You are on page 1of 30

2

0
1
6

Preparado por: Carlos Alberto Valencia Garca


Unidad 3. Texto en Columnas

Convertir texto en tabla y copiarla a Excel

Seguramente has tenido uno de esos das en los que recibes datos para ser analizados en
Excel pero la informacin fue capturada en Word separando cada valor por una coma. Hoy
te mostrar uno de mis trucos favoritos para migrar esos datos a Excel.

Supongamos que despus de hacer una encuesta, donde se pregunta la edad de las
personas, nos entregan la informacin de la siguiente manera:

Aunque podramos sentir el impulso de crear un archivo CSV y posteriormente importar los
datos a Excel, existe otra alternativa que podemos hacer en solo unos cuantos pasos.

Convertir texto en tabla en Word

Para migrar fcilmente los datos a Excel podemos utilizar la funcionalidad de Word conocida
como Convertir texto en tabla. Comenzamos por seleccionar las lneas que contienen los
datos y posteriormente vamos a la ficha Insertar > Tabla y dentro del men desplegable
seleccionaremos la opcin Convertir texto en tabla.

Preparado por: Carlos Alberto Valencia Garca


Se mostrar el cuadro de dilogo Convertir texto en tabla donde tenemos varias opciones
para controlar la conversin de los datos.

En primer lugar, debemos determinar el Nmero de


columnas que tendr la tabla a crear. Por lo general
elegiremos una columna ya que deseamos los
datos de manera vertical. La opcin
de Autoajuste es solo una preferencia y no tiene
impacto alguno en el resultado. Para la ltima
opcin, Word detectar el carcter que divide los
datos y que es de suma importancia ya que los
valores sern colocados en celdas diferentes al
hacer la separacin del texto utilizando dicho
carcter delimitador. Si por alguna razn Word no
distingue el carcter utilizado en los datos,
podemos seleccionar la opcin Otro e indicar el
carcter adecuado.

Al pulsar el botn Aceptar se crear una tabla de


Word con los datos correctamente ubicados en
cada una de las celdas de la tabla.

Copiar los datos a Excel

Lo nico que resta hacer es copiar los datos a Excel y para hacerlo rpidamente podemos
hacer clic en el indicador de seleccin ubicado en la esquina superior izquierda de la tabla
y que se muestra al momento de hacer clic sobre cualquiera de sus celdas.

Preparado por: Carlos Alberto Valencia Garca


Pulsamos la combinacin de teclas Ctrl + C
para copiar la tabla y pegamos los datos en
nuestra hoja de Excel. Para no traernos el
formato de la tabla de Word podemos hacer
clic derecho sobre la primera celda de
nuestra hoja y seleccionamos la opcin de pegado Coincidir con formato de destino:

Como resultado obtendremos los datos en cada una de las celdas de nuestra hoja, listos
para ser utilizados en Excel.

En Word, el comando Convertir texto


en tabla ser de mucha utilidad para
esas ocasiones en las que necesitamos
analizar informacin que no fue
capturada de una forma adecuada para
Excel pero aun as podremos convertir
los datos para llevarlos a nuestra hoja
de clculo exitosamente.

Importar archivos de texto

Los archivos de texto son muy comunes al momento de intercambiar informacin entre
diferentes tipos de sistemas. Anteriormente los sistemas de las grandes empresas no
generaban archivos Excel sino archivos de texto.

Por esa razn Excel incorpor desde sus primeras versiones la funcionalidad de importar
archivos de texto de manera que se pudiera analizar dicha informacin dentro de Excel.

Preparado por: Carlos Alberto Valencia Garca


El da de hoy se sigue utilizando este tipo de archivos para intercambiar informacin ya que
son archivos muy ligeros a pesar de la gran cantidad de datos que pueden llegar a contener.

Un archivo de texto que contiene informacin de una base de datos siempre hace uso de
algn caracter especial para separar la informacin perteneciente a cada columna. Es
precisamente ese caracter utilizado el que hace la diferencia entre un tipo de archivo y otro.
Por ejemplo, aquellos archivos en donde cada cambio de columna est indicado por el signo
de puntuacin , (coma) es conocido como archivo CSV por sus siglas en ingls (Comma-
Separated Values). Observa el siguiente ejemplo de un archivo CSV:

La diferencia entre un archivo CSV y uno de texto es solamente el tipo de separador


utilizado. Un archivo de texto generalmente indica la separacin entre columnas utilizando
el tabulador:

Estos dos tipos de archivos son los ms comunes, pero podras encontrarte alguno
diferente que tal vez utilice el signo ; para separar las columnas, sin embargo cualquier
tipo de archivo de texto podr ser importado a Excel sin importar el caracter separador
utilizado.

Importar archivos de texto en Excel

Para importar un archivo de texto debes ir a la ficha Datos y seleccionar el comando Desde
texto que se encuentra dentro del grupo Obtener datos externos. Esto abrir el cuadro de
dilogo Importar archivo de texto que permitir seleccionar el archivo a importar.

Preparado por: Carlos Alberto Valencia Garca


Despus de seleccionar el archivo adecuado debes hacer clic en Importar. Eso mostrar el
primer paso del Asistente para importar texto. Este primer paso es importante porque
permite especificar el tipo de archivo a importar ya sea que utilice algn caracter especfico
como delimitador o que sea un archivo que utiliza un ancho fijo de columna.

De igual manera en este paso se puede indicar a Excel que comience a importar a partir de
alguna fila especfica del archivo. Al hacer clic en el botn Siguiente, Excel sugerir el tipo
de separador que ha descubierto dentro del archivo a importar y generalmente ser
acertado en su sugerencia. Aun as recomiendo validar que dentro de la vista previa
efectivamente se muestra una separacin adecuada de los datos.

Preparado por: Carlos Alberto Valencia Garca


En caso de que Excel se haya equivocado solamente debers seleccionar el separador
adecuado de la lista o especificar algn otro si es necesario. Haz clic en siguiente que nos
llevar al ltimo paso que permite especificar el tipo de datos de cada columna.

Solamente tienes 3 opciones: General, Texto y Fecha. Sugiero poner especial atencin a
las fechas de manera que despus de la importacin se facilite su manejo e interpretacin
dentro de Excel. Al hacer clic en el botn Finalizar, se preguntar por la ubicacin dentro
de la hoja de Excel donde se colocarn los datos importados.

Preparado por: Carlos Alberto Valencia Garca


Una vez indicada la celda destino debers hacer clic en el botn Aceptar y los datos sern
importados por Excel.

Exportar datos de Excel a un archivo de texto

Los archivos de texto son uno de los mtodos de intercambio de datos ms populares en
la actualidad ya que pueden ser abiertos y consultados por diversas aplicaciones en
diferentes sistemas operativos como Windows, Mac OS, Linux, iOS, Android, etc.

Los archivos de texto no dependen de ninguna herramienta de software especfica, ni tienen


problemas de compatibilidad entre versiones porque se han creado de la misma manera
por dcadas y por lo tanto cualquier herramienta de edicin de documentos puede leer un
Preparado por: Carlos Alberto Valencia Garca
archivo de texto. Por esta razn es muy probable que en ms de una ocasin tengas la
necesidad de exportar los datos de Excel a un archivo de texto de manera que tus datos
puedan ser integrados o analizados desde otro sistema de informacin.

Formatos de archivo de texto

Existen dos formatos de archivo de texto que son ampliamente utilizados:

Archivos de texto delimitados por tabulaciones (TXT): Cada valor de la columna


est separado por el carcter de tabulacin. A simple vista tendrs la impresin de
que existen varios espacios en blanco entre cada columna, pero en realidad es solo
el carcter tabulador el que los separa.
Archivos de texto delimitados por comas (CSV): Cada campo en el archivo de
texto est separado por una coma. Este formato es tan conocido y utilizado que es
almacenado con su propia extensin de archivo .CSV aunque sigue siendo un
archivo de texto plano. Las siglas CSV provienen de su nombre en ingls Comma-
Separated Values.

A continuacin, veremos lo simple que es crear cada uno de estos dos tipos de archivos en
Excel. La hoja de datos que exportaremos en nuestros ejemplos ser la siguiente:

Crear un archivo de texto delimitado por tabulaciones

Para crear un archivo de texto


delimitado por tabulaciones en Excel
debemos pulsar la ficha Archivo y
seleccionar la opcin Guardar como.
Se mostrar el cuadro de
dilogo Guardar como y para la opcin
Tipo debemos elegir Texto
(delimitado por tabulaciones):

Una vez que pulses el botn Guardar


se mostrarn algunas advertencias. La
primera de ellas nos advierte que el
tipo de archivo seleccionado no es
compatible con libros que tienen
Preparado por: Carlos Alberto Valencia Garca
mltiples hojas y que por lo tanto solo se exportarn los datos de la hoja activa. Esto quiere
decir que, si tienes un libro con datos en varias hojas, debers exportar cada hoja a un
archivo de texto diferente.

Ser muy probable que tambin se muestre una segunda advertencia indicando que
nuestro archivo contiene formatos que no son compatibles con los archivos de texto
delimitados por tabulaciones. Solamente debers pulsar el botn S para continuar con el
proceso y como resultado obtendremos un archivo de texto como el siguiente:

Crear un archivo de texto delimitado por comas

El procedimiento para crear un archivo de texto delimitado por comas (CSV) es


prcticamente similar al ejemplo anterior con la diferencia de que en el cuadro de
dilogo Guardar como debemos seleccionar el tipo de archivo CSV (delimitado por
comas):

Preparado por: Carlos Alberto Valencia Garca


Obtendremos las mismas advertencias que en el ejemplo anterior pero como resultado
tendremos el siguiente archivo de texto:

Dependiendo del pas donde te encuentres y la configuracin regional de tu equipo, es


probable que Excel genere este tipo de archivo utilizando el punto y coma (;) en lugar de la
coma (,) pero esto no es un asunto de Excel sino de Windows y el carcter definido como
el separador de listas. A continuacin, veremos cmo cambiar el carcter utilizado por Excel
para generar los archivos de texto.

Carcter delimitador para archivos de texto

Por supuesto que para cambiar el


carcter delimitador utilizado por
Excel al crear el archivo de texto se
podra hacer un simple remplazo
con cualquier editor de texto, pero si
sta es una actividad que realizas
frecuentemente tal vez sea
conveniente hacer un cambio de
fondo. El carcter utilizado por
Excel como delimitador en un
archivo de texto es el que se
encuentra definido en Panel de
Control > Reloj, idioma y regin >
Cambiar formato de fecha, hora o
nmero y dentro del cuadro de
dilogo mostrado pulsar el botn
Configuracin adicional:

En dicho cuadro de dilogo


encontrars la opcin Separador de
listas y el carcter especificado es
el utilizado por Excel. Para mi
configuracin regional, que es
Espaol (Mxico), tengo la coma (,)
como el separador de listas pero si
Preparado por: Carlos Alberto Valencia Garca
hago el cambio hacia punto y coma, al crear de nuevo el archivo CSV obtendr el siguiente
resultado:

Observa que en esta ocasin Excel ha utilizado el punto y coma como el separador entre
cada uno de los campos.

Campos de longitud determinada

En algunas ocasiones me he encontrado con el requerimiento de generar un archivo de


texto que tenga campos de longitud determinada, es decir, en caso de que una cadena de
texto no sea de la longitud mxima permitida, se deber rellenar con espacios en blanco.
La solucin a este problema es tratar los datos dentro de Excel antes de generar el archivo
de texto.

Supongamos que para nuestra hoja de datos de ejemplo necesitamos crear un archivo de
texto que tenga un ancho mximo de 15 caracteres, tanto para la columna Nombre como
para la columna Apellido, y una longitud mxima de 25 caracteres para el correo electrnico.
Los datos los generar en una hoja diferente y utilizar la siguiente frmula para la primera
columna:

=CONCATENAR(Hoja1!A1,REPETIR(" ",15-LARGO(Hoja1!A1)))

La funcin principal de esta frmula es la funcin CONCATENAR que como primer


argumento tiene el texto original de la Hoja1. El segundo argumento de la funcin
CONCATENAR es la funcin REPETIR que tendr el objetivo de generar una cadena de
espacios en blanco cuyo nmero estar determinado por la diferencia entre el nmero
mximo de caracteres admitidos (15) menos el nmero de caracteres de la cadena de texto
original el cual obtenemos con la funcin LARGO. Por ejemplo, para la celda con el nombre
Carlos, la funcin REPETIR generar una cadena de 9 espacios en blanco que ser
concatenada a la derecha de la cadena de texto Carlos.

La frmula anterior nos sirve para obtener los valores de las columnas Nombre y Apellido.
Para la columna Correo electrnico solo es necesario modificar el segundo argumento de
la funcin REPETIR reemplazando el nmero 15 por el nmero 25 que es el mximo
nmero de caracteres permitido para dicha columna.
Preparado por: Carlos Alberto Valencia Garca
Una vez aplicada esta frmula a nuestro rango de datos podremos realizar la exportacin
a un archivo de texto. Ya que en este caso no necesitamos ningn tipo de separador
podemos guardar el archivo comoTexto Unicode y el resultado ser el siguiente:

As como en este ltimo ejemplo he dado un tratamiento especial a los datos antes de
exportarlos, es posible hacer diferentes modificaciones para ajustarnos a los requerimientos
del archivo de texto que vamos a exportar. Algunas modificaciones que se realizan con
cierta frecuencia son las siguientes:

Colocar comillas simples o dobles alrededor de las cadenas de texto.


Exportar valores numricos con algn nmero especfico de decimales
Dar algn formato especfico a una fecha, por ejemplo, cambiar al formato ingls que
utiliza mm/dd/aa en lugar de dd/mm/aa.

Estos cambios los podemos hacer con funciones de Excel de manera que coloquemos los
datos en una hoja tal como los necesitamos y posteriormente hacer la exportacin hacia un
archivo de texto.

Dividir texto en columnas

Cuando tenemos un texto que deseamos dividir en varias celdas de nuestra hoja, podemos
utilizar elAsistente para convertir texto en columnas. Este asistente nos ayudar a colocar
cada palabra de nuestro texto en una columna diferente.

Preparado por: Carlos Alberto Valencia Garca


Las utilidades de este asistente pueden ser muchas, algunos usuarios lo utilizan para
separar nombres y apellidos, otros lo usan para preparar los valores que sern exportados
a un archivo separado por comas (CSV).

Dividir texto en celdas diferentes

Para nuestro primer ejemplo utilizaremos una cadena de texto muy simple: Dividir texto en
celdas diferentes. Esta cadena de texto se encuentra en la celda A1 y para dividirla
debemos seleccionarla y posteriormente pulsar el comando Texto en columnas que se
encuentra en la ficha Datos > Herramientas de datos.

Al pulsar el comando Texto en columnas se mostrar el primer paso del asistente el cual
nos guiar por todo el proceso. En el paso 1 debemos asegurarnos de seleccionar la
opcin Delimitados ya que existe un carcter, que es el espacio en blanco, que delimita la
separacin de cada palabra que deseamos colocar en diferentes columnas.

Preparado por: Carlos Alberto Valencia Garca


Una vez hecha esta seleccin debemos pulsar el botn Siguiente para ir al paso 2 del
proceso. En este paso debemos elegir el carcter por el cual necesitamos hacer la divisin
de la cadena de texto. En nuestro caso, es el espacio en blanco y por lo tanto debemos
seleccionar dicha opcin en la seccin Separadores.

Al seleccionar la opcin Espacio, la vista previa de los datos mostrar la manera en que
ser dividido el texto de la celda A1. Al pulsar el botn Siguiente iremos al paso final del
proceso donde tenemos acceso a algunas configuraciones avanzadas sobre el formato de
los datos.

Preparado por: Carlos Alberto Valencia Garca


Por ahora omitiremos dichas opciones y dejaremos la seleccin en la opcin General. Lo
nico que modificar ser la celda Destino de manera que el texto dividido comience en la
celda $B$1. Al pulsar el botn Finalizar, el texto de la celda A1 se dividir en varias
columnas, colocando una sola palabra en cada una de ellas como se observa en la siguiente
imagen.

Separar texto en palabras

Como has visto, al indicar el espacio como el separador de una cadena de texto, Excel ha
colocado todas las palabras en diferentes celdas. El ejercicio anterior lo hemos hecho para
una sola cadena de texto, pero puedes hacer lo mismo para varias cadenas de texto a la
vez. Para eso debers asegurarte de seleccionar todo el rango de celdas antes de iniciar
el Asistente para convertir texto en columnas.

Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes ver que tengo varias cadenas de texto en el
rango A1:A4 y han sido seleccionadas antes de pulsar el comando Texto en columnas.

Preparado por: Carlos Alberto Valencia Garca


Los pasos del asistente para este ejemplo son exactamente los mismos del ejercicio
anterior, as que al terminar todos ellos y pulsar el botn Finalizar tendremos un resultado
como el mostrado en la siguiente imagen:

Separar nombres y apellidos en columnas

Al principio de este artculo mencion que el comando Texto en columnas es utilizado por
algunos usuarios de Excel para separar nombres y apellidos, as que quiero terminar con
un ejemplo que ilustre este caso.

Pero antes de continuar debo decirte que la separacin de nombres y apellidos es una tarea
que puede llegar a ser sumamente compleja. Si quieres saber a lo que me refiero, puedes
consultar el artculo Cmo separar nombres y apellidos en Excel ms adelante.

El comando Texto en columnas no puede detectar la diferencia entre un nombre y un


apellido, de hecho, ningn comando de Excel puede hacerlo. As que, para nuestro ejercicio
supondremos una columna que contiene los apellidos y nombres separados por una coma
tal como lo muestra la imagen
siguiente:

Nuestro objetivo es separar


todas las cadenas de texto por
la coma (,) que en este
momento separa los apellidos y
los nombres bajo la
columna Participantes. El
primer paso ser seleccionar
todo el rango de celdas bajo
dicha columna y pulsar el
botn Texto en columnas.

Preparado por: Carlos Alberto Valencia Garca


De nueva cuenta seleccionar la opcin Delimitados porque conozco de antemano que la
coma es el carcter que delimita las cadenas de texto que necesito separar. En el paso 2
debo asegurarme de elegir la Coma como el separador.

Preparado por: Carlos Alberto Valencia Garca


En el paso final colocar la celda destino como la celda $B$2 y al pulsar el
botn Finalizar obtendr el siguiente resultado:

Es as como el comando Texto en columnas es de gran utilidad para esas ocasiones en las
que necesitas dividir un texto en varias celdas, ya sea que necesitas separar un texto en
palabras o que existe un carcter delimitador que indicar las partes que se colocarn en
cada columna.

Cmo separar nombres y apellidos en Excel

Aprender a separar nombres de apellidos en Excel es de suma importancia para tener


una base de datos confiable ya que dicha informacin es vital para elaborar reportes y
anlisis, pero tambin es cierto que es una tarea muy compleja de realizar.

Dificultad para separar nombres y apellidos

La dificultad principal para separar nombres y apellidos en Excel es la cantidad de


variantes que pueden existir en los nombres de las personas lo cual hace necesario analizar
cada caso especfico para utilizar el procedimiento adecuado. La solucin no es tan sencilla
como decirle a Excel que la primera palabra es el nombre y la segunda palabra es el
apellido. La siguiente imagen muestra el resultado de aplicar esta lgica a los datos:

Preparado por: Carlos Alberto Valencia Garca


Para ti y para m es muy fcil saber que en este ejemplo todos los nombres consisten de
un solo nombre y un apellido, pero Cmo le decimos a Excel que del Toro y de la Fuente
son apellidos? Excel no es capaz de hacer esta distincin por s solo as que es necesario
darle indicaciones especficas.

El caso de separacin ms sencillo

Si despus de hacer una revisin de los datos te das cuenta que para la mayora de los
registros tienes nombres de una sola palabra, as como apellidos de una sola palabra,
entonces te recomiendo utilizar el Asistente para convertir texto en columnas el cual
colocar cada palabra en una columna diferente.

Este asistente se encuentra en la ficha Datos dentro del grupo Herramientas de datos y
justamente en el paso 2 del proceso podrs elegir el Espacio como el carcter delimitador
para hacer la separacin en varias columnas. Al finalizar la ejecucin del asistente tendrs
un resultado similar al siguiente:

Preparado por: Carlos Alberto Valencia Garca


Observa que no importa la cantidad de palabras en el nombre, el asistente colocar cada
palabra en una columna diferente. Esta solucin es muy buena en caso de que hayas
detectado que la mayora de los nombres y apellidos consisten de una sola palabra ya que
solo tendrs que ajustar manualmente aquellos nombres que tuvieran ms de tres palabras
porque el asistente habr ocupado columnas adicionales en esos casos.

Un beneficio de este mtodo es que no importa si los datos comienzan por los apellidos o
por los nombres ya que de igual manera se realizar la separacin por palabras. Lo que es
muy importante es que todos los registros tengan la misma estructura, es decir, que todos
comiencen por apellido o que todos comiencen por nombre o de lo contrario tendrs un
caso ms difcil de resolver.

Separar los apellidos compuestos

En realidad, muy pocas veces podremos aplicar el mtodo anterior a nuestros datos porque
los nombres pueden contener apellidos compuestos como los mostrados en el primer
ejemplo de este artculo. Para resolver este tema no hay otra manera ms que crear una
funcin VBA que haga la separacin de dichos apellidos y poder considerarlos como una
sola unidad.

Pero debo ser claro, los apellidos compuestos que podemos detectar fcilmente son
aquellos que comienzan por palabras como de, del, la, las, los, san. Si el apellido
no contiene estas palabras, ser prcticamente imposible saber si dos o ms palabras
forman un solo apellido. La funcin VBA (UDF) que nos ayudar a separar este tipo de
apellidos compuestos es la siguiente:

1 Function SEPARARAPELLIDOS(rng As Range) As String


2
3 Dim nombreArr() As String
4 Dim nuevaCadena As String
5 Dim i As Integer
6
7 'Dvidir el nombre por palabras en un arreglo
8 nombreArr = Split(Trim(rng.Value))
9
10 'Analizar cada palabra dentro del arreglo
11 For i = 0 To UBound(nombreArr)
12 Select Case LCase(nombreArr(i))
13
14 'Palabras que forman parte de un apellido compuesto
Preparado por: Carlos Alberto Valencia Garca
15 'Agregar nuevas palabras separadas por una coma
16 Case "de", "del", "la", "las", "los", "san"
17 'Insertar espacio en blanco
18 nuevaCadena = nuevaCadena & nombreArr(i) & " "
19 Case Else
20 'Insertar caracter delimitador
21 nuevaCadena = nuevaCadena & nombreArr(i) & "@"
22
23 End Select
24 Next
25
26 'Remover el ltimo caracter delimitador de la cadena
27 If Right(nuevaCadena, 1) = "@" Then
28 nuevaCadena = Left(nuevaCadena, Len(nuevaCadena) - 1)
29 End If
30
31 SEPARARAPELLIDOS = nuevaCadena
32
33 End Function

El objetivo de la funcin es colocar un carcter delimitador (@) para hacer la separacin


entre cada palabra, pero dentro de su anlisis omitir las palabras definidas como
conectores, para las cuales insertar un espacio en blanco en lugar del carcter delimitador.
Observa que en la lnea 16 del cdigo se encuentran las palabras que identifican el inicio
de un apellido compuesto. Si deseas agregar alguna palabra adicional, debers hacerlo
separando la nueva palabra por una coma. Al aplicar esta funcin a nuestros datos
obtenemos el siguiente resultado:

La funcin ha detectado correctamente los apellidos compuestos que contienen las


palabras definidas y los identifica como uno solo. Antes de hacer la separacin de cada uno
de ellos debemos copiar el valor de las celdas a otra columna:

Preparado por: Carlos Alberto Valencia Garca


Esta accin es necesaria ya que utilizaremos dicha columna como la fuente de datos para
el Asistente para convertir texto en columnas a quien indicaremos en el paso 2 que
deseamos utilizar el carcter delimitador @ de la siguiente manera:

Al terminar con todos los pasos del Asistente, tendremos el siguiente resultado:

Preparado por: Carlos Alberto Valencia Garca


La funcin que hemos creado trabaja correctamente sin importar si los nombres comienzan
por los apellidos. En la siguiente imagen puedes observar el resultado de ejecutar los
mismos pasos anteriores, pero con datos que tienen un orden diferente.

La diferencia ms importante es que para las primeras dos filas, el nombre se ha colocado
bajo la Palabra 2. En este caso ser necesario implementar una frmula de Excel para
evaluar si la Palabra 3 est vaca, y en su caso considerar el valor de la Palabra 2 como el
nombre en lugar de ser apellido.

Casos de mayor complejidad

Ya hemos visto algunas alternativas para separar nombres y apellidos en Excel, pero
existen casos en los que ninguna opcin podr hacer la separacin correcta. Me refiero a
esos casos donde existe ms de una palabra para definir alguno de los apellidos o el
nombre mismo. Por ejemplo, considera los siguientes datos:

Despus de aplicar nuestra funcin VBA y separar la informacin por columnas, notamos
que todos los nombres fueron divididos en cuatro palabras, pero la parte compleja es
detectar que para el primer nombre la Palabra 1 y la Palabra 2 forman el nombre de la
persona. Que para el segundo nombre la Palabra 3 y la Palabra 4 son un apellido
compuesto y para el ltimo nombre la Palabra 2 y la Palabra 3 forman un apellido
compuesto.

No existe funcin ni mtodo en Excel que sea capaz de hacer esta distincin de una manera
simple. Es por eso que es importante analizar los datos y aplicar el mtodo que mejor
aplique para la mayora de los casos y resolver manualmente las excepciones. Por
supuesto que todos estos problemas se evitaran si se implementara un sistema de captura
de datos adecuado y no dejar que Excel haga la separacin de nombres y apellidos. Pero
si no hay otra alternativa, considera utilizar los mtodos presentados en esta ocasin para
separar correctamente la mayor cantidad de datos posibles.

Preparado por: Carlos Alberto Valencia Garca


La funcin CONCATENAR en Excel
La funcin CONCATENAR en Excel nos permite unir dos o ms cadenas de
texto en una misma celda lo cual es muy til cuando nos encontramos
manipulando bases de datos y necesitamos hacer una concatenacin.

Sintaxis de la funcin CONCATENAR

La funcin CONCATENAR tiene una sintaxis muy sencilla donde cada


argumento ser un texto que se ir uniendo al resultado final. El mximo de
argumentos que podemos especificar en la funcin es de 255 y el nico
obligatorio es el primer argumento.

Texto1 (obligatorio): El primer texto que se unir a la cadena de texto final.


Texto2 (opcional): El segundo texto a unir al resultado final. Todos los
argumentos son opcionales a partir del segundo argumento.

Ejemplo de la funcin CONCATENAR

La funcin CONCATENAR nos puede ayudar en casos en los que la informacin


est distribuida en varias columnas y deseamos integrar la informacin en una
sola. Por ejemplo, tengo informacin de los nombres de los empleados en 3
columnas diferentes:
Preparado por: Carlos Alberto Valencia Garca
Para unir el nombre y los apellidos de todos los empleados en la columna D
podemos seguir los siguientes pasos.

1. En la celda D2 comenzar a escribir la funcin


CONCATENAR especificando el primer argumento:

=CONCATENAR(A2,

2. Como segundo argumento debo especificar un espacio vaco de manera


que el Nombre y el Apellido paternos permanezcan separados en la nueva
cadena de texto:

=CONCATENAR(A2," ",

3. Ahora puedo especificar el tercer y cuarto argumento que ser el Apellido


paterno con su respectivo espacio:

=CONCATENAR(A2," ",B2," ",

4. Y como ltimo paso en el quinto argumento ir el Apellido materno:

=CONCATENAR(A2," ",B2," ",C2)

La funcin CONCATENAR nos da el resultado esperado en la celda D2:

Preparado por: Carlos Alberto Valencia Garca


Slo resta copiar la frmula hacia abajo para que Excel realice la concatenacin
de los dems nombres.

Preparado por: Carlos Alberto Valencia Garca


Cmo concatenar en Excel

Es muy frecuente encontrarnos con bases de datos en Excel en donde la


informacin se encuentra dividida en varias columnas y para poder utilizarla
necesitamos unir la informacin en una sola columna. Para ello debemos
saber cmo concatenar en Excel.

Existen dos mtodos para concatenar en Excel. El primero que mostrar utiliza
una funcin de Excel y el segundo mtodo utiliza el smbolo & conocido
como ampersand (en ingls).

La funcin CONCATENAR en Excel

Supongamos que tenemos una hoja de Excel con los nombres de personas en la
columna A y los apellidos en la columna B.

Nuestro objetivo es unir el nombre y el apellido en la columna C por lo que debo


utilizar la funcin CONCATENAR de la siguiente manera:

=CONCATENAR(A1, " ", B1)

Observa que el segundo argumento de la funcin es un espacio en blanco el cual


est encerrado entre comillas dobles. Esto har que Excel coloque un espacio
entre el nombre de la columna A1 y el apellido de la columna B1. Al copiar esta
frmula en todas las celdas de la columna C obtendremos el resultado deseado.

Preparado por: Carlos Alberto Valencia Garca


Para este ejemplo fue muy importante indicar el espacio en blanco como el
segundo argumento de la funcin CONCATENAR ya que si no lo hubiramos
utilizado habramos obtenido un resultado diferente:

Observa cmo en este segundo ejemplo se omiti el espacio en blanco y por lo


tanto el nombre y el apellido aparecen pegados uno detrs del otro. Es por eso
que debemos recordar especificar explcitamente los espacios en blanco que
vamos a necesitar en la concatenacin.

Concatenar en Excel con el smbolo &

Otro mtodo para concatenar en Excel es utilizar el smbolo & en lugar de la


funcin CONCATENAR. Haciendo el mismo ejemplo anterior, la manera de unir
el nombre de la columna A1 con el apellido de la columna B1 sera utilizando la
siguiente frmula en la celda C1:

=A1 & " " & B1

Esta frmula indica que el valor de la celda C1 ser el valor de la celda A1 seguido
por un espacio en blanco y seguido por el valor de la celda B1. Observa el
resultado de aplicar esta frmula a la columna C:

Preparado por: Carlos Alberto Valencia Garca


Al igual que con la funcin CONCATENAR, con este mtodo tambin debemos
indicar explcitamente los espacios en blanco que necesitaremos.

Cmo deshacer la concatenacin

Una pregunta muy frecuente entre los usuarios de Excel es cmo deshacer la
concatenacin. La solucin es muy sencilla porque podemos utilizar la
funcionalidad de Excel conocida como Texto en columnas.

Preparado por: Carlos Alberto Valencia Garca