Ajustes

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AJUSTES
EL PRESENTE CAPTULO, TENDR
COMO OBJETIVO DAR A CONOCER
Explicar el procedimiento de ajustes.
Diferenciar cada una de las situaciones que ocasionan
un ajustes.

LOS SIGUIENTES TEMAS:

Describir el procedimiento para contabilizar los ajustes
correspondientes.

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tabla de contenido

pg.

1. PROCEDIMIENTO DE AJUSTES 04
1.1. DEFINICIN 04
1.2. SITUACIONES MS FRECUENTES DE AJUSTES 05
1.2.1. Gastos Pagados Por Anticipado 05
1.2.2. Ingreso Cobrado por Anticipado 07
1.2.3. Gastos Acumulados por Pagar 09
1.2.4. Ingresos Acumulados por Cobrar 11
1.2.5. consumo de materiales 13
1.2.6. Depreciacin 14

REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS

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1. PROCEDIMIENTO DE
AJUSTES
Es un procedimiento que se realiza, antes de elaborar los estados financieros, al finalizar cada mes
o como mnimo en diciembre 31 y consiste en tomar las cifras del balance de prueba elaborado
despus de registrar las transacciones externas y mediante un anlisis que permita aplicar
especficamente los principios contables de Realizacin y Asociacin, hacer los cambios necesarios
para que dichas cifras reflejen razonablemente la situacin financiera y los resultados del negocio.

1.1. Definicin
Los ajustes son los registros que se efectan al cierre de un perodo contable con el fin de:

Ajustar los saldos de las cuentas a su valor real.

Causar los gastos y realizar los ingresos correspondientes al perodo aunque no

hayan sido cancelados o no se haya recibido su pago.

Corregir errores u omisiones.

Ajustes
Serie de cambios que debemos hacer en las cuentas al finalizar cada periodo contable, cambios
que tendrn como consecuencia que algunas cuentas disminuyan y otras aumenten sin que se
altere la ecuacin contable.

Dado que son muchas las posibles situaciones que dan origen a los ajustes, es posible que el tema
genere confusin y dificultades para su comprensin. Por tal motivo es conveniente agrupar dichas
situaciones para su comprensin. Por tal motivo es conveniente agrupar dichas situaciones en
algunas categoras homogneas que nos permitan entender cmo proceder en cada uno de los
casos. Las situaciones ms frecuentes de ajustes son:

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Registro de la
Registro del Depreciacin
Consumo de
Ingresos
Materiales
Acumulados
Gastos
por Cobrar
Acumulados
Ingresos
por Pagar
Cobrados por
Gastos
Anticipado
Pagados por
Anticipado

1.2. Situaciones ms frecuentes de

ajustes

1.2.1. Gastos pagados por anticipado

Se originan en el momento en que la empresa paga por un servicio que se va a consumir
durante varios meses. En la literatura contable se conocen tambin con los nombres de Gastos
Prepagados o incluso con el de Gastos Diferidos.

Nos referiremos en concreto al trato contable de los ajustes ocasionados por los GASTOS
PAGADOS POR ANTICIPADO. En este caso es fundamental tener claro que en el momento
del pago no se reconoce ningn gasto sino que se da por aceptado, por aplicacin del Principio
contable de Realizacin, que la empresa adquiere el derecho a recibir el respectivo servicio en
los meses siguiente. Por tal motivo los gastos pagados por anticipado se contabilizan en cuentas
del activo que tienen la particularidad que a medida que transcurre el tiempo y recibimos los
servicios correspondientes se les debe ir modificando (AJUSTANDO) para que su salgo refleje
la cantidad que falta por consumir.

Todos los desembolsos que una empresa haga antes de iniciar actividades, conocidos como
desembolsos preoperativos, se consideren como un activo bajo la denominacin de CARGOS
DIFERIDOS, con la finalidad de amortizarlos como gastos en los primeros aos de actividades
del negocio cuando ya la empresa haya generado ingresos.

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CONCEPTO DE PAGO CUENTA DEL ACTIVO

Arrendamiento Arrendamiento
Honorarios Honorarios
PAGADOS
Intereses Intereses
POR
Seguros Seguros ANTICIPADO
Salarios Salarios
Transporte Transporte

En relacin con este tipo de pagos es indispensable tener claramente definidos los registros
contables en dos momentos completamente diferentes.

El primero se refiere al momento de hacer el pago, en el cual al reconocer que aumentan

los activos de la empresa se debe DEBATIR la correspondiente cuenta del grupo de gastos
pagados por anticipado y ACREDITAR la cuenta de Disponible.

Ejemplo:

En Octubre 28 del ao 1, Coltejer S.A. le paga a Delima y Cia $12 mil por una pliza de seguros
contra incendio que tiene una vigencia de 12 meses, de noviembre 1 del ao 1 a octubre 31
del ao siguiente.

Solucin:

REGISTRO LIBRO DIARIO REGISTRO LIBRO MAYOR

Cuenta Dbito Crdito Seguro pagados por anticipado
Seguro pagados por anticipado $12.000 Oct. 28 - ao 1 $12.000
Disponible $12.000

Los momentos adicionales que es indispensable tener bien diferenciados se refieren al

ltimo da de cada uno de los meses durante los cuales tenga vigencia la pliza, en los que se
requiere disminuir la cuenta Seguros Pagados por Anticipado y aumentar la cuenta Gasto
Seguros por el equivalente al valor de la pliza que se haya consumido durante cada mes.

Al finalizar cada mes ser necesario hacer un ajuste para debitar la cuenta Gasto Seguros
porque, al aumentar, los gastos de deben debitar, y acreditar la cuenta Seguros Pagados por
Anticipado porque, al disminuir, las cuentas del activo se deben acreditar.

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Un inconveniente adicional que tiene el hacer ajustes radica en que adems de identificar las
cuentas que han de modificarse, es necesario analizar la informacin para determinar cul
es la cifra de gastos o de ingresos que le corresponda a cada periodo contable. En nuestro
ejemplo, la situacin es bien sencilla: si pagamos $12 mil por una suscripcin a 12 meses,
entonces a cada mes le corresponden proporcionalmente $1.000. En el diario, el registro ser:

REGISTRO LIBRO DIARIO

Cuenta Dbito Crdito
Gastos - Seguros $1.000
Seguro pagados por anticipado $1.000

Al hacer los registros contables al final de cada uno de los meses siguientes, se ir acreditando
la cuenta Seguros Pagados por Anticipado para que su saldo paulatinamente vaya
disminuyendo, de modo que finalmente en octubre 31 del ao 2, sea cero. Mientras que la
cuenta Gasto Seguros se va debitando hasta que finalmente en octubre 31 del ao 2, haya
recibido la totalidad del valor de la pliza. As, el Libro Mayor mostrar los siguientes registros:

REGISTRO LIBRO MAYOR

Gastos - Seguros Seguro pagado por anticipado

$1.000 Octubre 28 - ao 1 $12.000
$1.000
$1.000 Noviembre 30 - ao 1
$1.000
$2.000 Diciembre 31 - ao 1 $10.000

1.2.2. Ingreso cobrado por anticipado

Se originan al recibir totalmente el dinero correspondiente a servicios que se van a presentar

durante varios meses. Se denominan tambin Ingresos Diferidos.

Los ingresos cobrados por anticipado se contabilizan en cuentas del pasivo que tienen la
particularidad que no se cancelan mediante pagos en Disponible sino que a medida que pase
el tiempo y se vaya prestando el servicio respectivo se les debe ir modificando (AJUSTANDO)
para que su saldo refleje el valor del servicio pendiente por entregar.

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CONCEPTO DE COBRO CUENTA DEL PASIVO

Arrendamiento Arrendamiento
Honorarios Honorarios
COBRADOS
Intereses Intereses
POR
Mantenimiento Mantenimiento ANTICIPADO
Matrculas Matrculas
Transporte Transporte

Con relacin a este tipo de cobros es necesario que se tenga claramente definidos los registros
contables en dos momentos completamente diferentes:

El primero se refiere al momento de recibir el dinero, en el cual al reconocer que aumentan

los pasivos de la empresa se deben ACREDITAR una cuenta del grupo Ingresos Cobrados por
Anticipado y lgicamente DEBITAR la cuenta de Disponible.

Ejemplo:

En marzo 1 del ao 1, el Banco de Santander recibe de uno de sus clientes $7.500 de intereses
por el periodo de marzo 1 a mayo31 de dicho ao. El registro contable en forma de Libro Diario
y Mayor sern:

Solucin:

REGISTRO LIBRO DIARIO REGISTRO LIBRO MAYOR

Cuenta Dbito Crdito Intereses cobrados por anticipado
Disponible $7.500 Marzo 1 - ao 1 $7.500
Intereses cobrados por anticipado $7.500

Al finalizar cada mes ser necesario hacer un ajuste para DEBITAR la cuenta Intereses
Cobrados por Anticipado porque, al disminuir, las cuentas del pasivo se deben debitar.
Tambin ser necesario ACREDITAR la cuenta Ingreso Intereses porque, al aumentar, las
cuentas de ingresos se deben acreditar.

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Adems de determinar las cuentas que han de modificarse, es necesario analizar cul es el
valor de ingresos que le corresponde a cada mes. En nuestro ejemplo la situacin es fcilmente
entendible: si recibimos intereses de $7.500 por 3 meses, a cada uno le corresponder la
tercera parte, es decir, $2.500 por mes. El registro en forma de Libro Diario ser:

REGISTRO LIBRO DIARIO

Cuenta Dbito Crdito
Intereses cobrados por anticipado $2.500
Ingresos - Intereses $2.500

En el libro mayor, en cada una de esas fechas, marzo 31, abril 30, mayo 31, se ir debitando la
cuenta Intereses Cobrados por Anticipado de modo que su saldo vaya disminuyendo para
que finalmente en mayo 31 del ao 1 sea cero. En cambio, la cuenta Ingreso-Intereses se ir
acreditando hasta que finalmente en mayo 31 de dicho ao, tenga registrados los intereses de los
3 meses. As:

REGISTRO LIBRO MAYOR

Intereses cobrados por anticipado Ingreso - Intereses

$7.500 Marzo 1 - ao 1 $2.500
$2.500
Marzo 31 - ao 1 $2.500
$2.500
$2.500 Abril 30 - ao 1 $5.000

1.2.3. Gastos acumulados por pagar

Se reconoce contablemente que hay gastos acumulados por pagar cuando al finalizar un periodo
detectamos que existen servicios que han sido consumidos pero cuyo pago y contabilizacin
an no se ha realizado. Esto habitualmente ocurre cuando el prestador del servicio no hace
llegar oportunamente la factura de cobro correspondiente a cada periodo.

Deben contabilizarse en cuentas del Pasivo que permitan acumular all el valor de los servicios
pendientes de pago y que lgicamente se cancele al hacer el desembolso respectivo.

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CONCEPTO DE GASTO CUENTA DEL PASIVO

Arrendamiento Arrendamiento
Honorarios Honorarios
Intereses Intereses ACUMULADOS
POR
Mantenimiento Mantenimiento PAGAR
Salarios Salarios
Transporte Transporte

Es conveniente insistir en que los ajustes se hacen al final de cada periodo para incluir el
servicio utilizado dentro de los Gastos del periodo y reconocer la deuda dentro del Pasivo.
Al aumentar los gastos se debe DEBITAR la cuenta de gastos correspondientes al servicio
utilizado y al aumentar los pasivos se debe ACREDITAR la respectiva cuenta del grupo Gastos
Acumulados por Pagar

Ejemplo:

En noviembre 30 del ao 1 en el Deportivo Independiente MEDELLN, antes de elaborar los

Estados Financieros mensuales, detectan que no se han pagado los salarios correspondientes
al mes de noviembre por valor de $80 mil.

A pesar de que todava no se ha hecho el pago, es necesario hacer un ajuste para reconocer
el gasto, aumentando la cuenta Gastos Salarios y para reconocer la deuda, aumentando
la cuenta Salarios Acumulados por Pagar por el valor de $80 mil correspondientes a los
salarios pendientes de pago.

En noviembre 30 del ao 1, es necesario entonces DEBITAR la cuenta Gasto Salarios

porque, al aumentar, las cuentas de gastos se deben debitar y ACREDITAR la cuenta Salarios
Acumulados por Pagar porque, al aumentar, las cuentas del pasivo se deben acreditar. En el
Libro Diario el registro ser:

REGISTRO LIBRO DIARIO

Cuenta Dbito Crdito
Gastos - Salarios $80.000
Salarios acumulados por pagar $80.000

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El registro en el Libro Mayor implica abrir en el grupo de cuentas del Pasivo la cuenta Salarios
Acumulados por Pagar la cual se acredita al final de cada mes con el valor de los salarios
pendientes de pago y se debitar en el momento de hacer los pagos respectivos.

Si suponemos adicionalmente que los salarios del mes de diciembre por valor de $70 mil
tampoco se pagaron oportunamente y que el pago de los salarios de noviembre y diciembre
se hace en enero 5 del ao siguiente, las cuentas del mayor tendrn, hasta diciembre 31, los
siguientes registros:

REGISTRO

Gastos salarios Salarios acumulados por pagar

$80.000
$80.000 Noviembre 30 - ao 1
$70.000
$70.000 Diciembre 31 - ao 1
$150.000

La cifra de $150 mil que tiene la cuenta de Salarios Acumulados por Pagar en diciembre 31
del ao 1 refleja la situacin real de la empresa en esa fecha y por lo tanto, el Balance General
que se elabore informar ms razonablemente la situacin financiera del negocio, que era lo
que se pretenda con el ajuste.

En enero 5 del ao siguiente, al pagar los salarios atrasados, se har un registro simple en el
cual se debite la cuenta Salarios Acumulados por Pagar y se acredite la cuenta Disponible
por $150.000.

1.2.4. Ingresos acumulados por cobrar

Se reconoce contablemente que hay ingresos acumulados por cobrar cuando al finalizar un
periodo detectamos que existen servicios que han sido realizados o prestados, cuyo dinero
an no hemos recibido ni tampoco contabilizado.

Deben ser contabilizados en la cuenta del Activo que permitan acumular el valor de los servicios
pendientes de cobro y que lgicamente se cancelen al recibir el dinero respectivo.

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CONCEPTO DE INGRESO CUENTA DEL ACTIVO

Arrendamiento Arrendamiento
Honorarios Honorarios
Intereses Intereses ACUMULADOS
POR
Mantenimiento Mantenimiento COBRAR
Reparaciones Reparaciones
Transporte Transporte

Es conveniente insistir en que los ajustes se hacen al final de cada periodo para incluir el
servicio realizado dentro de los Ingresos del periodo y reconocer la deuda a favor de la
empresa como un Activo. Al aumentar los ingresos se debe ACREDITAR la cuenta de ingresos
correspondiente al servicio realizado y al aumentar los activos se debe DEBITAR la respectiva
cuenta del grupo Ingresos Acumulados por Cobrar.

Ejemplo:

En julio 31 del ao 1 en el Hotel Buena Vista S.A., antes de elaborar los Estados Financieros
mensuales, detectan que an no se han facturado servicios de alojamiento por valor de $45
mil correspondientes a clientes que se alojaron en julio y abandonarn el hotel en los primeros
das del mes de agosto.

A pesar de que an no se ha recibido el pago, es necesario que en esa fecha se haga un ajuste
para reconocer el ingreso, aumentado la cuenta Ingreso Alojamiento y para reconocer la
deuda a favor del hotel, aumentando la cuenta Alojamiento Acumulado por Cobrar en $45
mil correspondientes al alojamiento pendiente de cobro.

En julio 31 del ao 1 es necesario entonces ACREDITAR la cuenta Ingreso Alojamiento

porque, al aumentar, las cuentas de ingresos se deben acreditar y DEBITAR la cuenta
Alojamiento Acumulado por Cobrar porque, al aumentar, las cuentas del activo se deben
debitar. En el Libro Diario el registro ser:

REGISTRO LIBRO DIARIO

Cuenta Dbito Crdito
Alojamiento acumulado por cobrar $80.000
Salarios acumulados por pagar $80.000

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El registro en el Libro Mayor implica abrir en el grupo de cuentas del Activo la cuenta
Alojamiento Acumulado por Cobrar, la cual se debita al final de cada mes con el valor
de los alojamientos pendientes de cobro y se acreditara en el momento de hacer los cobros
respectivos.

Si suponemos adicionalmente que los alojamientos pendientes de cobro en el mes de julio

se recaudan el da 10 del mes siguiente, las cuentas en el libro mayor tendrn los siguientes
registros:

REGISTRO LIBRO MAYOR

Alojamiento acumulado por cobrar Ingreso - Alojamiento

$45.000 $45.000
Julio 31 - ao 1
Agosto 10 - ao 1 Disponible
0 $45.000 $45.000

La cifra de $45 mil que tiene la cuenta Alojamiento Acumulado por Cobrar en julio 31 del ao
1 refleja la situacin real de la empresa en esa fecha y por lo tanto el Balance General que se
elabore informara ms razonablemente la situacin financiera del negocio que era lo que se
pretenda con el ajuste. En agosto 10 al recibir el pago, el saldo de la cuenta queda en cero.

1.2.5. Consumo de materiales

Para contabilizar el gasto correspondiente al uso de materiales de consumo es posible

implementar un procedimiento de ajustes que se basa en los siguientes puntos:

Utilizar una cuenta del activo denominado Materiales en la que se registran como
dbitos todas las compras de dichos materiales y la cual es necesario tener claramente
diferenciada de la cuenta de Inventarios utilizada en empresas comerciales para
contabilizar el valor de las mercancas para la venta y en las empresas industriales para
contabilizar el valor de las materias primas y los productos para la venta.

Al finalizar el periodo contable hacer un inventario fsico de los materiales que quedaron
disponibles con su correspondiente precio de compra.

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Calcular aproximadamente el valor de los materiales consumidos durante el periodo,

estableciendo la diferencia entre el saldo de la cuenta Materiales y el valor de los
materiales que quedan disponibles al final el periodo, mediante la siguiente formula:

MATERIALES CONSUMIDOS = SALDO DE CUENTA MATERIALES - INVENTARIO FINAL DE MATERIALES

Contabilizar la diferencia as establecida como un aumento en el valor de los gastos y

una reduccin en el valor de la cuenta Materiales, mediante un registro DEBITO en la
cuenta Gasto Materiales y un registro crdito en la cuenta Materiales. El registro
en el Libro Diario ser as:

REGISTRO LIBRO DIARIO

Cuenta Dbito Crdito

Gasto - Materiales XXXX
Materiales XXXX

1.2.6. Depreciacin

Para reconocer la disminucin en el valor del activo, en lugar de acreditar la cuenta del
respectivo activo, se utilizan cuentas en las cuales se acumula, durante toda la vida til del activo,
el valor de la depreciacin que ya ha sido registrada como gastos. Las cuentas en cuestin
se consideran como parte de los activos pero con la caracterstica de representar un menor
valor de ellos, por tal motivo se presentan en el Balance General inmediatamente despus
de la cuenta del respectivo activo pero restndose. Estas ltimas reciben la denominacin de
Depreciacin Acumulada y para cada tipo de activos fijos se utiliza una cuenta especfica,
as: Depreciacin Acumulada - Muebles , Depreciacin Acumulada Equipos, Etc. Al
registrar la depreciacin estas cuentas de deben Acreditar.

Para contabilizar la depreciacin de un periodo contable, el registro en el Libro Diario tiene la

siguiente estructura:

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REGISTRO LIBRO DIARIO

Cuenta Dbito Crdito

Gasto - Depreciacin XXXX
Depreciacin acumulada XXXX

En el libro Mayor, las cuentas contienen la siguiente informacin:

REGISTRO LIBRO MAYOR

Gasto depreciacin - Muebles Depreciacin acumulada - Muebles

XXXX XXXX

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REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS

De Rojas, G. C. (2004). Contabilidad para la gestin empresarial.

Thomson.

Ortiz Anaya, H. (2003). Finanzas bsicas: para no financieros.

Bogot: Thomson.

Warren, C. S., Reeve, J. M., & Fess, P. E. (2000). Contabilidad

Financiera. Thomson.