VALORACIN DOCUMENTAL

Labor intelectual por la cual se denomina los valores primarios y secundarios de los
documentos, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del
ciclo vital.

En el proceso de valoracin documental, tambin se tiene en cuenta los valores

mediatos o secundarios histricos, que son aquellos que afloran una vez agotado
el valor inmediato o primario, aunque algunos documentos lo tiene desde al
momento en que se producen.

El valor mediato predecible: es el que puede determinarse desde el momento de

la elaboracin del documento. Como criterios, origen, desarrollo y desaparicin.

El valor mediato no predecible. Estos dependen de la informacin contenida en los

documentos que no es posible determinarlo fsicamente. Como criterios,
importancia, muestra complementaria. O que no cumple el criterio de lo
importante.

Polos de inters documental: son los documentos que tienen mayor relevancia,
dependencia de la informacin que ellos contengan y de las necesidades que
requiera suplir el usuario.

Ciclo vital del documento: son las etapas sucesivas por las que atraviesan los
documentos desde su produccin o recepcin hasta su disposicin final. es la
trayectoria que tiene el documento desde su finalidad.

En cuanto al valor documental tenemos los primarios y secundarios.

El valor primario son los de finalidad administrativos, jurdica y fiscal.

El valor administrativo: es de cualidad para que la administracin posee un

documento como testimonio de sus procedimientos y actividades. Es decir que son
aquellos documentos inherentes en los procesos que se desarrollan en gestin de
una organizacin hasta terminar su vigencia.

El valor jurdico o legal: es el valor que se derivan derechos y obligaciones legales,

reguladas por el derecho comn y que sirven de testimonio ante la ley.

En pocas palabras son aquellos documentos que constituyen derechos y deberes

garantizados.

El valor fiscal: es de utilidad y actitud que tienen los documentos para el tesoro o
hacienda pblica. Igualmente son los documentos subyugados a la ley.

El valor permanente o secundario: son de cualidad atribuida a aquellos

documentos que, por su importancia histrica, cientfica, y cultural, deben
conservarse en un archivo. Estos documentos secundarios son de motivacin no
propios de su finalidad.
Valor cientfico: cualidad de los documentos que registran informacin
relacionada con la creacin de conocimiento en cualquier rea del saber. Estos
documentos cientficos van ligados con la investigacin.

Valor contable: utilidad y aptitud de los documentos que soportan el conjunto de

cuentas y de registros de los ingresos, egresos y los movimientos econmicos de una
entidad pblica o privada.

Valor cultural: calidad del documento que por su contenido, testimonio, entre otras
cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hbitos, valores, modos de vida,
o desarrollo econmico, social, poltico, religioso o esttico, propio de una
comunidad y tiles para el conocimiento de su entidad.

Valor tcnico: atributo de los documentos producidos y recibidos por una

institucin en virtud de aspectos misionales.

Valor histrico: cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse

permanentemente por ser fuentes primarias de informacin, tiles para la
reconstruccin de la memoria de una comunidad. Estos documentos sirven como
investigacin, como memoria de un pas.

DISPISICION FINAL DE LOS DOCUMENTOS

Seleccin de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su
conservacin temporal, permanente, o a su eliminacin conforme a lo dispuesto
en las Tablas de Retencin Documental y/o Tablas de Valoracin Documental

CRITERIOS:

La decisin de eliminar documentos, es responsabilidad del comit de

archivo Municipal.
Un principio que debe observarse es aquel segn el cual los documentos
que deben eliminarse corresponden a los sealados en las tablas de
retencin documental o en los asuntos de las tablas de valoracin
documental.
Ninguna serie documental puede ser destruida sin estar previamente
registrada en la correspondiente tabla de retencin. La eliminacin debe
realizarse atendiendo lo estipulado al respecto.
Las eliminaciones deben formar parte del proceso de preparacin de las
transferencias primarias y secundarias, es decir, cuando los archivos de
gestin transfieren al central y este al histrico. En todos casos deber
levantarse un acta acompaada de su respectivo inventario.
Los mtodos y procedimientos aplicados para la eliminacin de
documentos depender del soporte de que se trate y del grado de
confidencialidad del documento. En lo que respecta al papel, el reciclaje y
el despedazamiento se impone, a menos que se trate de documentos
confidenciales, y en todo caso ser responsabilidad del comit de archivo.