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Matthias Bauernberger Software

Matthias Bauernberger Software Microsoft® Outlook® Add-In für Alfresco® Kurzanleitung Ersteller Matthias

Microsoft® Outlook® Add-In für Alfresco® Kurzanleitung

Ersteller

Matthias Bauernberger MSc.

Datum

31.05.2018

Version

2.2

Inhaltsverzeichnis

Kurzanleitung

4

Installationsvoraussetzungen

4

Installation

4

Alfrodin Initialisierung mittels AlfrodinCentralCfg.ini

5

PDF-Konvertierung

5

Lizenzierung

6

Mehrsprachigkeit

6

Der erste Start

6

Nach der Initialkonfiguration Arbeiten mit Alfrodin

8

Alfrodin-Funktionsbereiche im Überblick

8

Alfrodin Funktionsbereiche

9

Alfrodin -Karteireiter

9

Browser

11

Navigation

11

Alfresco Server

11

Ordern-Kontextmenü innerhalb der Navigation

12

Kontextmenü der Dokumenten-Listansicht

13

Erweiterung des Outlook-Kontextmenüs für E-Mails

22

Erweiterung des Outlook-Kontextmenüs für Kalendereinträge

25

Alfresco-Synchronisation von Outlook-Kalendereinträgen bei der Neuanlage

25

Drag and Drop

28

Alfrodin Dokumentenvorlagen

30

Dokumentenfavoriten

34

Ordnerfavoriten

35

Suche

36

Suchbeispiele

37

Papierkorb (verfügbar für Alfresco 5.2 oder neuer)

41

Freigaben (verfügbar für Alfresco 5.2 oder neuer)

42

Support u. Updates

43

AlfrodinCentralCfg.ini

44

Tabellenverzeichnis

45

Abbildungsverzeichnis

45

Impressum: Matthias Bauernberger Software, Georg-Erber-Straße 10, A-4060 Leonding.

Im Interesse der besseren Lesbarkeit wurde großteils auf die Schreibweise der weiblichen Form verzichtet. Es wird in diesem Kontext aber darauf hingewiesen, dass diese Dokumentation weiblichen und männlichen Benutzern gleichermaßen gerecht wird. Es wird darauf verwiesen, dass alle Angaben dieser Dokumentation trotz sorgfältigster Bearbeitung ohne Gewähr erfolgen und eine Haftung des Autors ausgeschlossen ist. Die in dieser Dokumentation angeführten Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen etc. können auch ohne expliziter Kennzeichnung Marken sein und als solche den gesetzlichen Bestimmungen unterliegen.

© Copyright 2018, Matthias Bauernberger Software

Kurzanleitung

Die vorliegende Kurzanleitung bietet einen Schnelleinstieg zur Installation, Konfiguration und Anwendung von Alfrodin ® , einem Microsoft ® Outlook ® Add-In für das Enterprise Content Management System (ECM) Alfresco ® .

Installationsvoraussetzungen

Für

Installationsvoraussetzungen maßgeblich.

die

Verwendung

von

Alfrodin

sind

die

über

die

nachfolgende

Tabelle

angeführten

Microsoft Outlook

Alle Versionen ab Microsoft Office 2010 (zum Zeitpunkt der Erstellung der vorliegenden Dokumentation sind dies Microsoft Office 2010, 2013 u. 2016; 32-Bit/64-Bit).

Getestete Alfresco Version

Alfresco Community Edition 5.0.b

Alfresco Community Edition v5.2.b-EA

Alfresco Community Edition v5.2.d

Alfresco Community Edition v5.2.e

Alfresco Community Edition v5.2.f

Unterstützte Alfresco Versionen

Alfrodin sollte für alle Alfresco Versionen ab Version 5.0.b (Community u. Enterprise) eingesetzt werden können, wobei einige Funktionen erst ab Alfresco 5.2 verf ügbar sind. Diese Funktionen sind entsprechend ausgewiesen.

Getestete Betriebssysteme

Microsoft Windows 7 (32-Bit/64-Bit)

Microsoft Windows 10 (32-Bit/64-Bit)

Unterstützte Betriebssysteme

Dieser Bereich listet jene Windows Betriebssysteme auf, auf welchen die für die Ausführung von Alfrodin erforderliche Laufzeitumgebung (Microsoft .NET Framework 4.5.2) installiert werden kann. Diese Betriebssysteme wurden jedoch nicht explizit getestet.

Microsoft Windows 8.x (32-Bit/64-Bit)

Microsoft Windows Vista (ab SP2; 32-Bit/64-Bit)

Laufzeitumgebung 1

Microsoft .NET 4.5.2 (32-Bit/64-Bit) oder besser.

 

Microsoft Visual Studio 2010 Tools for Office Runtime (32-Bit/64- Bit)

 

Visual C++ Runtime Libraries (x86)

Tabelle 1 Voraussetzungen f ü r die Verwendung von Alfrodin.

Installation

Die Installation von Alfrodin erfolgt über ein Windows-Installer-Package, welches die nachfolgenden Dateien beinhaltet.

Mbasoft.Alfrodin.OutlookAddInSetup.msi

Standard Windows-Installer, welches von der Datei setup.exe nach Prüfung der oben angeführten Voraussetzungen automatisch aufgerufen wird und Alfrodin am jeweiligen Zielsystem installiert.

setup.exe

Um den Installationsprozess von Alfrodin zu initiieren, muss diese Datei mittels Doppelklick gestartet werden.

1 Das Alfrodin-Installationsprogramm (setup.exe) prüft vor der Installation, ob die erforderlichen Laufzeitkomponenten am System vorhanden sind. Falls dies nicht der Fall sein sollte, werden diese Komponenten über das Internet vom Hersteller (Microsoft) geladen und vor der Alfrodin-Installation installiert. Im Rahmen der Installation der Laufzeitkomponenten kann ein Neustart der jeweiligen Maschine erforderlich sein.

Bevor die oben erw ä hnte Datei Mbasoft.Alfrodin.OutlookAddInSetup.msi automatisch aufgerufen wird, erfolgt die

Bevor die oben erwähnte Datei Mbasoft.Alfrodin.OutlookAddInSetup.msi automatisch aufgerufen wird, erfolgt die ebenfalls bereits erwähnte Prüfung, ob die für die Alfrodin erforderlichen Voraussetzungen gegeben sind und ggf. das Nachladen über das Internet über Websites der Fa. Microsoft bzw. Installation einer od. mehrerer der erforderlichen Laufzeitkomponenten (siehe oben).

Tabelle 2 Dateien des Alfrodin Installer-Packages

Anmerkung: Alle Dateien des Alfrodin Installer-Packages sind mit einem speziellen der Fa. Matthias Bauernberger Software zugewiesenen Zertifikat digital signiert, wodurch diese Dateien vom Windows Betriebssystem als vertrauenswürdig eingestuft werden.

Die Dialoge des Installationsprozesses sind selbsterklärende, daher wird an dieser Stelle nicht weiter auf diese eingegangen. Microsoft Outlook sollte während der Alfrodin-Installation geschlossen sein.

Alfrodin Initialisierung mittels AlfrodinCentralCfg.ini

Der Alfrodin-Installationsprozess unterstützt zusätzlich die Installation von Alfrodin auf Basis einer Initialisierungsdatei, über die die unterschiedlichsten Alfrodin-Anwendungsbereiche vorab konfiguriert werden können, sodass beispielsweise die initial erforderliche Konfiguration für den künftigen Benutzer des Systems komplett entfallen kann. Dieser Mechanismus ist speziell bei Masseninstallationen, welche in der Regel über entsprechende Software-Verteilungssysteme erfolgt, von Vorteil. Im Anhang des vorliegenden Dokuments sind alle aktuell diesbezüglich verfügbaren Konfigurationsmöglichkeiten, die über die Datei AlfrodinCentralCfg.inivorgenommen können, angeführt. Die Verwendung der Initialisierungsdatei erfolgt im Zuge der Erstinstallation und der parametrisierte Aufruf des Alfrodin-Installationsprogramms gestaltet sich wie nachfolgend angeführt:

setup.exe ccfgPath=<PATH>\AlfrodinCentralCfg.ini

Wie beim o. a. Aufruf zu sehen ist, wird das Alfrodin-Installationsprogramm setup.exe zusätzlich mit dem Parameter ccfgPath, über welchen der Pfad zur o. a. Initialisierungsdatei fest definiert wird, aufgerufen. Diese Installationsvariante bewirkt, dass Alfrodin beim ersten Start die Datei AlfrodinCentralCfg.inientsprechend auswertet und die über diese Initialisierungsdatei definierten Konfigurationen in die lokale Alfrodin-Konfiguration übernimmt. Zusätzlich wird jener Zeitpunkt (Datum, Uhrzeit) gespeichert, zu welchem die Inhalte der Initialisierungsdatei übernommen wurden. Bei jedem weiteren Start von Alfrodin wird dieser lokal gespeicherte Zeitpunkt mit dem Änderungsdatum der Initialisierungsdatei verglichen. Sollte das Änderungsdatum der Initialisierungsdatei jünger als der in der lokalen Alfrodin-Konfiguration abgespeicherte Zeitpunkt sein, so wird der Inhalt der Initialisierungsdatei erneut eingelesen und die lokale Alfrodin-Konfiguration entsprechend aktualisiert.

PDF-Konvertierung

Über den in Alfrodin integrierten PDF-Konverter, können die folgenden Dateiformate in das PDF- Dateiformat konvertiert werden:

*.msg: Microsoft Outlook E-Mail,

*.docx: Microsoft Word,

*.pptx: Microsoft PowerPoint,

*.xlsx: Microsoft Excel.

Die PDF-Konvertierungsfunktion kann aus unterschiedlichen Alfrodin-Bereichen, wie z.B. dem Alfrodin Browser-Kontextmenü oder dem erweiterten Microsoft Outlook Kontextmenü, aufgerufen werden.

Lizenzierung

Alfrodin kann über vom Hersteller bereitgestellte Lizenzschlüssel für die dauerhafte Nutzung aktiviert werden. In der Regel erhalten Sie den für die Aktivierung erforderlichen Lizenzschlüssel direkt beim Kauf über den jeweiligen Alfrodin-Vertriebspartner. In Ausnahmefällen erhalten Sie Lizenzschlüssel auch direkt vom Hersteller.

Ohne Lizenzschlüssel ist die Nutzung von Alfrodin für einen Zeitraum von 14 Tagen möglich. Nach Ablauf dieses Zeitraums ist die Nutzung jedoch nicht mehr möglich. Die Aktivierung mittels Lizenzschlüssel wird über den entsprechenden Einstellungsbereich (siehe weiter unten) vorgenommen.

Mehrsprachigkeit

Zum Zeitpunkt der Erstellung des vorliegenden Dokuments steht Alfrodin in zwei Sprachen (Deutsch, Englisch) zur Verfügung, welche in Abhängigkeit der diesbezüglichen Einstellung des Windows- Betriebssystems automatisch zugewiesen werden bzw. durch den Benutzer über den Einstellungsbereich (siehe Abbildung 2 ) festgelegt werden können.

Der erste Start

Nachdem der Installationsvorgang abgeschlossen wurde, kann Microsoft Outlook wieder gestartet werden. Während des Starts wird das Alfrodin Add-In automatisch geladen. Da für die Verwendung des Add-Ins eine entsprechende Konfiguration (Verbindung mit Alfresco etc.) vorab erforderlich ist, wird im Zuge des ersten Starts der diesbezügliche Alfrodin-Einstellungsdialog angezeigt, über welchen die erforderlichen Einstellungen vorgenommen werden können. Die nachfolgenden Abbildungen geben einen Überblick über die diesbezüglichen Einstellungsmöglichkeiten.

ü ber die diesbez ü glichen Einstellungsm ö glichkeiten. Abbildung 1 Alfresco Server Ü ber diesen

Abbildung 1 Alfresco Server

Über diesen Dialog werden die für den Zugriff auf den jeweiligen Alfresco-Server erforderlichen Verbindungseinstellungen festgelegt. Alle von Alfrodin durchgeführten Datenzugriffe erfolgen im Kontext des an dieser Stelle konfigurierten Alfresco-Benutzers.

Abbildung 2 Einstellungen f ü r die Alfrodin- Benutzerschnittstelle Abbildung 3 Systemeinstellungen Abbildung 4

Abbildung 2 Einstellungen f ür die Alfrodin- Benutzerschnittstelle

2 Einstellungen f ü r die Alfrodin- Benutzerschnittstelle Abbildung 3 Systemeinstellungen Abbildung 4

Abbildung 3 Systemeinstellungen

Benutzerschnittstelle Abbildung 3 Systemeinstellungen Abbildung 4 Umgebungsvariablen Abbildung 5 Vorlagenordner Ü

Abbildung 4 Umgebungsvariablen

3 Systemeinstellungen Abbildung 4 Umgebungsvariablen Abbildung 5 Vorlagenordner Ü ber diesen Bereich k ö nnen

Abbildung 5 Vorlagenordner

Über diesen Bereich können einzelne Bereiche der Alfrodin Benutzerschnittstelle individuell angepasst werden.

Der Bereich Systemsteinstellungen bietet (aufgeteilt in vier Teilbereiche) eine Reihe von Konfigurationsmöglichkeiten, um Alfrodin im Kontext der lokalen Erfordernisse anpassen zu können.

Alfresco: Über diesen Bereich können beispielsweise bei Bedarf die englischsprachigen Alfresco-Ordnernamen auf entsprechend lokalisierte Varianten eingestellt werden. Alfrodin: Neben einem zentralen Konfigurationsordner (Details folgen weiter unten) kann über diesen Bereich auch ein Download-Verzeichnis konfiguriert werden, wo alle heruntergeladenen Daten standardmäßig gespeichert werden. Ist kein Download-Verzeichnis konfiguriert, werden heruntergeladene Daten im Benutzerprofil des angemeldeten Benutzers temporär gespeichert (diese temporären Ordner werden bei jedem Start von Alfrodin gelöscht). Dieser Bereich bietet die Möglichkeit bereits definierte Vorlagenordner zu bearbeiten bzw. neue Vorlagenordner hinzuzufügen. Alle in Vorlagenordner enthaltenen Dokumente, werden in weiterer Folge über das Alfrodin Vorlagen-Center für die Erstellung neuer Dokumente bereitgestellt.

Abbildung 6 Dokumentenvorlagen Abbildung 7 Programminformationen u. Lizenzierung Neben den Vorlagenordnern – wo alle

Abbildung 6 Dokumentenvorlagen

Abbildung 6 Dokumentenvorlagen Abbildung 7 Programminformationen u. Lizenzierung Neben den Vorlagenordnern – wo alle

Abbildung 7 Programminformationen u. Lizenzierung

Neben den Vorlagenordnern wo alle darin enthaltenen Dokumente als Dokumentenvorlagen angeboten werden können Dokumentenvorlagen auch direkt auf Basis von im lokalen Dateisystem oder in Alfresco vorhandenen Dokumenten konfiguriert werden. Weitere Informationen zum Management bzw. zur Verwendung von Dokumentenvorlagen folgen im entsprechenden Abschnitt weiter unten.

Dieser Bereich bietet Informationen zur aktuellen Alfrodin- bzw. Alfresco-Version sowie die Funktionalitäten, Alfrodin mittels Lizenzschlüssel zu aktivieren bzw. zu deaktivieren. Die Deaktivierungsfunktion kann zur Übertragung einer Alfrodin Lizenz von einer Maschine auf eine andere Maschine verwendet werden.

Der über die oben angeführten Abbildungen dargestellte Alfrodin-Konfigurationsdialog kann zu jedem Zeitpunkt über die Funktionsschaltfläche Einstellungenaufgerufen werden. Der Zugriff erfolgt über den Karteireiter Alfrodin, der vom Alfrodin Add-In während des Programmstarts hinzugefügt wird. Die nachfolgend angeführte Abbildung gibt hier einen entsprechenden Überblick.

hrte Abbildung gibt hier einen entsprechenden Ü berblick. Abbildung 8 Das um den Alfrodin-Bereich erweiterte Microsoft

Abbildung 8 Das um den Alfrodin-Bereich erweiterte Microsoft Outlook Ribbon-Men ü

Mittels der Funktionsschaltfläche Aufgabenbereichkann das Add-In als sogenannter Microsoft Outlook Aufgabenbereich (Task-Pane) ein- bzw. ausgeblendet werden. Über die Funktionsschaltfläche Fensterkann das Add-In über ein eigenständiges (externes) Fenster geladen werden. Über die Funktionsschaltfläche Einstellungenwird der Alfrodin-Einstellungsdialog aufrufen, über den die oben angeführten Bereiche konfiguriert werden können. Ferner stehen weitere Menüpunkte über den sogenannten Split-Buttonzur Verfügung. Deren detaillierte Beschreibung erfolgt weiter unten.

Nach der Initialkonfiguration Arbeiten mit Alfrodin

Nach der initialen Konfiguration, kann Alfrodin im Kontext der für den angemeldeten Benutzer berechtigten Alfresco-Sites bzw. seines privaten Alfresco-Datenverzeichnisses verwendet werden.

Alfrodin-Funktionsbereiche im Überblick

Die nachfolgende Abbildung zeigt die einzelnen Alfrodin-Funktionsbereiche, wie sich diese nach durchgeführter Initialkonfiguration bzw. nach dem ersten Start dem Benutzer präsentieren.

Abbildung 9 Das in Microsoft Outlook integrierte Alfrodin Add-In im Ü berblick Das Alfrodin Add-In

Abbildung 9 Das in Microsoft Outlook integrierte Alfrodin Add-In im Überblick

Das Alfrodin Add-In wird innerhalb von Microsoft Outlook über eine sogenannte Task-Panegeladen. Elemente dieses Typs können mittels Klick auf die Titelleiste und bei gedrückter linker Maustaste von der aktuellen Position ausgedockt und an allen vier Seiten innerhalb von Microsoft Outlook beliebig eingedockt werden. Es ist auch möglich, dass das Add-In aus Microsoft Outlook komplett ausgedockt wird und als eigenständiges Fenster, z.B. für die Verwendung über einen weiteren Monitor, dargestellt wird. Mittels Doppelklick auf die Titelleiste wird das Add-In automatisch an die zuletzt gedockte Position innerhalb von Microsoft Outlook wieder eingedockt. Die Standardposition kann über den Einstellungsbereich (siehe oben) konfiguriert werden.

Alfrodin Funktionsbereiche

Neben dem initial angezeigten Funktionsbereich Browserstehen weiters die Funktionsbereiche Dokumentenfavoriten, Ordnerfavoriten, Suche, Papierkorbsowie der Funktionsbereich Freigabenzur Verfügung. Diese Bereiche bilden neben den direkt in Microsoft Outlook integrierten Alfrodin-Funktionen (Menüerweiterungen etc.) den Funktionskern und werden über die folgenden Seiten im Detail dokumentiert.

Alfrodin -Karteireiter Wie über die oben angeführten Abbildungen zu sehen ist, wird das Microsoft Outlook Ribbon-Menü um den Karteireiter Alfrodin erweitert, dessen einzelnen Funktionalitäten über die nachfolgende Liste erläutert werden.

Aufgabenbereich: Über diesen Menüpunkt kann das Alfrodin Add-In ein- bzw. ausgeblendet werden.

Fenster: Über diesen Menüpunkt kann das Alfrodin Add-In (zusätzlich) über ein eigenständiges Fenster gestartet werden. Der Datenkontext zu Microsoft Outlook bleibt dabei erhalten, sodass auch über das eigene Alfrodin Fenster der Datenaustausch mit Microsoft Outlook möglich ist. Die externe Variante kann weiters parallel zur integrierten Variante verwendet werden, sodass bei Bedarf mit zwei Alfrodin Add-Ins gearbeitet werden kann, die auch untereinander Daten austauschen können.

Einstellungen: Über diesen Menüpunkt wird der Alfrodin Einstellungs-Dialog aufgerufen bzw. stehen über die Menüpunkte des integrierten Splitbuttonsweitere Funktionen zur Verfügung, die über die nachfolgende Liste beschrieben werden.

o

Passwort ändern: Über diese Funktion kann der Benutzer sein aktuelles Alfresco- Passwort ändern.

o

Benutzerprofil: Über diese Funktion kann der Benutzer die Daten seines Benutzerprofils pflegen.

Browser Über diesen Bereich werden sowohl die privaten Daten des angemeldeten Benutzers als auch die Daten aller Alfresco Sites, bei denen der Benutzer Mitglied ist, bereitgestellt. Über eine Baumstruktur erfolgt die Navigation zu den jeweiligen Inhalten. Die Inhalte werden immer on demandvom Server geladen. Die Baumstruktur und die dazugehörige Listansicht weisen jeweils separate Kontextmenüs auf, über welche unterschiedliche Funktionen bereitgestellt werden (siehe hierzu die Detailinformationen der nachfolgenden Abschnitte). Der Bereich Browserunterteilt sich in die Teilbereiche Navigation(Standardbereich) sowie Alfresco Server, welche nachfolgend kurz beschrieben werden.

Navigation Über diesen Teilbereich werden die von Alfresco im Kontext des angemeldeten Benutzers geladenen Strukturen über eine entsprechende Baum- und Listansicht bereitgestellt.

Alfresco Server Dieser Bereich bietet einerseits Zugriff auf die Verbindungsinformationen des aktiven Alfresco-Servers bzw. können über diesen Bereich zusätzliche Alfresco-Server angelegt bzw. für den Zugriff aktiviert werden.

Die nebenstehende Ansicht zeigt den bei der Alfrodin- Initialkonfiguration konfigurierten Alfresco-Server. Für diesen Eintrag können die Verbindungsinformationen über das hierfür bereitgestellte Kontextmenü bearbeitet werden bzw. kann ein neuer Server hinzugefügt werden. Die einzelnen Funktionen des Kontextmenüs werden nachfolgend aufgelistet bzw. kurz beschrieben.

ü s werden nachfolgend aufgelistet bzw. kurz beschrieben. • Als Startserver festlegen: Ü ber diese Funktion

Als Startserver festlegen: Über diese Funktion kann

beim Vorhandensein von mindestens zwei Alfresco- Server-Einträgen festgelegt werden, welche Server beim Alfrodin-Start aktiviert werden soll.

Aktivieren: Über diese Funktion kann beim

Vorhandensein von mindestens zwei Alfresco-Server- Einträgen der inaktive Server aktiviert werden, sodass im Browser-Bereich die Daten des aktivierten Alfresco- Servers geladen werden.

Bearbeiten: Über diese Funktion können sowohl

aktive als auch inaktive Alfresco-Server-Einträge bearbeitet werden.

Abbildung 10 Alfresco-Server Bereich

Hinzufügen: Über diese Funktion können weitere Alfresco-Server hinzugefügt werden.

Entfernen: Über diese Funktion können inaktive und nicht als Startserver konfigurierte Alfresco-Server-Einträge entfernt werden.

Ordern-Kontextmenü innerhalb der Navigation

Ordern-Kontextmenü innerhalb der Navigation Abbildung 11 Alfrodin Ordner-Kontextmen ü • Benutzerdefiniertes Icon

Abbildung 11 Alfrodin Ordner-Kontextmen ü

Benutzerdefiniertes Icon konfigurieren: Über diese Funktion kann ein benutzerdefiniertes Icon für die jeweilige Site konfiguriert werden. Damit diese Funktion aktiv wird, muss die jeweilige Site zuvor ausgewählt worden sein.

Neuer Ordner: Über diese Funktion können neue Ordner angelegt werden.

Ordner löschen: Über diese Funktion können bestehende Ordner (inkl. etwaig enthaltener Dokumente sowie Unterordnern) gelöscht werden. Das Löschen ist jedoch nur dann möglich, sofern der Benutzer in Alfresco für das Löschen von Ordnern berechtig ist.

Ordner umbenennen: Über diese Funktion wird der aktuelle Ordnername direkt im Baum editiert und der Name kann entsprechend geändert werden.

Eigenschaften: Über diese Funktion werden die Details zum jeweiligen Ordner über einen eigenen Dialog angezeigt.

Ordner automatisch öffnen: Wird diese Funktion auf einen Ordner angewendet, wird der dieser Ordner beim Start von Alfrodin automatisch gewählt bzw. dessen Inhalte vom Server geladen.

Ordner zu Favoriten hinzufügen: Über diese Funktion wird für den jeweiligen Ordner ein Favoriten-Eintrag erzeugt, über welchen der Ordner direkt ausgewählt werden kann (Siehe auch folgender Abschnitt)

URL in die Zwischenablage kopieren: Über diese Funktion kann die Alfresco-URL des jeweiligen Ordners in die Zwischenablage kopiert werden, sodass diese komfortabel für die weitere Verwendung (Versand per E-Mail, einfügen in die Adresszeile im Browser etc.) zur Verfügung steht.

Aktualisieren: Über diese Funktion wird der Inhalt des jeweiligen Ordners aktualisiert.

Ausschneiden (STRG+X): Über diese Funktion wird ein gewählter Ordner inkl. aller untergeordneten Elemente in die Zwischenablage eingefügt, sodass dieser für das Einfügen an der gewünschten Zielposition über die Zwischenablage (Funktion: Einfü gen) zur Verfügung steht. Der gewählte Ordner wird dadurch verschoben und an der ursprünglichen Stelle entfernt.

Kopieren (STRG+C): Über diese Funktion wird im Unterschied zur Funktion Ausschneiden eine Kopie des gewählten Ordners inkl. aller untergeordneten Elemente - an der jeweiligen Zielposition eingefügt.

Einfügen (STRG+V): Über diese Funktion werden über die Funktionen Ausschneiden bzw. Kopieren in die Zwischenablage eingefügte Ordner an der jeweiligen Zielposition eingefügt.

Suchen: Über diese Funktion wird die Alfrodin Suche im Kontext des gewählten Ordners aufgerufen.

Kontextmenü der Dokumenten-Listansicht

Ordners aufgerufen. Kontextmenü der Dokumenten-Listansicht Abbildung 12 Alfrodin Dokumenten Kontextmen ü •

Abbildung 12 Alfrodin Dokumenten Kontextmen ü

Alfresco

12 Alfrodin Dokumenten Kontextmen ü • Alfresco Abbildung 13 Alfrodin Dokumenten Kontextmen ü / Alfresco

Abbildung 13 Alfrodin Dokumenten Kontextmen ü / Alfresco

o

Zu Favoriten hinzufügen: Über diese Funktion werden die gewählten Dokumente als Favoriten markiert, sodass diese in weiterer Folge zusätzlich über den Funktionsbereich Dokumenten Favoritenbereitgestellt werden.

o

Tags: Über diese Funktion wird das Tag-Management im Kontext des jeweiligen Dokuments geladen. Es ist an dieser Stelle auch eine Mehrfachauswahl möglich, sodass eine Massenzuordnung von Tags ermöglich wird.

sodass eine Massenzuordnung von Tags erm ö glich wird. Abbildung 14 Alfrodin Tag-Zuordnung Ü ber das

Abbildung 14 Alfrodin Tag-Zuordnung

Über das Tag-Management können bestehende Tags zugeordnet bzw. entfernt werden. Weiteres können über diesen Bereich auch neue Tags im Kontext des gewählten Dokuments angelegt werden, welche in weiterer Folge auch anderen Dokumenten zugeordnet werden können.

o

Link

Link in die Zwischenablage kopieren: Über diese Funktion werden von ausgewählten Objekten (Dokumente oder Ordner) sogenannte Links in die Zwischenablage eingefügt, um diese an einer anderen Position als einzufügen. Es wird sowohl die Mehrfachselektion als auch die Selektion unterschiedlicher Objekte (Dokumente u. Ordner) zur Link-Erstellung unterstützt.

Link aus der Zwischenablage einfügen: Die in die Zwischenablage eingefügten Link-Objekte werden in den gewählten Ordner eingefügt.

o

URL

URL in die Zwischenablage kopieren: Über diese Funktion kann die Alfresco- URL des jeweiligen Dokuments in die Zwischenablage kopiert werden, sodass diese komfortabel für die weitere Verwendung (Versand per E-Mail, einfügen in die Adresszeile im Browser etc.) zur Verfügung steht. Es wird sowohl die Mehrfachselektion als auch die Selektion unterschiedlicher Objekte (Dokumente u. Ordner) zur URL-Erstellung unterstützt.

URL aus der Zwischenablage aufrufen: Über diese Funktion kann eine Alfresco-Ordner- oder Alfresco-Dokumenten-URL aus der Zwischenablage abgerufen werden, wobei der jeweils referenzierte Ordner bzw. das referenzierte Dokument in Alfrodin selektiert wird.

o

Sperren: Diese Funktion bietet die Möglichkeit, dass die Bearbeitung eines Dokuments mittels Sperre unterbunden werden kann (Voraussetzung: Der aktuelle Benutzer ist der Besitzer des Dokuments). Der nachfolgende Dialog zeigt die in diesem Kontext bereitgestellten Optionen, über welche die Sperre eines Dokuments konfiguriert werden kann.

welche die Sperre eines Dokuments konfiguriert werden kann. Abbildung 15 Auswahl des gew ü nschten

Abbildung 15 Auswahl des gewü nschten Dokumenten-Sperrtyps

o

Sperre aufheben: Mit dieser Funktion wird der für ein Dokument definierte Schreibschutz wieder entfernt.

o

Offline bearbeiten: Über diese Funktion werden gewählte Dokumente für die weitere lokale Bearbeitung aus Alfresco heruntergeladen und dabei mit dem check outStatus versehen, wodurch diese Dokumente für die weitere Online-Bearbeitung gesperrt sind.

o

Offline-Version hochladen: Über diese Funktion können lokale bearbeitete Dokumentenversionen wieder hochgeladen werden (check in). In diesem Kontext wird die durch die Funktion Offline bearbeitengesetzte Sperre wieder aufgehoben.

o

Bearbeitung abbrechen: Über diese Funktion wird eine durch die Funktion Offline bearbeitengesetzte Sperre wieder aufgehoben. Das Aufheben ist jedoch nur für entsprechend berechtigte Benutzer möglich.

o

Freigabe: Mittels dieser Funktion können für Dokumente öffentliche Links erzeugt werden, die entweder per E-Mail, Facebook, Google+ oder Twitter verteilt werden können. Freigegebene Dokumente können ohne weitere Authentifizierung von jeder Person, die im Besitz des erstellten öffentlichen Links ist, aufgerufen werden. Weiters ist es auch möglich, dass Freigaben nur für einen bestimmen Zeitraum definiert werden. Wird das entsprechende Freigabedatum erreiche, wird die Freigabe automatisch vom System gelöscht. Freigaben können bei Bedarf aber auch manuell gelöscht werden. Der nachfolgende Dialog dokumentiert die in diesem Kontext vorhandenen Optionen.

dokumentiert die in diesem Kontext vorhandenen Optionen. Abbildung 16 Dialog zur Konfiguration/Erstellung von ö

Abbildung 16 Dialog zur Konfiguration/Erstellung von öffentlichen Links

Um den Überblick über freigegebene Dokumente nicht zu verlieren, stellt Alfrodin einen eigenen Bereich zur Verfügung, wo alle freigegebenen Dokumente im Überblick angezeigt werden. Weiter Details hierzu folgen weiter unten.

Outlook

• Outlook Abbildung 17 Alfrodin Dokumenten Kontextmen ü / Outlook o Einer neuen E-Mail anf ü

Abbildung 17 Alfrodin Dokumenten Kontextmen ü / Outlook

o Einer neuen E-Mail anfügen: Über diese Funktion können alle gewählten Dokumente einer neue E-Mail hinzugefügt werden, welche unmittelbar in Microsoft Outlook geöffnet wird.

welche unmittelbar in Microsoft Outlook ge ö ffnet wird. Abbildung 18 Dokument downloaden und einer neuen

Abbildung 18 Dokument downloaden und einer neuen E-Mail hinzuf ü gen

o

Als PDF exportieren und einer neuen E-Mail anfügen: Dokumente der eingangs erwähnten Dateiformate können über diese Funktion in das PDF-Format umgewandelt und einer neuen E-Mail hinzugefügt werden.

o

Komprimieren und einer neuen E-Mail anfügen: Über diese Funktion werden alle gewählten Dokumente über ein ZIP-Archiv bereitgestellt, welches einer unmittelbar in Microsoft Outlook geöffneten E-Mail als Attachment hinzugefügt wird.

Abbildung 19 Dokumente downloaden, komprimieren und einer neuen E-Mail hinzuf ü gen   o Einem

Abbildung 19 Dokumente downloaden, komprimieren und einer neuen E-Mail hinzufü gen

 

o

Einem neuen Termin anfügen: Über diese Funktion können alle gewählten Dokumente einem neuen Termin hinzugefügt werden, welcher unmittelbar in Microsoft Outlook geöffnet wird.

o

Als PDF exportieren und einem neuen Termin anfügen: Dokumente der eingangs erwähnten Dateiformate können über diese Funktion in das PDF-Format umgewandelt und einem neuen Termin als Attachment hinzugefügt werden.

o

Komprimieren und einem neuen Termin anfügen: Über diese Funktion werden alle gewählten Dokumente über ein ZIP-Archiv bereitgestellt, welches einem unmittelbar in Microsoft Outlook geöffneten Termin als Attachment hinzugefügt wird.

Neu

 

o

Ordner: Über diese Funktion wird ein neuer Ordner innerhalb des aktuell ausgewählten Ordners erstellt.

o

Microsoft Excel-Arbeitsblatt: Über diese Funktion wird ein neues Microsoft Excel- Arbeitsblatt innerhalb des aktuell ausgewählten Ordners erstellt.

o

Microsoft PowerPoint-Präsentation: Über diese Funktion wird eine neue Microsoft PowerPoint-Präsentation innerhalb des aktuell ausgewählten Ordners erstellt.

o

Microsoft Word-Dokument: Über diese Funktion wird ein neues Microsoft Word- Dokument innerhalb des aktuell ausgewählten Ordners erstellt.

o

Textdokument: Über diese Funktion wird ein neues Textdokument innerhalb des aktuell ausgewählten Ordners erstellt

o

Von Vorlage: Über diese Funktion wird das Alfrodin Vorlagen-Center gestartet, wo auf Basis vorab definierter Dokumentenvorlagen neue Dokumenten innerhalb des aktuell ausgewählten Ordners erstellt werden können. Weitere Details zu den Alfrodin Dokumentenvorlagen folgen weiter unten.

Hochladen

o Neue Version hochladen: Über diese Funktion kann die bereits in Alfresco gespeicherte Datei mit einer lokal vorhandenen Datei versioniert werden. Hierfür wird der nachfolgend dargestellte Dialog aufgerufen über welchen eine entsprechende Datei aus dem Dateisystem ausgewählt bzw. der Versionstyp definiert werden kann.

Die Vorschläge für die automatisch generierten Versionsnummern werden auf Basis der aktuellen Version der zu aktualisierenden Datei erzeugt.

o

Datei(en): Über diese Funktion können Sie eine oder mehrere lokale Dateien auswählen, um diese auf den Server hochzuladen.

o

Ordner: Über diese Funktion können Sie einen oder mehrere lokale Ordner auswählen, um diese auf den Server hochzuladen.

Herunterladen: Über diese Funktion können alle gewählten Dokumente vom Server auf die lokale Maschine geladen werden.

Herunterladen und komprimieren: Über diese Funktion werden alle gewählten Dokumente über ein ZIP-Archiv bereitgestellt.

 
 

Abbildung 20 Dialog zur Aktualisierung/Versionierung von in Alfresco gespeicherten Dateien

o

Im Fenstertitelt wird die zu aktualisierende Datei angezeigt.

o

Datei zum Hochladen auswählen: Über diese Funktion wird der Windows- Standarddialog zur Dateiauswahl aufgerufen.

o

Diese Version hat: kleinere Änderungen (es erfolgt eine automatische Inkrementierung der Ziffer hinter dem Komma).

o

Diese Version hat: bedeutende Änderungen (es erfolgt eine automatische Inkrementierung der Ziffer vor dem Komma bzw. wird die Ziffer hinter dem Komma auf 0 gesetzt.

Bearbeiten: Microsoft Office-Dokumente (Microsoft Excel, Microsoft Word, Microsoft PowerPoint) können online auf Basis des von Alfresco implementierten Microsoft SharePoint Protokolls bearbeitet werden. Für textbasierte Dokumente (MIME Type: text/*) steht der interne Alfrodin-Texteditor für die Online-Bearbeitung zur Verfügung.

Anzeigen: Die gewählten Dokumente werden direkt mittels der am Client mit dem jeweiligen Dokumentenformat verknüpften Programmen geöffnet.

Als PDF exportieren: Über diese Funktion können die eingangs erwähnten Dateiformate in das PDF-Format exportiert werden.

Löschen: Die gewählten Dokumente werden nach Bestätigung einer entsprechenden Sicherheitsabfrage gelöscht. Auch hier gilt, dass das Löschen nur dann möglich ist, sofern der jeweilige Benutzer auch über das Alfresco-Berechtigungssystem für die Löschfunktion berechtigt ist.

Umbenennen: Über diese Funktion können Dokumente analog der entsprechenden Funktion des Microsoft Windows Explorers umbenannt werden.

Eigenschaften: Über diese Funktion werden Detailinformationen zum gewählten Ordner bzw. Dokument über einen entsprechenden Dialog angezeigt.

Zwischenablage löschen: Über diese Funktion werden die Inhalte der Zwischenablage gelöscht, wobei es so ist, dass immer der jüngste Eintrag der Zwischenablage verwendet wird. Weiters wird ein Eintrag der Zwischenablage nur dann verwendet, sofern es sich um eine URL handelt, welche mit dem konfigurierten Alfresco-Server beginnt.

Die ausgewählten Objekte zu den Benutzervorlagen hinzufügen: Über diese Funktion können sowohl Ordner als auch einzelne Dokumente als Vorlagenordner bzw. Dokumentenvorlagen dem benutzerdefinierten Vorlagenbereich (siehe entsprechende Teilbereiche aus den Alfrodin Systemeinstellungen).

Suchtextfeld: Das im Kontextmenü integrierte Suchfeld ermöglich eine rasche Suche innerhalb der Dokumentenliste ohne das Menü für die Suche schließen zu müssen.

Eigenschaften u. Vorschau anzeigen: Über diese Funktion kann ein zusätzlicher Bereich eingeblendet werden, über welchen Detailinformationen, eine Bewertungsmöglichkeit, Vorschaufunktionen (Thumbnail + Image-/PDF-Viewer) sowie ein Kommentarbereich zur Verfügung steht. Die nachfolgenden Abbildungen geben hier einen entsprechenden Überblick.

Abbildungen geben hier einen entsprechenden Ü berblick. Abbildung 21 Eingeblendeter Detailbereich zu einem gew ä

Abbildung 21 Eingeblendeter Detailbereich zu einem gew ä hlten Dokument

Über den Detailbereich werden grundlegende Informationen zum gewählten Dokument (inkl. Thumbnail-Preview) bereitgestellt, welche über die o. a. Abbildung im Detail dokumentiert sind. Weiters besteht die Möglichkeit das gewählte Dokument zu likenbzw. über eine sogenannte 5-Sterne Bewertungzu bewerten (eigene Dokumente können nicht bewertet werden). Das gewählte Dokument kann an dieser Stelle auch durch einen Klick auf die Thumbnail-Vorschau bzw. auf den zentral dargestellten Namen des Dokuments angezeigt (= das Dokument wird dem mit der jeweiligen Dateiendung verknüpften externen Programms geöffnet) werden.

o Integrierter PDF-Viewer

o Integrierter PDF-Viewer Abbildung 22 Viewer f ü r PDF-Dokumente PDF-Viewer Funktionen: • Anzeige von

Abbildung 22 Viewer fü r PDF-Dokumente

PDF-Viewer Funktionen:

Anzeige von PDF-Dokumenten (inkl. Inhaltsverzeichnis, sofern vorhanden)

Zoom: Benutzen Sie STRG + Mausrad bzw. die Zoom-Buttons in der Toolbar des Viewers, um das Dokument zu vergrößern bzw. zu verkleinern

Drucken: Über diese Funktion können Sie das selektierte Dokument aus dem Viewer heraus drucken

Speichern: Über diese Funktion können Sie das selektierte Dokument aus dem Viewer heraus speichern

Kontextmenü: Über die rechte Maustaste stehen weitere Funktionen zur Verfügung, über welche das im Viewer anzeigte PDF-Dokument über ein externes Programm angezeigt bzw. der gesamte Text des Dokuments in die Zwischenablage kopiert werden kann.

o

PDF mit einem externen Programm anzeigen

o

PDF-Text in die Zwischenablage kopieren

Achtung: Falls Microsoft Outlook 64-Bit verwendet wird, muss die 64-Bit-Version der PDF- Viewer-Komponente aktiviert werden. Diese Version wird standardmäßig ausgeliefert und befindet sich im Unterverzeichnis x64des Alfrodin-Installationsverzeichnisses. Mit der in diesem Unterverzeichnis enthaltenen Komponente (pdfium.dll) muss die entsprechende Komponente im Alfrodin-Programmverzeichnis überschrieben werden.

o Integrierter Image-Viewer

Abbildung 23 Viewer Bild-Dokumente Image-Viewer Funktionen: o • Anzeige aller g ä ngigen Bildformate •

Abbildung 23 Viewer Bild-Dokumente

Image-Viewer Funktionen:

o

Anzeige aller gängigen Bildformate

Zoom: Benutzen Sie das Mausrad bzw. die Zoom-Buttons in der Toolbar des Viewers, um das Dokument zu vergrößern bzw. zu verkleinern

Drucken: Über diese Funktion können Sie das selektierte Dokument aus dem Viewer heraus drucken

Speichern: Über diese Funktion können Sie das selektierte Dokument aus dem Viewer heraus speichern

Kontextmenü: Über die rechte Maustaste stehen weitere Funktionen zur Verfügung, über welche das im Viewer anzeigte Bild über ein externes Programm werden kann.

o Bild mit einem externen Programm anzeigen Kommentare

Bild ü ber ein externes Programm werden kann. o Bild mit einem externen Programm anzeigen Kommentare

Abbildung 24 Kommentarbereich f ü r Dokumente

Über den Kommentarbereich können beliebig viele Kommentare zum selektierten Dokument

bzw. zu den mittels Mehrfachselektion selektierten Dokumenten erfasst werden. Kommentare können über diesen Bereich ebenso aktualisiert bzw. gelöscht (Kontextmenü) werden, sofern der jeweilige Benutzer entsprechend berechtigt ist (oben ist zu sehen, dass der aktuelle Benutzer dieses Recht nicht hat, wodurch der Menüpunkt ausgegraut ist).

o Versionen (verfügbar für Alfresco 5.2 oder neuer)

o Versionen (verf ü gbar f ü r Alfresco 5.2 oder neuer) Abbildung 25 Versionsbereich f

Abbildung 25 Versionsbereich fü r Dokumente

Über den Versionsbereich kann die Versionshistorie des gewählten Dokuments eingesehen werden. Über das Kontextmenü können Versionen angezeigt, gelöscht bzw. zurückgesetzt werden (sofern die hierfür erforderlichen Berechtigungen vorhanden sind).

Achtung: Diese Funktionalität erfordert Alfresco 5.2 oder höher.

Aktualisieren: Über diese Funktion wird der Inhalt des aktuell gewählten Ordners neu vom Alfresco-Server geladen.

Ausschneiden (STRG+X): Funktionalität analog der entsprechenden Funktion in der Baumstruktur. Zusätzlich können an dieser Stelle auch Dokumente ausgeschnitten werden.

Kopieren (STRG+C): Funktionalität analog der entsprechenden Funktion in der Baumstruktur. Zusätzlich können an dieser Stelle auch Dokumente kopiert werden.

Einfügen (STRG+V): Funktionalität analog der entsprechenden Funktion in der Baumstruktur. Zusätzlich können an dieser Stelle auch Dokumente eingefügt werden.

Erweiterung des Outlook-Kontextmenüs für E-Mails Das Outlook-Kontextmenü für E-Mails wurde erweitert, sodass E-Mails bzw. deren Attachments über Einzel- od. Mehrfachauswahl nach Alfresco hochgeladen werden können. Durch diese Funktion wird der Massentransfer von E-Mails bzw. deren Attachment stark vereinfacht. Über die nachfolgende Abbildung wird diese Funktion im Überblick dargestellt.

Abbildung 26 Erweiterung des Outlook-Kontextmen ü s f ü r E-Mails • Alfrodin o E-Mail

Abbildung 26 Erweiterung des Outlook-Kontextmen ü s fü r E-Mails

Alfrodin

o

E-Mail hochladen: Über diese Funktion werden alle in der E-Mail-Liste ausgewählten E-Mails inkl. etwaiger Anlage nach hochgeladen.

o

E-Mail Anlage(n) hochladen: Über diese Funktion werden alle Anlagen der selektierten E-Mails hochgeladen.

o

E-Mail konvertieren u. hochladen: Über diese Funktion wird ein Konfigurationsdialog aufgerufen, über welchen die Konvertierung der ausgewählten E-Mails vor dem Hochladen konfiguriert werden kann. Die nachfolgende Abbildung zeigt diesen Sachverhalt im Detail.

nachfolgende Abbildung zeigt diesen Sachverhalt im Detail. Abbildung 27 Konfigurationsoptionen f ü r die

Abbildung 27 Konfigurationsoptionen fü r die PDF-Konvertierung von gew ä hlten E-Mail Dokumenten

E-Mail nach PDF konvertieren und hochladen: Bei Auswahl dieser Option, werden die gewählten E-Mail Dokumente in das PDF-Format konvertiert und in den gewählten Alfrodin-Ordner hochgeladen.

E-Mail nach PDF konvertieren und etwaige Anlagen hochladen: Bei Auswahl dieser Option, werden etwaige Anlage der gewählten E-Mails ebenfalls übertragen. Die Anlagen der zu konvertierenden E-Mails werden automatisch in einem von Alfrodin automatisch generierten Ordner abgelegt. Der Name des automatisch angelegten Ordners setzt sich aus der Sender E-Mail-Adresse, dem Sendedatum und dem Betreff zusammen. In diesem Kontext ist die über die nachfolgende Abbildung dargestellte Systemeinstellung relevant. Konkret geht es hier darum,

nach welchem Schema der Dateiname von hochgeladenen E-Mails erstellt wird. Die Standardeinstellung folgt dem bereits für den Anlagen-Ordner beschriebenen Schema. Zwei weitere Optionen stehen in diesem Zusammenhang zur Verfügung, wobei die Darstellung der Datumsinformation (Gesendet am) bei Bedarf an flexibel an lokale Gegebenheiten angepasst werden kann.

an flexibel an lokale Gegebenheiten angepasst werden kann. Abbildung 28 Systemeinstellung f ü r die Auswahl

Abbildung 28 Systemeinstellung f ü r die Auswahl nach welchem Schema Dateinamen fü r E-Mails erstellt werden

E-Mail nach PDF konvertieren und etwaige Anlagen in das PDF-Dokument einbetten: Bei Auswahl dieser Option, werden etwaige Anlage der gewählten E- Mails direkt in das konvertierte PDF-Dokument als PDF-Anlagen eingebettet.

Erweiterung des Outlook-Kontextmenüs für Kalendereinträge Alfrodin erweitert das Kontextmenü für Kalendereinträge. Über den neuen Menüpunkt Termin in Alfresco eintragenkönnen Outlook Kalendereinträge mit Alfresco synchronisiert werden.

Kalendereintr ä ge mit Alfresco synchronisiert werden. Abbildung 29 Erweiterung des Kontextmen ü s f ü

Abbildung 29 Erweiterung des Kontextmen ü s f ü r Outlook Kalendereintr äge

Alfresco-Synchronisation von Outlook-Kalendereinträgen bei der Neuanlage Ist die entsprechende Konfigurationsoption aktiviert, wird im Zuge der Neuanlage von Outlook- Kalendereinträgen eine Messagebox angezeigt, über welche der Benutzer des Systems gefragt wird, ob er den Termin auch in einem oder mehreren Alfresco-Kalendern übernehmen möchte. Siehe hierzu die nachfolgenden Abbildungen.

m ö chte. Siehe hierzu die nachfolgenden Abbildungen. Abbildung 30 Neuanlage eines Outlook-Kalendereintrags mit

Abbildung 30 Neuanlage eines Outlook-Kalendereintrags mit der Nachfrage, ob der Termin in Alfresco angelegt werden soll

Wird die Frage mit Ja beantwortet, erfolgt die Anzeige eines Dialogs, wo alle Alfresco-Sites des Benutzers zur Auswahl (Ein- oder Mehrfachauswahl) angeboten werden. Siehe hierzu die nachfolgende Abbildung.

angeboten werden. Siehe hierzu die nachfolgende Abbildung. Abbildung 31 Auswahldialog der f ü r den Benutzer

Abbildung 31 Auswahldialog der f ü r den Benutzer verfü gbaren Alfresco-Sites

Über die Funktion Speichern erfolgt die Übernahme des neuen Outlook-Kalendereintrags in die entsprechenden Kalender der gewählten Alfresco-Sites. Siehe hierzu die nachfolgenden Abbildungen.

Alfresco-Sites. Siehe hierzu die nachfolgenden Abbildungen. Abbildung 32 Information, dass der neue Kalendereintrag

Abbildung 32 Information, dass der neue Kalendereintrag erfolgreich im Kalender der gew ä hlten Alfresco Site(s) erstellt wurde

Wichtig: Alle über das Alfrodin Add-In mit Alfresco synchronisierte Outlook-Kalendereinträge können nur über Outlook gewartet werden. Eine Änderung dieser Kalendereinträge über die Alfresco

Webanwendung ist nicht möglich, wodurch die Datenhoheit bei Outlook bzw. dem Alfrodin Add-In verbleibt. Siehe hierzu die nachfolgende Abbildung.

Add-In verbleibt. Siehe hierzu die nachfolgende Abbildung. Abbildung 33 Ein ü ber Alfrodin erstellter Alfresco

Abbildung 33 Ein ü ber Alfrodin erstellter Alfresco Kalendereintrag (angezeigt ü ber die Alfresco)

Drag and Drop Mittels der von Windows bzw. von Windows-Programmen bekannten Drag and Drop Funktionalität können Daten innerhalb von Alfrodin aus der Listansicht in den jeweiligen Ordner der Baumstruktur bzw. innerhalb der Baumstruktur verschoben bzw. kopiert werden. Weiters wird Drag and Drop aber auch beim Kopieren von Microsoft Outlook Objekten (E-Mails, Notizen, Termine, Aufgaben) bzw. für Daten aus dem Windows-Explorer (Dateien, Ordner) unterstützt. Die nachfolgenden Abbildungen bieten hier einen entsprechenden Überblick.

Abbildungen bieten hier einen entsprechenden Ü berblick. Abbildung 34 Alfrodin Drag and Drop Weiters ist es

Abbildung 34 Alfrodin Drag and Drop

Weiters ist es aber ebenso möglich, dass Dateianlagen gezielt mittels Drag and Drop nach Alfresco hochgeladen werden. Die nachfolgende Abbildung zeigt diesen Sachverhalt anhand eines Beispiels, wo ein PDF-Dokument aus einer geöffneten E-Mail mittels Drag and Drop transferiert wurde. Eine mehrfache Auswahl von E-Mail Anlage wird ebenso unterstützt.

Drop Drag
Drop
Drag

Abbildung 35 E-Mail Anlagen via Drag and Drop hochladen

Diese Funktionalität steht auch in der umgekehrten Richtung zur Verfügung, wo Dokumente via Drag and Drop in eine bereits geöffnete E-Mail bzw. in einen beliebigen Ordner geladen werden können. Hierzu ist das bzw. sind die Dokumente einfach in Alfrodin auszuwählen und bei gedrückter linker Maustaste in das jeweilige Fenster zu verschieben. Die nachfolgende Abbildung zeigt diesen Sachverhalt im Überblick.

Drag Drop Drop
Drag
Drop
Drop

Abbildung 36 Dokumente via Drag and Drop downloaden bzw. einer bereits ge ö ffneten E-Mail anf ügen

Die angeführte Drag and Drop Funktionalität steht auch für die Einträge der Bereiche Dokumenten Favoritensowie den Einträgen des Suchergebnisses zur Verfügung.

Alfrodin Dokumentenvorlagen Dokumentenvorlagen werden über das Alfrodin Vorlagen-Center bereitgestellt. Diese Bereitstellung kann über die nachfolgend angeführten Optionen durchgeführt werden.

Über den Alfrodin-Browser

Über die bereits weiter oben angeführte Funktion Die ausgew ä hlten Objekte zu den Benutzervorlagen hinzufügenkönnen sowohl Alfresco-Ordner als auch einzelne in Alfresco abgelegte Dokumente für die Bereitstellung über das Alfrodin Vorlagen-Center konfiguriert werden. Siehe hierzu die nachfolgenden Abbildungen, die diesen Sachverhalt im Detail erläutern.

Abbildungen, die diesen Sachverhalt im Detail erl ä utern. Abbildung 37 Konfiguration eines Ordners sowie mehrerer

Abbildung 37 Konfiguration eines Ordners sowie mehrerer Dokumente f ü r die Bereitstellung über das Alfrodin Vorlagen-Center

Die den Benutzervorlagen hinzugefügten Vorlagenobjekte (Ordner u. Dokumente) können über die entsprechenden Teilbereiche der Alfrodin-Systemeinstellungen verwaltet werden. Siehe hierzu die nachfolgenden Abbildungen.

werden. Siehe hierzu die nachfolgenden Abbildungen. Abbildung 38 Alfrodin Einstellungsbereich „

Abbildung 38 Alfrodin Einstellungsbereich Vorlagenordner

38 Alfrodin Einstellungsbereich „ Vorlagenordner “ Abbildung 39 Alfrodin Einstellungsbereich „

Abbildung 39 Alfrodin Einstellungsbereich Dokumentenvorlagen

Über Export bzw. Import von Alfrodin Vorlagendateien

Über die oben angeführten Abbildungen der Alfrodin-Einstellungsbereiche für Vorlagenordner bzw. Dokumentenvorlagen ist jeweils ein Funktionsmenü eingeblendet, über welches Funktionen für das Anzeigen bzw. zum Löschen von referenzierten Vorlagenordner bzw. Dokumentenvorlagen bereitgestellt werden. Neben diesen beiden Funktionen gibt es weiters jeweils eine Export- bzw. Importfunktion, über welche ausgewählte Vorlagenordner sowie Dokumentenvorlagen in eine Textdatei exportiert bzw. auf einer anderen Maschine wieder importiert werden können. Über diese Möglichkeit können benutzerdefinierte Vorlagenordner und Dokumentenvorlagen zwischen Alfrodin- Benutzern einfach geteilt werden. Im Zuge des Importvorgangs wird eine Duplikatsprüfung durchgeführt, sodass nur jene Vorlagenordner bzw. Dokumentenvorlagen importiert werden, welche noch nicht vorhanden sind.

importiert werden, welche noch nicht vorhanden sind. Abbildung 40 Import von Vorlagenordner ü ber die Datei

Abbildung 40 Import von Vorlagenordner über die Datei AlfrodinTemplateFolders.af

ü ber die Datei „ AlfrodinTemplateFolders.af “ Abbildung 41 Import von Dokumentenvorlagen ü ber die Datei

Abbildung 41 Import von Dokumentenvorlagen über die Datei AlfrodinTemplateDocuments.af

Über die Aktivierung der Funktion Zentrale Konfiguration

Um eine zentrale Konfiguration von Alfrodin zu ermöglichen, wurde mit der Version 1.11 die Möglichkeit geschaffen, über die Alfrodin-Einstellungen einen zentralen Konfigurationsordner konfigurieren zu können. Wird dieser Ordner konfiguriert, werden spezielle Alfrodin-Bereiche über in diesem Ordner zentral gemanagte Alfrodin-Files (*.af) automatisch konfiguriert.

Der erste diesbezügliche Bereich betrifft zentral verwaltete Vorlagenordner bzw. Dokumentenvorlagen, die den Alfrodin-Anwendern zusätzlich zu den benutzerdefinierten Vorlagen, die sich jeder Benutzer über die bereits vorgestellten Möglichkeiten selber konfigurieren kann, über das Alfrodin Vorlagen-Center zur Verfügung gestellt werden.

Über den Alfrodin-Einstellungsbereich Systemeinstellungen/Umgebungsvariablenwird über den Teilbereich Alfrodinbzw. durch die Konfiguration eines zentralen Konfigurationsordners diese Funktionalität Zentrale Konfigurationaktiviert. Siehe hierzu die nachfolgend angeführte Abbildung, wo das Verzeichnis C:\temp\CentralConfigurationfür die Ablage zentraler Konfigurationsdateien festgelegt wurde.

Abbildung 42 Konfiguration eines zentralen Konfigurationsordners Nach der Konfiguration des zentralen

Abbildung 42 Konfiguration eines zentralen Konfigurationsordners

Nach der Konfiguration des zentralen Konfigurationsordners werden im Zuge des Startvorgangs des Alfrodin Vorlagen-Centers etwaig vorhandene Vorlagenkonfigurationsdateien für Vorlagenordner (AlfrodinTemplateFolders.af) respektive Dokumentenvorlagen (AlfrodinTemplateDocuments.af) entsprechend ausgewertet und enthaltene Dokumentenvorlagen über einen eigenen Bereich des Alfrodin Vorlagen-Centers zur Auswahl bereitgestellt. Die nachfolgenden Abbildungen geben hier einen entsprechenden Überblick.

Abbildungen geben hier einen entsprechenden Ü berblick. Abbildung 43 Aufruf des Alfrodin Vorlagen-Centers ü ber

Abbildung 43 Aufruf des Alfrodin Vorlagen-Centers über die Funktion Neu/Von Vorlage

Um im aktuellen Verzeichnis ein neues vorlagenbasiertes Dokument zu erstellen, wird das Alfrodin Vorlagen-Center mittels der Funktion Neu/Von Vorlagegestartet.

Abbildung 44 Alfrodin Vorlagen-Center -Benutzerdefinierte Dokumentenvorlagen Abbildung 45 Alfrodin Vorlagen-Center

Abbildung 44 Alfrodin Vorlagen-Center -Benutzerdefinierte Dokumentenvorlagen

Vorlagen-Center -Benutzerdefinierte Dokumentenvorlagen Abbildung 45 Alfrodin Vorlagen-Center -Zentrale

Abbildung 45 Alfrodin Vorlagen-Center -Zentrale Dokumentenvorlagen

45 Alfrodin Vorlagen-Center -Zentrale Dokumentenvorlagen Abbildung 46 Auswahl einer Dokumentenvorlage und Erstellung

Abbildung 46 Auswahl einer Dokumentenvorlage und Erstellung eines neuen Dokuments

einer Dokumentenvorlage und Erstellung eines neuen Dokuments Abbildung 47 Das vorlagenbasierte Dokument wurde neu

Abbildung 47 Das vorlagenbasierte Dokument wurde neu hinzugefü gt

Das Alfrodin Vorlagen-Center teilt sich aktuell in die zwei Hauptbereiche Benutzerdefinierte Dokumentenvorlagenund Zentrale Dokumentenvorlagenauf. Innerhalb dieser Bereiche werden die einzelnen Vorlagen entsprechend gruppiert bereitgestellt.

Die nebenstehende Abbildung zeigt über den zentralen Konfigurationsordner geladene Dokumentenvorlagen. Weiters ist zu sehen, dass sowohl Alfresco-Ordner als auch Ordner aus dem Dateisystems (z.B. über ein Serverlaufwerk) als Vorlagenordner konfiguriert werden können, sodass Dokumentenvorlagen bei Bedarf aus beiden Bereichen zentral über das Alfrodin Vorlagen-Center bereitgestellt werden können.

Über die Funktion Neues Dokument auf Basis der gew ä hlten Vorlage erstellenbzw. mittels Doppelklick wird ein neues Dokument auf Basis der gewählten Dokumentenvorlage im aktuell ausgewählten Ordner erstellt.

Das vorlagenbasierte Dokumente wurde im gewählten Ordner angelegt und steht für die weitere Bearbeitung bereit.

Dokumentenfavoriten Über diesen Bereich werden die über die entsprechende Funktion als Favorit konfigurierten Dokumente angezeigt, wodurch diese Dokumente rasch u. komfortabel zugänglich gemacht werden. Es kann eine beliebige Anzahl von Dokumenten als Favorit konfiguriert werden. Die Mehrfachselektion von Dokumenten wird auch bei dieser Funktion unterstützt. Umgesetzt ist diese Funktion über einen entsprechenden Menüeintrag im Kontextmenü der Dokumentenliste. Die nachfolgenden Abbildungen zeigen diese Funktionalität im Überblick.

Abbildungen zeigen diese Funktionalit ä t im Ü berblick. Abbildung 48 Alfrodin Dokument als Favorit markieren

Abbildung 48 Alfrodin Dokument als Favorit markieren bzw. zu den Dokumentenfavoriten hinzufü gen

markieren bzw. zu den Dokumentenfavoriten hinzuf ü gen Abbildung 49 Die als Favorit markierten Dokumente werden

Abbildung 49 Die als Favorit markierten Dokumente werden über die Dokumentenfavoriten bereitgestellt

Für alle über den Dokumenten FavoritenFunktionsbereich bereitgestellten Dokumente stehen im Wesentlichen dieselben Funktionen über das Kontextmenü zur Verfügung, wie dies auch bei den Listansichten der Funktionsbereiche Browserund Sucheder Fall ist. Die Funktion Löschenlöscht

jedoch nicht das Dokument in Alfresco, sondern entfernt das oder die betroffene(n) Dokument(e) lediglich aus den Favoriten.

Ordnerfavoriten Über diesen Bereich werden als Favoriten konfigurierte Ordner bereitgestellt, welche eine rasche Navigation zu dem jeweiligen Ordner ermöglichen. Es können beliebig viele Ordner-Verknüpfungen erstellt werden. Umgesetzt ist die Funktion über einen entsprechenden Menüeintrag im Kontextmenü. Siehe hierzu die nachfolgenden Abbildungen.

Kontextmen ü . Siehe hierzu die nachfolgenden Abbildungen. Abbildung 50 Alfrodin Ordner zu Favoriten hinzuf ü

Abbildung 50 Alfrodin Ordner zu Favoriten hinzuf ü gen

Abbildung 50 Alfrodin Ordner zu Favoriten hinzuf ü gen Abbildung 51 Alfrodin Ordnerfavoriten Seite 35 von

Abbildung 51 Alfrodin Ordnerfavoriten

Suche Nachfolgend werden die wichtigsten Funktionen der in Alfrodin implementierten Suche im Überblick dokumentiert.

Alfrodin implementierten Suche im Ü berblick dokumentiert. Abbildung 52 Funktionsbereich Alfrodin Suche Hinweis: Ü

Abbildung 52 Funktionsbereich Alfrodin Suche

Hinweis: Über den Einstellungsbereich kann die maximale Trefferanzahl konfiguriert werden. Der Standardwert beschränkt das Suchergebnis auf max. 100 Treffer.

beschr ä nkt das Suchergebnis auf max. 100 Treffer. Abbildung 53 Alfrodin Einstellungen – Maximale

Abbildung 53 Alfrodin Einstellungen Maximale Trefferanzahl einschr ä nken

Die Suche wurde dahingehend implementiert, dass der Suchvorgang automatisch unter Verwendung von Wildcards durchgeführt wird. Konkret bedeutet dies, dass vom Benutzer im Normalfall keines der

bekannten Wildcard-Zeichen (* oder %) eingegeben werden muss bzw. der Suchbegriff bereits als Teilmenge zu Treffern im Suchergebnis führt. Neben dem Suchbegriff kann vom Benutzer der Suchbereich (Alle Sites, innerhalb einer speziellen Site, innerhalb eines gewählten Ordners) bzw. der Suchtyp (Suche nach Dateinamen, Volltextsuche, Suche nach Dateinamen und Volltextsuche sowie Suche nach Tag) konfiguriert werden.

Suchbeispiele

Sucheinstellung:

Suchbegriff: Alle Dokumente, die die Zeichenfolge T-Mobileim Datei- oder Ordnernamen aufweisen.

Suchbereich: Site (mbasoft)

Suchtyp: Suche nach Dateinamen.

Suchergebnis:

“ ) • Suchtyp: Suche nach Dateinamen. Suchergebnis: Abbildung 54 Alfrodin Suche nach Dateinamen Dieses

Abbildung 54 Alfrodin Suche nach Dateinamen

Dieses Suchergebnis verdeutlicht die oben angeführte Wildcard-Suche, indem sowohl Dokumente gefunden wurden, die mit der Zeichenfolge T-Mobilebeginnen bzw. diese Zeichenfolge im Dateinamen aufweisen.

Sucheinstellung:

Suchbegriff: Die Zeichenfolge Firmasoll innerhalb von Dokumenten gefunden werden.

Suchbereich: Alle Sites

Suchtyp: Volltextsuche

Suchergebnis:

Alle Sites • Suchtyp: Volltextsuche Suchergebnis: Abbildung 55 Suchergebnis der Volltextsuche Seite 38 von 46

Abbildung 55 Suchergebnis der Volltextsuche

Sucheinstellung:

Suchbegriff: Die Zeichenfolge Rechnungsoll im Dateinamen bzw. innerhalb von Dokumenten gefunden werden.

Suchbereich: Alle Sites

Suchtyp: Suche nach Dateinamen und Volltextsuche

Suchergebnis:

Suche nach Dateinamen und Volltextsuche Suchergebnis: Abbildung 56 Alfrodin Suche nach Dateinamen und

Abbildung 56 Alfrodin Suche nach Dateinamen und Volltextsuche

Sucheinstellung:

Suchbegriff: Alfrodin

Suchbereich: Site (mbasoft)

Suchtyp: Suche nach Tag

Suchergebnis:

„ mbasoft “ ) • Suchtyp: Suche nach Tag Suchergebnis: Abbildung 57 Alfrodin Suche nach Tag

Abbildung 57 Alfrodin Suche nach Tag

Über den Tag-Manager, der ebenfalls über das Kontextmenü der Suchergebnisliste aufgerufen werden kann, ist zu sehen, dass das gesuchte Tag dem gefundenen Dokument zugewiesen wurde.

dass das gesuchte Tag dem gefundenen Dokument zugewiesen wurde. Abbildung 58 Alfrodin Tag-Suchergebnis Seite 40 von

Abbildung 58 Alfrodin Tag-Suchergebnis

Papierkorb (verfügbar für Alfresco 5.2 oder neuer) Über diesen Bereich wird der Alfresco Papierkorb bereitgestellt, welcher alle Dokumente und Ordner beinhaltet, die vom Benutzer mittels der Funktion Löschengelöscht wurden. Die nachfolgende Abbildung zeigt diesen Funktionsbereich im Überblick.

Abbildung zeigt diesen Funktionsbereich im Ü berblick. Abbildung 59 Funktionsbereich Papierkorb Die Listansicht

Abbildung 59 Funktionsbereich Papierkorb

Die Listansicht dieses Funktionsbereichs stellt ein spezielles Kontextmenü bereit, über welches unterschiedliche Funktionalitäten, für die in der Liste enthaltenen Einträge zur Verfügung stehen und nachfolgend im Detail beschrieben werden.

Löschen: Über diese Funktion werden die in der Listansicht gewählten Einträge (Mehrfachselektion wird unterstützt) tatsächlich in Alfresco gelöscht.

Wiederherstellen: Über diese Funktion werden die in der Listansicht gewählten Einträge (Mehrfachselektion wird unterstützt) in der ursprünglichen Ordner-Struktur wiederhergestellt.

Aktualisieren: Über diese Funktion wird der Inhalt des Papierkorbs neu vom Alfresco-Server geladen.

Achtung: Diese Funktionalität ist ab Alfresco 5.2 verfügbar.

Freigaben (verfügbar für Alfresco 5.2 oder neuer) Wie weiter oben bereits angeführt, können Dokumente mittels öffentlicher Links freigegeben werden. Um die Übersicht über freigegebene Dokumente nicht zu verlieren, bietet Alfrodin in diesem Kontext einen eigenen Bereich, über welchen alle freigegeben Dokumente über eine entsprechende Übersicht aufgelistet werden. Die nachfolgende Abbildung gibt hier einen entsprechenden Überblick über Integration und Funktionalität dieses Bereichs.

ü ber Integration und Funktionalit ä t dieses Bereichs. Abbildung 60 Ü bersicht ü ber alle

Abbildung 60 Übersicht ü ber alle freigegebenen Dokumente

Die Funktionen des oben angeführten Bereichs sind selbsterklärend, daher wird an dieser Stelle auf eine detaillierte Erläuterung verzichtet. Beim Klick auf den erzeugten Link wird das freigegebene Dokument mittels dem am System vorhandenen Webbrowser aufgerufen.

Support u. Updates

Für Alfrodin wird eine separate Support-Subskription angeboten, im Rahmen derer Unterstützung im Bereich der Alfrodin-Anwendung bzw. zur Klärung von etwaig auftretenden Problemen geboten wird. Weiters berechtigt diese Subskription zum Bezug von Alfrodin Produkt-Updates.

AlfrodinCentralCfg.ini

Die über die Alfrodin-Initialisierungsdatei AlfrodinCentralCfg.inidefinierten Konfigurationsschlüssel ermöglichen eine Vorabkonfiguration unterschiedlicher Alfrodin-Bereiche. Nachfolgend ist der Inhalt dieser Initialisierungsdatei mit den jeweiligen Standardwerten angeführt.

[Lock]

AlfrodinSettings.btnSave.Enabled=true

AlfrodinSettings.AlfrescoServer.txtAlfrescoServerURL.ReadOnly=false

AlfrodinSettings.AlfrescoServer.txtAlfrescoRespositoryId.ReadOnly=false

AlfrodinSettings.AlfrescoServer.txtAlfrescoCmisURL.ReadOnly=false

AlfrodinSettings.AlfrescoServer.txtAlfrescoUserName.ReadOnly=false

AlfrodinSettings.AlfrescoServer.txtAlfrescoPassword.ReadOnly=false

AlfrodinSettings.AlfrescoServer.txtProxyAuthenticationProxyUser.ReadOnly=false

AlfrodinSettings.AlfrescoServer.txtProxyAuthenticationProxyPassword.ReadOnly=false

AlfrodinSettings.UserInterface.grpAlfrescoSiteRepresentation.Enabled=true

AlfrodinSettings.UserInterface.gprLanguageSetting.Enabled=true

AlfrodinSettings.UserInterface.grpFontSettings.Enabled=true

AlfrodinSettings.UserInterface.grpListViewSettings.Enabled=true

AlfrodinSettings.UserInterface.grpProgressBarSettings.Enabled=true

AlfrodinSettings.System.SystemCommon.grpAlfrodinSystemConfiguration.Enabled=true

AlfrodinSettings.System.SystemCommon.grpNameSchemaEmailUploadSettings.Enabled=true

AlfrodinSettings.System.EnvironmentVarialbes.grpAlfrescoVariables.Enabled=true

AlfrodinSettings.System.EnvironmentVarialbes.grpAlfrodinVariables.Enabled=true

AlfrodinSettings.System.TemplateFolders.lvwTemplateFolders.Enabled=true

AlfrodinSettings.System.TemplateDocuments.lvwTemplateDocuments.Enabled=true

AlfrodinSettings.About.btnActivateLicenseKey.Enabled=true

AlfrodinSettings.About.btnDeactivateLicenseKey.Enabled=true

Browser.tbcAddAreasBrowserTree.trvAlfrescoServer.Enabled=true

[AlfrescoServer]

AlfrescoServerURL=https://<My-Alfresco-Server.com>

AlfrescoRespositoryId=-default-

AlfrescoUserName=<My-Alfresco-Username> AlfrescoPassword=<My-Alfresco-Password>

AlfrescoCmisBindingUrl=/alfresco/api/{0}/public/cmis/versions/1.1/browser

ProxyUser= ProxyPassword= EnforcePasswordChange=false [UserInterface] AlfrodinSettings.UserInterface.chkActivatePaging.Checked=true [SystemCommon] AcceptOnlyTrustedServerCertificates=true ;Begin-Block: Just one can be true rdoUseComposedEmailFileName.Checked=true rdoUseEmailSubjectAsFilename.Checked=false rdoUseComposedDateSenderSubjectEmailFileName.Checked=false ;End-Block ;Begin-Block: DateFormatStrings Samples ;yyyy-MM-dd ;yyyy-MM-dd HH:mm:ss ;yyyy-MM-dd hh:mm:ss ;yyyyMMdd ;yyyyMMddHHmmss ;yyyyMMddhhmmss ;yyyy MMMM dd ;yy-MMM-dd ddd ;yyyy-M-d dddd ;yyyy MMMM dd hh:mm:ss t z ;yy-MMM-dd ddd hh:mm:ss t z ;yyyy-M-d dddd hh:mm:ss t z cmbDateFormatStrings.Text= ;End-Block [SystemEnvironmentVariables] SysEnvAlfrescoSitesRootFolderName=sites SysEnvAlfrescoUserHomesRootFolderName=user homes SysEnvAlfrescoCalendarFolderName=calendar CentralConfigurationFolder= [SystemTemplateFolders] UserDefinedAlfrodinTemplateFolders= [SystemTemplateDocuments] UserDefinedAlfrodinTemplateDocuments= [About] LicenseKey= AL=true

Tabellenverzeichnis

Tabelle 1 Voraussetzungen für die Verwendung von Alfrodin

4

Tabelle 2 Dateien des Alfrodin Installer-Packages

5

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1 Alfresco Server

6

Abbildung 2 Einstellungen für die Alfrodin-Benutzerschnittstelle

7

Abbildung 3 Systemeinstellungen

7

Abbildung 4 Umgebungsvariablen

7

Abbildung 5 Vorlagenordner

7

Abbildung 6 Dokumentenvorlagen

8

Abbildung 7 Programminformationen u. Lizenzierung

8

Abbildung 8 Das um den Alfrodin-Bereich erweiterte Microsoft Outlook Ribbon-Menü

8

Abbildung 9 Das in Microsoft Outlook integrierte Alfrodin Add-In im Überblick

9

Abbildung 10 Alfresco-Server Bereich

11

Abbildung 11 Alfrodin Ordner-Kontextmenü

12

Abbildung 12 Alfrodin Dokumenten Kontextmenü

13

Abbildung 13 Alfrodin Dokumenten Kontextmenü / Alfresco

13

Abbildung 14 Alfrodin Tag-Zuordnung

14

Abbildung 15 Auswahl des gewünschten Dokumenten-Sperrtyps

15

Abbildung 16 Dialog zur Konfiguration/Erstellung von öffentlichen Links

15

Abbildung 17 Alfrodin Dokumenten Kontextmenü / Outlook

16

Abbildung 18 Dokument downloaden und einer neuen E-Mail hinzufügen

16

Abbildung 19 Dokumente downloaden, komprimieren und einer neuen E-Mail hinzufügen

17

Abbildung 20 Dialog zur Aktualisierung/Versionierung von in Alfresco gespeicherten Dateien

18

Abbildung 21 Eingeblendeter Detailbereich zu einem gewählten Dokument

19

Abbildung 22 Viewer für PDF-Dokumente

20

Abbildung 23 Viewer Bild-Dokumente

21

Abbildung 24 Kommentarbereich für Dokumente

22

Abbildung 25 Versionsbereich für Dokumente

22

Abbildung 26 Erweiterung des Outlook-Kontextmenüs für E-Mails

23

Abbildung 27 Konfigurationsoptionen für die PDF-Konvertierung von gewählten E-Mail Dokumenten

23

Abbildung 28 Systemeinstellung für die Auswahl nach welchem Schema Dateinamen für E-Mails erstellt

werden

24

Abbildung 29 Erweiterung des Kontextmenüs für Outlook Kalendereinträge

25

Abbildung 30 Neuanlage eines Outlook-Kalendereintrags mit der Nachfrage, ob der Termin in Alfresco

angelegt werden soll

25

Abbildung 31 Auswahldialog der f ür den Benutzer verfü gbaren Alfresco-Sites

26

Abbildung 32 Information, dass der neue Kalendereintrag erfolgreich im Kalender der gew ä hlten

Alfresco Site(s) erstellt wurde

26

Abbildung 33 Ein ü ber Alfrodin erstellter Alfresco Kalendereintrag (angezeigt ü ber die Alfresco)

27

Abbildung 34 Alfrodin Drag and Drop

28

Abbildung 35 E-Mail Anlagen via Drag and Drop hochladen

28

Abbildung 36 Dokumente via Drag and Drop downloaden bzw. einer bereits geöffneten E-Mail anfügen

29

Abbildung 37 Konfiguration eines Ordners sowie mehrerer Dokumente für die Bereitstellung über das

Alfrodin Vorlagen-Center

30

Abbildung 38 Alfrodin Einstellungsbereich Vorlagenordner

30

Abbildung 39 Alfrodin Einstellungsbereich Dokumentenvorlagen

30

Abbildung 40 Import von Vorlagenordner über die Datei AlfrodinTemplateFolders.af

31

Abbildung 41 Import von Dokumentenvorlagen über die Datei AlfrodinTemplateDocuments.af

31

Abbildung 42 Konfiguration eines zentralen Konfigurationsordners

32

Abbildung 43 Aufruf des Alfrodin Vorlagen-Centers über die Funktion Neu/Von Vorlage

32

Abbildung 44 Alfrodin Vorlagen-Center -Benutzerdefinierte Dokumentenvorlagen

33

Abbildung 45 Alfrodin Vorlagen-Center -Zentrale Dokumentenvorlagen

33

Abbildung 46 Auswahl einer Dokumentenvorlage und Erstellung eines neuen Dokuments

33

Abbildung 47 Das vorlagenbasierte Dokument wurde neu hinzugefügt

33

Abbildung 48 Alfrodin Dokument als Favorit markieren bzw. zu den Dokumentenfavoriten hinzufügen

34

Abbildung 49 Die als Favorit markierten Dokumente werden über die Dokumentenfavoriten

bereitgestellt

34

Abbildung 50 Alfrodin Ordner zu Favoriten hinzufügen

35

Abbildung 51 Alfrodin Ordnerfavoriten

35

Abbildung 52 Funktionsbereich Alfrodin Suche

36

Abbildung 53 Alfrodin Einstellungen Maximale Trefferanzahl einschränken

36

Abbildung 54 Alfrodin Suche nach Dateinamen

37

Abbildung 55 Suchergebnis der Volltextsuche

38

Abbildung 56 Alfrodin Suche nach Dateinamen und Volltextsuche

39

Abbildung 57 Alfrodin Suche nach Tag

40

Abbildung 58 Alfrodin Tag-Suchergebnis

40

Abbildung 59 Funktionsbereich Papierkorb

41

Abbildung 60 Übersicht über alle freigegebenen Dokumente

42