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Unidad 17.

Las tablas dinmicas

17.1. Crear una tabla dinmica


Una tabla dinmica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de
agrupacin, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretacin de dichos datos. Es
dinmica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentacin de los
datos, visualizando o no los datos origen, etc.

Para aquellos que tengis conocimientos de Access, es lo ms parecido a una consulta de referencias
cruzadas, pero con ms interactividad.

Veamos cmo podemos crear una tabla dinmica a partir de unos datos que ya tenemos.

Para crear una tabla dinmica, Excel nos proporciona las tablas y grficos dinmicos.

Supongamos que tenemos una coleccin de datos de los artculos del almacn, con el nmero de referencia y
el mes de compra. Adems, sabemos la cantidad comprada y el importe del mismo.

Vamos a crear una tabla dinmica a partir de estos datos para poder examinar mejor las ventas de cada
artculo en cada mes.

Para ello, vamos a la pestaa Insertar y hacemos clic en Tabla dinmica.

Aparece el cuadro de dilogo de creacin de tablas dinmicas. Desde aqu podremos indicar el lugar donde
se encuentran los datos que queremos analizar y el lugar donde queremos ubicarla.

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En nuestro caso, indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango de celdas y que queremos
ubicarla en una hoja de clculo nueva.

Podramos crear una conexin con otra aplicacin para obtener los datos desde otra fuente diferente a Excel.

En el caso de seleccionar la opcin Selecciona una tabla o rango, debemos seleccionar todas las celdas
que vayan a participar, incluyendo las cabeceras.

Pulsamos Aceptar para seguir.

Se abrir un nuevo panel en la derecha de la pantalla:

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Desde este panel, podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en la tabla dinmica.

Con esta herramienta, podramos contruir una tabla dinmica con la siguiente estructura:

- Una fila para cada una de las Referencias de la tabla.

- Una columna para cada uno de los Meses de la tabla.

- En el resto de la tabla, incluiremos el total del Importe para cada Referencia en cada
Mes.

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Para ello, simplemente tendremos que arrastrar los elementos que vemos listados a su lugar correspondiente
al pie del panel.

En este ejemplo, deberamos arrastrar el campo REF a , el campo MES a y,


finalmente, el campo IMPORTE a la seccin .

Tras realizar la tabla dinmica, este sera el resultado obtenido.

Podemos ver que la estructura es la que hemos definido anteriormente: en los rtulos de fila tenemos las
referencias, en los rtulos de columnas tenemos los meses y en el centro de la tabla las sumas de los importes.

Con esta estructura es mucho ms fcil analizar los resultados.

Una vez creada la tabla dinmica, nos aparece la pestaa Analizar:

El panel lateral seguir pudindose utilizar, as que, en cualquier momento, podremos quitar un campo de un
zona arrastrndolo fuera.

Con esto vemos que en un segundo podemos variar la estructura de la tabla y obtener otros resultados sin
apenas esfuerzo.

Si arrastrsemos a la zona de datos los campos Cantidad y Total, obtendramos la siguiente tabla, ms
compleja pero con ms informacin:

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Puede que no visualices la tabla de la misma forma. Al aadir varios campos en la seccin Valores, el
rtulo aparecer en una de las secciones de rtulos. Si te aparece en Etiquetas de
columna, despliega la lista asociada a l y selecciona la opcin Mover a etiquetas de fila.

Eliminar una tabla dinmica.

Para eliminar una tabla dinmica simplemente debemos seleccionar la tabla en su totalidad y presionar la
tecla Supr.

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17.2. Aplicar filtros a una tabla dinmica
Otra caracterstica til de las tablas dinmicas es permitir filtrar los resultados y as visualizar nicamente los
que nos interesen en un momento determinado. Esto se emplea sobre todo cuando el volumen de datos es
importante.

Los campos principales en el panel y los rtulos en la tabla estn acompaados, en su parte derecha, de una

flecha indicando una lista desplegable.

Por ejemplo, si pulsamos sobre la flecha del rtulo Etiquetas de columna, nos aparece una lista como la que
vemos en la imagen, con los distintos meses disponibles en la tabla con una casilla de verificacin en cada uno
de ellos para indicar si los queremos ver o no, ms una opcin para marcar todas las opciones; en este caso,
todos los meses.

Si dejamos marcados los meses Enero y Febrero, los otros meses desaparecern de la tabla, pero no se
pierden; en cualquier momento, podemos visualizarlos volviendo a desplegar la lista y marcando la
casilla (Seleccionar todo).

Para cerrar este cuadro guardando los cambios, debemos pulsar en Aceptar. Para cerrar sin conservar las
modificaciones, pulsaremosCancelar.

Aplicando el filtro a varios campos, podemos formar condiciones de filtrado ms complejas. Por ejemplo,
podemos seleccionar ver los articulos con referencia 1236 de Abril.

17.3. Obtener promedios en una tabla dinmica


Por defecto, al crear una tabla dinmica, Excel nos genera unos totales con sumatorio. Puede interesarnos
modificar esas frmulas por otras, como pueden ser sacar el mximo o el mnimo, el promedio, etc.

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Para hacer esto, debemos situarnos en cualquier celda de la zona que queremos rectificar y hacer clic con el
botn derecho del ratn. Nos aparece un men emergente con diferentes opciones, entre las que debemos
escoger la opcin Configuracin de campo de valor... Nos aparece un cuadro de dilogo como el que vemos
en la imagen.

En este cuadro de dilogo, podemos escoger cmo queremos hacer el resumen:


mediante Suma, Cuenta, Promedio, etc.

Tambin podemos abrir el cuadro de dilogo con el botn de la pestaa Analizar.

17.4. Grficos con tablas dinmicas


Para crear una grfica de nuestra tabla dinmica, deberemos hacer clic en el botn Grfico dinmico de la
pestaa Analizar.

Podemos cambiar el formato del grfico a otro tipo de grfico que nos agrade ms o nos convenga ms,
segn los datos que tengamos.

Al pulsar este botn, se abrir el cuadro de dilogo de Insertar grfico. All deberemos escoger el grfico que
ms nos convenga.

Luego, la mecnica a seguir para trabajar con el grfico es la misma que se vio en el tema de grficos.

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Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar el Ejercicio trabajando con tablas dinmicas.

Unidad 17. Ejercicio: Trabajar con tablas dinmicas

Ejercicio paso a paso.

1. Copia en tu carpeta Mis documentos el archivo Tabla_dinamica de los Ejercicios del curso y brelo.
Vers una hoja como la siguiente:

Vamos a crear una tabla dinmica para interpretar mejor estos datos.

1. Selecciona el rango A1:G15.


2. Haz clic en el botn Tabla dinmica de la pestaa Insertar.
3. La opcin Seleccione una tabla o rango debera estar marcada y con el rango A1:G15 en la caja de
texto.
4. Marca Nueva hoja de clculo.

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5. Pulsa en Aceptar.
6. Se abrir el panel lateral de tablas dinmicas.

7. Arrastra el campo SEMANA a .

8. Arrastra el campo CLIENTE a .

9. Arrastra el campo TOTAL a .

10. Arrastra el campo ARTICULO a . El campo ARTICULO se aadir a los rtulos de columna.
Vamos a cambiar esto porque lo queremos en los rtulos de fila.
11. En el rea de Rtulos de columna despliega el campo Valores y selecciona la opcin Mover a etiquetas
de fila.

12. Haz clic en el botn Encabezados de campo de la pestaa Opciones para quitar los encabezados de la
tabla dinmica.

Deber quedarte algo as:

En estos momentos, tenemos una tabla en la que se nos muestra por cada semana qu ha comprado cada
cliente.

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La fila Suma de TOTAL nos da lo que se ha gastado cada cliente en cada semana.

Sin embargo, la fila Suma de ARTICULO nos muestra la suma del nmero de artculo para cada semana;
esto no es lo que queremos.

Nuestro objetivo es que esta ltima fila muestre el nmero de artculos que se han comprado. As, podramos
saber para cada semana cunto se ha gastado cada cliente y cuntos artculos ha comprado.

13. Haz clic derecho sobre cualquier celda de la fila Suma de ARTICULO y en el men emergente
selecciona Configuracin de campo de valor.
14. En el cuadro de dilogo, selecciona la funcin Cuenta y pulsa Aceptar. El resultado ser el siguiente:

15. Ya tenemos lo que queramos. Ahora desde la pestaa Diseo modifica el aspecto de la tabla a tu gusto.

Ahora vamos a filtrar los resultados para ver solamente los datos del cliente 14.

1. Haz clic sobre una celda de la tabla para que aparezca el panel lateral.
2. Haz clic sobre la flecha a la derecha del campo CLIENTE en la lista de campos.
3. Deselecciona todos los clientes menos el 14.
4. Pulsa Aceptar.
5. Cierra el libro de trabajo guardando los cambios realizados.

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Ejercicios unidad 17: Las tablas dinmicas

Ejercicio 1: Taller

1. Copiar el libro de trabajo Taller dinamica de la carpeta ejercicios del curso.


2. Crear una tabla dinmica a partir de la tabla anterior para saber de cada coche, en cada mes, cuntas
horas hemos empleado en repararlo y el desembolso realizado.
3. Visualizar nicamente las reparaciones del mes de Enero.
4. Crear una grfica de la tabla dinmica.
5. Guardar los cambios realizados.

Ejercicio 1: Taller
El apartado 2 nos pide crear una tabla dinmica:

1. Ve a la pestaa Insertar.
2. Haz clic en el botn Tabla dinmica.
3. Selecciona la opcin Seleccione una tabla o rango y selecciona el rango de celdas A1:F13.
4. Selecciona la opcin Nueva hoja de clculo y pulsa Aceptar.

5. Arrastra el campo MES a la zona .

6. Arrastra el campo N COCHE a la zona .

7. Arrastra el campo HORAS a la zona de .

8. Arrastra el campo TOTAL a la zona de .

9. Haz clic en la flecha a la derecha de Valores en el rea de y selecciona Mover a


etiquetas de fila en el men contextual.

El apartado 3 nos pide visualizar nicamente las reparaciones del mes de Enero.

1. Haz clic sobre la flecha que aparece a la derecha del campo MES y desmarca los meses excepto Enero.

El apartado 4 nos pide crear una grfica de la tabla.

1. Haz clic en el botn Grfico dinmico de la pestaa Analizar.


2. Selecciona el grfico que prefieras y cambia su aspecto.

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