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TAMBOPATA PER
2017
Decenio de las Personas con Discapacidad en el Per
AO DE LA CONSOLIDACIN DEL MAR DE GRAU
INFORME DE ACCIN SIMULTNEA N 004-2017-2-5346
NDICE
I. ORIGEN ............................................................................................................ 1
II. OBJETIVO ........................................................................................................ 1
III. ALCANCE ......................................................................................................... 1
IV. INFORMACIN RELACIONADA A LAS ACTIVIDADES MATERIA DE CONTROL .. 1
V. COMENTARIOS ................................................................................................ 4
VI. ASPECTOS RELEVANTES ................................................................................ 4
VII. CONCLUSIONES ............................................................................................ 10
VIII. RECOMENDACIN ......................................................................................... 12
INFORME DE ACCIN SIMULTNEA N 004-2017-2-5346
"ARQUEO AL FONDO FIJO DE CAJA CHICA DE LA UNIDAD EJECUTORA SEDE CENTRAL DEL
GOBIERNO REGIONAL DE MADRE DE DIOS
I. ORIGEN
El presente informe se emite en merito a lo dispuesto por el rgano de Control Institucional mediante oficio
de acreditacin n. 177-2017-GOREMAD/OCI de 11 de julio de 2017, registrado en el Sistema de Control
Gubernamental SCG con cdigo de orden de servicio n. 2-5346-2017-0000, en el marco de lo previsto en
la Directiva n. 017-2016-CG/DPROCAL Control Simultaneo aprobado mediante Resolucin de Contralora
n. 432-2017-CG de 3 de octubre de 2016.
II. OBJETIVO
El servicio de control simultneo se realiz teniendo como objetivo: Verificar que el fondo fijo de caja chica
otorgado al responsable nico del manejo y utilizacin del fondo fijo para caja chica, sea manejado de acuerdo
a la normatividad vigente y a la Directiva n. 001-2011-GOREMAD/ORA, Normas y procedimientos para uso
y rendicin de fondo fijo de caja chica de la unidad ejecutora sede central.
III. ALCANCE
La accin simultnea se efectu al fondo otorgado al responsable nico del manejo y utilizacin del fondo fijo
para caja chica de la unidad ejecutora sede central del Gobierno Regional de Madre de Dios. Asimismo, se
llevar el da 13 de julio de 2017, en las oficinas administrativas de la unidad de caja.
Caja Chica, es un fondo en efectivo que puede ser constituido con recursos pblicos de cualquier fuente de
financiamiento para ser destinado nicamente a gastos menores que demanden su cancelacin inmediata o
que por su finalidad y caractersticas no puedan ser debidamente programados.
Fondo para pagos en efectivo, se constituye con recursos ordinarios y se destina nicamente para gastos
menores que demanden su cancelacin inmediata o que por su finalidad y caractersticas, no puedan ser
debidamente programados.
Artculo 49
Funciones especficas:
Artculo 52
Cajero II
Es responsable de la ejecucin y/o supervisin de labores de contabilidad de fondos, centralizar las acciones
referidas a la unidad de caja en sus etapas de programacin, movimiento y registro.
Funciones especficas:
Artculo 68
Artculo 69
a) Dirigir, ejecutar y controlar las actividades que desarrolla la Oficina de Tesorera, para lograr la mayor
efectividad en la captacin y aplicacin de los recursos y facilitar el proceso de toma de decisiones
financieras.
g) Efectuar el control y custodia de cartas fianzas de manera intangible, las mismas que deben ser emitidas
por una institucin financiera debidamente reconocida y autorizada por la Superintendencia de Banca y
Seguros y controlar los vencimientos de las mismas para su renovacin, ejecucin y/o devolucin segn
corresponda.
i) Establecer normas y procedimientos para el manejo y control de fondos para pagos en efectivo y caja
chica, mediante directivas internas aprobadas por el titular del pliego.
k) Efectuar arqueos inopinados para garantizar la integridad de los fondos y disponibilidad efectiva, lo que
conlleva a la formulacin de un acta que evidencie la situacin encontrada.
(...)
V. COMENTARIOS
En el desarrollo de la accin simultnea se procedi a revisar el fondo fijo de caja chica otorgado al
responsable nico del manejo y utilizacin del fondo fijo para caja chica, sea manejado de acuerdo a la
normatividad vigente y las normas y procedimientos para uso y rendicin de fondo fijo de caja chica de la
unidad ejecutora sede central.
Sobre la actividad de control Arqueo al Fondo de Pagos en Efectivo - Caja Chica se han desarrollado las
actividades siguientes:
Revisin de la Resolucin Directoral Administrativa, designando al responsable nico del manejo y utilizacin
del fondo fijo para caja chica, importe, fuente de financiamiento, partidas, monto mximo para cada pago en
efectivo y el plazo de rendicin de cuenta; el uso del fondo fijo para caja chica; ejecucin del gasto y rendicin
del gasto con cargo al fondo fijo para caja chica.
Durante la actividad de control Arqueo de Caja Chica el Director de Tesorera y el cajero pagador
responsable del fondo fijo para caja chica, dieron las facilidades al suscrito para el desarrollo del trabajo
realizado.
Durante la actividad de control realizada, se apreciaron situaciones o hechos que constituyen riesgos que
eventualmente podran afectar la transparencia, la probidad o el cumplimiento de la normativa
correspondiente, los mismos que se exponen a continuacin:
1.- AUTORIZAN MANEJO DE USO DE FONDOS DE CAJA CHICA EN CADENAS DE GASTO
DIFERENTE A LO ESTABLECIDO EN LA DIRECTIVA SOBRE USO Y RENDICIN DE FONDO FIJO
DE CAJA CHICA DE LA SEDE CENTRAL GOREMAD, OCASIONANDO UN USO INDEBIDO DEL
FONDO.
De la revisin a las Resoluciones Directorales Administrativas que autorizan el manejo de uso de fondos
de caja chica, Jos Julio Vinelli Vega Director Regional de Administracin con Resolucin Directoral
Administrativa n. 047-2017-GOREMAD/ORA de 6 de febrero de 2017 se apertura el fondo fijo para caja
chica de la Unidad Ejecutora Sede Central por el importe de S/ 51 000,00 y con Resolucin Directoral
Administrativa n. 216-2017-GOREMAD/ORA, de 23 de mayo de 2017 ampla el fondo fijo para caja
chica de la mencionada unidad ejecutora por el importe de S/ 45 000,00 autoriz el uso de los fondos de
la caja chica por S/ 61 280,00 en cadena de gasto diferente a lo establecido en la Directiva n. 001-2011-
GOREMAD/ORA Normas y procedimientos para, uso y rendicin de fondo fijo de caja chica de la unidad
ejecutora Sede Central GOREMAD, cuyo detalle es el siguiente:
DENOMINACIN CLASIFICADOR
Alimentos y bebidas para personas 23.11.1
Combustibles y carburantes 23.13.11
Lubricantes, grasas y afines 23.13.13
Repuestos y accesorios 23.15.11
Papelera en general 23.15.12
Material de limpieza, aseo y tocador 23.15.31
Materiales de cocina, comedor y cafetera 23.15.32
Electricidad, iluminacin y electrnica 23.15.41
Otros accesorios y repuestos 23.16.199
Libros, diarios y revistas 23.199.13
Material de condicionamiento 23.1.99.13
Otros bienes 23.1.99.1.99
Otros gastos 23.21.1.99
Movilidad local 23.21.2.99
Gastos notariales 23.26.12
Servicios de florera 23.27.11.3
Mantenimiento de vehculos 23.24.13
Otros servicios similares 23.27.11.99
La situacin descrita puede ocasionar el uso indebido del fondo de caja chica, y la consiguiente nulidez
de las operaciones autorizadas con este fondo.
2.- FALTA DE CONTROL INTERNO EN VALES DE CAJA AUTORIZADOS A FUNCIONARIOS Y
SERVIDORES PODRIA OCASIONAR UN MAL USO DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA.
De la revisin a los vales de caja, se ha evidenciado que el responsable del manejo y utilizacin del
fondo fijo para caja chica, sede central, cajero de la Entidad, no cuenta con la cantidad en letras, firma
del jefe inmediato superior, firma del funcionario y servidor que recibi el vale de caja, nombre y apellido
y DNI, firma la misma persona como solicitante y como jefe inmediato superior teniendo un jefe inmediato
superior, as mismo algunos vales de caja indican como concepto del gasto gastos varios, diversos e
imprevistos.
Al respecto se ha determinado que de 46 vales de caja: 6 vales de caja no cuentan con la firma del jefe
inmediato superior, 4 vales de caja no cuentan con el importe de la cantidad en letras, 1 vale de caja no
cuenta con la firma del servidor que recibi el vale conforme, 4 vales de caja no indican en el rubro de
recib conforme el nombre y apellidos del funcionario y/o servidor que recibi el vale de caja, 1 vale de
caja en el rubro de recib conforme no indica su nmero de DNI, 7 vales de caja indican como concepto
de gasto: gastos varios, diversos e imprevistos, y 2 vales de caja firma la misma persona como
solicitante y como jefe inmediato superior teniendo un jefe inmediato.
a) Vales de caja que no cuentan con la firma del jefe inmediato superior
VALE MONTO
S/
N FECHA BENEFICIARIOS OBSERVACIONES
100 10/05/17 Juan de la Cruz Berrios Ramos 200,00 Sin firma de Jefe inmediato superior
129 15/06/17 Luis Enrique Osorio Flores 100,00 Sin firma de jefe inmediato superior
130 15/06/17 Jos Vinelli Vega 400,00 Sin firma de jefe inmediato superior
131 15/06/17 Jos Rolando Vega Molina 200,00 Sin firma de jefe inmediato superior
136 20/06/17 Pedro Miguel Galicia Pimentel 50,00 Sin firma de jefe inmediato superior
137 22/06/17 Ronald Rozas Loayza 100,00 Sin firma de jefe inmediato superior
VALE MONTO
129 15/06/17 Luis Enrique Osorio Flores 100,00 Sin importe en letras
031 22/02/17 Jorge Lenidas Silva Capiona 100,00 Sin importe en letras
C) Vales de caja que indican como concepto de gasto: varios, diversos e imprevistos
VALE MONTO
S/.
N FECHA BENEFICIARIO OBSERVACION
d) Vales de caja firmados por la misma persona como solicitante y como jefe inmediato
superior
VALE MONTO
134 20/06/17 Luis Huberth Puclla Loayza 300,00 Firma como solicitante y como
jefe inmediato superior
31 22/02/17 Jorge Lenidas Silva Capiona 100,00 Firma como solicitante y como
jefe inmediato superior
Cabe indicar que Luis Huberth Puclla Loayza jefe de la oficina de control patrimonial, su jefe inmediato
superior Jos Vinelli Vega Director Regional de Administracin, as mismo Jorge Lenidas Silva Capiona
jefe del Centro de Operaciones de Emergencia Regional, su jefe inmediato superior Luis Otsuka Salazar
Gobernador Regional de Madre de Dios.
e) Vales de caja sin nombre en el rubro de recib conforme
VALE MONTO
129 15/06/17 Luis Enrique Osorio Flores 100,00 En rubro de recib conforme sin nombre
130 15/06/17 Jos Vinelli Vega 400,00 En rubro de recib conforme sin nombre
135 20/06/17 Julin Fernndez Ortiz 100,00 En rubro de recib conforme sin nombre
102 10/05/17 Edgar Echegaray Corvacho 2 000,00 En rubro de recib conforme sin nombre
VALE MONTO
130 15/06/17 Jos Vinelli Vega 400,00 Sin nmero de D.N.I en recib conforme
VALE MONTO
S/
N FECHA BENEFICIARIO OBSERVACIONES
126 12/06/17 Andrs Cachique Chapiama 100,00 Sin firma de recib conforme.
De la revisin selectiva a siete vales de caja pendientes de rendicin, los integrantes de la accin
simultanea evidenciaron que dos vales de caja a nombre del seor Vctor Manuel Pastor Vela y
Fiodor Victorio Lima S/2 000,00 cada uno, fueron rendidos definitivamente y rebajados en el sistema;
sin embargo, Santos Tamayo Cortez, Cajero pagador del Gobierno Regional Madre de Dios,
mantiene estos como pendiente de rendicin.
De la revisin selectiva a siete vales de caja pendientes de rendicin, los integrantes de la accin
simultanea evidenciaron que tres vales de caja a nombre de Roy Ronald Usca Mandujano, Edgar
Echegaray Corvacho y Xuxa Daz Vsquez presentaron su rendicin parcial y solicitaron su
reembolso respectivo; sin embargo, Santos Tamayo Cortez, Cajero pagador del Gobierno Regional
Madre de Dios sede central no hizo la rebaja respectiva en el vale de caja.
j) Vales de caja pendientes de rendicin a la fecha del arqueo de caja no fueron rendidos
De la revisin selectiva a siete vales de caja pendientes de rendicin, los integrantes de la accin
simultanea evidenciaron que dos vales de caja a nombre de Janzen Miguel Chvez Melgarge Jefe
de Administracin de la Direccin Regional de Trabajo y Promocin del Empleo por S/ 1 000,00 y
S/ 2 000,00 respectivamente no fueron rendidos a la fecha del arqueo de caja, los integrantes de la
accin simultanea levantaron dos actas n 1 y 2 respectivamente evidencindose que la
documentacin pendiente de rendicin existen dos vales provisionales a nombre de Flor Milagritos
Retegui Vlez Directora Regional de Trabajo y Promocin del Empleo por S/ 820,60 por el concepto
de gastos varios que a la fecha del presente arqueo no fueron rendidos.
ARQUEO DE CAJA
Billetes Monedas Total
Valor 200 100 50 20 10 Sub 5 2 1 0,50 0,20 0,10 Sub S/.
Cantidad - - - 1 - Total - 1 - - - - Total
Importe - - - 20 - 20 - 2 - - - - 2 22,00
DIFERENCIA S/0,00
VALES PROVICIONALES PENDIENTES DE RENDICIN
VALE MONTO
PROVICIONAL BENEFICIARIO S/. OBSERVACIONES
N FECHA
S/N 21/02/2017 Flor Milagritos Retegui Vlez 750,00 Pendiente de rendicin
S/N 02/06/2017 Flor Milagritos Retegui Vlez 100,00 Pendiente de rendicin S/29,40
De la revisin a los vales de caja se ha observado que se han autorizado vales de caja con fines
establecidos en la Directiva n. 001-2011-GOREMAD/ORA Normas y procedimientos para uso y
rendicin de fondo fijo de caja chica de la unidad ejecutora Sede Central GOREMAD, sin embargo
son utilizados para conceptos personales o diferentes a los autorizados.
Sobre el particular Santos Tamayo Cortez, Cajero pagador del Gobierno Regional Madre de Dios
sede central, con informes n. 72 y 88-2017-GOREMAD/ORA-OT-UC-STC de 31 de mayo 2017 y
23 de junio 2017 informa a Jorge Mercado Torre Director de la Oficina de Tesorera la relacin de 24
vales de caja pendientes de rendicin por un valor de S/5 666,00 para su descuento respectivo ()
Al respecto Jorge Luis Mercado Torre Director de la Oficina de Tesorera con oficio n. 234-2017-
GOREMAD/ORA-OT de 27 de junio 2017 informa a Alfonso Bocangel Hancco Director de la Oficina
de Personal la relacin de 19 vales de caja para su descuento respectivo de sus remuneraciones,
lo que evidencia que los mencionados vales fueron utilizados para fines personales o distintos a los
que fueron autorizados.
Cabe precisar que prcticas sanas de control interno recomiendan que ningn vale provisional debe
ser autorizado si no cuentan primero con la firma del solicitante y el visto bueno del jefe inmediato
superior.
l) Vales de caja que no fueron informados por el cajero pagador para su descuento respectivo
De la revisin a los vales de caja pendientes de rendicin, se ha verificado que Santos Tamayo
Cortez, Cajero pagador del Gobierno Regional Madre de Dios sede central no ha informado a Jorge
Luis Mercado Torre Director de la Oficina de Tesorera que Jos Vinelli Vega Director Regional de
Administracin y Luis Hubert Puclla Loayza Jefe de la oficina de Control Patrimonial tienen cada uno
vales de caja de fecha 15 y 20 de junio de 2017 pendiente de rendicin a la fecha del arqueo de caja
de S/400,00 y S/300,00
Al respecto Jos Vinelli Vega Director Regional de Administracin a la fecha de cierre del presente
informe posterior a la fecha de arqueo de caja, present al cajero su rendicin sin informe alguno
entregando 03 comprobantes de pago de fecha 25 de julio de 2017 por un importe total S/ 712,50
VALE RENDICIN
N FECHA IMPORTE B/V N FECHA DETALLE IMPORTE
130 15/06/17 400,00 01-3672 6 Unidades de Inca Kola 3 litros 60,00
01-11182 25/07/17 45 empanadas 202,50
02-17088 45 mens 450,00
La situacin descrita puede ocasionar un mal uso de los fondos de caja chica.
La situacin descrita ocasiona que a una fecha determinada no se pueda saber el saldo real del fondo
fijo para caja chica.
De la revisin a los comprobantes de pago pendientes de rendicin del fondo de pagos en efectivo
caja chica se la evidenciado que de 106 comprobantes de pago pendientes de rendicin, 30
comprobantes de pago no cuentan con la fecha impresa de cancelacin del mismo y varios
comprobantes de pago no cuentan con la firma del jefe o Director del rgano solicitante en seal de
conformidad.
El hecho expuesto origina un mal uso de los recursos para los cuales fue destinado.
5. ESCASES DE CONTROL INTERNO EN LA RENDICIN DE VALES DE CAJA PODRA ORIGINAR
LA SUSPENSIN DE DESEMBOLSOS DEBIDO A QUE NO SE ESTARIA CUMPLIENDO CON EL
OBJETIVO DEL FONDO CAJA CHICA.
De la revisin a los vales provisionales se ha verificado a la fecha del arqueo de caja, de un total de 44
vales de caja por S/ 69 100,00 solo 43 vales de caja por S/ 63 100,00 excedieron el plazo de rendicin
que debi ser dentro de las 72 horas de recibido el efectivo, las misma s que se detallan a continuacin:
VALE IMPORTE
N N FECHA BENEFICIARIO DETALLE S/.
01 118 30/05/2017 Nstor Silva Prez tiles de escritorio 200,00
02 100 10/05/2017 Juan de la Cruz Berrios Ramos Compra de medicina 100,00
03 125 07/05/2017 Omar Daro Portugus Crdova Varios 150,00
04 126 12/06/2017 Andrs Cachique Chapiama Materiales de oficina almacn de ex Ecasa 100,00
05 127 13/06/2017 Jess Leoncio Chvez Ardiles Gastos varios reunin de Concejo Regional 300,00
06 129 15/06/2017 Luis Enrique Osorio Flores Adquisicin de materiales 100,00
07 130 15/06/2017 Jos Vineli Vega Gastos varios 400,00
08 131 15/06/2017 Jos Rolando Vela Molina Comisin de servicio Delta 1- Boca Colorado 200,00
09 134 20/06/2017 Luis Hubert Puclla Loayza Adquisicin de SOAT para motocicletas 300,00
10 135 20/06/2017 Julin Fernndez Ortiz Accesorios para servicios higinicos 100,00
11 136 20/06/2017 Pedro Miguel Galicia Pimentel Registros pblicos 50,00
12 137 22/06/2017 Ronald Rosas Loayza Toner 100,00
13 142 06/07/2017 Gisela Huamani Ccorahua Materiales de escritorio 200,00
14 141 04/07/2017 Manuel Irala Bustios Desarrollo de instr.estratgicos Meta 002 1 000,00
15 031 22/02/2017 Jorge L. Silva Capiona Repuestos y emergencias Meta 008 164,00
16 121 06/06/2017 Rudecinda Guardapucclla Huillca Imprevistos de la obra Meta 025 2 000,00
17 139 22/06/2017 Exaltacin Capara Torres Bienes y servicios Meta 55 1 000,00
18 098 03/05/2017 Zaida E. Pinedo Torres Gastos diversos Meta 073 500,00
19 144 11/07/2017 Yan Carlos Garca Rodrguez Alimentos para consumo humano, Meta 092 2 000,00
20 108 18/05/2017 Yan Carlos Garca Rodrguez Diversos servicios COAR Meta 008 836,00
21 117 31/05/2017 Richard M. Chacacanta Estrada Direc.Reg. Forest y Fauna Silvest meta 051 2 000,00
22 091 18/04/2017 Ninibeth M. Guevara Pacherres Gastos inprevistos Meta 0017 2 000,00
23 056 13/03/2017 Mercy S. Ibarra Tananta Promover el desarrollo minero, meta 110 1 000,00
24 112 22/05/2017 John Yuver Surco Cruz Obra Amp.serv.educ IEBR 52094 meta 123 2 000,00
25 116 26/05/2017 Yenifer Zavala Areque Bienes y servicios meta 84 1 000,00
26 102 10/05/2017 Edgar Echegaray Corvacho Mej.IEBR Simn Bolvar Mazuco meta 023 2 000,00
27 035 23/02/2017 Vctor Manuel Pastor Vela Acceso servicios bsicos meta 104 2 000,00
28 114 24/05/2017 Janzen Chvez Melgarge Desarrollo de activ. programadas meta 39 2 000,00
29 113 24/05/2017 Janzen Chvez Melgarge Desarrollo de activ. programadas meta 45 1 000,00
30 011 09/06/2017 Rodolfo Tisoc Crdova Imprevistos meta 217 3 000,00
31 015 05/07/2017 Edgar Echegaray Corvacho Mej.Vial Av. Alameda 3 000,00
32 01 31/05/2017 Claudio Chalco Choquehuanca Imprevistos meta 0126 3 000,00
33 07 02/06/2017 Otto Y. Palomino Quispe Bienes y servicios meta 052 3 000,00
34 012 12/06/2017 Crisolo Yez Paucar Imprevistos meta 038 3 000,00
35 03 31/05/2017 Martn Paucar Kcana Ejecucin de la obra meta 28 3 000,00
36 05 31/05/2017 Dionicio Vilcas Cahuana Bienes y servicios urgentes meta 048 2 000,00
37 09 05/06/2017 Walter U. Mamani Huayna Gastos en obra meta 047 3 000,00
38 02 31/05/2017 Jos Roberto Baca Esteves Imprevistos en obra meta 021 2 000,00
39 14 03/07/2017 Juan Felipe Rodrguez Pasco Comisin servicio Huepetuhe meta 018 2 300,00
40 06 02/06/2017 Severiano O. Ramrez Paredes Bienes y servicios meta 19 3 000,00
41 08 05/06/2017 Hugo M.Zanabria Daz Adquisicin de bienes y servicios meta 125 3 000,00
42 04 31/05/2017 Fredy E. Villagaray Vigil Adquisiciones para la obra meta 022 2 000,00
43 013 19/06/2017 Xuxa Daz Vsquez Gastos imprevistos en obra meta 0124 1 000,00
TOTAL S/. 63 100,00
Al respecto el numeral 1 del captulo VIII de la Rendicin, de la Directiva n. 001-2011-GOREMAD/ORA Normas
y procedimientos para, uso y rendicin de fondo fijo de caja chica de la unidad ejecutora Sede Central
GOREMAD, indica que los vales provisionales debern rendirse en un plazo mximo de 72 horas de recibido el
efectivo, de acuerdo a la descripcin del pedido consignado.
En tal sentido, lo narrado podra dar lugar a la suspensin de desembolsos debido a que no se est
cumpliendo con lo establecido en la normatividad vigente.
VII. CONCLUSIONES
Durante la ejecucin de la accin simultnea se han advertido seis hechos que ponen en riesgo el logro
de los objetivos del proceso de control Arqueo al Fondo de Pagos en Efectivo Caja Chica en la sede
central del Gobierno Regional de Madre de Dios, los cuales han sido detallados en el numeral VI del
presente informe.
VIII. RECOMENDACIONES
Hacer de conocimiento al Titular de la Entidad los riesgos identificados como resultado de la accin
simultnea efectuada, con la finalidad de que implemente las medidas preventivas pertinentes, que
mitiguen o superen los riesgos comentados en el numeral VI.
___________________________ ____________________________
CPC. Manuel Vitery Casapino Ing. Gualberto Zegarra Molina
Jefe de equipo Integrante
_______________________________
Ing. Marko Ortega Pineda
Jefe de OCI