Las 7 caractersticas que debe tener todo

KPI
Hay trminos tcnicos que se convierten en conceptos difusos con el paso del tiempo y, por
su propio xito, ven perderse la idea original que los sustentaba, de modo que acabamos
usndolos como una muletilla que nos sirve a modo de refuerzo de cualquier opinin que
tengamos.

Los consultores somos quizs los principales culpables de este fenmeno y, como miembro
del ese gremio, voy a intentar aclarar uno de esos trminos que en management usa todo el
mundo y muy poca gente entiende. Me refiero a los famossimos KPI o Key Performance
Indicators, en la lengua de Cervantes: Indicadores Clave del Desempeo o del
rendimiento, si preferimos una traduccin alternativa.

Definicin de KPI
Es una mtrica enfocada a aquellos aspectos relativos al desempeo de la empresa que
resultan clave para lograr el xito de la misma, tanto hoy como en el futuro.

En otras palabras, los KPI nos indican qu debemos hacer para incrementar de un modo
extremadamente significativo el desempeo de nuestra empresa.

No hay herramientas ms potentes para un directivo que los KPI. Son la base del
management actual, ya que nos indican si vamos por el camino correcto de la ejecucin de
la estrategia de nuestra empresa y, como veremos ms adelante, no lo hacen desde el punto
de vista de la contabilidad financiera.

Los KPI miden inductores del xito, nunca resultados, y es que las mtricas
asociadas al desempeo nos indican qu hacer, mientras las de resultado nos dicen lo que
hemos hecho (las primeras causan las segundas). Por ejemplo, una cosa es el nmero de
reuniones con nuevos clientes que haya tenido esta semana nuestro departamento de ventas
(inductor) y otra es el beneficio neto obtenido con las ventas de determinado producto
(resultado).

Hay que tener muy claro que no todas las mtricas de desempeo tienen por qu ser KPI, ya
que pueden ser tiles pero no tienen por qu ser clave para el xito de la empresa. Se
puede decir que los KPI estn directamente relacionados con los denominados Factores
Clave de xito, que son aquellos que permiten sobrevivir y prosperar a la empresa y que,
por lo general, son difciles de replicar por la competencia, como por ejemplo, la capacidad
para lanzar nuevos productos rpidamente.

De igual manera no todas las mtricas de resultados seran clave para verificar dicho xito,
as que podramos hablar de KRI o Indicadores Clave de Resultado, que es lo que buena
parte de la gente identifica errneamente como KPI.
En una empresa los KPI siempre han estado ah, otra cosa muy distinta es si los hemos
descubierto o, si conocindolos, no los aprovechamos.

Mitos asociados a los KPI

Y ahora me toca destruir algunos mitos sobre los KPI. El primero de dichos mitos es que
las empresas tienen que calcular un buen montn de KPI para tener controlada la ejecucin
de su estrategia.

La verdad es que una pyme no debera tener que controlar ms all de 10 KPI. Muchas
pequeas empresas de xito (y otras no tanto) vigilan entre 5 y 7 KPI, no hay que olvidar
que estamos hablando de indicadores clave.

El segundo, es que KPI son aquellos indicadores que el software de gestin (aqu hablamos
de ERP, CRM o incluso de Google Analytics) identifica como tales en su configuracin por
defecto. Pues no puede haber error mayor. Una cosa son las mtricas que los fabricantes de
software nos propongan y otra muy pero que muy distinta los KPI de tu negocio.

No me cansar de repetir que las mtricas y los KPI en general siempre debemos
establecerlos especficamente para el caso de nuestra empresa y, aunque lo hagamos
as, hemos de ser conscientes de que este tipo de indicadores han de revisarse
peridicamente, pues hay que evitar convertir determinadas mtricas en sagradas, ya
que si las circunstancias competitivas cambian, los KPI han de cambiar tambin.

El tercer mito es que los KPI ms importantes son de tipo financiero o asociados a la
contabilidad de costes, pues me temo que este es el mito ms peligroso de todos. Los KPI
son mtricas de rendimiento casi siempre operativo, por lo tanto, no se miden en trminos
monetarios, no hay KPI denominados en euros como, por ejemplo, el resultado antes de
impuestos de una empresa.

Las 7 caractersticas fundamentales que debe tener todo

KPI
1. Como he comentado antes, son mtricas que nunca se refieren a dinero.
2. Los medimos muy frecuentemente, no como los indicadores de resultado, que
estn asociados al ciclo de los cierres contables. Es normal medir los KPI
diariamente o semanalmente.
3. El director general y el equipo directivo de la empresa son quienes actan en
funcin de los KPI. Estos directivos toman decisiones y hacen preguntas a sus
equipos a partir de los mismos.
4. Los KPI determinan claramente qu es lo que deben hacer dichos equipos, y
todo el personal involucrado debe entender claramente el indicador en cuestin.
5. Los KPI exigen un claro compromiso y responsabilidad, tanto de directivos
como de cargos intermedios o incluso de otros profesionales sin subordinado.
 Igualmente, se pueden usar como una poderosa herramienta asociada a la
retribucin variable.
6. Tienen un impacto significativo en los denominados Factores Clave de xito de
la empresa.
7. Los KPI siempre promueven acciones que supongan un impacto positivo en el
desempeo de la empresa. Hay que evitar situaciones en las que una mtrica mal
definida provoque comportamientos disfuncionales en la organizacin.

Un ejemplo de KPI
Uno de nuestros clientes, una empresa de transporte de viajeros por carretera, tiene como
uno de sus KPI fundamentales la puntualidad de sus vehculos en las lneas
interurbanas de las que es titular.

Este indicador se controla desde la Direccin General y desde la Direccin de Operaciones

todos los das (cada cambio de turno en concreto) y se comunica a los inspectores de las
lneas y a sus conductores.

Este indicador es un KPI que tiene un impacto en:

La reduccin de costes (menos combustible, vehculos de refuerzo, etc..).

La satisfaccin de los clientes, que tendrn en cuenta el autobs frente a medios de
transporte alternativos y a la competencia.
El ambiente laboral de los conductores, ya que no tendrn que soportar las quejas
de los viajeros, alargar sus turnos y, adems, cobrarn incentivos.
La capacidad de planificacin de las operaciones de la empresa, evitando
inversiones innecesarias.

Qu significa KPI?
Key Perfomance Indicator o Indicadores de calidad (o de negocio) son una serie de mtricas
que se utilizan para tener un mejor conocimiento de la productividad de las acciones que
estamos haciendo, con la finalidad de poder medir, comparar y decidir que tipo de acciones
son las mejores para los objetivos marcados

El objetivo principal de estos indicadores de calidad es ayudarnos a tomar decisiones

ms productivas

Fijando objetivos para establecer indicadores de calidad

Como habrs podido observar, a la hora de hablar de indicadores de calidad o KPI, es
necesario hablar de objetivos, ya que la vinculacin entre estos conceptos es muy estrecha,
tanto es as, que existe mucha confusin a la hora de hablar de objetivos y KPI.

Los objetivos en una empresa o proyecto, es la base para establecer las posteriores estrategias
de marketing, permitiendo una orientacin adecuada de dichas estrategias y su correccin si
observamos que se estn produccin desviaciones en los objetivos marcados.

Para poder fijar de forma adecuada los objetivos, se suele utilizar la metodologa SMART,
es decir, los objetivos tienen que ser especficos, cuantificables, realistas, coherentes y
fijarnos un tiempo para llevarlos a cabo. Como extra a esta metodologa, tambin es
conveniente asignar cada objetivo a la persona o departamento correspondiente.

Como objetivos ms comunes tendramos: Conseguir un crecimiento en las ventas, aumentar

la cuota de mercado, disminuir el gasto, mejorar la imagen de la marca, mejorar el
rendimiento de una pgina web, aumentar el trfico de usuarios nuevos

5 Pasos para fijar Objetivos SMART

Juan Ramn (Jay) Garca Consejos Deje un Comentario

Algo en lo que la mayora de los gurs coinciden es que el primer paso hacia el xito es una
correcta definicin de objetivos smart. La pregunta que surge entonces es: Cmo hacerlo?

La palabra SMART es de la lengua inglesa y quiere decir LISTO o ASTUTO que nos
ayuda a recordar las cinco caractersticas que debe tener un objetivo bien planteado. Seguir
la regla SMART nos ayuda a establecer nuestros objetivos correctamente y nos permitir
controlar su cumplimiento.

Existen un sin fin de metodologas, pero la de tipo SMART ha cobrado mayor credibilidad
y popularidad por sus resultados en los ltimos aos, segn la cual los objetivos deben ser:

S M A R T
Specific Measurable Achievable Realistic Time-base

Cmo son los objetivos SMART y qu

caractersticas tienen?
S) eSpecficos
M) Medibles
A) Alcanzables
R) Realistas
T) acotados en el Tiempo

1. Los objetivos deben ser Especficos

Es decir lo ms concretas posibles para poder identificar lo que se deseas lograr. Napolen
Hill dice que una de las reglas del xito es la definicin precisa de objetivos. Por ejemplo:
Voy a ponerme en forma no es un objetivo especfico. Voy a correr 30 minutos diarios
de lunes a viernes si es especfico.

2. Los mtodos tambin deben ser Medibles

Para poder saber si lo estamos cumpliendo o no estamos llegando a lo que nos habamos
propuesto. Al medir un objetivo podemos compararlo con la planificacin o con el objetivo
y decidir en caso de desviaciones o variaciones que medidas correctivas vamos a tomar. El
ejemplo anterior de correr 30 minutos cada da es medible, y por tanto est correctamente
planteado ya que permite saber si no se est cumpliendo.

Si queremos mejorar necesitamos medir Juan Ramn Garca

3. Tienen que ser Alcanzables

Si tus objetivos involucran a varias personas, debes hablarlo con ellos y lograr su
compromiso, pues los objetivos colectivos son un reto a lograr si los implicados no estn
comprometidos con ellos y con el equipo.

Por ejemplo, una compaa que se propone generar $75,000 o 5% sobre las ventas netas
totales, solo lo lograr si todos estn enrolados con el objetivo comn. En caso contrario
puede pasar que lo que ahorra uno se lo gaste otro, y ello seguramente acarrear conflictos.
Es importante la comunicacin clara y asegurarnos que todos en el equipo estn alineados
hacia el logro de estos objetivos. Todos!!!

4. Deben ser Realistas

Los objetivos planteados deben estar dentro de las propias posibilidades. Proponerse algo
irrealizable es una puerta abierta al fracaso. El objetivo voy a competir en las prximas
olimpiadas puede no ser realista para ti, desde luego que para m no lo seria, pero quiz el
objetivo de participar en la prxima carrera de tu ciudad puede que si est a tu alcance.

5. Han de estar acotados en el Tiempo

Unos objetivos SMART planteados de modo inteligente, requieren un plazo de tiempo
lmite para ser cumplidos. Acotar algo en el tiempo quiere decir que se debe establecer un
plazo dentro del cual se debe cumplir el objetivo. Se observa que normalmente lo que
primero realizamos es aquello para lo que tenemos menor plazo y que dejamos para
despus lo menos urgente. En caso de no contar con un lmite de tiempo se puede caer en la
relajacin y el objetivo se puede ir postergando hasta el infinito. Un ejemplo acotado en el
tiempo puede ser: voy hablar con mi cliente sobre la orden hoy o voy a poner orden en
mi oficina hoy.

Estos son los cinco puntos para plantear unos objetivos de modo inteligente con la regla
SMART.

Ahora puedes comprobar cmo estn planteados tus objetivos de este ao Cumplen con la
regla SMART? Si no es as revsalos porque corren peligro de no cumplirse.

En la prctica es muy comn encontrarse con empresas donde se definen los objetivos con
su meta a lograr, responsables y la fecha lmite para lograrlos. Sin embargo rara vez se
encuentran definidos las estrategias para lograr estos objetivos, es decir, se define el Qu,
Cundo y Quien, pero no se define el Cmo lo vamos a lograr.

Los objetivos tienen que estar determinados dentro de un Plan de Accin. Mientras no
tengamos un Plan de Accin nada podr suceder, un buen plan tiene objetivos SMART. El
establecer objetivos correctos provee al plan del soporte necesario para su
cumplimiento. Lo que los convierte en pequeos escalones que ayuden a cumplir el
objetivo deseado.