Propuesta de un modelo de gestin de calidad para el proceso de

control de proyectos de IT-Pyme, basado en la norma ISO

9001:2008

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Authors Quispe Villanueva, Juan Csar

Publisher Universidad Peruana de Ciencias Aplicadas (UPC)

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 UNIVERSIDAD PERUANA DE CIENCIAS APLICADAS

Facultad de Ingeniera

Carrera de Ingeniera de Sistemas de Informacin

PROPUESTA DE UN MODELO DE GESTIN DE

CALIDAD PARA EL PROCESO DE CONTROL DE
PROYECTOS DE IT-PYME, BASADO EN LA
NORMA ISO 9001:2008

Memoria del Proyecto Profesional para la obtencin del Ttulo Profesional

de Ingeniero de Sistemas de Informacin

Autor

201120436, Juan Csar Quispe Villanueva

Asesor

Grados Aguirre, Ronald Miguel

Lima, Julio 2015

I
 Resumen Ejecutivo

El presente proyecto tiene como propsito el diseo de un sistema de calidad alineado a

la norma ISO 9001:2008 para el proceso de Gestin de Control de Proyectos de la
empresa virtual IT-Pyme, la cual pertenece a la Escuela de Ingeniera de Sistemas y
Computacin de la Universidad Peruana de Ciencias Aplicadas. De esta manera, se busca
desarrollar un estndar para el control y seguimiento de los proyectos que se desarrollan
dentro de cada una de las empresas virtuales de lnea de la escuela, el cual se enfoca en
definicin especfica de procesos, plantillas e indicadores para su posterior gestin y
mejora.

Por lo tanto, el alcance del proyecto contempla el diseo de la arquitectura de negocios y

el desarrollo del manual de calidad del proceso de Gestin de Control de Proyectos de la
empresa IT-Pyme. Para lograr este objetivo, se han mapeado los procesos AS-IS de la
organizacin, esto mediante el anlisis y documentacin de cada uno de los estos. En
segundo lugar, se establecen los procesos TO-BE de la empresa en base a estndares de
buenas prcticas en gestin de proyectos (PMBOK). Por ltimo, se da nfasis al proceso
de Gestin de Control de Proyectos, el cual est alineado a la norma 9001:2008.

La finalidad del proyecto es la definicin de un modelo para el control y seguimiento de

proyectos de todas las empresas virtuales de lnea pertenecientes a la escuela, el cual est
fundamentado en procesos, el aseguramiento de la ejecucin de estos y su posterior
medicin. De esta manera, se busca controlar el desempeo de cada uno de los proyectos
y recursos humanos pertenecientes a las empresas virtuales. Al mismo tiempo, se busca
solucionar uno de los principales problemas presente en las empresas virtuales, adems
dar salto de calidad en cuanto a la gestin de los proyectos.

Finalmente, el proyecto esta implementado bajo el marco de trabajo del PMBOK, por lo
tanto este cuenta con las etapas de inicio, planificacin, ejecucin, control y cierre.
Adems de esto, se tiene como referencia las siguientes metodologas, disciplinas y
marcos de trabajo: Enterprise Architecture, Enterprise Business Modelling, Zachman y
PDCA.

II
 Abstract

This project aims to design a quality system aligned to ISO 9001: 2008 to the Process for
Management Project Control of the virtual enterprise IT-Pyme, which belongs to the
School of Computer and Systems Engineering Peruvian University of Applied Sciences.
Thus, it seeks to develop a standard for the control and monitoring of projects developed
within each of the virtual companies online school, which focuses on specific definition
of processes, templates and indicators for later management and improvement.

Therefore, the scope of the project includes designing business architecture and
development of the quality manual Process Control Project Management Company IT-
SMEs. To achieve this goal, we have mapped the AS-IS processes of the organization,
this by analyzing and documenting each of these. Secondly, TO-BE business processes
are established based on standards of good practice in project management (PMBOK).
Finally, emphasis is given to the process Management Control Project, which is aligned
to the standard 9001: 2008.

The purpose of the project is the definition of a model for the control and monitoring of
the projects from all virtual line companies belonging to the school, which is based on
processes, ensuring the implementation of these and subsequent measurement of those.
In this manner, it seeks to control the performance of each of the projects and human
resources belonging to the virtual enterprises. At the same time, it seeks to solve one of
the main present problems in virtual enterprises, in addition to qualitative leap in the
management of projects.

Finally, the project is implemented under the framework of the PMBOK, so this has the
beginning stages of planning, execution, control and closure. Besides this, we have
reference to the following methodologies, disciplines and frameworks: Enterprise
Architecture, Enterprise Business Modeling, Zachman and PDCA.

III
Tabla de Contenido

RESUMEN EJECUTIVO ............................................................................................................................II

ABSTRACT .............................................................................................................................................III

CAPTULO 1 : DESCRIPCIN DEL PROYECTO ........................................................................................... 2

1.1 OBJETO DE ESTUDIO ................................................................................................................................ 2

1.2 DOMINIO DEL PROBLEMA ......................................................................................................................... 2
1.2.1 Anlisis de la Situacin de la Empresa ....................................................................................... 2
1.2.2 Fundamentos del Negocio .......................................................................................................... 3
1.2.3 Evolucin de la Empresa ............................................................................................................ 4
1.2.4 Principales Servicios ................................................................................................................... 4
1.2.5 Cartera de Proyectos .................................................................................................................. 5
1.2.6 Procesos AS-IS ............................................................................................................................ 5
1.2.7 Diagnstico de la Situacin de la Empresa ................................................................................ 8
1.2.8 Problemas Encontrados ............................................................................................................. 9
1.3 PLANTEAMIENTO DE LA SOLUCIN.............................................................................................................. 9
1.4 OBJETIVOS DEL PROYECTO ...................................................................................................................... 10
1.4.1 Objetivo General ...................................................................................................................... 10
1.4.2 Objetivos Especficos ................................................................................................................ 10
1.5 INDICADORES DE XITO .......................................................................................................................... 11
1.6 PLANIFICACIN DEL PROYECTO ................................................................................................................ 11
1.6.1 Alcance ..................................................................................................................................... 11
1.6.2 Plan de Gestin del Tiempo ...................................................................................................... 13
1.6.3 Plan de Gestin de Recursos Humanos .................................................................................... 15
1.6.4 Plan de Comunicaciones........................................................................................................... 15
1.6.5 Plan de Gestin de Riesgos ...................................................................................................... 15

CAPTULO 2 : MARCO TERICO ............................................................................................................ 17

2.1 ARQUITECTURA EMPRESARIAL ................................................................................................................. 17

2.1.1 Arquitectura de Negocios ......................................................................................................... 17
2.1.2 Arquitectura de Aplicaciones ................................................................................................... 17
2.1.3 Arquitectura de Datos .............................................................................................................. 18
2.1.4 Arquitectura de Redes .............................................................................................................. 18
2.2. FRAMEWORK ZACHMAN........................................................................................................................ 18
2.3 ENTERPRISE UNIFIED PROCESS ................................................................................................................. 18
IV
 2.3.1 Enterprise Business Modelling ................................................................................................. 19
2.3.2 Business Process Model and Notation ..................................................................................... 20
2.4 ISO 9000 ........................................................................................................................................... 21
2.4.1 Objetivos de la Norma.............................................................................................................. 21
2.4.2 Familias de las ISO 9000........................................................................................................... 21
2.5 ISO 9001 ........................................................................................................................................... 22
2.5.1 Sistema de Gestin de Calidad ................................................................................................. 22
2.5.2 Componentes de un Sistema de Gestin de Calidad (SGC) ...................................................... 23
2.5.3 Enfoque Basado en los Procesos .............................................................................................. 24
2.5.4. PHVA ....................................................................................................................................... 25
2.5.5 Disciplina de los Ocho Pasos .................................................................................................... 27
2.5.6 Estructura de la Norma ISO 9001:2008 .................................................................................... 28
2.6 SIPOC ................................................................................................................................................ 29

CAPTULO 3: FORMULACIN DE LA ESTRATEGIA.................................................................................. 32

3.1 DECLARACIN DE LA MISIN ................................................................................................................... 32

3.2 DECLARACIN DE LA VISIN .................................................................................................................... 32
3.3 DECLARACIN DE LOS VALORES ............................................................................................................... 32
3.4 EVALUACIN DE LAS FUERZAS INTERNAS.................................................................................................... 33
3.4.1 Fortalezas ................................................................................................................................. 33
3.4.2 Debilidades ............................................................................................................................... 33
3.5 EVALUACIN DE LAS FUERZAS EXTERNAS ................................................................................................... 34
3.5.1 Oportunidades ......................................................................................................................... 34
3.5.2 Amenazas ................................................................................................................................. 34
3.6 DETERMINACIN DE LOS OBJETIVOS ESTRATGICOS ..................................................................................... 35
3.6.1 Matriz Foda .............................................................................................................................. 35
3.6.2 Estrategias y Actividades ......................................................................................................... 36
3.7 INDICADORES DE LOGRO DE LOS OBJETIVOS ESTRATGICOS ........................................................................... 36
3.8 RIESGOS EN EL CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS ...................................................................................... 37

CAPTULO 4: MODELO DE SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD .............................................................. 39

4.1 ENTERPRISE BUSINESS MODELING ............................................................................................................ 39

4.1.1 Diagrama de Objetivos Empresariales ..................................................................................... 39
4.1.2 Diagrama Organizacional ........................................................................................................ 40
4.1.3 Mapa de Procesos .................................................................................................................... 43
4.1.4 Justificacin de Procesos-Objetivos .......................................................................................... 45
4.1.5 Stakeholders............................................................................................................................. 48
4.1.6 Reglas de Negocio .................................................................................................................... 49

V
 4.1.7 Definicin de Procesos ............................................................................................................. 51
4.1.7.1 Arquitectura de Negocios ................................................................................................................. 51
4.1.7.2 Proceso de Primer Nivel - Gestin Estratgica ................................................................................. 52
4.1.7.2.1 Proceso de Segundo Nivel Definir Plan Estratgico ............................................................... 55
4.1.7.2.2 Proceso de Segundo Nivel Actualizar Procesos ..................................................................... 58
4.1.7.2.3 Proceso de Segundo Nivel Elaborar Planes de Gestin ......................................................... 61
4.1.7.3 Proceso de Primer Nivel - Gestin de Recursos Humanos ............................................................... 65
4.1.7.3.1 Proceso de Segundo Nivel Evaluar Requerimientos .............................................................. 67
4.1.7.3.2 Proceso de Segundo Nivel Asignar Recursos ......................................................................... 70
4.1.7.3.3 Proceso de Segundo Nivel Evaluacin de Desempeo .......................................................... 73
4.1.7.4 Proceso de Primer Nivel - Gestin de Proyectos .............................................................................. 76
4.1.7.4.1 Proceso de Segundo Nivel Inicio del Proyecto ...................................................................... 78
4.1.7.4.2 Proceso de Segundo Nivel Planificacin del Proyecto ........................................................... 81
4.1.7.4.3 Proceso de Segundo Nivel Ejecucin del Proyecto ................................................................ 85
4.1.7.4.3.1 Proceso de Tercer Nivel Gestionar Cambios ................................................................. 89
4.1.7.4.4 Proceso de Segundo Nivel Culminacin del Proyecto ........................................................... 92
4.1.7.5 Proceso de Primer Nivel - Gestin de Servicios Externos ................................................................. 95
4.1.7.5.1 Proceso de Segundo Nivel Administracin de Servicios de QS .............................................. 98
4.1.7.5.2 Proceso de Segundo Nivel Administracin de Servicios de SF ............................................ 101
4.1.7.5.3 Proceso de Segundo Nivel Administracin de Servicios De IT-Expert ................................. 104
4.1.7.6 Proceso de Primer Nivel - Gestin de Control de Proyectos .......................................................... 107
4.1.7.6.1 Proceso de Segundo Nivel Administracin de Repositorio ................................................. 110
4.1.7.6.2 Proceso de Segundo Nivel Seguimiento de Servicios Externos ........................................... 112
4.1.7.6.3 Proceso de Segundo Nivel Control de Actividades .............................................................. 115
4.1.7.6.3.1 Proceso de Tercer Nivel Gestin de Solicitudes de Cambio ........................................ 118
4.1.7.6.4 Proceso de Segundo Nivel Gestin de Reportes ................................................................. 121
4.1.7.7 Proceso de Primer Nivel - Gestin de Cierre de Ciclo ..................................................................... 124
4.1.7.7.1 Proceso de Segundo Nivel Elaboracin de Propuesta de Cartera de Proyectos ................. 127
4.1.7.7.2 Proceso de Segundo Nivel Elaboracin de Memoria de la Empresa ................................... 130
4.2 PROPUESTA DE SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD ..................................................................................... 133
4.2.1 Manual de Calidad de la Organizacin ............................................................................. 133
4.2.1.1 Introduccin ................................................................................................................................... 133
4.2.1.2 Alcance ........................................................................................................................................... 134
4.2.1.3 Referencias Normativas ................................................................................................................. 136
4.2.1.4 Trminos y Definiciones del SGC .................................................................................................... 137
4.2.1.4 Sistema de Gestin de Calidad ....................................................................................................... 138
4.2.1.5 Responsabilidad de la Direccin ............................................................................................ 141
4.2.1.5.1 Responsabilidad ..................................................................................................................... 141
4.2.1.5.2 Poltica de Calidad .................................................................................................................. 141
4.2.1.5.3 Planificacin ........................................................................................................................... 142
4.2.1.5.4 Responsabilidad, Autoridad y Comunicacin ......................................................................... 143

VI
 4.2.1.6 Medicin, Anlisis y Mejora ........................................................................................................... 144
4.2.1.6.1 Generalidades ........................................................................................................................ 144
4.2.1.6.2 Anlisis de los Datos ............................................................................................................... 145
4.2.1.6.3 Mejora .................................................................................................................................... 145
4.2.1.7 Concordancia con la Norma Internacional ..................................................................................... 146
4.2.2 Plantillas para la Gestin de Proyectos .................................................................................. 147
4.2.2.1 Dinmica de Gestin de Proyectos ................................................................................................. 147
4.2.3 Plantillas para el Control de Proyectos .................................................................................. 148
4.2.4 Indicadores 4e Gestin ........................................................................................................... 149
4.2.4.1 Ficha de Indicador Avance de Proyecto ....................................................................................... 149
4.2.4.2 Ficha de Indicador Cantidad de Solicitudes de Cambio por Semana ........................................... 150
4.2.4.3 Ficha de Indicador Porcentaje de Reuniones Efectivas ............................................................... 151
4.2.4.4 Ficha de Indicador Porcentaje de Cumplimiento con QS............................................................. 152
4.2.5 Plan de Implementacin ........................................................................................................ 154

CAPTULO 5: ANLISIS DE LA CARTERA DE PROYECTOS...................................................................... 156

5.1 CARTERA DE PROYECTOS 2014-I ........................................................................................................... 156

5.2 CARTERA DE PROYECTOS 2014-II .......................................................................................................... 157

CAPTULO 6: GESTIN DEL PROYECTO ............................................................................................... 159

6.1 PRODUCTO FINAL ............................................................................................................................... 159

6.2 PLAN DE TRABAJO DE LA EMPRESA ......................................................................................................... 160
6.2.1 Descripcin del Plan y de los Principales Hitos ....................................................................... 160
6.2.2 Evolucin del Plan a la Fecha ................................................................................................. 162
6.2.3 Anlisis de los Riesgos a la Fecha ........................................................................................... 163
6.2.4 Matriz de las Actividades y Logros ......................................................................................... 163
6.3 GESTIN DEL TIEMPO .......................................................................................................................... 163
6.4 GESTIN DE LOS RECURSOS HUMANOS ................................................................................................... 168
6.5 GESTIN DE LAS COMUNICACIONES ........................................................................................................ 169
6.6 GESTIN DE LOS RIESGOS ..................................................................................................................... 170
6.7 LECCIONES APRENDIDAS ....................................................................................................................... 170

CONCLUSIONES .................................................................................................................................. 171

BIBLIOGRAFA .................................................................................................................................... 175

ANEXO 1: CRONOGRAMA .................................................................................................................. 176

ANEXO 2: PLAN DE GESTIN DE RECURSOS HUMANOS ..................................................................... 186

ANEXO 3: PLAN DE GESTIN DE COMUNICACIONES DEL PROYECTO .................................................. 205

ANEXO 4: MATRIZ DE COMUNICACIONES .......................................................................................... 209

VII
ANEXO 5: PLAN DE GESTIN DEL RIESGO ........................................................................................... 210

ANEXO 6: MATRIZ DE RIESGOS .......................................................................................................... 215

ANEXO 7: PLANTILLA DE REGISTRO DE INTERESADOS ........................................................................ 217

ANEXO 8: PLANTILLA DE PLAN DE GESTIN RRHH ............................................................................. 219

ANEXO 9: PLANTILLA PLAN DE GESTIN DE COMUNICACIONES......................................................... 223

ANEXO 10: PLANTILLA PLAN DE GESTIN DE RIESGOS ....................................................................... 226

ANEXO 11: PLANTILLA MATRIZ DE RIESGOS ....................................................................................... 229

ANEXO 12: PLANTILLA PLAN DE GESTIN DE ALCANCE ...................................................................... 230

ANEXO 13: PLANTILLA DE MATRIZ RAM ............................................................................................. 235

ANEXO 14: PLANTILLA DE MATRIZ DE TRAZABILIDAD ........................................................................ 236

ANEXO 15: PLANTILLA PLAN DE GESTIN DE CRONOGRAMA ............................................................ 237

ANEXO 16: PLANTILLA CRONOGRAMA DE PROYECTO ........................................................................ 239

ANEXO 17: PLANTILLA DE DICCIONARIO EDT ..................................................................................... 240

ANEXO 18: PLANTILLA PLAN DE GESTIN DE CALIDAD ...................................................................... 244

ANEXO 19: PLANTILLA SOLICITUD DE CAMBIOS ................................................................................. 247

ANEXO 20: PLANTILLA LECCIONES APRENDIDAS ................................................................................ 249

ANEXO 21: PLANTILLA DE SEGUIMIENTO DE REUNIONES .................................................................. 250

ANEXO 22: PLANTILLA DE SEGUIMIENTO EDT .................................................................................... 252

ANEXO 23: PLANTILLA DE INFORME DE PROYECTOS .......................................................................... 253

ANEXO 24: LECCIN APRENDIDA 1 .................................................................................................... 254

ANEXO 25: LECCIN APRENDIDA 2 .................................................................................................... 256

ANEXO 26: CERTIFICADO DE QS ......................................................................................................... 258

ANEXO 26: CONSTANCIA DE SERVICIO DE QS ..................................................................................... 259

ANEXO 27: ACTAS DE ACEPTACIN .................................................................................................... 262

ANEXO 28: PLAN DE TRABAJO IT-PYME 2015-I ................................................................................... 263

VIII
Introduccin

En la actualidad, la Escuela de Ingeniera de Sistemas y Computacin de la Universidad

Peruana de Ciencias Aplicadas cuenta con un conjunto de empresas virtuales, dentro de
las cuales se desarrollan los diversos proyectos de los alumnos. Estas empresas se dividen
en dos rubros distintos, empresas de lnea y empresas de apoyo, las cuales trabajan en
conjunto para lograr el objetivo principal, dar soporte a los proyectos. Una de estas
empresas es IT-Pyme, la cual tiene como misin el desarrollo de proyectos alineados a
mejora de procesos e implementacin de buenas prcticas empresariales en el mbito de
TI para la pequea y media empresa peruana.

Esta empresa es el objeto de estudio para dar vida al proyecto Diseo de un modelo para
la gestin de calidad basado en procesos alineados a la norma ISO 9001:2008 para las
empresas virtuales, el cual nace luego de un anlisis exhaustivo de las principales
necesidades de esta. Este proyecto tiene como objetivos el diseo y documentacin de la
arquitectura de procesos de la empresa, as como tambin el desarrollo del modelo de
sistema de gestin de calidad aplicable a esta. Todo esto con la finalidad de lograr un
mejor seguimiento y control de los proyectos, adems de lograr una mejor gestin de la
cartera de proyectos. La proyeccin final de este proyecto es definir un modelo gestin
para cualquier empresa de lnea de la Escuela de Ingeniera de Sistemas y Computacin
de la Universidad Peruana de Ciencias Aplicadas.

Este documento cuenta con seis captulos, donde estn descritos cada uno de los temas
correspondientes al desarrollo de este proyecto.

El captulo uno abarca la descripcin del proyecto, donde se establece el objeto de estudio.
Adems de ello, se detalla la definicin del problema y de la solucin propuesta, y dems
puntos correspondientes a planificacin del proyecto.

El captulo dos desarrolla el marco terico de la propuesta de solucin. En este se

describen los conceptos necesarios para tener entendimiento de arquitectura empresarial,
as como el detalle de la ISO 9001 y el sistema de gestin de calidad.

IX
El captulo tres abarca la formulacin estratgica de la organizacin. Esta inicia con la
declaracin de la misin, visin y valores de IT-Pyme. Posteriormente, se dilucidan las
estrategias, indicadores y riesgos de la organizacin.

El captulo cuatro expone el producto final del proyecto, el cual contiene tanto de la
arquitectura de negocios de IT-Pyme as como del modelo de sistema gestin de la calidad
alineada a la organizacin.

El captulo cinco cuenta con el listado de proyectos que han sido llevados a cabo durante
la presente gestin. La gestin abarca los ciclos 2014-I y 2014-II.

Por ltimo, el captulo seis describe los planes de gestin llevados a cabo durante la
gestin 2014, tanto a nivel de proyecto como a nivel de organizacin. Para el proyecto,
incluye la resea del producto as como el desarrollo de los planes de gestin. Para la
organizacin, describe el desarrollo del plan de la organizacin y el anlisis de logros de
esta.

X
CAPTULO 1 : DESCRIPCIN DEL PROYECTO

En el presente captulo se detalla el objeto de estudio del proyecto. Adems de ello, se

definen cada uno de los puntos asociados al dominio del problema y la situacin actual de
la empresa. Desarrolla el planteamiento de la solucin, as como la definicin de los
objetivos del proyecto y sus respectivos indicadores de xito. Finalmente, se describe la
planificacin del proyecto, la cual incluye el alcance, la gestin de tiempo, recursos,
comunicaciones y riesgos.

1
Captulo 1 : Descripcin del Proyecto

1.1 Objeto de Estudio

El proyecto est dirigido realizar la formalizacin de los procesos de gestin de proyectos y
control de estos dentro la empresa virtual de lnea IT-Pyme. Esto mediante el desarrollo de
temas asociados al concepto de Sistema de Gestin de Calidad (SGC).

De la misma manera, la propuesta de solucin de este proyecto tambin se puede enfocar en

las empresas de lnea de Escuela de Ingeniera de Sistemas e Informacin de la Universidad
Peruana de Ciencias Aplicadas (UPC) que deseen mejorar la gestin de los proyectos tienen
a cargo.

Finalmente, es de suma importancia reconocer la necesidad de medir cuantitativamente cada

uno de los recursos que se utilizan dentro de las empresas virtuales, especialmente en el
desarrollo de cada proyecto, ya que como futuros ingenieros debemos poner en prctica la
adecuada gestin de los proyectos mediante una metodologa y estndares probados tal como
el PMBOK.

1.2 Dominio del Problema

1.2.1 Anlisis de la Situacin de la Empresa

La empresa actualmente, se encuentra en un proceso de cambio, en el cual busca enfocarse
en el rubro de las pequeas y medianas empresas peruanas. Para esto se han tomado diversas
iniciativas, tal como el cambio de imagen, as como tambin la reestructuracin de la
dinmica de los talleres, crendose la gerencia general de los mismos, la cual vela por el
buen desempeo de cada una de las empresas dentro de sus obligaciones.

La empresa IT-Pyme actualmente, no cuenta con procesos formales, ni tampoco con

indicadores que ayuden a medir el desempeo de esta. Este es el principal problema que se
ha podido detectar desde un inicio y el cual ser abordado por el presente proyecto.

2
1.2.2 Fundamentos del Negocio
La empresa virtual IT-Pyme se dedica al desarrollo de proyectos de consultora de TI, los
cuales tienen como principales clientes a empresas denominadas como Pymes. Todos estos
proyectos son desarrollados por los alumnos de las carreras de Ingeniera de Software e
Ingeniera de Sistemas de Informacin pertenecientes a la Escuela de Ingeniera de Sistemas
y Computacin de la UPC, los cuales se encuentran dentro del mbito de las empresas
virtuales.

Este modelo de empresas virtuales, al cual pertenece IT-Pyme, se viene desarrollando desde
hace cuatro aos dentro de la Escuela de Ingeniera de Sistemas y Computacin de la UPC.
Con la implementacin este modelo, se busca ayudar a que los estudiantes de Ingeniera de
Sistemas de Informacin e Ingeniera de Software en la obtencin, en un menor tiempo, del
ttulo profesional. Para esto, se han definido cuatro cursos, los cuales se desarrollan en los
ltimos ciclos de estudio: Taller de Desempeo Profesional 1, en el 7 ciclo; Taller de
Desempeo Profesional 2, en el 8 ciclo; Taller de Proyectos 1, en el 9 ciclo; por ltimo,
Taller de Proyectos 2, en el 10 ciclo.

En los dos ltimos cursos, los estudiantes desarrollan un proyecto aplicativo, dirigido a la
solucin de problemas en el rea de SI/TI de una organizacin en particular. Para ello,
cuentan con el apoyo de estudiantes de 7 y 8 ciclo, los cuales desempean diversos roles
para tal propsito, tales como el de ingeniero de procesos, analista de aseguramiento de
calidad, analista de control de calidad, desarrollador, analista de base de datos, entre otros.
Por otro lado, los alumnos de 9 y 10 tambin pueden optar por desarrollar un trabajo de
investigacin, explorando nuevas reas de conocimiento en su profesin en particular.

Este modelo ha permitido consolidar profesionales con slidas competencias en el desarrollo

de proyectos para diversas organizaciones, dentro y fuera de la universidad, capaces de
implementar e integrar las diversas habilidades, tcnicas y capacidades desarrolladas en sus
aos de formacin universitaria. De esta manera, los proyectos desarrollados en los talleres,
constituyen proyectos de fin de carrera, los cuales estn descritos en una Memoria Final, la
que posteriormente se convierte en la tesis de los estudiantes. De esta manera, la tesis est
prcticamente elaborada al terminar el 10 ciclo de estudios.

La estructura actual de este modelo consta de 6 empresas virtuales, las cuales estn
categorizadas como empresas de lnea y empresas de servicios. En primer lugar, las empresas
3
de lnea son aquellas en donde se desarrollarn cada uno de los proyectos de los alumnos de
9 y 10 ciclo, estas empresas se encuentran categorizadas por rubros especficos. En
segundo lugar, se encuentran las empresas de servicio, las cuales estn conformadas por los
alumnos de 7 y 8 ciclo, y tienen como objetivo el dar soporte a los proyectos que se
desarrollan dentro de las empresas de lnea.

1.2.3 Evolucin de la Empresa

La empresa IT-Pyme, es una de las seis empresas virtuales que existen en la UPC. Esta se
especializa en brindar soluciones tecnolgicas para las Pymes peruanas. Al ser una empresa
que ha nacido a partir de una anterior (BankMin), IT-Pyme se encuentra an en una etapa de
crecimiento y definicin de procesos propios para soportar sus diversas lneas de negocio.

Durante el ao 2014 se ha realizado el cambio de giro de negocio, dejando de lado los ltimos
proyectos de minera para darle paso a nuevos rubros de proyectos. A continuacin, se
muestra la evolucin de la empresa durante el primer ao.

2015-I
Proyectos SAP - 40%
Proyectos Pymes -
2014-II 40%
Proyectos ISO -20%
Proyectos Minera -
11%
Proyectos SAP - 33%
Proyectos ISO - 33%
Proyectos Pymes -
2014-I 22%
Proyectos Minera -
44%
Proyectos SAP - 33%
Proyectos ISO - 23%

Ilustracin 1: Evolucin de la empresa

1.2.4 Principales Servicios

En la actualidad, IT-Pyme es considerada como una empresa de consultora de soluciones
de TI/SI. Como empresa de lnea perteneciente a la Escuela se Ingeniera de Sistemas e
Informtica de la UPC, IT-Pyme no ofrece servicios de apoyo a otras empresas dentro del
entorno de las empresas virtuales. Los principales servicios que se brindan se encuentran
4
orientados en disear y desarrollar soluciones de TI alineadas a estndares y buenas prcticas
internacionales para la pequea y mediana empresa peruana. Entre los estndares que
utilizamos se encuentran las normas ISO, y otras metodologas de buenas prcticas en TI.
Por otro lado, tambin tenemos proyectos de investigacin de herramientas de clase mundial
como SAP.

1.2.5 Cartera de Proyectos

La cartera de proyectos desarrollada para el presente ao es la siguiente:

Tabla 1: Cartera de Proyectos 2014

Proyecto Cliente
Desarrollo de la versin gil de la herramienta 29110-in-a-box para implementar la norma
Luis Garca
ISO / IEC 29110

Propuesta de un modelo de un Sistema de Gestin de la Seguridad de la Informacin en

Luis Garca
una PYME del Per, basado en la familia de normas ISO/IEC 27000

Jessica
Arquitectura de aplicaciones para la pequea minera: Gestin Legal
Echenique

Jessica
Arquitectura de aplicaciones para la pequea minera: Gestin Social
Echenique

Jessica
Arquitectura de aplicaciones para la pequea minera: Gestin de Impacto Ambiental
Echenique

Jessica
Arquitectura de aplicaciones para la pequea minera: Gestin de Proyectos
Echenique

Anlisis del impacto de la aplicacin de la tecnologa in-memory SAP HANA para la toma
Juan Valdivia
de decisiones

Diseo de una propuesta de implementacin de una solucin SAP RDS para las empresas
Juan Valdivia
peruanas

Innovacin empresarial con Design Thinking para crear valor en las organizaciones de
Juan Valdivia
Retail y Manufactura

Diseo de las directrices para la auditora de sistemas de gestin para las pymes en base Jessica
a la ISO 19011 Echenique

Desarrollo de la plataforma web de YILAA Luis Garca

Diseo de la arquitectura de negocios de CERCIL Jimmy Armas

1.2.6 Procesos AS-IS

Los procesos AS-IS de la empresa IT-Pyme reflejan el funcionamiento de esta durante el
ciclo 2014-I. Por lo tanto, es un primer avance el cual contiene los primeros requerimientos
del comit de proyectos. Este conjunto de procesos son descritos en el siguiente mapa de
procesos.

5
 Macro Procesos Estratgicos

Gestin Gestin de Cierre

Estratgica de Ciclo

Macro Procesos Operativos

Gestin de
Proyectos

Macro Procesos de Apoyo

Gestin de
Gestin de Gestin de
Seguimiento de
Servicios Externos Recursos Humanos
Proyectos

Ilustracin 2: Mapa de Procesos de IT-Pyme

El mapa de procesos es una representacin general de todos los macro procesos que se dan
dentro de la empresa virtual de lnea IT-Pyme. Este permite dar una visin ms clara acerca
de los tipos de procesos que interactan dentro de la empresa, en este caso una empresa
dedicada al diseo e implementacin de soluciones de TI para las Pymes. Cada uno de los
procesos es descrito a continuacin:

Gestin Estratgica: En este macro proceso se llevan a cabo las actividades relacionadas
con la definicin de objetivos empresariales, as como tambin la planificacin de las
actividades que se llevarn a cabo durante el ciclo. Adems, es en este proceso donde se
realizan los ajustes y actualizaciones a los procesos empresariales. Finalmente, se
culmina con la administracin del portafolio y la documentacin de los planes de gestin.
El principal actor involucrado en este proceso es el gerente de recursos y proyectos.

Gestin de Cierre de Ciclo: La gestin de cierre de ciclo tiene como principales tareas la
definicin del portafolio de proyectos para el siguiente ciclo, as como la documentacin
de la memoria empresarial, la elaboracin de reportes de desempeo del ciclo culminado
y finalmente la actualizacin del repositorio localizado en los servidores de IT-Expert.

Gestin de Proyectos: Este macro proceso tiene como objetivo llevar a cabo los procesos
correspondientes a la planificacin y ejecucin de cada proyecto perteneciente a la
empresa IT-Pyme. Este proceso est a cargo de los jefes de proyectos de la empresa y
tiene como marco de trabajo referencial la gua del PMBOK.

6
 Gestin de Servicios Externos: Este macro proceso tiene como objetivo establecer la
relacin entre los proyectos internos con las tres empresas de apoyo (Quality Services,
Software Factory, IT-Expert). Define cada paso que debe seguir, ya sea para definir una
solicitud de servicio o un contrato.

Gestin de Seguimiento de Proyectos: Este macro proceso tiene como principal objetivo
medir el desempeo de cada proyecto en funcin a los entregables y reuniones realizadas
semana a semana. El principal rol encargado de realizar este seguimiento es el asistente
de gerencia, el cual verifica semana a semana el repositorio de cada proyecto para
finalmente actualizar cada reporte. Por otro lado, durante este proceso tambin se
actualiza la informacin del cuadro de indicadores empresarial.

Gestin de Recursos Humanos: El macro proceso de la gestin de recursos es mediante

el cual se definen los roles y se asignan proyectos a cada uno de los alumnos de taller de
desempeo profesional II. Adems, tambin se realiza el seguimiento de las actividades
que van realizando durante el ciclo. Finalmente, se lleva a cabo el proceso de evaluacin
de cada uno ellos.

Resultado de este mapa, tambin se ha definido la coreografa de procesos, en la cual se

describe la interaccin entre cada uno de estos, la cual se muestra a continuacin.

7
Ilustracin 3: Coreografa de Procesos IT-Pyme

1.2.7 Diagnstico de la Situacin de la Empresa

En trminos generales, al momento de tomar la posta de la gerencia de recursos y proyectos
de la empresa virtual BankMin se encontr que no exista un control sobre las actividades
que en esta se desarrollaba. A simple vista, no se encontraron problemas graves, sin embargo
no se ha podido realizar ninguna medicin de desempeo de ciclos anteriores, pues no existe
informacin consolidada de esta clase. La necesidad ms inmediata es la formalizacin de
los procesos de negocio de la empresa, as como el cambio en el giro de negocio, para de
esta manera sobrevivir en el tiempo.

8
 1.2.8 Problemas Encontrados
A continuacin se describen los principales problemas encontrados dentro de BankMin,
empresa que ahora es IT-Pyme.

Tabla 2: Problemas Encontrados IT-Pyme

Problema Causas
- No existen indicadores de desempeo acordes a la empresa, en otras
palabras, los indicadores definidos por la anterior gestin no agregaban
valor a la empresa.
- No existe un control de los recursos humanos de la empresa, las
Ausencia de Sistema de Gestin
de Calidad. actividades de los alumnos no son seguidas en detalle.
- Los roles definidos para los recursos humanos no tienen un fundamento
metodolgico. Sin esta definicin, no se pueden delimitar las actividades
de los alumnos del curso de TDP2.
Insuficiente cantidad de - No existe un seguimiento de las comunicaciones entre los profesores
reuniones entre profesor cliente y
cliente y los jefes de proyecto.
jefes de proyecto.
- Se han desarrollado suficientes proyectos relacionados con temas de
Limite alcanzado en cuanto al
giro de negocio de la empresa. banca y minera.

1.3 Planteamiento de la Solucin

La solucin planteada para resolver los problemas mencionados en el sub captulo anterior
consiste en el diseo de sistema de gestin de calidad para el proceso de Gestin de Control
de Proyectos alineado a la norma ISO 9001:2008, el cual tomar como base la arquitectura
de negocios TO-BE de la organizacin. Esta solucin estar enfocada en el control y mejora
continua de los procesos crticos para el monitoreo de los proyectos. Adems de esto, se
definirn polticas, objetivos e indicadores que soporten toda esta arquitectura la cual estar
descrita dentro del manual de calidad de la organizacin. Para la elaboracin de esta solucin
se necesita el apoyo de diversas metodologas, disciplinas y marcos de trabajos que se
describen a continuacin.

Enterprise Business Modeling: Esta disciplina nos ayuda a analizar los procesos de la
empresa para posteriormente realizar modelamiento de estos en base al lenguaje BPMN.
En otras palabras, es nuestra principal herramienta para realizar el diseo de la
arquitectura de negocios.

9
 Enterprise Unified Process: Es la metodologa para el desarrollo de sistemas de
informacin integrados. Esta brinda una base para soportar todo el ciclo de vida del
software de una empresa. Esta contempla el diseo de la arquitectura de negocios.

Framework Zachman: Es un marco de trabajo estndar especializado para la definicin

de arquitecturas empresariales. Nos ayuda a establecer claramente cada uno de los
entregables a desarrollar para disear la solucin final.

Project Management Body of Knowledge: Es un marco de trabajo estndar para la

gestin de un proyecto. Es la gua que tenemos para la planificacin, ejecucin y
posterior cierre del proyecto.

PDCA: Es una metodologa para la mejora continua de la organizacin. Es la

metodologa recomendada para la implementacin de la norma ISO 9001:2008 dentro
de cualquier organizacin.

1.4 Objetivos del Proyecto

1.4.1 Objetivo General

Proponer un modelo para gestin de calidad para el proceso de Gestin de Control de
Proyectos alineado a la norma ISO 9001:2008 para la empresa virtual IT-Pyme.

1.4.2 Objetivos Especficos

Objetivo Especfico 1 (OE1): Identificar las necesidades y requerimientos del negocio para
la gestin y seguimiento de proyectos.

Objetivo Especfico 2 (OE2): Definir los procesos AS-IS de la empresa virtual de IT-Pyme.

Objetivo Especfico 3 (OE3): Disear la Arquitectura de Negocios de la empresa virtual

IT-Pyme.

Objetivo Especfico 4 (OE4): Proponer el modelo de Gestin de Calidad para el proceso de

Gestin de Control de Proyectos de la empresa IT-Pyme alineado a los requisitos 4,5 y 8 de
la norma ISO 9001:2008.

10
1.5 Indicadores de xito
Indicador de xito 1 (IE1): Certificado de calidad de la empresa Quality Services
correspondiente a los entregables del EBM.

Indicador de xito 2 (IE2): Aprobacin del profesor gerente de la empresa IT-Pyme, con
respecto a la Arquitectura de Negocios para la empresa IT-Pyme.

Indicador de xito 3 (IE3): Modelo propuesto aprobado por el profesor gerente general de
las empresas virtuales.

Indicador de xito 4 (IE4): Acta de aprobacin del proyecto por parte del profesor gerente
de la empresa IT-Pyme.

En el siguiente recuadro se muestra la relacin entre los objetivos y su indicador de xito.

Tabla 3: Cuadro Objetivos Indicadores

Objetivo Indicadores

OE1 IE2

OE2 IE2

OE3 IE1 IE2

OE4 IE3 IE4

1.6 Planificacin del Proyecto

1.6.1 Alcance
El proyecto contemplar como alcance lo siguiente:

- Arquitectura de negocios de la empresa virtual IT-Pyme.

- El diseo del modelo de un Sistema de Gestin de la Calidad, para su aplicabilidad

en un la empresa virtual IT-Pyme, basado en la familia de normas ISO 9001.

- Plantillas de la documentacin requerida para la implementacin del SGC.

- Documentacin de gestin del proyecto

11
- Actas de reunin

- Cronograma

- Matriz de comunicaciones

- Matriz de riesgos

- Matriz RAM

- Memoria

- Plan de gestin de alcance

- Plan de gestin de comunicaciones

- Plan de gestin del personal

- Plan de gestin del riesgo

- Registro de interesados

- Entregables del producto

- Diagrama organizacional

- Mapa de procesos

- Diagrama de objetivos

- Justificacin de procesos y objetivos

- Definicin de procesos

- Mapeo de actores y procesos

- Reglas de negocio

- Stakeholders

- Manual de calidad

12
 - Plan de implementacin del proyecto

El proyecto no incluir:

- La descomposicin funcional de los procesos

- El modelo de dominio de la empresa

- La implementacin del modelo dentro de la empresa virtual IT-Pyme

1.6.2 Plan de Gestin del Tiempo

Para este proyecto se defini un total de cuatro hitos, los cuales sern cumplidos en el tiempo
estimado segn lo planificado.

Tabla 4: Hitos de proyecto

Hito Fecha Estimada Entregables incluidos Prioridad

Project Charter aprobado 10/04/2014 Project Charter Alta

Cronograma del proyecto

Registro de interesados
Documentos de PMBOK Plan de gestin de riesgos
24/05/2014 Alta
finalizados
Plan de gestin de personal
Plan de gestin de comunicaciones
Segunda presentacin Documentacin de procesos AS-IS
14/07/2014 Alta
parcial finalizada Memoria parcial de proyecto
Tercera presentacin Arquitectura de negocios
10/10/2014 Alta
parcial finalizada Memoria parcial de proyecto
Memoria final
Exposicin final Acta de conformidad
02/12/2014 Alta
culminada Manual de calidad de la empresa
Plantillas del SGC

13
Para el ciclo 2014- I, se desarroll la primera etapa correspondiente a la planificacin y
posteriormente se realiz la primera versin de los procesos con la informacin a esa fecha
de la empresa.

Ilustracin 4: Gestin de Tiempo 2014-I

Para el ciclo 2014-II, se establecieron nuevamente las actividades a fin de culminar con la
arquitectura de negocios y los dems entregables correspondientes a la SGC. De tal manera,
la gestin del tiempo se pudo resumir en lo siguiente.

14
Ilustracin 5: Gestin de Tiempo 2014-II

Para mayor informacin, ver Anexo 1: Cronograma

1.6.3 Plan de Gestin de Recursos Humanos

Vase Anexo 2: Plan de Gestin de Recursos Humanos

1.6.4 Plan de Comunicaciones

Vase Anexo 3: Plan de Gestin de Comunicaciones

Vase Anexo 4: Matriz de Comunicaciones del Proyecto

1.6.5 Plan de Gestin de Riesgos

Vase Anexo 5: Plan de Gestin del Riesgo

Vase Anexo 6: Registros de Riesgos del Proyecto

15
CAPTULO 2 : MARCO TERICO

En el presente captulo se desarrollan los conceptos tericos implicados dentro del proyecto.
Estos estn conformados bsicamente por las definiciones de Arquitectura Empresarial,
Enterprise Unified Process, Sistemas de Gestin de Calidad y la norma ISO 9001:2008.

16
Captulo 2 : Marco Terico

2.1 Arquitectura Empresarial

La arquitectura empresarial es una disciplina que se encarga de definir el diseo macro de
una empresa, esto mediante un enfoque de procesos relacionado con la infraestructura de TI
de la organizacin. Esta disciplina es ampliamente abarcada por distintas metodologas tal
como EUP o TOGAF, las cuales buscan lograr una normalizacin del funcionamiento de la
organizacin.

Como lo dice El Centro de Investigacin de Sistemas de Informacin del Instituto de

Tecnologa de Massachusetts:

La arquitectura empresarial es la lgica de la organizacin, de los procesos de negocio y la

infraestructura de TI que deben reflejar la integracin y la normalizacin de los requisitos
del modelo de funcionamiento de la empresa. La AE de la empresa describe la arquitectura
de aplicaciones y de los sistemas y su relacin con los objetivos del negocio.

Luego de tomar en cuenta este concepto, debemos mencionar que la arquitectura empresarial
est compuesta por cuatro reas las cuales son la arquitectura de negocios, arquitectura de
aplicaciones, arquitectura de datos y arquitectura de redes o TI. Este enfoque ayuda a
combinar distintos mbitos de la organizacin para el logro de los objetivos empresariales,
de esta manera apoya en la toma de decisiones.

2.1.1 Arquitectura de Negocios

Esta arquitectura contiene el diseo de los procesos empresariales, tomando en cuenta el
flujo de informacin y la interaccin entre estos. En esta arquitectura se puede ver plasmado
el funcionamiento de toda la organizacin, adems de esto se pueden ven los recursos que
intervienen dentro de ella para el logro de los objetivos.

2.1.2 Arquitectura de Aplicaciones

La arquitectura de aplicaciones comprende todos los elementos software con los que dispone
una organizacin, de tal manera que se pueden analizar las necesidades en funcin a software

17
que necesita cada unidad organizativa. Adems de esto, se enfoca en buscar la integracin
de los distintos sistemas de tal manera que pueda optimizar las actividades del negocio.

2.1.3 Arquitectura de Datos

Est compuesta por todos los activos de informacin con los que trabaja una organizacin.
De esta manera, busca centralizar toda la data organizativa de manera lgica para optimizar
su uso para evitar la renuncia y mal uso de esta.

2.1.4 Arquitectura de Redes

Comprende todos los elementos fsicos que componen la infraestructura de TI. Esta
arquitectura define los elementos necesarios de TI para satisfacer las necesidades de la
organizacin de manera eficiente.

2.2. Framework Zachman

Este Framework sirve para el desarrollo de arquitectura empresarial, que proporciona una
manera formal y altamente estructurada de ver y definir una empresa. Se compone de una
matriz de clasificacin de dos dimensiones basada en la interseccin de seis preguntas en
columnas (qu, dnde, cundo, porqu, quin y cmo) con seis filas.

El marco Zachman no es una metodologa pues no implica ningn mtodo o proceso

especfico para la recoleccin, manejo, o utilizacin de la informacin que lo describe. El
framework tiene el nombre de su creador John Zachman, el primero que desarroll el
concepto en la dcada de 1980 en IBM. Se ha actualizado varias veces desde entonces.

El framework de Zachman es un esquema para organizar los artefactos arquitectnicos (es

decir, documentos de diseo, especificaciones y modelos) que tenga en cuenta tanto a
quienes van dirigidos los artefactos y qu tema en particular se est abordando.

2.3 Enterprise Unified Process

Metodologa para el desarrollo de sistemas de informacin orientada a la empresa, la misma
que constituye una extensin del RUP proporcionando una visin de ms alto nivel del
desarrollo de los sistemas de informacin. Esta metodologa no es rgida, ms bien es
adaptable al contexto de la empresa.

18
En el presente documento, se consideraran los siguientes aadidos en esta extensin:
Enterprise Business Modeling y Portafolio Management.

Ilustracin 6: Enterprise Unified Process

2.3.1 Enterprise Business Modelling

El desarrollo del EBM, se inicia con una visin amplia de todo el negocio. El objetivo es
captar los fundamentos del negocio trabajando con los Stakeholders en un modelo que
abarque toda la amplitud del negocio sin necesidad de llegar a muchos detalles. Es necesario
identificar y priorizar las reas de importancia para que puedan ser exploradas en detalle
mediante esfuerzos de modelado de negocio por parte del Enterprise Business Modeler. El
modelo de negocio de la empresa debe definir una precisin y alto nivel de visin general
del negocio y debe contener informacin que es relativamente estable en el tiempo. El
esfuerzo de modelado de negocio empresarial debe explorar una amplia gama de cuestiones,
y como resultado, el modelo de negocio de la empresa se compone realmente de una
coleccin de pequeos objetos, tales como:

Reglas de negocio empresariales

Modelo de procesos de negocio empresariales

Modelo de dominio empresarial

19
 Misin empresarial

Visin empresarial

Modelo de la organizacin

Ilustracin 7: Flujo del EBM

2.3.2 Business Process Model and Notation

El lenguaje de modelado estndar BPMN proporciona a las empresas la capacidad de
comprensin de sus procesos de negocio internos en una notacin grfica y da a las
organizaciones la capacidad de comunicar estos procedimientos de manera ordenada. Por
otra parte, la notacin grfica facilita la comprensin de las colaboraciones de rendimiento
y las transacciones comerciales entre las organizaciones. Esto se asegurar de que la empresa
se comprenda a s misma ya los participantes en sus negocios y permitir a las organizaciones
a adaptarse a las nuevas circunstancias comerciales internas y B2B rpidamente.

20
2.4 ISO 9000
La ISO 9000 detalla la forma en la cual una organizacin opera sus estndares de calidad,
tiempos de entrega y niveles de servicio. Hay ms de veinte elementos en los estndares
dentro de esta ISO que se relacionan con la manera en que los sistemas operan.

2.4.1 Objetivos de la Norma

Brindar elementos para que una institucin pueda lograr la calidad del producto o
servicio, a la vez que mantenerla en el tiempo, de manera que las necesidades del cliente
sean satisfechas permanentemente, permitindole a la empresa o institucin reducir
costos de calidad, aumentar la productividad y destacarse o sobresalir frente a la
competencia.

Brindar a los clientes o usuarios la seguridad de que el producto o los servicios tienen la
calidad deseada, concertada, pactada o contratada.

Brindar a la direccin de la institucin la seguridad de que se obtiene la calidad deseada.

Definir las directrices, mediante las cuales la organizacin, puede seleccionar y utilizar
las normas.

2.4.2 Familias de las ISO 9000

La familia de normas ISO 9000, especficamente ISO 9001, es un estndar internacional que
detalla los requerimientos necesarios para disear, implementar, mantener y mejorar un
Sistema de Gestin de la Calidad (SGC) en una organizacin.

Este estndar internacional se puede utilizar tanto por las partes internas como externas de
una organizacin, incluso por los organismos de certificacin. Adems de esto, este estndar
es aplicable a cualquier tipo de empresa sin importar el rubro o tamao de esta.

Los estndares ms utilizados de la familia de normas ISO 9000 son los siguientes:

ISO 9000: Describe los fundamentos de los sistemas de gestin de la calidad y especifica
la terminologa para los sistemas de gestin de la calidad.

ISO 9001: Especifica los requisitos para los sistemas de gestin de la calidad aplicables a
toda organizacin que necesite demostrar su capacidad para proporcionar productos que

21
cumplan los requisitos de sus clientes y los reglamentarios que le sean de aplicacin, y su
objetivo es aumentar la satisfaccin del cliente.

ISO 9004: Cubre la orientacin al cliente, la prevencin de defectos, control de costos, el

enfoque del proceso, la documentacin, compras, enfoque basado en hechos para la toma de
decisiones, la capacitacin y motivacin de los empleados

2.5 ISO 9001

La norma ISO 9001:2008 especifica los requisitos necesarios para establecer un sistema de
gestin de la calidad. Adems de esto, permite de manera elocuente la capacidad de una
organizacin para brindar productos y/o servicios que satisfagan las necesidades de los
clientes.

Tiene como objetivo el aumento de la satisfaccin del cliente a travs de la aplicacin de

este sistema, el cual incluye procesos de mejora continua y controles para el aseguramiento
de la conformidad de los clientes, adems de los requisitos legales y reglamentarios.

Todos los requisitos que contiene esta norma son genricos, por lo cual es aplicables a toda
organizacin sin importar el tipo, tamao o producto suministrado.

Esta norma est estructurada en ocho captulos, de los cuales los primeros tres son los
principios, estructura y requisitos generales. En los captulos posteriores se establecen los
procesos, los cuales a su vez agrupan los diversos requisitos que contiene la norma.

2.5.1 Sistema de Gestin de Calidad

Un sistema de gestin de la calidad es un conjunto de actividades coordinadas dentro de una
organizacin, las cuales se llevan a cabo sobre un conjunto de componentes (Recursos,
Procedimientos, Documentos, Estructura organizacional y Estrategias) para conseguir la
calidad de los productos y/o servicios que se ofrecen al cliente. Para lograr esto es necesario
planear, controlar y mejorar aquellos elementos de una organizacin que influyen en
satisfaccin del cliente y en el logro de los resultados deseados por la organizacin.

En resumen, un sistema de gestin de calidad permite que las organizaciones, sin importar
su tamao, puedan:

Acrecentar el desempeo y la productividad empresarial.

22
 Determinar sus fortalezas y debilidades.

Explotar las oportunidades y enfrentar las amenazas.

Definir objetivos y polticas de calidad.

Formalizar y documentar los procesos empresariales.

Controlar el cumplimiento de actividades.

Establecer un sistema de mejora continua.

Adems de esto, la gestin de la calidad est regida por los siguientes principios:

Participacin del
Enfoque al cliente Liderazgo
personal

Enfoque basado en Enfoque de sistema

Mejora continua
procesos para la gestin

Enfoque basado en Relaciones mutuas

hechos para la beneficiosas con el
toma de decisiones proveedor

Ilustracin 8: Principios de la Gestin de Calidad

2.5.2 Componentes de un Sistema de Gestin de Calidad (SGC)

La estructura de la organizacin: Es el organigrama de la organizacin, en donde se ven
reflejadas las jerarquas de la organizacin.

La estructura de responsabilidades: Esta hace referencia a las personas dentro de la

organizacin, describiendo sus funciones y actividades dentro esta.

Procedimientos: Estos corresponden al conjunto de pasos detallados para realizar el

control de las acciones de la organizacin.

Procesos: Integran el conjunto completo de actividades de la empresa para el logro de un

objetivo especfico.

23
 Recursos: Hacen referencia a todos los recursos que posee la organizacin, incluyen
recursos humanos, de infraestructura, tcnicos, econmicos, tecnolgicos, entre otros.

2.5.3 Enfoque Basado en los Procesos

Esta norma internacional incentiva el uso de un enfoque basado en procesos para el
desarrollo, implementacin y mejora de la eficiencia de un SGC, todo esto con el fin de
lograr la satisfaccin del cliente mediante la satisfaccin de sus necesidades.

Una organizacin funciona de manera eficaz cuando sus actividades, los cuales utilizan
recursos de distinto ndole, transforman los elementos de entrada en resultados. Todos estos
elementos conjugados forman en conjunto un proceso. En otras palabras, una organizacin
est conformada por mltiples procesos, los cuales se entrelazan para lograr el
funcionamiento de toda la organizacin.

La implementacin de un sistema de procesos dentro de una organizacin puede

denominarse un enfoque basado en procesos. Para lograr esto, tambin es necesario
identificar cada uno de los procesos, as como la interaccin entre estos para lograr el
resultado esperado.

La principal ventaja de este enfoque es el control que se tiene sobre toda la organizacin
mediante la identificacin de resultados individuales de cada proceso. Finalmente, cuando
se utiliza un SGC este se enfatiza en la importancia de:

La comprensin y el cumplimiento de los requisitos.

La obtencin de resultados del desempeo y eficacia de cada proceso

La mejora continua de los procesos en base a mediciones objetivas.

24
Ilustracin 9: Sistema de Gestin de Calidad

2.5.4. PHVA
El Ciclo PHVA conocido como Ciclo de Deming o Ciclo de la Calidad es una metodologa
de mejora continua que se aplica para la solucin de los problemas o proyectos de mejora de
procesos.

Sus siglas indican las etapas que se llevarn a cabo al utilizar esta metodologa: P-Planear,
H-Hacer, V-Verificar y A-Actuar.

Esta metodologa describe las cuatro etapas esenciales que se deben llevar a cabo de forma
sistemtica para lograr la mejora continua, entendiendo como tal al mejoramiento
continuado de la calidad (disminucin de fallos, aumento de la eficacia y eficiencia, solucin
de problemas, previsin y eliminacin de riesgos potenciales).

El crculo de Deming compuesto por 4 etapas cclicas en conjunto con los Ocho Pasos logran
que se lleve a cabo un ciclo de mejora continua detalla. Una vez acabada la etapa final se
debe volver a la primera y repetir el ciclo de nuevo, de forma que las actividades son
reevaluadas peridicamente para incorporar nuevas mejoras.

25
A continuacin se definir las cuatro fases del ciclo PHVA y los Ocho Pasos que se llevan a
cabo en un ciclo de mejora continua.

Planear:

En esta etapa se establecen los objetivos y procesos que sern necesarios para conseguir
resultados de acuerdo con los requisitos que se establecieron.

- Definir y establecer la problemtica

- Buscar las posibles causas del problema

- Identificar la causa principal

- Establecer las medidas remedio

Hacer:

En esta etapa se realiza la puesta en prctica de todo lo planificado en la etapa anterior. Lo

principal que se debe considerar al implementar las medidas remedio es hacerlo de a poco y
usando muestras.

- Ejecutar las medidas remedio

Verificar:

En esta etapa se realiza la verificacin de los resultados en base a lo que se pretenda obtener
con los resultados obtenidos despus de la ejecucin.

Esto se puede llevar a cabo realizando un nuevo anlisis en base a los indicadores que se
tenan establecidos y comparndolos con los resultados que se obtuvieron anteriormente.

- Revisar los resultados obtenidos

Actuar:

Por ltimo, una vez finalizado el periodo de verificacin se deben estudiar los resultados y
compararlos con el funcionamiento de las actividades antes de haber sido implantada la
mejora. Si los resultados son satisfactorios se implantar la mejora de forma definitiva, y si
no lo son habr que decidir si realizar cambios para ajustar los resultados o si desecharla.

26
Una vez terminado el paso 4, se debe volver al primer paso peridicamente para estudiar
nuevas mejoras a implantar.

- Prevenir la recurrencia del problema

- Concluir

2.5.5 Disciplina de los Ocho Pasos

La disciplina de los Ocho Pasos es muy til para realizar la resolucin de un problema en
especfico, ayuda que se realice de manera ordenada para asegurar el xito de este.

1. Definir y establecer la problemtica:

El primer paso consiste en definir cul es la problemtica que se presenta y delimitarla. De
esta manera se podr analizarla detalladamente para establecer dnde se presenta, con qu
frecuencia y cul es el impacto que ocasiona. Finalmente se establecer los objetivos y
beneficios que se buscan alcanzar.

2. Buscar las posibles causas del problema:

Una vez que se tenga identificado el problema se proceder a buscar todas las posibles causas
que se crean influyan en este. Se debe analizar cuidadosamente el problema para que no se
obviara ninguna causa que pueda ser determinante para su solucin.

3. Identificar la causa principal:

En este paso, cuando se tenga la lista de todas las posibles causas que ocasionan el problema,
se proceder a identificar la principal. Esto no quiere decir que se trate solo de una puede
darse el caso de que las causas sean hasta tres.

4. Establecer las medidas remedio:

En este paso se proceder a establecer medidas remedio en base a la causa o causas que se
identificaron ante la problemtica. Estas deben ser lo ms sencillas y claras posibles para
que su ejecucin se lleve a cabo sin inconvenientes. Una vez que se haya definido las
medidas correctivas, se debe elaborar un plan para su implementacin.

5. Poner en prctica las medidas remedio:

Se realiza la ejecucin o implementacin de las medidas remedio o correctivas que fueron
definidas anteriormente en base al plan que se elabor y con las personas involucradas. Para
que este paso tenga xito esta solo debe ser aplicada a una base de ensayo.
27
6. Revisar los resultados obtenidos:
En este paso se verificar si las medidas remedio que se aplicaron dieron resultado. Para ello
es necesario que estas medidas se lleven a cabo en un tiempo aceptable. Una buena opcin
para evaluar resultados es evaluar los resultados que se obtuvieron antes y despus de su
aplicacin.

7. Prevenir la recurrencia del problema:

Si las soluciones dieron resultados: Se debe realizar la estandarizacin de las medidas que
se establecieron para aplicarlas a toda la poblacin de estudio. Adems se debe establecer
medidas para que no haya recurrencia del problema.

Si las soluciones no dieron resultados: Se debe iniciar nuevamente con el ciclo de PHVA,
antes de ellos se debe analizar y repasar las lecciones aprendidas.

8. Concluir:
En este ltimo paso se elaborar la documentacin de todo el proceso realizado y lo que se
planea hacer a futuro. Esto servir para las prximas acciones que se lleven en cuenta.

2.5.6 Estructura de la Norma ISO 9001:2008

En el siguiente grafico se ven representadas los cinco captulos de la norma ISO 9001:2008.

28
Ilustracin 10: ISO 9001:2008

2.6 SIPOC
SIPOC es una herramienta que consiste en un diagrama que permite visualizar al proceso
de manera sencilla y general. Este esquema puede ser aplicado a procesos de todos los
tamaos y a todos los niveles, incluso a toda una organizacin

Al mostrar una vista macro del flujo del proceso permite identificar las interrelaciones que
existe entre los procesos dentro del negocio. Adems, muestra los lmites del proceso en

29
estudio con aspectos ms detallados, con lo cual se podr diagnosticar zonas dbiles o
reafirmar posibles procesos que no se desarrollan como deberan.

Sus siglas en espaol definen los principales factores que se deben tomar en cuenta:

Supplier (proveedor): El que proporciona las entradas al proceso; puede ser una persona u
otro proceso.

Input (entrada): Material, informacin, datos, documentacin, servicio que se necesita

para realizar las actividades del proceso.

Process (proceso): Una secuencia de actividades que aaden valor a las entradas para
producir las salidas.

Output (salida): Producto, servicio, informacin, documentacin que es importante para

el cliente.

Customer (cliente): El usuario de los productos producidos por el proceso.

Los diagramas SIPOC generalmente se elaboran a partir de la definicin del proceso seguido
por la identificacin de los productos, los clientes, los insumos y proveedores. Adems se
debe establecer cules son los factores crticos dentro del proceso para establecer los
controles. Y finalmente crear los indicadores de gestin que permitan controlar que los
procesos se realicen de acuerdo a lo planificado.

Ilustracin 11: Diagrama SIPOC

Fuente: Elaboracin propia

30
CAPTULO 3 : FORMULACIN ESTRATEGICA

En el presente captulo se define la formulacin de la estrategia de la empresa, contempla

la declaracin de la misin, visin y valores para posteriormente concluir con la definicin
objetivos estratgicos de la organizacin para la gestin 2014.

31
Captulo 3: Formulacin de la Estrategia

3.1 Declaracin de la Misin

Nuestra misin es promover el desarrollo de las PYMES peruanas mediante la
implementacin de soluciones de SI/TI alineadas a las mejores prcticas del mercado.
Asimismo, lograr el desarrollo profesional de todos nuestros colaboradores.

3.2 Declaracin de la Visin

Convertirnos en la empresa virtual de lnea de la UPC identificada como el socio estratgico
de las PYMES peruanas para la implementacin de buenas prcticas de calidad y mejora de
procesos basados en soluciones de SI/TI.

3.3 Declaracin de los Valores

Nosotros aspiramos a ser la empresa de referencia en los rubros de nuestra especialidad y
para alcanzar un objetivo tan grande se decidi tomar como referencia valores acordes como
se detalla a continuacin:

Liderazgo: Ser capaces de manejar las nuevas iniciativas que surjan en el desarrollo de
la empresa y gestionar de la mejor manera las funciones asignadas.

Compromiso: Estar identificados con las empresa y con las labores que se realizan en
ellas mostrando inters y ser partcipe de las actividades de la empresa.

Trabajo en Equipo: Crear un ambiente de trabajo en el cual todos los miembros se apoyen
entre s para alcanzar los objetivos de la empresa, donde prevalezca el compaerismo y
el respeto entre los miembros de la empresa.

Accin Proactiva: Se espera que nuestros analistas generen propuestas y tengan

participacin activa en las propuestas hechas por la empresa.

32
3.4 Evaluacin de las Fuerzas Internas
En este punto se presentar las principales fortalezas y debilidades que la empresa tiene, para
ello se utiliz la matriz de evaluacin interna (EFI) que permite evaluar y resumir los
principales factores internos de xito de la empresa.

3.4.1 Fortalezas
Dentro de las fortalezas que se pueden identificar en la empresa IT-Pyme se encuentran las
siguientes mencionadas:

Mantener los servicios gratuitos.

El apoyo constante de los asesores con experiencia en la gestin de proyectos.

Disponibilidad de infraestructura fsica y tecnolgica necesaria para la continuacin de

proyectos.

Disponibilidad de recursos humanos con un suficiente conocimiento terico-tcnico.

3.4.2 Debilidades
Dentro de las debilidades que se pueden identificar en la empresa IT-Pyme se encuentran las
siguientes mencionadas:

Falta de experiencia generalizado en todos los miembros de un equipo

Limitada cantidad de recursos

Limitado tiempo en el mercado

Tiempo limitado de trabajo

Tabla 5: Matriz EFI

Matriz EFI para la empresa IT-Pyme

Fortalezas Peso Valor Ponderacin
Mantener los servicios gratuitos 0.05 4 0.20
El apoyo constante de los asesores con
0.05 3 0.15
experiencia en la gestin de proyectos
Disponibilidad de infraestructura fsica y
tecnolgica necesaria para la continuacin de 0.17 3 0.51
proyectos
Disponibilidad de recursos humanos con un
0.20 4 0.80
suficiente conocimiento terico-tcnico
Debilidades Peso Valor Ponderacin

33
Falta de experiencia generalizado en todos los
0.10 1 0.10
miembros de un equipo
Limitada cantidad de recursos 0.20 2 0.40
Limitado tiempo en el mercado 0.06 1 0.06
Tiempo limitado de trabajo 0.17 2 0.34
Total 1.00 2.56

3.5 Evaluacin de las Fuerzas Externas

En este punto se presentarn las oportunidades y amenazas que tiene la empresa frente al
entorno externo. Para realizar un mejor anlisis se desarroll un matriz de evaluacin externa
(EFE) que permite evaluar y resumir los factores crticos de xito.

3.5.1 Oportunidades
Dentro de las oportunidades que se pueden identificar en la empresa IT-Pyme se encuentran
las siguientes mencionadas:

Alta demanda por parte de las PYMES de encontrar nuevas, mejores y ms baratas
soluciones

Formacin de nuevas PYMES con necesidades tecnolgicas aun no satisfechas

Amplia cantidad de PYMES

3.5.2 Amenazas
Dentro de las amenazas que se pueden identificar en la empresa IT-Pyme se encuentran las
siguientes mencionadas:

Competencia en el mercado con mayor experiencia en el rubro

Falta de comunicacin continua con los clientes

Tabla 6: Matriz EFE

Matriz EFE para la empresa IT-Pyme

Oportunidades Peso Valor Ponderacin
Alta demanda por parte de las PYMES de
encontrar nuevas, mejores y ms baratas 0.30 2.00 0.60
soluciones
Formacin de nuevas PYMES con necesidades
0.30 3.00 0.90
tecnolgicas aun no satisfechas

Amplia cantidad de PYMES 0.10 2.00 0.20

Amenazas Peso Valor Ponderacin

34
Competencia en el mercado con mayor
0.20 1.00 0.20
experiencia en el rubro

Falta de comunicacin continua con los clientes 0.10 3.00 0.30

Oportunidades 1.00 2.20

3.6 Determinacin de los Objetivos Estratgicos

La matriz del anlisis externo e interno ayuda a tomar las decisiones estratgicas orientadas
a las necesidades de la empresa, a travs del anlisis, diagnstico y direccionamiento.

De acuerdo al resultado obtenido del cruce de la ponderacin de la Matriz EFI (2.56) y la

matriz EFE (2.20), se obtuvo un promedio de 2.38, que es menor que la media 2.50. Esto
significa que todava hay muchas oportunidades de mejora dentro de la empresa, se debe
enfocar en agrandar las fortalezas y minimizar las debilidades. Por otro lado, significa
tambin que las estrategias actuales que se tienen en la organizacin no estn aprovechando
las oportunidades del mercado eficientemente ni estn protegindose de las amenazas del
mismo, por lo que se debe tratar de mejorar en estos aspectos.

3.6.1 Matriz Foda

Tabla 7: Matriz FODA

Fortalezas Debilidades

F1. Nuestros servicios son gratuitos.

F2. Contamos con el apoyo de asesores para el D1. Inexperiencia en el desarrollo de soluciones a
desarrollo de los proyectos. medida alineadas a buenas prcticas.

F3. Contamos con la infraestructura necesaria para el D2. Alto nivel de rotacin de recursos.
desarrollo de los proyectos.
D3. Falta de presencia en el mercado.
F4. Se cuenta con el respaldo de la casa de estudios
UPC para garantizar los conocimientos necesarios en D4. Cantidad limitada de horas de trabajo.
el desarrollo de proyectos

Oportunidades Amenazas

O1. Necesidad de las PYMES por elevar su nivel de

competitividad frente al mercado internacional.

O2. Bajo nivel de uso de tecnologa para el desarrollo A1. Existencia de mltiple competencia en el mercado.
de las PYMES.
A2. Comunicacin insuficiente con nuestros clientes
O3. Las PYMES tienen ms del 50% de participacin
en el mercado.

35
O4. El gobierno promueve el crecimiento e innovacin
de las PYMES.

3.6.2 Estrategias y Actividades

Tabla 8: Matriz de Estrategias

Fortalezas Debilidades

E1: Contactar con ms PYMES y

E2: Ofrecer soluciones de alta calidad y
Oportunidades venderles una solucin gratuita y
con un alcance realista
tecnolgica que beneficie a su negocio.

E3: Gestionar de mejor manera a los E4: Capacitar continuamente el

Amenazas
clientes presentes y a los futuros personal

3.7 Indicadores de Logro de los Objetivos Estratgicos

Tabla 9: Indicadores Estratgicos

Objetivos
Indicador Descripcin Indicador
Especficos

O.E1: Alinear los

procesos crticos de la
empresa a la norma ISO
9001
El indicador nos evidencia si todos los
Cantidad de procesos crticos
procesos crticos para la organizacin
alineados / Total procesos crticos
han sido alineados a la norma ISO 9001

O.E2: Administrar el
Este indicador nos da la idea de cuantos
desempeo de los Nmero de recursos controlados /
recursos estn siendo administrados
recursos humanos de la Nmero de recursos asignados
con respecto al total asignado
empresa

O.E3: Asegurar el Mediante este indicador podemos

Nmero de proyectos con 100% de
cumplimiento del 100% evidenciar si todos los proyectos que
cumplimiento / Nmero total de
de los objetivos de los estn en la empresa han culminado
proyectos
proyectos segn lo planificado.

36
3.8 Riesgos en el Cumplimiento de los Objetivos
Tabla 10: Riesgos y estrategias

# Riesgo Probabilidad Impacto Estrategia de mitigacin

El anlisis superficial de los
procesos puede generar una Acudir a un asesor especialista
1 mala determinacin de los Baja Baja en la implementacin de un
procesos crticos de la Sistema de Gestin de Calidad.
organizacin.

Solicitar el apoyo de todos los

El bajo inters de los recursos
recursos humanos en la
humanos en el cumplimiento de
colaboracin con temas
labores de reporte de actividades
2 Media Alto relacionados al control de
puede generar una psima
actividades. En ltima instante
medicin del desempeo de
solicitar apoyo al profesor
estos.
gerente.

Los cambios de alcance sin Realizar un seguimiento

seguimiento alguno pueden exhaustivo de cada proyecto.
3 ocasionar que los objetivos Alta Media Adems de esto implementar un
definidos en un principio no proceso para gestin de cambios
puedan ser alcanzados. en los proyectos.

37
CAPTULO 4 : MODELO DE SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD

En este captulo se presentan cada uno de los entregables desarrollados durante la

ejecucin del proyecto. Estos contemplan la definicin de los entregables correspondientes
a la Arquitectura Empresarial, as mismo se establece el manual de calidad de la
organizacin y modelo de sistema de gestin de calidad.

38
Captulo 4: Modelo de Sistema de Gestin de Calidad

4.1 Enterprise Business Modeling

4.1.1 Diagrama de Objetivos Empresariales

1. Descripcin:
El diagrama de objetivos es la representacin grfica de los objetivos que IT-Pyme persigue
con el fin de lograr la visin empresarial o estado final deseado. Encabezando el diagrama
se encuentra el objetivo principal de la IT-Pyme y, a partir del mismo, se van desplegando
diversos objetivos especficos que ayudarn a que la visin de la empresa se cumpla.

2. Propsito:
El propsito del diagrama de objetivos es representar los diversos objetivos del negocio.
Estos se muestran a travs de jerarquas; es decir, primero se muestra el objetivo principal y
de ah los especficos. Adems de esto, este diagrama cuenta con un nivel de jerarqua de
hasta tercer nivel.

3. Alcance:
El presente diagrama de objetivos describe el objetivo principal, los objetivos especficos y
los objetivos de tercer nivel pertenecientes a la empresa virtual de lnea IT-Pyme.

4. Diagrama de objetivos:

39
 1.0. Cumplir satifactoriamente con el 100% de
los proyectos brindando soluciones de TI/SI de
calidad.

1.1. Alinear los procesos 1.2. Administrar el 1.3. Asegurar el cumplimiento

crticos de la empresa a la desempeo de los recursos del 100% de los objetivos de los
norma ISO 9001 humanos de la empresa proyectos

1.1.1. Establecer y 1.3.1. Realizar seguimiento y

1.2.1. Formalizar los roles
actualizar el manual de control de las comunicaciones
de la organizacin
calidad con los clientes

1.1.2. Disear y/o 1.2.2. Controlar las

1.3.2. Realizar seguimiento y
actualizar los procesos de actividades los recursos
control sobre las actividades y
la empresa humanos de la empresa
entregables programados

1.1.3. Establecer
indicadores acordes a las
1.3.3.Establecer canales de
necesidades de la
comunicaciones formales con las
empresa
empresas de servicios

Ilustracin 12: Diagrama de Objetivos Empresariales

Elaboracin: Fuente propia

4.1.2 Diagrama Organizacional

1. Descripcin:
En este documento se presenta el diagrama organizacional de la empresa virtual de lnea IT-
Pyme. Esta estructura organizacional est basada en los roles identificados dentro de IT-
Pyme. Adems, soporta los procesos que se han identificado en el mapa de macro procesos.

2. Propsito:
El propsito es identificar la estructura organizacional de IT-Pyme, empresa de lnea que se
encarga de gestionar proyectos para las PYME, as como sus principales funciones. De esta
forma, se podr verificar que las actividades representadas en el diagrama de cada proceso,
son las que corresponden y se relacionan con cada rol dentro de la organizacin.

3. Alcance:
40
Contiene el Diagrama organizacional de la empresa virtual IT-Pyme, en l se muestra la
organizacin de la empresa en forma jerrquica; as como la descripcin de las principales
actividades que debe cumplir cada rol identificado dentro de la estructura organizacional. Se
ha desarrollado para conocer las relaciones que existen entre roles.

4. Diagrama de la organizacin:

Gerente General

Gerente de Recursos y
Proyectos

Asistente de Gerencia

Analista de
Jefe de Proyecto Aseguramiento de la
Calidad

Ingeniero de Procesos

Ilustracin 13: Organigrama IT-Pyme

Elaboracin: Fuente propia

5. Descripcin del organigrama:

El presente organigrama cuenta con 6 roles definidos, de los cuales tanto el gerente general
como el gerente de recursos y proyectos tienen labores principalmente estratgicas. El
asistente de gerente es la mano derecha del gerente de recursos y proyectos, adems es el
nexo entre los jefes de proyectos y gerentes. Tanto el jefe de proyecto como el ingeniero de
procesos tienen labores operativas. Finalmente, el analista de aseguramiento de la calidad se
encarga de labores correspondientes a la mejora continua de la empresa. A continuacin se
describir a mayor detalle cada uno de los roles.

41
- Gerente General: El gerente general tiene como funciones realizar el seguimiento,
control y asesoramiento de los proyectos para asegurar el cumplimiento de los
objetivos fijados por cada uno de los mismos, esto en base al framework PMBOK.
Por otro lado, tambin es parte de su labor evaluar el desempeo de cada uno de los
alumnos pertenecientes a la empresa.

- Gerente de Recursos y Proyectos: El gerente de recursos y proyectos tiene a su cargo

la labor de realizar el seguimiento del desempeo de cada uno de los proyectos.
Busca salvaguardar los intereses de cada proyecto a fin de que estos puedan cumplir
sus objetivos. Tambin se encarga de administrar los recursos humanos de la
empresa. Finalmente, se encarga de labores estratgicas para la mejora de la empresa,
as mismo apoya en la elaboracin del portafolio de proyectos.

- Asistente de Gerencia: El asistente de gerencia es el encargado de llevar el control

de la asistencia, verificar el cumplimiento de tareas de los proyectos, verificar la
ejecucin de reuniones y gestionar las comunicaciones internas de la empresa.
Adems, apoya en la documentacin de los diversos planes empresariales.

- Analista de Aseguramiento de la Calidad: El analista de aseguramiento de calidad se

encarga de apoyar al Gerente de Recursos y Proyectos con el establecimiento de
puntos de control de los proyectos, realizar la medicin de indicadores tanto
empresariales, como de proyectos. Finalmente, es tambin responsable de elaborar
informes correspondientes al desempeo de los proyectos, as como en el
mantenimiento del manual de calidad.

- Jefe de Proyecto: El jefe de proyecto se encarga de gestionar y ejecutar todo el ciclo

de vida correspondiente a un proyecto. Dentro de sus principales responsabilidades
est la elaboracin de los diversos planes de gestin, la comunicacin con su cliente,
adems el establecimiento de un cronograma para ejecucin del proyecto.
Finalmente, est a cargo de la ejecucin de cada una las actividades definidas para la
elaboracin del producto final.

- Ingeniero de Procesos: El ingeniero de procesos est bajo la direccin de un jefe de

proyecto y tiene como principal responsabilidad el apoyo en la elaboracin de los
diversos artefactos que ha definido su jefe. Adems, tambin puede apoyar en labores

42
 de investigacin y actualizacin de documentos. Sus labores estn relacionadas con
el diseo y automatizacin de procesos.

4.1.3 Mapa de Procesos

1. Descripcin:
El mapa de procesos es una representacin general de todos los macro procesos que se dan
dentro de la empresa virtual de lnea IT-Pyme. Este permite dar una visin ms clara acerca
de los tipos de procesos que interactan dentro de la empresa, en este caso una empresa
dedicada al diseo e implementacin de soluciones de TI para las Pymes.

2. Propsito:
El propsito de este artefacto es dar el primer alcance sobre todos los procesos que se
desarrollan dentro de la empresa. En un primer momento se limitar a identificar los procesos
que existen en la organizacin, para ms tarde llegar a optimizarlos. Posteriormente, estos
procesos sern analizados a mayor profundidad para conocer su ciclo de vida, los actores
que intervienen y las actividades y eventos que forman parte de stos.

3. Alcance:
El mapa de procesos muestra los macro procesos encontrados en la empresa IT-Pyme. El
detalle del desarrollo de cada macro proceso se presentar en un entregable posterior llamado
Definicin de Procesos.

4. Mapa de procesos:
Macro Procesos Estratgicos

Gestin Gestin de Cierre

Estratgica de Ciclo

Macro Procesos Operativos

Gestin de
Proyectos

Macro Procesos de Apoyo

Gestin de
Gestin de Gestin de
Seguimiento de
Servicios Externos Recursos Humanos
Proyectos

Ilustracin 14: Mapa de Procesos

43
5. Descripcin de procesos:
Macro procesos estratgicos:

- Gestin Estratgica: En este macro proceso se llevan a cabo las actividades

relacionadas con la definicin de objetivos empresariales, as como tambin la
planificacin de las actividades que se llevarn a cabo durante el ciclo. Adems, es
en este proceso donde se realizan los ajustes y actualizaciones a los procesos
empresariales. Finalmente, se culmina con la administracin del portafolio y la
documentacin de los planes de gestin. El principal actor involucrado en este
proceso es el gerente de recursos y proyectos.

- Gestin de Cierre de Ciclo: La gestin de cierre de ciclo tiene como principales tareas
la definicin del portafolio de proyectos para el siguiente ciclo, as como la
documentacin de la memoria empresarial, la elaboracin de reportes de desempeo
del ciclo culminado y finalmente la actualizacin del repositorio localizado en los
servidores de IT-Expert.

Macro procesos operativos:

- Gestin de Proyectos: Este macro procesos tiene como objetivo llevar a cabo los
procesos correspondientes a la planificacin y ejecucin de cada proyecto
perteneciente a la empresa IT-Pyme. Este proceso est a cargo de los jefes de
proyectos de la empresa y tiene como marco de trabajo referencial la gua del
PMBOK.

Macro procesos de apoyo:

- Gestin de Servicios Externos: Este macro proceso tiene como objetivo establecer la
relacin entre los proyectos internos con las tres empresas de apoyo (Quality
Services, Software Factory, IT-Expert). Define cada paso que debe seguir, ya sea
para definir una solicitud de servicio o un contrato.

- Gestin de Control de Proyectos: Este macro proceso tiene como principal objetivo
medir el desempeo de cada proyecto en funcin a los entregables y reuniones
realizadas semana a semana. El principal rol encargado de realizar este seguimiento
es el asistente de gerencia, el cual verifica semana a semana el repositorio de cada

44
 proyecto para finalmente actualizar cada reporte. Por otro lado, durante este proceso
tambin se actualizar el cuadro de indicadores empresarial.

- Gestin de Recursos Humanos: El macro proceso de la gestin de recursos es

mediante el cual se definen los roles y se asignan proyectos a cada uno de los alumnos
de taller de desempeo profesional II. Adems, tambin se realiza el seguimiento de
las actividades que van realizando durante el ciclo. Finalmente, se lleva a cabo el
proceso de evaluacin de cada uno ellos.

4.1.4 Justificacin de Procesos-Objetivos

1. Descripcin:
El artefacto Justificacin de Procesos Objetivos contiene el diagrama que permite
identificar la correspondencia existente entre los objetivos de la empresa IT-Pyme y los
procesos identificados en ella, esto con la finalidad de que se logre conocer cules son los
procesos que ayudan a cumplir o apoyar a cada objetivo.

El diagrama consiste en una tabla de doble entrada, donde cada columna es un proceso
identificado (diferentes colores para cada uno de los procesos identificados) y cada fila es
un objetivo de la empresa IT-Pyme. Una marca con el smbolo X significa que el proceso
identificado apoya a conseguir el objetivo mapeado. Es importante recordar que los objetivos
justificados corresponden al ltimo nivel del diagrama de objetivos, entendindose que los
objetivos de mayor jerarqua siguen el mismo comportamiento de sus sub-objetivos.

2. Propsito:
El propsito de este documento es identificar de manera general qu procesos aportan valora
la empresa a fin de lograr cumplir con los objetivos identificados de esta, para luego priorizar
dichos procesos de acuerdo a la cantidad de objetivos mapeados. Esto se realiza con la
finalidad de evaluar si es que los procesos que se estn ejecutando apoyan el logro de la meta
propuesta.

3. Alcance:
El alcance de este documento se contempla a todos los objetivos planteados por la empresa
de lnea IT-Pyme y por el cliente asignado por el Comit de Proyectos.

45
 4. Mapeo proceso objetivo:
Tabla 11: Mapeo Procesos Objetivos

Gestin de Gestin de Gestin de Gestin de

Gestin Gestin de Control de
Objetivo/Procesos Cierre de Servicios Recursos
Estratgica Proyectos Proyectos
Ciclo Externos Humanos
OE
X
1.1.1

OE OE
X
1.1 1.1.2

OE
X X
1.1.3

OE
X
OE OE 1.2.1
1.0 1.2 OE
X
1.2.2

OE OE X
X
1.3 1.3.1

OE X
X
1.3.2

OE
X
1.3.3

5. Justificacin proceso objetivo:

Gestin Estratgica:

- OE 1.1.1 - Establecer y actualizar el manual de calidad: El establecimiento de un

manual de calidad apoyar en la formalizacin de objetivos, polticas y
procedimientos comunes desarrollados en la empresa. Por lo tanto, es un punto
importante dentro de la gestin estratgica de la empresa.

- OE 1.1.2 - Disear y/o actualizar los procesos de la empresa: El diseo y la

actualizacin de procesos son objetivos iniciales para la gestin estratgica, pues a
partir de ellos se pueden establecer nuevas oportunidades de mejora.

- OE 1.1.3 - Establecer indicadores acordes a las necesidades de la empresa: El

establecimiento de indicadores es primordial para la gestin estratgica pues a partir
de ellos se lograr medir el desempeo de esta.

Gestin de Cierre de Ciclo:

46
 - OE 1.1.3 - Establecer indicadores acordes a las necesidades de la empresa: El
establecimiento de indicadores parte a partir del anlisis de ciclos anteriores, por lo
que los informes elaborados durante este proceso son fundamentales.

Gestin de Proyectos:

- OE 1.3.1 - Realizar seguimiento y control de las comunicaciones con los clientes:

Para realizar con xito el seguimiento y control de las comunicaciones con los
clientes es necesario tener como fuente la documentacin realizada durante el
proceso de gestin de proyectos.

- OE 1.3.2 - Realizar seguimiento y control sobre las actividades y entregables

programados: Para realizar con xito el seguimiento y control sobre las actividades
y entregables programados es necesario tener como fuente la documentacin
realizada durante el proceso de gestin de proyectos.

Gestin de Servicios Externos:

- OE 1.3.3 - Establecer canales de comunicaciones formales con las empresas de

servicios: Para lograr establecer canales formales con las empresas de servicio es
necesario tener nfasis en el proceso de gestin de servicios externos.

Gestin de Seguimiento de Proyectos:

- OE 1.3.1 - Realizar seguimiento y control de las comunicaciones con los clientes: La

gestin de seguimiento de proyectos tiene por objetivo directo la supervisin y
medicin de las comunicaciones con los clientes.

- OE 1.3.2 - Realizar seguimiento y control sobre las actividades y entregables

programados: La gestin de seguimiento de proyectos tiene por objetivo medir el
desempeo de las actividades programadas por los jefes de proyecto.

Gestin de Recursos Humanos:

- OE 1.2.1 - Formalizar los roles de la organizacin: Es primordial para el proceso de

gestin de recursos humanos la formalizacin de los roles de la organizacin a fin de
poder definir responsabilidades dentro de esta.

47
 - OE 1.2.2: Controlar las actividades los recursos humanos de la empresa: Es necesario
para el proceso de gestin de recursos humanos el control de actividades, mediante
el logro de este objetivo se podr medir el desempeo de todos los recursos humanos
de la empresa.

4.1.5 Stakeholders
1. Descripcin:
La definicin de stakeholders es un listado de todos los stakeholders externos involucrados
con cada uno de los macro procesos empresariales, adems se incluye la definicin de cada
uno de ellos para tener un mayor conocimiento de los mismos.

2. Propsito:
El principal propsito de este artefacto es identificar cules son los principales stakeholders
que interactan con la empresa. Esto permitir un mejor y ms profundo anlisis sobre cada
uno de los macro procesos y como stos interactan con los stakeholders externos que han
sido identificados.

3. Alcance:
El documento de definicin de stakeholders comprende los stakeholders externos de los
macro procesos empresariales.

4. Stakeholders:
A continuacin se mencionaran todos los stakeholders que tendrn interaccin con todos los
procesos desarrollados a lo largo del presente trabajo y, asimismo, su respectiva descripcin.

Tabla 12: Stakeholders Empresariales

Stakeholder Descripcin
Empresa virtual encargada de llevar a cabo el proceso de control de la
Quality Services (QS) calidad de los proyectos.

Empresa virtual encargada de llevar a cabo el desarrollo de software para

IT-Expert
los proyectos.
Empresa virtual encargada de brindar los servicios de infraestructura
Software Factory
tecnolgica para los proyectos.
El comit de proyectos est conformado por la directora y los coordinadores
de carrera pertenecientes a la de la EISC. Se encargan de supervisar y
Comit
evaluar el desempeo de los alumnos pertenecientes a los talleres de
proyectos.

48
 Alumno encargado de supervisar las labores de todas las empresas de la
Gerente General EISC. Se encarga de gestionar las postulaciones de los alumnos que
llevarn el curso de taller de desempeo profesional II.
Son aquellas personas quienes brindan los requerimientos para cada uno
Cliente
de los proyectos.

4.1.6 Reglas de Negocio

1. Descripcin:
Las reglas de negocio describen las polticas, normas, operaciones, definiciones y
restricciones que rigen los procesos empresariales y que son de vital importancia para
alcanzar los objetivos. Existen tres tipos de reglas de negocio:

Derivaciones:

Definen la transformacin de la informacin y pueden ser:

- Inferencias: Hechos que implican otros hechos.

- Computacionales: Hacen referencia a frmulas matemticas.

Restricciones:

Restringen la estructura o comportamiento de los recursos, procesos, etc., y pueden ser:

- Estructurales: Se basa en la relacin entre elementos (recursos, procesos, etc.).

- Operacionales: Son pre y post condiciones de la ejecucin de procesos y mtodos.

- Estmulos: Son eventos que causan reacciones.

Existencia:

Definen la creacin y destruccin de los objetos del negocio.

2. Propsito:
El propsito de este artefacto es describir las reglas de negocio que dan las polticas para el
funcionamiento de IT-Pyme.

3. Alcance:
El presente documento solo incluir las reglas de negocio aplican a la empresa IT-Pyme
durante un ciclo acadmico

49
4. Reglas de Negocio:
Tabla 13: Reglas de Negocio

Cdigo Entidad Descripcin Tipo

El repositorio de la empresa guardar todos los artefactos,
Repositorio IT-
RGN1 entregables, actas y otros desarrollados durante la ejecucin del Existencia
Pyme
proyecto.
Cada reunin que realizan los Jefes de Proyecto con sus clientes
Acta de o asesores debe quedar registrada en actas de reuniones. Estas Existencia /
RGN2
Reunin deben ser subidas al repositorio y enviadas al correo de la Restriccin
empresa.
La revisin de sus entregables ser cuando tengan una reunin
Jefe de Restriccin
RNG3 con el profesor gerente y sern registradas por el Analista de
Proyecto /Derivacin
Calidad.

Ingeniero de Los jefes de proyecto son los encargados de registrar las

RNG4 Restriccin
Procesos actividades de los Ingenieros de procesos.

Todo cambio requerido en los proyectos se debe realizar

Solicitud de Existencia /
RNG5 mediante una Solicitud de Cambio y la aprobacin del profesor
Cambio Restriccin
gerente y el cliente.
Los Jefes de Proyecto deben colocar observaciones sobre el
Jefe de
RNG6 desempeo de los artefactos elaborados por el Ingeniero de Derivacin
Proyecto
Proceso en los reportes semanales de estos.

Todos los acuerdos de servicios otras empresas virtuales deben Existencia /

RNG7 Contrato
quedar definidas mediante un contrato. Restriccin

Analista de
El Analista de aseguramiento de Calidad debe actualizar los Restriccin /
RNG8 Aseguramiento
indicadores semanalmente de acuerdo al reporte de seguimiento. Derivacin
de Calidad

Ingeniero de Los Ingenieros de Procesos no deben realizar los entregables de

RNG9 Restriccin
Procesos los Jefes de Proyecto, slo pueden apoyar con los artefactos.
Los Jefes de Proyecto slo pueden solicitar recursos (Ingenieros
Jefe de de Procesos) mediante una Solicitud de Recursos al Gerente de
RNG10 Restriccin
Proyecto Recursos y Proyectos con una semana de anticipacin y contar
con el cronograma actualizado.
Las solicitudes de cambios pueden ser aprobadas por el Gerente
Solicitud de
RNG11 Profesor y el Cliente para los dos primeros niveles. Para el ltimo Restriccin
Cambio
es necesaria la aprobacin del Gerente General de las Empresas.
Cualquier incidente dentro de la empresa IT-Pyme deber ser
RNG12 Incidente reportado inmediatamente al Gerente de Recursos y Proyectos y Derivacin
al Gerente Profesor.
Es obligatorio el uso y ejecucin del cronograma de proyecto, el
Jefes de
RNG13 monitoreo de riesgos a travs de la matriz que se les Restriccin
Proyecto
proporcionar
Las actas de reunin deben subirse como mximo 4 das
despus de ocurrida la reunin con la conformidad del cliente y
Actas de
RNG14 profesor gerente, no es necesaria la firma. El acta con la firma Existencia
Reunin
correspondiente debe ser subida como mximo 15 das despus
de la reunin.

50
4.1.7 Definicin de Procesos

4.1.7.1 Arquitectura de Negocios

1. Descripcin:
El mapa de procesos es una representacin general de todos los macro procesos que se dan
dentro de IT-Pyme. Este permite dar una visin ms clara acerca de los tipos de procesos
que interactan dentro de la empresa.

2. Propsito:
El propsito de este artefacto es dar un primer alcance sobre cules son los procesos en los
cuales se busca alcanzar una optimizacin, mediante la implementacin de tecnologas de
informacin; y por tanto, cules sern analizados a profundidad para conocer su ciclo de
vida, los actores que intervienen y las actividades y eventos que forman parte de stos.

3. Alcance:
La arquitectura de negocios muestra los procesos macro identificados en la empresa. En la
descripcin de procesos de detallar cada proceso.

4. Diagrama de arquitectura de negocios:

51
Ilustracin 15: Arquitectura de procesos

4.1.7.2 Proceso de Primer Nivel - Gestin Estratgica

1. Declarativa:
Este proceso tiene por finalidad el establecimiento nuevos objetivos y estrategias para la
empresa virtual IT-Pyme. Sirve como punto de inicio para los procesos posteriores, pues es
en esta donde se establecen los nuevos procesos y controles, as como metas en cuanto al
desempeo de la organizacin.

2. Roles:
Los roles de la empresa que intervienen en el presente proceso sern detallados en el
siguiente cuadro, en el cual se menciona el nombre del rol, su respectiva descripcin y el
rea funcional a la que pertenece.
52
 Rol Descripcin rea Funcional
Se encarga de definir las directrices de la empresa,
Gerente de Recursos y
as mismo se encarga de planificar e implementar IT-Pyme
Proyectos
nuevas mejoras en la organizacin.
3. Stakeholders:
Todos los involucrados en el presente proceso y sus respectivas descripciones son
mencionados a continuacin

Stakeholders Descripcin
El comit de proyectos est conformado por la directora y los coordinadores
Comit de carrera pertenecientes a la EISC. Se encargan de supervisar y evaluar el
desempeo de los alumnos pertenecientes a los talleres de proyectos.

Gestin de Recursos Humanos Proceso encargado de gestin el capital humano de la empresa.

Proyectos que la empresa est encargada de realizar el seguimiento

Gestin de Proyectos
respectivo.
4. Entradas del proceso:
En el siguiente recuadro se menciona la entrada que tendr el proceso, una breve descripcin
y el encargado de elaborar el mismo.

Entrada Descripcin Responsable

Necesidad de Es la necesidad implcita de definir nuevas
Gerente de Recursos y
establecer/actualizar directrices empresariales que posteriormente
Proyectos
estrategias para la empresa sern documentadas en los planes de gestin.

5. Salidas del proceso:

En el siguiente recuadro se menciona la salida que tendr el proceso, su breve descripcin y
el encargado de elaborar el mismo.

Salida Descripcin Responsable

Planes de gestin
Plan estratgico documentado, Documentacin de Gerente de Recursos y
empresariales
procesos y Objetivos e Indicadores. Proyectos
documentados
6. Caracterizacin:

53
# Entrada Actividad Salida Descripcin Responsable
Necesidad de El proceso se inicia con la
Gerente de
establecer/actualizar necesidad de definir/actualizar
1 - Inicio Recursos y
estrategias para la estrategias para la mejora de la
Proyectos
empresa empresa.
Necesidad de El presente proceso tiene como
Gerente de
establecer/actualizar Definir plan Plan estratgico propsito del establecimiento
2 Recursos y
estrategias para la estratgico documentado de los objetivos para la
Proyectos
empresa empresa.
Verificar Necesidad de Instancia en la cual se verifica Gerente de
Plan estratgico
3 objetivos actualizar los si se ha realizado algn cambio Recursos y
documentado
actuales procesos en los objetivos empresariales. Proyectos
La actual tarea posee como fin
Necesidad de Procesos Gerente de
Actualizar la reformulacin, correccin de
4 actualizar los actualizados Recursos y
Procesos los procesos en base a los
procesos documentados Proyectos
nuevos objetivos.
La presente actividad posee
Procesos Planes de gestin Gerente de
Elaborar planes como propsito la definicin y
5 actualizados empresariales Recursos y
de Gestin documentacin de los planes
documentados documentados Proyectos
de gestin empresariales.
El proceso culmina
Planes de gestin Gerente de
satisfactoriamente con la
6 empresariales Fin - Recursos y
documentacin de los planes a
documentados Proyectos
seguir durante el ciclo.
7. Diagrama del proceso:

Ilustracin 16: Arquitectura de procesos

54
4.1.7.2.1 Proceso de Segundo Nivel Definir Plan Estratgico
1. Declarativa:
Este proceso tiene por finalidad la definicin de los objetivos de la empresa a lo largo del
ciclo para que se puedan cumplir las actividades y entregables de los proyectos que estn en
la empresa IT-Pyme.

2. Roles:
Los roles de la empresa que intervienen en el presente proceso sern detallados en el
siguiente cuadro, en el cual se menciona el nombre del rol, su respectiva descripcin y el
rea funcional a la que pertenece.

Rol Descripcin rea Funcional

Gerente de Recursos y Es el encargado de definir y gestionar los recursos

IT-Pyme
Proyectos humanos de la organizacin.

3. Stakeholders:
Todos los involucrados en el presente proceso y sus respectivas descripciones son
mencionados a continuacin.

Stakeholders Descripcin
El comit de proyectos est conformado por la directora y los coordinadores
Comit de carrera pertenecientes a la EISC. Se encargan de supervisar y evaluar el
desempeo de los alumnos pertenecientes a los talleres de proyectos.
4. Entradas del proceso:
En el siguiente recuadro se menciona la entrada que tendr el proceso, una breve descripcin
y el encargado de elaborar el mismo.

Entrada Descripcin Responsable

Necesidad de establecer los objetivos de la
Necesidad de
empresa IT-Pyme a fin de conseguir el Gerente de Recursos y
establecer/actualizar
cumplimiento de las actividades y entregables de Proyectos
estrategias para la empresa.
cada proyecto de la empresa.
5. Salidas del proceso:
En el siguiente recuadro se menciona la salida que tendr el proceso, su breve descripcin y
el encargado de elaborar el mismo.

Salida Descripcin Responsable

Es la documentacin formal definida por el Gerente
Plan estratgico de Recursos y Proyectos de IT-Pyme en la cual se Gerente de Recursos y
documentado estable los planes para la gestin del portafolio de Proyectos
proyectos, los recursos, los riesgos.
6. Caracterizacin:

55
# Entrada Actividad Salida Descripcin Responsable
Necesidad de El proceso se da inicio con la
Gerente de
establecer/actualizar necesidad de
1 - Inicio Recursos y
estrategias para la establecimiento de objetivos
Proyectos
empresa del proyecto.
Necesidad de
revisar
Necesidad de
antecedentes de La presente actividad tiene Gerente de
establecer/actualizar
2 Verificar fuentes proyecto como objetivo verificar las Recursos y
estrategias para la
Necesidad de diversas fuentes pertinentes. Proyectos
empresa
revisar fuentes
externas
Esta tarea tiene como
Necesidad de revisar Analizar Gerente de
Documentacin finalidad analizar informacin
3 antecedentes de documentacin Recursos y
revisada sobre antecedentes del
proyecto del ciclo anterior Proyectos
proyecto.
Definir y La actual tarea tiene de Gerente de
Documentacin Factores internos
4 analizar factores propsito el establecimiento Recursos y
revisada definidos
internos de los factores internos. Proyectos
Definir La presente actividad tiene Gerente de
Factores internos Debilidades y
5 debilidades y como objetivo la definicin de Recursos y
definidos fortalezas
fortalezas las debilidades y fortalezas. Proyectos
Debilidades y
fortalezas
La actual tarea tiene de Gerente de
identificados Consolidar Informacin
6 propsito consolidar la Recursos y
Oportunidades y informacin consolidada
informacin recopilada. Proyectos
amenazas
identificados
Con la informacin
consolidada se procede a la
Gerente de
Informacin Analizar matriz Matriz FODA construccin de la matriz
7 Recursos y
consolidada FODA revisada FODA, la cual ayudar tener
Proyectos
un mayor conocimiento del
proyecto.
Sin necesidad de
La actual tarea tiene como
cambio en la visin
Evaluar cambios propsito evaluar si es Gerente de
y misin
8 Matriz FODA revisada en la visin y necesario realizar algn Recursos y
Necesidad de
misin cambio en la visin y misin Proyectos
cambios en la visin
de la empresa.
y misin
La actual tarea tiene de Gerente de
Necesidad de cambios Actualizar visin Visin y misin
9 propsito reformular la visin Recursos y
en la visin y misin y misin actualizadas
y misin. Proyectos
Visin y misin
Esta actividad verifica las
actualizadas Gerente de
Verificar Visin Visin y misin actualizaciones finales de la
10 Sin necesidad de Recursos y
y misin actualizadas Misin y Visn para
cambio en la visin y Proyectos
garantizar su conformidad.
misin
En esta actividad se procede
Definir
a la definicin de las Gerente de
Visin y misin estrategias para Estrategias
11 estrategias que se utilizar Recursos y
actualizadas el ciclo establecidas
para asegurar un mejor Proyectos
acadmico
desenvolviendo.
Se estudian las estrategias
Necesidad de establecidas y su impacto Gerente de
Estrategias Analizar
12 seleccionar en su factibilidad Recursos y
establecidas estrategias
estrategias Necesidad de establecer Proyectos
Objetivos e Indicadores
Necesidad de Seleccionar Actividad la cual tiene como Gerente de
Estrategias
13 seleccionar estrategias a fin la eleccin de las Recursos y
establecidas
estrategias aplicar estrategias idneas. Proyectos
La presente tarea tiene como Gerente de
Estrategias
14 Definir proyecto Proyecto definido propsito la concertacin del Recursos y
establecidas
proyecto. Proyectos

56
 Esta tarea tiene como fin el
establecimiento de los
Definir objetivos Objetivos e objetivos e indicadores del Gerente de
15 Proyecto definido e indicadores indicadores proyecto, las cuales nos Recursos y
del proyecto establecidos ayudar a velar por el Proyectos
correcto cumplimiento del
proyecto.
Objetivos e
La presente tarea tiene como
indicadores
finalidad centralizar los Gerente de
establecidos Consolidar Objetivos
16 objetivos definidos Recursos y
Objetivos e objetivos consolidados
anteriormente y consolidarlo Proyectos
indicadores
en un solo documento.
establecidos
Presentar A continuacin se expone la Gerente de
Objetivos Objetivos
17 propuestas al consolidacin de los Recursos y
consolidados presentados
comit objetivos al comit. Proyectos
Necesidad de afinar La cual tiene como finalidad
Objetivos presentados
Verificar objetivos velar por la aprobacin de los Gerente de
18 aprobacin de Necesidad de objetivos, de esta manera Recursos y
Objetivos e
propuestas documentar plan seguir con proceso. Proyectos
indicadores Afinados
estratgico
Tarea la cual tiene como fin
Necesidad de Gerente de
Documentar Plan estratgico la consolidacin del plan
19 documentar plan Recursos y
plan estratgico documentado estratgico en un
estratgico Proyectos
documento.
La actual tarea tiene de
Recopilar Gerente de
Necesidad de revisar Fuentes externas propsito compilar
20 informacin de Recursos y
fuentes externas revisada informacin de origen
fuentes externas Proyectos
externo.
Actividad en la cual se
Definir y Gerente de
Fuentes externas Factores Externos destina esfuerzos a la
21 analizar factores Recursos y
revisada Definidos definicin de os factores
externos Proyectos
externos.
Esta tarea tiene como
Definir Oportunidades y Gerente de
Factores Externos finalidad la identificacin de
22 oportunidades y amenazas Recursos y
Definidos las amenazas y
amenazas identificados Proyectos
oportunidades.
Esta tarea tiene como fin el
establecimiento de los
Definir objetivos Objetivos e objetivos e indicadores de la Gerente de
23 Proyecto definido e indicadores de indicadores empresa, las cuales nos Recursos y
la empresa establecidos ayudar a velar por el Proyectos
correcto cumplimiento de los
proyectos.
La presente actividad tiene
Objetivos e Gerente de
Necesidad de afinar Afinar como propsito ajustar los
24 indicadores Recursos y
objetivos propuestas objetivos que han sido
Afinados Proyectos
observados por el comit.
El proceso culmina
satisfactoriamente con la Gerente de
Plan estratgico
25 Fin - consolidacin del plan Recursos y
documentado
estratgico en un Proyectos
documento.

57
7. Diagrama del proceso:

Ilustracin 17: Proceso Definir Plan Estratgico

4.1.7.2.2 Proceso de Segundo Nivel Actualizar Procesos

1. Declarativa:
Este proceso tiene por finalidad la actualizar los procesos actuales documentados segn la
evaluacin de puntos de mejoras que puedan optimizar los mismos.

2. Roles:
Los roles de la empresa que intervienen en el presente proceso sern detallados en el
siguiente cuadro, en el cual se menciona el nombre del rol, su respectiva descripcin y el
rea funcional a la que pertenece.

58
 Rol Descripcin rea Funcional

Gerente de Recursos y Es el encargado de definir y gestionar los recursos

IT-Pyme
Proyectos humanos de la organizacin.

3. Stakeholders:
Todos los involucrados en el presente proceso y sus respectivas descripciones son
mencionados a continuacin.

Stakeholders Descripcin
El comit de proyectos est conformado por la directora y los coordinadores
Comit de carrera pertenecientes a la EISC. Se encargan de supervisar y evaluar el
desempeo de los alumnos pertenecientes a los talleres de proyectos.
4. Entradas del proceso:
En el siguiente recuadro se menciona la entrada que tendr el proceso, una breve descripcin
y el encargado de elaborar el mismo.

Entrada Descripcin Responsable

Necesidad de establecer los procesos de la
Necesidad de actualizar los empresa IT-Pyme a fin de conseguir el Gerente de Recursos y
procesos cumplimiento de las actividades y entregables de Proyectos
cada proyecto de la empresa.
5. Salidas del proceso:
En el siguiente recuadro se menciona la salida que tendr el proceso, su breve descripcin y
el encargado de elaborar el mismo.

Salida Descripcin Responsable

Es la documentacin formal definida por el Gerente
Procesos actualizados de Recursos y Proyectos de IT-Pyme en la cual se Gerente de Recursos y
documentados establecen los procesos para la gestin del Proyectos
portafolio de proyectos, los recursos, los riesgos.
6. Caracterizacin:

59
# Entrada Actividad Salida Descripcin Responsable
El proceso se da apertura
Necesidad de Gerente de
cuando existe la necesidad
1 - Inicio actualizar los Recursos y
de actualizar los procesos del
procesos Proyectos
proyecto.
Necesidad de Analizar los La presente actividad tiene Gerente de
Procesos
2 actualizar los procesos como finalidad de observar y Recursos y
Analizados
procesos actuales examinar los procesos. Proyectos
Identificar Tarea la cual permite
Gerente de
necesidades y Observaciones conocer observaciones y
3 Procesos Analizados Recursos y
puntos de identificadas puntos de mejora que
Proyectos
mejora demanda el proceso.
Esta actividad tiene como
propsito corregir o ende Gerente de
Observaciones Modificar Procesos
4 actualizar los procesos Recursos y
identificadas procesos actualizados
observados en el punto Proyectos
anterior.
La presente actividad tiene
Presentar los Gerente de
como fin exponer los
5 Procesos actualizados procesos al Procesos expuestos Recursos y
procesos con la finalidad
comit Proyectos
encontrar puntos de mejora.
Procesos
Procesos expuestos Verificar En la presente instancia se Gerente de
Aprobados
6 aprobacin de verifica si el proceso ha sido Recursos y
Procesos no
Procesos corregidos procesos aprobado o desaprobado. Proyectos
aprobados
Actividad la cual posee Gerente de
Procesos no
7 Afinar procesos Procesos corregidos como finalidad la correccin Recursos y
aprobados
de los procesos observados. Proyectos
Procesos La presente actividad tiene Gerente de
Documentar
8 Procesos aprobados actualizados con fin concretar los Recursos y
procesos
documentados procesos en un documento. Proyectos
El proceso culmina
Gerente de
Procesos actualizados satisfactoriamente con la
9 Fin - Recursos y
documentados consolidacin de los
Proyectos
procesos en el documento.

60
7. Diagrama del proceso:

Ilustracin 18: Proceso Actualizar de Procesos

4.1.7.2.3 Proceso de Segundo Nivel Elaborar Planes de Gestin

1. Declarativa:
Este proceso tiene por finalidad elaborar y documentar los planes de comunicaciones,
gestin de riesgos, gestin de recursos humanos, gestin de alcance, calidad y gestin de
tiempo los cuales apoyarn a las actividades y desarrollo correcto de la empresa IT-Pyme.

2. Roles:
Los roles de la empresa que intervienen en el presente proceso sern detallados en el
siguiente cuadro, en el cual se menciona el nombre del rol, su respectiva descripcin y el
rea funcional a la que pertenece.

61
 Rol Descripcin rea Funcional

Gerente de Recursos y Es el encargado de definir y gestionar los recursos

IT-Pyme
Proyectos humanos de la organizacin.

3. Stakeholders:
Todos los involucrados en el presente proceso y sus respectivas descripciones son
mencionados a continuacin.

Stakeholders Descripcin
El comit de proyectos est conformado por la directora y los coordinadores
Comit de carrera pertenecientes a la EISC. Se encargan de supervisar y evaluar el
desempeo de los alumnos pertenecientes a los talleres de proyectos.

Gestin de Recursos Humanos Proceso encargado de gestin el capital humano de la empresa.

Proyectos que la empresa est encargada de realizar el seguimiento

Gestin de Proyectos
respectivo.
4. Entradas del proceso:
En el siguiente recuadro se menciona la entrada que tendr el proceso, una breve descripcin
y el encargado de elaborar el mismo.

Entrada Descripcin Responsable

Necesidad de establecer planes de comunicaciones,
gestin de riesgos, gestin de recursos humanos,
Necesidad de elaborar Gerente de Recursos y
gestin del alcance, calidad, y gestin del tiempo a fin
planes de gestin Proyectos
de conseguir el cumplimiento de las actividades y
entregables de cada proyecto de la empresa.
5. Salidas del proceso:
En el siguiente recuadro se menciona la salida que tendr el proceso, su breve descripcin y
el encargado de elaborar el mismo.

Salida Descripcin Responsable

Es la documentacin formal definida por el Gerente
de Recursos y Proyectos de IT-Pyme en la cual se
establece los planes de comunicaciones, gestin Gerente de Recursos y
Planes documentados
de riesgos, gestin de recursos humanos, gestin Proyectos
del alcance, calidad, y gestin del tiempo para la
gestin del portafolio de proyectos y los recursos.
6. Caracterizacin:

62
# Entrada Actividad Salida Descripcin Responsable
El proceso se da inicio con la
necesidad de establecer los
planes de gestin que se
Necesidad de Gerente de
aplicarn al proyecto. Para
1 - Inicio elaborar planes de Recursos y
ello es necesario contar con
gestin Proyectos
Procesos documentados y la
Lista de proyectos
recepcionada.
Necesidad de
elaborar plan de
comunicaciones
Necesidad de
elaborar plan de
gestin de riesgos
Necesidad de Instancia en la cual se
elaborar plan de consolida y estudia la
Necesidad de Gerente de
Consolidar gestin de recursos informacin pertinente con la
2 planificar el proyecto Recursos y
Informacin Necesidad de finalidad de encontrar
para el presente ciclo Proyectos
elaborar plan de necesidades para la gestin
gestin de alcance de la empresa.
Necesidad de
elaborar plan de
calidad
Necesidad de
elaborar plan de
gestin de tiempo
Necesidad de elaborar Plan de La presente actividad tiene Gerente de
Definir plan de
3 plan de comunicaciones como finalidad establecer el Recursos y
comunicaciones
comunicaciones concluido plan de comunicaciones. Proyectos
Necesidad de elaborar Definir plan de Esta tarea tiene como Gerente de
Plan de gestin de
4 plan de gestin de gestin de propsito establecer el plan Recursos y
riesgos concluido
riesgos riesgos de gestin de riesgos. Proyectos
Definir plan de
Necesidad de elaborar La presente actividad tiene Gerente de
gestin de Plan de gestin de
5 plan de gestin de como finalidad establecer el Recursos y
recursos recursos concluido
recursos plan de gestin de recursos. Proyectos
humanos
Necesidad de elaborar Definir plan de Esta actividad tiene como Gerente de
Plan de gestin de
6 plan de gestin de gestin de finalidad establecer el plan Recursos y
alcance concluido
alcance alcance de gestin de alcance. Proyectos
La presente actividad tiene Gerente de
Necesidad de elaborar Definir plan de Plan de calidad
7 como finalidad establecer el Recursos y
plan de calidad calidad concluido
plan de calidad. Proyectos
Necesidad de elaborar Definir plan de Esta actividad tiene como Gerente de
Plan de gestin de
8 plan de gestin de gestin de finalidad establecer el plan Recursos y
tiempo concluido
tiempo tiempo de gestin de tiempo. Proyectos
Plan de
comunicaciones
concluido Necesidad de
Plan de gestin de exponer planes al
riesgos concluido comit La presente instancia tiene
Plan de gestin de Gerente de
como finalidad reunir y
recursos concluido Consolidar Recursos y
9
Plan de gestin de planes concretar la gestin de
alcance concluido Proyectos
planes consolidndolo.
Plan de calidad
Necesidad de
concluido
documentar planes
Plan de gestin de
tiempo concluido
Planes Corregidos
La presente tarea tiene como Gerente de
Necesidad de exponer Presentar
10 Planes observados fin exponer los planes al Recursos y
planes al comit planes al comit
comit asignado. Proyectos

63
 La presente actividad tiene
Gerente de
como finalidad realizar
11 Planes observados Afinar planes Planes Corregidos Recursos y
reajustes a los planes
Proyectos
observados.
Esta actividad tiene como Gerente de
Necesidad de Documentar Planes
12 propsito consolidar los Recursos y
documentar planes planes documentados
planes en un documento. Proyectos
El presente procesos culmina
Gerente de
satisfactoriamente con la
13 Planes documentados Fin - Recursos y
documentacin de los
Proyectos
planes.
7. Diagrama del proceso:

Ilustracin 19: Proceso Elaborar Planes de Gestin

64
4.1.7.3 Proceso de Primer Nivel - Gestin de Recursos Humanos
1. Declarativa:
Este proceso tiene por finalidad la definicin de los roles de los recursos humanos y su
posterior asignacin a los proyectos. Mediante este proceso se busca gestionar y controlar
las actividades de todos los recursos humanos pertenecientes a la empresa.

2. Roles:
Los roles de la empresa que intervienen en el presente proceso sern detallados en el
siguiente cuadro, en el cual se menciona el nombre del rol, su respectiva descripcin y el
rea funcional a la que pertenece.

Rol Descripcin rea Funcional

Gerente de Recursos y Es el encargado de definir y gestionar los recursos

IT-Pyme
Proyectos humanos de la organizacin.

3. Stakeholders:
Todos los involucrados en el presente proceso y sus respectivas descripciones son
mencionados a continuacin.

Stakeholders Descripcin
Empresa virtual encargada de llevar a cabo el proceso de control de calidad
Quality Services (QS)
de los proyectos.

Proceso interno de la empresa encargado de definir los objetivos y actualizar

Gestin Estratgica
los procesos de la empresa IT-Pyme.

Proyectos que la empresa est encargada de realizar el seguimiento

Gestin de Proyectos
respectivo.
4. Entradas del proceso:
En el siguiente recuadro se menciona la entrada que tendr el proceso, una breve descripcin
y el encargado de elaborar el mismo.

Entrada Descripcin Responsable

Necesidad de gestionar los servicios de
Necesidad de gestionar los aseguramiento de calidad, software Factory y de Gerente de Recursos y
recursos humanos infraestructura para los proyectos de Taller de Proyectos
Proyectos.
5. Salidas del proceso:
En el siguiente recuadro se menciona la salida que tendr el proceso, su breve descripcin y
el encargado de elaborar el mismo.

65
 Salida Descripcin Responsable
Se envan los resultados de la evaluacin a la
Gerente de Recursos y
Resultados enviados a QS empresa Quality Services para que puedan poner
Proyectos
la nota al recurso TDP2

6. Caracterizacin:
# Entrada Actividad Salida Descripcin Responsable
Se inicia el proceso con la
Necesidad de Gerente de
necesidad de gestionar los
1 - Inicio gestionar los Recursos y
recursos humanos de IT-
recursos humanos Proyectos
Pyme.
Se evalan los
requerimientos de acuerdo a
Necesidad de Gerente de
Evaluacin de Solicitud de las necesidades de los
2 gestionar los recursos Recursos y
requerimientos Recursos redactada proyectos para solicitar un
humanos Proyectos
recurso con el perfil
adecuado.
El recurso es asignado a los
Gerente de
Solicitud de Recursos Asignacin de Formato de proyectos de la empresa de
3 Recursos y
redactada recursos seguimiento creado acuerdo a la prioridad de
Proyectos
estos.
Se crea una forma de medir
Gerente de
Formato de Evaluacin de Resultados la evaluacin del recurso de
4 Recursos y
seguimiento creado desempeo enviados a QS acuerdo a las tareas que ha
Proyectos
venido realizando.
Se concluye el proceso con Gerente de
Resultados enviados a
5 Fin - el envo de la evaluacin a la Recursos y
QS
empresa Quality Services. Proyectos

66
7. Diagrama del proceso

Ilustracin 20: Proceso Gestin de Recursos Humanos

4.1.7.3.1 Proceso de Segundo Nivel Evaluar Requerimientos

1. Declarativa:
Este proceso tiene por finalidad la evaluacin de los requerimientos de los proyectos de la
empresa, para definir un perfil del recurso que se va solicitar.

2. Roles:
Los roles de la empresa que intervienen en el presente proceso sern detallados en el
siguiente cuadro, en el cual se menciona el nombre del rol, su respectiva descripcin y el
rea funcional a la que pertenece.

67
 Rol Descripcin rea Funcional

Gerente de Recursos y Es el encargado de definir y gestionar los recursos

IT-Pyme
Proyectos humanos de la organizacin.

Alumno asignado a la empresa para apoyar en las

actividades de gestin de la empresa IT-Pyme y
Asistente de Gerencia IT-Pyme
realizar seguimiento de los proyectos a cargo de la
empresa.
3. Stakeholders:
Todos los involucrados en el presente proceso y sus respectivas descripciones son
mencionados a continuacin.

Stakeholders Descripcin
Proceso interno de la empresa encargado de definir los objetivos y actualizar
Gestin Estratgica
los procesos de la empresa IT-Pyme.

Proyectos que la empresa est encargada de realizar el seguimiento

Gestin de Proyectos
respectivo.
4. Entradas del proceso:
En el siguiente recuadro se menciona la entrada que tendr el proceso, una breve descripcin
y el encargado de elaborar el mismo.

Entrada Descripcin Responsable

Necesidad de gestionar los Necesidad de tener un apoyo por parte de un

Jefe de Proyecto
recursos humanos recurso (alumno TDP2) para el proyecto.

5. Salidas del proceso:

En el siguiente recuadro se menciona la salida que tendr el proceso, su breve descripcin y
el encargado de elaborar el mismo.

Salida Descripcin Responsable

Solicitud de recursos Se define qu recurso apoyar a cada proyecto y

Asistente de Gerencia
redactada se redacta la solicitud.

6. Caracterizacin:

68
# Entrada Actividad Salida Descripcin Responsable
El proceso inicia con la
necesidad de un recurso
Necesidad de para apoyar a los proyectos Gerente de
1 - Inicio gestionar los de la empresa IT-Pyme, para Recursos y
recursos humanos esto se debe evaluar los Proyectos
requerimientos de los
proyectos.
Evaluar Se debe evaluar cuantos
Necesidad de Cantidad de Gerente de
cantidad de recursos de Quality Services
2 gestionar los recursos recursos evaluados Recursos y
recursos para la son necesarios como apoyo
humanos para la empresa Proyectos
empresa para la empresa.
Existen Se verifica si es que los
Verificar
Cantidad de recursos requerimientos proyectos a cargo de la Gerente de
existencia de
3 evaluados para la empresa ya tienen definido Recursos y
requerimientos No existen
empresa los requerimientos de los Proyectos
de los proyectos requerimientos
recursos a solicitar.
Solicitar Se solicita requerimientos a
Gerente de
No existen requerimientos Requerimientos de los jefes de proyecto para
4 Recursos y
requerimientos de RRHH de los RRHH solicitados definir el perfil que debe tener
Proyectos
proyectos el recurso a solicitar.
Se recolectan los planes de
Recopilar
Planes de RRHH y los jefes de proyecto y sus
Requerimientos de planes de Asistente de
5 cronogramas cronogramas para poder
RRHH solicitados RRHH y Gerencia
recopilados verificar las necesidades de
Cronogramas
cada uno de ellos.
Se calculan las necesidades
Planes de RRHH y
Calcular total de Necesidades en base a los cronogramas y Asistente de
6 cronogramas
necesidades calculadas planes de RRHH de los Gerencia
recopilados
proyectos.
Se redacta la solicitud de
Existen recursos para la empresa
requerimientos Redactar Quality Services,
Solicitud de Asistente de
7 solicitud de especificando los
recursos redactada Gerencia
Necesidades recursos requerimientos que debe
calculadas tener y el tiempo que estar
de apoyo a la empresa.
El proceso finaliza con la
Solicitud de recursos redaccin de la solicitud de Asistente de
8 Fin -
redactada recursos para la empresa Gerencia
Quality Services.
7. Diagrama del proceso:

69
Ilustracin 21: Proceso Evaluacin de Requerimientos

4.1.7.3.2 Proceso de Segundo Nivel Asignar Recursos

1. Declarativa:
Este proceso tiene por finalidad la asignacin de los roles para cada alumno de TDP2. Los
roles ya deben haber sido definidos y se suministra una lista de alumnos con su respectivo
perfil.

2. Roles:
Los roles de la empresa que intervienen en el presente proceso sern detallados en el
siguiente cuadro, en el cual se menciona el nombre del rol, su respectiva descripcin y el
rea funcional a la que pertenece.

Rol Descripcin rea Funcional

Alumno asignado a la empresa para apoyar en las
actividades de gestin de la empresa IT-Pyme y
Asistente de Gerencia IT-Pyme
realizar seguimiento de los proyectos a cargo de la
empresa.

70
3. Stakeholders:
Todos los involucrados en el presente proceso y sus respectivas descripciones son
mencionados a continuacin.

Stakeholders Descripcin
Empresa encargada de la gestin de los alumnos de TDP2, revisin de
Quality Services
entregables y calidad de los mismos.

Proyectos que la empresa est encargada de realizar el seguimiento

Gestin de Proyectos
respectivo.
4. Entradas del proceso:
En el siguiente recuadro se menciona la entrada que tendr el proceso, una breve descripcin
y el encargado de elaborar el mismo.

Entrada Descripcin Responsable

Una vez definido el perfil del recurso y elaborado la
Solicitud de recursos
solicitud, se enva a Quality Services para la Asistente de Gerencia
redactada
designacin del recurso que van a enviar.

5. Salidas del proceso:

En el siguiente recuadro se menciona la salida que tendr el proceso, su breve descripcin y
el encargado de elaborar el mismo.

Salida Descripcin Responsable

Se define un formato para hacer seguimiento a los
Formato de seguimiento
recursos que han sido asignados a los proyectos Asistente de Gerencia
creado
de la empresa IT-Pyme

6. Caracterizacin:

71
# Entrada Actividad Salida Descripcin Responsable
El proceso comienza con la
Solicitud de solicitud de recursos Asistente de
1 - Inicio
recursos redactada redactada y lista para ser Gerencia
enviada a Quality Services
Enviar solicitud Se debe enviar la solicitud a
Solicitud de recursos Solicitud a QS Asistente de
2 de recursos a Quality Services con el perfil
redactada enviada Gerencia
QS del recurso que se solicita.
Se debe hacer seguimiento
Gestionar la de la solicitud para obtener
un recurso adecuado a las Asistente de
3 Solicitud a QS enviada aprobacin de la Solicitud aprobada
necesidades identificadas en Gerencia
solicitud
el proceso anterior.
Se recibe la aprobacin por
Recibir parte de la empresa Quality
Asistente de
4 Solicitud aprobada aprobacin de la Aprobacin recibida Services indicando el recurso
Gerencia
solicitud que ha sido asignado a la
empresa.
Se asigna el recurso al
Designar
Recursos proyecto que tenga mayor Asistente de
5 Aprobacin recibida recursos segn
designados prioridad, sin necesidad de Gerencia
prioridad
sobrecargarlo.
Se debe habilitar un
Habilitar
Repositorio de repositorio para que los
repositorio de Asistente de
6 Recursos designados evidencias recursos puedan colocar la
evidencias de Gerencia
habilitado evidencia de sus actividades
los recursos
dentro de la empresa.
Se debe crear un formato
adecuado para que los
Repositorio de Crear formatos Formato de recursos puedan plasmar sus Asistente de
7
evidencias habilitado de seguimiento seguimiento creado actividades, el tiempo de Gerencia
ejecucin y para que
proyecto se ha realizado.
El proceso termina con la
Formato de Asistente de
8 Fin - creacin del formato para los
seguimiento creado Gerencia
recursos.

72
7. Diagrama del proceso:

Ilustracin 22: Proceso Asignacin de Recursos

4.1.7.3.3 Proceso de Segundo Nivel Evaluacin de Desempeo

1. Declarativa:
Este proceso tiene por finalidad evaluar el desempeo del recurso (alumno TDP2) respecto
a su apoyo en el desarrollo los proyectos.

2. Roles:
Los roles de la empresa que intervienen en el presente proceso sern detallados en el
siguiente cuadro, en el cual se menciona el nombre del rol, su respectiva descripcin y el
rea funcional a la que pertenece.

73
 Rol Descripcin rea Funcional

Gerente de Recursos y Es el encargado de evaluar los recursos humanos

IT-Pyme
Proyectos de la organizacin.

3. Stakeholders:
Todos los involucrados en el presente proceso y sus respectivas descripciones son
mencionados a continuacin

Stakeholders Descripcin
Empresa Quality Services que es la encargada de gestionar la distribucin
Quality Services
de los recursos humanos que tiene disponible
4. Entradas del proceso:
En el siguiente recuadro se menciona la entrada que tendr el proceso, una breve descripcin
y el encargado de elaborar el mismo.

Entrada Descripcin Responsable

Luego de crear el formato de seguimiento, se
Formato de seguimiento Gerente de Recursos y
puede hacer realizar la evaluacin de desempeo
creado Proyectos
de los recursos TDP2

5. Salidas del proceso:

En el siguiente recuadro se menciona la salida que tendr el proceso, su breve descripcin y
el encargado de elaborar el mismo.

Salida Descripcin Responsable

Una vez evaluado el recurso de TDP2, los
Resultados enviados a Gerente de Recursos y
resultados son enviados a Quality Services para
Quality Services Proyectos
que los revisen.

6. Caracterizacin:

74
# Entrada Actividad Salida Descripcin Responsable
El proceso comienza con la
Gerente de
Formato de necesidad de evaluar el
1 - Inicio Recursos y
seguimiento creado desempeo de un recurso en
Proyectos
la empresa IT-Pyme.
Recopilar Se debe recopilar el informe
Gerente de
Formato de informes de Informes de avance de avances de cada uno de
2 Recursos y
seguimiento creado avance de recopilados los recursos a cargo de la
Proyectos
recursos empresa IT-Pyme.
Se debe solicitar comentarios
Solicitar
Comentarios de sobre el desempeo de los Gerente de
Informes de avance comentarios de
3 Jefes de Proyectos recursos a cada uno de los Recursos y
recopilados los Jefes de
obtenidos jefes de proyecto que el Proyectos
Proyectos
recuso ha realizado tareas.
Se deben completar los
Comentarios de Jefes Completar Indicadores de indicadores de desempeo Gerente de
4 de Proyectos indicadores de desempeo con los requerimientos de Recursos y
obtenidos desempeo completados entrada para obtener su nota Proyectos
final.
Indicadores de Se debe enviar el resultado a Gerente de
Enviar Resultados
5 desempeo Quality Services para que Recursos y
resultados a QS enviados a QS
completados apruebe la evaluacin. Proyectos
El proceso termina con el Gerente de
Resultados enviados a
6 Fin - envo de la evaluacin a Recursos y
QS
Quality Services. Proyectos
7. Diagrama del proceso:

Ilustracin 23: Proceso Evaluacin de desempeo

75
4.1.7.4 Proceso de Primer Nivel - Gestin de Proyectos
1. Declarativa:
Este proceso tiene por finalidad la definicin de las actividades a realizar por los jefes de
proyectos. Estas actividades estn alineadas al marco del PMBOK, estndar comn para la
gestin de los proyectos dentro de IT-Pyme. Como resultado de este proceso se tiene el
producto final de cada proyecto.

2. Roles:
Los roles de la empresa que intervienen en el presente proceso sern detallados en el
siguiente cuadro, en el cual se menciona el nombre del rol, su respectiva descripcin y el
rea funcional a la que pertenece.

Rol Descripcin rea Funcional

Es el encargado planificar y ejecutar el proyecto

Jefe de Proyecto IT-Pyme
asignado del portafolio de IT-Pyme.

3. Stakeholders:
Todos los involucrados en el presente proceso y sus respectivas descripciones son
mencionados a continuacin.

Stakeholders Descripcin
El comit de proyectos est conformado por la directora y los coordinadores
de carrera pertenecientes a la de la EISC. Se encargan de supervisar y
Comit
evaluar el desempeo de los alumnos pertenecientes a los talleres de
proyectos.
Son aquellas personas quienes brindan los requerimientos para cada uno
Cliente
de los proyectos.
Proceso encargado de la gestin de recursos, definicin de roles para la
Gestin de Recursos Humanos empresa IT-Pyme. Estos recursos son asignados a los proyectos para
realizar entregables.
Proceso encargado de la recolectar la evidencia de los proyectos y elaborar
Gestin de Cierre de Ciclo
la memoria final de la empresa IT-Pyme.

La gerencia general es la encargada de realizar la gestin de todas las

Gerencia General
empresas virtuales y que estas cumplan sus objetivos.

Proceso interno de la empresa encargado de definir los objetivos y actualizar

Gestin Estratgica
los procesos de la empresa IT-Pyme.
Proceso interno encargado de la gestin de los servicios de las otras
Gestin de Servicios Externos empresas virtuales para que los proyectos de la empresa IT-Pyme puedan
realizarse.
Proceso interno encargado de llevar un control de los proyectos a cargo de
Gestin de Control de Proyectos
la empresa IT-Pyme para verificar que cumplan con sus objetivos.
4. Entradas del proceso:
En el siguiente recuadro se menciona la entrada que tendr el proceso, una breve descripcin
y el encargado de elaborar el mismo.

76
 Entrada Descripcin Responsable

Para la gestin de proyectos es necesario saber la

Inicio de ciclo Jefe de Proyecto
fecha de inicio de ciclo.

5. Salidas del proceso:

En el siguiente recuadro se menciona la salida que tendr el proceso, su breve descripcin y
el encargado de elaborar el mismo.

Salida Descripcin Responsable

El producto final de proyecto es variable. Este
Producto Final de proyecto puede ser un software, una arquitectura de Jefe de Proyecto
negocios, entre otros.

6. Caracterizacin:
# Entrada Actividad Salida Descripcin Responsable
El proceso inicia con el inicio
1 - Inicio Inicio de ciclo Jefe de Proyecto
del ciclo acadmico.
Evaluar nivel de
taller de alumno En base al curso actual del
Listado de alumnos
2 Inicio de ciclo Listado de alumno, se define la tarea a Jefe de Proyecto
del curso de TP1
alumnos del realizar posteriormente.
curso de TP2
Los alumnos de TP1
necesitan realizar la fase de
Listado de alumnos Inicio de Project Charter
3 iniciacin del proyecto, con la Jefe de Proyecto
del curso de TP1 proyecto presentado
documentacin del Project
Charter.
Luego de definir el Project
Planes de Gestin y
Charter, se debern
Project Charter Planificacin de cronograma del
4 documentar los dems Jefe de Proyecto
presentado proyecto proyecto
planes de gestin y definir el
documentados
cronograma del proyecto.
Planes de Gestin y Posteriormente tanto los
cronograma del alumnos de TP1 y TP2
proyecto Ejecucin de Informes de debern realizar informes de
5 Jefe de Proyecto
documentados proyecto desempeo desempeo de actividades,
Listado de alumnos para poder supervisar la
del curso de TP2 salud de los proyectos.
Para la culminacin de
proyecto se deber entregar
Informes de Culminacin de Producto Final de
6 el producto final de este. Jefe de Proyecto
desempeo proyecto proyecto
Planteado en el charter
inicial.

Producto Final de
7 Fin - Jefe de Proyecto
proyecto

77
7. Diagrama del proceso:

Ilustracin 24: Proceso Gestin de Proyectos

4.1.7.4.1 Proceso de Segundo Nivel Inicio del Proyecto

1. Declarativa:
Este proceso tiene por finalidad elaborar el Project Charter con la informacin
proporcionada, mediante reuniones, con el Cliente y el cul es presentado finalmente al
Comit.

2. Roles:
Los roles de la empresa que intervienen en el presente proceso sern detallados en el
siguiente cuadro, en el cual se menciona el nombre del rol, su respectiva descripcin y el
rea funcional a la que pertenece.

Rol Descripcin rea Funcional

Es el encargado planificar y ejecutar el proyecto

Jefe de Proyecto IT-Pyme
asignado del portafolio de IT-Pyme.

3. Stakeholders:
Todos los involucrados en el presente proceso y sus respectivas descripciones son
mencionados a continuacin.

78
 Stakeholders Descripcin
El comit de proyectos est conformado por la directora y los coordinadores
de carrera pertenecientes a la de la EISC. Se encargan de supervisar y
Comit
evaluar el desempeo de los alumnos pertenecientes a los talleres de
proyectos.
Son aquellas personas quienes brindan los requerimientos para cada uno
Cliente
de los proyectos.

La gerencia general es la encargada de realizar la gestin de todas las

Gerencia General
empresas virtuales y que estas cumplan sus objetivos.
4. Entradas del proceso:
En el siguiente recuadro se menciona la entrada que tendr el proceso, una breve descripcin
y el encargado de elaborar el mismo.

Entrada Descripcin Responsable

Lista de alumnos que cumplen los requisitos para
Listado de alumnos para
llevar el curso de TP1 y tienen asignado un Jefe de proyecto
TP1
proyecto.

5. Salidas del proceso:

En el siguiente recuadro se menciona la salida que tendr el proceso, su breve descripcin y
el encargado de elaborar el mismo.

Salida Descripcin Responsable

Project Charter aprobado Se presenta al comit el Project Chrter que ha

Jefe de Proyecto
presentado al comit. sido aprobado por el cliente.

6. Caracterizacin:

79
# Entrada Actividad Salida Descripcin Responsable
Necesidad de El sub proceso empieza con
coordinar reuniones la necesidad de realizar
1 - Inicio para levantamiento reuniones con el cliente para Jefe de Proyecto
de informacin del hacer el levantamiento de la
proyecto informacin necesaria.
Necesidad de Se deben recopilar las
coordinar reuniones Recopilar indicaciones del comit
Indicaciones del
2 para levantamiento de indicaciones del acerca del proyecto para Jefe de Proyecto
comit recopiladas
informacin del comit evaluar el alcance que
proyecto tendr.
Necesidad de
Se coordinan las reuniones
realizar entrevista
tanto con el cliente y el
Indicaciones del Coordinar con el cliente
3 asesor para validar el Jefe de Proyecto
comit recopiladas reuniones Necesidad de
alcance que tendr el
realizar reuniones
proyecto al finalizar.
con el asesor
Se realiza una entrevista con
el cliente para hacer los
Necesidad de realizar Realizar
Acta de reunin con acuerdos del proyecto, su
4 entrevista con el entrevista al Jefe de Proyecto
cliente alcance, el tiempo, las
cliente Cliente
reuniones y el levantamiento
de informacin inicial.
Acta de reunin con Analizar Se analiza la informacin
cliente Informacin Informacin brindada por el asesor y el
5 Jefe de Proyecto
Acta de reunin con brindada de analizada cliente para preparar el
asesor asesor y cliente Project chrter
Se prepara el Project chrter
que es el punto de partida del
Realizar Project proyecto ya que contiene
6 Informacin analizada Project Charter Jefe de Proyecto
chrter todo lo que se va realizar de
forma resumida y como
primer alcance.
Project Charter Se verifica el contenido del
Project Charter Verificar
aprobado Project chrter validando que
7 aprobacin de Jefe de Proyecto
Correcciones de Necesidad de ambas partes del proyecto
Project Charter
cliente feedback estn de acuerdo.
Se realiza una reunin para
Necesidad de Realizar reunin Correcciones de
8 dar valides al Project chrter Jefe de Proyecto
feedback de feedback cliente
y levantar observaciones.
Se realiza una reunin con el
Necesidad de realizar
Realizar reunin Acta de reunin con asesor para validar el
9 reuniones con el Jefe de Proyecto
con asesor asesor alcance que tendr el
asesor
proyecto.
Presentar Project Charter Se presenta el Project
Project Charter
10 Project Charter aprobado chrter aprobado a la Jefe de Proyecto
aprobado
aprobado presentado gerencia general
El proceso finaliza con la
Project Charter
11 Fin - presentacin del Project Jefe de Proyecto
aprobado presentado
chrter a la gerencia general.

80
7. Diagrama del proceso:

Ilustracin 25: Proceso Inicio del Proyecto

4.1.7.4.2 Proceso de Segundo Nivel Planificacin del Proyecto

1. Declarativa:
Este proceso tiene por finalidad elaborar el documento alcance, planes de gestin y
cronograma de actividades del proyecto con la informacin proporcionada, mediante
reuniones, con el Cliente y el asesor (Integrante del Comit).

2. Roles:
Los roles de la empresa que intervienen en el presente proceso sern detallados en el
siguiente cuadro, en el cual se menciona el nombre del Rol, su respectiva descripcin y el
rea funcional a la que pertenece.

81
 Rol Descripcin rea Funcional

Es el encargado planificar y ejecutar el proyecto

Jefe de Proyecto IT-Pyme
asignado del portafolio de IT-Pyme.

3. Stakeholders:
Todos los involucrados en el presente proceso y sus respectivas descripciones son
mencionados a continuacin.

Stakeholders Descripcin
El comit de proyectos est conformado por la directora y los coordinadores
de carrera pertenecientes a la de la EISC. Se encargan de supervisar y
Comit
evaluar el desempeo de los alumnos pertenecientes a los talleres de
proyectos.
Son aquellas personas quienes brindan los requerimientos para cada uno
Cliente
de los proyectos.

Proceso interno de la empresa encargado de definir los objetivos y actualizar

Gestin Estratgica
los procesos de la empresa IT-Pyme.

Proceso interno encargado de llevar un control de los proyectos a cargo de

Gestin de Control de Proyectos
la empresa IT-Pyme para verificar que cumplan con sus objetivos.
4. Entradas del proceso:
En el siguiente recuadro se menciona la entrada que tendr el proceso, una breve descripcin
y el encargado de elaborar el mismo.

Entrada Descripcin Responsable

Necesidad de realizar el
Necesidad de determinar el alcance del proyecto,
alcance y los planes de
as como los planes de gestin a fin de elaborar el Jefe de Proyecto
gestin para realizar el
cronograma de actividades del proyecto
proyecto
5. Salidas del proceso:
En el siguiente recuadro se menciona la salida que tendr el proceso, su breve descripcin y
el encargado de elaborar el mismo.

Salida Descripcin Responsable

Se realiza el cronograma de actividades del
proyecto a fin de determinar las fechas para las
Cronograma de actividades actividades claves como realizacin de
Jefe de Proyecto
del proyecto entregables, reuniones con el Cliente,
presentaciones al Comit, participacin de los
recursos, etc.
6. Caracterizacin:

82
# Entrada Actividad Salida Descripcin Responsable
Se inicia el subproceso con la
Necesidad de
Necesidad de elaborar los
realizar el alcance y
planes de gestin de riesgos,
1 - Inicio los planes de Jefe de Proyecto
personal, registro de
gestin para realizar
interesados, EDT y el
el proyecto
cronograma del proyecto
Necesidad de realizar Recopilar
Directrices y
el alcance y los planes directrices
2 plantillas Jefe de Proyecto
de gestin para generales y
recopiladas
realizar el proyecto plantillas
Necesidad de
elaborar Plan de
Gestin de Riesgos
Necesidad de
elaborar Plan de
Gestin de personal
Necesidad de
elaborar registros de
interesados
Necesidad de Se elabora el documento
Necesidad de realizar
Elaborar elaborar Plan de Alcance del Proyecto para
el alcance y los planes
3 Documento Gestin de la delimitar lo que se realizar y Jefe de Proyecto
de gestin para
Alcance Calidad se entregar al final del
realizar el proyecto
Necesidad de proyecto
elaborar Diccionario
EDT
Necesidad de
elaborar Matriz de
Trazabilidad
Necesidad de
realizar reuniones
de conformidad de
planes
Se elabora el Plan de
Necesidad de elaborar Elaborar Plan
Plan de Gestin de Gestin de Riesgos del
4 Plan de Gestin de de Gestin de Jefe de Proyecto
Riesgos proyecto que puedan afectar
Riesgos Riesgos
su realizacin
Se elabora la Matriz de
Plan de Gestin de Elaborar Matriz Riesgos que determina cmo
5 Matriz de Riesgos Jefe de Proyecto
Riesgos de Riesgos se mitigarn los riesgos
identificados
Se elabora el plan de Gestin
de personal para determinar
Necesidad de elaborar Elaborar Plan las designacin de roles
Plan de Gestin de
6 Plan de Gestin de de Gestin de dentro del proyecto, Jefe de Proyecto
personal
personal personal funciones y de qu manera
se trabajar los integrantes
del proyecto
Se elabora la Matriz RAM
Plan de Gestin de Elaborar Matriz para determinar cules sern
7 Matriz RAM Jefe de Proyecto
personal RAM las responsabilidades de
cada rol en el proyecto
Se realiza el registro de
Necesidad de elaborar
Elaborar registro Registro de interesados para identificar
8 registros de Jefe de Proyecto
de interesados Interesados los stakeholders del
interesados
proyecto
Se elabora la Matriz de
Elaborar Matriz comunicaciones para
Registro de Matriz de
9 de determinar qu informacin y Jefe de Proyecto
Interesados Comunicaciones
Comunicaciones reuniones se deben realizar
con los stakeholders

83
 Se elabora el plan de Gestin
Necesidad de elaborar Elaborar el plan de Calidad para determinar
Plan de Gestin de
10 Plan de Gestin de la de Gestin de de qu manera se asegurar Jefe de Proyecto
la Calidad
Calidad Calidad la calidad en el proyecto a
desarrollar
Se elabora el Diccionario
EDT a fin de especificar las
Necesidad de elaborar Elaborar actividades importantes a
11 Diccionario EDT Jefe de Proyecto
Diccionario EDT Diccionario EDT realizar en el proyecto como,
por ejemplo, la realizacin de
entregables
Se elabora la matriz de
trazabilidad a fin de
Necesidad de elaborar Elaborar Matriz Matriz de
12 especificar los procesos que Jefe de Proyecto
Matriz de Trazabilidad de Trazabilidad Trazabilidad
se van a ver afectados a lo
largo de todo el proyecto
Realizar
Necesidad de realizar Se realizan reuniones para
reuniones de
13 reuniones de Acta de Reunin dar el visto bueno a los Jefe de Proyecto
conformidad de
conformidad de planes planes de gestin
planes
Recibir Se recibe el feedback de los
Feedback de asesor
14 Acta de Reunin feedback del clientes y el asesor para Jefe de Proyecto
y cliente recibidos
cliente y asesor corregir los documentos.
Matriz de Riesgos
Matriz RAM
Matriz de
Comunicaciones Se elabora el Cronograma de
Cronograma de
Plan de Gestin de la Elaborar actividades del proyecto en
15 actividades del Jefe de Proyecto
Calidad Cronograma base a los planes, matrices y
proyecto
Diccionario EDT documentos elaborados
Feedback de asesor y
cliente recibidos
Matriz de Trazabilidad
Cronograma de Presentar Se presentan los planes
Planes presentados
16 actividades del Planes al terminados al comit para Jefe de Proyecto
al comit
proyecto Comit que pueda revisarlos.
Se envan los documentos al
Enviar Documentos
Planes presentados al repositorio de la empresa
17 documentos a la enviados a la Jefe de Proyecto
comit para tenerlos como
empresa empresa
evidencia.
El proceso termina con el
Documentos enviados envo de los planes al
18 Fin - Jefe de Proyecto
a la empresa repositorio de la empresa IT-
Pyme.

84
7. Diagrama del proceso:

Ilustracin 26: Proceso Planificacin del Proyecto

4.1.7.4.3 Proceso de Segundo Nivel Ejecucin del Proyecto

1. Declarativa:
Este proceso tiene por finalidad realizar las actividades programadas segn el cronograma
de las actividades del proyecto, ya sean para la elaboracin de entregables y artefactos, y
reuniones con el Cliente.

2. Roles:

85
Los roles de la empresa que intervienen en el presente proceso sern detallados en el
siguiente cuadro, en el cual se menciona el nombre del rol, su respectiva descripcin y el
rea funcional a la que pertenece.

Rol Descripcin rea Funcional

Es el encargado planificar y ejecutar el proyecto

Jefe de Proyecto IT-Pyme
asignado del portafolio de IT-Pyme.

3. Stakeholders:
Todos los involucrados en el presente proceso y sus respectivas descripciones son
mencionados a continuacin.

Stakeholders Descripcin
Son aquellas personas quienes brindan los requerimientos para cada uno
Cliente
de los proyectos.
Proceso interno de la empresa IT-Pyme encargado de la gestin de los
Gestin de Recursos Humanos recursos TDP2 que son asignados a la empresa para apoyar a los jefes de
proyectos en la realizacin de artefactos.
Proceso interno de la empresa IT-Pyme encargado de la gestin de los
Gestin de Servicios Externos servicios de las empresas virtuales para la realizacin de los proyectos que
estn en la empresa.
Proceso interno de la empresa IT-Pyme encargado de realizar el
Gestin de Control de Proyectos seguimiento de los proyectos a cargo de la empresa para que cumplan sus
objetivos.
4. Entradas del proceso:
En el siguiente recuadro se menciona la entrada que tendr el proceso, una breve descripcin
y el encargado de elaborar el mismo.

Entrada Descripcin Responsable

Necesidad de realizar Necesidad de realizar las actividades segn el
actividades planificadas cronograma de actividades del proyecto ya sean para
Jefe de Proyecto
para la realizacin del la elaboracin de artefactos y entregables, o la
proyecto realizacin de las reuniones con el Cliente y el Comit
5. Salidas del proceso:
En el siguiente recuadro se menciona la salida que tendr el proceso, su breve descripcin y
el encargado de elaborar el mismo.

Salida Descripcin Responsable

Se realiza el cronograma de actividades del
proyecto a fin de determinar las fechas para las
Cronograma de actividades actividades claves como realizacin de
Jefe de Proyecto
del proyecto entregables, reuniones con el Cliente,
presentaciones al Comit, participacin de los
recursos, etc.
6. Caracterizacin:

86
# Entrada Actividad Salida Descripcin Responsable
Necesidad de El proceso comienza con la
realizar las necesidad de realizar las
1 - Inicio actividades actividades planificadas en el Jefe de Proyecto
planificadas del proceso de planificacin y
proyecto ejecutar el proyecto.
Necesidad de Se debe verificar cuales son
Necesidad de realizar servicios externos las necesidades del proyecto
Verificar
las actividades que pueden ser de recursos
2 necesidades del Jefe de Proyecto
planificadas del Necesidad de para realizar los entregables
proyecto
proyecto recursos humanos y/o la de servicios de las
otras empresas virtuales.
Se solicitan los servicios de
las empresas Quality
Solicitar
Necesidad de Servicios externos Services, IT-Expert o
3 servicios Jefe de Proyecto
servicios externos solicitados Software Factory de acuerdo
externos
a las necesidades del
proyecto
Luego de realizada la gestin
Recibir de los servicios de las otras
Servicios externos Aprobacin de Jede de
4 aprobacin de empresas virtuales, se recibe
solicitados servicios recibido Proyecto
servicios la solicitud de aprobacin de
parte de la empresa externa.
Si la necesidad del proyecto
Solicitar es la de recursos TDP2, se
Necesidad de Recursos humanos
5 recursos realiza la solicitud de Jefe de Proyecto
recursos humanos solicitados
humanos recursos completando la
plantilla indicada.
Se recibe la aprobacin de la
solicitud de recursos por
Recibir
Recursos humanos Aprobacin de parte de la empresa Quality
6 aprobacin de Jefe de Proyecto
solicitados recursos recibida Services, indicando el
recursos
recurso que vendr a apoyar
al proyecto
Aprobacin de Necesidad de Se debe revisar que es lo que
servicios recibido revisar riesgos se va realizar para el
Revisar
proyecto, una actualizacin
actividades Jefe de Proyecto
7 de riesgos, realizar
Aprobacin de semanales a Necesidad de
actividades segn
recursos recibida realizar ejecutar actividades
cronograma o reuniones con
el cliente o profesor.
Se ejecutan las actividades
Ejecutar
que se han planificado para
actividades Actividades segn
Necesidad de ejecutar la semana de acuerdo al Jefe de Proyecto
8 semanales cronograma
actividades cronograma y se realiza la
segn ejecutadas
ejecucin del EDT en el MS
cronograma
Project.
Luego de realizar las
Actividades segn Actualizar Cronograma e
actividades se actualiza el
9 cronograma cronograma e indicadores Jefe de Proyecto
EDT y los indicadores del
ejecutadas indicadores actualizados
proyecto.
Se revisa el estado actual de
Revisar estado los riesgos para ver que
Necesidad de revisar Estado actual de
10 actual de todos se hayan mitigado, Jefe de Proyecto
riesgos riesgos revisados
riesgos aceptado y eliminado de
acuerdo a lo planificado
Se actualiza la matriz de
Estado actual de Actualizar matriz Matriz de riesgos riesgos con algn riesgo que
11 Jefe de Proyecto
riesgos revisados de riesgos actualizada se haya presentado durante
la ejecucin del proyecto.

87
 Se realizan reuniones
semanales con el profesor
Realizar
Reuniones con gerente para ver el avance
Necesidad de realizar reuniones con
12 cliente y profesor del proyecto y con el cliente Jefe de Proyecto
reuniones cliente y
realizadas para captar algn nuevo
profesor
requerimiento y tambin
presentar avances.
Cronograma e
Una vez actualizado los
indicadores
documentos, el cronograma
actualizados Subir
Informacin subida y documentar mediante actas
13 Matriz de riesgos informacin a Jefe de Proyecto
al repositorio las reuniones realizadas, se
actualizada repositorio
debe subir todo al repositorio
Reuniones con cliente
en Google Drive.
y profesor realizadas
Necesidad de
Verificar Se debe verificar si existe
Informacin subida al realizar cambios
14 necesidad de necesidad de realizar algn Jefe de Proyecto
repositorio No hay necesidad
cambio cambio en el proyecto.
de realizar cambios
Cronograma y Se realiza la gestin
Necesidad de realizar Gestionar
15 documentos establecida para hacer algn Jefe de Proyecto
cambios Cambios
actualizados cambio en el proyecto
Cronograma y El proceso culmina con la
documentos actualizacin por algn
16 actualizados Fin - cambio realizado o por la Jefe de Proyecto
No hay necesidad de ejecucin de actividades
realizar cambios planificadas

88
7. Diagrama del proceso:

Ilustracin 27: Proceso Ejecucin del Proyecto

4.1.7.4.3.1 Proceso de Tercer Nivel Gestionar Cambios

1. Declarativa:
Este proceso tiene por finalidad identificar la necesidad de realizar algn cambio en el
alcance de los proyectos, negociar los mismos con el cliente y presentarlos al comit para su
evaluacin mediante una solicitud de cambio.

2. Roles:

89
Los roles de la empresa que intervienen en el presente proceso sern detallados en el
siguiente cuadro, en el cual se menciona el nombre del rol, su respectiva descripcin y el
rea funcional a la que pertenece.

Rol Descripcin rea Funcional

Es el encargado planificar y ejecutar el proyecto

Jefe de Proyecto IT-Pyme
asignado del portafolio de IT-Pyme.

3. Stakeholders:
Todos los involucrados en el presente proceso y sus respectivas descripciones son
mencionados a continuacin.

Stakeholders Descripcin
Son aquellas personas quienes brindan los requerimientos para cada uno
Cliente
de los proyectos.
Proceso interno de la empresa IT-Pyme encargado de la gestin de los
Gestin de Recursos Humanos recursos TDP2 que son asignados a la empresa para apoyar a los jefes de
proyectos en la realizacin de artefactos.
Proceso interno de la empresa IT-Pyme encargado de realizar el
Gestin de Control de Proyectos seguimiento de los proyectos a cargo de la empresa para que cumplan sus
objetivos.
4. Entradas del proceso:
En el siguiente recuadro se menciona la entrada que tendr el proceso, una breve descripcin
y el encargado de elaborar el mismo.

Entrada Descripcin Responsable

Necesidad de identificar Necesidad de identificar cambios en los proyectos

Gerente Profesor
cambios para gestionar los mismos.

5. Salidas del proceso:

En el siguiente recuadro se menciona la salida que tendr el proceso, su breve descripcin y
el encargado de elaborar el mismo.

Salida Descripcin Responsable

Los cambios son ejecutados segn el resultado de
Cambios ejecutados segn la evaluacin realizado por el comit: Si son
Jefe de Proyectos
evaluacin del comit aceptados se implementa el cambio, si no son
acepados no se toma ninguna accin de cambio.
6. Caracterizacin:

90
# Entrada Actividad Salida Descripcin Responsable
El sub proceso comienza con
Necesidad de definir la necesidad de definir el
1 - Inicio el impacto del impacto del cambio, el cual Jefe de Proyecto
cambio debe ser categorizado en
bajo, medio y alto

Se realiza una clasificacin

Necesidad de definir Definir impacto Impacto de cambio
2 del cambio que puede ser Jefe de Proyecto
el impacto del cambio del cambio definido
bajo, medio y alto.

Una vez definido el impacto

Redactar del cambio, se redacta la
Impacto de cambio Solicitud de cambio
3 solicitud de solicitud del cambio para que Jefe de Proyecto
definido redactada
cambio sea aprobada por los
interesados
Solicitar aprobacin De acuerdo al impacto del
Solicitud de cambio
de cambio bajo o cambio, se solicita la
redactada Solicitar
4 medio aprobacin de distintos Jefe de Proyecto
Aprobaciones
Ajustes realizados a Solicitar aprobacin interesados como el cliente,
solicitud de cambio alto profesor y comit
Si el cambio es de impacto
Solicitar aprobacin Enviar solicitud bajo o medio, se enva al
Solicitud enviada a
5 de cambio bajo o a Cliente y cliente y profesor la solicitud Jefe de Proyecto
cliente y profesor
medio Profesor de cambio para que puedan
aprobarla
Enviar solicitud Si el impacto del cambio es
Solicitud enviada a
Solicitar aprobacin a cliente, alto, se enva la solicitud al
6 cliente, profesor y Jefe de Proyecto
de cambio alto profesor y cliente, profesor y comit
comit
comit para que sea aprobada.
Enviar solicitud a
Solicitud aprobada Se verifica la solicitud
Cliente y Profesor Verificar
enviada a los interesados y si
7 Enviar solicitud a aprobacin de Jefe de Proyecto
estos la han aprobado o
cliente, profesor y solicitud Solicitud rechazada
rechazado.
comit
Se realizan los ajustes a la
Realizar ajustes Ajustes realizados a solicitud de cambios para
8 Solicitud rechazada Jefe de Proyecto
a solicitud solicitud que los interesados la
puedan aprobar.
Se realiza la firma de los
involucrados de la solicitud
Firma de
Realizar firma de cambio para que quede
9 Solicitud aprobada involucrados Jefe de Proyecto
de involucrados constancia de la aceptacin
realizada
del cambio a realizar en el
proyecto.
Se enva la solicitud
Enviar solicitud aprobada y con las firmas de
Firma de involucrados Solicitud aprobada a
10 aprobada a la los interesados a la empresa Jefe de Proyecto
realizada la empresa
empresa para que quede constancia
de la aceptacin del cambio
Actualizar Cronograma y Se actualizan todos los
Solicitud aprobada a cronograma y documentos documentos del proyecto
11 Jefe de Proyecto
la empresa documentos involucrados que estn involucrados en el
involucrados actualizados cambio.
Cronograma y
El sub proceso termina con la
documentos
12 Fin - actualizacin de documentos Jefe de Proyecto
involucrados
involucrados en el cambio.
actualizados

91
7. Diagrama del proceso:

Ilustracin 28: Proceso Gestionar Cambios

4.1.7.4.4 Proceso de Segundo Nivel Culminacin del Proyecto

1. Declarativa:
Este proceso tiene por finalidad realizar las actividades programadas segn el cronograma
de las actividades de la etapa de cierre del proyecto, a fin de elaborar la memoria, pster,
lecciones aprendidas del proyecto y el despliegue del producto dependiendo del alcance del
proyecto.

2. Roles:
Los roles de la empresa que intervienen en el presente proceso sern detallados en el
siguiente cuadro, en el cual se menciona el nombre del rol, su respectiva descripcin y el
rea funcional a la que pertenece.
92
 Rol Descripcin rea Funcional

Es el encargado planificar y ejecutar el proyecto

Jefe de Proyecto IT-Pyme
asignado del portafolio de IT-Pyme.

3. Stakeholders:
Todos los involucrados en el presente proceso y sus respectivas descripciones son
mencionados a continuacin.

Stakeholders Descripcin
El comit de proyectos est conformado por la directora y los coordinadores
de carreras pertenecientes a la de la EISC. Se encargan de supervisar y
Comit
evaluar el desempeo de los alumnos pertenecientes a los talleres de
proyectos.
Son aquellas personas quienes brindan los requerimientos para cada uno
Cliente
de los proyectos.
Proceso interno de la empresa IT-Pyme encargado de realizar la memoria
Gestin de cierre de ciclo final de la empresa con el resumen de todos los proyectos que se llevaron
a cabo durante el ciclo
4. Entradas del proceso:
En el siguiente recuadro se menciona la entrada que tendr el proceso, una breve descripcin
y el encargado de elaborar el mismo.

Entrada Descripcin Responsable

Necesidad de realizar las actividades y
Necesidad de Culminar el
documentos finales de la etapa de cierre del Jefe de Proyecto
proyecto
proyecto

5. Salidas del proceso:

En el siguiente recuadro se menciona la salida que tendr el proceso, su breve descripcin y
el encargado de elaborar el mismo.

Salida Descripcin Responsable

Se realiza la implementacin del producto del
Producto implementado desarrollo del proyecto dependiendo del alcance Jefe de Proyecto
del mismo

6. Caracterizacin:

93
# Entrada Actividad Salida Descripcin Responsable
El proceso comienza con la
Necesidad de necesidad de culminar el
1 - Inicio consolidar proyecto consolidando la Jefe de Proyecto
informacin informacin de todo el
proyecto.
Necesidad de
elaborar memoria
Necesidad de Se debe consolidar la
elaborar pster informacin de todo el
Consolidar
Necesidad de Necesidad de proyecto para tener
2 informacin de Jefe de Proyecto
consolidar informacin elaborar lecciones evidencia del trabajo
proyecto
aprendidas realizado a lo largo de todo el
Necesidad de ao.
realizar firma del
acta de aceptacin
Se elabora la memoria del
proyecto con toda la
Elaborar
Necesidad de elaborar Memoria de informacin de los
3 Memoria del Jefe de Proyecto
memoria Proyecto elaborada requerimientos, sucesos,
Proyecto
documentos y entregables
del proyecto.
Memoria de Proyecto
elaborada
Poster elaborado Subir Documentos Se suben todos los
4 Lecciones aprendidas documentos al subidos al documentos finales al Jefe de Proyecto
elaboradas repositorio repositorio repositorio de la empresa.
Firma de acta de
aceptacin realizadas
Se informa a la empresa IT-
Pyme de la culminacin del
Documentos subidos Informar a la
5 Empresa informada proyecto y que toda la Jefe de Proyecto
al repositorio empresa
evidencia est en el
repositorio de Google Drive.
Presentar Resultados de Se presentan los resultados
6 Empresa informada Resultados del proyecto del proyecto al comit para Jefe de Proyecto
Proyecto presentados su evaluacin.
Se elabora el poster del
Necesidad de elaborar
7 Elaborar Pster Poster elaborado proyecto, necesario para el Jefe de Proyecto
pster
cierre final
Elaborar Lecciones Se elaboran las lecciones
Necesidad de elaborar
8 Lecciones aprendidas aprendidas durante la Jefe de Proyecto
lecciones aprendidas
Aprendidas elaboradas ejecucin del proyecto.
Realizar la firma Se realiza la firma del acta
Necesidad de realizar Firma de acta de
de acta de del acta de aceptacin del
9 firma del acta de aceptacin Jefe de Proyecto
aceptacin de cliente para dar por finalizado
aceptacin realizadas
cliente el proyecto.
El proceso termina con la
Resultados de presentacin de los
10 Fin - Jefe de Proyecto
proyecto presentados resultados al comit para la
evaluacin final.

94
7. Diagrama del proceso

Ilustracin 29: Proceso Culminacin del Proyecto

4.1.7.5 Proceso de Primer Nivel - Gestin de Servicios Externos

1. Declarativa:
Este proceso tiene por finalidad el establecimiento de contratos de servicios con las diversas
empresas de apoyo pertenecientes a la EISC. Cabe sealar que el tipo de contrato de servicio
es diferente con cada empresa, segn el tipo de servicio que se vaya a solicitar. Los
principales interesados en la definicin de convenios son los jefes de proyectos de IT-Pyme.

2. Roles:
Los roles de la empresa que intervienen en el presente proceso sern detallados en el
siguiente cuadro, en el cual se menciona el nombre del rol, su respectiva descripcin y el
rea funcional a la que pertenece.

95
 Rol Descripcin rea Funcional
Es el responsable del proyecto que lleva a cabo.
Jefe de Proyecto Debe analizar su necesidad de los servicios de IT-Pyme
empresas de apoyo

3. Stakeholders:
Todos los involucrados en el presente proceso y sus respectivas descripciones son
mencionados a continuacin.

Stakeholders Descripcin
Empresa virtual encargada de llevar a cabo el proceso de control de la
Quality Services (QS)
calidad de los proyectos.
Cada uno de los proyectos de la empresa que solicitan los servicios de las
Gestin de Proyectos otras empresas virtuales.

Proceso encargado de hacer seguimiento de todas las actividades de los

Gestin de Control de Proyectos proyectos de la empresa IT-Pyme

4. Entradas del proceso:

En el siguiente recuadro se menciona la entrada que tendr el proceso, una breve descripcin
y el encargado de elaborar el mismo.

Entrada Descripcin Responsable

Es la necesidad de establecer contratos para la
Necesidad de solicitar Gerente de Recursos y
obtencin de los servicios de control de calidad,
servicios de Quality Services Proyectos
otorgado por Quality Services

5. Salidas del proceso:

En el siguiente recuadro se menciona la salida que tendr el proceso, su breve descripcin y
el encargado de elaborar el mismo.

Salida Descripcin Responsable

Contrato firmado, Certificado Es la documentacin formal aprobada por QS de Gerente de Recursos y

y Reporte servicio segn la necesidad del proyecto. Proyectos

6. Caracterizacin:

96
# Entrada Actividad Salida Descripcin Responsable
El proceso da inicio cuando
Necesidad de algn
surge la necesidad de
servicio brindado Jefe de Proyecto
1 - Inicio solicitar algn servicio que es
por la empresas de
demandado por los
apoyo
proyectos.
Necesidad de
solicitar servicios de
QS
Esta tarea tiene como
Necesidad de algn Necesidad de
Verificar principal propsito identificar Jefe de Proyecto
2 servicio brindado por solicitar servicios de
necesidades el tipo de servicio a solicitar
la empresas de apoyo SF
posteriormente.
Necesidad de
solicitar servicios de
IT-EXPERT
Proceso la cual tiene como
Administracin
Necesidad de solicitar fin la administracin de los Jefe de Proyecto
3 de servicios de Certificado de QS
servicios de QS servicios de QS necesitados
QS
por los proyectos.
Proceso la cual tiene como
Administracin
Necesidad de solicitar fin la administracin de los Jefe de Proyecto
4 de servicios de Contrato Firmado
servicios de SF servicios de SF necesitados
SF
por los proyectos.
Necesidad de la Proceso la cual tiene como
infraestructura Administracin fin la administracin de los
Certificado de Jefe de Proyecto
5 brindada por IT-Expert de servicios de servicios de IT-EXPERT
despliegue
por parte de los IT-Expert necesitados por los
proyectos proyectos.
Reporte de Servicios Tarea la cual tiene como
de QS recibido finalidad la validacin de los
Validar Documentacin Jefe de Proyecto
6 Contrato Firmado documentos que certifican el
requerimientos formal validada
Recepcin Certificado despliegue del servicio
de despliegue brindado a los proyectos.
El proceso culmina
satisfactoriamente con la
Documentacin formal Jefe de Proyecto
7 Fin - recepcin de los documentos
validada
que certifican la prestacin
satisfactoria de los servicios.

97
7. Diagrama del proceso:

Ilustracin 30: Proceso Gestin de Servicios Externos

4.1.7.5.1 Proceso de Segundo Nivel Administracin de Servicios de QS

1. Declarativa:
Este proceso tiene por finalidad establecer contratos de servicios con la empresa de apoyo
Quality Services. Este contrato se har segn las empresas que lo requieran y finalmente se
recibir un certificado de calidad de parte de Quality Services.

2. Roles:
Los roles de la empresa que intervienen en el presente proceso sern detallados en el
siguiente cuadro, en el cual se menciona el nombre del rol, su respectiva descripcin y el
rea funcional a la que pertenece.

Rol Descripcin rea Funcional

Es el responsable del proyecto que lleva a cabo.
Jefe de Proyecto Debe analizar su necesidad de los servicios de IT-Pyme
empresas de apoyo

3. Stakeholders:
Todos los involucrados en el presente proceso y sus respectivas descripciones son
mencionados a continuacin.

98
 Stakeholders Descripcin
Empresa virtual encargada de llevar a cabo el proceso de control de la
Quality Services (QS)
calidad de los proyectos.
Cada uno de los proyectos de la empresa que solicitan los servicios de las
Gestin de Proyectos otras empresas virtuales.

Proceso encargado de hacer seguimiento de todas las actividades de los

Gestin de Control de Proyectos proyectos de la empresa IT-Pyme

4. Entradas del proceso:

En el siguiente recuadro se menciona la entrada que tendr el proceso, una breve descripcin
y el encargado de elaborar el mismo.

Entrada Descripcin Responsable

Es la necesidad de establecer contratos para la
Necesidad de solicitar Gerente de Recursos y
obtencin de los servicios de control de calidad,
servicios de Quality Services Proyectos
otorgado por Quality Services

5. Salidas del proceso:

En el siguiente recuadro se menciona la salida que tendr el proceso, su breve descripcin y
el encargado de elaborar el mismo.

Salida Descripcin Responsable

Contrato firmado, Certificado Es la documentacin formal aprobada por QS de Gerente de Recursos y

y Reporte servicio segn la necesidad del proyecto. Proyectos

6. Caracterizacin:

99
# Entrada Actividad Salida Descripcin Responsable
Necesidad de
El proceso inicia con la
Evaluar la lista de
necesidad de evaluar los
1 Inicio entregables del Jefe de Proyecto
entregables que sern
proyecto para enviar
enviados a QS
a QS
Necesidad de Evaluar Evaluar lista de Los jefes de proyecto deben
la lista de entregables entregables Lista de entregables evaluar los entregables de su
2 Jefe de Proyecto
del proyecto para para enviar a a enviar a QS proyecto que sern enviados
enviar a QS QS a QS.
Esta tarea se encarga de
Solicitud de
Lista de entregables a Elaborar elaborar la solicitud de
3 QServices Jefe de Proyecto
enviar a QS solicitud de QS QServices con la plantilla
elaborada
existente.
La presente actividad tiene
Solicitud de como objetivo enviar la
Solicitud de QServices Enviar solicitud
4 QServices enviada solicitud de QServices a la Jefe de Proyecto
elaborada a QS
a QS. empresa Quality Services
con copia a la empresa.
Solicitud de
Esta actividad se encarga de
QServices
Verificar verificar la respuesta de la
Solicitud de QServices rechazada Jefe de
5 aprobacin de empresa QServices si acepta
enviada a QS. Solicitud de Proyectos
solicitud de QS los entregables y las fechas
QServices
pactadas a evaluar.
Aprobada
La actual tarea tiene de
Solicitud de QServices Reenviar Solicitud de QS propsito reenviar la solicitud Jefe de
6
Rechazada solicitud a QS enviada de QS con las correcciones Proyectos
realizadas.
Esta actividad posee como
Enviar finalidad enviar los
Solicitud de QServices entregables Entregables entregables a QS para que Jefe de
7
Aprobada segn enviados puedan hacer las Proyectos
cronograma validaciones
correspondientes.
Entregables sin Esta actividad tiene como
Verificar
observaciones finalidad evaluar que Jefe de
8 Entregables enviados aprobacin de
Entregables con entregables tienen Proyectos
entregables
observaciones observaciones
La actual tarea tiene de
Levantar
Entregables sin Observaciones de propsito levantar las
9 observaciones Jefe de Proyecto
observaciones QS levantadas observaciones realizadas por
de QS
QS.
Verificar La presente actividad tiene
Necesidad de aprobacin de Verificacin de como finalidad verificar que
10 completar solicitud de todos los entregables la aprobacin de los Jefe de Proyecto
servicios de QS entregables realizada entregables elaborados sea
elaborados la correcta.
La presente actividad tiene
Verificacin de Necesidad de recibir
11 Semana 14 como meta la espera de la Jefe de Proyecto
entregables realizada certificado de QS
semana 14.
La presente actividad tiene
Necesidad de recibir Recibir Certificado de QS
12 como objetivo recibir el Jefe de Proyecto
certificado de QS certificado QS recibido
certificado de QServices.
El presente proceso culmina
Certificado de QS satisfactoriamente con la
13 Fin Jefe de Proyecto
recibido recepcin del certificado de
QS.

100
7. Diagrama del proceso:

Ilustracin 31: Proceso Administracin de servicios de QS

4.1.7.5.2 Proceso de Segundo Nivel Administracin de Servicios de SF

1. Declarativa:
Este proceso tiene por finalidad establecer contratos de servicios con la empresa de apoyo
Software Factory. Este contrato se har segn las empresas que lo requieran y finalmente se
recibir un certificado de calidad de parte de Software Factory.

2. Roles:
Los roles de la empresa que intervienen en el presente proceso sern detallados en el
siguiente cuadro, en el cual se menciona el nombre del rol, su respectiva descripcin y el
rea funcional a la que pertenece.

101
 Rol Descripcin rea Funcional
Es el responsable del proyecto que lleva a cabo.
Jefe de Proyecto Debe analizar su necesidad de los servicios de IT-Pyme
empresas de apoyo

3. Stakeholders:
Todos los involucrados en el presente proceso y sus respectivas descripciones son
mencionados a continuacin.

Stakeholders Descripcin
Empresa virtual encargada de brindar los recursos se software para
Software Factory (SF)
desarrollar proyectos.
Cada uno de los proyectos de la empresa que solicitan los servicios de las
Gestin de Proyectos otras empresas virtuales.

Proceso encargado de hacer seguimiento de todas las actividades de los

Gestin de Control de Proyectos proyectos de la empresa IT-Pyme

4. Entradas del proceso:

En el siguiente recuadro se menciona la entrada que tendr el proceso, una breve descripcin
y el encargado de elaborar el mismo.

Entrada Descripcin Responsable

Necesidad de solicitar Es la necesidad de establecer contratos para la
servicios de Software obtencin de los servicios de desarrollo de Jefe de Proyecto
Factory software, otorgado por Software Factory.

5. Salidas del proceso:

En el siguiente recuadro se menciona la salida que tendr el proceso, su breve descripcin y
el encargado de elaborar el mismo.

Salida Descripcin Responsable

Es la documentacin formal aprobada por SF de

Contrato firmado Jefe de Proyecto
servicio segn la necesidad del proyecto.

6. Caracterizacin:

102
# Entrada Actividad Salida Descripcin Responsable
Necesidad de
El proceso inicia con la
identificar las
1 Inicio necesidad de identificar las Jefe de Proyecto
necesidades del
necesidades del proyecto.
proyecto
Necesidad de Esta actividad tiene como
Identificar Necesidades del
identificar las finalidad identificar las
2 necesidades del proyecto Jefe de Proyecto
necesidades del necesidades del proyecto
proyecto identificadas
proyecto para poder cubrirlas.
No existen La actual tarea tiene de
Verificar
Necesidades del necesidades propsito la verificacin de la
3 necesidad de Jefe de Proyecto
proyecto identificadas Existen necesidad de un recurso de
recurso de SF
necesidades SF
La presente actividad tiene
Perfil de
Elaborar perfil como objetivo la construccin
4 Existen necesidades colaborador Jefe de Proyecto
de colaborador del perfil del colaborador de
elaborado
SF
Actividad la cual tiene como
Perfil de colaborador Enviar solicitud Solicitud a SF
5 finalidad el envo de la Jefe de Proyecto
elaborado a SF enviada
solicitud a SF
Solicitud a SF
Verificar Esta actividad posee como
Perfil de Colaborador aprobada
6 aprobacin de fin verificar la respuesta de la Jefe de Proyecto
informado Solicitud a SF
solicitud de SF solicitud hecha por SF
rechazada
La actual tarea tiene de
Solicitud a SF Reenviar propsito corregir las
7 Solicitud reenviada Jefe de Proyecto
rechazada solicitud a SF observaciones y reenviar la
solicitud

La actual tarea tiene de

Solicitud a SF Firma contrato Contrato por sprint propsito la firma sobre el
8 Jefe de Proyecto
aprobada por sprint firmado contrato, la cual certifica
conformidad.

El presente proceso culmina

Contrato por sprint
9 Fin - satisfactoriamente con la Jefe de Proyecto
firmado
firma sobre el contrato
El proceso termina si es que
No existen no existen necesidades de
10 Cancelacin - Jefe de Proyecto
necesidades solicitar recursos de Software
Factory

103
7. Diagrama del proceso:

Ilustracin 32: Proceso Administracin de servicios de SF

4.1.7.5.3 Proceso de Segundo Nivel Administracin de Servicios De IT-Expert

1. Declarativa:
Este proceso tiene por finalidad establecer el SLA con la empresa de apoyo IT-Expert. Este
contrato se har segn las empresas que lo requieran y finalmente se recibir un certificado
de despliegue de parte de IT-Expert.

2. Roles:
Los roles de la empresa que intervienen en el presente proceso sern detallados en el
siguiente cuadro, en el cual se menciona el nombre del rol, su respectiva descripcin y el
rea funcional a la que pertenece.
104
 Rol Descripcin rea Funcional
Es el responsable del proyecto que lleva a cabo.
Jefe de Proyecto Debe analizar su necesidad de los servicios de IT-Pyme
empresas de apoyo

3. Stakeholders:
Todos los involucrados en el presente proceso y sus respectivas descripciones son
mencionados a continuacin.

Stakeholders Descripcin
Empresa virtual encargada de brindar los servicios de infraestructura
IT-Expert
tecnolgica para los proyectos.
Cada uno de los proyectos de la empresa que solicitan los servicios de las
Gestin de Proyectos otras empresas virtuales.

Proceso encargado de hacer seguimiento de todas las actividades de los

Gestin de Control de Proyectos proyectos de la empresa IT-Pyme

4. Entradas del proceso:

En el siguiente recuadro se menciona la entrada que tendr el proceso, una breve descripcin
y el encargado de elaborar el mismo.

Entrada Descripcin Responsable

Necesidad de la
Es la necesidad de establecer contratos para la
infraestructura brindada por Gerente de Recursos y
obtencin de los servicios de infraestructura
IT-Expert por parte de los Proyectos
tecnolgica, otorgado por IT-Expert.
proyectos
5. Salidas del proceso:
En el siguiente recuadro se menciona la salida que tendr el proceso, su breve descripcin y
el encargado de elaborar el mismo.

Salida Descripcin Responsable

Es la documentacin formal que comprueba el Gerente de Recursos y

Certificado de despliegue
despliegue de la infraestructura tecnolgica. Proyectos

6. Caracterizacin:

105
# Entrada Actividad Salida Descripcin Responsable
Necesidad de El proceso se da inicio
administracin de cuando surge la necesidad
1 Inicio Jefe de Proyecto
servicios de IT- solicitar el servicio de IT-
Expert Expert
La presente actividad tiene
Necesidad de Identificar Necesidades del
como objetivo la
2 administracin de necesidades del proyecto Jefe de Proyecto
identificacin de las
servicios de IT-Expert Proyecto Identificadas
necesidades del proyecto.
Servicio necesario La presente actividad tiene
Evaluar como finalidad evaluar si son
Necesidades del
3 necesidad de Servicio no necesarios los servicios de la Jefe de Proyecto
proyecto Identificadas
servicio necesario empresa IT-Expert para el
proyecto.
La presente actividad tiene
Elaborar
Solicitud de servicio como objetivo concretar la
4 Servicio necesario solicitud de Jefe de Proyecto
elaborada. solicitud de servicio de IT-
servicio
EXPERT
Despliegue
Verificar Verificar la necesidad de
Solicitud de servicio necesario
5 necesidad de realizar un despliegue en los Jefe de Proyecto
elaborada. Despliegue no
despliegue servidores de IT-Expert
necesario

La actual tarea tiene como

Realizar Despliegue finalidad realizar un
6 Despliegue necesario Jefe de Proyecto
despliegue realizado despliegue en los servidores
de IT-Expert

Esperar semana 15 Esperar a la semana 15 para

7 Despliegue realizado Semana 15 para recepcionar la recepcin del certificado Jefe de Proyecto
certificado de despliegue
Esta actividad tiene como
Esperar semana 15 Recibir objetivo recepcionar el
Certificado de
8 para recepcionar certificado de certificado de despliegue Jefe de Proyecto
despliegue recibido
certificado despliegue emitido por la empresa IT-
Expert
El proceso concluye con la
Certificado de
9 Fin - satisfactoria recepcin del Jefe de Proyecto
despliegue recibido
certificado de despliegue

106
7. Diagrama del proceso:

Ilustracin 33: Proceso Administracin de servicios de IT-Expert

4.1.7.6 Proceso de Primer Nivel - Gestin de Control de Proyectos

1. Declarativa:
Este proceso tiene por finalidad realizar el seguimiento y control de las actividades y
entregables de los proyectos mediante las asistencias, las evidencias registradas en el
repositorio de la empresa y el cumplimiento con el cliente y el profesor para generar para
tener el estado de los proyectos y elaborar indicadores que ayuden a medir el avance de los
mismos. Adems informa al comit sobre los proyectos retrasados para tomar las medidas
que sean necesarias.

107
2. Roles:
Los roles de la empresa que intervienen en el presente proceso sern detallados en el
siguiente cuadro, en el cual se menciona el nombre del rol, su respectiva descripcin y el
rea funcional a la que pertenece.

Rol Descripcin rea Funcional

Es el encargado de que todos los proyectos se
Analista de Aseguramiento
ejecuten de acuerdo a la planificacin de cada uno IT-Pyme
de Calidad
de ellos.

3. Stakeholders:
Todos los involucrados en el presente proceso y sus respectivas descripciones son
mencionados a continuacin.

Stakeholders Descripcin
El comit de proyectos est conformado por la directora y los coordinadores
de carreras pertenecientes a la de la EISC. Se encargan de supervisar y
Comit
evaluar el desempeo de los alumnos pertenecientes a los talleres de
proyectos.
Encargado de la gestin de todas las empresas virtuales y la interaccin
Gerencia General
entre las mismas.

Proceso interno de la empresa IT-Pyme encargado de definir los objetivos

Gestin Estratgica
para el ciclo y de establecer los indicadores.

Proceso interno de la empresa IT-Pyme encargado de la gestin de los

Gestin de Servicios Externos
servicios externos para los proyectos de la empresa IT-Pyme.
Proceso interno de la empresa IT-Pyme encargado de la realizacin de los
Gestin de Proyectos proyectos por parte de los jefes de proyecto asignados a la empresa IT-
Pyme.
Proceso interno de la empresa IT-Pyme encargado de recolectar la
Gestin de Cierre de Ciclo
evidencia final de los proyectos y elaborar la memoria de la empresa.
4. Entradas del proceso:
En el siguiente recuadro se menciona la entrada que tendr el proceso, una breve descripcin
y el encargado de elaborar el mismo.

Entrada Descripcin Responsable

Necesidad de realizar el seguimiento y el control de
Necesidad de hacer Analista de
los proyectos en base a los cronogramas
seguimiento y control de Aseguramiento de
planificados y las entregas y reuniones con clientes
proyectos calidad
programadas.
5. Salidas del proceso:
En el siguiente recuadro se menciona la salida que tendr el proceso, su breve descripcin y
el encargado de elaborar el mismo.

Salida Descripcin Responsable

Es el aviso al comit sobre aquellos proyectos que
Comunicado sobre Analista de
tienen retrasos considerables para que puedan
proyectos atrasados e Aseguramiento de
tomar las medidas que sean necesarias para la
incidentes al comit calidad
continuidad del proyecto.

108
 6. Caracterizacin:
# Entrada Actividad Salida Descripcin Responsable
Se inicia el proceso con la
Necesidad de hacer necesidad de realizar el Analista de
1 - Inicio seguimiento y seguimiento y control de los Aseguramiento
control de proyectos proyectos de la empresa IT- de Calidad
Pyme
Necesidad de hacer
seguimiento de Se administra el repositorio
Necesidad de hacer Analista de
Administracin actividades de la empresa IT-Pyme
2 seguimiento y control Aseguramiento
de Repositorio Necesidad de hacer donde se crea la estructura
de proyectos de Calidad
seguimiento a de todos los proyectos
servicios externos
Necesidad de hacer Reunin con Se hace seguimiento de Analista de
Seguimiento de
3 seguimiento de profesor gerente todas las actividades que Aseguramiento
Actividades
actividades terminada realicen los jefes de proyecto de Calidad
Se realiza el seguimiento de
Necesidad de hacer Seguimiento de Seguimiento de Analista de
los servicios externos
4 seguimiento a Servicios servicios externos Aseguramiento
solicitados por los proyectos
servicios externos Externos realizado de Calidad
de la empresa
Reunin con profesor
Se realiza la gestin de todos
gerente terminada Informe impreso Analista de
Gestin de los reportes por proyecto y de
5 Seguimiento de presentado al Aseguramiento
Reportes la empresa que se presentan
servicios externos comit de Calidad
al comit
realizado
El proceso termina con la Analista de
Informe impreso
6 Fin - presentacin del informe final Aseguramiento
presentado al comit
al comit de Calidad
7. Diagrama del proceso:

Ilustracin 34: Proceso Gestin de Control de Proyectos

109
4.1.7.6.1 Proceso de Segundo Nivel Administracin de Repositorio
1. Declarativa:
Este proceso tiene por finalidad definir la estructura de las carpetas del repositorio, preparar
los documentos de seguimiento y otorgar los permisos a los jefes de proyecto y clientes.

2. Roles:
Los roles de la empresa que intervienen en el presente proceso sern detallados en el
siguiente cuadro, en el cual se menciona el nombre del rol, su respectiva descripcin y el
rea funcional a la que pertenece.

Rol Descripcin rea Funcional

Alumno asignado a la empresa para apoyar en las
actividades de gestin de la empresa IT-Pyme y
Asistente de Gerencia IT-Pyme
realizar seguimiento de los proyectos a cargo de la
empresa.
3. Stakeholders:
Todos los involucrados en el presente proceso y sus respectivas descripciones son
mencionados a continuacin

Stakeholders Descripcin
Encargado de la gestin de todas las empresas virtuales y la interaccin
Gerencia General
entre las mismas.

Proceso interno de la empresa IT-Pyme encargado de definir los objetivos

Gestin Estratgica
para el ciclo y de establecer los indicadores.
Proceso interno de la empresa IT-Pyme encargado de la realizacin de los
Gestin de Proyectos proyectos por parte de los jefes de proyecto asignados a la empresa IT-
Pyme.
4. Entradas del proceso:
En el siguiente recuadro se menciona la entrada que tendr el proceso, una breve descripcin
y el encargado de elaborar el mismo.

Entrada Descripcin Responsable

Necesidad de crear las carpetas, estructuras y
Necesidad de administrar el
documentos de seguimiento para los proyectos de Asistente de Gerencia
repositorio
la empresa IT-Pyme.

5. Salidas del proceso:

En el siguiente recuadro se menciona la salida que tendr el proceso, su breve descripcin y
el encargado de elaborar el mismo.

Salida Descripcin Responsable

Despus de generar un backup, este debe ser
Backup subido al repositorio
subido al repositorio de la universidad en casi de Asistente de Gerencia
de la universidad
algn siniestro

110
 6. Caracterizacin:
# Entrada Actividad Salida Descripcin Responsable
El proceso comienza con la
necesidad de definir una
Necesidad de definir estructura adecuada para
Asistente de
1 - Inicio una estructura de que los jefes de proyecto
Gerencia
carpetas puedan subir sus
entregables al repositorio en
sus carpetas asignadas.
Se define una estructura de
carpetas que debe ser igual
Necesidad de definir Definir
Estructura de para cada proyecto. Asistente de
2 una estructura de estructura de
carpetas definida Separando entregables, Gerencia
carpetas carpetas
cronogramas y actas de
reunin.
Se crea el cronograma
general en base a los
Crear
Estructura de carpetas Cronograma general entregables y las reuniones Asistente de
3 cronograma
definida creado que tengan los jefes de Gerencia
general
proyecto con el profesor
gerente de la empresa.
Se deben crear las matrices
Matrices de de seguimiento (EDT,
Cronograma general Crear Matrices Asistente de
4 seguimiento Reuniones y recursos) para
creado de seguimiento Gerencia
creadas poder mapear los sucesos y
avances de toda la empresa.
Compartir
Plantillas y Se envan las plantillas con
Matrices de plantillas y Asistente de
5 documentos todos los involucrados por
seguimiento creadas documentos Gerencia
compartidos medio de correo electrnico
comunes
Plantillas y Otorgar Se otorgan los permisos de
Permisos a carpetas Asistente de
6 documentos permisos a las carpetas a cada uno de
otorgados Gerencia
compartidos carpetas los jefes de proyectos.
Permisos a carpetas Existe solicitud de Se verifica si existen
Verificar
otorgados nuevos permisos solicitudes de nuevas
solicitudes de Asistente de
7 Correo con plantillas y/o documentos
nuevos No existe solicitud Gerencia
confirmacin de para compartir con los jefes
permisos de nuevos permisos
permisos enviado de proyecto.
Enviar correo
Se enva por correo los
con Correo con
Existe solicitud de nuevos documentos y/o Asistente de
8 confirmacin de confirmacin de
nuevos permisos permisos que se han Gerencia
nuevos permisos enviado
otorgado a los involucrados.
permisos
Se realiza un backup del
No existe solicitud de Cada 2 Necesidad de hacer Asistente de
9 repositorio cada 2 semanas
nuevos permisos Semanas backup Gerencia
por medidas de seguridad.
Se crea un backup de los
Necesidad de hacer Generar backup documentos cada dos Asistente de
10 Backup generado
backup de repositorio semanas en caso de algn Gerencia
incidente.
Se sube el backup al
Subir backup al Backup en el
repositorio de la universidad Asistente de
11 Backup generado repositorio de la repositorio de la
y se guarda como Gerencia
universidad universidad
contingencia
Backup en el El proceso termina con el
Asistente de
12 repositorio de la Fin - backup subido al repositorio
Gerencia
universidad de la universidad

111
7. Diagrama del proceso:

Ilustracin 35: Proceso Administracin de Repositorio

4.1.7.6.2 Proceso de Segundo Nivel Seguimiento de Servicios Externos

1. Declarativa:
Este proceso tiene por finalidad realizar el seguimiento de la solicitud de servicios,
informacin del servicio brindado y los sucesos de las

2. Roles:
Los roles de la empresa que intervienen en el presente proceso sern detallados en el
siguiente cuadro, en el cual se menciona el nombre del rol, su respectiva descripcin y el
rea funcional a la que pertenece.

Rol Descripcin rea Funcional

Alumno asignado a la empresa para apoyar en las
actividades de gestin de la empresa IT-Pyme y
Asistente de Gerencia IT-Pyme
realizar seguimiento de los proyectos a cargo de la
empresa.
3. Stakeholders:

112
Todos los involucrados en el presente proceso y sus respectivas descripciones son
mencionados a continuacin.

Stakeholders Descripcin
Proceso interno de la empresa IT-Pyme encargado de la gestin de los
Gestin de Servicios Externos
servicios externos para los proyectos de la empresa IT-Pyme.
4. Entradas del proceso:
En el siguiente recuadro se menciona la entrada que tendr el proceso, una breve descripcin
y el encargado de elaborar el mismo.

Entrada Descripcin Responsable

Necesidad de realizar el seguimiento a los
Necesidad de realizar
servicios externos que son utilizados por los
seguimiento de servicio Asistente de Gerencia
proyectos de la empresa para cumplir con sus
externo
objetivos.
5. Salidas del proceso:
En el siguiente recuadro se menciona la salida que tendr el proceso, su breve descripcin y
el encargado de elaborar el mismo.

Salida Descripcin Responsable

El proceso termina con el registro de todos los
Informe de QS registrado envos realizados por parte de los proyectos a la Asistente de Gerencia
empresa Quality Services.

6. Caracterizacin:

113
# Entrada Actividad Salida Descripcin Responsable
El proceso comienza con la
Necesidad
necesidad de realizar
de realizar Asistente de
1 - Inicio seguimiento de los envos
seguimiento de Gerencia
realizados a la empresa
servicio externo
Quality Services

Verificar fecha
Necesidad de realizar Se verifica la fecha de envo
de envo de Fecha de envo Asistente de
2 seguimiento de de la solicitud de servicios a
solicitud de verificada Gerencia
servicio externo la empresa Quality Services
servicios

Se realiza el seguimiento
Realizar
Fecha de envo Seguimiento de respectivo de la solicitud de Asistente de
3 seguimiento de
verificada solicitud realizado servicios para verificar que Gerencia
la solicitud
esta sea aprobada
Seguimiento de Se verifica la respuesta de la
Verificar Solicitud aprobada
solicitud realizado empresa Quality Services y Asistente de
4 aprobacin de
Comunicacin se verifica si esta fue Gerencia
solicitud Solicitud rechazada
realizada aprobada o rechazada
Se contacta a la empresa
Comunicarse
Comunicacin Quality Services para Asistente de
5 Solicitud rechazada con la empresa
realizada verificar los motivos del Gerencia
correspondiente
rechazo de la solicitud
Se registran en un formato
Registrar Solicitudes
interno de la empresa las Asistente de
6 Solicitud aprobada solicitudes aprobadas
solicitudes que fueron Gerencia
aprobadas registradas
aprobadas
Solicitudes aprobadas Verificar Se verifica la existencia de
Existencia de
registradas existencia de otras solicitudes que se Asistente de
7 solicitudes
Necesidad de verificar solicitudes con encuentren en trmite o que Gerencia
verificada
otras solicitudes QS hayan sido rechazadas
Necesidad de Se solicita informacin de los
Existencia de Una vez por Asistente de
8 solicitar informacin envos realizados a QS una
solicitudes verificada semana Gerencia
de envos vez por semana.
Se realiza una solicitud de los
Solicitar
envos que hayan sido
Necesidad de solicitar informacin de Informacin de Asistente de
9 realizados a la empresa
informacin de envos envos de envos solicitada Gerencia
Quality Services, fecha,
proyecto
paquete y los entregables
Se verifica si algn proyecto
Verificar cuenta con retraso en recibir
Informacin de envos Asistente de
10 retrasos en los Existe Retraso las observaciones de sus
solicitada Gerencia
envos entregables por parte de la
empresa Quality Services.

114
7. Diagrama del proceso:

Ilustracin 36: Proceso Seguimiento de Servicios Externos

4.1.7.6.3 Proceso de Segundo Nivel Control de Actividades

1. Declarativa:
Este proceso tiene por finalidad realizar el seguimiento de todas las actividades que realizan
los jefes de proyecto dentro de la empresa IT-Pyme.

2. Roles:
Los roles de la empresa que intervienen en el presente proceso sern detallados en el
siguiente cuadro, en el cual se menciona el nombre del rol, su respectiva descripcin y el
rea funcional a la que pertenece.

115
 Rol Descripcin rea Funcional
Alumno asignado a la empresa para apoyar en las
Analista de Aseguramiento actividades de verificacin y seguimiento a los
IT-Pyme
de la Calidad entregables de los jefes de proyecto que estn en
la empresa.
Profesor de gestin de proyectos asignado a la
empresa que est encargado de asesorar a los
Profesor Gerente IT-Pyme
jefes de proyecto en la realizacin de sus
respectivos proyectos.
3. Stakeholders:
Todos los involucrados en el presente proceso y sus respectivas descripciones son
mencionados a continuacin.

Stakeholders Descripcin
Gestin de Proyectos Proceso interno de la empresa IT-Pyme encargado de la realizacin de los
proyectos por parte de los jefes de proyecto asignados a la empresa IT-
Pyme.
4. Entradas del proceso:
En el siguiente recuadro se menciona la entrada que tendr el proceso, una breve descripcin
y el encargado de elaborar el mismo.

Entrada Descripcin Responsable

Necesidad de realizar seguimiento a las
Necesidad de realizar Analista de
actividades que realizan los jefes de proyecto,
seguimiento a las Aseguramiento de
verificar que estn cumpliendo con sus entregables
actividades Calidad
y sus las actividades programadas en sus EDTs.
5. Salidas del proceso
En el siguiente recuadro se menciona la salida que tendr el proceso, su breve descripcin y
el encargado de elaborar el mismo.

Salida Descripcin Responsable

El proceso termina con la culminacin de la reunin
Reunin con profesor con el profesor gerente para verificar todos los
Profesor Gerente
gerente terminada entregables y actividades realizadas por los jefes
de proyecto
6. Caracterizacin

116
# Entrada Actividad Salida Descripcin Responsable
El proceso comienza con la
Necesidad necesidad de realizar el
Analista de
de realizar seguimiento de las
1 - Inicio Aseguramiento
seguimiento a las actividades que tienen
de Calidad
actividades programadas los jefes de
proyecto.
Necesidad de realizar Matrices de Se revisan el EDT, las actas Analista de
Revisar Matrices
2 seguimiento a las seguimiento de reunin y el formato de Aseguramiento
de Seguimiento
actividades revisadas seguimiento de recursos de Calidad
El profesor gerente revisa
Revisar orden de Orden de reunin las reuniones que tiene
Matrices de Profesor
3 reunin por con proyecto programadas con los jefes
seguimiento revisadas Gerente
proyecto revisada de proyecto para asesora y
revisin.
Orden de reunin con Se verifica cules son los
Verificar
proyecto revisada Proyectos proyectos con los que tiene
proyectos Profesor
4 pendientes de reuniones pendientes para
Verificar otras pendientes de Gerente
reunin verificados realizar la asesora
reuniones reunin
respectiva.
Realizar reunin Se realiza la reunin con los
Proyectos pendientes con los jefes de proyecto para Profesor
5 Reunin realizada
de reunin verificados integrantes del verificar sus avances en el Gerente
proyecto proyecto y sus entregables
Se informa al profesor
Informar al
gerente cuales son los Analista de
profesor
6 Reunin realizada Informe realizado entregables que Aseguramiento
entregables a
corresponde presentar para de Calidad
presentar
esa fecha de reunin.
Revisar Se revisa el repositorio del
Repositorio Profesor
7 Informe realizado repositorio del proyecto para verificar los
revisado Gerente
proyecto entregables a presentar
Se verifica los avances que
Verificar avances Profesor
8 Repositorio revisado Avances verificados se han debido hacer para
de la semana Gerente
esa semana
Se actualiza el informe de
Actualizar
Informe de seguimiento EDT con las Analista de
informe de
9 Avances verificados seguimiento EDT observaciones que el Aseguramiento
seguimiento de
actualizado profesor le haya dado a los de Calidad
EDT
jefes de proyecto
Se actualiza el informe de
Informe de Actualizar Informe de reuniones con los acuerdos Analista de
10 seguimiento EDT informe de reuniones que se hayan realizado con Aseguramiento
actualizado reuniones actualizado el profesor gerente en cada de Calidad
uno de los proyectos
Verificar Si existe recurso
Se verifica si el proyecto Analista de
Informe de reuniones existencia de asignado
11 tiene algn recurso TDP2 Aseguramiento
actualizado recursos No existe recurso
asignado a su proyecto de Calidad
asignados asignado
Si el proyecto posee un
Actualizar recurso TDP2 asignado, se Analista de
Si existe recurso Informe de recurso
12 informe de actualiza el informe con las Aseguramiento
asignado actualizado
recursos actividades realizadas por el de Calidad
recurso durante la semana.
Informe de recurso Se brindan observaciones
Brindar Observaciones y
actualizado sobre los entregables y las Profesor
13 recomendaciones recomendaciones
No existe recurso recomendaciones para Gerente
y observaciones brindadas
asignado mejorar el proyecto
Se verifica el estado actual
Observaciones y Verificar estado de los riesgos del proyecto
Estado actual de Profesor
14 recomendaciones actual de riesgos para ver la gestin que se
riesgos verificado Gerente
brindadas del proyecto est llevando a cabo sobre
estos.
Estado actual de Verificar Existe solicitud de Se verifica si el grupo ha Profesor
15
riesgos verificado existencia cambio realizado una solicitud de Gerente

117
 solicitud de cambio para hacer
No existe solicitud
cambio modificaciones que
de cambio
impacten el entregable final
Gestionar Se registra la solicitud de Analista de
Existe solicitud de Solicitud de cambio
16 Solicitudes de cambio para elaborar Aseguramiento
cambio registrada
Cambio indicadores de Calidad
Solicitud de cambio Se culmina la reunin con
Reunin culminada
registrada los jefes de proyecto con sus
Dar por
observaciones y Profesor
17 culminada la
No existe solicitud de Verificar otras recomendaciones Gerente
reunin
cambio reuniones asignadas y el seguimiento
correspondiente realizado
El proceso termina con la
Profesor
18 Reunin culminada Fin - reunin con los jefes de
Gerente
proyecto.
7. Diagrama del proceso:

Ilustracin 37: Proceso Control de Actividades

4.1.7.6.3.1 Proceso de Tercer Nivel Gestin de Solicitudes de Cambio

1. Declarativa:
Este proceso tiene por finalidad hacer la gestin de todas las solicitudes de cambio que
realicen los jefes de proyecto en la empresa IT-Pyme.

2. Roles:

118
Los roles de la empresa que intervienen en el presente proceso sern detallados en el
siguiente cuadro, en el cual se menciona el nombre del rol, su respectiva descripcin y el
rea funcional a la que pertenece.

Rol Descripcin rea Funcional

Alumno asignado a la empresa para apoyar en las
Analista de Aseguramiento actividades de verificacin y seguimiento a los
IT-Pyme
de la Calidad entregables de los jefes de proyecto que estn en
la empresa.
3. Stakeholders:
Todos los involucrados en el presente proceso y sus respectivas descripciones son
mencionados a continuacin.

Stakeholders Descripcin
Gestin de Proyectos Proceso interno de la empresa IT-Pyme encargado de la realizacin de los
proyectos por parte de los jefes de proyecto asignados a la empresa IT-
Pyme.
4. Entradas del proceso:
En el siguiente recuadro se menciona la entrada que tendr el proceso, una breve descripcin
y el encargado de elaborar el mismo.

Entrada Descripcin Responsable

Necesidad de hacer las actividades consecuentes
Analista de
Necesidad de Gestionar una a una solicitud de cambio aprobada como el
Aseguramiento de
Solicitud de Cambio cambio de las actividades, entregables y detalles
Calidad
del proyecto.
5. Salidas del proceso:
En el siguiente recuadro se menciona la salida que tendr el proceso, su breve descripcin y
el encargado de elaborar el mismo.

Salida Descripcin Responsable

Se le informa al grupo del registro de su solicitud Analista de
Grupo informado del registro
de cambio y que todas las modificaciones que Aseguramiento de
de sus solicitud de cambio
implicaban ya fueron realizadas. Calidad

6. Caracterizacin:

119
# Entrada Actividad Salida Descripcin Responsable
El sub proceso comienza
Necesidad de con la necesidad de realizar Analista de
1 - Inicio Gestionar una la gestin correspondiente a Aseguramiento
Solicitud de Cambio una solicitud de cambio de Calidad
aprobada.
Necesidad de Recepcionar Se recepciona la solicitud de Analista de
Solicitud de cambio
2 Gestionar una solicitud de cambio aprobada de parte Aseguramiento
recepcionada
Solicitud de Cambio cambio aprobada de los jefes de proyecto. de Calidad
Se verifica si los entregables
Verificar Entregables de Analista de
Solicitud de cambio de los artefactos han
3 entregables de artefactos Aseguramiento
recepcionada cambiado, si se agregaron o
artefactos verificados de Calidad
quitaron
Verificar Es necesario Se verifica si es necesario
Analista de
Entregables de necesidad de actualizar el EDT actualizar el EDT con los
4 Aseguramiento
artefactos verificados actualizar informe No es necesario cambios que estn en la
de Calidad
de EDT actualizar el EDT solicitud.
Se actualiza el informe del
Analista de
Es necesario Actualizar Informe EDT EDT con las nuevas fechas
5 Aseguramiento
actualizar el EDT informe de EDT actualizado de presentacin de
de Calidad
entregables
No es necesario Se registra la solicitud de
Registrar Analista de
actualizar el EDT Solicitud de cambio cambio con la fecha,
6 solicitud de Aseguramiento
Informe EDT registrada aprobadores y los cambios
cambio de Calidad
actualizado que han sido aprobados.
Informar al grupo
Se informa al grupo que los Analista de
Solicitud de cambio del registro de la Grupo informado
7 cambios han sido Aseguramiento
registrada solicitud de del registro
registrados y realizados. de Calidad
cambio
El proceso termina con
Analista de
Grupo informado del informarle al grupo que los
8 Fin - Aseguramiento
registro cambios han sido
de Calidad
registrados

120
7. Diagrama del proceso:

Ilustracin 38: Proceso Gestin de Solicitudes de Cambio

4.1.7.6.4 Proceso de Segundo Nivel Gestin de Reportes

1. Declarativa:
Este proceso tiene por finalidad emitir los reportes de la empresa sobre la situacin de los
proyectos de acuerdo a las necesidades que planteen los solicitantes.

2. Roles:
Los roles de la empresa que intervienen en el presente proceso sern detallados en el
siguiente cuadro, en el cual se menciona el nombre del rol, su respectiva descripcin y el
rea funcional a la que pertenece.

121
 Rol Descripcin rea Funcional
Se encarga de definir las directrices de la empresa,
Gerente de Recursos y
as mismo se encarga de planificar e implementar IT-Pyme
Proyectos
nuevas mejoras en la organizacin.

3. Stakeholders:
Todos los involucrados en el presente proceso y sus respectivas descripciones son
mencionados a continuacin.

Stakeholders Descripcin
Comit El comit de proyectos est conformado por la directora y los coordinadores
de carreras pertenecientes a la de la EISC. Se encargan de supervisar y
evaluar el desempeo de los alumnos pertenecientes a los talleres de
proyectos.
Gerencia General Encargado de la gestin de todas las empresas virtuales y la interaccin
entre las mismas.
4. Entradas del proceso:
En el siguiente recuadro se menciona la entrada que tendr el proceso, una breve descripcin
y el encargado de elaborar el mismo.

Entrada Descripcin Responsable

Necesidad de realizar
reportes de acuerdo a las
solicitudes que se realicen
El comit o la Gerencia General pueden solicitar
Gerente de Recursos y
reportes del estado actual de los proyectos de la
Proyectos
empresa IT-Pyme.

5. Salidas del proceso:

En el siguiente recuadro se menciona la salida que tendr el proceso, su breve descripcin y
el encargado de elaborar el mismo.

Salida Descripcin Responsable

Una vez evaluada la necesidad, se emite el reporte
Gerente de Recursos y
Presentacin de reporte y se enva o presenta de acuerdo a quin lo ha
Proyectos
solicitado

6. Caracterizacin:

122
# Entrada Actividad Salida Descripcin Responsable
Necesidad El proceso comienza con la
de realizar reportes necesidad de realizar Gerente de
1 - Inicio de acuerdo a las reportes de estado de los Recursos y
solicitudes que se proyectos de la empresa IT- Proyectos
realicen Pyme.
Necesidad de realizar Solicitante comit
Se verifica el solicitante del Gerente de
reportes de acuerdo a Verificar
2 Solicitante Gerencia reporte de estado de Recursos y
las solicitudes que se solicitante
General proyectos. Proyectos
realicen
Se reciben los formatos por
Gerente de
Solicitante Gerencia parte de la Gerencia General
3 Recibir formatos Formatos recibidos Recursos y
General para llenarla con la
Proyectos
informacin que solicitan.
Se actualizan los formatos Gerente de
Actualizar Informacin
4 Formatos recibidos con la informacin de los Recursos y
informacin actualizada
proyectos de la empresa. Proyectos
Se envan los reportes por
Gerente de
Informacin correo a la Gerencia General
5 Enviar reportes Reportes enviados Recursos y
actualizada dentro del tiempo
Proyectos
establecido por ellos
Pasar a formato
Se pasan a formato Word los Gerente de
Word los Informes con el
6 Solicitante comit informes de seguimiento que Recursos y
informes de formato establecido
son propios de la empresa. Proyectos
seguimiento
Se realiza una tabulacin de
Gerente de
Informes con el Tabular Informacin la informacin para que sea
7 Recursos y
formato establecido informacin Tabulada entendible y presentable al
Proyectos
comit
Se agrega una resea por
proyecto que contiene el Gerente de
Agregar resea Reseas por
8 Informacin Tabulada tema, alcance, producto final Recursos y
por proyecto proyecto agregadas
y algn dato relevante Proyectos
adicional
Grficos e Se generan indicadores y Gerente de
Reseas por proyecto Generar grficos
9 indicadores grficos para presentar los Recursos y
agregadas e indicadores
generados resultados finales Proyectos
Se presenta el informe Gerente de
Grficos e indicadores Presentar Informe impreso
10 impreso al comit encargado Recursos y
generados informe impreso presentado
de la evaluacin Proyectos
Reportes enviados El proceso termina con el
Gerente de
envo de los informes a la
11 Informe impreso Fin - Recursos y
Gerencia General o la
presentado Proyectos
presentacin al comit

123
7. Diagrama del proceso:

Ilustracin 39: Proceso Gestin de Reportes

4.1.7.7 Proceso de Primer Nivel - Gestin de Cierre de Ciclo

1. Declarativa:
Este proceso tiene por finalidad elaborar la memoria de la empresa y la propuesta de la
cartera de proyectos de la empresa para el siguiente ciclo.

2. Roles:
Los roles de la empresa que intervienen en el presente proceso sern detallados en el
siguiente cuadro, en el cual se menciona el nombre del rol, su respectiva descripcin y el
rea funcional a la que pertenece.

124
 Rol Descripcin rea Funcional

Gerente de Recursos y Es el encargado de definir y gestionar los recursos

IT-Pyme
Proyectos humanos de la organizacin.

3. Stakeholders:
Todos los involucrados en el presente proceso y sus respectivas descripciones son
mencionados a continuacin.

Stakeholders Descripcin
Son aquellas personas quienes brindan los requerimientos para cada uno
Cliente
de los proyectos.
El comit de proyectos est conformado por la directora y los coordinadores
Comit de carreras pertenecientes a la EISC. Se encargan de supervisar y evaluar
el desempeo de los alumnos pertenecientes a los talleres de proyectos.
Son todos los proyectos de la empresa IT-Pyme y es necesario saber el
Gestin de Proyectos
alcance de cada uno para elaborar la memoria de la empresa a fin de ciclo.
La gerencia general es la encargada de la gestin de todas las empresas
Gerencia General virtuales, es la que ve que todas las empresas cumplan sus objetivos
planteados al inicio de ciclo.
Proceso interno de la empresa IT-Pyme encargado de realizar el control de
Gestin de Control de Proyectos los proyectos que estn en la empresa y verificar que cumplan con sus
objetivos.
4. Entradas del proceso:
En el siguiente recuadro se menciona la entrada que tendr el proceso, una breve descripcin
y el encargado de elaborar el mismo.

Entrada Descripcin Responsable

Necesidad Finalizar las Necesidad de realizar las actividades de cierre de Gerente de Recursos y
actividades de IT-Pyme ciclo de la empresa IT-Pyme Proyectos

5. Salidas del proceso:

En el siguiente recuadro se menciona la salida que tendr el proceso, su breve descripcin y
el encargado de elaborar el mismo.

Salida Descripcin Responsable

Se obtiene la memoria y propuesta para la cartera
Memoria y Cartera de Gerente de Recursos y
de proyectos para el siguiente ciclo a los cuales los
proyectos revisadas Proyectos
alumnos de TDP2 postularn.

6. Caracterizacin:

125
# Entrada Actividad Salida Descripcin Responsable
Se inicia el proceso con la
Necesidad Finalizar Gerente de
necesidad finalizar las
1 - Inicio las actividades de Recursos y
ltimas actividades de la
IT-Pyme Proyectos
empresa.
Necesidad de
elaborar Memoria
de IT-Pyme
Necesidad de
Necesidad Finalizar Evaluar Se evala la necesidad de Gerente de
Elaborar la
2 las actividades de IT- documentos los documentos finales a Recursos y
Propuesta de la
Pyme finales a realizar elaborar. Proyectos
Cartera de
Proyectos para
realizar el prximo
ciclo
Se realiza la memoria final
Necesidad de Elaborar Gerente de
Memoria enviada a de IT-Pyme con los
3 elaborar Memoria de Memoria de IT- Recursos y
la Gerencia general resultados conseguidos a lo
IT-Pyme Pyme Proyectos
largo del ciclo.
Memoria enviada a la Se verifica que los
Gerencia general Verificar correcta Memoria y Cartera documentos estn Gerente de
4 finalizacin de de proyectos correctamente terminados Recursos y
Propuesta de Cartera
documentos revisadas en formato y revisin de Proyectos
de Proyectos
contenido.
Necesidad de
Elaborar Se elabora una propuesta de
Elaborar la Propuesta
Propuesta de Propuesta de Cartera de Proyectos en Gerente de
de la Cartera de
5 Cartera de Cartera de base a propuestas de Recursos y
Proyectos para
Proyectos para Proyectos alumnos y clientes de IT- Proyectos
realizar
prximo ciclo Pyme.
el prximo ciclo
Gerente de
Memoria y Cartera de Se llena el formato de
6 Fin - Recursos y
proyectos revisadas solicitud de cambio.
Proyectos

126
7. Diagrama del proceso:

Ilustracin 40: Proceso Gestin de Cierre de Ciclo

4.1.7.7.1 Proceso de Segundo Nivel Elaboracin de Propuesta de Cartera de Proyectos

1. Declarativa:
Este proceso tiene por finalidad elaborar la propuesta de la cartera de proyectos de la empresa
para ser realizadas el siguiente ciclo.

2. Roles:
Los roles de la empresa que intervienen en el presente proceso sern detallados en el
siguiente cuadro, en el cual se menciona el nombre del rol, su respectiva descripcin y el
rea funcional a la que pertenece.

Rol Descripcin rea Funcional

Gerente de Recursos y Es el encargado de definir y gestionar los recursos

IT-Pyme
Proyectos humanos de la organizacin.

3. Stakeholders:

127
Todos los involucrados en el presente proceso y sus respectivas descripciones son
mencionados a continuacin.

Stakeholders Descripcin
Son aquellas personas quienes brindan los requerimientos para cada uno
Cliente
de los proyectos.
El comit de proyectos est conformado por la directora y los coordinadores
Comit de carreras pertenecientes a la EISC. Se encargan de supervisar y evaluar
el desempeo de los alumnos pertenecientes a los talleres de proyectos.
Son todos los proyectos de la empresa IT-Pyme y es necesario saber el
Gestin de Proyectos
alcance de cada uno para elaborar la memoria de la empresa a fin de ciclo.
4. Entradas del proceso:
En el siguiente recuadro se menciona la entrada que tendr el proceso, una breve descripcin
y el encargado de elaborar el mismo.

Entrada Descripcin Responsable

Necesidad de Elaborar
Necesidad de elaborar una propuesta de cartera de
propuesta de cartera de Gerente de Recursos y
proyectos para el prximo ciclo para los alumnos
proyectos para el prximo Proyectos
ingresantes a TP1.
ciclo
5. Salidas del proceso:
En el siguiente recuadro se menciona la salida que tendr el proceso, su breve descripcin y
el encargado de elaborar el mismo.

Salida Descripcin Responsable

Propuesta de cartera de proyectos evaluada y
Propuesta de Cartera de Gerente de Recursos y
aprobada por el comit y lista para presentarla a
Proyectos Proyectos
los alumnos de TDP2.

6. Caracterizacin:

128
# Entrada Actividad Salida Descripcin Responsable
Necesidad de Se inicia el subproceso con
Elaborar propuesta la Necesidad de elaborar Gerente de
1 - Inicio de cartera de una propuesta de cartera de Recursos y
proyectos para el proyectos que sern Proyectos
prximo ciclo realizados el siguiente ciclo.
Necesidad de Identificar
Lista de Clientes y Gerente de
Elaborar propuesta de clientes y Se identifica los alumnos de
2 alumnos a solicitar Recursos y
cartera de proyectos alumnos a TDP2 de IT-Pyme.
ideas Proyectos
para el prximo ciclo solicitar ideas
Se solicitan las ideas para
Lista de Clientes y Gerente de
Solicitar ideas de Solicitudes de ideas elaborar proyectos que
3 alumnos a solicitar Recursos y
tesis de tesis realizadas realizarn los alumnos TP1
ideas Proyectos
de IT-Pyme y a los Clientes.
Se juntan las ideas Gerente de
Solicitudes de ideas Recopilar ideas
4 Ideas de tesis propuestas por los alumnos Recursos y
de tesis realizadas de tesis
TDP2 y de los Clientes. Proyectos
Se priorizan las ideas segn
Gerente de
Lista de Ideas de viabilidad y afinidad con
5 Ideas de tesis Priorizar ideas Recursos y
tesis consolidadas misin y visin de la
Proyectos
empresa.
Elaborar Se elabora la propuesta de Gerente de
Lista de Ideas de tesis Ideas de tesis
6 propuesta de la cartera de proyectos en Recursos y
consolidadas priorizadas
proyectos base a las ideas priorizadas. Proyectos
Se enva la propuesta de la
Propuesta de cartera de proyectos al Gerente de
Ideas de tesis Enviar propuesta
7 cartera de comit para que se evale la Recursos y
priorizadas de proyectos
proyectos viabilidad y concordancia Proyectos
con la empresa IT-Pyme.
Se recibe del comit el
Recibir propuesta Propuesta de resultado de su evaluacin Gerente de
Propuesta de cartera
8 de proyectos cartera de de viabilidad y concordancia Recursos y
de proyectos
evaluada proyectos evaluada de la cartera de proyectos Proyectos
propuesta.
Actualizar Propuesta de
Propuesta de cartera Se actualiza la cartera de Gerente de
propuesta de cartera de
9 de proyectos proyecto con los proyectos Recursos y
cartera de proyectos
evaluada aprobados por el comit. Proyectos
proyectos actualizada
Cartera de
Propuesta de cartera Presentar cartera Se presentan los proyectos Gerente de
proyectos
10 de proyectos de proyectos a a los alumnos de TDP2 para Recursos y
presentada a
actualizada alumnos TDP2 que puedan postular a estos. Proyectos
alumnos TDP2
Cartera de proyectos Se finaliza con la cartera de Gerente de
11 presentada a alumnos Fin - proyectos presentada a Recursos y
TDP2 todos los alumnos de TDP2. Proyectos

129
7. Diagrama del proceso:

Ilustracin 41: Proceso Elaboracin de propuesta de cartera de proyectos

4.1.7.7.2 Proceso de Segundo Nivel Elaboracin de Memoria de la Empresa

1. Declarativa:
Este proceso tiene por finalidad elaborar y copiar las versiones finales de toda las evidencias,
entregables y documentos generados en la empresa en el repositorio de la UPC y con ellos
elaborar la memoria final de la empresa IT-Pyme a fin de verificar si se alcanzaron los
objetivos planificados en la Gestin Estratgica.

2. Roles:

130
Los roles de la empresa que intervienen en el presente proceso sern detallados en el
siguiente cuadro, en el cual se menciona el nombre del rol, su respectiva descripcin y el
rea funcional a la que pertenece.

Rol Descripcin rea Funcional

Gerente de Recursos y Es el encargado de definir y gestionar los recursos

IT-Pyme
Proyectos humanos de la organizacin.

3. Stakeholders:
Todos los involucrados en el presente proceso y sus respectivas descripciones son
mencionados a continuacin.

Stakeholders Descripcin
Proceso de la empresa IT-Pyme encargada de monitorear todos los
Gestin de Control de Proyectos proyectos que se encuentran en la empresa. Encargada del manejo del
repositorio de donde se obtendrn las versiones finales de los entregables.
Todos los proyectos que estn en la empresa IT-Pyme de los cuales se
Gestin de Proyectos obtienen indicadores para verificar que se hayan cumplido los objetivos
planteados en el proceso de Gestin Estratgica.
La gerencia general es la encargada de la gestin de todas las empresas
Gerencia General
virtuales y la que verifica que los objetivos se hayan cumplido.

4. Entradas del proceso:

En el siguiente recuadro se menciona la entrada que tendr el proceso, una breve descripcin
y el encargado de elaborar el mismo.

Entrada Descripcin Responsable

Necesidad de verificar la documentacin final a fin
Necesidad de elaborar de registrar las versiones finales en el repositorio Gerente de Recursos y
Memoria de IT-Pyme de la UPC y la elaboracin de la memoria final de Proyectos
la empresa IT-Pyme.
5. Salidas del proceso:
En el siguiente recuadro se menciona la salida que tendr el proceso, su breve descripcin y
el encargado de elaborar el mismo.

Salida Descripcin Responsable

Se realiza y se enva la Memoria de la empresa IT-
Memoria enviada a la Pyme a la gerencia general para que sea evaluada Gerente de Recursos y
Gerencia general e identificar puntos para mejorar en el siguiente Proyectos
ciclo.
6. Caracterizacin:

131
# Entrada Actividad Salida Descripcin Responsable
Se inicia el subproceso con
Necesidad de Gerente de
la necesidad de elaborar la
1 - Inicio elaborar Memoria Recursos y
Memoria de la empresa IT-
de IT-Pyme Proyectos
Pyme.
Versiones finales de Se copia las versiones
documentos y finales del repositorio de IT-
Necesidad de Copiar versiones Gerente de
entregables de IT- Pyme y documentos
2 elaborar Memoria de finales a Recursos y
Pyme copiados al elaborados de gestin,
IT-Pyme repositorio UPC Proyectos
repositorio de la seguimiento e indicadores al
UPC repositorio oficial de la UPC.
Verificar los resultados
Versiones finales de medidos con los indicadores
Consultar
documentos y Resultados de para ser considerados en la Gerente de
resultado de
3 entregables de IT- indicadores finales memoria de la empresa y Recursos y
Indicadores
Pyme copiados al obtenidos comparar si se cumplieron Proyectos
finales
repositorio de la UPC los objetivos planteados
para la empresa.
Se elabora la memoria de la
Resultados de Elaborar Gerente de
Memoria de la empresa tomando en cuenta
4 indicadores finales Memoria de la Recursos y
empresa IT-Pyme los indicadores antes
obtenidos empresa Proyectos
mencionados.
Se enva la memoria de la
Enviar Memoria Gerente de
Memoria de la Memoria enviada a empresa IT-Pyme a la
5 de IT-Pyme a la Recursos y
empresa IT-Pyme la Gerencia General Gerencia General para su
Gerencia General Proyectos
evaluacin.
Se finaliza el subproceso Gerente de
Memoria enviada a la
6 Fin - con la memoria enviada a la Recursos y
Gerencia General
Gerencia General. Proyectos

132
7. Diagrama del proceso:

Ilustracin 42: Proceso Elaboracin de Memoria de la Empresa

4.2 Propuesta de Sistema de Gestin de Calidad

4.2.1 Manual de Calidad de la Organizacin

4.2.1.1 Introduccin
La empresa virtual IT-Pyme se dedica al desarrollo de proyectos de consultora de TI, los
cuales tienen como principales clientes a empresas denominadas como Pymes. Estos
proyectos son desarrollados por los alumnos de las carreras de Ingeniera de Software e
Ingeniera de Sistemas de Informacin pertenecientes a la Escuela de Ingeniera de Sistemas
y Computacin de la UPC. Por esta razn, en busca de garantizar la satisfaccin de nuestros
clientes y profesores con respecto a cada uno de los proyectos, es necesario establecer un

133
modelo de Sistema de Gestin de Calidad para el seguimiento y medicin de cada uno de
estos.

El manual explica la propuesta de Sistema de Gestin de Calidad, detalla las

responsabilidades y relaciones del personal perteneciente a IT-Pyme. Este est dividido en
siete secciones que estn relacionadas con los requisitos 1, 2, 3,4, 5, 8 de la Norma ISO
9001:2008.

Cada una de las secciones inicia con una declaracin que define las obligaciones de la
empresa virtual IT-Pyme de implementar y satisfacer los requisitos bsicos de la Norma a la
que se hace mencin. Adems de ello, luego de cada declaracin se aade informacin
especfica relacionada a los procedimientos que describen los mtodos usados para
implementar estos requerimientos.

La utilizacin de este manual es de carcter interno y est orientado a todos los integrantes
de la empresa virtual, los cuales deben cumplir con los requerimientos de la Norma, as como
con los procesos, procedimientos y normatividad, por este motivo, el desafo es asegurar la
mejora continua en cuanto a la gestin de cada proyecto interno.

4.2.1.2 Alcance
1. Generalidades:
El manual de calidad contiene las polticas, alcance, procedimientos, objetivos, indicadores
y requisitos del Sistema de Gestin de Calidad de IT-Pyme. Est definido de tal manera que
cumpla con los requisitos antes definidos de la Norma ISO 9001:2008 y con los objetivos de
la organizacin, el cual est conformado por:

- Alinear los procesos crticos de la empresa a la norma ISO 9001;

- Administrar el desempeo de los recursos humanos de la empresa;

- Asegurar el cumplimiento del 100% de los objetivos de los proyecto.

El propsito del Manual es desarrollar los procedimientos, formatos, polticas y estructura

del control de proyectos en toda la organizacin del sistema de gestin de calidad. Estas
herramientas son indispensables para lograr la mejora en la gestin de los proyectos de tesis
y competir con xito en nuestro entorno. As mismo estas herramientas nos ayudarn a:

134
 - Establecer una cultura de trabajo con base en la mejora continua;

- Realizar un trabajo administrativo eficaz y eficiente;

- Tener una alta disciplina en el uso de la documentacin de gestin de proyectos.

Para asegurar el alcance de sus objetivos, la organizacin tendr las siguientes atribuciones:

- Realizar capacitaciones a los jefes proyectos en cuanto a la metodologa de gestin

de proyectos.

- Establecer un cronograma general al inicio de cada ciclo acadmico.

- Entablar una comunicacin efectiva con todos los involucrados en gestin y

desarrollo de los proyectos.

2. Enfoque basado en procesos:

La empresa virtual IT-Pyme busca desarrollar, implementar y mejorar continuamente la
eficacia y eficiencia del SGC, lo cual permita cumplir con las expectativas de todos los
usuarios y lograr su satisfaccin.

Para alcanzar esta meta, la Gerencia General de la empresa, establece y gestiona numerosas
actividades relacionadas entre s, tales como el proceso de Gestin Estratgica para
establecer los planes de gestin a llevar a cabo para cada periodo acadmico; la Gestin de
Recursos Humanos, la Gestin de Servicios Externos, la Gestin de Proyectos, la Gestin
de Control de Proyectos, y Gestin de Cierre de Ciclo. Todo esto para el apoyo de cada uno
de los proyectos desde su inicio hasta la culminacin exitosa de cada uno de ellos.

El propsito del sistema de gestin de calidad es:

- Identificar y entender los vnculos existentes entre cada los procesos.

- Entender y cumplir con los requisitos de cada actividad.

- Mejorar la eficiencia y eficacia de los procesos.

- Medir objetivamente la mejora continua de los procesos.

135
El enfoque en procesos utilizado por la empresa est basado en el siguiente modelo:

Ilustracin 43: Mejora continua del SGC

Elaboracin: Fuente propia

3. Aplicacin
La empresa, ha concluido que los requisitos son aplicables a los procesos de la organizacin,
los cuales se define en el alcance del SGC, como:

Aseguramiento del proceso de Gestin de Control de Proyecto, as como, el diseo y

desarrollo de planes para la Gestin de Proyectos dentro de IT-Pyme que dan valor agregado
a la empresa.

Por lo anterior, IT-Pyme, ha determinado que los requisitos establecidos en las secciones 6,
7 de la Norma y por lo tanto son documentados como exclusiones de nuestro SGC.

4.2.1.3 Referencias Normativas

Referencias del Sistema de Gestin de Calidad:

Para la implementacin del SGC de la empresa IT-Pyme, se usan como referencia los
siguientes documentos:

136
 - Definiciones de procesos

- Memoria de la empresa

- Norma ISO 9001:2008

El gerente de recursos y proyectos de la empresa IT-Pyme, es el responsable de definir y

asegurar que la poltica y los objetivos sean comprendidos, implementados y que se
mantengan en todos los niveles de la empresa, as mismo se encarga de identificar y
proporcionar los recursos necesarios para las actividades relacionadas con la gestin del
SGC.

El asistente de gerencia, es el responsable de las revisiones y actualizaciones a este Manual,

en coordinacin con el gerente de recursos y proyectos, los cuales se encargaran de realizar
los cambios al momento de implementar alguna modificacin a la poltica y objetivos de
calidad, resultados de revisiones del comit de proyectos o cambios a documentos.
Finalmente, el controlador de documentos, rol tomado por el asistente de gerencia, ser el
responsable de registrar los cambios que se efecten a este Manual.

4.2.1.4 Trminos y Definiciones del SGC

1. Trminos:
- Auditora: Proceso sistemtico, independiente y documentado para la obtencin de
evidencias y posteriormente evaluarlas de manera objetiva con el fin de realizar un
anlisis de brechas con respecto a los criterios de la auditoria.

- Cliente: Organizacin o persona que recibe la solucin final. Este puede ser en
muchos casos el rol de un profesor perteneciente a la UPC

- Conformidad: Cumplimiento de un requisito.

- Calidad: Cumplimiento con las expectativas de los clientes y los dems interesados
del proyecto.

- Producto: Resultado de final de la ejecucin de un proyecto,

- Proceso: Conjunto de actividades relacionadas, que transforman elementos de

entrada en resultados.

137
 - Proveedor: Empresas externas dentro de la mbito de la escuela de ingeniera de
sistemas y computacin de la UPC.

- Sistema de Gestin de Calidad (SGC): Sistema de gestin para dirigir y controlar una
organizacin desde el punto de vista de la calidad.

2. Definiciones:
El proceso de Gestin de Control de Proyectos, es el resultado de una iniciativa para el mejor
seguimiento del desempeo de cada uno de los proyectos. Este proceso busca determinar en
nmeros concretos el desempeo de cada uno de los alumnos pertenecientes a la empresa.
Adems de ello busca de un salto de mejora en cuanto a gestin interna de proyecto por cada
uno de los alumnos.

- Capacitacin: Accin o acciones que buscan informar y adiestrar a los alumnos en la

gestin de sus proyectos. Esta es llevada a cabo por la gerencia de la empresa.

- Documentacin de proyectos: Documentos creados para la gestin de los proyectos.

Estos estn basados en el PMBOK.

4.2.1.4 Sistema de Gestin de Calidad

1. Requisitos generales
La empresa IT-Pyme ha establecido, documentos e implementar un SGC de acuerdo a los
requisitos de la Norma ISO 9001:2008, los objetivos de calidad, los resultados de las
auditoras internas, los indicadores, las acciones correctivas, preventivas son algunas de las
tcnicas y herramientas que la organizacin usar para medir la satisfaccin de los
involucrados.

El personal de IT-Pyme y la gerencia general de la empresa, debern identificar el proceso,

los procedimientos, la secuencia y la interrelacin entre ellos. As mismo, la gerencia general
deber poner a disposicin los recursos y la informacin necesaria para la efectiva operacin
y control de estos procesos.

Es responsabilidad gerencia general es la de supervisar, medir y analizar cada procedimiento,

con el fin de que se encaminen al proceso de Gestin de Control de Proyectos y alcanzar los
resultados planificados.

138
Es responsabilidad del gerente de recursos y proyectos, y el asistente es el de coordinar el
SGC, as como de realizar las revisiones y actualizaciones a este manual, o bien
modificaciones a la poltica y objetivos de calidad, adems de ello, deben contar con los
resultados de los indicadores.

El asistente de gerencia, es el responsable de registrar los cambios que se efecten a este

manual.

La implementacin de acciones necesarias para lograr los resultados planificados y la mejora

continua del proceso de Gestin de Control de Proyectos se detallan en el apartado
Responsabilidad de la Direccin.

El seguimiento, la medicin y el anlisis del proceso de Gestin de Control de Proyectos se

determinan en el apartado Medicin, Anlisis y Mejora.

2. Requisitos de la documentacin
Generalidades:

El SGC de la empresa IT-Pyme, ha sido documentado y es mantenido eficazmente para

asegurar los controles suficientes de nuestro sistema y la conformidad a los requisitos de la
norma ISO 9001:2008.

La documentacin incluye:

- Poltica de Calidad

- Objetivos de Calidad

- Manual de Calidad

- Arquitectura de Procesos

Manual de calidad:

El Manual de la Calidad ha sido por la Gerencia General de IT-Pyme. Este describe a detalle
el SGC de la empresa.

139
El alcance y las exclusiones aceptables del SGC estn descritas en la seccin Alcance de
este manual. Cada una de las secciones hace referencia a los procedimientos documentados
del Sistema relacionados con los requisitos delineados en la seccin Alcance

Control de documentos y registros:

Todos los documentos y registros del SGC de la empresa IT-Pyme son controlados de
acuerdo con el procedimiento establecido dentro del proceso de Gestin de Repositorio. Este
procedimiento define el proceso para:

- Revisar y actualizar segn la necesidad y re-aprobar los documentos y entregables

de proyectos.

- Garantizar que se identifiquen los cambios y el estado actual de revisin de los

documentos.

- Asegurar que las versiones pertinentes de los documentos apropiados se encuentren

disponibles en los puntos de uso.

- Evitar el uso indebido de documentos obsoletos e identificarlos adecuadamente si se

conservan con algn fin.

- Garantizar que los registros de calidad permanezcan legibles, fcilmente

identificables y disponibles.

El procedimiento determina los controles necesarios para asegurar que los documentos del
SGC estn identificados, almacenados, vigentes, actualizados y disponibles para su uso.

Lista de documentos y registros

A continuacin se muestra una tabla con documentos vlidos en la organizacin para el

proceso de Gestin de Control de Proyectos.

reas
Procedimiento Documentos
Responsables
Control de documentos y - Informe de Seguimiento EDT
Gerencia General registros - Informe de Seguimiento de Reuniones
IT-Pyme
Elaboracin de plantillas - Dinmica de gestin de proyectos
- Project Charter
Elaboracin de planes de - Plan de Gestin de Alcance
Proyectos
gestin - Registro de Interesados
- Plan de Gestin de RRHH

140
 - Plan de Gestin de Comunicaciones
- Plan de Gestin de Riesgos
- Matriz de Riesgos
- Matriz de Trazabilidad
- Matriz RAM
- Plan de Gestin del Cronograma
- Cronograma del Proyecto
- Diccionario EDT
- Plan de Gestin de Calidad
- Actas de Reunin
- Solicitudes de Cambio
- Lecciones Aprendidas
- Acta de Cierre y Aceptacin
Tabla 14: Lista de Documentacin

Elaboracin: Fuente propia

4.2.1.5 Responsabilidad de la Direccin

4.2.1.5.1 Responsabilidad
La Gerencia General de IT-Pyme se encuentra activamente comprometida con la
implementacin del SGC y ha definido la visin y la direccin estratgica para el crecimiento
de dicho sistema estableciendo los objetivos de calidad y la poltica de calidad. Por tanto
esta rea est encargada de:

- Comunicar a los integrantes de la empresa la importancia de satisfacer los requisitos

del comit.

- Establecer los objetivos de calidad.

- Revisar la Poltica de Calidad para determinar la validez de esta.

- Identificar las oportunidades de mejora y los cambios necesarios.

4.2.1.5.2 Poltica de Calidad

La Poltica de Calidad es el propsito de la empresa IT-Pyme, expresa las metas y las
aspiraciones que deben ser alcanzadas, adems, sta determina el alcance necesario para
establecer los objetivos especficos de calidad.

Poltica de Calidad

Asegurar la calidad en la gestin de proyectos, con tica y valores sustentables que permitan
el xito sostenido en la generacin de soluciones, mediante el uso adecuado del estndar
PMBOK.
141
La Poltica de Calidad ser comunicada a todos los integrantes de la empresa y estar
incluida capacitacin para la gestin de proyectos. Adems de ello, ser publicada en la
pgina oficial de la empresa.

sta ser revisada cada vez que se necesite, de acuerdo a los siguientes criterios:

- Modificacin del alcance del sistema de gestin de calidad.

- Modificacin a objetivos de calidad.

- Modificacin de procesos de productos y servicios.

- Mejora continua.

4.2.1.5.3 Planificacin

Objetivos de calidad:

Los objetivos de calidad son establecidos y aprobados por la Gerencia General de IT-Pyme
dentro de la empresa, estos se desarrollaron en funcin de la poltica de calidad.

La Gerencia General de IT-Pyme revisa cada objetivo de calidad contra metas de

rendimiento, los indicadores establecido y comunica el progreso a las partes interesadas.

Los objetivos de calidad son:

- Implementar el proceso de Gestin de Control de proyectos a un 100%.

- Realizar capacitaciones a todos los jefes de proyecto en cuanto a la gestin de sus

proyectos

- Disear, gestionar e implementar planes para el crecimiento de la empresa y

alineados a la mejora de los procesos internos.

- Planear, evaluar y dar seguimiento a los procesos de Gestin de Control de Proyectos

y Gestin de Proyectos.

- Promover una cultura de calidad al interior de la organizacin y asegurar la

satisfaccin de todos los involucrados.

Planificacin del Sistema de Gestin de Calidad:

142
 Gerente General

Gerente de Recursos y
Proyectos

Asistente de Gerencia

Analista de
Jefe de Proyecto Aseguramiento de la
Calidad

Ingeniero de Procesos

El sistema de calidad ha sido planificado y ser implementado para satisfacer nuestros

objetivos de calidad y los requisitos de la clusula 4.1 de la Norma ISO 9001:2008. La
planificacin de calidad se define en la medida en que se planifican y se implementan
cambios que afectan el SGC.

El gerente de recursos y proyectos es responsable de asegurar que el SGC se implemente de

manera eficaz y la Gerencia General es la responsable de asegurar que la integridad del
sistema sea mantenida cuando se planean e implementan cambios que afecten a la calidad.

4.2.1.5.4 Responsabilidad, Autoridad y Comunicacin

1. Responsabilidad y autoridad
La Gerencia General de IT-Pyme asegura las responsabilidades y autoridades, definindolas
y comunicndolas en todos los niveles de la organizacin, stas se encuentran definidas en
la memoria de la empresa.

En este documento, se han establecido organigramas para mostrar los roles dentro de la
organizacin. A continuacin se muestra el organigrama.

Ilustracin 44: Organigrama IT-Pyme

143
2. Representante de la direccin:
La Gerencia General de IT-Pyme, designar al gerente de recursos y proyectos como el
principal gestor del SGC, a fin de garantizar la aplicacin de este. Adems de ello contar
con las siguientes competencias:

- Garantizar que todos los procesos necesarios para el SGC han sido establecidos,
implementados y mantenidos;

- Implementar acciones de mejora;

- Lograr una efectiva comunicacin e integracin de todos los integrantes de la

organizacin;

- Dar seguimiento a los procesos en funcin a los indicadores establecidos;

- Informar al comit sobre el desempeo de la organizacin en funcin al SGC.

Asegurar de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos en todos los integrantes
de la organizacin.

3. Comunicacin interna:
El proceso de comunicacin interna comunica la efectividad del SGC a todos los integrantes
de la organizacin, los mtodos definidos para la comunicacin interna incluyen, pero no se
limitan a:

- Las reuniones entre la Gerencia General de IT-Pyme;

- El uso de la pgina web de la organizacin;

- Correos y documentos compartidos en la herramienta Drive.

De esta manera se asegura que exista una comunicacin horizontal y vertical dentro de la
organizacin.

4.2.1.6 Medicin, Anlisis y Mejora

4.2.1.6.1 Generalidades
La empresa IT-Pyme ha definido un proceso para recopilar la informacin apropiada, la cual
debe usarse para asegurar la eficacia del proceso de Gestin de Control de Proyectos.
144
El gerente de recursos y proyectos planifica e implementa los procesos de seguimiento,
medicin, anlisis y mejora a travs de la determinacin de indicadores de procesos para:

- Demostrar la conformidad del proceso Gestin de Proyectos, a fin de asegurar un

correcto input para la medicin y seguimiento de este.

- Mejorar continuamente la efectividad del SGC.

Esto abarca la definicin de los mtodos aplicables, teniendo en cuenta tcnicas estadsticas
como grficas de barras y lneas de tendencia para presentar resultados de indicadores y
adems de ello mtodos estadsticos para la toma de decisiones como lo son los porcentajes.

4.2.1.6.2 Anlisis de los Datos

La Gerencia General de IT-Pyme recopila y analiza los datos apropiados para evaluar el SGC
con el fin de demostrar que dicho sistema sea adecuado y efectivo en el satisfacer los
requisitos de la Norma. Estos, analizan la informacin con el fin de identificar oportunidades
de mejora y asignar tareas y acciones preventivas y correctivas en la medida en que sean
necesarias.

El anlisis de la informacin proporciona resultados relacionados con:

- La conformidad con los requisitos del proceso

- Las caractersticas y tendencias del proceso, incluyendo las oportunidades para llevar
a cabo acciones preventivas

4.2.1.6.3 Mejora
1. Mejora continua:
La Gerencia General de IT-Pyme mejora continuamente la eficacia del SGC mediante el uso
de la poltica de calidad, los objetivos de calidad, los resultados de auditora, el anlisis de
los datos, las acciones correctivas y preventivas.

Estas mejoras se ven materializadas en los resultados de las acciones tomadas por:

- Anlisis de las evaluaciones de los proyectos,

- Anlisis de debilidades y sugerencias de los involucrados con la organizacin.

145
2. Acciones correctivas:
La empresa IT-Pyme emprende acciones correctivas para mejorar el desempeo de la gestin
de los proyectos, con el fin de evitar la recurrencia de problemas similares.

El procedimiento para las acciones de mejora, define los requisitos para:

- Determinar las causas de la una mala gestin de proyectos.

- Evaluar la necesidad de acciones para garantizar una buena planificacin de

proyectos.

- Determinar e implementar las acciones necesarias.

- Revisar la eficacia de las acciones correctivas emprendidas.

3. Acciones preventivas:
Cuando la Gerencia General de IT-Pyme identifica una o algunos problemas potenciales, se
definen y se implementan una o varias acciones preventivas para eliminar las causas
potenciales con el fin de evitar la materializacin de estos problemas. Las acciones
preventivas son adecuadas a los efectos de los problemas potenciales.

El procedimiento de acciones de mejora define los requisitos para:

- Determinar los no problemas potenciales y sus causas.

- Evaluar la necesidad de una accin para prevenir que se materialice algn riesgo.

- Determinar e implementar las acciones necesarias.

- Revisar la eficacia de las acciones preventivas implementadas.

4.2.1.7 Concordancia con la Norma Internacional

Este manual de Gestin de Calidad, toma como base la Norma ISO 9001:2008 Quality
Management SystemsRequirements, adems de:

- Memoria de la empresa

- Arquitectura de negocios de la empresa

- Fundamentos y Vocabulario del SGC. Norma ISO 9000:2005

146
 - Requisitos del SGC. Norma ISO 9001:2008

4.2.2 Plantillas para la Gestin de Proyectos

4.2.2.1 Dinmica de Gestin de Proyectos

La empresa IT-Pyme ha definido la dependencia entre los diversos documentos de gestin
de proyectos. Estos documentos deben ser debidamente administrados a fin de obtener una
fuente fiable para la medicin de los indicadores de proceso de Gestin de Control de

Proyectos. A continuacin se muestra una grfica con esta informacin:

Ilustracin 45: Documentacin de Gestin de Proyectos

Adems de ello se lista cada una de las plantillas desarrolladas para estos documentos, estas
se encuentran como anexos de esta memoria.

- Plantilla de Registro de Interesados: Vase Anexo 7 - Plantilla de Registro de

Interesados.

- Plantilla de Plan de Gestin de RRHH: Vase Anexo 8 - Plantilla de Plan de Gestin

de RRHH.

147
 - Plantilla de Plan de Gestin de Comunicaciones: Vase Anexo 9 - Plantilla de Plan
de Gestin de Comunicaciones.

- Plantilla de Plan de Gestin de Riesgos: Vase Anexo 10 - Plantilla de Plan de

Gestin de Riesgos.

- Plantilla de Matriz de Riesgos: Vase Anexo 11 - Plantilla de Matriz de Riesgos.

- Plantilla de Plan de Gestin de Alcance: Vase Anexo 12 - Plantilla de Plan de

Gestin de Alcance.

- Plantilla de Matriz RAM: Vase Anexo 13 - Plantilla de Matriz RAM.

- Plantilla de Matriz de Trazabilidad: Vase Anexo 14 - Plantilla de Matriz de

Trazabilidad.

- Plantilla de Plan de Gestin de Cronograma: Vase Anexo 15 - Plantilla de Plan de

Gestin de Cronograma.

- Plantilla de Cronograma de Proyecto: Vase Anexo 16 - Plantilla de Cronograma de

Proyecto.

- Plantilla de Diccionario EDT: Vase Anexo 17 - Plantilla de Diccionario EDT

- Plantilla de Plan Gestin de Calidad: Vase Anexo 18 - Plantilla de Plan Gestin de

Calidad.

- Plantilla de Solicitud de Cambios: Vase Anexo 19 - Plantilla de Solicitud de

Cambios.

- Plantilla de Lecciones Aprendidas: Vase Anexo 20 - Plantilla de Lecciones

Aprendidas.

4.2.3 Plantillas para el Control de Proyectos

Adems de las plantillas para la gestin de proyectos, se han definido 2 plantillas para la
presentacin de informes acerca de esta. Estos informes cuentan con informacin primordial
definir el estado de cada uno de los proyectos.

148
 - Plantilla de Seguimiento de Reuniones: Vase Anexo 21 - Plantilla de Seguimiento
de Reuniones.

- Plantilla de Seguimiento de EDT: Vase Anexo 22 - Plantilla de Seguimiento de

EDT.

Finalmente, se ha definido un formato de informe parcial en funcin a los entregables por

proyecto.

- Plantilla de Informe de Proyectos: Vase Anexo 23 - Plantilla de Informe de

Proyectos.

4.2.4 Indicadores 4e Gestin

Cada una de los plantillas nos sirve como input para medir los siguientes indicadores.

4.2.4.1 Ficha de Indicador Avance de Proyecto

1. Objetivo del indicador:

Establecer el avance real de un proyecto a una fecha determinada en funcin a los entregables
planificados.

2. Frmula de clculo:

= 100%

3. Caractersticas del indicador:

Semforo:
VERDE >95%
AMARILLO [80% - 95%]
ROJO <80%

4. Responsable de gestin:

Jefe de Proyecto

5. Punto de lectura e instrumento:

149
 Punto de lectura: Proceso de Gestin de Control de Proyectos

Instrumento: Documento EDT y Seguimiento EDT

6. Medicin y reporte:
Frecuencia de Medicin: Quincenal (Fsico)
Reporte: Mensualmente (Fsico)
Responsable: Asistente de Gerencia
7. Usuarios:

Gerencia IT-Pyme

8. Relaciones causa/efecto:

Avance de Proyecto

4.2.4.2 Ficha de Indicador Cantidad de Solicitudes de Cambio por Semana

1. Objetivo del indicador:

Establecer la media semanal de las solicitudes de cambio para una mejor gestin del alcance
de los proyectos.

2. Frmula de clculo:

3. Caractersticas del indicador:

Semforo:
VERDE 0
AMARILLO [1 - 3]
ROJO >3

4. Responsable de gestin:

150
 Jefe de Proyecto

5. Punto de lectura e instrumento:

Punto de lectura: Proceso de Gestin de Control de Proyectos

Instrumento: Solicitud de Cambio y Seguimiento EDT

6. Medicin y reporte:

Frecuencia de Medicin: Semanal (Fsico)

Reporte: Mensualmente (Fsico)
Responsable: Asistente de Gerencia
7. Usuarios:

Gerencia IT-Pyme

8. Relaciones causa/efecto:

Cantidad de solicitudes
de cambio por semana

4.2.4.3 Ficha de Indicador Porcentaje de Reuniones Efectivas

1. Objetivo del indicador:

Establecer el la cantidad de reuniones que estn alineadas a los objetivos semanales del
proyecto.

2. Frmula de clculo:

= 100%

3. Caractersticas del indicador:

151
 Semforo:
VERDE >95%
AMARILLO [80% - 95%]
ROJO <80%

4. Responsable de gestin:

Jefe de Proyecto

5. Punto de lectura e instrumento:

Punto de lectura: Proceso de Gestin de Control de Proyectos

Instrumento: Acta de reunin, Documento EDT, Seguimiento de reuniones

6. Medicin y reporte:

Frecuencia de Medicin: Quincenal (Fsico)

Reporte: Mensualmente (Fsico)
Responsable: Asistente de Gerencia
7. Usuarios:

Gerencia IT-Pyme

8. Relaciones causa/efecto:

Porcentaje de reuniones
efectivas

4.2.4.4 Ficha de Indicador Porcentaje de Cumplimiento con QS

1. Objetivo del indicador:

Establecer el nivel de cumplimiento con respecto al envo de artefactos hacia QS

2. Frmula de clculo:

152

= 100%

3. Caractersticas del indicador:

Semforo:
VERDE >95%
AMARILLO [80% - 95%]
ROJO <80%

4. Responsable de gestin:

Jefe de Proyecto

5. Punto de lectura e instrumento:

Punto de lectura: Proceso de Gestin de Control de Proyectos

Instrumento: Cronograma del proyecto, Informacin de QS

6. Medicin y reporte:

Frecuencia de Medicin: Quincenal (Fsico)

Reporte: Mensualmente (Fsico)
Responsable: Asistente de Gerencia
7. Usuarios:

Gerencia IT-Pyme

8. Relaciones causa/efecto:

Porcentaje de
cumplimiento con QS

153
4.2.5 Plan de Implementacin
Para la implementacin del modelo el prximo ao se estableci la siguiente ruta:

Gestin de Control de
Proyectos
Marzo 2015-I
Gestin de Servicios (Semana 2)
Externos Duracin 14
Marzo 2015-I Semanas
Gestin de Proyectos (Semana 1)
Marzo 2015-I Duracin 14
(Semana 1) Semanas
Duracin: 14
Semanas

En primer lugar, para la primera fase se desarrollar la implementacin de los nuevos

procesos y estndares para la gestin de proyectos de la organizacin. Esta fase implica la
capacitacin en los procesos y el uso de las nuevas plantillas de gestin de proyectos. Una
vez culminada esta fase, se tendr una fuente de informacin similar en cada proyecto.

En segundo lugar, para la segunda fase se desarrollar la implementacin de los nuevos

controles para la gestin de servicios externos, a fin de asegurar la distribucin de trabajo a
lo largo de todo el ciclo.

Finalmente, se implementar el proceso de gestin de control de proyectos, el cual nos

servir para realizar la medicin de desempeo de cada proyecto dentro de la organizacin
y posteriormente sacar los indicadores de gestin.

Una vez descritas cada una estas fases se desarroll el siguiente plan de trabajo para el ciclo
2015-I.

- Vase Anexo 28: Plan de Trabajo IT-Pyme 2015-I

154
CAPTULO 5 : ANLISIS DE LA CARTERA DE PROYECTOS

En este captulo se lista cada uno de los proyectos gestionados dentro de la empresa para
la gestin 2014. Adems de esto, se describe a grandes rasgos el desempeo de cada uno de
estos.

155
 Captulo 5: Anlisis de la Cartera de Proyectos

5.1 Cartera de Proyectos 2014-I

Para este periodo se llevaron a cabo nueve proyectos, de los cuales 3 eran correspondientes
a los TP2. Estos proyectos fueron culminados con xito al final de este periodo.

Tabla 15: Cartera de Proyectos 2014-I

Carrera Cdigo Proyecto Metodologa Cliente

Ing. de Desarrollo de la versin gil de la herramienta 29110-
PD01 SCRUM Luis Garca
Software in-a-box para implementar la norma ISO/IEC 29110
Propuesta de un modelo de Sistema de Gestin de la
Ing. de
PI02 Seguridad de la Informacin en una PYME, basado en PDCA Luis Garca
Sistemas
la norma ISO/IEC 27001
Ing. de Diseo de una Arquitectura de aplicaciones para la Jessica
PM15 EUP
Sistemas pequea minera: Gestin Legal Echenique
Ing. de Diseo de una Arquitectura de aplicaciones para la Jessica
PM16 EUP
Sistemas pequea minera: Gestin Social Echenique
Ing. de Diseo de una Arquitectura de aplicaciones para la Jessica
PM17 EUP
Sistemas pequea minera: Gestin de Impacto Ambiental Echenique
Ing. de Diseo de una Arquitectura de aplicaciones para la Jessica
PM18 EUP
Sistemas pequea minera: Gestin de Proyectos Echenique
Modelo de implementacin de Business Intelligence
Ing. de
PS01 basado en SAP HANA para la toma de decisiones en ASAP Juan Valdivia
Sistemas
empresas de retail
Evaluacin de metodologas de implementacin de
Ing. de
PS02 proyectos SAP CRM para una solucin de rpido SAP RDS Juan Valdivia
Sistemas
despliegue en una empresa peruana
Propuesta de marco de trabajo en base a Design
Ing. de Design
PS03 Thinking para la mejora continua en empresas del Juan Valdivia
Sistemas Thinking
sector retail

156
 5.2 Cartera de Proyectos 2014-II
Para el ciclo 2014-II, se continu con seis proyectos, y se aadieron tres proyectos
correspondientes al nuevo rubro de la empresa.

Tabla 16: Cartera de Proyectos 2014-II

Carrera Cdigo Proyecto Metodologa Cliente

Ing. de Desarrollo de la versin gil de la herramienta 29110-
PD01 SCRUM Luis Garca
Software in-a-box para implementar la norma ISO/IEC 29110
Propuesta de un modelo de Sistema de Gestin de la
Ing. de
PI02 Seguridad de la Informacin en una PYME, basado en PDCA Luis Garca
Sistemas
la norma ISO/IEC 27001
Ing. de Diseo de una Arquitectura de aplicaciones para la Jessica
PM18 EUP
Sistemas pequea minera: Gestin de Proyectos Echenique
Modelo de implementacin de Business Intelligence
Ing. de
PS01 basado en SAP HANA para la toma de decisiones en ASAP Juan Valdivia
Sistemas
empresas de retail
Evaluacin de metodologas de implementacin de
Ing. de
PS02 proyectos SAP CRM para una solucin de rpido SAP RDS Juan Valdivia
Sistemas
despliegue en una empresa peruana
Propuesta de marco de trabajo en base a Design
Ing. de Design
PS03 Thinking para la mejora continua en empresas del Juan Valdivia
Sistemas Thinking
sector retail
Ing. de Diseo e implementacin de la arquitectura de
PD01 SCRUM Luis Garca
Software software Yilaa
Ing. de
PA01 Anlisis y diseo de arquitectura de negocios de Cercil EUP Juan Valdivia
Sistemas
Diseo de las directrices para la auditora de sistemas
Ing. de
PI03 de gestin en instituciones educativas basado en la PDCA Juan Valdivia
Sistemas
ISO 19011:2011

157
CAPTULO 6 : GESTIN DEL PROYECTO

En el presente captulo se describen los planes de gestin llevados a cabo durante la gestin
2014, tanto a nivel de proyecto como a nivel de organizacin. Para el proyecto, incluye la
resea del producto as como el desarrollo de los planes de gestin. Para la organizacin,
describe el desarrollo del plan de la organizacin y el anlisis de logros de esta.

158
Captulo 6: Gestin del Proyecto

6.1 Producto Final

Un Sistema de Gestin de la Calidad (en adelante SGC) es una estructura integral de trabajo
para dirigir y controlar una organizacin desde el enfoque de la calidad. 1Este sistema est
conformado por las polticas de calidad, los objetivos de calidad, la estructura
organizacional, los procesos, los recursos y la documentacin de la organizacin 2. En base
a este concepto, la norma ISO 9001 nos proporciona un conjunto de requisitos que toda
organizacin necesita para implementar un SGC con enfoque en procesos. El modelo de
SGC para el proceso de Gestin de Control de Proyectos est basado en funcin a las
secciones cuatro, cinco y ocho de la norma:

Sistema de gestin de calidad: Esta es la seccin nmero cuatro de la norma, contiene

los requisitos generales de la organizacin y los requisitos de la documentacin. Con
respecto a los requisitos generales, se describen los principios necesarios para la
organizacin, con especial nfasis en la definicin de procesos para su posterior control
y medicin. Por otro lado, en relacin a los requisitos de la documentacin, se describe
un conjunto de elementos que deben ser documentados dentro del manual de calidad de
la organizacin. Adems de ello, nos define requisitos para el control de la
documentacin.

Responsabilidad de la direccin: Esta es la seccin nmero cinco de la norma, contiene

requisitos asociados al compromiso de la direccin, el enfoque al cliente, la poltica de
calidad, la planificacin, la definicin de responsabilidades y finalmente elementos para
la revisin, por parte de la direccin, del SGC.

Medicin, anlisis y mejora: Esta es la seccin nmero ocho de la norma, contiene los
requisitos bsicos para el seguimiento y medicin de los procesos, el anlisis de datos y
la mejora del SGC.

1
Cfr. ISO 2008

2
Cfr. SOFTWARE QUALITY SYSTEMS 2013

159
El objetivo de la solucin propuesta es brindar a la empresa IT-PYME un modelo para la
gestin y seguimiento de los proyectos que se desarrollan en ella. Por este motivo, se han
elaborado entregables que buscan cubrir los requerimientos listados anteriormente por la
norma. Los entregables que forman parte de la solucin son los siguientes;

Arquitectura de Negocios de la organizacin: Es el diseo integrado de todos los

procesos de la organizacin. Esta arquitectura constituye la base para implementar el
SGC. Adems de ello, contiene los documentos necesarios para establecer la integridad
entre la visin, misin y objetivos de la organizacin con respecto a los procesos
diseados.

Plantillas del modelo de gestin: Conjunto de documentos base del SGC. Estos estn
conformados por los documentos para la gestin de proyectos y documentos para la
planificacin y seguimiento de las actividades de la organizacin. Cada plantilla contiene
informacin base e indicaciones bsicas para completar cada seccin de esta.

Manual de Calidad de la organizacin: En este documento se definen las directrices de

la organizacin, tales como las polticas de calidad, los objetivos, estructura
organizacional e indicadores. Esto segn el documento de la ISO 9001:2008.

6.2 Plan de Trabajo de la Empresa

6.2.1 Descripcin del Plan y de los Principales Hitos

A continuacin se presenta el plan de gestin de la empresa para cada ciclo acadmico. Este
plan est distribuido por semanas en las cuales se realizan determinadas actividades. En el
caso de los hitos para la gestin de la empresa, estos son bsicamente las fechas de
exposiciones y entregas finales de trabajos.

160
 Tabla 17: Plan de Trabajo IT-Pyme

Plan (Semanas) Porcentaje

Actividad Objetivos
Inicio Duracin Completado
Preparar un espacio para cada
Preparacin de repositorio proyecto, donde puedan subir sus 1 1 100%
evidencias y artefactos.

Creacin de calendario de Definir de fechas de presentacin de

1 1 100%
actividades por semana entregables por proyecto.

Capacitacin del asistente Preparar al asistente en sus

1 1 100%
de gerencia funciones operativas.

Revisin del cumplimiento

Actualizar el formato de seguimiento
de entregables por 2 1 100%
EDT y reuniones.
proyecto
Supervisin de solicitudes
Establecer contratos de servicios con
de servicio hacia QS de los 2 1 100%
la empresa QS.
TP2
Revisin del cumplimiento
Actualizar el formato de seguimiento
de entregables por 3 1 100%
EDT y reuniones.
proyecto
Revisin del cumplimiento
Actualizar el formato de seguimiento
de entregables por 4 1 100%
EDT y reuniones.
proyecto
Revisin del cumplimiento
Actualizar el formato de seguimiento
de entregables por 5 1 100%
EDT y reuniones.
proyecto
Recopilacin de
Verificar las versiones de los
documentos de Gestin y 5 1 100%
artefactos de TP1.
avance Memoria de TP1

Obtencin de indicadores Documentar los indicadores de

5 1 100%
de la empresa gestin de la empresa.

Exposiciones TP1 6 1 100%

Revisin del cumplimiento
Actualizar el formato de seguimiento
de entregables por 6 1 100%
EDT y reuniones.
proyecto
Revisin del cumplimiento
Actualizar el formato de seguimiento
de entregables por 7 1 100%
EDT y reuniones.
proyecto
Reunirse con los gerentes para
Reunin - Cumplimiento de revisar que todos los TP1 enviaron
Proyecto y Carga de sus plantillas de gestin a revisin y 7 1 100%
Trabajo revisar carga de trabajo en empresas
de servicios
Recopilacin de avance de Verificar las versiones de los
8 1 100%
Memoria de TP2 artefactos de TP2.

Revisin del cumplimiento

Actualizar el formato de seguimiento
de entregables por 9 1 100%
EDT y reuniones.
proyecto
Exposiciones TP2 9 1 100%
Revisin del cumplimiento
Actualizar el formato de seguimiento
de entregables por 10 1 100%
EDT y reuniones.
proyecto

161
 Elaborar presentacin de la cartera
Elaboracin de Cartera 10 3 100%
de proyectos.

Revisin del cumplimiento

Actualizar el formato de seguimiento
de entregables por 11 1 100%
EDT y reuniones.
proyecto

Presentacin de Perfil al
Presentar el perfil al profesor gerente. 11 1 100%
Gerente Profesor

Revisin del cumplimiento

Actualizar el formato de seguimiento
de entregables por 12 1 100%
EDT y reuniones.
proyecto

Revisar la cartera de proyectos con el

Revisin de Cartera 12 1 100%
comit para evaluar su factibilidad

Presentacin de Cartera 13 1 100%

Revisin del cumplimiento
Actualizar el formato de seguimiento
de entregables por 13 1 100%
EDT y reuniones.
proyecto

Entrega del Perfil a Grados

Se entrega el perfil a grados y ttulos 13 1 100%
y Ttulos

Revisin del cumplimiento

Actualizar el formato de seguimiento
de entregables por 14 1 100%
EDT y reuniones.
proyecto

Obtencin de Certificados
14 2 100%
de QS

Obtencin de Certificados
14 2 100%
de Despliegue

Revisin del cumplimiento

Actualizar el formato de seguimiento
de entregables por 15 1 100%
EDT y reuniones.
proyecto

Entregar Project Charter al Profesor

Entrega de Project Charter 15 1 100%
Gerente para su aprobacin

Obtencin de indicadores Documentar los indicadores de

15 1 100%
de la empresa gestin de la empresa.

Copia de Cierre de Ciclo al Colocar todas las memorias (TP1 Y

16 1 100%
Repositorio TP2) en el repositorio del comit

Exposiciones Finales 17 1 100%

6.2.2 Evolucin del Plan a la Fecha

A la fecha, 27 de diciembre, el cumplimiento de las actividades ha sido el esperado. La
implementacin de los nuevos controles para el monitoreo del desempeo de proyectos ha
sido provechosa. Sin embargo, estos controles an son bsicos, con la implementacin de
las nuevas plantillas para la gestin de proyectos se espera tener indicadores ms
provechosos para la organizacin. Por otro lado, se ha logrado formalizar por completo la
arquitectura de negocios de la organizacin, la cual forma la base del proyecto de mejora.

162
6.2.3 Anlisis de los Riesgos a la Fecha
En la actualidad, solamente se ha presentado un riesgo imprevisto, este est relacionado con
el establecimiento de la cartera de proyecto de la organizacin para el siguiente ciclo. Debido
a que esta actividad no estaba contemplada con anterioridad se ha tenido que recurrir al
apoyo de los recursos de la organizacin para culminar con algunas de las actividades
descritas anteriormente.

6.2.4 Matriz de las Actividades y Logros

Logros para la presente gestin son las siguientes:

Tabla 18: Matriz Actividades - Logros

Actividades Logros
Se presentaron los nuevos roles dentro de la empresa.
Induccin a la empresa Se mostraron los nuevos controles para los proyectos y se cre el
cronograma general de la empresa.

Los controles fueron compartidos con cada jefe de proyecto a fin de

Implementacin de controles de
que cada uno pueda ver su performance en cuanto a las reuniones
seguimiento de proyecto
con los clientes y desarrollo de entregables.

Se asign el 100% a cada uno de los proyectos que solicitaron

Asignacin de recursos
apoyo.

Seguimiento de recursos de la empresa

Todos los colaboradores registraron sus horas y se pudo obtener el
ndice de rendimiento de cada uno de estos.

Diseo de la Arquitectura de Negocio

Se logr concretar el diseo de la Arquitectura de Negocio de la
empresa IT-Pyme

Culminacin de la propuesta de SGC

Se lograron definir las nuevas plantillas de gestin para el siguiente
ao. Adems de ello, se identificaron los nuevos indicadores de
desempeo.
Emisin de la Cartera de Proyectos
para el 2015-I
Se elabor y asign la nueva cartera de proyectos para IT-Pyme.

6.3 Gestin del Tiempo

Con respecto a la gestin del tiempo, se presentan los cuadros de desempeo de cada
proyecto durante el ltimo periodo.

163
Ilustracin 46: Proyecto PS01

Ilustracin 47: Proyecto PS02

164
Ilustracin 48: Proyecto PS03

Ilustracin 49: Proyecto PM18

165
Ilustracin 50: Proyecto PI02

Ilustracin 51: Proyecto PD01

166
Ilustracin 52: Proyecto PA01

Ilustracin 53: Proyecto PI03

167
Ilustracin 54: Proyecto PD02

6.4 Gestin de los Recursos Humanos

A lo largo del ciclo de desarrollo del proyecto se contaron con los siguientes roles, los cuales
se detallan a continuacin:

Gerente de Recursos y Proyectos de IT Pyme: Persona encargada de la gestin de la

empresa. Al mismo tiempo se encarga de llevar a cabo la planificacin, ejecucin y
control del proyecto de mejora de la empresa.

Asistente de Gerencia: Persona encargada de apoyar al Gerente de Recursos y Proyectos

de IT Pyme con las tareas relacionadas a la gestin de los proyectos de la empresa, as
mismo brinda apoyo en la documentacin de la memoria de empresa y los informes de
avance.

Comit: Grupo de personas calificadas pertenecientes a la Escuela de Ingeniera de

Sistemas e Informtica de la UPC, los cuales se encargan de calificar las presentaciones
de los diferentes proyectos.

Gerente General de la Empresas Virtuales: Persona que se encarga de guiar al gerente de

recursos y proyectos en la formulacin y ejecucin de proyecto de mejora.

168
 Gerente General de IT Pyme: Persona encargada de velar por el cumplimiento de los
entregables del proyecto segn la planificacin inicial.

Analista de Aseguramiento de Calidad: Persona encargada de realizar la actualizacin a

las matrices de seguimiento dentro de la empresa virtual de IT-Pyme. As mismo se
encarga del levantamiento de los procesos para el control y seguimiento de proyectos.

Recurso de QA: Persona encargada de realizar tareas de control calidad y de verificacin

a los entregables generados por el proyecto. Como resultado de esta validacin, la
empresa Quality Services se encarga de emitir un certificado para dar constancia de su
evaluacin.

Tras describir el detalle de cada uno de los roles, a continuacin un cuadro en donde se
indican las personas asignadas para cada rol durante el proyecto:

Tabla 19: Descripcin de Personas Asignadas

Rol Persona Asignada

Gerente de Recursos y Proyectos de IT Pyme Juan Quispe Villanueva

Renzo Parra
Asistente de Gerencia
Gino Carbajal

Rosario Villalta
Comit
Jimmy Armas

Gerente General de la Empresas Virtuales Vctor Paras

Max Chumpitaz
Gerente General de IT Pyme
Ronald Grados

Robert Cubas
Analista de Aseguramiento de Calidad
Jonathan De La Torre

Recurso de QA Definido por QS

6.5 Gestin de las Comunicaciones

Las comunicaciones del proyecto se llevaron de acuerdo a la siguiente matriz.

Para su entrega Mtodo de

Responsable
Contenido a los comunicacin Frecuencia
de elaborarlo
Stakeholders a utilizar
Registro de la reunin realizada con
el gerente general, en donde se Gerente de - Presencial
especifica las tareas pendientes recursos y Gerente IT PYME Semanal
para la semana, los avances proyectos - Virtual
realizados y los acuerdos.

169
Explicar la problemtica que busca
Gerente de
resolver el proyecto, sus objetivos Fecha
recursos y Gerente IT PYME - Presencial
generales y especficos, riesgos, determinada
proyectos
alcance e hitos principales.

Comit de la
Explicar la problemtica que busca
Gerente de Escuela de
resolver el proyecto, sus objetivos Fecha
recursos y Ingeniera de - Presencial
generales y especficos, riesgos, determinada
proyectos Sistemas y
alcance e hitos principales.
Computacin

Los cambios en el proyecto no afectaron las comunicaciones con cada uno de los interesados
del proyecto.

6.6 Gestin de los Riesgos

Con respecto a los riegos presentes en el proyecto, se presentaron los siguientes.

Cdigo Riesgo identificado Accin Especficas Acciones Realizadas Impacto

- Planificacin de actividades
Cambios en las Se hizo una
de actualizacin de
PG01-R2 dinmicas de los reestructuracin de la
entregables para el ciclo
talleres gestin de RR.HH.
2014-2

- Establecer una fecha

semanal, como mnimo, para Se realizaron reuniones
Nmero insuficiente de
reunirse con el cliente. con profesor Vctor
PG01-R3 reuniones con
- Comunicacin activa sobre Parasi, para compensar
asesores, clientes.
la disponibilidad de ambas las reuniones con cliente.
partes.
- Recurrir a juicio experto
para una mejor estimacin de Se realiz la solicitud de
Retraso en el
tiempo. recursos para apoyo en
PG01-R4 cumplimiento de tareas
- Establecer compromisos la culminacin de
del cronograma
con asesores y clientes a fin entregables.
de asegurar el cumplimiento
- Elaboracin de un
Se cambi la lista de
Incumplimiento en la cronograma
documentos a entregar, y
PG01-R8 entrega de - Asignacin de
se realiz un nuevo
documentos al cliente. responsabilidades para la
cronograma.
elaboracin de documentos
Cada riesgo, fue atendido a su debido tiempo, por lo que no hubo impactos en el alcance
inicial del proyecto.

6.7 Lecciones Aprendidas

Leccin 1 - Inclusin del plan de gestin de la empresa dentro de la planificacin del
proyecto: Vase anexo 24.

Leccin 2 - Gestin de reuniones para ver resultados proyecto: Vase anexo 25.

170
Conclusiones

Con respecto a la identificacin de necesidades y requerimientos para la gestin de IT-

Pyme, se estableci que era necesaria la formalizacin de procesos a fin de lograr definir
indicadores fiables que apoyen el control de avance de la organizacin. En esta primera
etapa, se idearon herramientas para lograr suplir esta deficiencia encontrada.

En relacin a la documentacin de procesos AS-IS de IT-Pyme, se descubrieron dficits

en cuanto al control de los proyectos de la organizacin. Los procedimientos establecidos
por gestiones anteriores no eran suficientes para dar resultados fiables en cuanto al
avance de proyecto, ni el nivel de comunicacin con clientes y asesores.

Con respecto al diseo de la arquitectura de negocios de IT-Pyme, se puso nfasis en la

definicin de procesos para la planificacin de proyectos, as como para el seguimiento
y control de estos, esto basado en las necesidades y procesos AS-IS descritas
anteriormente. Para el primer proceso, se estableci un estndar base, el cual se base en
principios y documentos de PMBOK, con el fin de tener un fuente similar de informacin
de cada uno de los proyectos. Para el segundo proceso, se establecieron controles que
partieron desde el gerente general de la organizacin para verificar el cumplimiento de
los compromisos.

En relacin al diseo modelo de Gestin de Calidad para el proceso de Control de IT-

Pyme, se entendi que como siguiente paso que es necesaria la difusin entre los
integrantes de la organizacin, poniendo especial nfasis en la poltica y objetivos de
calidad. Por esta razn, se puede concluir que el modelo desarrollado debe ser analizado
por las gestiones posteriores a fin de lograr la continuidad y evolucin del modelo y
posteriormente expandirlo a todas las empresas de lnea de la escuela.

Recomendaciones

Con respecto al modelo propuesto, se debe tener en cuenta que este debe ser mejorado a
lo largo del tiempo, a fin de ser flexibles a las nuevas necesidades de la escuela. Por
tanto, la revisin de su validez debe ser peridica.

171
 Como en cualquier organizacin, las fechas y plazos estn sujetos a constantes cambios,
por lo tanto al momento de disear el plan de accin se debe tomar en cuenta el peor
escenario para definir el calendario de la organizacin, esto con el fin cumplir con las
expectativas del comit de proyectos.

A fin de lograr el crecimiento y madurez de la organizacin, cada uno de los proyectos

que se desarrollen en esta deberan estar alineados directamente al logro de los objetivos
de la empresa, a fin de tener una visin conjunta del avance de ambos.

Cada uno de los formatos, procedimientos e indicadores propuestos deben ser gestionados
adecuadamente, a fin de mantener actualizados y versionados cada uno de estos. Establecer
un procedimiento para gestin de contenidos sera una opcin viable para lograr este
objetivo.

172
Glosario

Auditora: Proceso sistemtico, independiente y documentado para la obtencin de

evidencias y posteriormente evaluarlas de manera objetiva con el fin de realizar un anlisis
de brechas con respecto a los criterios de la auditoria.

Calidad: Cumplimiento con las expectativas de los clientes y los dems interesados del
proyecto.

Cliente: Organizacin o persona que recibe la solucin final. Este puede ser en muchos casos
el rol de un profesor perteneciente a la UPC

Conformidad: Cumplimiento de un requisito.

Entregable: Documento redactado de manera entendible para cualquier persona, estos se

desarrollan a lo largo del proyecto.

Portafolio: Conjunto de proyectos administrados por la gerencia de IT-Pyme.

Producto: Resultado de final de la ejecucin de un proyecto,

Proceso: Conjunto de actividades relacionadas, que transforman elementos de entrada en

resultados.

Proveedor: Empresas externas dentro de la mbito de la escuela de ingeniera de sistemas y

computacin de la UPC.

Sistema: Conjunto de partes o elementos organizadas y relacionadas, los cuales interactan

entre s para lograr un objetivo.

Sistema de Gestin de Calidad (SGC): Sistema de gestin para dirigir y controlar una
organizacin desde el punto de vista de la calidad.

173
Siglario

Acrnimos utilizados en el documento

BPMN Business Process Model Notation

EA Enterprise Architecture

EUP Enterprise Unified Process.

ISO International Organization for Standardization

PMBOK Project Management Body of Knowledge

EBM Enterprise Business Modelling

SGC Sistema de Gestin de Calidad

174
Bibliografa
Referencias bibliogrficas

AMBLER, Scott (2004) The Disciplines of Enterprise IT: Beyond Software Development
(consulta: 24 de Junio del 2014)
(http://www.enterpriseunifiedprocess.com/essays/enterpriseManagement.html)

BSI (2013) ISO 9001 Quality Management System - Essential best practice for small
businesses (consulta: 24 de junio 2014) (https://www.bsigroup.com/Documents/iso-
9001/resources/BSI-ISO-9001-Management-system-White-paper-UK-EN.pdf)

ISO (2008) ISO 9001 (consulta: 24 de junio 2014)

(http://farmacia.unmsm.edu.pe/noticias/2012/documentos/ISO-9001.pdf)

UNIVERSIDAD PERUANA DE CIENCIAS APLICADAS (2002) Normas y pautas para la

presentacin de monografas y otros trabajos escritos. Coordinacin de Seminario
Universitario-Direccin del Centro de Informacin. Lima: UPC, 24p.

Referencias electrnicas

MODERN ANALYST (2009) Interview Questions for Business Analyst and System
Analyst (consulta: 24 de junio 2014)
(http://www.modernanalyst.com/Careers/InterviewQuestions/tabid/128/ID/599/What-is-a-
SIPOC-Diagram.aspx)

SOFTWARE QUALITY SYSTEMS (2013) Quality Management with ISO 9001 (consulta:
24 de junio 2014)
(http://www.sqs.com/at/_download/Quality_Management_with_ISO_9001.pdf)

175
 Anexo 1: Cronograma
A continuacin el cronograma del proyecto:

EDT Tarea Duracin Inicio Fin

Propuesta de un Modelo de Gestin de

Calidad para el Proceso de Control de Mar
0 170.75 das Lun 05/05/14
Proyectos de IT-Pyme, Basado en la Norma 09/12/14
ISO 9001:2008

Lun
1 Inicio del Proyecto 0 das Lun 05/05/14
05/05/14

2 Iniciacin 3 das Mar 06/05/14 Jue 08/05/14

Evaluar de la situacin actual de la Mar

2.1 1 da Mar 06/05/14
empresa 06/05/14

2.2 Project Charter 2 das Mie07/05/14 Jue 08/05/14

2.2.1 Identificar metas y objetivos 1 da Mie07/05/14 Mie07/05/14

2.2.2 Desarrollar estrategias y planes 4 horas Jue 08/05/14 Jue 08/05/14

2.2.3 Desarrollar Project Charter 4 horas Jue 08/05/14 Jue 08/05/14

2.2.4 Project Charter Completo 0 das Jue 08/05/14 Jue 08/05/14

2.3 Iniciacin Completa 0 das Jue 08/05/14 Jue 08/05/14

Sab
3 Planificacin 6.63 das Vie 09/05/14
17/05/14

Lun
3.1 Definicin del alcance del proyecto 2.5 das Vie 09/05/14
12/05/14

176
 Vie
3.1.1 Documentar de gestin del alcance 1 da Vie 09/05/14
09/05/14

Sab
3.1.2 Definir alcance del proyecto 4 horas Sab 10/05/14
10/05/14

Especificar entregables y criterios de Lun

3.1.3 4 horas Sab 10/05/14
aceptacin 12/05/14

Lun
3.1.4 Identificar exclusiones del proyecto 4 horas Sab 10/05/14
12/05/14

Lun
3.1.5 Documentar supuestos y restricciones 4 horas Sab 10/05/14
12/05/14

Desarrollar matriz de trazabilidad de Lun

3.1.6 4 horas Sab 10/05/14
requerimientos 12/05/14

Lun
3.1.7 Documentar alcance del proyecto 4 horas Lun 12/05/14
12/05/14

Lun
3.1.8 Alcance Completo 0 das Lun 12/05/14
12/05/14

Vie
3.2 Cronograma del proyecto 6.63 das Vie 09/05/14
16/05/14

Documentar plan de gestin del Vie

3.2.1 1 da Vie 09/05/14
cronograma 09/05/14

3.2.2 Definir actividades del proyecto 1 hora Mie14/05/14 Mie14/05/14

Establecer secuencia de actividades Vie

3.2.3 4 horas Vie 16/05/14
del proyecto 16/05/14

3.2.4 Estimar recursos para las actividades 4 horas Jue 15/05/14 Jue 15/05/14

177
3.2.5 Estimar duracin de las actividades 4 horas Jue 15/05/14 Jue 15/05/14

Vie
3.2.6 Desarrollar cronograma del proyecto 4 horas Vie 16/05/14
16/05/14

Vie
3.2.7 Cronograma del Proyecto Completo 0 das Vie 16/05/14
16/05/14

Mar
3.3 Plan de recursos humanos 1 da Lun 12/05/14
13/05/14

Mar
3.3.1 Desarrollar plan de recursos humanos 1 da Lun 12/05/14
13/05/14

Mar
3.3.2 Plan de Recursos Humanos Completo 0 das Mar 13/05/14
13/05/14

Vie
3.4 Plan de comunicacin 1 da Vie 09/05/14
09/05/14

Planificar comunicaciones del Vie

3.4.1 1 da Vie 09/05/14
proyecto 09/05/14

Vie
3.4.2 Plan de Comunicaciones Completo 0 das Vie 09/05/14
09/05/14

Vie
3.5 Plan de gestin de riesgos 5 das Sab 10/05/14
16/05/14

Lun
3.5.1 Planificar gestin de riesgos 1 da Sab 10/05/14
12/05/14

3.5.2 Identificar riesgos del proyecto 4 horas Mar 13/05/14 Mie14/05/14

Realizar anlisis cualitativo de los

3.5.3 4 horas Jue 15/05/14 Jue 15/05/14
riegos

178
 Vie
3.5.4 Planificar respuestas al riesgo 4 horas Jue 15/05/14
16/05/14

Vie
3.5.5 Plan de Riesgos Completo 0 das Vie 16/05/14
16/05/14

Vie
3.6 Planificacin completa 0 das Vie 16/05/14
16/05/14

Primera presentacin con el comit Sab

3.7 0 das Sab 17/05/14
realizada 17/05/14

Mar
4 Ejecucin 156.13 das Sab 17/05/14
02/12/14

Lun
4.1 Ciclo 2014-I 29 das Sab 17/05/14
23/06/14

Lun
4.1.1 Arquitectura de Negocios AS-IS 18.25 das Sab 17/05/14
09/06/14

Lun
4.1.2 Marco Terico Completo 0 das Lun 09/06/14
09/06/14

Primera Versin de la Arquitectura de

4.1.3 0 das Mie04/06/14 Mie04/06/14
Negocios Completa

Lun
4.1.4 Semana 14 5.5 das Lun 09/06/14
16/06/14

Lun
4.1.5 Semana 15 5.5 das Lun 16/06/14
23/06/14

Mar
4.2 Ciclo 2014-II 72.75 das Lun 01/09/14
02/12/14

179
 Actualizacin de la Arquitectura de Lun
4.2.1 44.75 das Lun 01/09/14
Negocios 27/10/14

Lun
4.2.1.1 Semana 3 6 das Lun 01/09/14
08/09/14

Actualizar Diagrama Mar

4.2.1.1.1 2 das Lun 01/09/14
Organizacional 02/09/14

4.2.1.1.2 Actualizar Mapa de Procesos 2 das Mie03/09/14 Jue 04/09/14

Lun
4.2.1.1.3 Actualizar Diagrama de Objetivos 2 das Vie 05/09/14
08/09/14

Lun
4.2.1.2 Semana 4 5.5 das Lun 08/09/14
15/09/14

Actualizar Justificacin de Lun

4.2.1.2.1 5.5 das Lun 08/09/14
Procesos y Objetivos 15/09/14

Lun
4.2.1.3 Semana 5 5.5 das Lun 15/09/14
22/09/14

Actualizar Mapeo Actores y

4.2.1.3.1 2 das Lun 15/09/14 Mie17/09/14
Procesos

Actualizar Reglas de Negocio y Lun

4.2.1.3.2 3.5 das Mie17/09/14
Stakeholders 22/09/14

Lun
4.2.1.4 Semana 6 6 das Lun 22/09/14
29/09/14

Actualizacin de Diagramas de Lun

4.2.1.4.1 6 das Lun 22/09/14
Procesos 29/09/14

Lun
4.2.1.5 Semana 7 6 das Lun 29/09/14
06/10/14

180
 Actualizacin de Definiciones de Lun
4.2.1.5.1 6 das Lun 29/09/14
Procesos 1era Parte 06/10/14

Lun
4.2.1.6 Semana 9 6 das Lun 13/10/14
20/10/14

Actualizacin de Definiciones de Lun

4.2.1.6.1 6 das Lun 13/10/14
Procesos 2da Parte 20/10/14

Lun
4.2.1.7 Semana 10 6 das Lun 20/10/14
27/10/14

Actualizacin de Definiciones de Lun

4.2.1.7.1 6 das Lun 20/10/14
Procesos 3ra Parte 27/10/14

Versin Final de la Arquitectura de Lun

4.2.2 0 das Lun 27/10/14
Negocios Completa 27/10/14

Modelo de Sistema de Gestin de Mar

4.2.3 28 das Lun 27/10/14
Calidad 02/12/14

Lun
4.2.3.1 Semana 11 5 das Lun 27/10/14
03/11/14

Lun
4.2.3.2 Semana 12 5 das Lun 03/11/14
10/11/14

Sab
4.2.3.3 Semana 13 11 das Lun 10/11/14
22/11/14

Mar
4.2.3.4 Semana 14 7 das Sab 22/11/14
02/12/14

Mar
4.2.4 Ejecucin completa 0 das Mar 02/12/14
02/12/14

181
 Lun
5 Lun itoreo y control 137.5 das Mar 27/05/14
17/11/14

Sab
5.1 Ciclo 2014-I 21.38 das Mar 27/05/14
21/06/14

Mar
5.1.1 Enviar de solicitud a QS 4 horas Mar 27/05/14
27/05/14

Realizar primer envo de Diagrama de

5.1.2 Objetivos, Diagrama Organizacional y 4 horas Jue 29/05/14 Jue 29/05/14
Mapa de Procesos

Recepcionar Diagrama de Objetivos,

Sab
5.1.3 Diagrama Organizacional y Mapa de 4 horas Sab 31/05/14
31/05/14
Procesos

Realizar segundo envo de Diagrama

Lun
5.1.4 de Objetivos, Diagrama Organizacional y 4 horas Lun 02/06/14
02/06/14
Mapa de Procesos

Recepcionar Diagrama de Objetivos,

5.1.5 Diagrama Organizacional y Mapa de 4 horas Jue 05/06/14 Jue 05/06/14
Procesos

Realizar primer envo de Justificacin

Sab
5.1.6 de Procesos y Objetivos, Definiciones de 4 horas Sab 31/05/14
31/05/14
Procesos (1er y 2do nivel)

Recepcionar Justificacin de Procesos

5.1.7 y Objetivos, Definiciones de Procesos (1er 4 horas Jue 05/06/14 Jue 05/06/14
y 2do nivel)

Realizar segundo envo de

Sab
5.1.8 Justificacin de Procesos y Objetivos, 4 horas Sab 07/06/14
07/06/14
Definiciones de Procesos (1er y 2do nivel)

182
 Recepcionar Justificacin de Procesos
Mar
5.1.9 y Objetivos, Definiciones de Procesos (1er 4 horas Mar 10/06/14
10/06/14
y 2do nivel)

Realizar primer envo de Definiciones Mar

5.1.10 4 horas Mar 03/06/14
de Procesos (3er nivel) - Primera Parte 03/06/14

Recepcionar Definiciones de Sab

5.1.11 4 horas Sab 07/06/14
Procesos (3er nivel) - Primera Parte 07/06/14

Realizar segundo envo de

Lun
5.1.12 Definiciones de Procesos (3er nivel) - 4 horas Lun 09/06/14
09/06/14
Primera Parte

Recepcionar Definiciones de
5.1.13 4 horas Jue 12/06/14 Jue 12/06/14
Procesos (3er nivel) - Primera Parte

Realizar primer envo de Definiciones Mar

5.1.14 4 horas Mar 10/06/14
de Procesos (3er nivel) - Segunda Parte 10/06/14

Recepcionar Definiciones de Sab

5.1.15 4 horas Sab 14/06/14
Procesos (3er nivel) - Segunda Parte 14/06/14

Realizar segundo envo de

Lun
5.1.16 Definiciones de Procesos (3er nivel) - 4 horas Lun 16/06/14
16/06/14
Segunda Parte

Recepcionar Definiciones de
5.1.17 4 horas Jue 19/06/14 Jue 19/06/14
Procesos (3er nivel) - Segunda Parte

Realizar primer envo de Mapeo

Mar
5.1.18 Actores y Procesos, Reglas de Negocio, 4 horas Mar 17/06/14
17/06/14
Stakeholdes

Recepcionar Mapeo Actores y

5.1.19 4 horas Jue 19/06/14 Jue 19/06/14
Procesos, Reglas de Negocio, Stakeholdes

183
 Realizar segundo envo de Mapeo
Vie
5.1.20 Actores y Procesos, Reglas de Negocio, 4 horas Vie 20/06/14
20/06/14
Stakeholdes

Recepcionar Mapeo Actores y Sab

5.1.21 4 horas Sab 21/06/14
Procesos, Reglas de Negocio, Stakeholdes 21/06/14

Lun
5.2 Ciclo 2014-II 17.38 das Lun 27/10/14
17/11/14

Lun
5.2.1 Enviar de solicitud a QS 1 da Lun 27/10/14
27/10/14

Realizar primer envo de Definiciones Mar

5.2.2 1 da Mar 28/10/14
de Procesos (AN, GE, GRRHH, GCC) 28/10/14

Realizar validacin de Definiciones Lun

5.2.3 4 das Mie29/10/14
de Procesos (AN, GE, GRRHH, GCC) 03/11/14

Realizar segundo envo de

Mar
5.2.4 Definiciones de Procesos (AN, GE, 0.5 das Mar 04/11/14
04/11/14
GRRHH, GCC)

Realizar validacin de Definiciones

5.2.5 2 das Mar 04/11/14 Jue 06/11/14
de Procesos (AN, GE, GRRHH, GCC)

Realizar tercer envo de Definiciones

5.2.6 0.5 das Jue 06/11/14 Jue 06/11/14
de Procesos (GSE, GCP, GP)

Realizar validacin de Definiciones

5.2.7 4 das Vie 07/11/14 Mie12/11/14
de Procesos (GSE, GCP, GP)

Realizar cuarto envo de Definiciones

5.2.8 0.5 das Mie12/11/14 Mie12/11/14
de Procesos (GSE, GCP, GP)

Realizar validacin de Definiciones Vie

5.2.9 2 das Mie12/11/14
de Procesos (GSE, GCP, GP) 14/11/14

184
 Lun
5.2.10 Certificado de QS emitido 0 das Lun 17/11/14
17/11/14

Mar
6 Cierre 5 das Mar 02/12/14
09/12/14

Mar
6.1 Memoria de la empresa 5 das Mar 02/12/14
09/12/14

Documentacin de las evidencias del

6.1.1 1 da Mar 02/12/14 Mie03/12/14
ao

Documentacin de los nuevos

6.1.2 1 da Mie03/12/14 Jue 04/12/14
procedimientos

Vie
6.1.3 Documentacin de indicadores finales 1 da Jue 04/12/14
05/12/14

Documentacin de la memoria de Mar

6.1.4 2 das Vie 05/12/14
empresa 09/12/14

Mar
7 Proyecto Culminado 0 das Mar 09/12/14
09/12/14

185
Anexo 2: Plan de Gestin de Recursos Humanos
Informacin General
Nombre del Propuesta de un Modelo de Gestin de Calidad para el Proceso
Proyecto de Control de Proyectos de IT-Pyme, Basado en la Norma ISO
9001:2008

Preparado por: Juan Quispe Villanueva Fecha de 13/05/2014

Preparacin

Organigrama del Proyecto

El equipo del proyecto est conformado segn el siguiente organigrama:

Comit

Gerente de
Recursos y Cliente
Proyectos

Gerente General
IT-Pyme

Asistente de
Gerencia

Analista de QA Analista de QC

Responsabilidades
Vase en Matriz RAM v1.0.xlsx.

Descripcin de Roles
Para contar con responsabilidades asignadas a una persona, existe la asignacin de roles, la
cual tambin se realizar en este proyecto. Para ello se contar con los siguientes roles:

- Comit: Grupo de personas calificadas que se encargan de recibir presentaciones y

calificar diferentes proyectos. Son la autoridad ms alta dentro de los roles asignados
para este proyecto.

186
 - Cliente: Persona que cuenta con una necesidad que ser satisfecha por un proyecto.
Es la persona encargada de reunirse con el Jefe y Asistente de Proyecto para revisar
los avances del proyecto y brindar sus opiniones respecto al avance continuo.

- Gerente de recursos y proyectos: Persona encargada de la planificacin, ejecucin

y control del proyecto, as como la persona que asume todos los riesgos del proyecto
y sustenta el proyecto, adems de este se encarga de asegurar el normal
funcionamiento de la empresa virtual.

- Gerente General de IT Pyme: Persona encargada de velar por el cumplimiento de

los entregables del proyecto, as como del desempeo de los jefes y asistentes de
proyecto dentro de la empresa IT Pyme.

- Asistente de Gerencia: Persona encargada de apoyar al Jefe de Proyecto y al

Asistente de Proyecto con la asignacin de algunas tareas no prioritarias para el
proyecto, adems de esto se encarga del seguimiento de los proyectos que se
desarrollan dentro de la empresa.

- Analista de QA: Persona encargada de realizar el seguimiento, as como asegurar el

cumplimiento de los procesos de la empresa. Adems es encargado de asegurar el
cumplimiento de los requisitos definidos en la norma ISO 9001:2008.

- Analista de QC: Persona perteneciente a la empresa Quality Services, encargada de

asegurar la calidad de los entregables correspondientes a la arquitectura de procesos
de la empresa.

Adquisicin del Personal

En caso se requiera adquirir personal o recursos para poder desarrollar ms rpido el
proyecto, se deber realizar el procedimiento detallado a continuacin:

1. Indicar al gerente de recursos de la empresa la necesidad y esperar que verifique la

disponibilidad de recursos.
2. En caso exista la disponibilidad de recursos, definir un cronograma, sea para la persona
o para la empresa de apoyo. Adems de esto, se debe definir un contrato, el cual deber
indicar el tiempo de contrato, el nombre completo de la persona a contratar, el rol que
tendr a cargo y una descripcin de las tareas que va a realizar.
3. Luego de haber recibido el contrato firmado por la persona o por la empresa de apoyo,
ste se presentar al gerente de recursos de la empresa, con la finalidad que confirme la

187
 contratacin de un recurso y se encargue de asignarlo al proyecto, as como darle la
induccin que corresponde a los recursos en cuanto a temas como registro de actividades,
entre otros.
Posteriormente, el recurso quedar habilitado para poder empezar a realizar las tareas
asignadas por el gerente de recursos y proyectos.

Cuadro de Requerimientos de personal para el proyecto

Fase Total de
Tipo
Entregable Cantidad Horas de
Nivel de Experiencia / (Interno/
Rol del personal participacin
Conocimiento Externo)
Proyecto requerido en el
requerido proyecto
Analista de QA Bsico (EUP, ISO 9001) Interno Ejecucin 1 100 h
Ejecucin /
Analista de QC Bsico (EUP) Externo Supervisin 1 60 h
y Control

188
Horarios definidos para el proyecto
A continuacin se detallar las polticas acerca del horario de trabajo que debern ser
cumplidas por todos los miembros del proyecto:

- El horario de trabajo est compuesto de los martes y jueves entre las 16:00 y las 19:00
horas. Adems de esto, ser necesario completar 2 horas adicionales fuera de este
horario.

- Toda inasistencia deber ser justificada por escrito, va correo electrnico, en un

mximo de 12 horas.

- En caso se requiera de ms tiempo para desarrollar las actividades pendientes para la

semana, el equipo de proyecto deber mostrar predisposicin ante cualquier decisin.

- Las horas perdidas por feriados no laborables sern recuperadas va home-office.

- En caso se deba entregar algn documento en una fecha no laborable, esto se realizar
va correo electrnico al destinatario.

Programacin de viajes
No aplica.

Criterios de Liberacin del personal contratado

Los recursos contratados sern liberados luego de haber realizado las siguientes actividades:

- Cerrar actividades pendientes asignadas

- Hacer una autoevaluacin de su desempeo durante su contrato

- Hacer un informe de lecciones aprendidas del proyecto

En caso el recurso contratado tenga que dejar su cargo antes de tiempo, deber indicar ello
cuanto antes a los jefes de proyecto con la finalidad de encontrar solucin al vaco que est
dejando y reasignar actividades entre los recursos.

Planes de Formacin

189
En caso sea necesario realizar alguna capacitacin sobre la ISO 9001:2008, se dispondr del
tiempo necesario y se coordinar con la persona a capacitar para acordar las fechas en las
que se le podr dar sesiones de entrenamiento, con la finalidad que entienda la necesidad,
ventajas y la estructura de la ISO 9001:2008.

Planes de Reconocimientos y recompensas

No aplica.

Viticos
No aplica.

Personal del Cliente requerido para el proyecto

No aplica.

190
Descripcin de Roles y Responsabilidades
Informacin General

Nombre del Propuesta de un Modelo de Gestin de Calidad para el Proceso de

Proyecto Control de Proyectos de IT-Pyme, Basado en la Norma ISO
9001:2008

Preparado por: Juan Quispe Villanueva Fecha de 15/05/2014

Preparacin

Identificador del rol R01

Nombre del Rol Gerente General de IT-Pyme

Caractersticas del rol requerido e identificacin del Recurso Humano en la

organizacin

Las caractersticas del rol son las siguientes:

Conocimientos Habilidades Actitudes

PMBOK Liderazgo Motivador

ISO 9001:2008 Facilidad de comunicacin Exigente

EUP Orden

Manejo del estrs

Recursos Humanos requeridos en el tiempo:

Descripcin Nmero Fecha requerida Fecha de retiro Tiempo

Estimado proyectada proyectada requerido

Gerente General de 1 24/03/2014 05/12/2014 2 ciclos

IT-Pyme acadmicos

Acercamiento al Proyecto y Cronograma para actualizacin del Plan de Gestin del

Personal:

191
 Evento disparador Sincronizacin Prevista

Fin de periodo del Asignacin del Gerente General de IT-Pyme por parte del comit.
actual Gerente de la
Empresa

Notas adicionales:

No aplica.

192
Descripcin de Roles y Responsabilidades
Informacin General

Nombre del Propuesta de un Modelo de Gestin de Calidad para el Proceso de

Proyecto Control de Proyectos de IT-Pyme, Basado en la Norma ISO
9001:2008

Preparado por: Juan Quispe Villanueva Fecha de 15/05/2014

Preparacin

Identificador del rol R01

Nombre del Rol Gerente de recursos y proyectos

Caractersticas del rol requerido e identificacin del Recurso Humano en la

organizacin

Las caractersticas del rol son las siguientes:

Conocimientos Habilidades Actitudes

PMBOK Liderazgo Motivador

ISO 9001:2008 Facilidad de comunicacin Exigente

EUP Orden

Manejo del estrs

Recursos Humanos requeridos en el tiempo:

Descripcin Nmero Fecha requerida Fecha de retiro Tiempo

Estimado proyectada proyectada requerido

Gerente de recursos y 1 24/03/2014 05/12/2014 2 ciclos

proyectos acadmicos

Acercamiento al Proyecto y Cronograma para actualizacin del Plan de Gestin del

Personal:

193
 Evento disparador Sincronizacin Prevista

Inicio del proyecto Asignacin del Gerente de Recursos y Proyectos por el comit

Notas adicionales:

No aplica.

194
Descripcin de Roles y Responsabilidades
Informacin General

Nombre del Propuesta de un Modelo de Gestin de Calidad para el Proceso de

Proyecto Control de Proyectos de IT-Pyme, Basado en la Norma ISO
9001:2008

Preparado por: Juan Quispe Villanueva Fecha de 13/05/2014

Preparacin

Identificador del rol R02

Nombre del Rol Asistente de Gerencia

Caractersticas del rol requerido e identificacin del Recurso Humano en la

organizacin

Las caractersticas del rol son las siguientes:

Conocimientos Habilidades Actitudes

ISO 9001:2008 Facilidad de comunicacin Proactivo

EUP Orden Exigente

Manejo del estrs

Recursos Humanos requeridos en el tiempo:

Descripcin Nmero Fecha requerida Fecha de retiro Tiempo

Estimado proyectada proyectada requerido

Asistente de 1 24/03/2014 05/12/2014 2 ciclos

Gerencia acadmicos

Acercamiento al Proyecto y Cronograma para actualizacin del Plan de Gestin del

Personal:

Evento disparador Sincronizacin Prevista

195
 Inicio del proyecto Asignacin del Asistente por parte del Gerente de Recursos y
Proyectos.

Notas adicionales:

No aplica.

196
Descripcin de Roles y Responsabilidades
Informacin General

Nombre del Propuesta de un Modelo de Gestin de Calidad para el Proceso de

Proyecto Control de Proyectos de IT-Pyme, Basado en la Norma ISO
9001:2008

Preparado por: Juan Quispe Villanueva Fecha de 13/05/2014

Preparacin

Identificador del rol R03

Nombre del Rol Analista de QA

Caractersticas del rol requerido e identificacin del Recurso Humano en la

organizacin

Las caractersticas del rol son las siguientes:

Conocimientos Habilidades Actitudes

ISO 9001:2008 Orden Perseverante

EUP Manejo del estrs Proactivo

Facilidad de comunicacin Optimista

Responsable

Recursos Humanos requeridos en el tiempo:

Descripcin Nmero Fecha requerida Fecha de retiro Tiempo

Estimado proyectada proyectada requerido

Analista de QA 1 13/05/2014 05/12/2014 2 Ciclos

acadmicos

Acercamiento al Proyecto y Cronograma para actualizacin del Plan de Gestin del

Personal:

197
 Evento disparador Sincronizacin Prevista

Lista de Actividades Asignacin del Asistente por parte del Gerente de Recursos y
TDP2 Proyectos.

Notas adicionales:

No aplica.

198
Descripcin de Roles y Responsabilidades
Informacin General

Nombre del Propuesta de un Modelo de Gestin de Calidad para el Proceso de

Proyecto Control de Proyectos de IT-Pyme, Basado en la Norma ISO
9001:2008

Preparado por: Juan Quispe Villanueva Fecha de 13/05/2014

Preparacin

Identificador del rol R04

Nombre del Rol Analista de QC

Caractersticas del rol requerido e identificacin del Recurso Humano en la

organizacin

Las caractersticas del rol son las siguientes:

Conocimientos Habilidades Actitudes

EUP Orden Perseverante

Manejo del estrs Proactivo

Facilidad de comunicacin Optimista

Responsable

Recursos Humanos requeridos en el tiempo:

Descripcin Nmero Fecha requerida Fecha de retiro Tiempo

Estimado proyectada proyectada requerido

Analista de QC 1 13/05/2014 05/12/2014 1.5 Ciclos

acadmicos

Acercamiento al Proyecto y Cronograma para actualizacin del Plan de Gestin del

Personal:

199
 Evento disparador Sincronizacin Prevista

Realizar Emisin de una solicitud de servicio de QS por el Gerente de

Aseguramiento de Recursos y Proyectos.
Calidad.

Notas adicionales:

No aplica.

200
Descripcin de Roles y Responsabilidades
Informacin General

Nombre del Propuesta de un Modelo de Gestin de Calidad para el Proceso de

Proyecto Control de Proyectos de IT-Pyme, Basado en la Norma ISO
9001:2008

Preparado por: Juan Quispe Villanueva Fecha de 13/05/2014

Preparacin

Identificador del rol R05

Nombre del Rol Cliente

Caractersticas del rol requerido e identificacin del Recurso Humano en la

organizacin

Las caractersticas del rol son las siguientes:

Conocimientos Habilidades Actitudes

EUP Orden Proactivo

ISO 9001 Facilidad de comunicacin Responsable

Recursos Humanos requeridos en el tiempo:

Descripcin Nmero Fecha requerida Fecha de retiro Tiempo

Estimado proyectada proyectada requerido

Cliente 1 13/05/2014 05/12/2014 1.5 Ciclos

acadmicos

Acercamiento al Proyecto y Cronograma para actualizacin del Plan de Gestin del

Personal:

Evento disparador Sincronizacin Prevista

201
 Aprobacin de tema Revisin y aprobacin del Project charter.
de proyecto

Notas adicionales:

No aplica.

202
Descripcin de Roles y Responsabilidades
Informacin General

Nombre del Propuesta de un Modelo de Gestin de Calidad para el Proceso de

Proyecto Control de Proyectos de IT-Pyme, Basado en la Norma ISO
9001:2008

Preparado por: Juan Quispe Villanueva Fecha de 13/05/2014

Preparacin

Identificador del rol R06

Nombre del Rol Comit

Caractersticas del rol requerido e identificacin del Recurso Humano en la

organizacin

Las caractersticas del rol son las siguientes:

Conocimientos Habilidades Actitudes

Gestin de Proyecto Orden Responsable

Facilidad de comunicacin

Recursos Humanos requeridos en el tiempo:

Descripcin Nmero Fecha requerida Fecha de retiro Tiempo

Estimado proyectada proyectada requerido

Comit 1 13/05/2014 05/12/2014 2 Ciclos

acadmicos

Acercamiento al Proyecto y Cronograma para actualizacin del Plan de Gestin del

Personal:

Evento disparador Sincronizacin Prevista

203
 Aprobacin de tema Revisin y aprobacin del Project charter.
de proyecto

Notas adicionales:

No aplica.

204
Anexo 3: Plan de Gestin de Comunicaciones del Proyecto
Informacin General

Propuesta de un Modelo de Gestin de Calidad para el

Nombre del Proceso de Control de Proyectos de IT-Pyme, Basado en la
Proyecto Norma ISO 9001:2008

Fecha de
Preparado por: Juan Quispe Villanueva Preparacin: 13/05/2014

Comunicaciones del Proyecto

Con el objetivo de dar el debido tratamiento a las actividades de coordinacin de los equipos
de trabajo y la gestin del proyecto, se propone definir reuniones formales semanales entre
el gerente de recursos y proyecto y el cliente.

Adems de esto, tambin se propone realizar reuniones entre el Gerente General y Lder del
proyecto, a fin de informar sobre el estado actual del proyecto, los objetivos cumplidos y las
acciones a realizar en las prximas semanas. Estas reuniones pactadas sern documentadas
mediante actas de reunin, en donde se describirn los puntos definidos y las decisiones que
impacten a los interesados para conseguir el logro de los objetivos.

Para asegurar que todas las necesidades de comunicacin, con los distintos interesados, se
encuentren cubiertas a largo del proyecto se ha realizado el registro de interesados y, luego
de ste, se ha definido cada una de sus necesidades en los siguientes documentos.

- Registro de interesados

- Matriz de Comunicaciones

Procedimientos para Actualizar el Plan de Gestin de Comunicaciones

El Plan de Gestin de Comunicaciones deber ser revisado y actualizado cada vez que:

- Hay una solicitud de cambio aprobada o accin correctiva que impacte los
requerimientos o necesidades de informacin de los Stakeholders.

- Hay cambios en los miembros y roles del equipo del proyecto.

205
 - Materializacin de riesgos o inconvenientes durante la realizacin del proyecto.

- Hay solicitudes inusuales de informes o reportes adicionales que se van a mantener

a lo largo del proyecto.

- Cuando se presenten quejas, sugerencias o comentarios o evidencia de

requerimientos de informacin no satisfechas.

La actualizacin del Plan de Gestin de Comunicaciones deber seguir los siguientes pasos:

- Identificacin y clasificacin de Stakeholders

- Determinacin de requerimientos de informacin

- Elaboracin/Actualizacin de la matriz de comunicaciones del Proyecto

- Aprobacin del Plan de Gestin de Comunicaciones por el Equipo de proyecto y el

Cliente.

- Difusin del nuevo Plan de Gestin de Comunicaciones de acuerdo a lo definido en

la Matriz de Comunicaciones

Guas para Eventos de Comunicacin

Guas para reuniones Todas las reuniones deben seguir las siguientes pautas:

- Aviso anticipado por correo sobre la fecha de reunin

- Confirmacin de ambas partes sobre disponibilidad y fecha de reunin

- Firma de acta de reunin pasada

- Presentacin de avance de la semana

- Revisin de acuerdos pactados para la reunin

- Registro de nuevos acuerdos

- Retroalimentacin del cliente/asesor

- Elaboracin de acta de reunin

206
Guas para correo electrnico

- Copiar a los interesados del mensaje.

- Los correos enviados/recibidos luego de las 11 p.m. sern considerados como del da
siguiente.

- El servidor destino puede ser Gmail o el correo de la universidad.

Guas para Documentacin del Proyecto

1. Guas para Codificacin de Documentos la codificacin de los documentos del

proyecto utilizar el siguiente formato:
- (Tema de documento) (versin).(extensin)

*Ejemplo: Plan de gestin de comunicaciones v.1.0.docx

2. Guas para Almacenamiento de Documentos - El almacenamiento de los documentos del

proyecto deber seguir las siguientes pautas:
- Los documentos debern de almacenarse en carpetas distintas, segn el tema.

- Los documentos deben de almacenarse en el GDrive *\Google Drive\Ciclo 2014-

1\Proyectos IT-Pyme\PG01 para el control y uso del equipo de proyecto.

- La carpeta PG01 solamente debe de estar compartida entre el Gerente de Recursos y

Proyectos y el asesor.

3. Guas para Recuperacin y Reparto de Documentos

- Los documentos deben de recuperarse del repositorio GDrive mediante la
herramienta Control de cambios.

- Los documentos solo pueden ser recuperados por el Gerente de Recursos y

Proyectos.

4. Guas para el Control de Versiones

- El control de versiones en los documentos se manejar manualmente mediante el
siguiente formato: (Tema de documento) (versin).(extensin)

- El repositorio GDrive provee una herramienta de control de cambios automticos, la

cual tambin se utilizar en el presente proyecto.

207
Procedimiento para resolucin de polmicas

En caso exista una polmica o se genere un problema que est relacionado con el proyecto,
se seguir un procedimiento sencillo que permitir resolverlo de manera inmediata y tenerlo
registrado en un Log de Control de Polmicas.

En primer lugar, luego de que la polmica se genere, se procede a registrar la polmica en el

Log de Control de Polmicas, con la finalidad de registrar todas las polmicas como
evidencia de los posibles cambios en el proyecto.

Log de Control de Polmicas

Acciones de
Cdigo de Descripcin Involucrados Criticidad Responsable Fecha Resultado
Polmica Solucin

*En este caso el cuadro de Log de Control de Polmicas est vaco porque no ha sucedido
ninguna polmica*

Posteriormente, se revisar el Log en caso exista alguna polmica que tenga mayor criticidad
que otra y est en espera, con la finalidad de empezar solucionando esa polmica para luego
resolver la recin creada.

Luego de haber resuelto la polmica con mayor prioridad, se proceder a darle una solucin
a la polmica registrada, para ello se identificar a los involucrados y las acciones de
solucin. Finalmente, se proceder a resolver la polmica.

208
 Anexo 4: Matriz de Comunicaciones

Informacin General

Nombre del Proyecto Propuesta de un Modelo de Gestin de Calidad para el Proceso de Control de
Proyectos de IT-Pyme, Basado en la Norma ISO 9001:2008

Preparado por: Juan Quispe Villanueva Fecha de Preparacin 13/05/2014

Informacin Responsable Para su entrega a Mtodo de

Contenido Cdigo de EDT
requerida de los Stakeholders comunicacin a Frecuencia
asociado
elaborarlo utilizar

Registro de la reunin realizada con el - Presencial

- Gerente de
Acta de cliente, en donde se especifica las tareas
recursos y - Cliente - Semanal - 1.2.1.1
Reunin pendientes para la semana, los avances
proyectos - Virtual
realizados y los acuerdos.

Registro de la reunin realizada con el- - Gerente - Presencial

Acta de gerente general, en donde se especifica de - Gerente IT
- Semanal - 1.3.1.1
Reunin las tareas pendientes para la semana, los recursos y PYME
avances realizados y los acuerdos. proyectos - Virtual

Explicar la problemtica que busca- - Gerente

Presentacin
resolver el proyecto, sus objetivos de - Gerente IT - Fecha
de avance - Presencial - 2.1.1
generales y especficos, riesgos, alcance recursos y PYME determinada
parcial
e hitos principales. proyectos

- Comit de la
Explicar la problemtica que busca- - Gerente
Presentacin Escuela de
resolver el proyecto, sus objetivos de - Fecha
parcial del Ingeniera de - Presencial - 3.1.1
generales y especficos, riesgos, alcance recursos y determinada
proyecto Sistemas y
e hitos principales. proyectos
Computacin

- - Gerente - Presencial
Satisfacer cualquier duda con el de - Gerente IT
Coordinaciones - Variable No aplica
proyecto. recursos y PYME
proyectos - Virtual

- - Gerente - Presencial
de
Coordinaciones Resolver cualquier duda con el Cliente. - Cliente - Variable No aplica
recursos y
proyectos - Virtual

209
Anexo 5: Plan de Gestin del Riesgo
Informacin General

Nombre del Propuesta de un Modelo de Gestin de Calidad para el Proceso de

Proyecto Control de Proyectos de IT-Pyme, Basado en la Norma ISO
9001:2008

Preparado por: Juan Quispe Villanueva Fecha de 13/05/2014

Preparacin

Descripcin de la metodologa de gestin del riesgo a ser usada:

1. Procedimiento
En el presente documento se muestra la planificacin detallada para la gestin de los riesgos
encontrados para el desarrollo del proyecto, as como las medidas a tomar en caso surja algn
riesgo durante la ejecucin del proyecto.

- Identificacin de los riesgos del proyecto

Para la realizacin de este paso se tomaron en cuenta las herramientas que detallan
en el punto 1.2.

- Preparacin del Registro de riesgos

Para el registro de los riesgos se defini la matriz de riesgos (Ver: Matriz de Riesgos),
en esta se menciona el cdigo del riesgo, su descripcin, su disparador, sus causas,
la categora, el objetivo impactado, responsable, impacto, probabilidad, mitigacin,
entre otros.

- Categorizacin de los riesgos de acuerdo al mbito al que afectan

Los riesgos identificados y registrados en la matriz, se categorizaron de acuerdo la

siguiente clasificacin:

- Riesgos Tcnicos

- Riesgos de Gerencia de Proyectos

- Riesgos Organizacionales

210
 - Riesgos Externos

- Evaluacin del riesgo realizando inicialmente el anlisis cualitativo

Los riesgos identificados y registrados en la matriz, se evaluaron de dos maneras. En

primer lugar de manera cualitativa, dado que se analizaron conceptos como la
amenaza, impacto y probabilidad si es que el riesgo se materializa. En segundo lugar
se realiz un anlisis cuantitativo, se procedi a dar un puntaje a cada riesgo, con
respecto al impacto y la probabilidad (0 1) para tener identificado cules son los
riesgos ms crticos y severos.

- Se definirn las acciones a tomar para los riesgos de mayor severidad

Se definieron acciones para mitigar y/o prevenir los riesgos identificados en la matriz
segn la severidad y criticidad de los mismos, esto a travs del puntaje calculado
luego de cuantificar el impacto y la probabilidad.

Luego de definir la accin mitigante, se procedi a realizar un nuevo anlisis y

cuantificacin de los riesgos residuales por cada riesgo identificado.

- Se realizar el seguimiento y control de los riesgos de manera peridica

Finalmente, cada dos semanas se har una evaluacin para ver el estado actual de
cada riesgo a fin de poder controlarlos y evitar la realizacin de estos.

2. Herramientas
- Tormenta de ideas

- Anlisis de los supuestos y factores crticos de xito

- Anlisis Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, Amenazas (FODA)

Se har uso de la siguiente RBS para la categorizacin de los riesgos:

211
- Escala de probabilidad: Para medir la probabilidad de ocurrencia del riesgo se usar
la siguiente escala lineal:

0.1 muy improbable

0.3 improbable

0.5 moderado

0.7 probable

0.9 casi certeza

- Escala de impacto: Para medir el impacto de la ocurrencia del riesgo se usar la

siguiente escala lineal:

0.1 muy bajo

0.3 bajo

0.5 moderado

0.7 alto

0.9 muy alto

- Matriz de Probabilidad e impacto: en ella se ilustran los criterios para la definicin

de escalas de la severidad de los riesgos. Para este proyecto se ha definido la siguiente
escala de severidad del riesgo:

> 0.25 - Criticidad Alta - Rojo

0.07 > x < 0.25 Criticidad Moderada - Amarillo

<= 0.07 Criticidad Baja Verde

En funcin a estas escalas se ha establecido la siguiente matriz:

212
 Matriz de Probabilidad e Impacto
Probabilidad Amenazas Oportunidades

0.90 0.09 0.27 0.45 0.63 0.81 0.81 0.63 0.45 0.27 0.09
0.70 0.07 0.21 0.35 0.49 0.63 0.63 0.49 0.35 0.21 0.07
0.50 0.05 0.15 0.25 0.35 0.45 0.45 0.35 0.25 0.15 0.05

0.30 0.03 0.09 0.15 0.21 0.27 0.27 0.21 0.15 0.09 0.03
0.10 0.01 0.03 0.05 0.07 0.09 0.09 0.07 0.05 0.03 0.01

0.10 0.30 0.50 0.70 0.90 0.90 0.70 0.50 0.30 0.10

Impacto (escala de relacin) sobre un objetivo (por ejemplo, tiempo, alcance o calidad)
Cada riesgo es clasificado de acuerdo con su probabilidad de ocurrencia y el impacto sobre un objetivo en caso de que ocurra.
Los umbrales de la organizacin para riesgos bajos, moderados o altos se muestran en la matriz y determinan si el riesgo es
calificado como alto, moderado o bajo para ese objetivo.

Los umbrales para la definicin del impacto para los tres objetivos (alcance, tiempo y
calidad) del proyecto se encuentran en el cuadro que se presenta a continuacin:

Condiciones Definidas para Escalas de Impacto de un Riesgo sobre los Principales Objetivos del Proyecto
(Ejemplos para impactos negativos)

Se muestran escalas relativas o numricas

Objetivo del
Proyecto
Muy bajo / 0.10 Bajo / 0.30 Moderado / 0.50 Alto / 0.70 Muy alto / 0.90

Aumento de Aumento del Aumento del Aumento del Aumento del

Tiempo tiempo tiempo < tiempo del 5- tiempo del tiempo
insignificante 5% 10% 10 - 20% > 20%

El elemento
reas de
Modificacin del reas de alcance Modificacin del terminado del
alcance
Alcance alcance apenas principales alcance inaceptable proyecto es
secundarias
apreciable afectadas para el patrocinador efectivamente
afectadas
inservible
Slo las El elemento
La reduccin de la
Degradacin de la aplicaciones Reduccin de la terminado del
calidad requiere
Calidad calidad apenas muy exigentes calidad inaceptable proyecto es
la aprobacin del
perceptible se ven para el patrocinador efectivamente
patrocinador
afectadas inservible

Esta tabla presenta ejemplos de definiciones de impacto de los riesgos para tres objetivos del proyecto.
Estos deben adaptarse al proyecto individual y a los umbrales de riesgo de la organizacin en el proceso Planificacin de la
Gestin de Riesgos.

3. Roles y Responsabilidades
En el siguiente cuadro se muestras las responsabilidades de cada uno de los roles
involucrados en el proyecto.

Gerente Gerente de Cliente Asistente de Analista de

general recursos y gerencia aseguramiento de
proyectos la calidad
Determinar si el plan de gestin
de riesgos es apto para el X X
registro de riesgos
Identificar los riesgos del
X X
proyecto

213
 Revisar los riesgos identificados X X
Idear planes de contingencia a
X
los riesgos de alta severidad
Aprobar los planes de
contingencia establecidos para X X
los riesgos identificados
Presupuesto

No aplica.

Seguimiento y control de riesgos

Para contar con la certeza de llevar a cabo una exitosa gestin de riesgos, el gerente de
recursos y proyectos realizar un seguimiento peridico, el cual se dar cada dos semanas,
durante el desarrollo proyecto. En otras palabras, en cada fecha determinada dentro de las
actividades del cronograma, se realizar un control de lo realizado para el anlisis de los
riesgos identificados y la posterior toma acciones correctivas o preventivas.

Al mismo tiempo, se comunicar a los afectados y/o interesados en el proyecto en caso de

presentarse algn riesgo definido en la matriz. Esta comunicacin a los stakeholders tiene
un proceso definido, el cual se encuentra definido dentro del plan de comunicaciones.

Finalmente, se aadir en la agenda de cada reunin con los interesados de proyecto una
actividad que permita realizar un seguimiento y control para revisar los riesgos mitigados y
aquellos que pudieran aparecer.

214
 Anexo 6: Matriz de Riesgos

Paquete de Trabajo Incorporado a EDT

Nueva probabilidad de ocurrencia
Probabilidad de Ocurrencia

Nueva Severidad del riesgo

Nuevo grado del impacto
Tiempo Afectado (Horas)

Costo Afectado (US$)

Severidad del riesgo
Grado de impacto
Responsable

Respuesta
Objetivo
Cdigo Riesgo identificado Disparador Causas identificadas Categora Accin Especficas
impactado

- Comunicacin continua con

Deficiencia en la - Falta de tiempo - Gerente de
- Mala planificacin del el cliente
definicin de para la Gestin de recursos y
PG01-R1 proyecto Alcance 0.8 0.4 0.32 - - Mitigar - Verificacin del 0.3 0.2 0.06 -
alcance de culminacin del proyecto proyectos
- Subvaloracin del alcance cumplimiento de los
proyecto proyecto - Cliente
requerimientos del cliente
- Posible retiro del curso de
- Gerente de - Planificacin de actividades
Cambios en las - Cambio en la TDP 2 de la malla curricular
Gestin de recursos y de actualizacin de
PG01-R2 dinmicas de los curriculas de la por parte de la Escuela de Tiempo 0.8 0.5 0.4 - - Mitigar 0.3 0.5 0.15 -
proyecto proyectos entregables para el ciclo 2014-
talleres carrera de SI Ingeniera de Sistemas y
- Cliente 2
Computacin
- Establecer una fecha
Nmero - Reuniones semanal, como mnimo, para
Gestin de - Gerente de
insuficiente de postergadas - Falta de tiempo por parte Alcance / Mitigar / reunirse con el cliente.
PG01-R3 proyecto / recursos y 0.5 0.4 0.2 - - 0.2 0.1 0.02 -
reuniones con - Reuniones del asesor/cliente Calidad Mejorar - Comunicacin activa sobre la
Externo proyectos
asesores, clientes. canceladas disponibilidad de ambas
partes.
- Recurrir a juicio experto para
Retraso en el una mejor estimacin de
- Tareas no - Gerente de
cumplimiento de - Mala planificacin de Gestin de tiempo.
PG01-R4 culminadas a Todos recursos y 0.8 0.3 0.24 - - Mitigar 0.3 0.2 0.06 -
tareas del tareas del cronograma proyecto - Establecer compromisos con
tiempo proyectos
cronograma asesores y clientes a fin de
asegurar el cumplimiento

215
 - Recibir un feedback de la
Recursos humanos directora de escuela, y del
- Deficiente - Gerente de
con bajo nivel de - Mala seleccin de recursos Gestin de Mitigar / gerente de QS, a fin de
PG01-R5 reclutamiento de Tiempo recursos y 0.4 0.3 0.12 - - 0.1 0.1 0.01 -
conocimientos para el apoyo en el proyecto proyecto Mejorar seleccionar al mejor prospecto
personal proyectos
sobre el proyecto - Definir plazos de induccin
para los recursos

- Constante verificacin de los

Resultados - Gerente de
- Mala planificacin del indicadores durante el
negativos en los - Malas Gestin de recursos y
PG01-R6 proyecto Tiempo 0.8 0.2 0.16 - - Mitigar desarrollo del proyecto 0.3 0.2 0.06 -
indicadores del calificaciones proyecto proyectos
- Riesgos materializados - Solicitar feedback del
proyecto - Cliente
cliente/asesor
- Gerente de
Insatisfaccin del - Establecer una fecha
- Malas - Falta de comunicacin con Gestin de recursos y
PG01-R7 cliente con el Tiempo 0.4 0.3 0.12 - - Mejorar semanal, como mnimo, para 0.3 0.1 0.03 -
calificaciones el cliente proyecto proyectos
proyecto reunirse con el cliente
- Cliente
- Nuevos formatos por
- Elaboracin de un
Incumplimiento en presentar - Gerente de
cronograma
la entrega de - Documentos no - Aviso sin anticipacin para Gestin de recursos y Mitigar /
PG01-R8 Tiempo 0.3 0.4 0.12 - - - Asignacin de 0.3 0.1 0.03 -
documentos al terminados la elaboracin de proyecto proyectos Mejorar
responsabilidades para la
cliente. documentos - Cliente
elaboracin de documentos
- Mala planificacin
Deficiencia en la
- Mala - Gerente de
aplicacin de la - Insuficientes conocimientos Gestin de - Solicitar juicio experto por
PG01-R9 interpretacin de Todos recursos y 0.5 0.2 0.1 - - Mitigar 0.2 0.1 0.02 -
norma ISO tcnicos acerca de la norma proyecto parte de asesor
la norma proyectos
9001:2008
- Empresa
- Presentacin Virtual
- Los recursos de QS no
final ante el Quality - Estar en constante contacto
PG01- Deficiente de retornan a tiempo las Gestin de
comit cancelada Calidad Services 0.6 0.3 0.18 - - Mitigar con el lder de lnea de la 0.3 0.1 0.03 -
R10 Control de Calidad correcciones de los proyecto
- Malas - Gerente de empresa QS.
documentos enviados.
calificaciones recursos y
proyectos

216
Anexo 7: Plantilla de Registro de Interesados

217
218
Anexo 8: Plantilla de Plan de Gestin RRHH

219
220
221
222
Anexo 9: Plantilla Plan de Gestin de Comunicaciones

223
224
225
Anexo 10: Plantilla Plan de Gestin de Riesgos

226
227
228
Anexo 11: Plantilla Matriz de Riesgos

229
Anexo 12: Plantilla Plan de Gestin de Alcance

230
231
232
233
234
Anexo 13: Plantilla de Matriz RAM

235
Anexo 14: Plantilla de Matriz de Trazabilidad

236
Anexo 15: Plantilla Plan de Gestin de Cronograma

237
238
Anexo 16: Plantilla Cronograma de Proyecto

239
Anexo 17: Plantilla de Diccionario EDT

240
241
242
243
Anexo 18: Plantilla Plan de Gestin de Calidad

244
245
246
Anexo 19: Plantilla Solicitud de Cambios

247
248
Anexo 20: Plantilla Lecciones Aprendidas

249
Anexo 21: Plantilla de Seguimiento de Reuniones

250
251
Anexo 22: Plantilla de Seguimiento EDT

252
Anexo 23: Plantilla de Informe de Proyectos

253
Anexo 24: Leccin Aprendida 1
Informacin General
Nombre del Propuesta De Un Modelo De Gestin De Calidad Para El Proceso De Control De
Proyecto Proyectos De IT-Pyme, Basado En La Norma ISO 9001:2008
Preparado por: Fecha de
Juan Quispe 16/11/2014
(Responsable) Preparacin
Nombre de la Inclusin del plan de gestin Rol del
leccin aprendida: de la empresa dentro de la Responsable Jefe de Proyecto
planificacin del proyecto

Detalle de leccin aprendida

El objetivo de este reporte es recolectar toda la informacin relevante para mejorar la planificacin de los proyectos de
mejora correspondientes a los gerentes de las empresas virtuales.

Grupo de Proceso:

Iniciacin X Planeamiento X Ejecucin X Seguimiento y Control X Cierre X

Proceso especfico de la gestin del proyecto que est siendo utilizado:

Planificacin de Proyectos
Prctica especfica, herramienta o tcnica que est siendo utilizada:
Al iniciar este proyecto se utiliz el estndar PMBOK para la planificacin del mismo.

Cul fue la accin sucedida, qu pas?

No se tom en cuenta las actividades correspondientes a la gerencia de proyecto, lo cual trajo retrasos
en el desarrollo del proyecto de mejora.

Cul fue el resultado o impacto de la incidencia?

Se tuvo que pedir apoyo a los recursos de la empresa para culminar con la documentacin necesaria.

Cul es la leccin aprendida?

La leccin aprendida es que siempre se tienen que identificar todas actividades del gerente, para as
definir fechas de entrega realistas.

Qu accin se tom?
Se gestion la solicitud de apoyo a recursos de la empresa.

Qu comportamiento se recomienda para el futuro?

Identificar todas las actividades correspondientes al rol de gerente de proyecto.

Dnde y cmo ste conocimiento, puede ser utilizado en proyectos futuros?

En futuros proyectos de mejora de empresa.

254
Quin debe ser informado sobre sta leccin aprendida? (marca una)

Socio(s) X Gerente(s) Proyecto Equipo del Proyecto Todo el Personal Otros

Cmo debe ser distribuida sta leccin aprendida? (marcar todos los que apliquen)

Documento Directorio del X Documento Reunin Publicacin

electrnico proyecto impreso Web

Ha anexado referencia(s), ejemplo(s) y/o material(es) adicionales?

Si No X

255
Anexo 25: Leccin Aprendida 2
Nombre del Propuesta De Un Modelo De Gestin De Calidad Para El Proceso De Control De
Proyecto Proyectos De IT-Pyme, Basado En La Norma ISO 9001:2008
Preparado por: Fecha de
Juan Quispe 16/11/2014
(Responsable) Preparacin
Nombre de la Inclusin del plan de gestin Rol del
leccin aprendida: de la empresa dentro de la Responsable Jefe de Proyecto
planificacin del proyecto

Detalle de leccin aprendida

El objetivo de este reporte es recolectar toda la informacin relevante para mejorar el planeamiento de las siguientes
etapas del proyecto y futuros proyectos, mejorando la implementacin y minimizando riesgos en el futuro.

Grupo de Proceso:

Iniciacin Planeamiento Ejecucin X Seguimiento y Control X Cierre

Proceso especfico de la gestin del proyecto que est siendo utilizado:

Ejecucin
Prctica especfica, herramienta o tcnica que est siendo utilizada:
Durante el desarrollo del proyecto se han definido fechas para las reuniones.

Cul fue la accin sucedida, qu pas?

Para el xito del presente proyecto se desarroll un cronograma con fechas de reuniones establecidas.

Cul fue el resultado o impacto de la incidencia?

Las reuniones que se llevaron a cabo no tuvieron como tema principal el desarrollo del proyecto.

Cul es la leccin aprendida?

La leccin aprendida es que se deben de agendar reuniones con el tema principal del proyecto de mejora
a fin de establecer un feedback constante con todos los interesados del proyecto.

Qu accin se tom?
Se agendaban reuniones semanales con el Gerente General de las empresa virtuales para apalear la
falta de gua.

Qu comportamiento se recomienda para el futuro?

Agendar las reuniones con el Gerente General de las empresa virtuales para as mostrar un avance
constante del proyecto de mejora.

Dnde y cmo ste conocimiento, puede ser utilizado en proyectos futuros?

Esta actividad debe de convertirse en una buena prctica durante la ejecucin del proyecto, como parte
de la ejecucin de este

Quin debe ser informado sobre sta leccin aprendida? (marca una)

Socio(s) Gerente(s) Proyecto X Equipo del Proyecto Todo el Personal Otros

256
Cmo debe ser distribuida sta leccin aprendida? (marcar todos los que apliquen)

Documento Directorio del X Documento Reunin X Publicacin

electrnico proyecto impreso Web

Ha anexado referencia(s), ejemplo(s) y/o material(es) adicionales?

Si No X

257
Anexo 26: Certificado de QS

258
Anexo 26: Constancia de Servicio de QS

259
260
261
Anexo 27: Actas de Aceptacin

262
Anexo 28: Plan de Trabajo IT-Pyme 2015-I
INTRODUCCIN
Como resultado de la anterior gestin de la empresa IT-Pyme, se desarrollaron una serie
de herramientas y controles que apoyan a la medicin del rendimiento de los proyectos.
Cada uno de estos controles ayuda en la gestin administrativa del gerente de recursos y
proyectos de la organizacin. Por tal motivo, en busca de asegurar la continuidad de las
buenas prcticas de la organizacin se ha desarrollado este plan. Este documento toma
como base el detalle de la priorizacin de procesos de la arquitectura de negocios a
implementar dentro de la organizacin para definir las actividades y plan de accin a
desarrollar para el prximo periodo.

PROPSITO
El propsito de este artefacto es el servir como una gua para dar continuidad a los
controles y buenas prcticas desarrolladas por la gestin anterior de la organizacin. Por
tal motivo, este documento est redactado de manera sencilla, a fin de que los nuevos
integrantes de la organizacin puedan comprenderlo.

ALCANCE
El alcance de este documento es describir el plan de accin dentro de la empresa IT-Pyme
para el ciclo 2015-I.

263
 DIAGRAMA DE PLAN DE TRABAJO

Plan de Trabajo 2015-1 Resaltado de semana: 1 Plan Real % completado Real (ms all del plan) % Completo (ms all del plan)

PLAN PLAN REAL REAL PORCENTAJE

ACTIVIDAD Objetivos INICIO DURACIN INICIO DURACIN COMPLETADO PERODOS
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60
Exposicin de las nuevas polticas y procedimientos para la gestin y Comunicar a todos los jefes de proyecto acerca de las reglas de negocio y procedimientos
de la empresa.
1 1 0 0 0%
seguimiento de los proyectos

Preparacin de repositorio Preparar un espacio para cada proyecto, donde puedan subir sus evidencias y artefactos. 1 1 0 0 0%

Creacin de calendario de actividades por semana Definir de fechas de presentacin de entregables por proyecto. 1 1 0 0 0%

Capacitacin del asistente de gerencia Preparar al asistente en sus funciones operativas. 1 1 0 0 0%

Consolidar los riesgos ms altos de todos los proyectos de la organizacin, a fin de ver
Mapeo de riesgos de toda la organizacin posibles acciones de mitigacin.
1 1 0 0 0%

Revisin del cumplimiento de entregables por proyecto Actualizar el formato de seguimiento EDT y reuniones. 2 1 0 0 0%

Supervisin de solicitudes de servicio hacia QS de los TP2 Establecer contratos de servicios con la empresa QS. 2 1 0 0 0%

Revisin de cumplimiento por empresa Reportar a la Gerencia General el estado actual de la organizacin 2 1 0 0 0%

Revisin del cumplimiento de entregables por proyecto Actualizar el formato de seguimiento EDT y reuniones. 3 1 0 0 0%

Supervisin de envo de Artefactos a QS 1 Enviar a Quality Services todos los artefactos de TP2. 3 1 0 0 0%

Revisin de estado de riesgos de la organizacin Actualizar la matriz de riesgos de la organizacin con la informacin actual. 3 1 0 0 0%

Revisin del cumplimiento de entregables por proyecto Actualizar el formato de seguimiento EDT y reuniones. 4 1 0 0 0%

Revisin de cumplimiento por empresa Reportar a la Gerencia General el estado actual de la organizacin 4 1 0 0 0%

Revisin del cumplimiento de entregables por proyecto Actualizar el formato de seguimiento EDT y reuniones. 5 1 0 0 0%

Recopilacin de documentos de Gestin y avance Memoria de TP1 Verificar las versiones de los artefactos de TP1. 5 1 0 0 0%

Obtencin de indicadores de la empresa Documentar los indicadores de gestin de la empresa. 5 1 0 0 0%

Revisin de estado de riesgos de la organizacin Actualizar la matriz de riesgos de la organizacin con la informacin actual. 5 1 0 0 0%

Exposiciones TP1 6 1 0 0 0%

Revisin del cumplimiento de entregables por proyecto Actualizar el formato de seguimiento EDT y reuniones. 6 1 0 0 0%

Envio de Artefactos a QS 2 Enviar a Quality Services de plantillas de Gestin de TP1. 6 1 0 0 0%

Revisin de cumplimiento por empresa Reportar a la Gerencia General el estado actual de la organizacin 6 1 0 0 0%

Revisin del cumplimiento de entregables por proyecto Actualizar el formato de seguimiento EDT y reuniones. 7 1 0 0 0%

Recopilacin de avance de Memoria de TP2 Verificar las versiones de los artefactos de TP2. 7 1 0 0 0%

Revisin del cumplimiento de entregables por proyecto Actualizar el formato de seguimiento EDT y reuniones. 9 1 0 0 0%

Exposiciones TP2 9 1 0 0 0%

Revisin del cumplimiento de entregables por proyecto Actualizar el formato de seguimiento EDT y reuniones. 10 1 0 0 0%

Envio de Artefactos a QS 3 Enviar a Quality Services artefactos de TP1 y TP2 10 1 0 0 0%

Revisin de cumplimiento por empresa Reportar a la Gerencia General el estado actual de la organizacin 10 1 0 0 0%

Elaboracin de Cartera Elaborar presentacin de la cartera de proyectos. 10 3 0 0 0%

Revisin del cumplimiento de entregables por proyecto Actualizar el formato de seguimiento EDT y reuniones. 11 1 0 0 0%

Presentacin de Perfil al Gerente Profesor Presentar el perfil al profesor gerente. 11 1 0 0 0%

Revisin del cumplimiento de entregables por proyecto Actualizar el formato de seguimiento EDT y reuniones. 12 1 0 0 0%

Revisin de Cartera Revisar la cartera de proyectos con el comit para evaluar su factibilidad 12 1 0 0 0%

Revisin de cumplimiento por empresa Reportar a la Gerencia General el estado actual de la organizacin 12 1 0 0 0%

Envio de Artefactos a QS 4 Enviar a Quality Services artefactos de TP1 y TP2 13 1 0 0 0%

Presentacin de Cartera Presentar la cartera ante los TDP2 para que puedan postular al proyecto 13 1 0 0 0%

Revisin del cumplimiento de entregables por proyecto Actualizar el formato de seguimiento EDT y reuniones. 13 1 0 0 0%

Revisin del cumplimiento de entregables por proyecto Actualizar el formato de seguimiento EDT y reuniones. 14 1 0 0 0%

Obtencin de Certificados de QS 14 2 0 0 0%

Obtencin de Certificados de Despliegue 14 2 0 0 0%

Revisin de cumplimiento por empresa Reportar a la Gerencia General el estado actual de la organizacin 14 1 0 0 0%

Revisin del cumplimiento de entregables por proyecto Actualizar el formato de seguimiento EDT y reuniones. 15 1 0 0 0%

Entrega de Project Charter Entregar Project Charter al Profesor Gerente para su aprobacin 15 1 0 0 0%

Obtencin de indicadores de la empresa Documentar los indicadores de gestin de la empresa. 15 1 0 0 0%

Copia de Cierre de Ciclo al Repositorio Colocar todas las memorias (TP1 Y TP2) en el repositorio del comit 15 1 0 0 0%

Exposiciones Finales 16 1 0 0 0%

264
PLAN DE TRABAJO
Semana 1
Exposicin de las nuevas polticas y procedimientos para la gestin y seguimiento de
los proyectos

Comunicar a todos los jefes de proyecto acerca de las reglas de negocio y

Objetivo de la actividad
procedimientos de la empresa.

Fecha Programada de
24/03/2015
la Actividad

Indicador No aplica.

Otros documentos
necesarios para
realizar esta actividad

Riesgo El profesor gerente no conoce las directrices de la organizacin.

Comunicarse con una semana de anticipacin con el profesor gerente

Plan de Mitigacin asignado, a fin de comunicar todo lo que se expondr y garantizar la misma
visin sobre los objetivos de la organizacin.

Preparacin del repositorio de la organizacin

Preparar un espacio para cada proyecto, donde puedan subir sus evidencias
Objetivo de la actividad
y artefactos. Adems de ello se deber compartir

Fecha Programada de
24/03/2015
la Actividad

Indicador No aplica.

Otros documentos
necesarios para
realizar esta actividad

Riesgo No aplica.

Plan de Mitigacin No aplica

Creacin de calendario de actividades por semana

Definir de fechas de reuniones y presentacin de entregables hacia el

Objetivo de la actividad
profesor gerente de la organizacin por proyecto.

265
 Fecha Programada de
24/03/2015
la Actividad

Indicador No aplica.

Otros documentos
necesarios para Diccionario EDT
realizar esta actividad

Los proyectos de los alumnos TP2 no tienen diseado el plan de trabajo del
Riesgo
ciclo.

Solicitar la actualizacin del EDT a cada proyecto TP2 una semana antes de
Plan de Mitigacin
iniciar clase.

Capacitacin del asistente de gerencia

Objetivo de la actividad Preparar al asistente en sus funciones operativas.

Fecha Programada de
24/03/2015
la Actividad

Indicador No aplica.

Otros documentos
Seguimiento de EDT
necesarios para
Seguimiento de reuniones
realizar esta actividad

Riesgo La persona no cuente con el nivel de responsabilidad y puntualidad deseado

Plan de Mitigacin Realizar una solicitud detallada de la persona con el perfil de asistente.

Mapeo de riesgos de toda la organizacin

Consolidar los riesgos ms altos de todos los proyectos de la organizacin,

Objetivo de la actividad
a fin de ver posibles acciones de mitigacin.

Fecha Programada de
26/03/2015
la Actividad

Indicador No aplica.

Otros documentos
necesarios para Matriz de Riesgos
realizar esta actividad

Riesgo Los jefes de proyectos no tienen la informacin actualizada.

266
 Plan de Mitigacin Solicitar informacin con una semana de anticipacin

Semana 2
Revisin del cumplimiento de entregables por proyecto

Objetivo de la actividad Actualizar el formato de seguimiento EDT y reuniones.

Fecha Programada de
31/03/2015
la Actividad

Avance de Proyecto
Indicador Porcentaje de Reuniones Efectivas
Cantidad de Solicitudes de Cambio
Otros documentos
Seguimiento de EDT
necesarios para
Seguimiento de reuniones
realizar esta actividad

Riesgo Las reuniones para el control no se llevan a cabo.

Plan de Mitigacin Definir una fecha dentro de la misma semana para realizar la revisin.

Supervisin de solicitudes de servicio hacia QS de los TP2

Objetivo de la actividad Establecer contratos de servicios con la empresa QS.

Fecha Programada de
02/04/2015
la Actividad

Indicador No aplica.

Otros documentos
necesarios para
realizar esta actividad

Falta de documentacin de proyecto para la contratacin del servicios de

Riesgo
QS.

Comunicar con una semana de anticipacin la documentacin necesaria

Plan de Mitigacin
para realizar la actualizacin.

Revisin de cumplimiento por empresa

Esta actividad consiste en revisar el avance de los TP1 en cuanto a sus

Objetivo de la actividad
entregables de gestin y de revisar el EDT de los Proyectos TP2. Al final de

267
 la reunin se deber registrar un acta indicando los acuerdos (si es que
hubieron) y los gerentes que asistieron

Fecha Programada de
16/04/2015
la Actividad

Indicador Ficha de indicador de asistencias

Otros documentos
Acta de reunin
necesarios para
Informe de proyecto
realizar esta actividad

Riesgo Gerentes Alumnos faltan a la reunin

Se incluirn las fechas de reunin en los dems planes 2015-1 para una
Plan de Mitigacin
mejor planificacin

Semana 3
Revisin del cumplimiento de entregables por proyecto

Objetivo de la actividad Actualizar el formato de seguimiento EDT y reuniones.

Fecha Programada de
07/04/2015
la Actividad

Avance de Proyecto
Indicador Porcentaje de Reuniones Efectivas
Cantidad Solicitudes Cambio
Otros documentos
Seguimiento de EDT
necesarios para
Seguimiento de Reuniones
realizar esta actividad

Riesgo Las reuniones para el control no se llevan a cabo.

Plan de Mitigacin Definir una fecha dentro de la misma semana para realizar la revisin.

Supervisin de envo de Artefactos a QS

Objetivo de la actividad Enviar a Quality Services todos los artefactos de TP2.

Fecha Programada de
07/04/2015
la Actividad

Indicador Porcentaje de cumplimiento con QS

268
 Otros documentos
necesarios para No aplica.
realizar esta actividad

Riesgo Solicitudes de QS, aun no aprobadas.

Establecer un contacto directo con el lder de lnea a fin de levantar las

Plan de Mitigacin
observaciones en el menor tiempo posible.

Revisin de estado de riesgos de la organizacin

Objetivo de la actividad Actualizar la matriz de riesgos de la organizacin con la informacin actual.

Fecha Programada de
07/04/2015
la Actividad

Indicador

Otros documentos
necesarios para Matriz de riesgos
realizar esta actividad

Riesgo Informacin de proyectos obsoleta.

Plan de Mitigacin Solicitar la informacin con 1 semana de anticipacin.

Semana 4
Revisin del cumplimiento de entregables por proyecto

Objetivo de la actividad Actualizar el formato de seguimiento EDT y reuniones.

Fecha Programada de
14/04/2015
la Actividad

Avance de Proyecto
Indicador Porcentaje de Reuniones Efectivas
Cantidad Solicitudes Cambio
Otros documentos
Seguimiento de EDT
necesarios para
Seguimiento de Reuniones
realizar esta actividad

Riesgo Las reuniones para el control no se llevan a cabo.

Plan de Mitigacin Definir una fecha dentro de la misma semana para realizar la revisin.

269
 Revisin de cumplimiento por empresa

Esta actividad consiste en revisar el avance de los TP1 en cuanto a sus

entregables de gestin y de revisar el EDT de los Proyectos TP2. Al final de
Objetivo de la actividad
la reunin se deber registrar un acta indicando los acuerdos (si es que
hubieron) y los gerentes que asistieron
Fecha Programada de
23/04/2015
la Actividad

Indicador Ficha de indicador de asistencias

Otros documentos
Acta de reunin
necesarios para
Informe de Proyecto
realizar esta actividad

Riesgo Gerentes Alumnos faltan a la reunin

Se incluirn las fechas de reunin en los dems planes 2015-1 para una
Plan de Mitigacin
mejor planificacin

Semana 5
Revisin del cumplimiento de entregables por proyecto

Objetivo de la actividad Actualizar el formato de seguimiento EDT y reuniones.

Fecha Programada de
21/04/2015
la Actividad

Avance de Proyecto
Indicador Porcentaje de Reuniones Efectivas
Cantidad Solicitudes Cambio
Otros documentos
Seguimiento de EDT
necesarios para
Seguimiento de Reuniones
realizar esta actividad

Riesgo Las reuniones para el control no se llevan a cabo.

Plan de Mitigacin Definir una fecha dentro de la misma semana para realizar la revisin.

Recopilacin de documentos de Gestin y avance de Memoria TP1

Objetivo de la actividad Verificar las versiones de los artefactos de TP1.

Fecha Programada de
21/04/2015
la Actividad

270
 Indicador No aplica.

Otros documentos
necesarios para No aplica.
realizar esta actividad

Riesgo La informacin del repositorio no est actualizada.

Plan de Mitigacin Advertir de la fecha de recopilacin a todos los jefes de proyecto.

Obtencin de indicadores de la empresa

Objetivo de la actividad Documentar los indicadores de gestin de la empresa.

Fecha Programada de
21/04/2015
la Actividad

Avance de Proyecto
Indicador Porcentaje de Reuniones Efectivas
Cantidad Solicitudes Cambio
Otros documentos
necesarios para Informe resumen por proyecto
realizar esta actividad

Riesgo La informacin del repositorio no est actualizada.

Plan de Mitigacin Advertir de la fecha de recopilacin a todos los jefes de proyecto.

Revisin de estado de riesgos de la organizacin

Objetivo de la actividad Actualizar la matriz de riesgos de la organizacin con la informacin actual.

Fecha Programada de
21/04/2015
la Actividad

Indicador

Otros documentos
necesarios para Matriz de Riesgos
realizar esta actividad

Riesgo Informacin de proyectos obsoleta.

Plan de Mitigacin Solicitar la informacin con 1 semana de anticipacin.

271
Semana 6
Exposiciones TP1

Objetivo de la actividad Realizar la primera evaluacin de los TP1 por parte de comit.

Fecha Programada de
28/04/2015
la Actividad

Indicador No aplica.

Otros documentos
necesarios para Presentacin Parcial Tesis 2014-II
realizar esta actividad

Riesgo No aplica.

Plan de Mitigacin No aplica.

Revisin del cumplimiento de entregables por proyecto

Objetivo de la actividad Actualizar el formato de seguimiento EDT y reuniones.

Fecha Programada de
28/04/2015
la Actividad

Avance de Proyecto
Indicador Porcentaje de Reuniones Efectivas
Cantidad Solicitudes Cambio
Otros documentos
Seguimiento de EDT
necesarios para
Seguimiento de Reuniones
realizar esta actividad

Riesgo Las reuniones para el control no se llevan a cabo.

Plan de Mitigacin Definir una fecha dentro de la misma semana para realizar la revisin.

Supervisin de envo de Artefactos a QS

Objetivo de la actividad Enviar a Quality Services de plantillas de Gestin de TP1.

Fecha Programada de
30/04/2015
la Actividad

Indicador Porcentaje de cumplimiento con QS

272
 Otros documentos
necesarios para
realizar esta actividad

Riesgo Solicitudes de QS, aun no aprobadas.

Establecer un contacto directo con el lder de lnea a fin de levantar las

Plan de Mitigacin
observaciones en el menor tiempo posible.

Revisin de cumplimiento por empresa

Esta actividad consiste en revisar el avance de los TP1 en cuanto a sus

entregables de gestin y de revisar el EDT de los Proyectos TP2. Al final de
Objetivo de la actividad
la reunin se deber registrar un acta indicando los acuerdos (si es que
hubieron) y los gerentes que asistieron
Fecha Programada de
04/06/2015
la Actividad

Indicador Ficha de indicador de asistencias

Otros documentos
Acta de reunin
necesarios para
Informe de Proyecto
realizar esta actividad

Riesgo Gerentes Alumnos faltan a la reunin

Se incluirn las fechas de reunin en los dems planes 2015-1 para una
Plan de Mitigacin
mejor planificacin

Semana 7
Revisin del cumplimiento de entregables por proyecto

Objetivo de la actividad Actualizar el formato de seguimiento EDT y reuniones.

Fecha Programada de
05/05/2015
la Actividad

Avance de Proyecto
Indicador Porcentaje de Reuniones Efectivas
Cantidad Solicitudes Cambio
Otros documentos
Seguimiento de EDT
necesarios para
Seguimiento de Reuniones
realizar esta actividad

Riesgo Las reuniones para el control no se llevan a cabo.

Plan de Mitigacin Definir una fecha dentro de la misma semana para realizar la revisin.

273
 Recopilacin de avance de Memoria de TP2

Objetivo de la actividad Verificar las versiones de los artefactos de TP2.

Fecha Programada de
07/05/2015
la Actividad

Indicador No aplica.

Otros documentos
necesarios para No aplica.
realizar esta actividad

Riesgo La informacin del repositorio no est actualizada.

Plan de Mitigacin Advertir de la fecha de recopilacin a todos los jefes de proyecto.

Semana 9
Revisin del cumplimiento de entregables por proyecto

Objetivo de la actividad Actualizar el formato de seguimiento EDT y reuniones.

Fecha Programada de
12/05/2015
la Actividad

Avance de Proyecto
Indicador Porcentaje de Reuniones Efectivas
Cantidad Solicitudes Cambio
Otros documentos
Seguimiento de EDT
necesarios para
Seguimiento de Reuniones
realizar esta actividad

Riesgo Las reuniones para el control no se llevan a cabo.

Plan de Mitigacin Definir una fecha dentro de la misma semana para realizar la revisin.

Exposiciones TP2

Objetivo de la actividad Realizar la primera evaluacin de los TP2 por parte de comit.

Fecha Programada de
21/05/2015
la Actividad

Indicador No aplica.

274
 Otros documentos
necesarios para Presentacin Parcial Tesis 2014-II
realizar esta actividad

Riesgo No aplica.

Plan de Mitigacin No aplica.

Semana 10
Revisin del cumplimiento de entregables por proyecto

Objetivo de la actividad Actualizar el formato de seguimiento EDT y reuniones.

Fecha Programada de
19/05/2015
la Actividad

Avance de Proyecto
Indicador Porcentaje de Reuniones Efectivas
Cantidad Solicitudes Cambio
Otros documentos
Seguimiento de EDT
necesarios para
Seguimiento de Reuniones
realizar esta actividad

Riesgo Las reuniones para el control no se llevan a cabo.

Plan de Mitigacin Definir una fecha dentro de la misma semana para realizar la revisin.

Supervisin de envo de Artefactos a QS

Objetivo de la actividad Enviar a Quality Services artefactos de TP1 y TP2

Fecha Programada de
21/05/2015
la Actividad

Indicador Porcentaje de cumplimiento con QS

Otros documentos
necesarios para
realizar esta actividad

Riesgo Retrasos en el tiempo de envo y respuesta de QS.

Establecer un contacto directo con el lder de lnea a fin de levantar las

Plan de Mitigacin
observaciones en el menor tiempo posible.

275
 Revisin de cumplimiento por empresa

Esta actividad consiste en revisar el avance de los TP1 en cuanto a sus

entregables de gestin y de revisar el EDT de los Proyectos TP2. Al final de
Objetivo de la actividad
la reunin se deber registrar un acta indicando los acuerdos (si es que
hubieron) y los gerentes que asistieron
Fecha Programada de
21/05/2015
la Actividad

Indicador Ficha de indicador de asistencias

Otros documentos
Acta de reunin
necesarios para
Informe de Proyecto
realizar esta actividad

Riesgo Gerentes Alumnos faltan a la reunin

Se incluirn las fechas de reunin en los dems planes 2015-1 para una
Plan de Mitigacin
mejor planificacin

Elaboracin de Cartera

Objetivo de la actividad Elaborar presentacin de la cartera de proyectos.

Fecha Programada de
21/05/2015
la Actividad

Indicador No aplica.

Otros documentos
necesarios para Cartera de Proyectos-ITPyme
realizar esta actividad

Riesgo Insuficiente cantidad de proyectos a presentar.

Solicitar requerimientos los clientes y coordinadores con un mes de

Plan de Mitigacin
anticipacin.

Semana 11
Revisin del cumplimiento de entregables por proyecto

Objetivo de la actividad Actualizar el formato de seguimiento EDT y reuniones.

Fecha Programada de
28/05/2015
la Actividad

276
 Avance de Proyecto
Indicador Porcentaje de Reuniones Efectivas
Cantidad Solicitudes Cambio
Otros documentos
Seguimiento de EDT
necesarios para
Seguimiento de Reuniones
realizar esta actividad

Riesgo Las reuniones para el control no se llevan a cabo.

Plan de Mitigacin Definir una fecha dentro de la misma semana para realizar la revisin.

Presentacin de Perfil al Gerente Profesor

Objetivo de la actividad Preparar el perfil para presentacin en grados y ttulos.

Fecha Programada de
28/05/2015
la Actividad

Indicador

Otros documentos
necesarios para Perfil de Proyecto
realizar esta actividad

Riesgo Alto ndice de solicitudes de cambio.

Solicitar la validacin del proyecto por parte de los coordinadores de la

Plan de Mitigacin
carrera.

Semana 12
Revisin del cumplimiento de entregables por proyecto

Objetivo de la actividad Actualizar el formato de seguimiento EDT y reuniones.

Fecha Programada de
04/06/2015
la Actividad

Avance de Proyecto
Indicador Porcentaje de Reuniones Efectivas
Cantidad Solicitudes Cambio
Otros documentos
Seguimiento de EDT
necesarios para
Seguimiento de Reuniones
realizar esta actividad

Riesgo Las reuniones para el control no se llevan a cabo.

277
 Plan de Mitigacin Definir una fecha dentro de la misma semana para realizar la revisin.

Revisin de Cartera

Objetivo de la actividad Revisar la cartera de proyectos con el comit para evaluar su factibilidad.

Fecha Programada de
04/06/2015
la Actividad

Indicador No aplica.

Otros documentos
necesarios para Cartera de Proyectos - ITPyme
realizar esta actividad

Riesgo Existencia de varios proyectos inviables

Plan de Mitigacin Definir por lo menos 10 propuestas de proyectos.

Revisin de cumplimiento por empresa

Esta actividad consiste en revisar el avance de los TP1 en cuanto a sus

entregables de gestin y de revisar el EDT de los Proyectos TP2. Al final de
Objetivo de la actividad
la reunin se deber registrar un acta indicando los acuerdos (si es que
hubieron) y los gerentes que asistieron
Fecha Programada de
11/06/2015
la Actividad

Indicador Ficha de indicador de asistencias

Otros documentos
Acta de reunin
necesarios para
Informe de Proyecto
realizar esta actividad

Riesgo Gerentes Alumnos faltan a la reunin

Se incluirn las fechas de reunin en los dems planes 2015-1 para una
Plan de Mitigacin
mejor planificacin

Semana 13
Revisin del cumplimiento de entregables por proyecto

278
 Objetivo de la actividad Actualizar el formato de seguimiento EDT y reuniones.

Fecha Programada de
11/06/2015
la Actividad

Avance de Proyecto
Indicador Porcentaje de Reuniones Efectivas
Cantidad Solicitudes Cambio
Otros documentos
Seguimiento de EDT
necesarios para
Seguimiento de Reuniones
realizar esta actividad

Riesgo Las reuniones para el control no se llevan a cabo.

Plan de Mitigacin Definir una fecha dentro de la misma semana para realizar la revisin.

Presentacin de Cartera

Objetivo de la actividad Presentar la cartera ante los TDP2 para que puedan postular al proyecto.

Fecha Programada de
11/06/2015
la Actividad

Indicador No aplica.

Otros documentos
necesarios para Cartera de Proyectos - ITPyme
realizar esta actividad

Riesgo No aplica.

Plan de Mitigacin No aplica.

Supervisin de envo de Artefactos a QS

Objetivo de la actividad Enviar a Quality Services artefactos de TP1 y TP2

Fecha Programada de
11/06/2015
la Actividad

Indicador Porcentaje de cumplimiento con QS

Otros documentos
necesarios para
realizar esta actividad

279
 Riesgo Retrasos en el tiempo de envo y respuesta de QS.

Establecer un contacto directo con el lder de lnea a fin de levantar las

Plan de Mitigacin
observaciones en el menor tiempo posible.

Semana 14
Revisin del cumplimiento de entregables por proyecto

Objetivo de la actividad Actualizar el formato de seguimiento EDT y reuniones.

Fecha Programada de
18/06/2015
la Actividad

Avance de Proyecto
Indicador Porcentaje de Reuniones Efectivas
Cantidad Solicitudes Cambio
Otros documentos
Seguimiento de EDT
necesarios para
Seguimiento de Reuniones
realizar esta actividad

Riesgo Las reuniones para el control no se llevan a cabo.

Plan de Mitigacin Definir una fecha dentro de la misma semana para realizar la revisin.

Revisin de cumplimiento por empresa

Esta actividad consiste en revisar el avance de los TP1 en cuanto a sus

entregables de gestin y de revisar el EDT de los Proyectos TP2. Al final de
Objetivo de la actividad
la reunin se deber registrar un acta indicando los acuerdos (si es que
hubieron) y los gerentes que asistieron
Fecha Programada de
18/06/2015
la Actividad

Indicador Ficha de indicador de Asistencias

Otros documentos
Acta de Reunin
necesarios para
Informe de Proyecto
realizar esta actividad

Riesgo Gerentes Alumnos faltan a la reunin

Se incluirn las fechas de reunin en los dems planes 2015-1 para una
Plan de Mitigacin
mejor planificacin

Semana 15

280
 Revisin del cumplimiento de entregables por proyecto

Objetivo de la actividad Actualizar el formato de seguimiento EDT y reuniones.

Fecha Programada de
25/06/2015
la Actividad

Avance de Proyecto
Indicador Porcentaje de Reuniones Efectivas
Cantidad Solicitudes Cambio
Otros documentos
Seguimiento de EDT
necesarios para
Seguimiento de Reuniones
realizar esta actividad

Riesgo Las reuniones para el control no se llevan a cabo.

Plan de Mitigacin Definir una fecha dentro de la misma semana para realizar la revisin.

Entrega de Project Charters TDP2

Objetivo de la actividad Entregar Project Charter al Profesor Gerente para su aprobacin.

Fecha Programada de
25/06/2015
la Actividad

Indicador No aplica.

Otros documentos
necesarios para Proyect Charter
realizar esta actividad

Riesgo No aplica.

Plan de Mitigacin No aplica.

Obtencin de indicadores de la empresa

Objetivo de la actividad Actualizar el formato de seguimiento EDT y reuniones.

Fecha Programada de
25/06/2015
la Actividad

Avance de Proyecto
Indicador Porcentaje de Reuniones Efectivas
Cantidad Solicitudes Cambio

281
 Otros documentos
Seguimiento de EDT
necesarios para
Seguimiento de Reuniones
realizar esta actividad

Riesgo Informacin no actualizada.

Designar un responsable para la actualizacin de los informes de

Plan de Mitigacin
seguimiento.

Copia de Cierre de Ciclo al Repositorio

Objetivo de la actividad Colocar todas las memorias (TP1 Y TP2) en el repositorio del comit.

Fecha Programada de
28/06/2015
la Actividad

Indicador No aplica.

Otros documentos
necesarios para No aplica.
realizar esta actividad

Riesgo Informacin no actualizada.

Plan de Mitigacin Comunicacin continua con cada jefe de proyecto.

Semana 16
Exposiciones Finales

Objetivo de la actividad Realizar la segunda evaluacin por parte del comit hacia los proyectos.

Fecha Programada de
07/07/2015
la Actividad

Indicador No aplica.

Otros documentos
necesarios para Presentacin Parcial de Tesis 2014-II
realizar esta actividad

Riesgo Adelanto en las fechas de exposiciones.

Realizar con anticipacin la recoleccin de informacin para las

Plan de Mitigacin
exposiciones.

282