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PROCEDIMIENTO: CONTROL DE DOCUMENTOS

DEPARTAMENTO: ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD

PROCESO: GESTIN DE DOCUMENTOS

UNIDAD/ESTABLECIMIENTO:

FECHA DE ELABORACIN: 16/01/2017

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS


Departamento: Aseguramiento de la calidad Cdigo: QA-G2-PROCD-A
Proceso: Gestin de Documentos Revisin: 00
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CONTROL DE DOCUMENTOS

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

El procedimiento para el control de documentos del departamento de


aseguramiento de la calidad de tiene como objetivo:

Definir y establecer los lineamientos a seguir para la elaboracin,


administracin y control de la documentacin del Sistema de Gestin de la
Calidad (SGC) de la empresa. De igual manera, busca asegurar que todos
los documentos estn implementados y mantenidos bajo una metodologa
de creacin, modificacin, revisin y aprobacin de forma estndar y
efectiva. Con esto, se lograr evitar la desorganizacin de los documentos
y permitir que el personal logre localizarlos rpidamente.
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CONTROL DE DOCUMENTOS

ALCANCE

Este procedimiento aplica a todos los documentos, tanto de origen interno


como externo, que soportan el Sistema de Gestin de la calidad e involucra
todas las actividades comprendidas desde la necesidad de creacin,
modificacin, revisin, aprobacin hasta la eliminacin del documento.

UNIDADES ADMINISTRATIVAS

Direccin General
Subdireccin
Departamento de Compras
Departamento de ventas
Departamento de produccin
Departamento de almacn y despacho
Departamento de aseguramiento de la calidad
Departamento de recursos humanos
Departamento de administracin y finanzas
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MARCO JURDICO

FUNDAMENTOS LEGALES

Norma Internacional ISO 9001:2008 (2008)

4.2.3 Control de Documentos:

Los documentos requeridos por el sistema de gestin de la calidad


deben controlarse. Los registros son un tipo especial de documentos y
debe controlarse de acuerdo en los requisitos citados en 4.2.4.
Debe establecerse un procedimiento documentado que defina los
controles necesarios para:
a) Aprobar los documentos en cuanto a su adecuacin antes de su
emisin.
b) Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y
aprobarlos nuevamente.
c) Asegurarse que se identifican los cambios y el estado de revisin
actual de los documentos.
d) Asegurarse que las versiones pertinentes de los documentos
aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso.
e) Asegurarse que los documentos permanecen legibles y fcilmente
identificables.
f) Asegurarse que se identifican los documentos de origen externo y
se controla su distribucin.
g) Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y
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aplicarles una identificacin adecuada en el caso de que se


mantenga por alguna razn.
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NORMATIVIDAD

NORMAS GENERALES

El manual de procedimientos deber aplicarse a fin de que la


operacin de las unidades operativas y administrativas participantes,
sea congruente y consistente.
Los usuarios del manual de procedimientos debern informar al jefe
de Aseguramiento de la Calidad de todos aquellos cambios que
modifiquen, agilicen y actualicen las actividades indicadas en este
manual.

NORMAS PARA EL DIRECTOR GENERAL

Deber comprobar la firma previa del subdirector antes de autorizar


y firmar el documento.

NORMAS PARA EL SUBDIRECTOR

Deber verificar detalladamente la documentacin antes de firma la


revisin.

NORMAS PARA EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE


ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD
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Queda prohibido difundir documentos sin haber sido revisados y


aprobados por sus responsables.
Queda prohibido elaborar, modificar, actualizar o anular un
documento sin haber sido procesado previamente la solicitud QA-
G2-PROCD-A-00.

NORMAS PARA EL JEFE DE LOS DEPARTAMENTO DE: VENTAS,


COMPRAS, PRODUCCIN, ALMACN Y DESPACHO,
ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD, RECURSOS HUMANOS Y
ADMINISTRACIN Y FINANZAS

Tiene la obligacin de difundir a todo el personal del departamento


los documentos que expedidos.

NORMAS PARA EL PERSONAL DE LOS DEPARTAMENTO DE:


VENTAS, COMPRAS, PRODUCCIN, ALMACN Y DESPACHO,
ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD, RECURSOS HUMANOS Y
ADMINISTRACIN Y FINANZAS

Deber cumplir con los requisitos y documentacin necesaria para


ejercer el cargo.
Deber cumplir con el procedimiento y normas establecidas.
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CONTROL DE DOCUMENTOS

RESPONSABILIDADES

Del Director General


Asegurarse que todo documento elaborado, modificado, actualizado
o anulado est aprobado y firmado por l.
Proporcionar evidencia de su compromiso con el desarrollo e
implementacin del sistema de gestin de calidad.
Garantizar la provisin de los recursos necesarios para la
implementacin y mantenimiento del sistema de gestin de calidad.

Del Subdirector
Asegurarse que todo documento elaborado, modificado, actualizado
o anulado est revisado y firmado por l.
Proporcionar evidencia de su compromiso con el desarrollo e
implementacin del sistema de gestin de calidad.
Asegurar que el jefe del departamento de aseguramiento de la
calidad disponga de los recursos necesarios para el trabajo de
oficina.

Del Jefe del departamento de Aseguramiento de la Calidad


Evaluar las Solicitudes de elaboracin, modificacin, actualizacin o
anulacin de documentos QA-G2-PROCD-A-00 y dar respuesta.
Elaborar, modificar, actualizar o anular los documentos.
Mantener el control de los documentos en la empresa.
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Del jefe de los departamento de: ventas, compras, produccin, almacn y


despacho, aseguramiento de la calidad, recursos humanos y
administracin y finanzas
Articular informacin y decisiones entre el personal del
departamento en estudio y el jefe del departamento de
Aseguramiento de la calidad

Del personal de los departamento de: ventas, compras, produccin,


almacn y despacho, aseguramiento de la calidad, recursos humanos y
administracin y finanzas
Diligenciar la solicitud de elaboracin, modificacin, actualizacin o
anulacin de documentos siempre que perciba inconformidad en el
sistema documental.
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CONTROL DE DOCUMENTOS

ACTIVIDADES A SEGUIR PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS


Departamento: Aseguramiento de la calidad Cdigo: QA-G2-PROCD-B
Proceso: Gestin de Documentos Revisin: 00
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CONTROL DE DOCUMENTOS

RESPONSABLES ACTIVIDADES

1. El personal del departamento identifica


Departamento de: la necesidad de elaborar, modificar,
ventas, compras, actualizar o anular un documento y se lo
produccin, almacn y manifiesta al jefe del departamento.
despacho,
aseguramiento de la 2. Diligencia el formato QA-G2-FMTO-A-
calidad, recursos 00 Solicitud de creacin, modificacin,
humanos y actualizacin o anulacin de
administracin y documentos.
finanzas 3. Enva el formato QA-G2-FMTO-A-00
(Personal administrativo Solicitud de creacin, modificacin,
u operativo) actualizacin o anulacin de
documentos al jefe de Aseguramiento
de la calidad.
4. Recibe el formato QA-G2-FMTO-A-00
Solicitud de creacin, modificacin,
actualizacin o anulacin de
documento por parte del personal del
Departamento de departamento.
aseguramiento de la
5. Analiza el impacto y la viabilidad de la
calidad
solicitud en el sistema de gestin de
(Jefe)
calidad.
6. Identifica el responsable para la
elaboracin o modificacin, y se le
asigna la tarea de ejecutarlo.
Departamento de:
ventas, compras,
produccin, almacn y
despacho, 7. Recibe la orden y elabora, modifica,
aseguramiento de la actualiza o anula el documento de
calidad, recursos acuerdo a lo establecido en la gua QA-
humanos y G2-GUI-A Documentos y Registros.
administracin y
finanzas
(Jefe)
Departamento: Aseguramiento de la calidad Cdigo: QA-G2-PROCD-B
Proceso: Gestin de Documentos Revisin: 00
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CONTROL DE DOCUMENTOS

8. Remite el documento al responsable de


su revisin.

9. Recibe el documento y lo revisa


cuidadosamente.
Subdireccin
10. Firma el documento.
(Subdirector)
11. Remite el documento al encargado de
la aprobacin.

12. Recibe el documento y lo firma.


Direccin General
(Direccin) 13. Remite al jefe de aseguramiento de la
calidad.
14. Recibe el documento revisado y
aprobado.
15. Archiva el documento en fsico y en
digital.
Departamento de
16. Actualiza la lista AQ-G2-LIST-A
aseguramiento de la
Listado Maestro de Documentos
calidad
Internos.
(Jefe)
17. Recoge las copias obsoletas de ser el
caso y se entregan copias controladas
al jefe del departamento.

Departamento de:
18. Recibe las copias controladas.
ventas, compras,
produccin, almacn y
despacho,
aseguramiento de la
calidad, recursos
19. Realiza la difusin del documento.
humanos y
administracin y
finanzas
(Jefe)
Departamento: Aseguramiento de la calidad Cdigo: QA-G2-PROCD-B
Proceso: Gestin de Documentos Revisin: 00
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CONTROL DE DOCUMENTOS

FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS


Departamento: Aseguramiento de la calidad Cdigo: QA-G2-PROCD-B
Proceso: Gestin de Documentos Revisin: 00
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CONTROL DE DOCUMENTOS

DEPARTAMENTO DE
Direccin General SUBDIRECCIN ASEGURAMIENTO DE DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO
(Director) (Subdirector) CALIDAD (Jefe) (Personal)
(Jefe)

INICIO

1. Identifica la
necesidad de elaborar,
modificar, actualizar o
anular un documento y
se lo manifiesta al jefe
del departamento.

2. Diligencia la
QA-G2-FMTO-A-00
Solicitud de creacin,
Solicitud de creacin,
modificacin, actualizacin o modificacin,
anulacin de documentos. actualizacin o anulacin
de documentos

3. Enva la Solicitud de
QA-G2-FMTO-A-00
Solicitud de creacin, creacin, modificacin,
modificacin, actualizacin o actualizacin o anulacin
anulacin de documentos. de documentos al jefe de
Aseguramiento de la
calidad.

Va a

Direccin General SUBDIRECCIN DEPARTAMENTO DE DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO


Departamento: Aseguramiento de la calidad Cdigo: QA-G2-PROCD-B
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CONTROL DE DOCUMENTOS

(Director) (Subdirector) ASEGURAMIENTO DE (Jefe) (Personal)


CALIDAD
(Jefe)
Viene de

A A

4. Recibe la Solicitud de
QA-G2-FMTO-A-00
creacin, modificacin, Solicitud de creacin,
actualizacin o anulacin modificacin, actualizacin o
de documento por para del anulacin de documentos.

personal del
departamento.
5. Analiza el impacto y
la viabilidad de la
solicitud en el sistema
de gestin de calidad.

6. Identifica el responsable
para la elaboracin o
modificacin, y se le asigna la
tarea de ejecutarlo.

Va a

Departamento: Aseguramiento de la calidad Cdigo: QA-G2-PROCD-B
Proceso: Gestin de Documentos Revisin: 00
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CONTROL DE DOCUMENTOS

DEPARTAMENTO DE
Direccin General SUBDIRECCIN ASEGURAMIENTO DE DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO
(Director) (Subdirector) CALIDAD (Jefe) (Personal)
(Jefe)

Viene de

B B

7. Recibe la orden y elabora,


modifica, actualiza o anula el
documento de acuerdo a lo
establecido en la Gua para la
elaboracin de documentos.

8. Remite el documento
Documento elaborado, al responsable de su
modificado, actualizado
revisin.

9. Recibe el documento y Documento elaborado,


modificado, actualizado
lo revisa cuidadosamente.

Va a
Departamento: Aseguramiento de la calidad Cdigo: QA-G2-PROCD-B
Proceso: Gestin de Documentos Revisin: 00
Tipo de documento: PROCEDIMIENTOS Pgina: 16 de 22

CONTROL DE DOCUMENTOS

DEPARTAMENTO DE
Direccin General SUBDIRECCIN ASEGURAMIENTO DE DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO
(Director) (Subdirector) CALIDAD (Jefe) (Personal)
(Jefe)
Viene de

10. Firma el documento.

11. Remite el documento


Documento
revisado y firmado al encargado de la
aprobacin.

D D

12. Recibe el documento y Documento


lo firma. revisado y firmado

13. Se remite al jefe de


aseguramiento de la
calidad.

Documento
E aprobado E

Documento 14. Recibe el documento


aprobado revisado y aprobado.

Va a

Direccin General SUBDIRECCIN DEPARTAMENTO DE DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO


Departamento: Aseguramiento de la calidad Cdigo: QA-G2-PROCD-B
Proceso: Gestin de Documentos Revisin: 00
Tipo de documento: PROCEDIMIENTOS Pgina: 17 de 22

CONTROL DE DOCUMENTOS

(Director) (Subdirector) ASEGURAMIENTO DE (Jefe) (Personal)


CALIDAD
(Jefe)
Viene de

15. Archiva el documento en


fsico y en digital.

16. Actualiza el Listado


maestro de Documentos.

17. Recoge las copias


obsoletas de ser el caso
y se entregan copias
controladas al jefe del
departamento.
F

F
18. Recibe las
copias controladas.

19. Realiza la difusin


del documento.

FIN
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ACTIVIDADES A SEGUIR PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS


EXTERNOS
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Proceso: Gestin de Documentos Revisin: 00
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CONTROL DE DOCUMENTOS

RESPONSABLES ACTIVIDADES
1. Con la ayuda de los jefes de los
departamentos selecciona y aprueba los
documentos que sean de aplicacin a
cualquier proceso de la empresa.
2. Codifica los documentos aprobados
marcando en su cubierta la inscripcin
Jefe del Departamento
Documento Externo seguido del cdigo
de Aseguramiento de la
segn se explica en la gua QA-G2-GUI-
calidad
A Documentos y Registros
3. Archiva los originales de los documentos
en vigor. Si el documento es obsoleto
se desecha.
4. Registra la actualizacin o modificacin
en la Lista AQ-G2-LIST-B Listado
Maestro de Documentos externos.
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Proceso: Gestin de Documentos Revisin: 00
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FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS


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Tipo de documento: PROCEDIMIENTOS Pgina: 21 de 22

CONTROL DE DOCUMENTOS

DEPARTAMENTO DE ASEGURAMIENTO DE CALIDAD


(Jefe)

INICIO

1. Con ayuda de los jefes de los


departamentos selecciona y aprueba
los documentos que sean de
aplicacin a cualquier proceso de la
empresa.

2. Codifica los documentos


aprobados marcando en su
cubierta la inscripcin Doc.
Externo seguido del cdigo.

NO Se encuentra
Si
obsoleto el
documento?

3. Se desecha el
3. Se archiva documento
los originales en
vigor

4. Se registra o
modifica en la Lista
de Maestra de
Documentos
Externos

FIN