Organizar sus documentos digitales puede ser tan frustrante y

confuso como organizar documentos impresos desordenados.

Sin una estructura realista y manejable en prctica, basta con
un solo descuidado clic del mouse para que un documento
importante se pierda en el caos. Buenas noticias? Clasificar y
ordenar meticulosamente sus documentos digitales no es tan
intimidante como parece y los beneficios de ahorro de tiempo
y alivio del estrs bien valen la pena el tiempo y el esfuerzo.

Con un poco de planificacin y mucha paciencia, estar en

camino a archivar ordenadamente sus documentos digitales en
poco tiempo. Tome el control de su disco duro hoy mismo con
estos 5 consejos para organizar eficientemente sus
documentos digitales:

1. QUDESE EN MIS DOCUMENTOS.

Si su sistema operativo no vino equipado con una carpeta Mis

Documentos por defecto, cree una y sela para guardar todos
sus documentos, incluyendo los documentos escaneados y
generados por un procesador de textos, las imgenes y
cualquier otro archivo digital (vdeos, msica, descargas, etc.)
a los que le gustara acceder o hacerles una copia de seguridad,
sin tener que poner de cabeza su disco duro. Ser mucho ms
fcil cuando llegue el momento de transferir sus datos a una
nueva computadora.

2. CREE SUBCARPETAS.

En lugar de acumular documentos digitales de cualquier forma,

cree cuidadosamente y etiquete de forma especfica
subcarpetas de nivel superior de categora amplia y almacene
en ellas documentos de tema similar. Por ejemplo, las facturas
deben ir directamente en la carpeta de facturas de nivel
superior, que luego debe contener subcarpetas subsiguientes
ordenadas por mes y ao para un acceso ms rpido (y su
tranquilidad al momento de los impuestos). Trate de crear
carpetas individuales para cada persona de su familia. Tambin
puede ordenar documentos digitales por tipo de archivo para
agrupar, por ejemplo, todas las presentaciones de PowerPoint,
documentos de Word, PDF u hojas de clculo.

3. ORGANICE SU ESCRITORIO.

Reserve el escritorio de su computadora slo para documentos

y archivos que requieren una accin inmediata. Elimnelos,
recclelos o archvelos adecuadamente cuando haya terminado
con ellos. La gente a menudo usa su escritorio como un
depsito de almacenamiento a largo plazo, lo que con el tiempo
puede debilitar el desempeo general de su computadora.

4. NOMBRE A LOS ARCHIVOS DE DOCUMENTOS DE LA

MANERA MS ESPECFICA POSIBLE.

Por ejemplo, si tiene en su disco duro varias versiones de su

Currculum Vtae para audiencias objetivo especficas, buscar
una con el nombre genrico de Currculum Vtae no es
efectivo. Un documento digital con un nombre detallado,
memorable y con fecha, como
John_Currculum_Vtae_Relaciones_Pblicas_2_2011, es
mucho ms fcil de recordar y encontrar en un apuro.

5. SIGA MEJORANDO LO BUENO.

Ajustar y refinar regularmente su nueva estructura de archivo

de documentos digitales slo la hace ms fuerte y ms
eficiente. No olvide eliminar o archivar de forma rutinaria
archivos y carpetas que ya no use pero que an necesite
ocasionalmente y renombrar y reacomodar los archivos y
carpetas activos segn sea necesario.
6. ENVE ARCHIVOS A LA NUBE.

Si su disco duro se llena demasiado o si quiere hacer una copia

de seguridad externa, suba algunos (o todos) sus archivos de
documentos digitales a las nubes seguras para documentos
de GoogleDocs o Evernote. Acceda instantneamente en lnea
o mediante un smartphone a los datos que ha subido, en
cualquier momento y en cualquier lugar.

No hay lmites sobre qu tan especfico puede ser al

organizarse, o cuntas subcarpetas puede crear, as que tenga
cuidado de no dejarse llevar. Sea simple, especfico y
divirtase.