Contabilizaciones de Acreedores

TEMA 38-2 :Contabilizaciones de Acreedores
Creacin de una factura de proveedores 2

Contabilizacin de un abono de un proveedor 7
Anticipos a Proveedores 8
Contabilizacin de pagos a proveedores 14
Pagos Manuales por Totales 14
Pagos Parciales y por Resto 20
Pagos Parciales 23
Visualizacin de saldos de Proveedores 26
Visualizacin de Partidas Individuales de Proveedores. 30
Sistema de Informacin de Acreedores 31
Anexo .- Creacin de un Pool de Acreedores. 32
CONTABILIZACIONES DE ACREEDORES
Creacin de una factura de proveedores
Objetivo: Introducir los datos necesarios para contabilizar una factura de un

proveedor
Descripcin del procedimiento:
Finanzas Gestin Financiera Acreedores Contabilizacin Factura
TRANSACCION: FB60
En primer lugar se introducen los campos de la Cabecera del Documento.
Contabilizaciones de Acreedores Pg. 2

Campos Cabecera
CAMPO EXPLICACIN Introducir

obligatoriamente
Proveedor Numero del proveedor que se ha de contabilizar S
con la siguiente posicin de documento.
Clase doc. La clase de documento sirve para clasificar los Factura Acreedor
documentos contables.
Para facturas Introducimos: Factura Acreedor Abono Acreedor
Para Abonos Introducimos: Abono Acreedor
Fecha factura. Es la fecha de creacin del documento original. S
Fecha Contab. Fecha con la que un documento entra en la
contabilidad financiera o en la contabilidad de S
costes.
Referencia El nmero de documento de referencia contiene el
nmero que el documento tiene con la empresa No
colaboradora.
El nmero de documento de referencia sirve como
criterio de bsqueda en la visualizacin y
modificacin de documentos. En algunos casos,
en la correspondencia se imprime el nmero de

documento de referencia en lugar del nmero de

documento.
Txt. Cab. Doc. Contiene aclaraciones o notas con validez para No
todo el documento.
Importe Importe total de la factura Si
Moneda / T/C Clave de moneda, en la cual se gestionan los S

importes en el sistema.
Calc. Impto Si queremos que el sistema calcule el IVA No
automticamente
Importe del Si queremos introducir nosotros el dato No
Impuesto
Indicador de IVA Introducimos el indicador de IVA correspondiente. No
Si la factura contiene varios indicadores de IVA,
este dato se rellenar para cada posicin de
documento.
Fecha convers. Fecha para determinar el tipo de cambio a emplear No
en la conversin. Slo es necesario introducirlo
sino coincide con la fecha de contabilizacin.
Una vez que hemos introducido la cabecera desde todas las pantallas de
introduccin de la factura podemos acceder tanto a los datos maestros como
a las partidas del Proveedor.
A continuacin introducimos las posiciones de la factura
Campos Posicin


obligatoriamente
Cuenta de Mayor Cuenta de mayor que se ha de contabilizar S
Debe / Haber Debe / Haber S
Importe Moneda Importe de la posicin S
documento (*) Cuadra el asiento
Indicador de IVA Indicador de IVA de la posicin No
Centro de Coste Imputacin para el mdulo de Controlling S en cuentas del
grupo 6
Imputaciones (****)
adicionales
(****) Conviene recordar que los campos a rellenar en cada posicin vienen
determinados por el Status Campo que se introduce en el registro maestro
a la hora de crear una cuenta de mayor
Una vez ya hemos introducido todos los datos para el asiento contable podemos ver una
serie de datos antes de grabar el documento. Estos datos vienen distribuido en las
diferentes ventanas
En la pantalla de pagos podemos ver y / o modificar las condiciones de pago y de

vencimiento de la factura, datos que provienen del registro maestro del Proveedor

En la pestaa detalle podemos ver la cuenta que se va a actualizar a contabilizar

sobre el acreedor, as como introducir textos adicionales y la asignacin.
La asignacin es una informacin adicional en la posicin del documento. Las

partidas individuales de una cuenta se pueden visualizar segn el contenido del
campo.
En la pestaa impuestos podemos ver los datos relativos a impuestos
En la siguiente pestaa, nota, se puede introducir un texto explicatorio
En la pestaa Moneda Local, podemos ver los datos introducidos, en la moneda

del documento, la moneda local EUR y la moneda del grupo ESP

Una vez introducidos y revisados los datos, podemos simular el documento a

contabilizar
Vamos a:
Documento Simular
Si es correcto grabamos el documento, El sistema nos devuelve a la primera

pantalla indicando el numero asignado al documento en la parte de abajo
Contabilizacin de un abono de un proveedor

El proceso de creacin de un abono de un proveedor es el mismo que el de

creacin de una factura.
PATH DE ACCESO:
Finanzas Gestin Financiera Acreedores Contabilizacin Abono
TRANSACCION: FB65
Anticipos a Proveedores
Objetivo: Contabilizar un anticipo a un proveedor
Descripcin del procedimiento
PATH DE ACCESO:
Finanzas Gestin financiera Acreedores Contabilizacin

Anticipo Anticipo.
TRANSACCIN: F 48


obligatoriamente
Fecha doc. Fecha del documento SAP S
Cuenta (Acreedor) N de cuenta del acreedor en el que S
se va a ingresar el anticipo
Indicador CME Indicador de cuenta de mayor S.
especial dentro de cada registro
maestro. Para anticipos A.
Cuenta (Banco) N de cuenta de mayor del Banco S
donde se piense ingresar el anticipo
Importe Cantidad a ingresar como anticipo S

Pulsar grabar para que sea efectiva la contabilizacin.

Si comprobamos el saldo del proveedor, observamos que el anticipo aparece en la
ventana de CME

Asimismo al contabilizar una factura a ese acreedor el sistema nos mandar un

mensaje de aviso, recordndonos que para ese acreedor existe un anticipo.

Compensacin de un anticipo
Objetivo: Compensar un anticipo con una factura
Descripcin del procedimiento
PATH DE ACCESO:

Anticipo Compensacin
TRANSACCIN:
Para acreedores F 54
Introducimos la fecha del documento, el deudor y en el campo REF.FACT el

nmero de la factura que queremos compensar.
Pulsamos el botn TRATAR ANTICIPOS, lo que nos traslada a la pantalla:
A la derecha de cada anticipo, tenemos un campo que nos permite marcar los
anticipos que vamos a compensar con la factura. Marcamos el campo para el
anticipo que queremos compensar.
Documento Simular
El sistema nos da el nmero de documento creado.

Contabilizacin de pagos a proveedores
Pagos Manuales por Totales
Objetivo: Pagar una factura por el importe de sta
PATH DE ACCESO:
Finanzas Gestin Financiera Acreedores Contabilizacin

Salida de pagos Contabilizar
TRANSACCIN: F-53
Introducimos los datos en los campos que sean necesarios.


obligatoriamente
Fecha de doc. Fecha del documento S
Clase de doc Clase de documento SAP S. KZ
Sociedad Sociedad que realiza el pago. S.
T/C Tipo de cambio. Introducirlo si No. Slo en caso de
deseamos aplicar un tipo distinto del que no exista ninguna
registrado en la tabla central de tipos referencia en la tabla
de cambio central de tipos de
cambio
Moneda Moneda del documento S
Fecha de Contab.. Fecha de contabilizacin S. Por defecto
Cuenta Cuenta de mayor por la que hacemos S
el pago (cuenta del banco)
Importe Importe pagado por el banco en la S
moneda especificada ms arriba
Gastos No
Importe ML Importe en moneda local. No
Gastos ML No
Fecha valor Fecha valor del pago. Fecha en que No
efectivamente saldr el dinero de
nuestra cuenta bancaria.
Asignacin Este campo sirve como referencia a No
otros documentos
Cuenta Introducir el N de cuenta del S
proveedor al que se est realizando el
pago
Clase de cuenta Tipo de cuenta (K) S. Por defecto
Indicador CME Indicar aqu algn indicador CME en No
el caso de que queramos relacionar
alguna operacin / apunte CME con el
pago
Otras selecciones Botones que sirven para seleccionar No.
las partidas a las que queremos
cargar el pago.
Seleccionar importe si queremos
seleccionar las partidas abiertas a las
que imputar el pago por el importe
Pulsar el botn Tratar PAs.
Si hemos pedido hacer alguna seleccin con el campo otras selecciones, nos
aparecer la pantalla siguiente pidindonos los valores para esa seleccin. En el
ejemplo de la pantalla se ha marcado el campo otras selecciones en importe y
queremos seleccionar solo aquellas partidas cuyo monto sea igual a 1000 Ptas.
Obtenemos la pantalla:

Pulsamos de Nuevo:

Seleccionamos las partidas abiertas a las que queremos imputar el pago. Las
partidas seleccionadas son aquellas cuyo campo EUR Bruto aparece en azul. Para
ver todas las partidas seleccionadas utilizar los botones RE PG y AV PG.
Para marcar o desmarcar una partida, hacer doble clic sobre el campo del monto
de aquella partida que queremos pagar.
Seguimos la ruta:
Documento Simular
SAP nos presentar el documento resumen:

Si estamos de acuerdo con la contabilizacin, pulsamos GRABAR. SAP grabar el

documento respondindonos con el N de documento con que lo ha contabilizado.

Herramientas tiles para tratamiento de partidas numerosas:
El men Opciones Comandos S/No: Con ello activamos y

desactivamos el tratamiento por comandos de partidas. La pantalla de
asignacin de pagos a partidas pasa a tomar la siguiente apariencia:
Ha aparecido un nuevo campo: el campo Com. En l podemos introducir los

siguiente signos para que realicen las siguientes tareas:
Signo Tarea
- Desactivar partida
+ Activar partida
-- Desactivar partidas por bloques
++ Activar partidas por bloques
-* Desactivar todas las partidas
+* Activar todas las partidas

Pagos Parciales y por Resto
Existen dos formas de tratar el pago parcial de una factura en SAP. Partidas por el
resto y pagos parciales. La primera se distingue de la segunda en que cancela el
viejo documento pasando a crear uno nuevo por el monto que queda an por
pagar mientras la segunda no cancela ninguna factura sino que se limita a hacer un
cargo en la cuenta del proveedor por el monto pagado.
Pagos por Resto
Objetivo: Cancelar un viejo documento contable al hacer un pago parcial y crear

uno nuevo por el monto que resta an por pagar
PATH DE ACCESO:

TRANSACCIN: F-53
El procedimiento inicial es similar a un pago por el total de una partida completa, si

en lugar de pagar 1.000 pagamos 500 EUR
Nos situamos en la pestaa: Partidas resto
Nos aparece la siguiente pantalla:

Haciendo doble clic sobre el campo en blanco Part. P/resto ser la cantidad que
nos queda por pagar y ser la cantidad que va a quedar plasmada en la nueva
partida como un nuevo documento que aparecer como deuda con nuestro
proveedor.
Esta cantidad puede ser modificada a mano (til en el caso de que imputemos un
pago a varias facturas). Para poder contabilizar ser necesario que el campo
importe entrado sea igual al campo asignado ms el campo diferencias (en caso de
que se produzcan).
Podemos simular el documento o directamente pulsar GRABAR y nos aparecer

el documento contable.

En el documento aparecen algunos apuntes en azul. Hay que hacer doble clic en
ellos para modificar el apunte (normalmente SAP nos pedir que rellenemos el
campo TEXTO para que posteriormente podamos identificar todas las partidas que
han sido creadas mediante pagos por resto).
Una vez modificado el campo texto, pulsar GRABAR, con ello habremos terminado
el apunte contable.

Pagos Parciales
Objetivo: Contabilizar un pago parcial
PATH DE ACCESO:

TRANSACCIN:F-53
El procedimiento inicial es similar a un pago por el total de una partida completa, si

en lugar de pagar 1.000 pagamos 500 EUR
Nos situamos en la pestaa: Pagos parciales
Podemos simular el documento o directamente pulsamos el botn GRABAR y

aparece el apunte contable con algunas posiciones en azul.
Hacemos doble clic sobre stas para corregir aquellos campos que nos solicite.
Cuando hayamos terminado de corregir y contabilicemos, SAP nos responder

indicndonos que ha creado un nuevo documento que recoge el pago parcial.
NOTA: Al hacer el 100% de los pagos parciales todava queda por compensar la
partida abierta y los pagos parciales.
Existen dos formas de hacer esto:
1. Con el ltimo pago parcial, no hacemos un pago por parcial sino un pago
normal. Seleccionamos todas las partidas (la factura y todos los pagos
parciales) y contabilizamos el documento. De esta forma SAP compensa los
todos los pagos parciales y la factura.
2. Hacemos el ltimo pago parcial como todos los pagos parciales. Cuando
hemos hecho el ltimo, debemos compensar todos estos con la factura.
Para ello debemos seguir la ruta:

Finanzas Gestin financiera Acreedores Cuenta

Compensar
TRANSACCIN: F-44
Nos aparece la pantalla:
Introducimos el N de cuenta del proveedor y mediante el campo Otras

delimitaciones podemos hacer una seleccin de las partidas abiertas. Pulsamos al
botn Tratar PAs. y llegamos a la pantalla:
Seleccionamos los pagos parciales y la factura a compensar.
Pulsamos GRABAR.
La factura y los pagos parciales quedan compensados.

Pagos por Montos Diferentes a los de las Partidas Abiertas
Cuando queremos imputar un pago a una partida abierta pero el monto pagado es
superior o inferior al de la partida (factura), tendremos que corregir el apunte
contable para que SAP nos permita llevar a cabo la contabilizacin.
El procedimiento a seguir es:
1 Entramos un pago como se ha explicado anteriormente.
2 Seleccionamos la partida a la que queremos imputar el pago.
En este caso, estamos pagando 1000 Ptas.. ms (por algn gasto)
Deberamos seleccionar en el men:
Pasar a Entr. rp. Pos.CM
Y conseguiramos la pantalla:

En la que introduciramos las posiciones necesarias para que el apunte cuadre.

obligatoriamente
CT Clave de contabilizacin S
Cuenta N de cuenta de mayor en la que S
queremos poner la posicin
Importe Importe que queremos introducir S
IVA Indicador de IVA Slo necesario si la
cuenta en la que
pensamos contabilizar
requiere un indicador
de IVA
Div Divisin. No.
CeCo Centro de coste. No, salvo que la
cuenta sea de gastos,
prdidas.
Cuando terminemos de introducir todas las posiciones que sean necesarias

pulsamos Simular
Pulsamos GRABAR de nuevo.
Visualizacin de saldos de Proveedores
Objetivo: Visualizar los saldos de un proveedor o grupo de proveedores (pool de

trabajo)
Procedimiento:
PATH DE ACCESO:
Finanzas Gestin financiera Acreedores Cuenta Visualizar saldos
TRANSACCIN: FK10N
El nmero del proveedor
La sociedad
El ejercicio

Podemos optar por ver el saldo de un solo proveedor o el saldo de varios. Si

queremos ver el saldo de varios seleccionamos:
Nos aparece una nueva pantalla y en ella podremos introducir el nombre de un

pool de trabajo (un grupo de registros maestros que debemos de haber creado
anteriormente).
Damos al ENTER, y nos aparecer la siguiente pantalla con los saldos del
proveedor o proveedores seleccionados:

En la primera columna vienen indicados los periodos del ejercicio. En la segunda

columna viene indicado el saldo del debe de la cuenta del proveedor, en la tercera
el saldo del haber. La cuarta columna indica el saldo total de la cuenta por periodo.
Por ultimo, la quinta nos indica el saldo acumulado del ao. Por ultimo en la ultima
columna aparece el volumen de negocios acumulado.
Si nos posicionamos encima de cualquier campo de un periodo y hacemos doble

clic o pulsamos podemos acceder a las Partidas individuales que componen
dicho saldo en ese periodo, obtendramos la siguiente informacin:

En la pestaa de Cuentas de Mayor Especial CME: nos visualizar el saldo de

operaciones de mayor especial como los efectos a pagar, anticipos,

Visualizacin de Partidas Individuales de Proveedores.
Objetivo: Visualizar las partidas individuales de uno o de varios proveedores.
Descripcin del Procedimiento:
PATH DE ACCESO:
Finanzas Gestin financiera Acreedores Cuenta Visualizar partidas
TRANSACCIN: FBL1N

Sistema de Informacin de Acreedores
SAP R/3 ofrece gran diversidad de informes. En cada submdulo existe una
seleccin de aquellos especficos de esa aplicacin en concreto. El acceso a los
informes correspondientes a Acreedores se efecta a travs de:
Finanzas Gestin Financiera Acreedores Sistema de informacin

informes para contabilidad de Acreedores

Anexo .- Creacin de un Pool de Acreedores.
Objetivo: Agrupar un nmero de proveedores de acuerdo con algn criterio

especfico del usuario.
Procedimiento:
PATH DE ACCESO:
Finanzas Gestin financiera Acreedores Entorno Opciones actuales

Actualizar Pool de trabajo para tratar Partidas
TRANSACCIN: OB55

Seleccionaremos el campo que queramos o daremos al botn lupa y pasaremos a

la pantalla siguiente:

Una vez aqu podemos visualizar un Pool ya creado, crear uno nuevo o eliminar un
Pool de trabajo, los botones seran los siguientes
Si queremos aadir un proveedor al Pool de trabajo existente PRUEBA, pulsamos

en la lupa y nos aparece la siguiente pantalla en la que aadiremos un proveedor a
los 3 existentes
Aadimos el proveedor 21 y grabamos
Ya est creado el Pool de Acreedores.

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TEMA 38-2 :Contabilizaciones de Acreedores

Creacin de una factura de proveedores 2

Creacin de una factura de proveedores

Objetivo: Introducir los datos necesarios para contabilizar una factura de un

Descripcin del procedimiento:

Finanzas Gestin Financiera Acreedores Contabilizacin Factura

En primer lugar se introducen los campos de la Cabecera del Documento.

Contabilizaciones de Acreedores Pg. 2

CAMPO EXPLICACIN Introducir

Contabilizaciones de Acreedores Pg. 3

documento de referencia en lugar del nmero de

Importe Importe total de la factura Si

Moneda / T/C Clave de moneda, en la cual se gestionan los S

A continuacin introducimos las posiciones de la factura

Contabilizaciones de Acreedores Pg. 4

CAMPO EXPLICACIN Introducir

En la pantalla de pagos podemos ver y / o modificar las condiciones de pago y de

Contabilizaciones de Acreedores Pg. 5

En la pestaa detalle podemos ver la cuenta que se va a actualizar a contabilizar

La asignacin es una informacin adicional en la posicin del documento. Las

En la pestaa impuestos podemos ver los datos relativos a impuestos

En la siguiente pestaa, nota, se puede introducir un texto explicatorio

En la pestaa Moneda Local, podemos ver los datos introducidos, en la moneda

Contabilizaciones de Acreedores Pg. 6

Una vez introducidos y revisados los datos, podemos simular el documento a

Si es correcto grabamos el documento, El sistema nos devuelve a la primera

Contabilizacin de un abono de un proveedor

Contabilizaciones de Acreedores Pg. 7

El proceso de creacin de un abono de un proveedor es el mismo que el de

Finanzas Gestin Financiera Acreedores Contabilizacin Abono

Objetivo: Contabilizar un anticipo a un proveedor

Descripcin del procedimiento

Finanzas Gestin financiera Acreedores Contabilizacin

Contabilizaciones de Acreedores Pg. 8

CAMPO EXPLICACIN Introducir

Contabilizaciones de Acreedores Pg. 9

Pulsar grabar para que sea efectiva la contabilizacin.

Contabilizaciones de Acreedores Pg. 10

Asimismo al contabilizar una factura a ese acreedor el sistema nos mandar un

Contabilizaciones de Acreedores Pg. 11

Objetivo: Compensar un anticipo con una factura

Descripcin del procedimiento

Finanzas Gestin financiera Acreedores Contabilizacin

Introducimos la fecha del documento, el deudor y en el campo REF.FACT el

El sistema nos da el nmero de documento creado.

Contabilizaciones de Acreedores Pg. 13

Contabilizacin de pagos a proveedores

Pagos Manuales por Totales

Objetivo: Pagar una factura por el importe de sta

Descripcin del procedimiento:

Finanzas Gestin Financiera Acreedores Contabilizacin

Introducimos los datos en los campos que sean necesarios.

Contabilizaciones de Acreedores Pg. 14

CAMPO EXPLICACIN Introducir

Pulsar el botn Tratar PAs.

Contabilizaciones de Acreedores Pg. 15

Contabilizaciones de Acreedores Pg. 16

SAP nos presentar el documento resumen:

Contabilizaciones de Acreedores Pg. 17

Si estamos de acuerdo con la contabilizacin, pulsamos GRABAR. SAP grabar el

Contabilizaciones de Acreedores Pg. 18

Herramientas tiles para tratamiento de partidas numerosas:

El men Opciones Comandos S/No: Con ello activamos y

Ha aparecido un nuevo campo: el campo Com. En l podemos introducir los