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VERSIN 14
Definir los procedimientos que realiza el Departamento de Compras para la adquisicin de bienes y/o servicios
requeridos por las diferentes unidades acadmicas y administrativas de la Universidad, mediante un esquema que
asegure estndares de calidad, eficiencia y oportunidad estableciendo relaciones que generen valor agregado a la
institucin.
NOTA: En los casos excepcionales en los que se requieran tramitar compras superiores al valor anteriormente
mencionado, se solicitar la respectiva aprobacin de control interno.
2.2.1. FLUJOGRAMA:
CAJA MENOR
No
DEPENDENCIA
SOLICITANTE
Solicitud de
Entrega de factura o
autorizacin de compra Adquisicin de
Inicio. soporte.
por caja menor. producto o servicio.
Si
DEPARTAMENTO DE
COMPRAS
Relacin de soporte
Solicitud de
en libro de caja Fin.
desembolso.
Entrega de dinero. menor.
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2.3.1.1. DESARROLLO DE ACTIVIDADES: En caso de requerir citacin a proveedores, con el fin de definir
especificaciones tcnicas del bien o servicio para la presentacin de ofertas econmicas en igualdad de condiciones,
el proceso inicia con la solicitud de citacin a proveedores. De lo contrario, inicia con la generacin del suministro
(pedido) en el sistema de informacin Iceberg.
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GENERACIN DE REQUISICIN
1. Revisa que la solicitud de suministro contenga todas las especificaciones
completas y claras.
2. Verifica que los datos de fuente funcin, fondo, destino, responsable y centro de
costos sean los correctos. Adems, que en el campo de observaciones contenga la
justificacin de la solicitud.
3. Si todos los datos son correctos, realiza alguno de los siguientes trmites:
3.1. Si se cuenta con stock del material realiza la entrega de producto y genera la
salida* de almacn, la cual debe ser firmada a satisfaccin de quien recibe. Para
PERSONAL DE
ello el usuario deber presentar el carn que lo acredita como funcionario de la
7 COMPRAS Y
Universidad, adems de estar registrado en el formulario de entregas almacn.
SUMINISTROS
3.2 Si no se cuenta con stock del material procede a generar un nmero de
requisicin de compra, el cual es informado por correo electrnico al usuario
solicitante y al personal encargado de realizar la adquisicin; posteriormente es
incluido en el formulario Registro de pedidos.
4. Si los datos son incorrectos rechaza la solicitud en fsico o informando por correo
electrnico al usuario solicitante y al personal de compras las inconsistencias
evidenciadas.
Nota: *En caso de que el usuario no firme el documento de salida como soporte de
recibido, ser vlida la firma en la solicitud de suministro (pedido).
SOLICITUD DE COTIZACIN*:
1. Consulta el formulario Registro de pedidos o el correo electrnico para verificar
el nmero de requisicin generado para el suministro radicado por el rea
PERSONAL DE solicitante.
8 COMPRAS Y 2. Enva a los proveedores las necesidades a cotizar, mediante correo electrnico
SUMINISTROS indicando el nmero de la requisicin que puede ser consultada a travs del Portal
de Proveedores, o enva el registro solicitud de cotizacin de productos CDIGO:
R-07-11CP.
PRESENTACIN DE COTIZACIN:
1. Consulta la requisicin en el Portal de Proveedores o revisa la informacin
contenida en el Registro Cotizacin de Productos Cdigo: R-07-11CP enviado por
9 PROVEEDOR
correo electrnico.
2. Realiza la cotizacin dentro de los tiempos establecidos, a travs del Portal de
Proveedores o la enva por correo electrnico segn corresponda.
REVISIN Y ANLISIS DE COTIZACIONES:
1. Revisa las cotizaciones que fueron enviadas por el proveedor ya sea por el Portal
de Proveedores o por correo electrnico.
2. Elabora el cuadro de adjudicacin de acuerdo a las cotizaciones recibidas y
condiciones propuestas por los proveedores con el fin de elegir el proveedor para la
PERSONAL DE
compra*.
10 COMPRAS Y
Nota: *Se solicitar concepto del usuario solicitante en los casos que se requieran,
SUMINISTROS
como por ejemplo temas de tecnologa.
Habr excepcin de realizar cuadro de adjudicacin en los siguientes casos:
Sea proveedor nico para la compra.
Corresponda a una legalizacin.
Se derive de un proyecto ya iniciado en la Universidad con dicho proveedor.
GENERACIN ORDEN DE COMPRA:
PERSONAL DE
1. Genera la orden de compra en el sistema de informacin Iceberg para el
11 COMPRAS Y
proveedor que cumpli con las condiciones requeridas y deja el documento en
SUMINISTROS
estado grabado.
APROBACIN CUADRO DE ADJUDICACIN O DOCUMENTO SOPORTE:
1. Revisa el cuadro de adjudicacin o documento soporte verificando que la
JEFE DPTO. DE
12 informacin este completa y correcta.
COMPRAS
2. Lleva todas las solicitudes con los respectivos soportes para su correspondiente
aprobacin por parte del autorizador del gasto.
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correspondiente.
TRMITE DE FACTURA O CUENTA DE COBRO:
1. Genera a travs del Sistema de Informacin Iceberg, nmero de radicacin de
pago.
PERSONAL DE
18 2. Diligencia en Excel el formato listado de pagos.
ALMACN
3. Enva los documentos para el trmite de pago a compras para su respectiva
revisin. (Factura o cuenta de cobro, entrada de almacn, orden de compra, cuadro
de adjudicacin o documento soporte con la respectiva aprobacin).
RECEPCIN DE PAGOS:
PERSONAL DE
19 1. Revisa que la relacin de documentos concuerde con los documentos fsicos
COMPRAS
recibidos del almacn, de lo contrario se realizan las correcciones pertinentes.
JEFE DPTO. DE REVISIN DE PAGOS:
20
COMPRAS 1. Verifica los documentos y procede a firmar el formato Listado de pagos.
RADICACIN DE PAGOS EN EL REA CONTABLE:
PERSONAL DE
21 1. Hace entrega al rea contable de los documentos para su respectivo trmite de
COMPRAS
pago.
2.3.1.2. FLUJOGRAMA
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INICIO
SOLICITUD DE
CITACIN A CITACIN A
PROVEEDORES PROVEEDORES
REUNIN O
REQUISITOS Y
RECORRIDO CON
ESPECIFICACIONES
PROVEEDORES
GENERACIN DE
REVISIN DEL
SUMINISTRO
SUMINISTRO
(PEDIDO)
(PEDIDO)
NO
SI
SOLICITUD DE PRESENTACIN
COTIZACIN DE COTIZACIN
SE LE INFORMA
AL USUARIO
REVISIN Y
ANLISIS DE
COTIZACIONES
GENERACIN
ORDEN DE
COMPRA
APROBACIN DE
CUADRO DE
NO ADJUDICACIN Y/
O DOCUM ENTO
SOPORTE
SI
APROBACIN
ORDEN DE
COMPRA
REVISIN Y RECEPCIN DE
MATERIAL (ALMACN Y/O
USUARIO)
FIRM A DE ACTA DE
ENTREGA O REMISIN A
SATISFACCIN (ALMACN
Y/O USUARIO)
RADICACIN DE
FACTURA O
CUENTA DE
COBRO
RECEPCIN DE
DOCUMENTOS
ENTRADA AL SALIDA DE
ALMACEN. ALMACEN.
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIN DE COMPRAS EN GENERAL
TRMITE DE
FACTURA O
NO
CUENTA DE
COBRO
REVISIN DE RECEPCIN DE
PAGOS PAGOS
RADICACIN DE
PAGOS EN EL
SI
REA CONTABLE
FIN
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2.3.2.2. FLUJOGRAMA
INICIO
GENERACIN DE
SUMINISTRO
(PEDIDO)
REVISIN DEL
NO SUMINISTRO
(PEDIDO)
SI
SOLICITUD DE PRESENTACIN
COTIZACIN DE COTIZACIN
REVISIN Y
ANLISIS DE
COTIZACIONES
GENERACIN
SOLICITUD DE
PAGO
APROBACIN DE
CUADRO DE
NO ADJUDICACIN Y/
O DOCUMENTO
SOPORTE
ENVO SOLICITUD
DE PAGO AL PRESTACIN DEL
PROVEEDOR SERVICIO
VERIFICACIN
DE SERVICIO
PRESTADO
SI
RADICACIN DE
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIN DE SERVICIOS EN GENERAL Y LICENCIAMIENTO
FIRMA DE FACTURA O
REMISIN ACTA CUENTA DE
DE ENTREGA COBRO
RECEPCIN DE
DOCUMENTOS
TRMITE DE
FACTURA O
NO CUENTA DE
COBRO
REVISIN DE RECEPCIN DE
PAGOS PAGOS
RADICACIN DE
SI PAGOS EN EL
REA CONTABLE
FIN
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3.2 Si los datos son incorrectos informa por correo electrnico al usuario solicitante,
las inconsistencias evidenciadas.
ELABORACIN ORDEN DE COMPRA:
PERSONAL DE
1. Elabora la orden de compra de acuerdo a la informacin reportada en el
3 COMPRAS Y
suministro adjuntando el oficio con las respectivas aprobaciones de la compra de
SUMINISTROS
este material.
PERSONAL DE ENVI ORDEN DE COMPRA AL PROVEEDOR Y BIBLIOTECA:
4 COMPRAS Y 1. Enva por correo electrnico la orden de compra escaneada al proveedor con
SUMINISTROS copia al Departamento de Biblioteca.
AGENDA Y ENTREGA DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO:
1. El proveedor se comunica con el personal de Biblioteca una vez sea notificado
5 PROVEEDOR sobre la orden de compra, a fin de agendar cita para realizar la entrega.
2. Entrega los elementos en el lugar, fecha y hora pactados con remisin, acta de
entrega o documento soporte y factura o cuenta de cobro.
REVISIN Y RECEPCIN DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO:
1. El personal de biblioteca confirma al almacn fecha de entrega del material
bibliogrfico por parte del proveedor.
2. El usuario solicitante recibe el material bibliogrfico en compaa del personal de
almacn, verificando que corresponda a lo solicitado en la orden de compra.
2.1 si est correcto, firma la remisin, acta de entrega o documento soporte de
USUARIO recibido a satisfaccin, nicamente si est autorizado de acuerdo al formulario
6 SOLICITANTE Y entregas almacn.
ALMACN 2.2 Devuelve el producto segn sea el caso.
3. El personal del almacn recibe la factura o cuenta de cobro confrontando que la
informacin coincida con la orden de compra y que se encuentre adjunta la remisin,
acta de entrega o documento soporte firmado a satisfaccin por el usuario. No se
recibir la factura o cuenta de cobro si se presenta alguno de los siguientes casos.
3.1. La factura o cuenta de cobro no cumpla con los requisitos legales o con lo
especificado en la orden de compra 3.2. No se encuentre adjunta la
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remisin, acta de entrega o documento soporte firmado a satisfaccin por parte del
usuario.
4. El personal de almacn realiza la entrada de almacn a travs del sistema de
informacin Iceberg de acuerdo a la orden de compra relacionando nmero de
factura, cuenta de cobro, remisin, acta de entrega o documento soporte.
SALIDA DE ALMACN:
PERSONAL DE 1. Genera la salida de almacn a travs del sistema de informacin Iceberg,
7
ALMACEN anexando como soporte la remisin firmada a satisfaccin por parte del Usuario
Solicitante.
TRMITE DE FACTURA O CUENTA DE COBRO:
1. Genera a travs del Sistema de Informacin Iceberg, nmero de radicacin de
pago.
PERSONAL DE
8 2. Diligencia en Excel el formato listado de pagos.
ALMACN
3. Enva los documentos para el trmite de pago a compras para su respectiva
revisin. (Factura o cuenta de cobro, entrada de almacn, orden de compra, cuadro
de adjudicacin o documento soporte con la respectiva aprobacin).
PERSONAL DE RECEPCIN DE PAGOS:
9 COMPRAS Y 1. Revisa que la relacin de documentos concuerde con los documentos fsicos
SUMINISTROS recibidos del almacn, de lo contrario se realizan las correcciones pertinentes.
JEFE DPTO. DE REVISIN DE PAGOS:
10
COMPRAS 1. Verifica los documentos y procede a firmar el formato Listado de pagos.
PERSONAL DE RADICACIN DE PAGOS EN EL REA CONTABLE:
11 COMPRAS Y 1. Hace entrega al rea contable de los documentos para su respectivo trmite de
SUMINISTROS pago.
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INICIO
GENERACIN DE
SUMINISTRO
(PEDIDO)
REVISIN DEL
NO SUMINISTRO
(PEDIDO)
SI
ELABORACIN
ORDEN DE
COMPRA
ENVI ORDEN DE
COMPRA AL
PROVEEDOR Y
BIBLIOTECA
AGENDA Y
ENTREGA DE
MATERIAL
BIBLIOGRAFICO
REVISION Y
RECEPCION DE
MATERIAL
BIBLIOGRAFICO (
PERSONAL COM PRAS
Y BIBLIOTECA).
RECEPCION DE
DOCUMENTOS.
ENTRADA DE
ALMACEN.
SALIDA DE
ALMACN
ADQUISICIN PARA MATERIAL BIBLIOGRFICO SOLICITADO POR BIBLIOTECA
TRMITE DE
FACTURA O
CUENTA DE
NO
COBRO
REVISIN DE
PAGOS RECEPCIN DE
PAGOS
SI RADICACIN DE
PAGOS EN EL
REA CONTABLE
FIN
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RECEPCIN DE PAGOS:
PERSONAL DE
20 1. Revisa que la relacin de documentos concuerde con los documentos fsicos
COMPRAS
recibidos del almacn, de lo contrario se realizan las correcciones pertinentes.
JEFE DPTO. DE REVISIN DE PAGOS:
21
COMPRAS 1. Verifica los documentos y procede a firmar el formato de listado de pagos.
RADICACIN DE PAGOS EN EL REA CONTABLE:
PERSONAL DE
22 1. Hace entrega al rea contable de los documentos para su respectivo trmite de
COMPRAS
pago.
NOTAS ACLARATORIAS:
Las solicitudes de cotizacin y citacin se realizan inicialmente con los proveedores que se encuentran
registrados en la base de datos, sin embargo, constantemente se revisan portafolios enviados y se invitan a
participar de las citaciones y cotizaciones.
Se requerir solo de una (1) cotizacin cuando :
2.3.4.2.FLUJOGRAMA
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VERSIN 14
INICIO
SOLICITUD DE
CITACIN A CITACIN A
PROVEEDORES PROVEEDORES
REUNIN O
REQUISITOS Y
RECORRI DO CON
ESPECIFICACIONES
PROVEEDORES
ELABORACIN DE CUADRO
GENERACION DE
DE ADJUDICACIN EN
SUMINISTROS.
COMP AA DEL USUARIO
REVISIN DEL
NO SUMINISTRO
(PEDIDO)
SE LE IN FORMA AL
USUARIO SI
CONSU LTA DE
FORMULARIO
REGISTRO DE
PEDIDOS Y
GENERACION DE
ORDEN DE COMP RA
APROBACIN
CUADRO DE
NO ADJUDICACIN O
DOCU MEN TO
SOPORTE
SI
APROBACIN DE
ORDEN DE COMP RA
ENVO DE ORDEN DE
PROGRAMACIN Y COMP RA AL
ENTREGA DE OBRA PROVEEDOR
SI
ENTREGA DE
FIRMA REMISIN O RECEP CIN DE
FACTU RA O CUENTA
ACTA DE ENTREGA DOCU MEN TOS
DE COBRO
ENTRADA DE
ALMACEN.
SALIDA DE ALMACN
ADQUISICIN PARA OBRA CIVIL Y MOBILIARIO PARA PROYECTOS
TRMITE DE
FACTU RA O CUENTA
DE COBRO
RECEP CIN DE
NO PAGOS
REVISIN DE
PAGOS
SI
RADICACIN DE
PAGOS EN EL REA
CONTABLE
FIN
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La aplicacin de la encuesta se realiza semestralmente a las reas filtro quienes son nuestros principales usuarios,
teniendo en cuenta que consolidan las necesidades de la Universidad. El resultado de las mismas es medido a travs
del indicador de satisfaccin del cliente. A partir de la encuesta se busca alcanzar y superar las expectativas de los
usuarios y plantear planes de accin frente a las debilidades encontradas en el servicio.
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2.4.1.2. FLUJOGRAMA
INICIO
ENVO DE LA
DILIGENCIAMIENTO
ENCUESTA A LOS
DE LA ENCUESTA
USUARIOS
ANLISIS DE
DATOS
REALIZAR
TABULACIN DE
LA INFORMACIN
ANALIZAR LOS
DATOS
ACTUALIZAR
INDICADOR
REPORTAR AL
JEFE DE COMPRAS
RESULTADOS
RESULTADO
COMPRAS Y SUMINISTROS
ANALIZA
RESULTADOS
PLANTEA
ACCIONES DE
MEJORA
FIN
2.5. DEFINICIONES:
AREAS FILTRO: Son aquellas dependencias administrativas y acadmicas en las que se centran las
solicitudes de compra de acuerdo a la naturaleza del producto o servicio.
COMPRAS OCASIONALES: corresponde a aquellas compras de menor cuanta ($90.000) que no requieren
aprobacin del ordenador de gasto por ser adquiridas por caja menor y sin los correspondientes
procedimientos de adquisicin.
COTIZACIN: documento emitido por el proveedor en donde se presenta la respectiva propuesta econmica
y condiciones comerciales.
ORDEN DE COMPRA: es el documento que emite el Departamento de Compras para solicitar bienes al
proveedor indicando cantidad, detalle, precio y lugar de entrega.
ORDENADOR DE GASTO: persona facultada por la mxima autoridad de la Universidad para aprobar una
compra de un bien o servicio.
PROVEEDOR: persona natural o jurdica que cumpliendo los requisitos mnimos establecidos por la
Universidad La Gran Colombia suministra bienes y servicios acorde a las necesidades de las dependencias
usuarias.
SOLICITUD DE PAGO: es el documento que emite el Departamento de Compras para contratar servicios o
bienes intangibles.
SUMINISTRO-PEDIDO: es el documento generado en el sistema de informacin Iceberg para solicitar un bien
o servicio.
USUARIO SOLICITANTE: es la persona autorizada por el Director Jefe o Decano, para elaborar suministros
(pedidos) en el sistema de informacin Iceberg.
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3. CONTROL DE CAMBIOS:
No
FECHA DESCRIPCIN
REV.
Literal 2.1.1 Las compras hasta ($70.000) setenta mil pesos m/cte
clasificadas como urgentes se diligenciaran directamente por la
Secretara del proceso de Compras y suministros
Literal 2.2.1 Nota: No ser necesario realizar el procedimiento de
inscripcin y seleccin para aquellos proveedores que se les haga
5 22/10/2012
compras ocasionales. Entindase por ocasional aquellas compras en las
que se genera hasta dos (2) rdenes de compra. A estos proveedores se
les exige nicamente Rut y/o cmara de comercio y certificacin
bancaria.
Mejora al procedimiento de adquisicin de publicidad. Literal 2.6.
Literal 2.1
Se actualiz el nombre CUANTAS PARA APROBACIN DE COMPRAS
Literal 2.1.1
COMPRAS DE CAJA MENOR:
Todas aquellas compras ocasionales hasta $ 70.000 se tramitan a travs de
la secretaria del departamento de Compras y suministros. Los criterios para
realizar esta compra son los siguientes:
Literal 2.3
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VERSIN 14
Literal 2.6
Se elimin la evaluacin de proveedores porque se cre un documento para
realizar la inscripcin, seleccin, evaluacin y certificacin de proveedores.
Literal 2.3
Se actualiz el literal separando cada metodologa de acuerdo a bien o
servicio que se compre:
- Adquisicin de compras en general
- Adquisicin de servicios en general
- Adquisicin para biblioteca
7 21/09/2013 - Adquisicin de obra civil e inmobiliario
- Adquisicin publicidad impresa
- Adquisicin elementos para bienestar universitario
- Adquisicin para centro de medios audiovisuales
- Adquisicin de material para eventos (nuevo)
- Adquisicin de material de laboratorios. (nuevo)
- Procedimiento de producto no conforme
En la actividad RECEPCIN ELEMENTOS * realiza la evaluacin de
8 31/03/2014 proveedores (Sello de evaluacin), se eliminan las palabras Sello de
evaluacin ya que lo que se realiza es un seguimiento de proveedores.
Se agrega compra de caja menor por eventos.
Se realiza cambio en todos los procedimientos
9 01/06/2014 Se genera procedimiento para tratamiento de devolucin de producto.
Se genera procedimiento para tratamiento de garantas. Se incluye el
registro de garantas.
Actualizacin de los diagramas de flujo de los procedimientos que conforman
10 10/07/2014
el manual.
COMPRAS DE CAJA MENOR POR EVENTOS: se aade Habr eventos
que no cumplan con el procedimiento de diligenciamiento del formato
CODIGO: R-07-11EV REGISTRO: SOLICITUD DE EVENTOS, por ser
considerados extraordinarios; pero debern contener la firma de autorizacin
de la Vicerrectora Administrativa en el documento soporte de la compra,
factura, cuenta de cobro o equivalentes (ser opcional el diligenciamiento del
registro)
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VERSIN 14
Producto no conforme:
Se traslada para el manual del almacn.
Tramites de garantas:
Eliminacin de procedimiento, la actividad se incluye en el manual de
almacn.
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