Procedimiento para Auditoria Interna del Sistema de Gestion Integrada CLARO VICUNA VALENZUELA SISTEMA GESTION INTEGRADA Emitio: Jefe de Calidad Revisd SybgerSpRPRP y Called | Aprobs: Gerente General PATRICIA, MADRID | ERIKAGIOSECG HURTAD, GUSTAVO VICURA MOLINA —| vm rue iccall teeta S Fecha: o}]10 | 2011 Fecha 10126 Feona. 15 [ 10 WT? ] Comité de | Procedimiento para Auditoria Interna | Ref: PG-CG-08-COR Pag. 1 de 10 Gestion del Sistema de Gesti6n Integrada | Rev. 4 Integrada Copia no conirolada cuando esta impresa y sin timbre original, s6lo para Informacion1, OBJETIVO Establecer la metodologia para planificar y ejecutar las auditorias al Sistema de Gestién integrada (SGI) de Claro Vicufia Valenzuela S.A., sus filiales y coligadas. 2. ALCANCE Este procedimiento es aplicado a todos los procesos de la empresa contemplados en el sistema de gestion integrada 3. RESPONSABILIDADES Subgerente PRP y Calidad: Elaborar plan anual de auditorias de Gestién Integrada. Realizar seguimiento de acciones correctivas. Programar, coordinar y notificar las auditorias. Asignar a los auditores, Auditor: Programar, Desarrollar, emitir y distribuir el informe de auditoria. Profesional Residente: Recibir el informe de auditoria y fijar plazo aproximado de toma de acciones correctivas, junto con los responsables de los procesos 0 areas. Gerente General: Toma conocimiento del equipo de auditores y programa de auditorias vigente Gerente de Area: Toma conocimiento de las auditorias internas de su drea y recibe el informe de auditoria sobre las No Conformidades detectadas. 4, DOCUMENTOS APLICABLES Procedimiento Tratamiento de No Conformidades — PG- CG-04-COR Procedimiento de Acciones Cortectivas y Preventivas - PG- CG-05-COR Comité de | Procedimiento para Auditoria Interna | Ref: PG-CG-08-COR Pag.2 de 10 Gestion del Sistema de Gestién integrada | Rev. 4 Integrada Copia no controlada cuando esté Impresa y sin timbre original, s6lo para informacion5. TERMINOLOGIA Programacién_de_auditoria_anual/semestral: es confeccionado por el Subgerente de PRP y Calidad, El calendario de auditoria se confecciona una vez al afio 0 cada 6 meses con revisiones al menos semestrales, el propésito de: identificar y priorizar aquellas obras donde el mandante exija frecuencia de auditorias dentro de sus requisitos, ademas de otras areas de importancia para la organizacion. Programacién de auditoria especifico: es confeccionado por el auditor lider designado para la obra o area auditar. 6. EQUIPOS Y HERRAMIENTAS, Para la ejecucién de este procedimiento se utiliza el computador e internet para el envio de los correos electrénicos. 7. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO 7.1Calificacién de auditores internos. Los Auditores Internos de Claro Vicufia Valenzuela S.A., sus filiales y coligadas se clasifican en 3 categorias, los que deberan cumplir con los siguientes requisitos de calificacién: Auditor lider: Ensefianza media completa, curso de auditor interno de las 3 normas o de auditor lider como minimo en 2 normas, curso de interpretacion de normas deseable y haber participado como auditor interno en 3 auditorias. Auditor into: Ensefanza media completa, tener conocimiento de las 3 normas 0 deseable, deseable estar cursando un diplomado en gestion integrada, ademas haber participado como auditor en entrenamiento en 2 oportunidades. Auditor en entrenamiento: Ensefianza media completa, tener conocimiento de las 3 normas. Comité de | Procedimiento para Auditoria Interna | Ref: PG-CG-08-COR Pag. 3 de 10 Gestion del Sistema de Gestion Integrada__| Rev. 4 Integrada Copia no controlada cuando esté impresa y sin timbre original, s6lo para informacion7.2Planificacién de las Auditorias: EI Subgerente de PRP y Calidad elabora un programa de auditorias anual o semestral, considerando la importancia de los obras a auditar y el resultado de auditorias anteriores, el cual presenta al comité de ejecutivo de gerencia para su conocimiento. Este programa debe contemplar auditar todos los procesos del SGI de Claro Vicufia Valenzuela S.A, filiales y coligadas. El programa anual o semestral de auditorias es revisado y modificado cuando ocurren algunas de las siguientes circunstancias: * Inicio de nuevas obras; * Nuevos procesos 0 cambios substanciales en los existentes; Las auditorias de segunda parte serén consideradas auditorias internas para el caso de la oficina central como de las obras, excepto las realizadas por el corganismo certificador. 7.2.1 Programacién de la auditoria. EI Subgerente de PRP y Calidad confeccionard el programa de auditoria anual o semestral, priorizando las necesidades de obras segtn los plazos y cantidades especificado por el mandante. Para lo cual deberd coordinar con cada encargado de Gestion Integrada un calendario de fechas que se ajusten a las exigencias de su mandante, inmediatamente después podrd incluir otras Areas de la organizacién. Para cada auditoria es deseable que con 2 semanas de anticipacién el Subgerente de PRP y Calidad designard un Auditor Lider, este ultimo elabora un plan de auditoria para la obra o area especifica designada, que contiene: objetivos, la composicién del equipo auditor, las dreas u obras a ser auditadas, los documentos aplicables, la duracién y otra informacién que se estime convenient. Esta planificacién se hace con 1 semana de anticipacién a la auditoria, se usa el registro Programa de entrevistas auditoria interna (anexo 4). 7.2.2 Notificacién a las areas u obra. Una vez confeccionado el plan, el auditor lider debera notificar a los responsables de cada drea u obra a auditar con copia al Subgerente de PRP, lo anterior es deseable que con una semana de anticipacidn. La notificacién se hace via correo electrénico u otro medio apropiado de registro, informando, tales como los objetivos y la programacién de la auditoria, los nombres de los auditores y el alcance de ésta. Comité de | Procedimiento para Auditoria Interna | Ref: PG-CG-08-COR Pag. 4 de 10 Gestion del Sistema de Gestién Integrada | Rev. 4 Integrada | ‘Copia no controlada cuando esta impresa y sin timbre original, s6lo para informacion7.2.3 Reprogramacién y revisién de auditoria. Una vez comunicada la auditoria o plan de la misma, podrén reprogramarse previa solicitud del interesado en aplazar o anticipar la actividad, el que debera enviar un corteo electrénico u otro medio apropiado de registro indicando los motivos y/o justificacién de la reprogramacién y proponer nuevas fechas. Estas solicitudes deberdn ser enviadas como minimo con 5 dias de anticipacién. El programa de auditoria se revisard como minimo cada 6 meses, verificando las obras en ejecucién y finalizadas, del cual saldré un nuevo programa actualizado, se indicard en el mismo la fecha de actualizacién. 7.2.4 Preparacion de Auditorias: 7.2.4.1 Seleccién de auditores, El Subgerente de PRP y Calidad propondré a los Auditores que van a participar en las auditorias y sus reemplazantes en caso de la inasistencia justificada de alguno. En cualquier caso, el personal que realice la auditoria no debe tener ninguna relacién con el departamento auditado Parrafo eliminado XXXXXXXXXX El Subgerente de PRP y Calidad es responsable de instruir al equipo auditor, coordinar la auditoria y establecer su ritmo, asegurar las comunicaciones dentro del equipo y con el sector a ser auditado. El o los auditores deben tener suficiente autoridad y libertad organizacional para tomar la auditoria en forma significativa y efectiva. 7.2.4.2 Lista de Verificacién La lista de verificacién, son elaboradas por los Auditores con consulta al Subgerente de PRP y Calidad en forma anterior a la auditoria, para asegurar la profundidad y continuidad de la auditoria y una metodologia sistematica para la evalua | Comité de | Procedimiento para Auditoria Interna | Ref: PG-CG-08-COR Pag. 5 de 10 Gestion del Sistema de Gestion Integrada | Rev. 4 Integrada Copia no controlada cuando esta impresa y sin timbre original, sdlo para informacionEstas listas sirven s6lo de guia, no restringen la actuacién de los auditores cuando ‘se suscita otra situacién que no esté incluida explicitamente en estas listas. Estas listas no son obligatorias, son sélo de apoyo. P&rrafo Reubicado en Procedimiento de auditorias internas, 7.1.1.3, inciso 1°. 7.3Ejecuci6n de la auditoria Interna 7.3.1 Reunion Inicial Se realizard una reunién previa a la auditoria con el area u obra a ser auditada, para conocer a los participantes, los objetivos y programa de la auditoria, fijar la reunién final y establecer los canales de comunicacién. 7.3.2. Desarrollo de la auditoria Una vez confirmado el programa se ejecuta la auditoria, realizando las entrevistas requeridas, verificando los registros que evidencian la realizacién de las actividades y anotando las no conformidades u observaciones que se presenten, Para ello se utilizan las listas de verificacién como referencia. 7.3.3 Objetivos Principales + Verificar los procedimientos e instructivos definidos en el Sistema de Gestion Integrado. Evaluar la efectividad propia del Sistema. \dentificar observaciones 0 la necesidad de acciones preventivas que mejoren la aplicacién y funcionamiento del sistema y el establecimiento de las bases para su desarrollo posterior. + Identificar no conformidades. El auditor deberd registrar todos los hallazgos detectados en la auditoria en el anexo 2 (Informe de auditoria) y posteriormente el responsable del area u obra traspasarlas al registro. PG-CG-04-COR/Anexo 1, (Registro de No Conformidades), a fin de asegurar condiciones para que el resultado de la auditoria pueda ser presentado con exactitud y detalles suficientes. Comité de | Procedimiento para Auditoria Interna | Ref: PG-CG-08-COR Pag. 6 de 10 Gestion del Sistema de Gestion Integrada | Rev. 4 Integrada Copia no controlada cuando esta impresa y sin timbre original, s6lo para informacion7.3.4 Reunion Post-auditoria Al término de la auditoria, se realiza una reunién entre los participantes del equipo de auditores, para el andlisis de los resultados, aclaraciones y concordancia de ellos. 7.3.5 Reunién de Cierre Luego de la reunién de Post-auditoria, se realiza una reunién entre el equipo de auditores y el responsable de 4rea o el profesional residente de la obra, para la presentacién de los resultados preliminares de la auditoria. 7.3.6 Elaboraci6n del Informe de auditoria Una vez evaluados y analizados los resultados obtenidos, el Auditor Lider redacta un Informe de auditoria segtin (PG-CG-08-COR/Anexo 2), y lo distribuye a: Gerente del area u obra, encargados de drea, Profesional Residente y/o encargados de calidad para el caso de las obras, el que deberd ser enviado dentro de un plazo no superior a 10 dias contados desde la reunién de cierre. El informe de auditoria contiene informaciones que permiten una adecuada evaluacién de las condiciones del area auditada, tales como: * Objetivo y fecha de la auditoria * Alcance de la auditoria + Conclusiones generales y observaciones detectadas * Registro de No Conformidades 7.3.7 Plan de accién y seguimiento de la auditoria. Una vez recibido el informe, el responsable del area en Oficina central y profesionales residentes o quien éste designe para el caso de las obras, deberan asegurarse de que se realizan las correcciones y se toman las acciones cortectivas/preventivas apropiadas para eliminar la causa raiz de la no conformidad real/potencial. Para lo cual se reuniré con el duefio del proceso y determinaran la causa raiz que provocé la no conformidad o potencial no conformidad, una vez establecida esta causa se tomaran las acciones correctivas 0 preventivas segun corresponda, las acciones tomadas deberén estar siempre orientadas a eliminar la no conformidad y sus causas, lo anterior con el propésito de evitar su ocurrencia. Para el tratamiento de las no conformidades, el responsable del érea en Oficina central y profesionales residentes o quien éste designe, llenaran los registros Comité de | Procedimiento para Auditoria Interna | Ref: PG-CG-08.COR Pag.7 de 10 Gestion del Sistema de Gestion Integrada | Rev. 4 Integrada Copia no controlada cuando esta impresa y sin timbre original, s6lo para informacioncorrespondientes a No conformidades y acciones correctivas o preventivas y una vez llenados estos informes deberan enviar copia a la Subgerencia de PRP y Calidad en un plazo no superior 30 dias. 8 REGISTROS 8.1 Programa anuallsemestral de aucitoria (Anexo 1) 8.2 Informe de auditoria (Anexo 2) 8.3 Listado de Auditores Calificados (Anexo 3) 8.4 Programa de entrevistas auditoria interna (Anexo 4) CUADRO MANTENCION REGISTROS: Tiempo de a : Lugar Fico |) i: Retencién y Imacenado por Lugar Fisico eecuperacién, ae PO" | medio Fisica: |“ a . Disposicion final 81 | Subgerente de Papel y/o | Archivador | Si | Subgerente PRP y | 7 afos, 7 PRP y Calidad Se vo | Caliteg Destruye. magnético PC 82 | Subgerente de Papel y/o | Archivador | Si Todos los delérea |2 afios, PRP y ae auditade. bodegas las Caliciad/Profesio vo ‘acacias / nal Residente magnético PC Destruir. 83 | Subgerente de Papel yo | Archivador | Si Subgerente PRPy | Taio, 7 PRP y Calidad Sona | Calidad Destruye, magnético PC 84 |Auditores Papel yo | Archivador [si Tos responsables | Tafio articipantes del MDestruye Encergadode | MN? | yloPC Stmacenaront, Calidad/de ‘magnético Gestién Integrada dela obra Comité de | Procedimiento para Auditoria Interna | Ref: PG-CG-08-COR Pag. 8 de 10 Gestién del Sistema de Gestion Integrada | Rev. 4 Integrada Copia no controlada cuando esta impresa y sin timbre original, s6lo para informacion9. ANEXOS > PG-CG-08-COR/ Anexo 1, Plan anual/semestral de auditoria > PG-CG-08-COR/ Anexo 2, Informe de Auditoria Interna. > PG-CG-08-COR/ Anexo 3, Listado de Auditores Calificados. > PG-CG-08-CORI/Anexo 4, Programa De Entrevistas Auditoria Intema 10 MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO. (Rev. | Pag. ~ Motivo y descripcién del cambio Fecha | Aprobé INP Modificacié| n 07 | Todas |-Se realizan modificaciones por aplicacion de las normas Gerente |OHSAS 18001:2007 ¢ ISO 14001:2004. General 7 __|-Pumto 8, Se incorpora cuadro de mantencién de registros Todas |- Se modifica procedimiento segtin instrucciones limpartidas en procedimiento control de documentos Rev. 2 4 |-se declara encargado de difusion del programa de lauaitorias. ‘4 |-Punto 7.1.1.4, se incorporan criterios de reprogramacion Gerente ly revision. General 3 |- notificacién de audiitorias se reubica en parrafo 7.7.1.3, linciso 1 oR 6 -7.2.6, se elimina, enviar copia a comité ejecutivo y se lagrega enviar copias a residentes y jefes de area. 7 _ |- Sedeciaran las actividades y acciones posteriores a la lauditoria, 3 [-se cambia programacién de auditoria para cada obra 0 lérea de 2 a 1 semana de anticipacion. 4 |- se establecen frecuencia para designacion de auditor lider. -7.1.4., Parrafo eliminado (comite de gestion analizara...) -7.2.6, es elimina copia del informe al gerente general ‘Anexot |- se modifica formato de informe de auditoria. 3_|- Se definen categorias y calificacion de auditores internos 03 | 4 |Pto 7.2 Planificacién de auditoria /se ampiia a semestral. | 29/06/2010 | Gorente ea General 04 | Portada |Se cambia ol emisor; so cambia el cédigo del \procedimiento de PR a PG y de OC a COR. 2 [En item 1 se agregan las empresas fillales y coligadas. En item 4 se cambian los codigos de los procedimientos_| Comité de | Procedimiento para Auditoria Interna | Ref: PG-CG-08-COR Pag. 9 de 10 Gestién del Sistema de Gestién Integrada | Rev. 4 | integrada ‘Copia no controlada cuando esta impresa y sin timbre original, s6lo para informacién[de referencia. |En item & se indica semestral en el Programa de auditoria. |En item 6 se completa con Equipos y Herramientas. |En item 7.1 se agrega con filiales y empresas coligadas; |se completa calificacién del auditor lider y auditor interno. |En tem 7.2, 7.2.1 y 7.2.2 se agregan las filiales y lempresas coligadas; se cambia el concepto de plan por el lde programa y viceversa; se agrega que las auditorias de |segunda parte se consideran como auditorias internas lcon excepcién de las realizadas por el organismo lcertificador; se cambia la obligatoriedad de 2 semanas por, “deseable”. |En item 7.3.3 se incluye el nombre del anexo 2 (Informe de| |auditor’a) y se actualiza el cédigo de! procedimiento [Tratamiento de No Conformidades. [En item 7.3.6 se actualiza el cédigo del procedimiento. IEn item 7.3.7 se agregan acciones preventivas y no iconformidad real y potenci [En item 8 se cambia Plan por Programa y se agrega |semestral 8.1; en Cuadro Mantencién de Registros se lcompleta el 8.2, En item 9 se actualizan los cédigos de los procedimientos |que se mencionan en los anexos. 20/09/2011 | Gerente General Comité de Gestion Integrada Procedimiento para Auditoria Interna | Ref: PG-CG-08-COR del Sistema de Gestién Integrada | Rev. 4 Pag. 10 de 10 Copia no controlada cuando estd impresa y sin timbre original, 8dlo para Informacion