XII.

SISTEMA DE LIBROS Y REGISTROS CONTABLES

A. LIBROS Y REGISTROS TRIBUTARIOS

La SUNAT ha establecido desde el 1 de enero de 2007 las normas referidas a los libros y
registros contables y los vinculados a aspectos tributarios, obligados a llevar en el caso de
entidades y empresas que generan rentas empresariales o de tercera categora.

En efecto mediante Resolucin de Superintendencia N 234-2006/SUNAT se regula esta

obligacin para las empresas y tambin para personas naturales afectas a rentas por las
que deben llevar un Libro para el registro de sus ingresos por rentas de segunda o cuarta
categora segn el caso.

La regulacin de la SUNAT incluye:

El procedimiento para la autorizacin de los libros.

La forma en la cual debern ser llevados.

Los plazos mximos de atraso.

Cmo se comunica los casos de prdida o destruccin de los mismos.

En nuestro pas, actualmente se utilizan sistemas de llevado de libros y registros

vinculados a asuntos tributarios bajo el sistema manual de libros impresos,
sistemas mecanizados en hojas sueltas y sistemas de emisin electrnica este
ltimo que puede ser llevado desde los sistemas del propio contribuyente
utilizando el Programa de Libros Electrnicos-PLE o el Sistema de Libros
Electrnicos- SLE Portal desde los sistemas de la sUNAT, tal como se resume en
el siguiente grfico.

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En el sistema manual: los libros y registros se adquieren en una imprenta, su llevado es a
manuscrito y se legalizan antes de usarlos.

En el sistema computarizado; la informacin contable se ingresa apoyada en un software

contable apoyada en la estructura dispuesta por la SUNAT para cada libro y registro.

En el Programa de Libros Electrnicos-PLE, los libros se generan desde los sistemas del
contribuyente, y se validan con un aplicativo de la SUNAT que permite generar un resumen de
toda la informacin contable y obtener una constancia de recepcin por parte de la SUNAT,
respecto de cada libro.

En el Sistema de Libros desde el Portal-SLE, los contribuyentes generan sus libros desde el
portal de la SUNAT y su afiliacin y generacin de los libros es voluntaria.

B. LLEVADO DE LIBROS - FORMA MANUAL Y SISTEMA

COMPUTARIZADO

Legalizacin de los Libros

Los notarios o jueces, segn corresponda, colocarn una constancia en la primera hoja de
los mismos y procedern a sellar todas las hojas del libro o registro, las mismas que
debern estar debidamente foliadas por cada libro o registro, incluso cuando se lleven
utilizando hojas sueltas o continuas.

Oportunidad de la Legalizacin

Los libros y registros deben ser legalizados antes de su uso, incluso cuando sean llevados
en hojas sueltas o continuas.

Para la legalizacin del segundo y siguientes libros y registros, de una misma

denominacin, se deber tener en cuenta:

Tratndose de libros o registros llevados en forma manual, se acredita que se ha

concluido con el anterior, con la presentacin del libro o registro anterior concluido o
fotocopia legalizada por notario del folio donde conste la legalizacin y del ltimo folio del
mencionado libro o registro.

DOCENTE: DENNIS D. CHIPANA TAGLE Pgina 2

 1. Tratndose de libros o registros que se lleven utilizando hojas sueltas o continuas,
se deber presentar el ltimo folio legalizado por notario del libro o registro
anterior.

2. Tratndose de libros y registros perdidos o destruidos por siniestro, asalto u otros,

se deber presentar la comunicacin que se ha establecido para ese efecto.

Empaste de los Libros y Registros

Los libros y registros vinculados a asuntos tributarios que se lleven utilizando hojas
sueltas o continuas debern empastarse, de ser posible, hasta por un ejercicio gravable.

Los empastes debern incluir las hojas que hayan sido anuladas. A tal efecto, la
anulacin se realizar tachndolas o inutilizndolas de manera visible.

Las hojas sueltas o continuas correspondientes a un libro o registro de una misma

denominacin, que no hubieran sido utilizadas, podrn emplearse para el registro
de operaciones del ejercicio inmediato siguiente.

Conservacin y comunicacin de prdida o destruccin de los libros

Es obligatorio almacenar, archivar y conservar mientras el tributo no est prescrito, lo

siguiente:

Los libros y registros, llevados de manera manual, mecanizada o electrnica.

Los documentos y antecedentes de las operaciones o situaciones que constituyan

hechos susceptibles de generar obligaciones tributarias o que estn relacionadas
con ellas.

En ese sentido, los contribuyentes tienen la obligacin de comunicar a la SUNAT,

en un plazo de 15 das hbiles, los casos en que ocurra la prdida o destruccin
por siniestro, asaltos y otros, de los libros y registros.

En todos los casos, se deber adjuntar copia certificada expedida por la autoridad policial
de la denuncia presentada por el contribuyente, respecto de la ocurrencia de los hechos,

DOCENTE: DENNIS D. CHIPANA TAGLE Pgina 3

debindose presentar la citada documentacin en la Mesa de Partes de los Centros de
Servicios y dependencias de la SUNAT

Plazo para rehacer los libros contables

El plazo es de sesenta (60) das calendarios a partir de la prdida o destruccin. Por

razones debidamente justificadas se podr solicitar a la SUNAT una prrroga.

Recuerde que la SUNAT podr verificar que el deudor tributario efectivamente hubiera
sufrido la prdida o destruccin sealadas, para poder acogerse al cmputo del plazo
para rehacer los libros.

C. LLEVADO DE LIBROS FORMAS ELECTRNICAS

Los Libros Electrnicos

Hay dos formas o sistemas para llevar los Libros Electrnicos:

Desde el portal de la SUNAT, llamado SLE Portal y

El segundo llamado Sistema PLE o Programa de Libros Electrnicos que se

realiza desde los sistemas del contribuyente.

Es muy importante tomar conciencia, que hay libros electrnicos que ya son obligatorios
para el universo de empresas de mayores ingresos en sus ventas (Registro de compras y
de Ventas) y gradualmente seguir aumentando la cantidad de usuarios obligados y slo
en casos de ingresos pequeos, esta forma de llevado electrnica ser voluntaria y la
podrn alternar con las otras dos formas: manual o computarizada.

A partir de enero de 2016, los usuarios de los sistemas de Libros electrnicos se

sujetan al siguiente cronograma de aplicacin:

DOCENTE: DENNIS D. CHIPANA TAGLE Pgina 4

Primer segmento: Los Contribuyentes PRICOS incorporados por la SUNAT al
sistema electrnico

Registro de Ventas y Registro

Desde Enero de 2013
de Compras

Libros Diario y Mayor Desde Junio de 2013

Libros Libros de Inventarios y

Desde Enero de 2016 (El
balances, Registro de costos y Fecha de
Obligatorios llevado es anual)
Registro de activos fijos
Inicio de
de forma
uso
Electrnica
Registro de Consignaciones,
Libro de Inventario
Desde Enero de 2016 ( El
Permanente de Unidades
llevado es mensual)
Fsicas y Libro de Inventario
Permanente valorizado

DOCENTE: DENNIS D. CHIPANA TAGLE Pgina 5

Segundo segmento: Resto de contribuyentes ( MEPECOS)

OBLIGADOS a llevar de forma electrnica el Registros de Compras y el Registro de

Ventas, segn volumen de ingresos se sujetan al siguiente cronograma :

Registros obligatorios de
Volumen de ingresos Fecha de inicio de uso
forma electrnica

Ingresos mayores a 500 UIT

(S/ 1 825,000 ) entre los
Desde enero de 2014
meses de julio 2012 a junio
2013

Ingresos mayores a 150 UIT

(S/570,000) entre los meses
Desde enero de 2015
Registro de Compras y de enero a diciembre de
Registro de Ventas 2014

Ingresos mayores a 75 UIT

(S/ 288,750) entre los
Desde enero de 2016
meses de enero a diciembre
de 2015

Tercer segmento

Los contribuyentes, afiliados al Programa de Libros Electrnicos (PLE) o los que generen
sus libros ( Generadores ) desde el portal de la SUNAT, podrn llevar de forma
VOLUNTARIA, el Registro de Ventas y Registro de Compras.

DOCENTE: DENNIS D. CHIPANA TAGLE Pgina 6

 D. ATRASO EN LIBROS-FSICOS Y ELECTRNICOS
Los plazos mximos de atraso de los Libros y Registros vinculados a asuntos tributarios
se encuentran establecidos en el Anexo 2 de la Resolucin de Superintendencia N 234-
2006-SUNAT y normas modificatorias, conforme lo podr ver en el siguiente enlace.

Plazos especiales

Los plazos son los mismos para el llevado de los libros bajo cualquier modalidad incluidos
los libros electrnicos, excepto el Registro de Compras y el Registro de Ventas.

Igualmente hay un plazo mximo de atraso permitido para el Registro de Inventario

permanente valorizado que tiene un plazo especial dispuesto por la Resolucin de
Superintendencia N 169-2015/SUNAT del 26-06-2015 que ha sustituido los plazos de
atraso como sigue:

Mximo de Acto o circunstancia que determina el

atraso Forma de llevado inicio del plazo para el mximo de
permitido atraso permitido.
3 meses,que se cuentan desde el
Tres meses Para los que llevan el Registro
primer da hbil de realizadas las
de forma manual o usando
operaciones relacionadas con la
hojas sueltas o continuas
entrada y salida de bienes.
3 meses,que se cuentan desde el
Para los que llevan el libro de primer da hbil de realizadas las
Tres meses manera electrnica operaciones relacionadas con la
entrada y salida de bienes.

Respecto a los Registros de Ventas y Registro de Compras Electrnicos, se sujetan

a plazos mximos de atraso que especialmente disponga la SUNAT mediante Resolucin
de Superintendencia.

DOCENTE: DENNIS D. CHIPANA TAGLE Pgina 7

12.1. ESTRUCTURA DE LIBROS Y REGISTROS.

Desde el 09 de febrero del 2016 estn vigentes las estructuras que se detallan a
continuacin, tanto para la elaboracin de los Libros Electrnicos de periodos en curso
como para periodos anteriores a dicha fecha.

La estructura e informacin que contendr(n) el(los) archivo(s) de texto para cada libro
electrnico han sido aprobadas de acuerdo al Anexo N 2 (pdf) de la Resolucin de
Superintendencia N 361-2015/SUNAT.

Descargue las:

ESTRUCTURAS E INFORMACIN DE LOS LIBROS Y/O REGISTROS

ELECTRNICOS (Anexo N 2 en Excel)

Tablas

Por su parte, los parmetros se obtendrn del Anexo N 3 de la R.S. N 286-2009/SUNAT y

modificatorias:

Anexo N. 3: Tablas *La Tabla 10 fue derogada por RS N 121-2014/SUNAT y ahora tanto
en el SLE-PLE y SLE PORTAL se utilizar la Tabla 10 de la RS. N 234-2006/SUNAT y
modificatorias.

Estructuras de los Libros y Registros Electrnicos para la Versin 4.0.9

Hasta el 08 de febrero de 2016 estarn vigentes las estructuras que se detallan a
continuacin, tanto para la elaboracin de los Libros Electrnicos de periodos en curso como
para periodos anteriores a dicha fecha.

La estructura e informacin que contendr(n) el(los) archivo(s) de texto para cada libro
electrnico de acuerdo al Anexo N 2 de la Resolucin de Superintendencia N 379-
2013/SUNAT, sustituido por la Resolucin de Superintendencia N 121-2014/SUNAT (ANEXO
N 2), es la siguiente:

1. Libro Caja y Bancos

3. Libro de Inventarios y Balances
4. Libro de Retenciones incisos e) y f) de Artculo 34 de la Ley del Impuesto a la Renta
5. Libro Diario
5A. Libro Diario de Formato Simplificado

DOCENTE: DENNIS D. CHIPANA TAGLE Pgina 8

 6. Libro Mayor
7. Registro de Activos Fijos
8. Registro de Compras
9. Registro de Consignaciones
10. Registro de Costos
12. Registro de Inventario Permanente en Unidades Fsicas
13. Registro de Inventario Permanente Valorizado
14. Registro de Ventas e Ingresos

Asimismo, en el Anexo N 2 se consigna la informacin sobre:

" Estructuras e informacin de los Libros y/o Registros Electrnicos "

" Reglas generales de la informacin de los Libros y Registros Electrnicos "

" Reglas generales de la informacin de los comprobantes de pago y/o documentos "

12.2. OBLIGACIN DE LIBROS Y REGISTROS DESDE PUNTO DE VISTA

EMPRESA Y NEGOCIO

La obligatoriedad para el llevado de los libros contables de las entidades y empresas

tienen como referencia los ingresos obtenidos en el ejercicio gravable anterior y la UIT
vigente en el ejercicio en curso. Asimismo, los perceptores de rentas de tercera categora
que inicien actividades generadoras de estas rentas en el transcurso del ejercicio,
considerarn los ingresos que estimen obtener en el ejercicio.

La cantidad de libros obligados a llevar, se determina en base al rgimen tributario a que

se encuentra la entidad o la empresa y en el caso de estar comprendido en el rgimen
general en base al volumen de los ingresos anuales que esta tenga.

En el Rgimen tributario denominado Nuevo RUS, no es obligatorio llevar libros ni

registros contables.

En el Rgimen Especial de Renta-RER y el Rgimen General de Renta, la obligacin se

resume como sigue:

DOCENTE: DENNIS D. CHIPANA TAGLE Pgina 9

 Rgimen Tributario Libros que se llevan
Rgimen Especial de Registro de Compras y Registro de Ventas
Renta-RER
Rgimen General de Volumen de Ingresos Libros obligados a llevar
Renta brutos anuales
Hasta 150 UIT -Registro de Compras
-Registro de Ventas
-Libro Diario Simplificado
Ms de 150 UIT hasta 500 Diario;Mayor; Registro de Compras
UIT y Registro de Ventas,
Ms de 500 UIT hasta Libro de Inventario y Balances;
1,700 UIT Diario;Mayor; Registro de Compras
y Reg. De Ventas
Ms de 1,700 UIT Contabilidad Completa

DOCENTE: DENNIS D. CHIPANA TAGLE Pgina 10

IMPORTANTE:

Adems de acuerdo con la Ley del Impuesto a la Renta, las empresas se encuentran
adicionalmente obligadas a llevar en caso les corresponda, los siguientes libros o registros:

Libros y Registros obligatorios de acuerdo a las normas de la Ley del Impuesto a la

Renta:

Libro de Retenciones incisos e) y f) del artculo 34 de la Ley del Impuesto a la Renta.

Registro de Activos Fijos.
Registro de Costos.
Registro de Inventario Permanente en Unidades Fsicas.
Registro de Inventario Permanente Valorizado.

DOCENTE: DENNIS D. CHIPANA TAGLE Pgina 11