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Das Wissen um den Umgang mit

dem Wissen
Ich weiß gar nicht wie oft ich am Tag etwas gefragt werde, auf das ich
antworte: „Hast Du denn schon selbst nach der Antwort gesucht?“. Das hat
mich etwas ins Grübeln gebracht. Ist denn das Prinzip, eigenes (oder
kollektives) Wissen suchbar zu speichern (und nach Bedarf auch abzurufen)
oder auch fremdes Wissen durch Suchen anzuzapfen, nicht genügend
bekannt? Ist solches Verhalten erst ein Produkt des (bis dato nie ganz
erreichten) papierlosen Büros? Lernt man es erst jetzt in der Schule (wenn
überhaupt)? (im BWL 2.0 Blog fand ich einen Artikel über ein interessantes
Projekt an einer Schule in England, an der Achtjährige iPod Touches mit
Internetzugang für den Unterricht erhalten – aber dieses Beispiel ist wohl
leider noch etwas utopisch in unserem Land).

Im Land der Erfinder, Entdecker und Gründer hat man heutzutage eher Angst
vor allem Neuen, vor allem, was mit Computern zu tun hat sowieso.

Jedenfalls scheint es sich im alltäglichen Leben um mich herum noch nicht


durchgesetzt zu haben, dass man Informationen auch googlen kann. Oder –
und das ist für firmeninternes Wissen ja der durchaus wichtigere Aspekt –
man Informationen (Wissen) auch wieder aus seinem eigenen Rechner
abrufen kann (bevorzugt just in dem Moment, in dem man es benötigt). Wenn
man Ersteres zwar tendenziell weiß, Letzteres jedoch handwerklich noch
nicht so drauf hat, kommt man einfach nicht ans Ziel. Es scheint noch ein
großes Defizit zu geben, was das Wissen um den Umgang mit dem Wissen
betrifft.

Das Wissen ist da – wie zapft man es an?

Erst wenn das Prinzip von elektronischem Wissensabruf verinnerlicht wird,


kommt man wohl auch in den Habitus, Wissen in einer leicht wieder
auffindbaren Form zu speichern. Und damit meine ich nicht (nur) in welchem

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Ordner diverse Dateien abgelegt werden, sondern wie Informationen
verschlagwortet und miteinander verknüpft werden, welche Werkzeuge man
zur Archivierung und vor allem zur schnellen Wiederaufbereitung verwendet.

Egal welches Programm oder System man verwendet (auf meine eigene,
bevorzugte Lösung gehe ich noch kurz ein), gibt es ein paar
plattformübergreifende Tipps:

Indizieren - Dateien am Rechner sollte man indizieren, damit man mit einem
Suchprogramm nicht nur Dateinamen, sondern auch den Inhalt der Dateien
schnell durchsuchen kann. Am windows PC funktioniert dies zum Beispiel
über die Windows Desktop Suche, die wohl in Vista und Windows 7 integriert
ist, aber auch für Win XP nachgerüstet werden kann. Aber auch Drittanbieter
wie google, yahoo, copernic destop search etc. bieten Programme zum
Indizieren und Durchsuchen von Windows Rechnern an. Am Apple Macintosh
ist diese Funktion mittels „spotlight“ ohnehin integriert. Besonders schön am
Mac: Spotlight findet auch Inhalte innerhalb von Programmen wir evernote
(siehe unten) und E-Mail Nachrichten, die am PC nicht mit indiziert werden.

Datenbanken – Wissen in Datenbanken zu speichern hilft dieses wieder


hervorzukramen, weil relationale Datenbanken eben darauf spezialisiert sind,
Informationen, die in einem bestimmten Verhältnis zueinander stehen, zu
verknüpfen bzw. nach diesen Verknüpfungen zu ordnen und abrufbar zu
machen. Das ist natürlich bei Address- bzw. Kontaktdatenbanken besonders
praktisch und bekannt. Wenn man einer Datenbank auch selbst definierte
Felder hinzufügen kann, sind die Möglichkeiten, wie man Informationen
(Wissen) miteinander verknüpft, fast unbegrenzt. Sie lassen sich dann auch
in Form von Auswahlabfragen wieder ans Licht bringen (so kann ich meiner
Datenbank z.B. befehlen, mir die Namen und Anschriften von
Kunsthandwerkern auszudrucken, aber nur von solchen, die Österliches
ausstellen, aus einem bestimmten Postleitzahlenbereich kommen und seit
mindestens x Jahren nicht mehr bei uns ausgestellt haben).

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Verschlagworten – Wenn man später nicht mehr weiß, wonach man suchen
soll, kann man etwas auch nicht mehr (leicht) finden. Das Gehirn funktioniert
hier auf komische Weise. Wichtig ist immer auch der Kontext, also der
Zusammenhang, in dem eine Information (für einen) steht. Ich kann mich
vielleicht nicht an den Namen einer bestimmten Person erinnern, aber ich
weiß, dass ich mich an ihn erinnern werde, weil sein Dackel immer
jahreszeitliche Pullis/Decken trägt. Also ist das eine wichtige Information, die
ich mir zu dieser Person in meiner Datenbank notiere. So viele Ergebnisse
wird es zu dem Stichwort „Dackel“ im Notizfeld nicht geben und die
Suchergebnisse liefern mir dann weitere Indizien wie Wohnort etc., die mir
helfen, die Person namentlich zuzuordnen. Da selbst Indizierungsprogramme
meist Ergebnisse aus Dateinamen schneller oder weiter oben wiedergeben,
als Ergebnisse aus gefundenem Text innerhalb einer Datei, hilft es auch,
Schlagwörter im Dateinamen zu integrieren. Je präziser – und eben auch
kurz – man dabei vorgeht, desto besser. Ich speichere gerne auch das
Datum in einem Dateinamen mit ab, weil ich so auf Anhieb erkenne, in
welchem Zeitfenster ich mich bewege. Wenn man dabei das Datum in Form
von Jahr/Monat/Tag angibt (z.B. 090927 für 27.9.2009) lassen sich solche
Ergebnisse selbst bei einer alphanumerischen Sortierung auf- oder abwärts
schnell finden.

Suchparameter – Jeder weiß, dass man bei Google, Bing & Co. einen
Suchbegriff in die Suchmaschine eingeben kann und meist akzeptable
Ergebnisse damit erzielt. Man kann aber die Qualität der Ergebnisse deutlich
erhöhen, wenn man die Suche eingrenzt, indem man zusätzliche Begriffe
hinzufügt. All das ist bereits in unzähligen Artikeln beschrieben und lässt sich
entsprechend googlen. Eine Suche mit folgenden Suchbegriffen brachte mir
heute gute Ergebnisse: „google syntax internetsuche“. Es gibt sogar
Volkshochschulkurse, wie man richtig sucht im Internet. Für diese kleine
Einführung nur so viel: setzt man vor eines der Suchbegriffe ein „+“, so bringt
die Suchmaschine nur Ergebnisse, die auf jeden Fall auch diesen Begriff
enthalten. Ein „-“ grenzt diese Begriffe entsprechend aus.

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Offen sein und wollen – All das oben Beschriebene funktioniert natürlich
nicht, wenn man nicht offen ist für Neues. Es hilft, wenn man sich ein wenig
damit beschäftigt, wie Informationen eingegeben / gespeichert werden
müssen, um von einer Maschine wieder gefunden werden zu können
(wenngleich es natürlich ständige Forschung nach immer besseren
Methoden / Programmierung gibt – Stichwort: semantisches Web). Aber es
hilft auch, wenn man ein wenig in sich selbst hinein hört und sich dafür
sensibilisiert, wie man selbst Informationen verarbeitet. Ist man eher ein
Mensch, der in Bildern denkt? Informationen bildlich zu beschreiben ist in
jedem Fall eine große Hilfe. Und: welche Emotionen und Assoziationen weckt
eine Information, ein Bild? Dieses Wissen sollte mit der Kernaussage /
Information gespeichert werden, damit diese besser gefunden werden kann
(siehe „Verschlagworten“).

Wichtig ist auch, dass wir uns immer wieder bewusst machen, dass wir
Wissen und Informationen nicht um ihrer selbst willen speichern. Es geht
nicht um die Verwaltung von Wissen, sondern darum, wie wir durch die
Verknüpfung von Informationen und die Abrufbarkeit dieses Wissens im
jeweils entscheidenden Moment einen Mehrwert erreichen können, einen
kreativen Prozess in Gang setzen können. Klingt hochtrabend... Ganz
vereinfacht ausgedrückt: die meisten Informationen brauchen wir nicht in dem
Moment, in dem wir sie erhalten. Von vielen ahnen wir aber, dass diese
später wieder von Bedeutung sein könnten, wir wissen aber vielleicht noch
nicht mal in welchem Zusammenhang. Diese Ahnung sollte jedoch schon
Impetus sein, die Information zu speichern, damit sie später einen
Entscheidungsprozess vereinfachen, oder einen Ideenfindungsprozess
befruchten kann.

Meine bevorzugte Methode zur Wissensspeicherung:

Für alles, was Kontaktbezogen ist: eine selbst erstellte relationale


Datenbank (z.B. MS Access, Filemaker, OpenOffice).

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Für Informationen in Dateien: indizierte Festplatten (bevorzugt am Mac mit
Spotlight).

Für alles andere: Evernote. Evernote (www.evernote.com) bietet ein


unschlagbares Archivierungswerkzeug, das sowohl am Windows PC, am
Apple Macintosh, an mobilen Geräten wie iPhone, iPad oder Android
Mobiltelefonen als auch über ein web-basiertes Interface funktioniert und
gespeicherte Daten auf allen verwendeten Rechnern synchronisiert. Ich kann
also im Büro am PC oder zuhause am Mac Informationen eingeben (oder aus
dem Netz „clippen“) und diese in verschiedenen thematisch festgelegten
„notebooks“ speichern und vor allem verschlagworten. Sogar Scans oder
Fotos von handgeschriebenen Texten lassen sich nach einem automatischen
server-seitigen OCR-Abgleich durchsuchen. Man kann den Zugang zu seinen
„notebooks“ auch anderen freigeben und somit an Projekten gemeinsam
arbeiten. Kostenlos ist das alles auch noch (bis zu einem gewissen Umfang,
den ich trotz starker Nutzung noch lange nicht erreicht habe). Ich könnte
noch viel mehr Lobendes über evernote schreiben, aber: probiert es am
besten einfach selbst aus (über obigen Link erfährt man alles, was es dazu
benötigt).

Vor allem fände ich es toll, wenn alle, mit denen ich regelmäßig zusammen
arbeite (in und außerhalb des eigenen Unternehmens), den Zugriff auf ihr
eigenes, Firmeneigenes und netzwerkinternes Wissen verbessern würden.
Die Möglichkeiten, die sich bei besserem und schnellerem Zugriff auf Wissen
in einer vernetzten Welt ergeben, sind nämlich geradezu erschreckend - in
einer positiven Weise. Wir, die wir nicht als 8jährige schon iPods mit
Internetzugang in der Schule benutzten, müssen uns halt ein wenig mehr
anstrengen, wenn wir den Anschluss nicht verpassen wollen. Als Optimist
sage ich aber: Diese Anstrengung lohnt sich.

Dieser Artikel erschien in abgewandelter Form erstmals am Sonntag, 27. September 2009

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Über den Autor:

Nach einer Kindheit in Pakistan und Schottland verbrachte ich meine Jugend in Zeilitzheim (750
Seelen Dorf in Franken). Langer Aufenthalt im Geburtsland USA zur Ausbildung (Grafik) und
Studium (Philosophie, Kunstgeschichte). Führe das 1999 geerbte Barockschloss Zeilitzheim.

Alexander von Halem

Kontakt:

http://www.barockschloss.de/kontakt.htm

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