPS/GPRS-Technik etc.). Fr den Bereich der Zentralen Hochschulverwaltung gilt hier die Ausnahme,
dass die Finanzierung der Endgerte durch die Abt. 10.1 erfolgt.

2.2.2.19 Zuwendungen (Spende oder Schenkung)


Um eine Spende handelt es sich gem. 10b Einkommensteuergesetz (EStG) bei einer Zuwendung zur
Frderung steuerbegnstigter Zwecke im Sinne der 52 bis 54 Abgabenordnung (AO) und hier gem.
52, Abs. 2, Nr. 1 AO fr Wissenschaft und Forschung dann, wenn sie inlnd. jur. Person fftl. Rechts
oder inlnd. ffentl. Dienststellen gewhrt wird.

Das Brgerliche Gesetzbuch (BGB) kennt den Begriff Spende nicht. Im BGB wird nur die Schenkung
geregelt. Gem. 516, 518 BGB ist eine Schenkung eine unentgeltliche Zuwendung. Im Unterschied zur
Spende muss sie nicht das bei der Spende genannte Zweckbindungs- und
Adressatenverpflichtungserfordernis erfllen. Daher ist eine Schenkung auch nicht immer zuwen-
dungsbesttigungsfhig i.S. des 10b EstG. Andererseits ist eine Spende immer auch eine Schenkung
im Sinne des BGB.

Fr die RWTH Aachen ist eine Spende oder Schenkung eine unentgeltliche (Teil-)Leistung an die Hoch-
schule. Gibt der Zuwendende eine Spende, so fordert er in der Regel eine Zuwendungsbesttigung
(umgangssprachlich Spendenbescheinigung oder Spendenquittung) ein.

Bei der Berechnung der Zuwendungssumme durch den Zuwendenden ist zu beachten, dass sich die
Hhe der Zuwendung nach dem bei der Entnahme angesetzten Wert des Wirtschaftsgutes bestimmt,
insofern das Wirtschaftsgut unmittelbar vor seiner Zuwendung dem Betriebsvermgen des Zuwenden-
den entnommen wurde; ansonsten bestimmt sie sich nach dem gemeinen Wert des Wirtschaftsgutes,
wenn dessen Veruerung im Zeitpunkt der Zuwendung keinen Besteuerungstatbestand erfllen wrde.
In allen brigen Fllen drfen bei der Ermittlung der Zuwendungshhe die fortgefhrten Anschaffungs-
oder Herstellungskosten nur berschritten werden, soweit eine Gewinnrealisierung stattgefunden hat.

Wird mit einer Zuwendung zur Frderung wissenschaftlicher Zwecke eine Beschaffungsmanahme im
vollem Umfang finanziert oder teilfinanziert und begrndet, so richtet sich die Zustndigkeit zur Durch-
fhrung dieser Beschaffungsmanahme nach den in diesem Beschaffungshandbuch festgelegten
Zustndigkeiten.

Fr die Ausstellung der Spendenbescheinigung bitte ich zusammen mit dem Beschaffungsantrag, das
Schreiben des Zuwendenden, aus dem die Art der Zuwendung und der Zuwendungswert (inklusive
Mehrwertsteuer) hervorgehen, sowie das ausgefllte Schreiben "Erklrung zur beigefgten Zuwendung"
(siehe auch Anlage 2) oder unter dem Link: http://www.rwth-aachen.de/go/id/hmw/ids/aaaaaaaaaaaarea
einzureichen.

Nach erfolgter Auftragserteilung durch die Abt. 7.3 und Rechnungsstellung durch den Zuwendenden
wird die Zuwendungsbesttigung durch die Abt. 7.2 Finanzbuchhaltung und Kasse ausgestellt. Das Ver-
fahren leitet die Abt. 7.3 ein, sobald die Rechnung vorliegt. Die Spendenbescheinigung wird der
Hochschuleinrichtung von der Abt. 7.2 zwecks Weiterreichung an den Zuwendenden zugeleitet.
Beschaffungshandbuch der Abt. 7.3 und 10.1 Seite 11 von 24
Stand 02.2013
Ausnahme: bersteigt die Bruttoauftragssumme des zu beschaffenden Gegenstandes nicht die Wert-
grenze von 5.000.- , und gewhrt der Zuwender eine Zuwendung im vollen oder teilweisen Umfang der
Bruttoauftragssumme, so wird aus Vereinfachungsgrnden nach einer Beauftragung (unter Verwendung
eines Auftragsscheines) durch die Hochschuleinrichtung die Spendenbescheinigung direkt von der Abt.
7.2 ausgestellt. Als zahlungsbegrndende Unterlagen sind der Abt. 7.2 dabei die entsprechende Durch-
schrift des Auftragsscheines, das Schreiben des Zuwendenden aus dem die Art der Zuwendung und der
Zuwendungswert (inklusive Mehrwertsteuer) hervorgehen, sowie die ausgefllte "Erklrung zur beigefg-
ten Zuwendung" vorzulegen.

2.3 Die Abt. 10.1 ist insbesondere zustndig fr


2.3.1 KFZ-Angelegenheiten
Beschaffung von Dienstfahrzeugen, Zubehr, Ersatzteilen, Kraft- und Schmierstoffen sowie die Bear-
beitung aller KFZ-Angelegenheiten nach den Kraftfahrzeugrichtlinien.
2.3.2 Fahrzeugversicherungen
2.3.3 Beschaffung von Dienst- und Schutzkleidung
sowie sonstiger Ausrstung, Sicherheitsbedarf, Schlieanlagen einschl. Schlsseln sowie Ausrstung
des Behrdenselbstschutzes.
2.3.4 Gebudebewirtschaftung
Durchfhrung aller Manahmen zur Gebudebewirtschaftung, Boden- und Glasreinigung, Winterdienst,
Schdlingsbekmpfung etc. einschl. der Beschaffung von Gerten und Materialien.
2.3.5 Abfallentsorgung
Auftragserteilung im Bereich der Abfallentsorgung einschl. der so genannten berwachungsbedrftigen
Abflle
(Fr die Aussonderung von entbehrlichen Gegenstnden ist die Zustndigkeit der Abt. 7.3 zu beachten!)
2.3.6 Beschaffungen im Rahmen der Hausverwaltung
2.3.7 Beschaffung und Unterhaltung von fest montiertem Hrsaalgesthl
2.3.8 Beschaffungen im Rahmen der kleinen Bauunterhaltung
2.3.9 Den Abschluss von Vertragsverhltnissen bzgl. Immobilien,
2.3.10 Umzge und Transporte
die Durchfhrung von Umzgen und Transporten, einschlielich des Einsatzes von Lastkrnen und an-
deren Transporthilfen (Ausnahme Ziff. 2.4.16)
2.3.11 Fachtechnische Beschaffungen fr die Dezernate 10.0
sowie Vergabe von Bauleistungen (sofern nicht BLB zustndig),
2.3.12 Alle Steuer- und Devisenangelegenheiten
im Rahmen von Beschaffungsmanahmen, die durch Abt. 10.1 durchgefhrt werden bzw. wurden. Fr
Fragen rund um Zollangelegenheiten wird auf Ziffer 2.2.2.14 verwiesen.
2.3.13 Mineralle
z. B. Heizl und andere le, die einer besonderen Steuer- oder Zollpflicht unterliegen.
2.3.14 Digitale Tachokarten
Bitte beachten Sie, dass ein Fahrer nach Anmietung eines Fahrzeuges
Beschaffungshandbuch der Abt. 7.3 und 10.1 Seite 12 von 24
Stand 02.2013
ber 3,5 Tonnen oder Bussen mit mehr als 8 Fahrgastsitzpltzen
und mit digitalen Tachometer
ab 01. Mai 2006 eine spezielle, Maschinen lesbare "Unternehmerkarte" und eine "Fahrerkarte" mit digital
abgelegten Kontakt- und Kontrolldaten mitfhren muss. Diese Karten werden nicht vom Autovermieter
gestellt. Bitte setzen Sie sich fr die Beschaffung dieser Karten frhzeitig mit der Abt. 10.1 in Verbin-
dung.
2.3.15 Werkvertrge mit juristischen Personen
soweit diese im Zusammenhang mit den Zustndigkeiten der Abteilung 10.1 stehen.
2.4 Beschaffen in eigener Zustndigkeit/Kompetenz
2.4.1 Auftrge bis 5000,- EUR inkl. MwSt. / rosa Auftragsscheine
Bestimmte Beschaffungszustndigkeiten werden auf die wissenschaftlichen Hochschuleinrichtungen der
RWTH bertragen. Die Institutsleiter, Lehrstuhlinhaber, Leiter von Lehr- und Forschungsgebieten und
Leiter der zentralen Einrichtungen drfen nur unter Verwendung des Vordruckes Auftrge bis 5.000,-
EUR / rosa Auftragsschein bei sorgfltiger Beachtung des Vergabehandbuches des Landes NRW
(VHB-VOL) selbststndig Beschaffungen durchfhren.
Sofern per Rahmenvertrag ausdrcklich die Online-Bestellung vorgesehen ist, kann auf die Verwendung
des Vordrucks Auftrge bis 5.000,- EUR verzichtet werden.
Die Vordrucke Auftrge bis 5.000,- EUR / rosa Auftragsscheine knnen bei der Abt. 7.3 beantragt wer-
den. Diese Vordrucke drfen nur von Personen beantragt werden, die zur Feststellung der sachlichen
Richtigkeit berechtigt sind.
2.4.2 Voraussetzungen
Bei einer Beschaffung in eigener Zustndigkeit mssen folgende Voraussetzungen erfllt sein:
Der Auftragswert liegt inkl. MwSt. unter 5.000 EUR.
(Es ist der so genannte Brutto-Auftragswert, d. h. der geforderte Preis einschl. MwSt. sowie um den
Skontoabzug bereinigt zu Grunde zulegen)
und der Kauf erfolgt innerhalb der Europischen Union
und bedarf keiner Behandlung durch den Zoll
und unterliegt keiner besonderen Steuerpflicht
(wie z. B. bei Minerall, Leuchtmitteln, bestimmten Alkoholen, Bauleistungen)
und es handelt sich um eine Beschaffung aus den folgenden Produktgruppen gem. 2.4.3 bis 2.4.21.
2.4.3 Zustndigkeitsliste
Bitte beachten Sie auch die dort genannten Festlegungen.
In Zweifelsfllen wird um Rcksprache mit der Abt. 7.3 gebeten.
2.4.4 Wissenschaftliche Fachausstattung
(wissenschaftliche und wissenschaftlich apparative Ausstattungsgegenstnde) oder deren Reparatur,
sofern die Abt. 7.3 fr deren Beschaffung nicht zustndig war oder ist. Ferner knnen periodisch auftre-
tende kleinere Wartungen, berholungen, Justierungen und andere Unterhaltungsleistungen an
wissenschaftlichen Gerten (ohne den Austausch von Ersatzteilen), fr deren Beschaffung die Abt. 7.3
zustndig ist oder war, durchgefhrt werden.
2.4.5 technische Gase, Prfgase und Sondergase
bitte beachten Sie die Hinweise im Intranet:, sowie in dem Rundschreiben zum Gaseportal A2007-27
vom 23.05.2007 ; siehe auch Ziff. 2.2.3.1.
Beschaffungshandbuch der Abt. 7.3 und 10.1 Seite 13 von 24
Stand 02.2013
2.4.6 flssige Gase fr Tankanlagen sowie flssiger Stickstoff fr Kryobehlter
nur wenn Sukzessivlieferungsvertrge bestehen, siehe auch Ziff. 2.2.3.3.
2.4.7 DV Hard oder Software
auer:
Aktive Netzkomponenten wie z. B. Switches, Router, Hard- und Software, die fr den Anschluss an Tele-
kommunikationseinrichtungen bestimmt oder geeignet ist, Software fr die Lizenzvertrge abgeschlos-
sen werden mssen, Instandsetzung und Wartung von Gerten, fr deren Beschaffung die Abt. 7.3 oder
die Abt.10.1 zustndig ist.
- Hardware (PCs, Notebooks, passive Netzwerkkomponenten)
Das Rechen- und Kommunikationszentrum bietet in Zusammenarbeit mit der Abteilung 7.3 Einkauf und
Anlagenbuchhaltungim CAMPUS-Informationssystem ein Fujitsu- und ein Regioportal an ber das die
Institute und Lehrsthle der RWTH konfigurierbare PC-Systeme online in einem vereinfachten und be-
schleunigten Verfahren ohne Preisvergleich bestellen knnen.

Bedingungen fr die Hardwarebeschaffung durch die Hochschuleinrichtung


1) Vor jeder Hardwarebeschaffung hat die Hochschuleinrichtung zu prfen, ob der Bedarf nicht auch
durch das Fujitsu- oder Regioportal gedeckt werden kann. Sofern dies im Einzelfall nicht mglich ist,
sind die Grnde in einem Vermerk aktenkundig zu machen. Erst dann darf ein eigener Preisver-
gleich und Institutsauftrag erteilt werden. Der Vermerk ist den rechnungsbegrndenden Unterlagen
beizufgen.
2) Darber hinaus sind bei der Konfiguration eines PC-Systems die Empfehlungen des Rechen- und
Kommunikationszentrums zu beachten.
- Monitore / Bildschirme
Monitore / Bildschirme drfen nur ber das Regioportal oder Fujitsuportal beschafft werden. Sofern Sie
dieses Angebot nicht nutzen mchten, ist ein Beschaffungsantrag an die Abteilung 7.3 zu stellen.
- Software
Die Abteilung 7.3 schliet in Zusammenarbeit mit dem Rechenzentrum fr Software, die hufig nach-
gefragt wird, Rahmenvertrge mit Softwareanbietern ab. Die Firma asknet bernimmt in ihrer
Portallsung die Verteilung. Die sich daraus ergebenden Konsequenzen fr den Beschaffungsablauf
ergeben sich aus diversen Rundschreiben.
Sollte die Beschaffung einer Software nicht unter die so genannten a - und b - Produkte (siehe Rund-
schreiben RWTH-Online-Software-Portal vom 18.07.2003) fallen, so kann eine Beschaffung der
Software bis zur Wertgrenze durch die Hochschuleinrichtung in eigener Zustndigkeit erfolgen, wenn
kein zustzlicher Lizenzvertrag abgeschlossen werden muss. Verlangt der Softwareanbieter den Ab-
schluss eines zustzlichen Lizenzvertrages, so ist eine Beschaffung nur ber die Abteilung 7.3 mglich.

2.4.8 Drucker, Scanner


Vor jeder Druckerbeschaffung hat die Hochschuleinrichtung zu prfen, ob der Bedarf nicht auch durch
eine Mitnutzung/Aufrstung/Anschaffung eines Multifunktionsvervielfltigungsgertes mglich ist. Sofern
dies im Einzelfall nicht mglich ist, sind die Grnde in einem Vermerk aktenkundig zu machen. Erst dann
darf ein eigener Preisvergleich und Institutsauftrag erteilt werden. Der Vermerk ist den rechnungsbe-
grndenden Unterlagen beizufgen.

Beschaffungshandbuch der Abt. 7.3 und 10.1 Seite 14 von 24


Stand 02.2013
2.4.9 DV-Verbrauchsmaterialien
2.4.10 Beschaffung von Literatur und Medien
2.4.10.1 durch die Hochschulbibliothek (BTH)
Die Hochschulbibliothek ist insbesondere zustndig fr die Beschaffung von elektronischen Medien
(Zeitschriften, Datenbanken, E-Books etc.), weil diese mit dem Abschluss von Nutzungs- und Lizenzver-
trgen verbunden ist.
Das Abonnement von nicht preisgebundenen Zeitschriften und die Bestellung von englischsprachigen
Monographien (Bchern) erfolgt nur bei den Vertragspartnern, die im Rahmen von Ausschreibungen den
Zuschlag fr Sukzessivliefervertrge erhalten haben.
Liegt ein RWTH-Sukzessivleistungsvertrag vor, ist keine formelle Vergabe mehr notwendig. Auf den Auf-
tragsschein kann ebenfalls verzichtet werden. Autorisierte Personen knnen im Bestellportal fr
englischsprachige Monographien online einkaufen.
2.4.10.2 durch die Hochschuleinrichtung
Die Beschaffung von konventionellen Medien (Bcher, Zeitschriften, Mikroformen etc.) kann im Rahmen
der Wertgrenzen und unter Bercksichtigung der Vergabevorschriften durch die Hochschuleinrichtungen
erfolgen. Medienkombinationen (Bcher mit CD-ROM-Beilage) fallen unter die konventionellen Medien.
Das Abonnement von nicht preisgebundenen Zeitschriften und die Bestellung von englischsprachigen
Monographien (Bchern) erfolgt nur bei den Vertragspartnern, die im Rahmen von Ausschreibungen den
Zuschlag fr Sukzessivliefervertrge erhalten haben.
Liegt ein RWTH-Sukzessivleistungsvertrag vor, ist keine formelle Vergabe mehr notwendig. Auf den Auf-
tragsschein kann ebenfalls verzichtet werden. Autorisierte Personen knnen im Bestellportal fr
englischsprachige Monographien online einkaufen.
Erwerb und Kndigung von Periodika sowie der Erwerb von teueren Einzelmedien (Bcher oder Fort-
setzungswerke) im Gesamtwert von mehr als 200 mssen mit der Hochschulbibliothek koordiniert
werden. Zu diesem Zweck steht ein Online-Formular unter zur Verfgung. Eine Rechnung wird nur dann
angewiesen, wenn die abschlieende Stellungnahme der Hochschulbibliothek vorliegt.
Auf Grund des Koordinierungserlasses von Informations- und Medienbeschaffungen an den Hoch-
schulen des Landes haben sich die dezentralen Bibliotheken oder die entsprechenden Einrichtungen
und Betriebseinheiten der Fachbereiche bei
der Neu- und Abbestellung von Zeitschriften,
vor dem Kauf oder auch der (unentgeltlichen) bernahme zurckliegender Zeitschriftenjahrgnge,
vor dem Kauf und Abbestellen von Loseblattwerken,
vor dem Kauf gedruckter Einzel- oder Fortsetzungswerke im Gesamtwert von mehr als 200 EUR,
vor dem Kauf oder Lizenzerwerb elektronischer Medien ber 100 EUR gleichgltig ob auf physi-
schen Datentrgern (Disketten, CD-ROM . .) oder als Online Version
mit der zentralen Hochschulbibliothek immer abzustimmen. Eine Rechnung wird nur dann angewiesen,
wenn die abschlieende Stellungnahme der Hochschulbibliothek vorliegt. Das Abonnement von nicht
preisgebundenen Zeitschriften und die Bestellung von englischen Monographien erfolgt nur bei den Ver-
tragspartnern, die im Rahmen von Ausschreibungen den Zuschlag fr Sukzessivliefervertrge erhalten
haben.
2.4.11 Druckarbeiten und Corporate Design

Zur Steigerung der Wettbewerbsfhigkeit hat die RWTH Aachen ihre strategische Ausrichtung berprft
und neu definiert. Im Zuge dieses Strategieprozesses wurde der Markenauftritt modernisiert. Hierfr
wurde ein Handbuch aufgelegt, dass Richtlinien zum Corporate Design festlegt. Diese Richtlinien sind

Beschaffungshandbuch der Abt. 7.3 und 10.1 Seite 15 von 24


Stand 02.2013
fr Auftrge, die den Bedarf zur Gestaltung von Geschftsausstattungen, Informationen, Publikationen
decken sollen, verbindlich.

Aufgrund der gesammelten Erfahrungen bei der Umsetzung unserer Corporate Design-Richtlinie hat
sich das Rektorat mit der hierzu entwickelten Systematik beschftigt. Dabei wurde deutlich, dass eine
konsequente Umsetzung dieser Systematik nicht immer zu befriedigenden Ergebnissen fhrt. Daher
bedarf es einer berarbeitung der Systematik. Mit der Einfhrung einer Neugestaltung des Corporate
Design und der Logosystematik der Hochschule ist im Frhjahr 2013 zu rechnen.

Bis zu einer Neugestaltung des Corporate Design und der Logosystematik der Hochschule ist der fol-
gende Umsetzungsprozess zu beachten:

Hochschuleinrichtungen, die eine Umstellung nach den neuen CD-Vorgaben vorgenommen haben und
dabei zu befriedigenden Lsungen gelangt sind, knne diese weiterhin nutzen. Hochschuleinrichtungen,
die noch keine Umstellung vorgenommen haben werden gebeten, die Verabschiedung der berarbeite-
ten Richtlinien abzuwarten.

In allen Fllen, wo zuknftig ausschlielich mit der Wortbildmarke RWTH Aachen University gearbeitet
werden soll (also etwa allen Einrichtungen der Zentralen Hochschulverwaltung), bleibt die Umstellung
auf die neuen Vorgaben fr Brief- und Geschftspapiere verbindlich.

Grundsatzregeln zur Verwendung finden Sie auf den Webseiten der Abteilung 3.2 - Marketing
http://www.rwth-aachen.de/go/id/bhsv/

Diese Vorgehensweise zielt darauf ab, dass die aus Sicht des Rektorates notwendigen erneuten Modifi-
kationen fr die beteiligten Einrichtungen mglichst wenig Aufwand bei der Umstellung erzeugen sollen.
Bei Rckfragen steht Ihnen die Abteilung 3.2 - Marketing gerne zur Verfgung.

Fr die Deckung des einzelnen Bedarfs gilt dabei weiter:

1. Sofern ein Bedarf Druckarbeiten per Auftragsschein vergeben, oder per Beschaffungsantrag
angemeldet werden soll, ist die Hausdruckerei zu beauftragen. Sofern aus technischen Grnden
eine Erstellung ber die Hausdruckerei nicht mglich ist, ist eine externe Beauftragung mglich.
2. Sofern eine Beauftragung fr Bedarf den Corporate Design auch Layout und Gestaltung um-
fasst, muss der folgende Textbaustein verwendet werden:
Mit der Zahlung des Rechnungsbetrages erwirbt die RWTH das Recht zur uneingeschrnkten
Vervielfltigung in allen Verfahren und zu jeglichem Verwendungszweck an fremden Entwrfen,
Originalen usw.
Entwrfe, Reinzeichnungen, Filme, Klischees usw. gehen als dann vollstndig in das Eigentum
der RWTH ber.
2.1 Diese Regelungen gelten insbesondere fr

Geschftsausstattungen wie beispielsweise


o Visitenkarten
o Briefbgen
o Faxbogen
o Kurzbrief
o Stempel
o usw.

Informationen wie beispielsweise


o Powerpoint-Masterfolie
o Newsletter

Beschaffungshandbuch der Abt. 7.3 und 10.1 Seite 16 von 24


Stand 02.2013
o usw.

Publikationen wie beispielsweise


o Flyer
o Broschren
o usw.

Publikationen wie beispielsweise


o Plakat
o Fahne
o Banner
o usw.

Auf das Rundschreiben vom 09.02.2012 Az.: A 2012-05 und das Handbuch ber das Corporate Design
in der aktuellen Fassung wird verwiesen. Das Rundschreiben finden Sie im Intranet unter Rundschrei-
ben A Z und das Handbuch knnen beim Dez. 3.0 Pressestelle anfordern.

2.4.12 Einbandauftrge
2.4.13 Bro- und Zeichenmaterial
2.4.14 Beschaffungen im Rahmen von Exkursionen und wissenschaftlichen Veranstal-
tungen sowie Dienstreisen
a) Wissenschaftliche Veranstaltungen sind insbesondere die Veranstaltungen, die in der Anlage 1
genannt sind.
b) Eine Exkursion ist ein Ausflug, eine Wanderung oder eine Reise unter wissenschaftlicher Leitung
und Zielsetzung insbesondere fr Studierende. Auf Anlage 1 wird verwiesen.
c) Eine Dienstreise ist eine wissenschaftliche Veranstaltung, die auerhalb von Aachen stattfindet
und an der Beschftigte der RWTH teilnehmen. Auf Anlage 1 wird verwiesen.
Fr die unter a - c genannten Veranstaltungen knnen alle Leistungen in eigener Zustndigkeit beschafft
werden, die unter Beachtung der Regelungen dieses Beschaffungshandbuches und unter Verwendung
eines Auftragsscheins fr die Durchfhrung der Veranstaltung notwendig sind.
Sollte ein Anbieter den Abschluss eines zustzlichen Vertrages verlangen, so darf bei der Durchfhrung
einer wissenschaftlichen Veranstaltung der Vertrag nicht in eigener Zustndigkeit abgeschlossen wer-
den. In diesem Fall bitte den Vertrag mit einem Beschaffungsantrag der Abt. 7.3 zur weiteren Be-
arbeitung zuleiten. Auf die Ziff. 1.1 und 2.2.1 wird ebenso verwiesen, wie auf die Ausnahme bei Ex-
kursionen, die in der Anlage 1 genannt ist.
Sollen die Kosten einer Veranstaltung ber die Abt. 8.3. Personalrechtliche Sondergebiete abge-
rechnet werden, so gelten zustzlich die Regelungen des Landesreisekostengesetzes und der entspre-
chenden Rundschreiben.
2.4.15 Transportauftrge
einschl. des Einsatzes von Lastkrnen und anderen Transporthilfen, sofern die Durchfhrung des Trans-
portes ber den Bereich "Transportlogistik" (Abt. 10.5) nicht mglich ist; die Anfrage und deren Ergebnis
sind aktenkundig zu machen (siehe auch Ziff. 2.3.10).
2.4.16 Mineralle und andere le
soweit keine ausschlieliche Zustndigkeit der Abt. 10.1 gegeben ist (siehe Ziff. 2.3.14).

Beschaffungshandbuch der Abt. 7.3 und 10.1 Seite 17 von 24


Stand 02.2013
2.4.17 Mietwagenvertrge
wenn zur Durchfhrung einer Dienstreise die Nutzung eines Mietwagens gestattet wurde (siehe auch
Rundschreiben vom 22.09.2003 Stichwort: Kraftfahrzeug-Nutzung vgl. auch Ziff. 2.2.1). Bitte nutzen
Sie die Sonderkonditionen der Rahmenvertragspartner.
Bitte beachten Sie die Hinweise unter Ziff. 2.3.15
2.4.18 Blumen und Wanddekorationen
nur aus frei verfgbaren Drittmitteln.
2.4.19 Registrierung von URLS
Nur per Auftragsschein, nicht online.
Vor der Auftragserteilung ist eine E-Mail an das Rechen- und Kommunikationszentrum
(hostmaster@rwth-aachen.de) mit Nennung der geplanten, neuen Domains zu schicken. Nach positiver
Antwort-E-Mail kann ein Auftrag erteilt werden. Diese Antwort ist den rechnungsbegrndenden Unterla-
gen beizufgen.

Beschaffungshandbuch der Abt. 7.3 und 10.1 Seite 18 von 24


Stand 02.2013
GENERELL IST ZU BEACHTEN:
wenn eine Manahme in der vorstehenden Auflistung nicht enthalten ist, liegt die Zu-
stndigkeit in jedem Falle bei der

ABTEILUNG 7.3

oder bei der

ABTEILUNG 10.1
Die Bevollmchtigung, bestimmte Beschaffungen eigenstndig durchzufhren, setzt eine
ordnungsgeme Bearbeitung durch die beschaffende Stelle voraus.

BEACHTEN SIE BITTE

DIE BESCHAFFUNGSRICHTLINIEN.
Die Nichtbeachtung der Beschaffungsrichtlinien kann Regressverfahren gegen den/die
Verursacher/in zur Folge haben.

3 Inkrafttreten
Diese Beschaffungsrichtlinien treten immer nach Verffentlichung der neusten Auflage
im Intranet in Kraft.
Alle bisherigen Regelungen und dieser Richtlinie widersprechenden Rundschreiben, Anweisun-
gen usw. sind gegenstandslos.

Beschaffungshandbuch der Abt. 7.3 und 10.1 Seite 19 von 24


Stand 02.2013
Anlage 1
Erluterungen zu Ziff. 2.4.16: Beschaffungen im Rahmen von Exkursionen und wissenschaftlichen Ver-
anstaltungen sowie Dienstreisen
Eine Exkursion ist ein Ausflug, eine Wanderung oder eine Reise unter wissenschaftlicher Leitung und
Zielsetzung.
Vertrge, die Sie zur Durchfhrung einer Exkursion eingehen mssen, knnen Sie ausnahmsweise im
vollem Umfang in eigener Zustndigkeit abschlieen. Die Abrechnung muss in diesem Falle aber zwin-
gend und im vollem Umfang ber die Abt. 8. 3 Reisekosten erfolgen. Sollte in der Planungsphase
bereits absehbar sein, dass dies nicht mglich sein wird, so gelten die unter Ziff. 2.4.16 genannten Re-
gelungen fr die Beschaffung von Leistungen im Rahmen von wissenschaftlichen Veranstaltungen.
Damit eine Exkursion ber die Abt. 8.3 abgerechnet werden kann, sind die folgenden Voraussetzungen
zu beachten und zu erfllen.
Exkursionen knnen durchgefhrt werden, wenn
es die Prfungsordnungen vorschreiben,
sie notwendige Bestandteile von Lehrveranstaltungen eines bestimmten Lehrfaches sind,
sie zur Vertiefung und Erweiterung der Lehrveranstaltungen erforderlich sind.
Die folgenden Personen drfen an einer Exkursion teilnehmen und rechnen ihre Kosten ber die Abt. 8.3
ab:
Exkursionsleiter (in der Regel der Hochschullehrer)
Exkursionsbegleiter (die Anzahl ist auf das notwendige Ma zu beschrnken)
Studenten (hierzu zhlen auch Gasthrer und Doktoranden)
Weitere Informationen und Hinweise finden Sie im Intranet .
Bei einer Tagung handelt es sich um eine Zusammenkunft von Personen, die in einem speziellen The-
menbereich arbeiten. Die Regelzeitdauer ist hier ein Tag.
Eine Tagung steht im Gegensatz zu einem Kongress, der mehrere Tage andauert. Wichtigste Pro-
grammpunkte eines Kongresses sind im Regelfall
Vortrge zu aktuellen Forschungen und Weiter- bzw. Neuentwicklungen
Posterprsentationen
Firmenausstellungen (Firmenprsentationen wie auf einer Messe zur Neukundengewinnung
und Kundenkontaktpflege)
gemtliches Beisammensein
Der Grund fr die Teilnahme an einem Kongress muss nicht ausschlielich der Wille sein, sich in einem
Thema auf dem aktuellen Stand zu halten, vielmehr wird eine Tagung auch hufig zum Anlass ge-
nommen, neue Leute kennen zu lernen und/oder wichtige Kontakte aufzubauen bzw. zu pflegen.
Der Kongress unterscheidet sich von einer Konferenz dadurch, dass auf einer wissenschaftlichen Kon-
ferenz Wissenschaftler ihre Arbeiten und Erkenntnisse vorstellen und untereinander diskutieren knnen.
Wissenschaftliche Konferenzen, die in kleinem Rahmen stattfinden, werden als Seminar oder Work-
shop bezeichnet.
Das Symposium oder die Fachtagung ist eine Konferenz zu einem spezifischen Thema.
Kolloquien sind regelmige Treffen von Diplomanden oder Doktoranden, aber auch von Bachelor- und
Masterkandidaten. Dort knnen die Teilnehmer ihre laufenden Forschungsarbeiten vorstellen und unter
Fachpublikum diskutieren.
Eine Dienstreise liegt vor, wenn es sich um eine der zuvor genannten wissenschaftlichen Veran-
staltungen handelt und diese auerhalb von Aachen stattgefunden hat und Beschftigte der RWTH
Beschaffungshandbuch der Abt. 7.3 und 10.1 Seite 20 von 24
Stand 02.2013
teilgenommen haben. Besteht der Teilnehmerkreis ausschlielich aus Beschftigten der RWTH sind die
Kosten im vollem Umfang ber die Abt. 8.3 Reisekosten auf der Grundlage des Landesreisekosten-
gesetzes abzurechnen.
Wenn an einer Dienstreise, die von der RWTH als Veranstalter durchgefhrt wurde, neben den Beschf-
tigten der RWTH auch externe Teilnehmer/innen teilgenommen haben und ein berechtigtes dienstliches
Interesse an der bernahme der Kosten durch die RWTH Aachen besteht, knnen die Kosten der ex-
ternen Teilnehmer ebenfalls ber die Abt. 8.3 Personalrechtliche Sondergebiete abgerechnet werden.

Beschaffungshandbuch der Abt. 7.3 und 10.1 Seite 21 von 24


Stand 02.2013
Anlage 2

ERKLRUNG
zur beigefgten Zuwendung

Spender/in:

Zuwendung vom in Hhe von EUR Ct

Ich erklre hiermit, dass die Zuwendung ohne jegliche Gegenleistung der RWTH Aachen erfolgt.
Die Zuwendung wird ausschlielich fr Forschungszwecke verwendet.

Es liegt kein Sponsoring vor, das heit:


Es erfolgt kein Hinweis oder eine besondere Hervorhebung des Geldgebers, (z.B. Logo des Geldgebers auf
Flyern, in Verffentlichungen, Nennung des Geldgebers in einer Namensliste der Sponsoren, Vorstellung des
Geldgebers im Rahmen einer Rede und hnliches).

Es erfolgt keine aktive Werbettigkeit der RWTH/des Lehrstuhles zu Gunsten des Geldgebers (z.B.
Verlinkung des Logos des Geldgebers auf der Internetseite des Lehrstuhls, bei Veranstaltungen Aufstellen von
Tafeln oder Banderolen mit dem Namen des Sponsoren, Produktwerbung des Sponsoren in Verffentlichun-
gen des Lehrstuhls)

Wer vorstzlich oder grob fahrlssig eine unrichtige Zuwendungsbesttigung erstellt oder wer veran-
lasst, dass Zuwendungen nicht zu den in der Zuwendungsbesttigung angegebenen
steuerbegnstigten Zwecken verwendet wird, haftet fr die Steuer, die dem Fiskus entgeht.

Aachen, ____________________________________________
Unterschrift des verantwortlichen Mitgliedes der
Hochschuleinrichtung und Stempel der Einrichtung

Abt. 12.2 -Erklrung- 08/11

Beschaffungshandbuch der Abt. 7.3 und 10.1 Seite 22 von 24


Stand 02.2013
Inhaltsverzeichnis:
0 Diagramm ..................................................................................... 2
1 Verfahren ...................................................................................... 3
1.1 Allgemeines ............................................................................................................... 3
1.1.1 Abschluss von Vertrgen ........................................................................................... 3
1.1.2 Bedarfsprfung .......................................................................................................... 3
1.1.3 Beschaffungsantrag ................................................................................................... 3
1.2 Bei digitale Beschaffungen in der Hochschuleinrichtung ........................................... 4
1.2.1 Wertgrenze ................................................................................................................ 4
1.2.2 Verfahren in eigener Zustndigkeit ............................................................................ 4
1.2.3 Preisvergleich ............................................................................................................ 4
1.2.4 Rahmenvertrge ........................................................................................................ 5
1.2.5 Elektronische Bestellportale ....................................................................................... 5
1.2.6 Behindertenwerksttten ............................................................................................. 5
1.3 Bei Zentraler Beschaffung, hier: Freihndige Vergabe .............................................. 5
1.3.1 Beschaffungsantrag ................................................................................................... 5
1.3.2 Ablauf ......................................................................................................................... 6
1.4 Verfahren bei Zentraler Beschaffung, hier: Ausschreibungs-verfahren ..................... 6
1.4.1 Allgemeines ............................................................................................................... 6
1.4.2 Nationale und EU-Vergabeverfahren ......................................................................... 6
1.5 Fristen ........................................................................................................................ 6
1.5.1 Allgemeines ............................................................................................................... 6
1.5.2 Termine ...................................................................................................................... 7
1.6 Private Bestellungen .................................................................................................. 7
2 Zustndigkeiten ............................................................................ 8
2.1 Allgemeines ............................................................................................................... 8
2.1.1 Baumanahmen ........................................................................................................ 8
2.2 Die Abt. 7.3 ist insbesondere zustndig fr:............................................................... 8
2.2.1 Vertrge ..................................................................................................................... 8
2.2.2 Den Einkauf von: ........................................................................................................ 9
2.2.2.1 Konventioneller Ausstattung, ..................................................................................... 9
2.2.2.2 Wissenschaftlicher Fachausstattung.......................................................................... 9
2.2.2.3 Gase und Gasedienstleistungen ................................................................................ 9
2.2.2.4 Die Betreuung des Gaseportals, ................................................................................ 9
2.2.2.5 Die Miete von Tankanlagen ....................................................................................... 9
2.2.2.6 Den Abschluss von Sukzessivlieferungsvertrgen .................................................... 9
2.2.2.7 Den Abschluss von Nutzungsvertrgen ber Stahlflaschen ...................................... 9
2.2.2.8 Merchandising-Artikeln............................................................................................... 9
2.2.2.9 Versicherungen .......................................................................................................... 9
2.2.2.10Den Abschluss von Rahmenvertrgen und von Bezugsvertrgen............................. 9
2.2.2.11Alle Manahmen der Vermgensverwaltung ............................................................. 9
2.2.2.12Stellenausschreibungen / Anzeigen ......................................................................... 10
2.2.2.13Reparatur und Wartung von Gerten, ...................................................................... 10
2.2.2.14Alle Zollangelegenheiten .......................................................................................... 10
2.2.2.15Alle Leistungsstrungen, Mngelrgen und das Geltendmachen von
Schadensersatzansprchen..................................................................................... 10
2.2.2.16Alle Steuer-, Devisen- und Devisenangelegenheiten............................................... 11
2.2.2.17Telekommunikationseinrichtungen inkl. Zubehr (fr das Festnetz)........................ 11
2.2.2.18Zuwendungen (Spende oder Schenkung) ............................................................... 11
2.3 Die Abt. 10.1 ist insbesondere zustndig fr............................................................ 12
2.3.1 KFZ-Angelegenheiten .............................................................................................. 12
2.3.2 Fahrzeugversicherungen ......................................................................................... 12
2.3.3 Beschaffung von Dienst- und Schutzkleidung.......................................................... 12
2.3.4 Gebudebewirtschaftung ......................................................................................... 12

Beschaffungshandbuch der Abt. 7.3 und 10.1 Seite 23 von 24


Stand 02.2013
2.3.5 Abfallentsorgung ...................................................................................................... 12
2.3.6 Beschaffungen im Rahmen der Hausverwaltung ..................................................... 12
2.3.7 Beschaffung und Unterhaltung von fest montiertem Hrsaalgesthl ....................... 12
2.3.8 Beschaffungen im Rahmen der kleinen Bauunterhaltung ........................................ 12
2.3.9 Den Abschluss von Vertragsverhltnissen bzgl. Immobilien,................................... 12
2.3.10 Umzge und Transporte .......................................................................................... 12
2.3.11 Fachtechnische Beschaffungen fr die Dezernate 10.0 und 11.0 ........................... 12
2.3.12 Alle Steuer- und Devisenangelegenheiten ............................................................... 12
2.3.13 Mobile bzw. drahtlose Kommunikationseinrichtungen ............................................. 11
2.3.14 Mineralle ................................................................................................................ 12
2.3.15 Digitale Tachokarten ................................................................................................ 12
2.3.16 Werkvertrge mit juristischen Personen .................................................................. 13
2.4 Beschaffen in eigener Zustndigkeit/Kompetenz ..................................................... 13
2.4.1 Auftrge bis 5000,- EUR inkl. MwSt. / rosa Auftragsscheine ................................... 13
2.4.2 Voraussetzungen ..................................................................................................... 13
2.4.3 Zustndigkeitsliste.................................................................................................... 13
2.4.4 Wissenschaftliche Fachausstattung ......................................................................... 13
2.4.5 technische Gase, Prfgase und Sondergase........................................................... 13
2.4.6 flssige Gase fr Tankanlagen sowie flssiger Stickstoff fr Kryobehlter .............. 14
2.4.7 DV Hard oder Software ......................................................................................... 14
2.4.8 Drucker, Scanner ..................................................................................................... 14
2.4.9 DV-Verbrauchsmaterialien ....................................................................................... 15
2.4.10 Beschaffung von Literatur und Medien .................................................................... 15
2.4.10.1durch die Hochschulbibliothek (BTH) ....................................................................... 15
2.4.10.2durch die Hochschuleinrichtung ............................................................................... 15
2.4.11 Druckarbeiten und Corporate Design....................................................................... 15
2.4.12 Einbandauftrge ....................................................................................................... 17
2.4.13 Bro- und Zeichenmaterial ....................................................................................... 17
2.4.14 Beschaffungen im Rahmen von Exkursionen und wissenschaftlichen
Veranstaltungen sowie Dienstreisen ........................................................................ 17
2.4.15 Transportauftrge..................................................................................................... 17
2.4.16 Mineralle und andere le ....................................................................................... 17
2.4.17 Mietwagenvertrge................................................................................................... 18
2.4.18 Blumen und Wanddekorationen ............................................................................... 18
2.4.19 Registrierung von URLS .......................................................................................... 18
3 Inkrafttreten................................................................................. 19
Anlage 1 19
Anlage 2 21

Beschaffungshandbuch der Abt. 7.3 und 10.1 Seite 24 von 24


Stand 02.2013