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1.

GESTION DE LAS ADQUISICIONES

1.1. PLAN DE GESTION DE LAS ADQUISICIONES

PUCP-PMBOK
PLAN DE GESTIN DE LAS ADQUISICIONES 12.1.3.1
HOJA 1
Componente Descripcin

Grupo
GPC 1710 S131123 GRUPO 01
Instalacin de Tuberas de Polietileno para distribucin de gas natural en el distrito de
Ttulo del Proyecto San Borja Arequipa

GianKarlo Bellota Velarde, el proyecto se realiza bajo una estructura proyectizada,


siendo la funcin ms resaltante del cargo en mencin, la supervisin constante durante
el ciclo del proyecto, adems de participar en la evaluacin y aprobacin de los cambios
Gerente del Proyecto
en el proyecto.

Responde a la Gerencia Central, pertenece a la organizacin A&E Construcciones.


Acciones para
gestionar las a. Planificar la Gestin de las Adquisiciones.
adquisiciones
Entradas:
Acta de Constitucin: Contiene el cronograma del proyecto, adems, de los
supuestos y restricciones.
NTP - Norma Tcnica Peruana para distribucion de Gas natural en tuberas de
Polietileno: Ley que regula al proyecto.
EDT, Diccionario de EDT y RBS: Contiene las actividades consideradas para
alcanzar el objetivo del proyecto.
Cronograma del Proyecto: Permite evaluar la fase en que ser necesaria la
compra, alquiler de equipos o contratacin de servicios.
Factores Ambientales de la empresa: Estar al tanto de la cultura
organizacional y procesos de gestin de compra.
Estimacin de costos de las Actividades: Crear el plan de adquisiciones en
base al presupuesto programado.
Activos de los procesos de la Organizacin: Normativa interna que establece
los procesos, y polticas a las que se rige la empresa.

Herramientas a Utilizar:
Anlisis de Hacer o Comprar: Estimacin de costos y evaluacin de
alternativas.
Investigacin de mercado: Cartera de proveedores para la evaluacin de
alternativas.
Reuniones: Para la toma de decisiones y transparencia en la eleccin de
proveedores.

Salidas:
Cronograma de Adquisiciones.
RFP
Decisiones de Hacer o Comprar.
SOW relativo a Adquisiciones.
Contratos Tipo.

b. Efectuar la Gestin de Adquisiciones.


Entradas:
Plan de gestin de las adquisiciones: Describe la gestin acordada entre las
partes involucradas para realizar la adquisicin de productos o servicios.
Criterios de seleccin de proveedores: Establece el plazo, costo,
especificaciones tcnicas que los proveedores debern poseer para ser
considerados como alternativa.
Propuestas de los vendedores: Para la evaluacin y eleccin de la mejor
alternativa.
Cronograma de Adquisiciones: Elaboracin de los contratos bajo los plazos
estimados en el cronograma.
Decisiones de hacer o comprar: Anlisis de la alternativa que involucre un
menor costo y mayor eficacia en la ejecucin del proyecto.
Enunciados del trabajo relativo a adquisiciones: Entregar al proveedor el
requerimiento lo ms detallado posible (requisitos claramente definidos).

Herramientas a Utilizar:
Evaluacin de propuestas: Ponderacin de las alternativas para una eleccin
justa.
Estimaciones independientes: Aplicable para compra de equipos
especializados.
Juicio de expertos: En caso de tener puntuaciones similares se requerir la
opinin de expertos que se tomaran como puntos bonos o viceversa.
Publicidad: Se aplicar en compras especializadas por tratarse
frecuentemente de equipos de poca oferta en el mercado.
Negociacin de adquisiciones: Se aplicar en caso de requerir mano de obra
especializada, precios en el promedio del mercado, inclusin de
mantenimiento, limpieza, etc.

Salidas:
Vendedores Seleccionados
Acuerdos
Solicitudes de Cambio

c. Controlar la Gestin de Adquisiciones.

Entradas:
Plan para la direccin del proyecto: Obedece a los objetivos del proyecto.
Documentos de las adquisiciones: Base para el monitoreo de los procesos de
adquisicin.
Acuerdos
Solicitudes de cambio aprobadas: Se considera en caso en la ejecucin de las
adquisiciones se requiera modificaciones en el contrato o se alteren los plazos
estimados.
Informes de desempeo del trabajo: Calificacin a los proveedores en caso de
reconsiderarlos en los prximos proyectos.

Herramientas a Utilizar:
Revisiones del desempeo de las adquisiciones: Revisin entre lo planificado
y lo ejecutado por el proveedor.
Inspecciones y auditoras: Durante la ejecucin del proyecto, velando por el
cumplimiento de los plazos y conformidades establecidos.
Informar el desempeo: Para la calificacin de los proveedores.
Sistemas de pago: Acordado durante la elaboracin del contrato u orden de
servicio, a cargo del departamento de Logstica.
Administracin de reclamaciones: Documentacin de las deficiencias u
observaciones a lo largo de la ejecucin de los contratos.
Sistema de gestin de registros: Registro de los contratos, cambios y reclamos
en caso existiesen.
Salidas:
Informacin de desempeo del trabajo
Solicitudes de cambio
Actualizaciones al plan para la direccin del proyecto
Actualizaciones a los documentos del proyecto
Actualizaciones a los activos de los procesos de la organizacin

a. Precio fijo ms honorarios con incentivos (Cuadrilla de personal involucrado


directamente en la ejecucin del proyecto) Lograr cumplir el cronograma
programado, promover la superacin de los tiempos estimados como medida de
prevencin ante incidentes fuera de nuestro alcance.
Tipos de Contratos a b. Precio fijo cerrado (Alquiler de maquinaria y recursos en general) Evitar la
utilizar elevacin de costos por falencias en los contratos de alquiler. Cualquier cambio
estar sujeto a una modificacin de la adenda, bajo nuevas condiciones o
penalidades.
c. Precio fijo cerrado (Cuadrilla de limpieza) Evitar la variacin de costos en
tareas rutinarias con relacin indirecta al proyecto.
1 Se encomendar la contratacin de los servicios de un perito profesional externo para
realizar
2 una estimacin de costos, que servir como base de comparacin de las respuestas
propuestas, manteniendo el nombre de la empresa incognito, de manera que los
Estimaciones
posibles proveedores desconocern el destino de su servicio hasta un avanzado
independientes
proceso de adquisicin.

3 Esta herramienta se utilizar en casos donde la oferta sea elevada y el costo oscile en
rangos extremadamente variables.
Responsables de
estimaciones 4 Jefe de Logstica.
independientes
5 Toda contratacin, deber contar con tres cotizaciones para realizar la comparacin y
registro de resultados de la alternativa ganadora, el resultado se plasmar a la vez
Documentos de
en una orden de servicio con las especificaciones detalladas firmada por ambas
adquisiciones
partes. Adems, una vez ejecutado el contrato, se utilizar el formato de Evaluacin
estandarizados
de Desempeo para calificar su desempeo.

Gestin de mltiples6 No aplica.


proveedores
Coordinacin de 7 Adquisicin centralizada en un departamento especializado para tal fin, logstica. El giro
adquisiciones con de negocio de la empresa es la instalacin de tuberas por ende existen
otras reas del departamentos con objetivos especficos como son contabilidad, logstica, legal, y
proyecto produccin, este ltimo responsable de la ejecucin del proyecto.
Restricciones y
asunciones Supuestos

Disponibilidad de equipo o maquinaria de construccin en ptimas condiciones.


Por requerimiento del cliente se ha tramitado la emisin de una carta fianza a
favor de ste, se asume la aprobacin de la misma por la entidad financiera a la
cual se solicit por el monto total de la obra segn requerido
La movilizacin de maquinaria pesada no generar problemas con los vecinos
aledaos a los lugares donde se instalar las tuberas.
Los desembolsos de efectivo parciales otorgados por el cliente se darn con el
cierre de libro de obra asignado con conformidad de ste.
La merma de material para la construccin debido a mala manipulacin, as
como condiciones inadecuadas de almacenaje y/o exposicin a intemperie (para
el caso de tubos de polietileno debido a que son sensibles a este tipo de merma)
no ser mayor al 5% del total de su valor, ya que de lo contrario se incurriran en
costos por encima de lo estimado para la ejecucin del proyecto.

Restricciones

El nivel de accesibilidad debido a la zona donde se va realizar el proyecto tiene


restricciones para la movilizacin de vehculos de carga pesada.
Solo se podr trabajar en turno diurno (Cuadrilla civil, Operadores) para no
generar malestar a los vecinos aledaos.

Para la toma de decisiones se tomar inventario de los recursos con los que cuenta la
empresa y se realizar una evaluacin del estado de los mismos, una vez consolidada
dicha informacin se deber tomar la decisin entre comprar o alquilar equipos
y maquinaria, debiendo considerar adicionalmente el staff tcnico debidamente
capacitado para la ejecucin de la obra.
Decisiones de
Por otro lado, considerar el costo para el mantenimiento, as como un lugar donde
fabricacin propia o
guardar y almacenar las mquinas o equipos al momento de que se culmine el
compra proyecto, en caso de optar por compra. En caso de alquiler el costo de mantenimiento
y reparacin que usualmente lo cubre la empresa duea de la maquinaria.

Asimismo, en caso de subcontratacin, los proveedores deben contar con una amplia
trayectoria en el mercado local, y permanente soporte especializado.

HITOS PRINCIPALES EDT


Fin de adquisiciones (firma de contratos) para
obra 1.2.4
Hitos Fin campamento instalado 1.2.2
Instalacin de tuberas y obra instalada (Fin de
proyecto) 1.5.3

8 1.2.3 Adquisiciones para Obra


Alquiler y/o Adquisicin de equipos de medicin y calibracin
Alquiler de Maquinaria Pesada
EDT del Contrato
Adquisicin de materiales, herramientas y consumibles
Habilitacin de almacn materiales, herramientas y combustibles

9 El aviso de convocatoria y bases se har de conocimiento pblico, se tomar en cuenta


el historial de desempeo o calificacin de los postulantes que participaron en la
seleccin o ejecucin del proyecto en oportunidades pasadas para el otorgamiento de
Vendedores pre-
puntos adicionales.
calificados
10
11 No se cuenta con un procedimiento establecido para la homologacin de proveedores,
por tanto, no se tiene un registro de proveedores pre calificados.

Parmetro Mtricas
Dimetro de tubera 25 mm.
SDR / Espesor 11/3 mm
Mtricas Longitud de la red de tuberas 100 KM
Hasta dos aos de
Maquinaria
antigedad.
Trifsico 3 x 380/220 volts 50
Combustible
hz.
1.2. ENUNCIADO DEL TRABAJO DEL CONTRATO (SOW)

PUCP-PMBOK

ENUNCIADO DEL TRABAJO DEL CONTRATO (SOW) 12.1.3.2


HOJA 1
Componente Descripcin
Grupo Grupo 01
Ttulo del
Instalacin de tuberas de polietileno en el distrito de San Borja - Arequipa
Proyecto
Componente de la 1.2 Actividades Preliminares, 1.3 Obras civiles, 1.4 Obras mecnicas
EDT a contratar
Productos: Compra de tuberas de polietileno, computadoras, kit de herramientas, epps.
Especificaciones Servicios: Instalacin y retiro de conteiners para campamento, baos qumicos.
de entregable(s) Servicio: Excavacin y movimiento del terreno (Alquiler de maquinarias y mano de obra)
Servicio: Soldadura y tendido tuberas (Equipos de soldadura y maquinaria)
Adquisicin a proveedores reconocidos en la fabricacin de tuberas de polietileno para gas
Alcance del (Segn la NTP-111021 para la distribucin de gas) un promedio de 30 km.
Trabajo Entrega de la maquinaria y equipos puesto en obra.
Equipo de soldadura deben ser homologados.
No incluye garanta por 3 aos de computadoras, no incluye limpieza y mantenimiento de
Exclusiones conteiners para campamento, no incluye mantenimiento de maquinaria. No incluyen gastos
de exmenes mdicos para el personal.
Las empresas contratistas debern cumplir:
Criterios de Con la fecha establecida en el cronograma.
Las maquinarias debern deben de tener sus documentos de operatividad vigentes.
aceptacin de El personal debe de tener su SCTR y exmenes mdicos vigentes.
entregables Cumplimiento de especificaciones segn contrato.
Con la disposicin o reposicin del personal necesario para el cumplimiento del contrato.

Duracin 1.2 Actividades Preliminares: 36 das


1.3 Obras civiles: 77 das
Estimada 1.4 Obras mecnicas: 68 das
Polticas de
Confidencialidad Carta fianza de fiel cumplimiento.
Seguro de responsabilidad civil.
y Boleta de garanta bancaria por cumplimiento de especificaciones.
Responsabilidade
s Civiles
Plan de Trabajo Metodologa:
o Verificacin de especificaciones tcnicas del producto.
o Verificacin de cantidades requeridas.
o Recepcin de propuestas (Mnimo 3)
o Evaluacin de propuestas
o Certificacin de calidad
o Conclusin de periodo de garanta (6 meses)
Cronograma de trabajo: A continuacin, se mostrar en forma resumida el cronograma del
proyecto, donde se contempla un hito principal, como fin de adquisiciones para obra, esto
quiere decir que se debe tener todos los productos y servicios contratados para poder
cumplir con el cronograma de las dems actividades. Por lo general la adquisicin de servicios
se tiene en un promedio de 5 a 15 das
Garantas: Carta fianza de garanta de 10% del total del contrato por buena ejecucin del
contrato, carta fianza de garanta del 5% del total del contrato por calidad de servicio.
Documentacin: Requerimientos especficos del producto solicitado. Procedimientos y
procesos de comunicacin entre los involucrados del proyecto. Procedimientos de los
servicios con sus respectivos procedimientos de seguridad.
Incumplimiento en el cronograma y el presupuesto, incumplimiento de estndares de calidad,
Riesgos incumplimiento de estndares segn la NTP-111021 para la distribucin de gas. Incumplimiento
en los contratos.
Cumplir con lo dispuesto en el contrato.
Cumplir con los pagos respectivos al contratista de acuerdo al cronograma de pagos.
Participacin del Realizar el control y seguimiento del contratista mediante la estructura de organizacin del
Cliente cliente: Director de proyecto y equipo de proyectos.
Brindar facilidades necesarias para el cumplimiento de entrega de productos.
Brindar facilidades para la recepcin de servicios.
Pago servicios: Los pagos se realizarn a travs de transferencia bancaria, se pagar primero
el 30% de total del contrato al iniciar el servicio, se pagar el 60% del total del contrato al pasar
15 das de haber iniciado el servicio y por ltimo se pagar el 10% restante faltando 5 das para
Forma de Pago la culminacin del servicio.
Pago producto: Los pagos por productos se realizarn a travs de cuenta bancaria, en un
mximo de 15 das hbiles.
Lista de equipo de proyectos. Especificaciones tcnicas de productos. Cronograma de entrega
Anexos de producto. Cronograma detallado de servicios contratados. Copia de contratos entre las
partes.
1.3. DECISIONES DE FABRICACIN DIRECTA O COMPRA

PUCP-PMBOK
DECISIONES DE FABRICACIN DIRECTA O COMPRA 12.1.3.3
HOJA 1

CRITERIOS
PRODUCTO DECISIN RIESGOS APROBADO
EDT CATEGORAS CONSIDERADOS EN
EVALUADO TOMADA ASOCIADOS POR:
LA EVALUACIN
1.2.1.1 Computadoras Comprar Rutina Ordenador La garanta del Jefe de
porttil. equipo no cubra Logstica de la
Especificaciones los posibles Empresa.
tcnicas (Memoria ataques
RAM, capacidad cibernticos.
de grficos, etc.).
Licencias y
permisos de
fbrica
requeridos.
Espacio de
almacenamiento,
disco ptico y
puertos
disponibles.
1.2.1.5 Contenedores Comprar- Mediana Incluye Debido a los Jefe de
Alquiler equipamiento plazos mnimo Logstica de la
acondicionado del contrato, se Empresa.
para oficina (Aire genera
acondicionado e subutilizacin
instalaciones del recurso
elctricas).
No se asume
costo de averas o
mantenimiento.
Tiempo de uso
limitado.
Aforo en base al
personal
requerido para la
ejecucin del
proyecto.
1.2.1.5 Igl Hacer Mediana Recurso bsico Disponibilidad Jefe de
para la instalacin del recurso en el Logstica de la
de campamento proyecto, es Empresa.
(almacn). posible exceder
No amerita alto la capacidad de
costo de almacenaje en
mantenimiento. proyectos de
CRITERIOS
PRODUCTO DECISIN RIESGOS APROBADO
EDT CATEGORAS CONSIDERADOS EN
EVALUADO TOMADA ASOCIADOS POR:
LA EVALUACIN
Reutilizable en gran magnitud.
prximos
proyectos.
Dimensin
ptima.
1.2.1.6 Minivolquete Comprar- Mediana Disponibilidad del Horas ociosas Jefe de
Alquiler recurso. en el alquiler de Logstica de la
Operador con maquinaria por Empresa.
certificacin. retrasos en el
El servicio incluye cronograma.
licencias y
permisos
correspondientes
para operar.
El servicio incluye
mantenimiento o
avera.
1.2.1.6 Retroexcavador Comprar- Mediana Disponibilidad del Horas ociosas Jefe de
Alquiler recurso. en el alquiler de Logstica de la
Operador con maquinaria por Empresa.
certificacin. retrasos en el
Servicio con cronograma.
licencias y
permisos
correspondientes
para operar.
Atencin ante
averas o de
requerir
mantenimiento.
1.2.1.7 Cuadrilla Comprar - Rutina Reduccin de El personal Jefe de
Limpieza Subcontratar costos. podra no Logstica de la
Uso del recurso cumplir con los Empresa.
por das u horas. estndares de
Servicio con seguridad, lo
material que conllevara
requerido para su a retrasos en el
labor. proyecto por
Sustitucin incidentes o
inmediata del accidentes.
personal en los
casos renuncia o
ausencia
justificada.
1.2.1.8 Cuadrilla Civil Comprar - Rutina El proveedor El personal Jefe de
Subcontratar asume los podra no Logstica de la
beneficios sociales cumplir con los Empresa.
por ley. estndares de
CRITERIOS
PRODUCTO DECISIN RIESGOS APROBADO
EDT CATEGORAS CONSIDERADOS EN
EVALUADO TOMADA ASOCIADOS POR:
LA EVALUACIN
Reduccin de seguridad, lo
costos. que conllevara
Servicio con EPP a retrasos en el
requerido para proyecto por
cumplimiento de incidentes o
su labor. accidentes.
Sustitucin
inmediata del
personal en los
casos renuncia o
ausencia
justificada.
1.2.1.9 Grupo Hacer Mediana Recurso bsico El recurso es de Jefe de
Electrgeno para la capacidad Logstica de la
continuidad del limitada, en Empresa.
proyecto. caso de ejecutar
No amerita alto diversos
costo de proyectos en
mantenimiento. simultneo.
Reutilizable en
prximos
proyectos.
Fcil de movilizar.
1.2.1.10 Sistema Comprar Mediana Disponibilidad del El costo est Jefe de
Sanitario. -Alquiler recurso. sujeto a la Logstica de la
Sistema con demanda de Empresa.
servicio de proyectos en el
limpieza mercado.
peridico.
Atencin ante
averas o de
requerir
mantenimiento.
Arriendo en base
al personal
requerido para la
ejecucin del
proyecto.
1.4. SOLICITUD DE PROPUESTA (RFP)

PUCP-PMBOK

SOLICITUD DE PROPUESTA (RFP) 12.1.3.4


HOJA 1
Componente Descripcin

Grupo
GPC 1710 S131123 GRUPO 01
Instalacin de Tuberas de Polietileno para distribucin de gas natural en el distrito de San Borja
Ttulo del Proyecto Arequipa

Objetivo:

La presente convocatoria tiene como objetivo la contratacin de la compra de mdulos de cmputo


para su utilizacin en el proyecto de Instalacin de Tuberas de Polietileno para distribucin de gas
natural en el distrito de San Borja Arequipa, segn el siguiente detalle:

a. 3 computadoras con licencias de SO Windows 10 y Office con Project


b. 1 impresora a red
c. 1 Switch de red
d. 2 supresores de picos de corriente
e. Servicio de Instalacin de Red

Descripcin del La especificacin de cada uno de los entregables se encuentra en los requerimientos establecido en el
Trabajo solicitado Plan de Gestin del Alcance.
(a ser llenado por el
cliente) Alcance:

El proveedor deber obligatoriamente presentar una propuesta para todos los tems planteados. Se
debern aplicar pruebas en sitio de acuerdo al siguiente detalle:

1. Visibilidad de las mquinas en red


2. Se pueda compartir documentos en red
3. Prueba de impresin desde cualquier computadora
4. Adecuada instalacin de canaletas y cableado
5. Switch de picos raqueable en la pared
6. Verificacin de la localizacin del switch

A & C construccin es una empresa que cuenta con 10 aos de experiencia en la implementacin de
obras de servicios bsicos la cual ha sido sub contratada por la empresa Gas Fenosa para la
implementacin de tuberas de gas de polietileno en la ciudad de Aqp.

El registro de participantes es gratuito y para ello se deber enviar un correo electrnico al gerente de
proyecto Giankarlo Bellota gbellota@ayc.com.pe como mximo 3 das posteriores a la convocatoria.

Una vez registrados la propuesta podr ser enviada va correo electrnico a la misma direccin, la cual
Informacin deber contener:
administrativa
(a ser llenado por el a. Propuesta tcnica detallada para cada uno de los 5 tem
cliente) b. Propuesta econmica detallada para cada uno de los 5 items
c. Declaracin jurada de datos del proveedor
d. Declaracin jurada de cumplimiento de los Requerimientos Tcnicos.
e. Declaracin jurada simple del representante legal de tener las facultades para actuar en
nombre de su representada y de no tener impedimento para realizar contrataciones.
f. Plazo de entrega estimado

La fecha lmite de recepcin de propuesta ser 5 das hbiles posteriores a la fecha de convocatoria

Requerimientos a Consideraciones Especficas:


1. Equipos de cmputo:

Procesador Core i 5
4 gb de RAM
500 de HD
Monitor de 21 pulgadas
Teclado, Mouse y estabilizador

2. Impresora:

Multifuncional con puerto de red


Blanco y Negro

3. Switch de Red
cumplir
(a ser llenado por el 6 puertos
proveedor) Marca Cisco

4. Supresores de Picos de corriente

De 6 sockets con conexin a tierra


Switch de sockete independiente
Metlico
Raqueable a pared

5. Servicio de instalacin de red

Instalacin de una red domstica


Cables UTP categoras 5E
Canaletas de piso y de pared
Mapa de cableado de red

Referencias
Referencias y Nombre Valor Periodo Tipos de Situacin
de contacto
Calificaciones del del de de actividades o fecha de
Cliente (nombre,
Proveedor proyecto contrato actividad realizadas terminacin
telfono,
(a ser llenado por el correo)
proveedor)

El pago se realizar a travs de depsito bancario contra la entrega y firma de aceptacin total de los
entregables con un plazo de hasta 3 das posterior al mismo.

La propuesta econmica deber incluir obligatoriamente lo siguiente:

La oferta econmica ser presentada en soles, incluidos todos los tributos, seguros, transportes,
Costos y inspecciones, pruebas, as como cualquier otro concepto que pueda tener incidencia sobre el
condiciones de pago costo del bien a contratar.
(a ser llenado por el Cualquier coste reembolsable como viajes y otros gastos deben estar incluidos en el precio fijo
proveedor) propuesto.

Penalidades:

Por cada da de demora en la entrega comprometida se aplicar una penalidad de 10% sobre el
valor total.
Si el plazo de entrega comprometido excede los 5 das hbiles se dar por terminado el contrato.
Contratos, licencias,
acuerdos y 12 Todos los equipos informticos a ser instalados van a contar con una garanta de un ao, de un
garantas descuento del 25% en mantenimiento a partir del segundo ao, las licencias de software requeridos
(a ser llenado por el son originales.
proveedor)
1.5. SOLICITUD DE PROPUESTA (RFP)

PUCP-PMBOK
CRITERIOS DE EVALUACIN DE PROVEEDORES
12.1.3.5

4.1.
2. GESTION DE LAS COMUNICACIONES

2.1. PLAN DE GESTION DE LAS COMUNICACIONES

PLAN DE GESTIN DE LAS COMUNICACIONES


Componente Descripcin
Grupo Grupo 01
Ttulo del Instalacin de tuberas de polietileno para la distribucin de gas natural en el distrito de
Proyecto San Borja
Giankarlo Bellota Velarde, el proyecto se realiza bajo una estructura proyectizada, la
funcin ms resaltante a cargo es la supervisin constante bajo durante el ciclo del
proyecto, adems de, participar en la aprobacin de los gastos, evaluacin y
Gerente del
aprobacin de los cambios.
Proyecto
Responde a la Gerencia General, pertenece a la organizacin A&E Construcciones.

Las necesidades de informacin son el grado de avance del proyecto, los hitos
alcanzados, condiciones de trabajo sobre alcance, costo y tiempo. Informacin sobre
Requisitos de
las lneas base del proyecto y reportes de calidad.
comunicacione
s de los
Canales de comunicacin:
interesados
N(N-1) /2 donde N = 5
5(5-1) /2 = 20/2 = 10 Canales
La primera informacin generada, empieza con la planificacin de los planes de
alcance, costo, tiempo, riesgo, calidad, adquisiciones, RRHHH, interesados y el
presente plan. Estos son realizados por el directos del proyecto y los especialistas
(Parte mecnica, civil, tuberas y gas). La cual tiene como flujo ascendente en la
organizacin esto quiere decir que la informacin llega hasta la alta gerencia. Esta se
revisa en reuniones y se reporta a travs de un correo formal.
Flujo de la
Informacin Posteriormente se genera mayor informacin al momento de la ejecucin del proyecto,
est nuevamente tiene un flujo ascendente, donde semanalmente el jefe de cada
paquete donde est asignado enva un reporte de ejecucin al director del proyecto.
Para que este, posteriormente, envi mensualmente un reporte mensual al patrocinador
de la empresa. Toda esta informacin se enva a travs de un correo formal. Y caso se
tenga que enviar al nuestro cliente Fenosa, se enva a travs de una carta formal.

Sponsor (A&E construcciones)


Cliente (Fenosa)
Personas que Poblacin
recibiran la Proveedor (Tuberas)
informacin Sindicato de trabajadores

* Se desarrolla ms informacin en la matriz anexa.

a. Los entregables que se generen directamente por parte de las reas de las
jefaturas de las obras mecnicas y civiles, son reportes detallados del avance
Informacin principalmente en relacin con el alcance, costo y tiempo del proyecto. El envo se
que debe ser realizar mediante correo electrnico.
comunicada b. Los entregables dirigidos a la alta gerencia, sern reportes generales basado en
informacin del avance del proyecto, incluyendo la curva S y un panel fotogrfico.
El envo se realizar formalmente mediante correo electrnico.

Responsables
N Responsables de distribuir la
de distribuir la Interesados principales
informacin
Cliente - Gerente de Proyecto asignado
1 Gerente de Proyecto de A&E
por
Construcciones
FENOSA S.A.
2 Patrocinador Gerente General de A&E Gerente de Proyecto de A&E
Construcciones Construcciones
informacin Poblacin Pobladores del distrito San
3 Externo - Comunicador Social
Borja, Arequipa
Asistente de Logstica de A&E
4 Proveedor de Tuberas de PE
Construcciones
Sindicato de Trabajadores de A&E Gerente de Proyecto de A&E
5
Construcciones Construcciones

Reuniones presenciales.
Informes enviados mediante cartas formales.
Informes de desempeo mediante correo electrnico.
Mtodos o
Reuniones va telefnica.
tecnologas
Reuniones presenciales formales.
para transmitir
Reuniones presenciales informales.
la informacin
Toma de acuerdos va correo electrnico.
Contratos
Actas de reunin.

Bimestralmente: Siendo el plazo establecido para la confirmacin de lectura, 8


das hbiles.
Quincenal: Siendo el plazo establecido para la aceptacin de la informacin
enviada, dos das hbiles 2 das hbiles.
Frecuencia de Interdiaria: Debiendo durante el transcurso del da confirmar la aceptacin de la
Comunicacin informacin enviada.

En caso la frecuencia sea semanal, se otorgar un da hbil para la emisin de la


confirmacin de lectura, y aceptacin de la misma, a excepcin de la informacin de
impacto leve (sin modificacin del EDT), donde el plazo para emitir la aceptacin de la
informacin ser de hasta 2 das hbiles.
Gerent
e
Gener
al de
A&E
Constr
uccion
Gerente de Proyecto
es de A&E
Proceso de Construcciones
escalamiento

Jefaturas de reas/ Tcnicos/ Especialistas

Asistentes/ Asesores/ Operadores

Mtodo para El proceso de control de las comunicaciones puede desencadenar en actualizaciones al


actualizar y plan de gestin de las comunicaciones, as como otros componentes para la direccin
refinar el plan del proyecto. Los documentos del proyecto se pueden actualizar como resultado del
de proceso de control de comunicaciones, entre estas se cuentan:
comunicacione Solicitudes de cambio
Informes de desempeo
s
Registro de incidentes
Por polticas de la organizacin, A&E Construcciones no brinda ningn tipo de
informacin con relacin al proyecto a otras empresas contratistas.
Restricciones Por poltica la empresa no est permitido negociar o concretar acuerdos con la
de comunidad o poblacin donde se realiza el proyecto, sin la intervencin de un
comunicacin modelador especialista en el tema de conflicto.
Se cuenta con un horario establecido para la atencin presencial de los
proveedores.
Equipo de proyecto: Grupo de personas que, con grados de dedicacin
determinados, participan en la elaboracin de los proyectos transnacionales.
Debido a la complejidad de los mismos puede suceder que el equipo est
compuesto de varios sub equipos especializados.

Especificaciones de proyecto: Caractersticas exigibles al resultado del proyecto


por los responsables que definieron los objetivos. Las especificaciones del
proyecto deben ser claras y concretas de modo que pueda valorarse con certeza
la consecucin de las mismas.

Gestin de las Comunicaciones: El proceso de identificacin, creacin, revisin y


Glosario de distribucin de informaciones a los interesados dentro de un proyecto.
terminologa
Informe de seguimiento: Informes peridicos que se realizan para mostrar la
comn
evolucin del proyecto y que recogen la evolucin del proyecto transnacional en
varias magnitudes: resultados parciales, control presupuestario, dificultades que
surgen, etctera

Planificacin de las Comunicaciones: El proceso de identificacin de las


necesidades de informacin de los interesados en el proyecto y la programacin
de las actividades de comunicacin requeridas para satisfacer esas necesidades
dentro del proyecto.

Problema: Un evento que afecta actualmente la capacidad de un proyecto para


producir los entregables requeridos.
2.2. MATRIZ DE COMUNICACIONES

Mtodo de Frecuencia de
Interesados Responsables de Informacin que comunicacin a Fecha Inicial comunicacin
N Por qu? ser utilizado Proceso de
principales distribuir la ser comunicada (mensual,
(Memorando, escalamiento
informacin (entregables) semanal,
correo electrnico, quincenal)
actas, etc.)
Informes de Mantener Reuniones
Gerente de Proyecto desempeo, informado al presenciales.
1 Cliente - de A&E Reporte del Cliente; en Informes 08/05/2017 Bimestralmente Gerente General
Gerente de Proyecto Construcciones progreso del cuanto a la enviados (Cada que se de A&E
asignado por cronograma, planificacin, mediante cartas realice el Construcciones
FENOSA S.A. Informe de ejecucin y formales. cumplimiento
cierre del resultados del Actas de reunin. de los hitos
proyecto. proyecto. principales)
Patrocinador Gerente de Proyecto Informes de Llevar el Reuniones 08/05/2017 Quincenal -
Gerente General de de A&E avance del control del presenciales. (Considerando
2
A&E Construcciones Construcciones cronograma por personal. Informes de la duracin de
periodos, y Monitorear los desempeo las actividades,
acumulado. indicadores de mediante correo se prev que las
Principales desempeo. electrnico. detecciones de
riesgos, y sus Supervisar las Reuniones va desviaciones se
planes de actividades telefnica. reconocern en
accin. programadas dicho plazo)
Reporte de en el EDT.
desempeo por Alcanzar los
periodo, y objetivos del
acumulado. proyecto.
Indicadores de Mantener
desempeo de informado al
calidad. Gerente
Indicadores de General del
presupuesto. avance de
Informe de obra.
cierre de
proyecto.
Externo - Modelo del Detencin de Reuniones 15/05/2017 Dependiendo la Gerente de
3 Comunicador Social proyecto. los riesgos presenciales probabilidad de Proyecto de A&E
Estudio de negativos formales. ocurrencia e Construcciones
impacto oportunament impacto de los
Poblacin
ambiental y soci e. conflictos
Pobladores del
al del proyecto. Evitar atrasos sociales.
distrito San Borja,
Plan(es) de en el
Arequipa
accin. cronograma
por
conflictividad
social.
Asistente de Orden de Obtener la Reuniones 15/05/2017 Interdiaria Jefe de Logstica
4 Logstica de A&E compra. instalacin de presenciales (Durante la de A&E
Construcciones Especificaciones tuberas de PE informales. adquisicin de Construcciones
tcnicas. de acuerdo a Reuniones va materia prima)
las telefnica.
Proveedor de
especificacione Toma de
Tuberas de PE
s tcnicas acuerdos va
requeridas, en correo
el cronograma electrnico.
y presupuesto Contratos
establecido.
Sindicato de Gerente de Proyecto Bases de Incentivar y Reuniones 08/05/2017 Dependiendo la Gerente General
5 Trabajadores de de A&E contratos mantener un presenciales. probabilidad de de A&E
A&E Construcciones Construcciones administrativos. clima Informes falta a los Construcciones
Procedimientos armonioso en enviados derechos de los
y polticas de el desarrollo mediante cartas trabajadores.
A&E del proyecto formales.
Construcciones para el buen Actas de reunin.
desempeo de
los
trabajadores.
Velar por el
bienestar de
los
trabajadores.
3. GESTION DE LOS INTERESADOS

3.1. REGISTRO DE INTERESADOS

PUCP-PMBOK
REGISTRO DE INTERESADOS 13.1.3.1
HOJA 1

INFORMACIN DE LOS INTERESADOS

Nro. Interesado Cargo en la Ubicacin Rol en el Informacin de


organizacin Proyecto Contacto

1
2
3

EVALUACIN DE LA INFORMACIN DE LOS INTERESADOS

Nro. Interesado Tipo de Principales Principales Influencia en el Fase en el


Interesado Necesidades e Requerimientos Proyecto proyecto de
Intereses mayor
participacin

1
2
3
4

* Tipo de Interesado (Cliente, Patrocinador, Directores, Usuario, etc)


* Influencia en el proyecto (alto,medio,bajo)

MATRIZ DE ANALISIS DE LOS INTERESADOS

Nro. Interesado Nivel de Clasificacin Evaluacin del impacto Estrategia potencial


Participacin de no cumplir con sus para conseguir su
requerimientos apoyo en el proyecto

1
2
3
4

* Clasificacin (opositor, neutral, partidiario, etc)


* Nivel de Participacin (alto,medio,bajo)
3.2. PLAN DE GESTION DE LOS INTERESADOS

PUCP-PMBOK
PLAN DE GESTIN DE INTERESADOS 13.2.3.1
HOJA 1
Componente Descripcin

Grupo

Ttulo del Proyecto

<Indicar Nombre, Puesto Organizacional y a quin responde y a qu organizacin


Gerente del Proyecto pertenece>

<Cules son los atributos que sern usados para conocer totalmente a los interesados.
Ejemplos datos personales, nivel de inters, requerimientos, poder, autoridad etc.>
<Cules son los niveles de compromiso deseado de los interesados claves para el xito del
proyecto>
<Cmo gestionar el impacto de los cambios con las partes involucradas e impactadas>
<Cuales ser la estrategia de comunicacin con los interesados segn la fase del proyecto>
Estrategia de Gestin <Cul ser la estrategia para alcanzar compromiso de los interesados a lo largo del
de Interesados proyecto>
<Cual ser la estrategia para mantener intacta la buena relacin entre el equipo del proyecto
y los interesados, con el objetivo de satisfacer las necesidades y requerimientos de los
interesados>
<Cmo sern abordados y solucionados los conflictos que puedan surgir>
<Como ser realizado el monitoreo de la estrategia de gestin de interesados para asegurar
que est dando resultados durante el ciclo de vida del proyecto>