Que es y que funcin cumple el Organigrama Estructural?

Un organigrama es un esquema de la organizacin de una empresa, entidad o de una

actividad. El trmino tambin se utiliza para nombrar a la representacin grfica de las
operaciones que se realizan en el marco de un proceso industrial o informtico.

Un organigrama permite analizar la estructura de la organizacin representada y cumple

con un rol informativo, al ofrecer datos sobre las caractersticas generales de la
organizacin.
Los organigramas pueden incluir los nombres de las personas que dirigen cada
departamento o divisin de la entidad, para explicitar las relaciones jerrquicas y
competencias vigentes.

n organigrama permite analizar la estructura de la organizacin representada y cumple

con un rol informativo, al ofrecer datos sobre las caractersticas generales de la
organizacin.
Los organigramas pueden incluir los nombres de las personas que dirigen cada
departamento o divisin de la entidad, para explicitar las relaciones jerrquicas y
competencias vigentes.

Qu es y que funcin cumple el Reglamento de Organizaciones y Funciones (ROF)?

Es el documento tcnico normativo de gestin institucional que formaliza la estructura
orgnica de la entidad, orientada al esfuerzo institucional y al logro de su misin, visin
y objetivos. Contiene las funciones generales de la entidad, y las funciones especficas de
los rganos y unidades orgnicas, estableciendo sus relaciones y responsabilidades.

El ROF es un documento que expresa cmo los rganos de gobierno, han decidido que
debe formularse la organizacin de una entidad. As al ROF establecer:
1. Que es un instrumento normativo institucional que contiene disposiciones tcnico-
administrativas que completan, regulan y fijan la estructura orgnica de una entidad.
2. En el ROF se precisan la naturaleza, finalidad, funciones generales, y atribuciones de
las Unidades Orgnicas y sus relaciones, de acuerdo a la norma legal de creacin y
disposiciones complementarias.
3. Establece la estructura funcional y orgnica de las dependencias hasta el tercer nivel
organizacional, tipificando las atribuciones de los cargos directivos especificndose la
capacidad de decisin y jerarqua as como el mbito de supervisin en la institucin.
4. Cul es el modelo de gestin. Qu cosas realizara la entidad y que cosas las encargara a
terceros.
5. Cul es la estructura de la entidad y que unidades orgnicas deben existir para desarrollar
el modelo de gestin.
6. Qu funciones debe corresponderle a cada unidad orgnica, que favorezcan la
flexibilidad y la continuidad de la organizacin.
7. Las relaciones jerrquicas, de coordinacin y en general de trabajo que se establecen.
8. Las atribuciones o facultades especficas de los titulares de las unidades orgnicas.

UTILIDAD DEL ROF

El ROF deber ser empleado como un instrumento de gestin administrativa, para
establecer campos funcionales y responsabilidades y como un medio para efectuar el
proceso de direccin y control. El ROF describe la estructura hasta el nivel del rgano o
unidades orgnicas, en tal sentido supedita a los Manuales de Organizacin y funciones
(MOF), los cuales llegan hasta el nivel de cargo.

LINEAMIENTOS PARA LA FORMULACIN DEL ROF

La formulacin del ROF debe sujetarse a los lineamientos siguientes:
a. Evitar la duplicidad de funciones y precisar las funciones y competencias de cada unidad
orgnica.
b. Establecer con claridad los niveles de autoridad y responsabilidad. El ROF debe
constituirse en un instrumento de empoderamiento.
c. Reflejar una estructura orgnica coherente con los fines y objetivos de la institucin y
orientada a reforzar a la presentacin de los servicios pblicos.
d. Establecer una estructura sin muchos niveles, flexible, con delegacin y buscando
generar valor en los procesos.
e. Permitir flexibilidad para que la entidad pueda adecuarse a los cambios polticos,
econmicos y tecnolgicos.
f. Contener informacin por lo menos sobre:
- Unidades Orgnicas.
- Cadena de mando.
- Funciones de las unidades orgnicas.
- Relaciones funcionales previstas.
- Atribuciones especficas.
g. La conduccin del proceso de elaboracin del Reglamento de Organizacin y Funciones
corresponde a las Oficinas de Racionalizacin Institucional o la que haga sus veces.
h. El ROF es aprobado por el Titular del Pliego a propuesta de la Oficina de
Racionalizacin o la que haga sus veces.
i. La Oficina de Racionalizacin es responsable de la actualizacin del ROF. En general,
procede la modificacin del ROF cuando se apruebe o modifique una disposicin que
afecte directa o indirectamente la naturaleza, funciones, atribuciones y/o servicios que
ofrece la Entidad.
j. Debe considerar una estructura sencilla en base a una cadena de mando corta y
facultacin o empoderamiento, con pocos niveles jerrquicos sin exceder del 3 nivel
organizacional.

CONTENIDO DEL ROF

1. NDICE
Es la relacin clasificada de Ttulos, Captulos y Anexos que contiene el ROF.

2. INTRODUCCIN
 Se precisa la interrelacin entre la naturaleza de la Entidad y las polticas y acciones de
desarrollo que se pretenden alcanzar en el corto, mediano y largo plazo.

Se relacionar la Ley de creacin de la entidad, con la necesidad de operatividad para que

esta se cumpla. As mismo, se describir las caractersticas del Reglamento de
Organizacin y Funciones, resaltando la funcin de los rganos de Lnea en trminos de
Servicios Pblicos.

3. GENERALIDADES
Se consignar el contenido y mbito de aplicaciones del Reglamento, domicilio de la
Entidad y tiempo de funcionamiento.

4. TTULO PRIMERO: DE LA NATURALEZA, FINALIDAD, OBJETIVOS Y

FUNCIONES GENERALES.
Se precisar la naturaleza de la entidad, es decir la esencia propiedad y caractersticas
permanente que ha recibido por mandato constitucional.

La finalidad tambin llamada misin, es la razn fundamental para la que ha sido creada
la institucin y a la que debe orientar su existencia. Generalmente se define en funcin de
que productos o servicios genera, y a quienes se dirige. La finalidad o misin tambin
puede desplegarse en objetivos vinculados al corto y mediano plazo.

Se considera as mismo, las funciones generales, entendiendo como tales al conjunto de

acciones fundamentales o actividades globales que deben realizar la Entidad para lograr
la finalidad y objetivos establecidos.

5. TTULO SEGUNDO: DE LAS FUNCIONES, FACULTADES Y

ATRIBUCIONES.
En esta parte se establecer la Estructura Orgnica y describir la naturaleza y funciones
de los rganos de la Entidad. Se podr agrupar los rganos afines en captulos.
Se sealaran las interrelaciones internas y externas que se proveen llevar a efecto.
Se consignarn las funciones de cada Director o Jefe de rgano en el ejercicio del cargo
y las facultades y atribuciones de los actos administrativos de su competencia.
Todos estos aspectos se podrn desarrollar en Captulos.

Precisiones tcnicas:
Las funciones deben precisar:
a) La atribucin, facultad nivel de intervencin (normar, regular, supervisar, coordinar,
ejecutar).
b) La materia o campo sobre el cual se ejerce la atribucin (Educacin de adultos,
programas de vacunacin, rol de vacaciones, etc.);
c) El mbito institucional o territorial sobre el cual se acta (Sector, Ministerio, Institucin
Nacional, Regional, Local, etc.).
d) La formulacin de las funciones deben delimitar los campos de accin de las diferentes
reas funcionales, cuidando de no incurrir en omisiones o interferencias.
e) Dicha descripcin debe orientarse a permitir que los rganos cumplan con los propsitos
de planeamiento, organizacin, direccin, coordinacin, ejecucin y control de sus
actividades.
f) Su redaccin considera el verbo en infinitivo.
 Clasificacin de las funciones:
a) Por sistemas: De decisin (Direccin Poltica y direccin administrativa), De Gestin
(tcnico normativo/ Ejecutivos) y Auxiliares (De equilibrio y de insumos).
b) Por el Proceso Administrativo: Considera a las funciones vinculadas a las Fases o
etapas en la cual se descompone el Proceso Administrativo.
c) Por rganos: (rganos de lnea tcnico normativos o de ejecucin, control, asesora y
apoyo).

6. TITULO TERCERO: DE LAS RELACIONES INTERINSTITUCIONALES.

Se especificar la facultad que tiene la Entidad de mantener relaciones con personas
naturales o jurdicas, nacionales o extranjeras cuyos objetivos sean concurrentes o
complementarias a los fines que persigue.

7. TTULO CUARTO: DISPOSICIONES COMPLEMENTARIOS,

TRANSITORIAS Y FINALES
Se consignar con precisin l o los regmenes laborales en los cuales se encuentran
comprendidos los funcionarios y servidores.
Consignar los recursos con que contar el organismo, con precisin de sus pautas, as
como el origen de su patrimonio.
Considerar todas aquellas disposiciones que coadyuven a lo mejor aplicacin de las
normas establecidas en los rubros anteriores.
Consignar todas aquellas disposiciones que deben aplicarse en forma temporal para la
adecuada implementacin de la Entidad.
Indicar las disposiciones legales que se dirijan, modifican o se dejan en suspenso con las
normas previstas.

8. ORGANIGRAMA GENERAL
Contendr la estructura orgnica total de la Entidad.

9. GLOSARIO DE TRMINOS
Deber definirse aquellos trminos tcnicos empleados en el Reglamento, que requieren
aclaracin en cuanto a su significado, debiendo ser presentados en orden alfabtico.

CONSIDERACIONES PARA FORMULAR EL REGLAMENTO DE

ORGANIZACIN Y FUNCIONES
Debe realizarse un ligero diagnstico de la realidad en tres planos.
Considerando los planes institucionales, las polticas de gobierno de sus autoridades y las
modalidades de gestin priorizadas.
Teniendo en cuenta las necesidades de la poblacin, los servicios de mayor demanda y las
prioridades que se establezcan para el desarrollo.
Teniendo en cuenta los aspectos administrativos de la Entidad teniendo en cuenta la
cantidad y calidad de personal, sus aptitudes, los recursos materiales y financieros, la
infraestructura existente, etc.
Luego se debe describir detalladamente las competencias y atribuciones que la Ley otorga
a la Entidad. Se obtendr un listado de funciones que la Ley faculta y encarga a la
Institucin.
 Luego proceder a establecer una comparacin entre las competencias y atribuciones que
la Ley otorga a la Entidad y las que viene desarrollando. Utilizando el diagnstico
anterior, se debe analizar competencias son posibles y convenientes desarrollar por la
Entidad. Para precisar la estructura organizacional, es necesario que las autoridades
definan la poltica Institucional en la referente a:

1. Precisin sobre las competencias esenciales y adjetivas de la entidad.

2. Modalidades de la gestin, en la prestacin de servicios. (por proyecto, por
administracin directa, por contrato, con alianzas, tercerizadas, etc.).
3. Amplitud en cuanto a lo desagregacin de unidades organizativas.
4. Niveles jerrquicos y organizacionales.
5. Tipos de departamentalizacin o utilizarse.
6. Niveles y grados de delegacin y empoderamiento.

DIFERENCIAS ENTRE EL ROF Y EL MOF

Tanto el Reglamento de Organizacin y Funciones cono el Manual de Organizacin y
Funciones son documentos tcnico normativo sobre la organizacin y funciones de la
entidad u rgano de que se trate. Sin embargo presenta las diferencias siguientes:
a) El Reglamento de Organizacin y Funciones regula y establece la organizacin interna
de una entidad sobre la base de objetivos y funciones establecidas en su Ley Orgnica;
mientras que Funciones est supeditado a un Reglamento, el cual le sirve de base legal.
El Reglamento de Organizacin y Funciones contiene informacin general; mientras que
los Manuales son ms especficos, tienden a aclarar las normas, enfatizar los
procedimientos y relacionan instrucciones de procedencia diversa.

Qu es y que funcin cumple Manual de Organizaciones y Funciones (MOF)?

El Manual de Organizacin y Funciones, ms conocido como (MOF) por sus siglas, es

un documento formal que las empresas elaboran para plasmar parte de la forma de la
organizacin que han adoptado, y que sirve como gua para todo el personal.El MOF
contiene esencialmente la estructura organizacional, comnmente llamada Organigrama,
y la descripcin de las funciones de todos los puestos en la empresa. Tambin se suele
incluir en la descripcin de cada puesto el perfil y los indicadores de evaluacin.Hoy en
da se hace mucho ms necesario tener este tipo de documentos, no solo porque todas las
certificaciones de calidad (ISO, OHSAS, etc), lo requieran, si no porque su uso interno y
diario, minimiza los conflictos de reas, marca responsabilidades, divide el trabajo y
fomenta el orden, etc.
Adems, es la piedra angular para implantar otros sistemas organizacionales muy
efectivos como: evaluacin de desempeo, escalas salariales, desarrollo de carrera y
otros.
Como ven, la existencia del MOF en una organizacin es de vital importancia y por ello
se debe cuidar el proceso de su elaboracin. Aqu algunas recomendaciones para este
proceso:
Se necesita la participacin y compromiso de todos en la organizacin, especialmente de
los lderes como promotores.
 Importancia
Facilita el proceso de induccin del personal y permite el perfeccionamiento y/o
orientacin de las funciones y responsabilidades del cargo al que han sido asignados, as
como aplicar programas de capacitacin.
Determina las funciones especificas, responsabilidad y autoridad de los cargos dentro de
la estructura orgnica de cada dependencia
Proporciona informacin a los funcionarios y servidores sobre sus funciones especficas,
su dependencia jerrquica y coordinacin para el cumplimiento de sus funciones.

Dentro de las principales utilidades que presenta el MOF tenemos las siguientes:
Determina las funciones especficas, responsabilidades, autoridad y requisitos mnimos de
los cargos dentro de la estructura orgnica de cada dependencia.
Proporciona informacin a los funcionarios y servidores pblicos sobre sus funciones y
ubicacin dentro de la estructura general de la organizacin, as como sobre las
interrelaciones formales que corresponda.
Ayuda a institucionalizar la Simplificacin Administrativa proporcionando informacin
sobre las funciones que le corresponde desempear al personal al ocupar los cargos que
constituyen los puntos de trmite en el flujo de los procedimientos.
Facilita el proceso de induccin de personal nuevo y el de adiestramiento y orientacin
del personal en servicio, permitindoles conocer con claridad sus funciones y
responsabilidades del cargo a que han sido asignados as como aplicar programas de
capacitacin.
El MOF no ser empleado para crear nuevas unidades orgnicas distintas a las contenidas
en el ROF. Tampoco se utilizar para crear cargos al margen de los establecidos en el
CAP.
El Manual de Organizacin y Funciones se elaborar independientemente en cada unidad
orgnica de segundo nivel organizacional llmese Direccin Nacional, Direccin
General, Direccin Tcnica, Oficina u rgano de nivel equivalente.

Leer ms: http://www.monografias.com/trabajos76/organigramas-manual-organizacion-

funciones/organigramas-manual-organizacion-funciones.shtml#ixzz4Sadf2H48
Qu es y que funcin cumple Cuadro de Organizacin de Personal (CAP)?
Qu es y que funcin cumple Manual de Procedimientos Administrativos (MAPRO)?
Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripcin de actividades
que deben seguirse en la realizacin de las funciones de una unidad administrativa, o de
dos mas de ellas.
El manual incluye adems los puestos o unidades administrativas que intervienen
precisando su responsabilidad y participacin.
Suelen contener informacin y ejemplos de formularios, autorizaciones
o documentos necesarios, mquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato
que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.
En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsin la informacin bsica referente
al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoria,
la evaluacin y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus
jefes de que el trabajo se est realizando o no adecuadamente.

Leer ms: http://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtml#ixzz4SaqHj9X1

Utilidad
Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripcin de tareas,
ubicacin, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecucin.
Auxilian en la induccin del puesto y al adiestramiento y capacitacin del personal ya
que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
Sirve para el anlisis o revisin de los procedimientos de un sistema.
Interviene en la consulta de todo el personal.
Que se desee emprender tareas de simplificacin de trabajo como anlisis de tiempos,
delegacin de autoridad, etc.
Para establecer un sistema de informacin o bien modificar el ya existente.
Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteracin
arbitraria.
Determina en forma mas sencilla las responsabilidades por fallas o errores.
Facilita las labores de auditoria, evaluacin del control interno y su evaluacin.
Aumenta la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que deben hacer y cmo deben
hacerlo.
Ayuda a la coordinacin de actividades y evitar duplicidades.
Construye una base para el anlisis posterior del trabajo y el mejoramiento de
los sistemas, procedimientos y mtodos.

Leer
ms: http://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtml#ixzz4SaqN5eWC