Sistema alfabtico.

Sigue una secuencia lgica, basada en el arreglo de los nombres de acuerdo con el alfabeto,
muy similar al usado en los diccionarios. Este sistema se ajusta a casi todos los negocios.
Ventajas:
La organizacin de carpetas y guas es sencilla; no necesita de un archivo auxiliar; los
apellidos y nombres se agrupan con facilidad en estricto orden alfabtico.
Reglas para ordenar alfabticamente. se usan directa o indirectamente en casi todos los
sistemas de archivar, pues constituyen la base fundamental de todos los sistemas. Existen
varias reglas bsicas para clasificar, las cuales son de uso universal. Aqu se estudiarn las
ms usada en nuestro pas.
Reglas de clasificacin
1- Nombres de individuos. Se invierte el nombre de cada individuo, considerando en primer
lugar el apellido paterno, seguido del nombre de pila y en tercer lugar el segundo nombre o
inicial, si existiere. Ejemplo: Mara Elena Salas. quedar as:
- Apellido, en este caso, Salas;
2- Nombre de pila: Mara;
3- Segundo nombre: Elena; es decir quedara as:
Salas, Mara Elena, siempre la inversin del nombre debe ir precedida por una coma. (Si
aparecen los dos apellidos, el apellido materno constituira la segunda unidad de archivo, es
conveniente aclarar que Unidad de archivo ES CADA PALABRA, NOMBRE, LETRA O
SIGLA QUE APAREZCA EN EL NOMBRE DE UN INDIVIDUO, EMPRESA O
INSTITUCIN.

Ordene alfabticamente los siguientes nombres de acuerdo a esta regla:

Mario Daz Prez, Carlos Arreaza, Juan E. Zarcos, Jos Perna

Archivo. Sistema alfabtico

 Sistemas Numricos

ARCHIVO NUMRICO. Los expedientes se ordenan por nmero progresivo. El nmero

del expediente se asignar a cada persona fsica o moral conforme se vayan "abriendo".
Los Sistemas de Archivo pueden usarse combinados. Por ejemplo: Nombre y Fecha;
Nmero Progresivo y Alfabtico; Nmero y Fecha. El sistema de archivo ms comn o
utilizado por las instituciones es el de Nmero progresivo y Alfabtico, llamado tambin
Alfa-numrico.
2. En caso de que los apellidos lleven monoslabos deben tomarse como parte del mismo
nombre. Ejemplos: De la Rosa Reyes Jorge, Del Moral Hernndez Julio, De los Monteros
Espinosa Jorge.
3. Los nombres de personas morales se clasifican respetando su razn social o nombre.
Ejemplos: Alarmas Panamericanas, Centro Serfn, Corsetera Francesa, pticas Devlin, etc.

Archivo geogrfico
Es el sistema de archivar los documentos por el nombre de la localidad en que residen los
interesados en los asuntos; es decir los documentos de un solo asunto, para formar un
expediente, se agrupan o ligan por el lugar, o sea; naciones, estados, ciudades, provincias,
etc.

Para el ordenamiento de los expedientes dentro de los muebles archivadores, se usan guas
divisionarias a cinco cortes en cuyas pestaas se anotan los nombres geogrficos en el orden
de su divisin poltica: nacin, estado, ciudad, pueblo, etc.; ordenadas alfabticamente, o
bien, por los apellidos y nombres de los interesados en los asuntos, empleando siempre juegos
de guas y en una distribucin alfabtica dentro de cada lugar.
En tales condiciones el sistema es puramente geogrfico, o una combinacin del geogrfico
con el alfabtico de nombres de personas fsicas o morales, o asuntos. Este sistema de
Archivos, es directo si se contrae a los lugares geogrficos en ordenamiento estrictamente
alfabticos; pero requiere del catlogo si hay que determinar, por los apellidos y nombres
personas o instituciones y por asuntos, el lugar en que radican. La alfabetizacin se hace
siguiendo la regla general de la materia.

En cuanto a la redaccin de los nombres geogrficos, y a fin de evitar repeticiones, se tratar

en las reglas de redaccin de catlogos.

Sistema de Archivo por asunto

Es tambin un sistema de clarificacin ms que de ordenacin en ellos se forman expedientes
de acuerdo a una clarificacin de los asuntos de la empresa:
ventas, compras, legales, administrativos, etc. En atencin al
asunto que se refiera cada documento , se incluir
correspondientemente.
Se clasifican por el contenido es decir por asunto.
De esta forma las guas divisorias pueden servir para indicar
los tipos principales de asuntos en que se considera dividido el
conjunto de negocios de la empresa y las subguias pueden
utilizarse para reducir conceptos menos amplios de la clarificacin expresada por la guia.
Cada uno de estos grupos principales correspondera a una guia divisoria y si hubiera la
necesidad las subguias descompondran los distintos conceptos.
Archivo por asuntos aplicado a otros sistemas.
Este sistema de clasificacin de los documentos se hace por su contenido, es decir, por el
asunto de que se trate. Se emplean guas divisionarias principalmente para los asuntos que,
como tales, se consideren como una divisin en conjunto.

Archivo cronolgico
En este mtodo priva el tiempo como factor del ordenamiento de los expedientes que
contienen documentacin agrupada en aos, meses y das. Tambin se emplea como una
agenda para tener presentes los asuntos en una fecha determinada, por algn tramite que deba
verificarse en aquella:

En los archivos existe parte de la documentacin que debe manejarse cronolgicamente, por
representar actividades realizadas en determinados periodos de tiempo, que son la
determinante de su formacin y de su consulta.

El empleo como agenda, requiere la colocacin de los documentos, o bien de una copia
minuta, en la fecha previamente fijada.

En ambos casos, se requiere del uso de guas divisionarias para sealar el ao (aun cuando
este puede hacerse contener en el Marbete de las Gavetas o en las cajas archivadoras), los
meses y los das.

La gua principal se destinar al ao, o bien al mes, y las auxiliares a los treinta y un das.
Diferentes tipos de Archivo
Tipos de Archivos. Para la adecuada conservacin del material, documentacin que se debe
archivar, es necesario contar con equipos funcionales que permitan cumplir con los fines
esenciales del archivo, as se encuentran archivadores de diversa ndole como los
archivadores verticales, laterales, las bandejas de escritorio, archivos rotativos, multiusos,
automatizados, el microfilm, pues un sistema de archivo puede ser tan simple como colocar
tarjetas en una serie de cajetines o tan sofisticado como un sistema electrnico que utilice
una unidad principal. En la medida en que el equipo y el mtodo de archivo, cumplan el
propsito para el cual han sido creados, sern ms cualificados como sistemas de
almacenamiento de informacin. Adems la eficiencia del archivo depender tambin de la
vigencia de los registros que se conserven. De alli que se pueda decir que existen diferentes
tipos de archivos, entre ellos:
Archivo vertical: Los documentos son almacenados en carpetas individuales, colgando de
una gua dentro de las gavetas. Las carpetas se colocan una detrs de otra con el borde que
presenta la pestaa hacia arriba, donde se escribe la identificacin de lo que all se conserva.
Archivo lateral: Los documentos se archivan uno al lado del otro como los libros de
estantera en una biblioteca. Normalmente se archivan a su vez en carpetas o cajas que se
colocan paralelamente.

Archivo horizontal: Los documentos son almacenados en plano, uno encima del otro en
carpetas, cajas, archivadores o cajones. Este archivo es vlido en el caso de tener que
archivar pocos documentos o cuando se trate de planos o mapas. Por la frecuencia de
consulta, tambin se pueden mencionar los archivos: activos, semiactivos e inactivos.

Archivos activos: Aquel donde los documentos son consultados frecuntemente o que la
documentacin por su valor administrativo, legal, operativo o fiscal no pierde vigencia. Por
lo general la fecha de emisin de los registros no es superior a los cinco aos y es consultada
ms de una vez al mes.
Archivador Lateral
Permite la clasificacin suspendida lateral, se conoce tambin como archivador de basculante
o de vlvula.

Archivador Rodante
Consta de estaciones de trabajo y de hileras circulares; cada hilera se mueve
independientemente y las estaciones estn equipadas con telfonos para que los archivistas
suministren informacin.

Archivador Mecnico
Este archivo no descarta el procesamiento de los documentos antes de ser colocados en
carpetas, pero ofrece mayor facilidad y rapidez en el manejo de los documentos. El archivista
tiene acceso a cualquier seccin, donde desee archivar o localizar un documento o carpeta,
con slo oprimir los botones que aparecen a la izquierda de los anaqueles.
Archivador Electrnico
Es el ms sofisticado, de reciente fabricacin. Est equipado con dispositivos pticos para
localizar el material. Los documentos se guardan en una bveda, frente a la cual se encuentra
la mesa de trabajo; desde ella el archivero controla la ubicacin de los documentos.

QUE SON LAS TARJETAS KARDEX?

La tarjeta Kardex, es un documento administrativo de control, el cual incluye datos generales
del bien o producto, existen muchos tipos de kardex pero como hablamos de inventarios
hablaremos de la tarjeta Kardex de inventario la cual, es una herramienta que le permite tener
reportes con informacin resumida acerca de las transacciones de inventario de la compaa.
Lo verdaderamente importante de la tarjeta Kardex en los inventarios es que proporcionan
informacin y ayudan al control de los mismos, pero para ello se debe tener un claro concepto
de lo que son los inventarios y una buena clasificacin de los mismos.,

EL KARDEX Y SU IMPORTANCIA EN LOS INVENTARIOS DE LA EMPRESA

Para poder hablar del kardex y de su importancia en los inventarios de las empresas debemos
tener claro que inventario es todo aquel artculo o bien que adquiere una compaa, negocio
u empresa con el fin de venderlo y/o utilizarlo para lograr su objeto social, su razn de ser.
Es por eso que en temas de inventarios escuchamos hablar de inventarios de frutas, verdura,
hortalizas, calzado, ropa, productos para la construccin, productos agrcolas, entre otros. Por
tal razn el tema de los inventarios depende mucho de la empresa y del motivo por el cual
fueron adquiridos, por ejemplo; Qu es un televisor? Es imposible saberlo sin saber a qu
se dedica la compaa que lo tiene o que funcin cumple, pues si el televisor est ubicado en
la sala de espera de los clientes, ste es una propiedad planta
Diferentes tipos de tarjeteros.
Inventarios de Materias Primas.
Expresin usada en el contexto de la administracin, organizacin de la Empresa, negocios
y gestin.
Lo constituyen las materias esenciales que entran en la manufactura, fabricacin o
construccin de los artculos que se producen.
Estos inventarios dan flexibilidad a la firma en sus adquisiciones.

Inventarios de Productos en Proceso.

La estructura del inventario en un proceso de manufactura de productos de consumo se puede
caracterizar en trminos de la cadena de abasto o suministro. El inventario de materias primas
y el inventario final o de producto terminado conforman un nivel de inventario que debe ser
optimizado por el proceso de inventario para lograr los objetivos de la empresa.

Inventarios de Productos Terminados

Todas las mercancas que un fabricante ha producido para vender a sus clientes. Son aquellos
bienes adquiridos por las empresas manufactureras o industriales, los cuales son
transformados para ser vendidos como productos elaborados, totalmente acabados y
disponibles para la venta

Inventarios de Mercancas no Fabricadas por la Empresa.

El inventario de mercancas constituye la existencia, a precio de costo, de los artculos
comprados o producidos por una empresa, para su comercializacin. Se incluye en el
inventario todas las mercancas de propiedad de la empresa que se encuentra en almacn,
bodega, en trnsito o entregadas en consignacin; as mismo se excluyen del inventario las
mercancas que no son de su propiedad y se encuentran en su poder porque se han recibido
en consignacin o estn vendidas y aun no se han entregado a sus clientes.

Inventarios de Materiales, Repuestos y Accesorios

materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la produccin de bienes fabricados
para la venta o en la prestacin de servicios; empaques y envases y los inventarios en trnsito.
La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas de
contabilidad de mercancas, porque la venta del inventario es el corazn del negocio. El
inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances generales, y los gastos por
inventarios, llamados costo de mercancas vendidas, son usualmente el gasto mayor en el
estado de resultados.

Inventarios de Envases y Empaques.

Se define como cualquier material que encierra un artculo con o sin envase, con el fin de
preservarlo y facilitar su entrega al consumidor. ... Embalaje en una expresin ms breve es
la caja o envoltura con que se protegen las mercancas para su transporte.
Inventarios en Trnsito.
El inventario en trnsito, para transportar mercancas de una localidad a otra.

Estos inventarios (junto con los que se encuentran en centros de distribucin, almacenes de
campo y las localidades de los clientes) son tambin conocidos como inventarios de tubera.

ARCHIVO DE PLANOS, MAPAS Y DIBUJOS

Dos formas se usan ms frecuentemente: en forma horizontal y enrollados. Tambin hay

aparatos especiales para colgarlos en bolsas protectoras. Existen muebles especiales para
guardar los mapas enrollados. Tambin se utilizan cajones y estanteras. Estos ltimos tienen
la desventaja de que no estn protegidos.

La mejor forma para guardar los planos es usando muebles con gavetas especiales que
permiten mantenerlos en forma horizontal.

El sistema de archivo que ms se adapta para esta clase de papeles es el sistema numrico.
Se les

escribe en una esquina donde fcilmente se lea. Tambin pueden usarse etiquetas.

Se hace una tarjeta con los datos de cada plano, mapa o dibujo y se guardan, clasificadas en
orden alfabtico. Tambin puede usarse el sistema numrico dplex. Se le da un nmero a
cada obra y si hay ms planos o dibujos de la misma obra o institucin, se pone el nmero de
la obra, un guin y otro nmero correlativo. Ejemplo: Obra: Edificio Topacio, cuyo nmero
es 325. A los cincuenta planos que tiene el edificio se les pone el 325 un guin y un nmero
correlativo de 1 a 50, as: 325-1, 325-2, etc.
ARCHIVO DE REVISTAS Y CATLOGOS

El sistema que ms se adapta a las revistas y catlogos es el sistema numrico. Se les pone el
nmero correspondiente en la pasta, en un lugar visible o en el lomo. Si fueran gruesas. Se
les hace una tarjeta, es decir, que cada publicacin tendr una tarjeta. Se debe hacer referencia
a las entidades que publican las revistas o aquellas secciones o captulos que por su inters
pueden ser de utilidad en la oficina.

Las revistas pueden guardarse en un archivador de tamao legal. Se considera que en l cabe
todo tipo de revistas, boletines, catlogos, etc. Tambin pueden guardarse en estanteras, si
son gruesas, en tal forma que se lean los datos que van en el canto o lomo. Pueden adems,
colocarse en muebles que permiten que sean visibles algunas partes de las revistas, como el
nombre, etc. Todo depende de la disponibilidad de la oficina, la frecuencia con que se usan
los materiales y la cantidad de los mismos.

Cuando la cantidad es grande, se recomienda llevar varios tarjeteros auxiliares: uno con el
nombre de las publicaciones y otro con los temas o asuntos.

ARCHIVO DE RECORTES Y FOTOGRAFAS

En muchas oficinas se lleva un registro de los recortes de peridicos y revistas que ataen a
la empresa, o a las actividades de la misma

1.Los recortes se manejan en la forma siguiente: se colocan y pegan en una hoja de papel
tamao carta.

2.En la esquina superior izquierda de esta hoja se anota el nombre del peridico o revista de
donde se recort y la fecha de la edicin.

Se archivan en orden cronolgico, lo ms reciente, encima o por asunto en carpetas.

Actualmente, hay empresas que se dedican a hacer este trabajo y que se presentan a las
oficinas los recortes que les interesan ya pegados en las hojas.
 Computador Electrnico
Una computadora o computador es una mquina que recibe y procesa datos para convertirlos
en informacin til. Una computadora es una coleccin de circuitos integrados y otros
componentes relacionados que puede ejecutar con exactitud, rapidez y de acuerdo a lo
indicado por un usuario o automticamente por otro programa, una gran variedad de
secuencias o rutinas de instrucciones que son ordenadas, organizadas y sistematizadas en
funcin a una amplia gama de aplicaciones prcticas y precisamente determinadas, proceso
al cual se le ha denominado con el nombre de programacin y al que lo realiza se le llama
programador.
La computadora, adems de la rutina o programa informtico, necesita de datos
especficos que deben ser suministrados, y que son requeridos al momento de la ejecucin,
para proporcionar el producto final del procesamiento de datos, que recibe el de salida. La
informacin puede ser entonces utilizada, reinterpretada, copiada, transferida, o retransmitida
a otra(s) persona(s), computadora(s) o componente(s) electrnico(s) local o remotamente
usando diferentes sistemas de telecomunicacin, pudiendo ser grabada, salvada o almacenada
en algn tipo de dispositivo o unidad de almacenamiento.

1 Generacin (1945-1956): electrnica implementada con tubos de vaco. Fueron las

primeras mquinas que desplazaron los componentes electromecnicos (rels).
2 Generacin (1957-1963): electrnica desarrollada con transistores. La lgica discreta era
muy parecida a la anterior, pero la implementacin result mucho ms pequea, reduciendo,
entre otros factores, el tamao de un computador en notable escala.
3 Generacin (1964-hoy): electrnica basada en circuitos integrados. Esta tecnologa
permiti integrar cientos de transistores y otros componentes electrnicos en un nico
circuito integrado impreso en una pastilla de silicio. Las computadoras redujeron as
considerablemente su costo, consumo y tamao, incrementndose su capacidad, velocidad y
fiabilidad, hasta producir mquinas como las que existen en la actualidad.
4 Generacin (futuro): probablemente se originar cuando los circuitos de silicio, integrados
a alta escala, sean reemplazados por un nuevo tipo de material o tecnologa. 6
La aparicin del microprocesador marca un hito de relevancia, y para muchos autores
constituye el inicio de la cuarta generacin.7 A diferencia de los cambios tecnolgicos
anteriores, su invencin no supuso la desaparicin radical de los computadores que no lo
utilizaban. As, aunque el microprocesador 4004 fue lanzado al mercado en 1971, todava a
comienzo de los 80's haba computadores, como el PDP-11/44,8 con lgica carente de
microprocesador que continuaban exitosamente en el mercado; es decir, en este caso el
desplazamiento ha sido muy gradual.
Otro hito tecnolgico usado con frecuencia para definir el inicio de la cuarta generacin es
la aparicin de los circuitos integrados VLSI (Very Large Scale Integration), a principios de
los ochenta. Al igual que el microprocesador, no supuso el cambio inmediato y la rpida
desaparicin de los computadores basados en circuitos integrados en ms bajas escalas de
integracin. Muchos equipos implementados con tecnologas VLSI y MSI (Medium Scale
Integration) an coexistan exitosamente hasta bien entrados los 90.
Hardware: corresponde a todas las partes tangibles de un sistema informtico; sus
componentes son: elctricos, electrnicos, electromecnicos y mecnicos. Son cables,
gabinetes o cajas, perifricos de todo tipo y cualquier otro elemento fsico involucrado

Software: Es la parte lgica o funcional de un sistema informtico. Es decir la parte que hace
funcionar al conjunto de elementos electrnicos de un ordenador permitiendo y coordinando
cada uno de los componentes fsicos.
El software se divide principalmente en dos elementos que son: el software bsico, el sistema
operativo y el software de aplicacin que es constituido por una serie de programas y datos
con un objetivo muy concreto, que es el de proporcionar al usuario la posibilidad de realizar
una serie de tareas de forma fcil y sencilla con la ayuda del ordenador. Se consideran
software los programas de aplicacin ofimtica, los programas de gestin y similares.