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PUCP-PMBOK
PLAN DE GESTIN DE LAS ADQUISICIONES 12.1.3.1
HOJA 1
Componente Descripcin
Grupo
GPC 1710 S131123 GRUPO 01
Instalacin de Tuberas de Polietileno para distribucin de gas natural en el distrito de
Ttulo del Proyecto San Borja Arequipa
Herramientas a Utilizar:
Anlisis de Hacer o Comprar: Estimacin de costos y evaluacin de
alternativas.
Investigacin de mercado: Cartera de proveedores para la evaluacin de
alternativas.
Reuniones: Para la toma de decisiones y transparencia en la eleccin de
proveedores.
Salidas:
Cronograma de Adquisiciones.
RFP
Decisiones de Hacer o Comprar.
SOW relativo a Adquisiciones.
Contratos Tipo.
Herramientas a Utilizar:
Evaluacin de propuestas: Ponderacin de las alternativas para una eleccin
justa.
Estimaciones independientes: Aplicable para compra de equipos
especializados.
Juicio de expertos: En caso de tener puntuaciones similares se requerir la
opinin de expertos que se tomaran como puntos bonos o viceversa.
Publicidad: Se aplicar en compras especializadas por tratarse
frecuentemente de equipos de poca oferta en el mercado.
Negociacin de adquisiciones: Se aplicar en caso de requerir mano de obra
especializada, precios en el promedio del mercado, inclusin de
mantenimiento, limpieza, etc.
Salidas:
Vendedores Seleccionados
Acuerdos
Solicitudes de Cambio
Entradas:
Plan para la direccin del proyecto: Obedece a los objetivos del proyecto.
Documentos de las adquisiciones: Base para el monitoreo de los procesos de
adquisicin.
Acuerdos
Solicitudes de cambio aprobadas: Se considera en caso en la ejecucin de las
adquisiciones se requiera modificaciones en el contrato o se alteren los plazos
estimados.
Informes de desempeo del trabajo: Calificacin a los proveedores en caso de
reconsiderarlos en los prximos proyectos.
Herramientas a Utilizar:
Revisiones del desempeo de las adquisiciones: Revisin entre lo planificado
y lo ejecutado por el proveedor.
Inspecciones y auditoras: Durante la ejecucin del proyecto, velando por el
cumplimiento de los plazos y conformidades establecidos.
Informar el desempeo: Para la calificacin de los proveedores.
Sistemas de pago: Acordado durante la elaboracin del contrato u orden de
servicio, a cargo del departamento de Logstica.
Administracin de reclamaciones: Documentacin de las deficiencias u
observaciones a lo largo de la ejecucin de los contratos.
Sistema de gestin de registros: Registro de los contratos, cambios y reclamos
en caso existiesen.
Salidas:
Informacin de desempeo del trabajo
Solicitudes de cambio
Actualizaciones al plan para la direccin del proyecto
Actualizaciones a los documentos del proyecto
Actualizaciones a los activos de los procesos de la organizacin
3 Esta herramienta se utilizar en casos donde la oferta sea elevada y el costo oscile en
rangos extremadamente variables.
Responsables de
estimaciones 4 Jefe de Logstica.
independientes
5 Toda contratacin, deber contar con tres cotizaciones para realizar la comparacin y
registro de resultados de la alternativa ganadora, el resultado se plasmar a la vez
Documentos de
en una orden de servicio con las especificaciones detalladas firmada por ambas
adquisiciones
partes. Adems, una vez ejecutado el contrato, se utilizar el formato de Evaluacin
estandarizados
de Desempeo para calificar su desempeo.
Restricciones
Para la toma de decisiones se tomar inventario de los recursos con los que cuenta la
empresa y se realizar una evaluacin del estado de los mismos, una vez consolidada
dicha informacin se deber tomar la decisin entre comprar o alquilar equipos
y maquinaria, debiendo considerar adicionalmente el staff tcnico debidamente
capacitado para la ejecucin de la obra.
Decisiones de
Por otro lado, considerar el costo para el mantenimiento, as como un lugar donde
fabricacin propia o
guardar y almacenar las mquinas o equipos al momento de que se culmine el
compra proyecto, en caso de optar por compra. En caso de alquiler el costo de mantenimiento
y reparacin que usualmente lo cubre la empresa duea de la maquinaria.
Asimismo, en caso de subcontratacin, los proveedores deben contar con una amplia
trayectoria en el mercado local, y permanente soporte especializado.
Parmetro Mtricas
Dimetro de tubera 25 mm.
SDR / Espesor 11/3 mm
Mtricas Longitud de la red de tuberas 100 KM
Hasta dos aos de
Maquinaria
antigedad.
Trifsico 3 x 380/220 volts 50
Combustible
hz.
1.2. ENUNCIADO DEL TRABAJO DEL CONTRATO (SOW)
PUCP-PMBOK
PUCP-PMBOK
DECISIONES DE FABRICACIN DIRECTA O COMPRA 12.1.3.3
HOJA 1
CRITERIOS
PRODUCTO DECISIN RIESGOS APROBADO
EDT CATEGORAS CONSIDERADOS EN
EVALUADO TOMADA ASOCIADOS POR:
LA EVALUACIN
1.2.1.1 Computadoras Comprar Rutina Ordenador La garanta del Jefe de
porttil. equipo no cubra Logstica de la
Especificaciones los posibles Empresa.
tcnicas (Memoria ataques
RAM, capacidad cibernticos.
de grficos, etc.).
Licencias y
permisos de
fbrica
requeridos.
Espacio de
almacenamiento,
disco ptico y
puertos
disponibles.
1.2.1.5 Contenedores Comprar- Mediana Incluye Debido a los Jefe de
Alquiler equipamiento plazos mnimo Logstica de la
acondicionado del contrato, se Empresa.
para oficina (Aire genera
acondicionado e subutilizacin
instalaciones del recurso
elctricas).
No se asume
costo de averas o
mantenimiento.
Tiempo de uso
limitado.
Aforo en base al
personal
requerido para la
ejecucin del
proyecto.
1.2.1.5 Igl Hacer Mediana Recurso bsico Disponibilidad Jefe de
para la instalacin del recurso en el Logstica de la
de campamento proyecto, es Empresa.
(almacn). posible exceder
No amerita alto la capacidad de
costo de almacenaje en
mantenimiento. proyectos de
CRITERIOS
PRODUCTO DECISIN RIESGOS APROBADO
EDT CATEGORAS CONSIDERADOS EN
EVALUADO TOMADA ASOCIADOS POR:
LA EVALUACIN
Reutilizable en gran magnitud.
prximos
proyectos.
Dimensin
ptima.
1.2.1.6 Minivolquete Comprar- Mediana Disponibilidad del Horas ociosas Jefe de
Alquiler recurso. en el alquiler de Logstica de la
Operador con maquinaria por Empresa.
certificacin. retrasos en el
El servicio incluye cronograma.
licencias y
permisos
correspondientes
para operar.
El servicio incluye
mantenimiento o
avera.
1.2.1.6 Retroexcavador Comprar- Mediana Disponibilidad del Horas ociosas Jefe de
Alquiler recurso. en el alquiler de Logstica de la
Operador con maquinaria por Empresa.
certificacin. retrasos en el
Servicio con cronograma.
licencias y
permisos
correspondientes
para operar.
Atencin ante
averas o de
requerir
mantenimiento.
1.2.1.7 Cuadrilla Comprar - Rutina Reduccin de El personal Jefe de
Limpieza Subcontratar costos. podra no Logstica de la
Uso del recurso cumplir con los Empresa.
por das u horas. estndares de
Servicio con seguridad, lo
material que conllevara
requerido para su a retrasos en el
labor. proyecto por
Sustitucin incidentes o
inmediata del accidentes.
personal en los
casos renuncia o
ausencia
justificada.
1.2.1.8 Cuadrilla Civil Comprar - Rutina El proveedor El personal Jefe de
Subcontratar asume los podra no Logstica de la
beneficios sociales cumplir con los Empresa.
por ley. estndares de
CRITERIOS
PRODUCTO DECISIN RIESGOS APROBADO
EDT CATEGORAS CONSIDERADOS EN
EVALUADO TOMADA ASOCIADOS POR:
LA EVALUACIN
Reduccin de seguridad, lo
costos. que conllevara
Servicio con EPP a retrasos en el
requerido para proyecto por
cumplimiento de incidentes o
su labor. accidentes.
Sustitucin
inmediata del
personal en los
casos renuncia o
ausencia
justificada.
1.2.1.9 Grupo Hacer Mediana Recurso bsico El recurso es de Jefe de
Electrgeno para la capacidad Logstica de la
continuidad del limitada, en Empresa.
proyecto. caso de ejecutar
No amerita alto diversos
costo de proyectos en
mantenimiento. simultneo.
Reutilizable en
prximos
proyectos.
Fcil de movilizar.
1.2.1.10 Sistema Comprar Mediana Disponibilidad del El costo est Jefe de
Sanitario. -Alquiler recurso. sujeto a la Logstica de la
Sistema con demanda de Empresa.
servicio de proyectos en el
limpieza mercado.
peridico.
Atencin ante
averas o de
requerir
mantenimiento.
Arriendo en base
al personal
requerido para la
ejecucin del
proyecto.
1.4. SOLICITUD DE PROPUESTA (RFP)
PUCP-PMBOK
Grupo
GPC 1710 S131123 GRUPO 01
Instalacin de Tuberas de Polietileno para distribucin de gas natural en el distrito de San Borja
Ttulo del Proyecto Arequipa
Objetivo:
Descripcin del La especificacin de cada uno de los entregables se encuentra en los requerimientos establecido en el
Trabajo solicitado Plan de Gestin del Alcance.
(a ser llenado por el
cliente) Alcance:
El proveedor deber obligatoriamente presentar una propuesta para todos los tems planteados. Se
debern aplicar pruebas en sitio de acuerdo al siguiente detalle:
A & C construccin es una empresa que cuenta con 10 aos de experiencia en la implementacin de
obras de servicios bsicos la cual ha sido sub contratada por la empresa Gas Fenosa para la
implementacin de tuberas de gas de polietileno en la ciudad de Aqp.
El registro de participantes es gratuito y para ello se deber enviar un correo electrnico al gerente de
proyecto Giankarlo Bellota gbellota@ayc.com.pe como mximo 3 das posteriores a la convocatoria.
Una vez registrados la propuesta podr ser enviada va correo electrnico a la misma direccin, la cual
Informacin deber contener:
administrativa
(a ser llenado por el a. Propuesta tcnica detallada para cada uno de los 5 tem
cliente) b. Propuesta econmica detallada para cada uno de los 5 items
c. Declaracin jurada de datos del proveedor
d. Declaracin jurada de cumplimiento de los Requerimientos Tcnicos.
e. Declaracin jurada simple del representante legal de tener las facultades para actuar en
nombre de su representada y de no tener impedimento para realizar contrataciones.
f. Plazo de entrega estimado
La fecha lmite de recepcin de propuesta ser 5 das hbiles posteriores a la fecha de convocatoria
Procesador Core i 5
4 gb de RAM
500 de HD
Monitor de 21 pulgadas
Teclado, Mouse y estabilizador
2. Impresora:
3. Switch de Red
cumplir
(a ser llenado por el 6 puertos
proveedor) Marca Cisco
Referencias
Referencias y Nombre Valor Periodo Tipos de Situacin
de contacto
Calificaciones del del de de actividades o fecha de
Cliente (nombre,
Proveedor proyecto contrato actividad realizadas terminacin
telfono,
(a ser llenado por el correo)
proveedor)
El pago se realizar a travs de depsito bancario contra la entrega y firma de aceptacin total de los
entregables con un plazo de hasta 3 das posterior al mismo.
La oferta econmica ser presentada en soles, incluidos todos los tributos, seguros, transportes,
Costos y inspecciones, pruebas, as como cualquier otro concepto que pueda tener incidencia sobre el
condiciones de pago costo del bien a contratar.
(a ser llenado por el Cualquier coste reembolsable como viajes y otros gastos deben estar incluidos en el precio fijo
proveedor) propuesto.
Penalidades:
Por cada da de demora en la entrega comprometida se aplicar una penalidad de 10% sobre el
valor total.
Si el plazo de entrega comprometido excede los 5 das hbiles se dar por terminado el contrato.
Contratos, licencias,
acuerdos y 12 Todos los equipos informticos a ser instalados van a contar con una garanta de un ao, de un
garantas descuento del 25% en mantenimiento a partir del segundo ao, las licencias de software requeridos
(a ser llenado por el son originales.
proveedor)
1.5. SOLICITUD DE PROPUESTA (RFP)
PUCP-PMBOK
CRITERIOS DE EVALUACIN DE PROVEEDORES
12.1.3.5
4.1.
2. GESTION DE LAS COMUNICACIONES
Las necesidades de informacin son el grado de avance del proyecto, los hitos
alcanzados, condiciones de trabajo sobre alcance, costo y tiempo. Informacin sobre
Requisitos de
las lneas base del proyecto y reportes de calidad.
comunicacione
s de los
Canales de comunicacin:
interesados
N(N-1) /2 donde N = 5
5(5-1) /2 = 20/2 = 10 Canales
La primera informacin generada, empieza con la planificacin de los planes de
alcance, costo, tiempo, riesgo, calidad, adquisiciones, RRHHH, interesados y el
presente plan. Estos son realizados por el directos del proyecto y los especialistas
(Parte mecnica, civil, tuberas y gas). La cual tiene como flujo ascendente en la
organizacin esto quiere decir que la informacin llega hasta la alta gerencia. Esta se
revisa en reuniones y se reporta a travs de un correo formal.
Flujo de la
Informacin Posteriormente se genera mayor informacin al momento de la ejecucin del proyecto,
est nuevamente tiene un flujo ascendente, donde semanalmente el jefe de cada
paquete donde est asignado enva un reporte de ejecucin al director del proyecto.
Para que este, posteriormente, envi mensualmente un reporte mensual al patrocinador
de la empresa. Toda esta informacin se enva a travs de un correo formal. Y caso se
tenga que enviar al nuestro cliente Fenosa, se enva a travs de una carta formal.
a. Los entregables que se generen directamente por parte de las reas de las
jefaturas de las obras mecnicas y civiles, son reportes detallados del avance
Informacin principalmente en relacin con el alcance, costo y tiempo del proyecto. El envo se
que debe ser realizar mediante correo electrnico.
comunicada b. Los entregables dirigidos a la alta gerencia, sern reportes generales basado en
informacin del avance del proyecto, incluyendo la curva S y un panel fotogrfico.
El envo se realizar formalmente mediante correo electrnico.
Responsables
N Responsables de distribuir la
de distribuir la Interesados principales
informacin
Cliente - Gerente de Proyecto asignado
1 Gerente de Proyecto de A&E
por
Construcciones
FENOSA S.A.
2 Patrocinador Gerente General de A&E Gerente de Proyecto de A&E
Construcciones Construcciones
informacin Poblacin Pobladores del distrito San
3 Externo - Comunicador Social
Borja, Arequipa
Asistente de Logstica de A&E
4 Proveedor de Tuberas de PE
Construcciones
Sindicato de Trabajadores de A&E Gerente de Proyecto de A&E
5
Construcciones Construcciones
Reuniones presenciales.
Informes enviados mediante cartas formales.
Informes de desempeo mediante correo electrnico.
Mtodos o
Reuniones va telefnica.
tecnologas
Reuniones presenciales formales.
para transmitir
Reuniones presenciales informales.
la informacin
Toma de acuerdos va correo electrnico.
Contratos
Actas de reunin.
Mtodo de Frecuencia de
Interesados Responsables de Informacin que comunicacin a Fecha Inicial comunicacin
N Por qu? ser utilizado Proceso de
principales distribuir la ser comunicada (mensual,
(Memorando, escalamiento
informacin (entregables) semanal,
correo electrnico, quincenal)
actas, etc.)
Informes de Mantener Reuniones
Gerente de Proyecto desempeo, informado al presenciales.
1 Cliente - de A&E Reporte del Cliente; en Informes 08/05/2017 Bimestralmente Gerente General
Gerente de Proyecto Construcciones progreso del cuanto a la enviados (Cada que se de A&E
asignado por cronograma, planificacin, mediante cartas realice el Construcciones
FENOSA S.A. Informe de ejecucin y formales. cumplimiento
cierre del resultados del Actas de reunin. de los hitos
proyecto. proyecto. principales)
Patrocinador Gerente de Proyecto Informes de Llevar el Reuniones 08/05/2017 Quincenal -
Gerente General de de A&E avance del control del presenciales. (Considerando
2
A&E Construcciones Construcciones cronograma por personal. Informes de la duracin de
periodos, y Monitorear los desempeo las actividades,
acumulado. indicadores de mediante correo se prev que las
Principales desempeo. electrnico. detecciones de
riesgos, y sus Supervisar las Reuniones va desviaciones se
planes de actividades telefnica. reconocern en
accin. programadas dicho plazo)
Reporte de en el EDT.
desempeo por Alcanzar los
periodo, y objetivos del
acumulado. proyecto.
Indicadores de Mantener
desempeo de informado al
calidad. Gerente
Indicadores de General del
presupuesto. avance de
Informe de obra.
cierre de
proyecto.
Externo - Modelo del Detencin de Reuniones 15/05/2017 Dependiendo la Gerente de
3 Comunicador Social proyecto. los riesgos presenciales probabilidad de Proyecto de A&E
Estudio de negativos formales. ocurrencia e Construcciones
impacto oportunament impacto de los
Poblacin
ambiental y soci e. conflictos
Pobladores del
al del proyecto. Evitar atrasos sociales.
distrito San Borja,
Plan(es) de en el
Arequipa
accin. cronograma
por
conflictividad
social.
Asistente de Orden de Obtener la Reuniones 15/05/2017 Interdiaria Jefe de Logstica
4 Logstica de A&E compra. instalacin de presenciales (Durante la de A&E
Construcciones Especificaciones tuberas de PE informales. adquisicin de Construcciones
tcnicas. de acuerdo a Reuniones va materia prima)
las telefnica.
Proveedor de
especificacione Toma de
Tuberas de PE
s tcnicas acuerdos va
requeridas, en correo
el cronograma electrnico.
y presupuesto Contratos
establecido.
Sindicato de Gerente de Proyecto Bases de Incentivar y Reuniones 08/05/2017 Dependiendo la Gerente General
5 Trabajadores de de A&E contratos mantener un presenciales. probabilidad de de A&E
A&E Construcciones Construcciones administrativos. clima Informes falta a los Construcciones
Procedimientos armonioso en enviados derechos de los
y polticas de el desarrollo mediante cartas trabajadores.
A&E del proyecto formales.
Construcciones para el buen Actas de reunin.
desempeo de
los
trabajadores.
Velar por el
bienestar de
los
trabajadores.
3. GESTION DE LOS INTERESADOS
PUCP-PMBOK
REGISTRO DE INTERESADOS 13.1.3.1
HOJA 1
1
2
3
1
2
3
4
1
2
3
4
PUCP-PMBOK
PLAN DE GESTIN DE INTERESADOS 13.2.3.1
HOJA 1
Componente Descripcin
Grupo
<Cules son los atributos que sern usados para conocer totalmente a los interesados.
Ejemplos datos personales, nivel de inters, requerimientos, poder, autoridad etc.>
<Cules son los niveles de compromiso deseado de los interesados claves para el xito del
proyecto>
<Cmo gestionar el impacto de los cambios con las partes involucradas e impactadas>
<Cuales ser la estrategia de comunicacin con los interesados segn la fase del proyecto>
Estrategia de Gestin <Cul ser la estrategia para alcanzar compromiso de los interesados a lo largo del
de Interesados proyecto>
<Cual ser la estrategia para mantener intacta la buena relacin entre el equipo del proyecto
y los interesados, con el objetivo de satisfacer las necesidades y requerimientos de los
interesados>
<Cmo sern abordados y solucionados los conflictos que puedan surgir>
<Como ser realizado el monitoreo de la estrategia de gestin de interesados para asegurar
que est dando resultados durante el ciclo de vida del proyecto>