Snchez Vega, Alexis

I.S.

La reunin

1. Preparacin de una reunin:

Las reuniones no deben realizarse porque s. La gente no se debera reunir sin

razn alguna. Todos los asistentes a una reunin deberan conocer bien los

principios que hacen de sta un encuentro efectivo.

Para que una reunin sea eficiente adems de eficaz, hay que tener en cuenta tres

momentos importantes para su adecuado desarrollo:

Antes de la reunin:

Comprobar que sus objetivos estn claros y justifican su necesidad.

Concretar los temas a tratar o puntos del orden del da, ordenarlos segn

su importancia y prever el tiempo que se necesitar para su desarrollo.

Identificar a las personas que deben participar.

Elegir el lugar, fecha y hora ms adecuados para su desarrollo, de

acuerdo con las circunstancias de quienes van a participar, la urgencia e

importancia del tema, etc.

Difundir la convocatoria y la informacin necesaria para que las personas

convocadas puedan preparrsela adecuadamente.

Comprobar que las personas previstas que van a participar conocen la

convocatoria, los objetivos de la reunin, la informacin previa, etc.

Preparar la reunin: la documentacin y materiales necesarios, la

introduccin y preguntas de cada punto a tratar, la informacin

complementaria que pueda necesitarse, la disposicin y condiciones de la

sala de reunin, etc.

Durante la reunin:

Comenzar a la hora anunciada (como mucho, guardar 15 minutos de

cortesa si es que faltara mucha gente).

Si es preciso, la persona responsable de dirigir la reunin puede

presentarse e invitar a que se presente brevemente el resto del grupo. En

el caso de que ya se conozcan, no est mal recordar los nombres y las

razones por las que participan en la reunin.

Presentar el programa de trabajo, de acuerdo con el orden del da

previamente difundido y recordar los objetivos de la reunin.

Introducir, directamente o por medio de la persona que vaya a tratar el

punto, uno por uno los temas a tratar, antes de abrir el dilogo. Hacerlo

con brevedad y claridad, utilizando, si es que ello facilita la comprensin,

cuadros, grficos, transparencias, proyecciones de vdeo, etc.

Cuidar que el dilogo se produzca de forma ordenada, que las

intervenciones sean breves y claras, que todo el mundo exponga su

opinin, que no se desve la atencin del tema tratado, etc.

Recordar las conclusiones alcanzadas antes de cerrar un tema y pasar al

siguiente.

Si la reunin es muy larga es aconsejable hacer un descanso o pausa cada

dos.

Debe controlarse el tiempo. Si un debate se prolonga excesivamente,

debe interrumpirse. Hay que distribuir el tiempo disponible entre los

temas a tratar, de acuerdo con su nmero e importancia.

Recoger opiniones y sugerencias para mejorar reuniones futuras.

Agradecer la participacin y aportaciones a todo el grupo.

 Concluir la reunin a la hora prevista.

Despus de la reunin:

Elaborar una "memoria" con las conclusiones y acuerdos alcanzados.

Distribuir la memoria entre quienes participaron en la reunin, esto les

ayudar a recordar las conclusiones y a preparar las prximas.

Evaluarla comprobando si se han alcanzado los objetivos previstos,

valorando las sugerencias y toma decisiones para mejorar en el futuro la

eficacia y satisfaccin de otras reuniones.

2. Conducta de Reunin:

El hombre por naturaleza es un ser inminentemente social y el cual tiende a

relacionarse con otras personas estableciendo grupos en la escuela, en su zona

donde vive y por supuesto en su trabajo los grupos son espacios donde

interactan dos o ms personas que trazan objetivos particulares. Se denominan

grupos formales a aquellos que se forman dentro de un empleo que tienen

trabajos especficos a realizar y grupos informales al grupo de amigos por

ejemplo con que cada quien prefiere juntarse aqu en la escuela que solo nos liga

el hecho de tener cosas afines. El comportamiento de los grupos es un problema

que los gerentes han buscado estudiar se ha establecido una serie de pasos donde

se explica el desarrollo del grupo.

As es que primero tenemos la formacin, la tormenta (situacin de conflicto

debido a las restricciones de cada grupo), la normatividad (cuando se establecen

correctamente las formas de actuar dentro de este conjunto), el desempeo (es

cuando ya te pones a realizar el objetivo de haberse juntado con esa persona), y

en algunos casos est el movimiento (que se refiere a que hay que estar

conscientes de que el grupo puede deshacerse ya que el objetivo principal ha

sido resuelto y resulta poco llamativo para los dems).

3. Niveles de observacin:

Niveles de Observacin de un grupo son los siguientes:

Observacin de los miembros: El problema central de observacin es sin duda

el observador, porque debe asimilar la informacin derivada de sus

observaciones.

El lder: Es quien prepara y gua la reunin. Si es necesario les llama la

atencin. Para elegir a un lder la comunicacin resulta fundamental en todo

proceso grupal.

El grupo: Es un conjunto de personas, a partir de dos, que unidas por u objetivo

en comn, pueden interaccionar entre s, aceptando ciertas normas y

compartiendo emociones.

La relacin con el exterior: Observacin es interna cuando es realizada por

personas que pertenecen al grupo. La observacin es externa, cuando una

persona exterior al grupo pero implicada con l realiza la recogida de datos.

4. Conflictos en un grupo:

El conflicto puede producir efectos negativos o positivos sobre el rendimiento de

la organizacin, segn sea el tipo de conflicto y la forma en que se maneje. En

toda organizacin existe un nivel ptimo de conflicto que se puede considerar

como muy funcional y cuyos efectos son positivos. Por un lado, cuando el nivel

de conflictos es demasiado escaso, puede afectar negativamente el rendimiento

de la organizacin. Es difcil realizar cambios e innovaciones y la organizacin

puede tener problemas a la hora de adaptarse a un cambio en su entorno. Por otra

parte, si el nivel de conflictos es demasiado elevado, el caos consiguiente puede

poner en peligro la supervivencia de la organizacin. Ciertos investigadores

alegan que los conflictos disfuncionales deberan eliminarse y que los

 funcionales habran de estimularse, lo cual no es lo que sucede en realidad en la

mayora de las organizaciones.

En la prctica, la mayora de los dirigentes tratan de eliminar cualquier tipo de

conflicto, ya sea funcional o disfuncional, porque el hogar, la escuela y la iglesia

han defendido a lo largo de la historia valores contrarios al conflicto. Adems, la

mayora de las doctrinas religiosas consideran positiva la paz, la tranquilidad y la

obediencia sin titubeos. Es frecuente que los dirigentes sean evaluados y

premiados por la ausencia de conflictos en las reas de que son responsables.

Bibliografa:

Fernndez N. (1999). Direccin de equipos de trabajo en las organizaciones.

Madrid, Espaa.

Lederach, J. P. (1990) Elementos para la resolucin de conflictos. Mxico.

M. J. Moreno, R. B. Agirregomezkorta, M. Cuadrado (1999). Manual para la

introduccin de la perspectiva de gnero y juventud al desarrollo rural. Sevilla,

Espaa.

Ross, M. H. (1995). La cultura del conflicto, Barcelona, Espaa.