Manual de Uso

Herramienta Excel
De consolidacin de la informacin para el
Monitoreo y Seguimiento del Plan Anual de
Trabajo - PAT

Versin 1.0

Historial de Revisiones

Versin Fecha Descripcin

Creacin del documento Manual del Uso de la

1.0 11/07/2016
Herramienta Excel.

Lima, 2017
 Tabla de Contenidos

RESUMEN DEL CONTENIDO DE LA HERRAMIENTA ................................................................... 3

I. INFORMACIN DEL PLAN ANUAL DE TRABAJO PAT ..................................................... 4
II. INGRESO DE RESULTADOS DE LA HERRAMIENTA EXCEL ................................................. 4
Mes de Evaluacin...................................................................................................... 4
2.1 Ingreso de datos generales ................................................................................ 5
2.2 Componente 1: Procesos Pedaggicos ............................................................. 6
2.2.1 Informacin de la Programacin: .............................................................. 6
2.2.2 Reprogramacin de Actividades y sub-actividades: ................................. 7
2.2.3 Ingreso de resultados de la ejecucin de actividades/sub-actividades: .... 9
2.3 Componente 2: Bienestar y Desarrollo Integral del Estudiante......................... 11
2.4 Componente 3: Gestin de Procesos Pedaggicos ......................................... 11
III. REPORTE DE RESULTADOS ................................................................................ 12
3.1 Tablero de Control (Resumen) ......................................................................... 12
3.1.1 Resultados: ............................................................................................ 12
3.1.2 Reportes y Grficos: .............................................................................. 12
3.2 Informes y Reportes ......................................................................................... 13
IV. ACTIVAR PROGRAMACIN / CIERRE DE MES ....................................................... 15
4.1 Activar Programacin ....................................................................................... 15
4.2 Cierre de Mes .................................................................................................. 15
 Herramienta de consolidacin de la Informacin para el
Monitoreo y Seguimiento del Plan Anual de Trabajo - PAT

La herramienta tiene por finalidad consolidar la informacin de ejecucin de las

actividades y sub-actividades de los componentes Pedaggico, Bienestar y Desarrollo, y
Procesos de Gestin de los COAR a nivel nacional.
ste es un archivo Excel en el siguiente formato: PAT_2016_{Nombre_COAR}.xlsm Por
ejemplo: PAT_2016_ICA.xlsm, corresponde a PAT del COAR Ica del perodo 2016.

Resumen del contenido de la Herramienta

El presente documento describe cada una de las opciones de la herramienta. Estas
opciones se presentan en la hoja Cartula, tal como se muestra a continuacin:
A continuacin se describe cada una de las opciones de la herramienta:
I. Informacin del Plan Anual de Trabajo PAT
Desde aqu se puede acceder a informacin del Plan Anual de Trabajo, tales como:
Metodologa de la Aplicacin del Seguimiento y Monitoreo; Manual de Uso de la
Herramienta Excel (el presente documento); y una definicin de los indicadores
(tanto de los Componentes, Lneas de Accin, actividades y Sub-actividades).
Todos estos documentos son otros archivos externos que se podrn acceder desde
cada una de las opciones de esta seccin.

II. Ingreso de Resultados de la Herramienta Excel

En esta seccin se registra la informacin de ejecucin de actividades, segn el
cronograma y para un perodo mensual seleccionado. Presenta las siguientes
opciones:

Mes de Evaluacin
El ingreso de informacin slo se realizar para un mes determinado, para ello es
necesario seleccionar el mes Evaluacin.
2.1 Ingreso de datos generales
Para el registro la informacin de ejecucin de actividades, es requisito
indispensable el registro de informacin general mediante la siguiente opcin:

Al hacer click en esta opcin se desplegar la hoja InformacionNecesaria.

La informacin necesaria est comprendida por una serie variables, cuyos valores
sern requeridos para obtener los valores de los indicadores.
Hay dos tipos de variables:
- Variable por mes, requiere ingreso por cada mes. Por ejemplo: Nro de
programas por mes, semanas trabajadas, etc.
- Variable anual, requiere ingreso por todo el ao. Por ejemplo: Nro de
estudiantes matriculados (3ro, 4to y 5to), Nro de asignaturas (3ro, 4to), etc.
2.2 Componente 1: Procesos Pedaggicos
Para registrar la informacin de ejecucin de las actividades del componente
Procesos Pedaggicos hacer click en la opcin 2.2 Componente 1: Procesos
Pedaggicos.

Al hacer click en esta opcin la herramienta desplegar la hoja Pedagogico, en

donde se podr visualizar y realizar varias acciones del Componente Pedaggico.

2.2.1 Informacin de la Programacin:

Muestra la Programacin de Control para las actividades y sub-actividades del
componente. Las marcadas con x (minscula) son las programadas por el COAR,
mientras las marcadas con X (mayscula) corresponden a una programacin
estndar. La ejecucin se realizar slo por los meses marcados con X.
2.2.2 Reprogramacin de Actividades y sub-actividades:
Se podrn realizar la reprogramacin de las actividades y sub-actividades. Para ello
se deben seguir los siguientes pasos:
Activar la Programacin, esto haciendo check en la casilla Activar
Reprogramacin ubicado en la Cartula (seccin IV. Activar
Programacin/Cierre de Mes).

Seleccionar la Actividad / sub-actividad y el mes que se requiere realizar la

reprogramacin.

Reprogramar un mes programado

En este caso se seleccion la sub-actividad 1.1.2 Formulacin y aprobacin
del PCI haciendo click en la celda correspondiente. Luego se activar el
formulario de Reprogramacin.
 Reprogramar el mes seleccionado, en el formulario de Reprogramacin del
Cronograma se selecciona hacia qu otro mes se realiza la reprogramacin.
Aqu la herramienta toma en cuenta las siguientes reglas:
o El mes que se Reprograma debe ser mayor al ltimo mes cerrado.
o El nuevo mes Reprogramado debe ser mayor al ltimo mes cerrado.
o El nuevo mes Reprogramado no debe ser el mismo mes seleccionado
o El nuevo mes Reprogramado debe estar libre sin programacin.
Se confirma la reprogramacin haciendo click en el botn Aceptar. Luego la
hoja Excel de Programacin mostrar al nuevo mes programado y el mes
anterior como la siguiente figura:

Reprogramar un mes que no tiene programacin

Por ejemplo la sub-actividad Diseo del plan de acciones de fortalecimiento
de los objetivos del PAT 2016 no tiene programacin, luego de seleccionar la
celda respectiva en el formulario re Reprogramacin se confirmar haciendo
click en el control check Programar mes seleccionado y el botn Aceptar.
 Luego la hoja Excel de Programacin mostrar al mes programado como la
siguiente figura:

2.2.3 Ingreso de resultados de la ejecucin de actividades/sub-actividades:

Los resultados del cronograma se registran en la seccin Ejecucin al mes Marzo
(mes seleccionado en la Cartula).
a) Se Ingresan slo los programados y en el mes de evaluacin
Es necesario hacer notar que slo se registrarn en el mes seleccionado, con
programacin y si el mes an no se ha cerrado (ver cierre de mes). Tal como se
muestra en el siguiente grfico, las celdas donde se pueden registrar estn
remarcadas con otro color de fondo.

b) Clculo luego del ingreso de resultados

Una vez realizado el ingreso en la celda correspondiente, la herramienta realiza el
clculo del valor del indicador. Este clculo depender del tipo de Actividad/Sub-
actividad.
Para el caso del ejemplo se ingres el cumplimiento de la actividad 1.1.1
Formulacin y aprobacin del PEI, mostrndose los resultados as:
 Luego del ingreso de la Ejecucin se realiza el clculo de:
- Cumplimiento del mes (%)
- Cumplimiento del mes (Nivel)
- Avance acumulado (%)
- Cumplimiento de la meta establecida.
Todos estos resultados son mostrados por la herramienta.
Se podr volver a ingresar o modificar todas las veces mientras no se haya
cerrado el mes de evaluacin correspondiente.

2.2.4 Ingreso de descripcin a los resultados obtenidos en la Ejecucin

Adems de los resultados se tiene la posibilidad de ingresar una descripcin por
cada mes y Actividad / Sub Actividad. Para ello se realizan las siguientes acciones:
a) Seleccionar la Actividad
Se selecciona la actividad haciendo click en el Cdigo de la Actividad, tal como se
indica en el grfico.

b) Ingreso de la descripcin
Una vez seleccionado la Actividad se mostrar el formulario, tal como se muestra
en el siguiente grfico, en donde se podr ingresar la descripcin correspondiente.
2.3 Componente 2: Bienestar y Desarrollo Integral del Estudiante
Para registrar la informacin de ejecucin de las actividades del componente
Procesos Pedaggicos hacer click en la opcin 2.3 Componente 2: Bienestar y
Desarrollo Integral.

Al hacer click en esta opcin la herramienta desplegar la hoja ByDE, en donde se

podr visualizar y realizar varias acciones del Componente Bienestar y Desarrollo
Integral del Estudiante.
Luego el procedimiento de ingreso de informacin de la ejecucin de
actividades/sub-actividades es similar a la seccin 2.2 Componente 1: Procesos
Pedaggicos

2.4 Componente 3: Gestin de Procesos Pedaggicos

Para registrar la informacin de ejecucin de las actividades del componente
Procesos Pedaggicos hacer click en la opcin 2.4 Componente 3: Gestin
Procesos Pedaggicos.

Al hacer click en esta opcin la herramienta desplegar la hoja Gestion, en donde

se podr visualizar y realizar varias acciones del Componente Gestin de Procesos
Pedaggicos.
Luego el procedimiento de ingreso de informacin de la ejecucin de
actividades/sub-actividades es similar a la seccin 2.2 Componente 1: Procesos
Pedaggicos
III. Reporte de Resultados
En esta seccin se presentan los reportes de resultados.

3.1 Tablero de Control (Resumen)

Presenta el resumen de resultados de los tres componentes, as como para cada una
de las sus lneas de accin.

3.1.1 Resultados:
Los resultados se muestran a nivel de ejecucin mensual y acumulada respecto al
mes de evaluacin seleccionada. Estos resultados son mostrados en unidades
porcentuales y de Nivel.

3.1.2 Reportes y Grficos:

Se podrn acceder a los reportes y grficos de resultados haciendo click en el botn
Reportes
3.2 Informes y Reportes
Tambin se puede acceder de manera directa a los reportes y grficos de los
resultados desde esta opcin de la Cartula.
Aqu se muestran los reportes y grficos a nivel general y para cada uno de los
componentes, haciendo click en el botn Reportes.
a) Resultado PAT general: Ejecutado Acumulado vs Meta

b) Resultado 1: Componente Pedaggico Ejecutado Acumulado vs Meta

c) Resultado 2: Componente Bienestar y Desarrollo Ejecutado Acumulado vs
Meta

d) Resultado 2: Componente Bienestar y Desarrollo Ejecutado Acumulado vs

Meta
IV. Activar Programacin / Cierre de Mes
Esta opcin de la herramienta permite las siguientes acciones:

4.1 Activar Programacin

Se utiliza esta opcin de la herramienta para activar o desactivar la seccin de
Programacin de los componentes a fin de realizar las Reprogramaciones.
a) Cuando el check est activo, entonces se podrn realizar las
reprogramaciones.
b) Cuando el check est inactivo, no se podrn realizar las reprogramaciones.

4.2 Cierre de Mes

Se realiza el cierre de mes, una vez registrado los resultados de ejecucin de los tres
componentes.
Se cierra el mes haciendo click en el botn Cierre de Mes Actual

Luego la herramienta mostrar un formulario (como se muestra en el grfico), aqu se

muestra el mes a cerrar. Para confirmar el cierre se debe hacer click en el botn
Cerrar Mes.

Aqu se realizan las siguientes validaciones:

a) No se puede cerrar un mes ya cerrado.
b) No se puede cerrar un mes si antes no se ha cerrado el mes anterior.