Documento MO 16/09/2017

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Documento MO: Modelo de la Organizacin

Identificacin del contexto y de las oportunidades en la organizacin.

Versin <V.1.1>

Presentado por: <FELIX ANDRES GAMBOA MURILLO >

Historia de Revisiones

Fecha Versin Descripcin/cambio Autor

16 / 09/2017 <V 1.1 > <descripcin del estado del FELIX ANDRES GAMBOA
documento> MURILLO

<Nombre del proyecto>

Marco de Referencia de Desarrollo de Software
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Objetivo

El propsito de este documento es adquirir un conocimiento general acerca del contexto y

estructura de la organizacin de software, sus componentes y caractersticas, que permitan
una comprensin de sus estructuras y sus procesos, y la identificacin de sus oportunidades.

Aspectos a documentar

1. Contexto de la organizacin.

SCA Worker: Software Contable Android

Que es:

Es un software bsico contable para pequea y mediana empresa para dispositivos Android, gratuito y
Prestaciones PREMIUM pagas, para el alcance de todos microempresarios modernos.

MISION

Proporcionar herramientas de software administrativo-contable, hardware, asesoras y helpware para

optimizar la administracin e informtica efectiva de empresas medianas y pequeas en los sectores
industriales, comerciales y de servicios, procurando con ello el desarrollo de la economa y mejoramiento
social, as como el crecimiento personal, profesional y econmico de nuestros clientes, colaboradores y
asociados.

VISIN EMPRESARIAL
Crecer como microempresa, de forma que este producto pueda llegar a las pequeas y medianas
empresas.

MISIN EMPRESARIAL:
Llevar un software contable de mnimo presupuesto a pequeos empresarios sin posibilidad de
contratacin de un servicio especializado, personal o medio tecnolgico.

OBJETIVO GENERAL

Crear una aplicacin para pequeas y medianas empresas que carecen de servicios bsicos como son
electricidad, internet wifi, o un establecimiento que determinen la situacin contable, administrativa y
financiera a travs de un software para personas con conocimiento bsico en contabilidad y
acostumbrados a manejar herramientas de redes sociales como whatsapp o facebook, los cuales
ingresaran los datos que le permitirn sacar informes de los 5 estados financieros y otros exigidos por la
Dian a empresas de rgimen simplificados y comn o algunos que son de rgimen comn responsables
de Iva .
Otro de los objetivos es que el programa pueda ser instalado en tabletas o celulares de bajo
costo y requerimiento de almacenamiento y memoria RAM, permitiendo al programa ser gil,
rpido, fiable y cumplir con los requisitos de generacin de informes en archivos PDF o
impresiones.
Otra de las metas es la generacin de informe que le indiquen al empresario como van sus
ventas segn los topes establecidos para estar en el rgimen en el que se encuentra; al igual
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que la generacin del valor de los impuestos y retenciones basados en las normas de la DIAN o
algunas establecidas por algunos municipios del territorio colombiano como el ICA el cual no es
de carcter aplicativo segn mandato de alcaldes
Utilizar SCA Worker como camino para el aprendizaje de los estudiantes de ADSI en su proceso
educativo y como proyecto de grado.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Determinar si la empresa est obteniendo utilidad o prdidas aplicando la ecuacin contable a la

informacin digitada y reflejados en los estados financieros como son balance general, estado
de resultados, utilidad o prdida ..etc.
Que el empresario pueda entregar informes financieros reales a entidades como bancos, cmara
y comercio, Dian y rentas.
Determinar la viabilidad y planeacin de inversiones segn los ingresos y gastos registrados en
el programa o el plan de accin para poder realizarlas basado en la informacin registrada en el
Software.
Automatizar ciertos procesos contables mediante la utilizacin de la aplicacin.
Poder tomar decisiones estratgicas al respecto su microempresa en base a la informacin
suministrada por la aplicacin.
Que el empresario est actualizado sobre las nuevas normas a travs de boletines sobre estos
temas que el programa le enviar segn anuncios de la Dian.
Determinar la planeacin de compras y ventas de la empresa que le permitan tomar decisiones de si debe
crear otro registro de empresa ante cmara de comercio para continuar en rgimen simplificado

Alcance del proyecto (producto, proceso y contexto):

El software solo ser creado para plataformas Android para cumplir con su principio de bajos costos en
equipo, licenciamiento de sistemas operativos, operatividad, didctica, fiabilidad y rendimiento igual o
superior a los programas contables de renombre en la regin.
El software permitir de forma gil, visual y didctica la digitacin sencilla de la informacin tanto de
clientes como de cuantas y los respectivos registros contables.
Deber as mismo capturar los datos necesarios para que si en algn momento el usuario debe realizar
medios magnticos o informes sobre nif pueda hacerlo con mdulos adicionales. El programa deber
tener instalado un sistema de copias de seguridad de la informacin que almacenara informacin en
plataformas de almacenamiento en la nube tales como Gmail y mega. El software solo funciona en
dispositivos con sistema operativo Android y ser monousuario.

2. Mapa de procesos de la organizacin.

Se debe identificar el Modelo de Negocio y el Proceso de Negocio de la organizacin, as

como su Cadena de Valor o el mapa de procesos. Esta Cadena de Valor o mapa de
procesos debe mostrar los respectivos procesos de primer nivel en la organizacin y debe
ser coherente con la Misin de la misma. Estos procesos pueden clasificarse segn
estndares internacionales en: Procesos estratgicos o de direccin, procesos de negocio
o claves y procesos de apoyo o soporte.

MAPA DE PROCESOS

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ANALISIS INTERNO DE LA CADENA DE VALOR

ADMINISTRACION Y
GESTION GERENCIAL,
COMPRAS INVENTARIOS,
VENTAS

- RECURSOS RECNOLOGIA, SISTEMAS,

HUMANOS ACTIVIDADES
SOPORTE DE REDEA
- PERSONAL DE APOYO
- CONTABILIDAD
TERCERIZACION: MANEJO
- FINANZAS
DE BODEGAS, FACTURAS,
TRANSPORTE EN
MERCADOS
ACTIVIDADES PRIMARIAS

OPERACIONES MERCADEO Y VENTAS LOGISTICA Y BODEGA

ADMINISTRATIVAS: - PUBLICIDAD EXTERNA:
- CONTROL DE - PROMOCIONES PAGOS Y CONTRATOS
- RECEPCION DE
INVENTARIOS - AUMENTOS POR CON LOS PROVEEDORES
PEDIDOS
- VENTAS, PEDIDOS. MERCADO - CONTROL
- CONTACTO CON EL - COMBINACION DE FISICO DE
CLIENTE PRODUCTOS INVENTARIOS
-

OPORTUNIDADES
Mejorar y actualizar la capacitacin con
cursos dictados por personal tanto del
sector pblico como del privado.
DEBILIDADES
Creatividad en busca de nuevos
Clculos inexactos aun el sistema este
3. Anlisis DOFA organizacional. objetivos.
informatizado
Innovacin en procesos.
Los empleados
FORTALEZAS, pueden introducir
OPORTUNIDADES, DEBILIDADES, AMENAZAS DEL PROYECTO
(DOFA)
informacin incorrecta, lo que puede Cambios en herramientas de apoyo
tambin causar estados financieros para la (software) facilitando proveer de
compaa y reflejar errores. informacin contable- financiera para
la toma de decisiones
Los sistemas de contabilidad de los
ingresos tambin someten a la empresa a
malversacin de fondos, sobre todo<Nombre
si un del proyecto>
empleado tiene acceso irrestricto a las de Desarrollo de Software
Marco de Referencia
cuentas de la compaa.
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FORTALEZAS
Una empresa puede comprobar el
progreso de sus ingresos en cualquier
momento durante un perodo contable

Una empresa tambin puede utilizar el AMENAZAS

sistema para determinar qu fuentes Resistencia pasiva al cambio
proporcionan ms ingresos Acomodamiento.
Una empresa puede analizar los Falta de involucramiento.
cambios en los patrones de ingresos y
utilizar la informacin en la toma de Falta de criterio
decisiones

Tener un sistema de contabilidad

separado dedicado a los ingresos
ofrece a un negocio una mejor
organizacin,

4. Problemas identificados en la realizacin de los procesos organizacionales.

CAPACIDADES DE INVERSION

- Incorporacin de sistemas de informacin contable.

- Capacitacin y/o incorporacin de personal entrenado.
- Mantenimiento de los sistemas de informacin contable.

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- Costos de incorporacin de sistemas de informacin contable

- Costo de adquisicin del software
- Costo de capacitacin y/o de incorporacin de personal entrenado
- Costos de mantenimiento de los sistemas de informacin contable
- Desconocimiento de financiacin para la implementacin

FALTA DE CONOCIMIENTOS POR PARTE DE ASESORES

- Desconocimiento de la necesidad de incorporacin de sistemas de informacin contable
- Desconocimiento de los productos de software que ofrece el mercado
- Desconocimiento en la formas de implementacin

FALTA DE METODOLOGA POR PARTE DEL CONTADOR

- Necesidad de una metodologa

- El rol del contador en materia informtica
- Necesidad de Recursos Humanos en la tecnologa informtica

OTRAS
- Errores en los parmetros y datos de un documento
- Creacin de Cuentas repetidas.
- Asientos Contables que no cuadran.
- Modificacin de asientos realizados luego de generar asientos automticos (Cierre, Actu - Mala
asignacin entre cuentas y subcuentas (asociacin de diferentes tipos de cuentas).
- Capitalizacin de cuentas de Capital manualmente realizados. Falta de Parmetros en las
cuentas.
- Utilizacin Incorrecta de algunos tipos de documento. - Errores de Procesamiento del Sistema.
Montos no consistentes entre el libro de compras iva y el registro contable.

5. Lista de problemas con su prioridad asociada

El riesgo de no contar con informacin a tiempo se hace mayor cuando solo el contador controla el
software donde reside la informacin de tu negocio, pues a ste le queda muchas veces imposible
responder a las necesidades de informacin de sus clientes con la prontitud necesaria. El contador
acta de muy buena fe, pero en la mayora de los casos no logra entregar la informacin con la
premura requerida principalmente por dos razones: la primera, el contador atiende muchas empresas
y por ende debe compartir su tiempo entre ellas, generando filas o demoras en responder a cada
cliente en especfico. La segunda, tiene que ver con que, en los modelos tradicionales, el contador
requiere desplazarse al cliente para recolectar informacin (de transacciones, de inventario, contable,
etc.) para luego ir a su oficina, ingresarla a su software, y as finalmente producir unos informes que
por la naturaleza del proceso mismo puedes tardar varias semanas en ser entregados desde que son
pedidos. Desafortunadamente, la realidad es tosca, y el negocio se perjudica o deja de crecer cuando
se toman decisiones que no pudieron esperar con informacin incompleta

6. Reporte de tiempos

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Registrar nombres, roles, fechas, horarios y los tiempos empleados en las distintas
actividades por cada uno de los participantes en la elaboracin del entregable. Utilizar para
ello el siguiente formato:

Estimacin de esfuerzo:

Nombr Tiempo Tiempo

Fecha Actividades Horario
e/Rol Asesores Empresa
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ORGANIZACIN

Totales

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