COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE VERACRUZ

VERSIN NMERO: 3
PROCEDIMIENTOS OBLIGATORIOS
FECHA DE APROBACIN: 20/05/10

NO. DE COPIA CONTROLADA:

CONTROL DE LOS REGISTROS DE LA CALIDAD

PGINA: 1 DE 6

PROCEDIMIENTO:

CONTROL DE LOS REGISTROS

DE LA CALIDAD

REPRESENTANTE DE LA DIRECCIN EN EL SGC REPRESENTANTE DE LA DIRECCIN EN EL SGC PRESIDENTE DEL COMIT DE LA CALIDAD

ELABOR REVIS APROB

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VERSIN NMERO: 3
PROCEDIMIENTOS OBLIGATORIOS
FECHA DE APROBACIN: 20/05/10

NO. DE COPIA CONTROLADA:

CONTROL DE LOS REGISTROS DE LA CALIDAD

PGINA: 2 DE 6

1. Objetivo:

Establecer los controles necesarios para la identificacin, almacenamiento, proteccin, recuperacin,

tiempo de retencin y disposicin de los registros obligatorios de la Norma ISO 9001:2008 (Registros de la
calidad).

2. Responsable:

Titular del Centro de Responsabilidad que por sus funciones posee registros de la calidad.

3. Alcance:

Registros de la Calidad.

4. Normas de Operacin:

El control de registros de la calidad se realizar de acuerdo con los requerimientos que establece la norma
ISO 9001:2008;
Los responsables de asentar los datos o contenido en los registros de la calidad debern asegurarse que
cuando se requiera modificacin, sta se realice de tal forma de que no exista duda en los datos
asentados;
Los datos o contenido de los registros de la calidad deben hacerse con tinta o en archivo electrnico;
Los registros de la calidad pueden presentarse en el medio de soporte que se considere conveniente;
Los Titulares de los Centros de Responsabilidad determinarn los registros de la calidad que le
correspondan, de acuerdo a lo establecido en la Lista de Registros Requeridos por la Norma ISO
9001:2008, incluida en este procedimiento;
Los Titulares de los Centros de Responsabilidad debern incluir los registros de la calidad que les
correspondan en el Listado de Registros de la Calidad;
Cada uno de los Centros de Responsabilidad proporcionar las medidas de proteccin necesarias para
garantizar la integridad de los registros de la calidad, es decir, que el ambiente del rea que se elija para
el almacenamiento permita la conservacin de los registros;
Los registros de la calidad deberan ser colocados en lugares accesibles y fcilmente identificables;
auxilindose para ello con flderes, carpetas de argollas, cuadernos de registro, medios electrnicos, etc.
los cuales pueden estar contenidos en libreros, archiveros, cajones o cajas de cartn que cumplan con las
condiciones enunciadas de conservacin;
El tiempo de retencin mnimo para los registros de la calidad ser de tres aos, pudiendo ser mayor de
conformidad con las necesidades de los Centros de Responsabilidad que los generen o por la
Normatividad aplicable;

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NO. DE COPIA CONTROLADA:

CONTROL DE LOS REGISTROS DE LA CALIDAD

PGINA: 3 DE 6

Cuando se realicen modificaciones al Listado de Registros de la Calidad, es necesario comunicarlo a

todos los involucrados y enviar copia del mismo al Representante de la Direccin en el SGC.

5. Descripcin de Actividades:

CONTROL DE LOS REGISTROS DE LA CALIDAD

NO. RESPONSABLE DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD

Inicia
Llena el formato Listado de Registros de la Calidad, con base en
la Lista de Registros Requeridos por la Norma ISO 9001:2008.
a)Nombre del registro
b) Responsable de mantener los registros. Persona designada
para controlar el registro de acuerdo a las actividades que realiza.
c) Archivo temporal. Tiempo y lugar de resguardo durante el
periodo que se requiera consultar el registro de forma accesible, por
ejemplo: en una oficina.
d) Archivo permanente. Tiempo y lugar de resguardo que no
1
Titular del Centro de requiere un acceso inmediato, por ejemplo: archivo muerto.
Nota: La suma de tiempo entre el archivo temporal y el permanente
Responsabilidad
no debe ser menor a 3 aos.
e) Recuperacin. Mtodo para obtener el registro en caso de
prdida o deterioro, por ejemplo: conseguir una copia, respaldo
electrnico, resumen de datos, recabar de la fuente original.
d) Disposicin Final. Acciones para eliminar o destruir los
registros una vez concluido su tiempo de resguardo, por ejemplo:
tirar, destruir, borrar, reciclar.
Entrega copia del Listado de Registros de la Calidad al
2
Representante de la Direccin y a todos los involucrados.
Representante de la Direccin Concentra el Listado de Registros de la Calidad, de los Centros
3
en el SGC de Responsabilidad.
Titular del Centro de Da seguimiento al cumplimiento del control de registros de la
4 calidad en su Centro de Responsabilidad.
Responsabilidad
Termina

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PGINA: 4 DE 6

6. Formatos que intervienen en el procedimiento:

NO. DENOMINACIN

1. Lista de Registros Requeridos por la Norma ISO 9001:2008

2. Listado de Registros de la Calidad

LISTA DE REGISTROS REQUERIDOS POR LA NORMA ISO 9001:2008

REQUISITO REGISTRO REQUERIDO

5.6.1 Revisiones por la Direccin. Ejemplo: Minuta de la revisin por la Direccin.
Educacin, formacin, habilidades y experiencia. Ejemplo: Expediente Personal de cada
trabajador del COBAEV en el Departamento de Recursos Humanos (registros de educacin,
experiencia y formacin) y Expediente de actualizacin del personal en cada Centro de
6.2.2. (e) Responsabilidad que contiene registros de formacin (constancias, diplomas, listas de
asistencia, evaluaciones de la capacitaciones) y registro de habilidades (evaluaciones del
desempeo).
Evidencia de que los procesos de ejecucin y el producto resultante cumplen con los requisitos.
7.1 Ejemplo: Gua de Observacin, Lista de Cotejo, Cuestionario y/o Examen de Evaluacin del
Aprendizaje, Gua de Observacin al Desempeo Docente e Informe de Verificacin.
Resultados de la revisin de requisitos relacionados con el servicio educativo y las acciones
originadas por la misma. Ejemplo: Propuestas autorizadas por el Programa Fondo Concursable
7.2.2 de la Inversin en Infraestructura para la Educacin Media Superior y Minuta de Supervisin
Fsica de la Infraestructura del Plantel.
7.3.2 Elementos de entrada para el diseo y desarrollo (NO APLICA).
7.3.4 Resultados de las revisiones de diseo y desarrollo y cualquier accin necesaria (NO APLICA).
7.3.5 Resultados de la verificacin de diseo y desarrollo y cualquier accin necesaria (NO APLICA).
7.3.6 Resultados de la validacin de diseo y desarrollo y cualquier accin necesaria (NO APLICA).
7.3.7 Resultados de la revisin de los cambios de diseo y desarrollo y cualquier accin necesaria
(NO APLICA).
7.4.1 Resultados de las evaluaciones del proveedor y las acciones que se deriven de las mismas.
Ejemplo: Evaluacin Inicial de Proveedores y Re-evaluacin de Proveedores.

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LISTA DE REGISTROS REQUERIDOS POR LA NORMA ISO 9001:2008

REQUISITO REGISTRO REQUERIDO

7.5.2 Los requisitos de los registros para demostrar la validacin de los procesos: Ejemplo: Los
formatos del Procedimiento Imparticin de Programas de Estudio y Evaluacin del
Aprendizaje.
7.5.3 Identificacin y trazabilidad, cuando sea un requisito. Ejemplo: Nmero de Matrcula y
Expediente Personal del Alumno.
7.5.4 Propiedad del alumno que se pierda, deteriore o que, del algn modo, se encuentre
inadecuado para su uso. Ejemplo: Evidencia de propiedad del estudiante, perdida, deteriorada
o de inadecuado uso.
7.6 Resultados de calibracin y verificacin de los instrumentos de seguimiento y medicin.
Ejemplo: Gua de Observacin al Desempeo Docente, Informe de Indicadores Educativos.
8.2.2 Registros de las auditoras y sus resultados. Ejemplo: Informe General de Auditora Interna,
Plan de auditora y Programa de auditora.
8.2.4 Liberacin del producto (servicio educativo). Ejemplo: Copia de Certificado de Estudios en
papel o Copia electrnica de documento, y Libro de Registro de Certificados Emitidos por
Planteles.
8.3 Naturaleza de las No conformidades del servicio y subsecuentes acciones tomadas, incluyendo
las concesiones obtenidas. Ejemplo: Evidencias sobre el seguimiento de Servicio No conforme.
8.5.2 y 8.5.3 Resultados de la accin correctiva y preventiva. Ejemplo: Plan y Seguimiento de las Acciones
Correctivas y preventivas.

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LISTADO DE REGISTROS DE LA CALIDAD

Hoja ___ de ___

Centro de Responsabilidad:
Titular Centro de Responsabilidad:
Fecha de actualizacin:

RESPONSABLE DE ARCHIVO TEMPORAL ARCHIVO PERMANENTE

NOMBRE DEL REGISTRO MANTENER LOS RECUPERACIN DISPOSICIN
REGISTROS FINAL
TIEMPO LUGAR TIEMPO LUGAR

_________________________________________
Firma del Titular
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