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Definicin
El Manual de Organizacin y Funciones (MOF) es un documento tcnico
normativo de gestin institucional donde se describe y establece la funcin
bsica, las funciones especficas, las relaciones de autoridad, dependencia y
coordinacin, as como los requisitos de los cargos o puestos de trabajo.
Utilidad
1. Determina las funciones especficas de los cargos o puestos de trabajo, cuyo
cumplimiento contribuye a lograr que se cumplan los objetivos funcionales de las
unidades orgnicas de cada dependencia, as como las responsabilidades y
obligaciones asignadas al cargo o puesto de trabajo, en concordancia con el
marco legal y normativo correspondiente.
2. Proporciona informacin a los directivos y personal sobre sus funciones y
ubicacin en la estructura orgnica de la entidad.
3. Ayuda a la simplificacin administrativa, proporcionando informacin sobre las
funciones que les corresponde desempear al personal, al ocupar los cargos o
puestos de trabajo, que constituyen acciones de una etapa o paso en el flujo de
procedimientos.
4. Facilita el proceso de induccin y adiestramiento del personal nuevo y de
orientacin al personal en servicio, permitindoles conocer con claridad las
funciones y responsabilidades del cargo o puesto de trabajo al que han sido
asignados, as como la aplicacin de programas de capacitacin.
Fuentes de informacin
El ROF que establece los objetivos funcionales y la estructura orgnica.
El Cuadro de Asignacin de Personal (CAP) que establece los cargos
necesarios para el funcionamiento de la entidad, siendo el ROF y el CAP
la base legal del MOF
El Estudio situacional y anlisis de las funciones de los cargos o puestos
de trabajo y de los procedimientos, as como su diseo o rediseo
El Manual Normativo de Clasificacin de Cargos de la Administracin
Pblica. Elaboracin del Manual de 5. Las normas tcnicas y legales y los
documentos normativos internos de cada entidad en lo que sea aplicable.
CRITERIOS PARA LA ELABORACIN DEL MOF
Las entidades debern tomar en cuenta los siguientes criterios para la
elaboracin del MOF:
En el MOF no se deber crear nuevas unidades orgnicas distintas a las
contenidas en el Reglamento de Organizacin y Funciones, ni
modificarlos.
En el MOF no se deber crear cargos o puestos de trabajo adicionales, ni
modificar los establecidos oficialmente en el Cuadro para Asignacin de
Personal.
El MOF ser elaborado en forma independiente en las unidades orgnicas
del segundo nivel organizacional de las entidades.
En la redaccin de las funciones de los cargos o puestos de trabajo se
deben tener en cuenta lo siguiente:
A. El lenguaje a utilizar debe ser claro, sencillo y breve.
B. La accin a realizar debe ser expresada en verbo infinitivo, al inicio
de cada funcin, a continuacin debe indicarse el asunto sobre el
que trata la accin, de ser necesario para una mejor comprensin
de la funcin, el mbito formal del asunto y por ltimo el propsito,
fin u objeto de la funcin.
Ejemplos:
-"Absolver (accin) consultas en materia legal (asunto) de las
diversas dependencias del Ministerio de Salud (mbito formal del
asunto) para lograr la correcta aplicacin de las normas."
-"Disear (Accin) los protocolos (asunto) de las prestaciones o
atenciones de salud (mbito formal del asunto) para lograr su
estandarizacin y mejora de la calidad de atencin al paciente."
C. En las funciones especficas se deber colocar en el ltimo
numeral, la siguiente frase: "Las dems funciones que le asigne su
jefe inmediato"
D. Si en una unidad orgnica existen varios cargos o puestos de
trabajo con igual denominacin y que desempean funciones
similares, se deber describir en el MOF una sola vez y efectuar la
indicacin del nmero de los cargos considerados.
Para la especificacin de los requisitos mnimos exigibles de los cargos o
puestos de trabajo se deber tener en cuenta lo establecido en el Manual
Normativo de Clasificacin de Cargos y de ser necesario, los directivos de
las unidades orgnicas podrn especificar los requisitos deseables sobre
ttulos y grados, estudios complementarios o de especializacin y
experiencia laboral, as como los referidos a capacidades, habilidades y
actitudes necesarias para que se cumplan las funciones asignadas al
cargo .
PROCEDIMIENTO PARA LA FORMULACIN DEL MOF
La Oficina Ejecutiva de Organizacin o la Oficina que haga sus veces en
la respectiva entidad elaborar el Programa de actividades para la
formulacin del MOF, que ser aprobada por el rgano de Direccin de la
entidad e iniciar las actividades correspondientes, en coordinacin con
los Directores de las unidades orgnicas del segundo nivel organizacional
y con los Jefes de las unidades orgnicas de tercer nivel que dependan
directamente del rgano de direccin, segn el ROF.
Las entidades debern remitir copia del Programa de actividades para la
elaboracin del MOF, a la Oficina General de Planeamiento Estratgico y
a su rgano de control respectivo.
El Director o Jefe de la unidad orgnica de tercer nivel organizacional, en
base al Estudio situacional y anlisis, diseo o rediseo de funciones de
los cargos o puestos de trabajo y de los procedimientos, propone el
contenido de la "Ficha de Descripcin de Cargos o Puestos de Trabajo"
(F-ORG-02-08) para el personal a su cargo, que deber elaborarse segn
el formato del Anexo 6.
Los Directores y Jefes de las unidades orgnicas del segundo nivel
organizacional y las de tercer nivel que dependen directamente del rgano
de direccin de las entidades, debern elaborar el proyecto de MOF de
las unidades orgnicas a su cargo, cuyo contenido se deber sujetar al
siguiente esquema que se muestra ms adelante
Los Directores o Jefes de las unidades orgnicas del segundo nivel
organizacional y de los rganos de tercer nivel, dependientes
directamente del rgano de direccin de la entidad, debern revisar y
remitir a la Oficina a cargo de la racionalizacin u organizacin de su
respectiva entidad, el proyecto de MOF de su respectiva Direccin, para
la opinin tcnica correspondiente.
El titular de la Entidad deber aprobar las fichas de descripcin de
funciones de todos los cargos estructurales, previa opinin tcnica del
responsable de organizacin o racionalizacin
CONTENIDO DEL MOF
Cartula de Identificacin
Deber contener el nombre de la Unidad orgnica de segundo nivel
organizacional, la denominacin del manual, lugar y fecha de aprobacin y el
nmero de la resolucin aprobatoria. Tambin se podr incluir la fecha de
actualizacin cuando fuera el caso.
ndice
Describe la relacin clasificada de captulos que contiene el manual, sealando
su respectiva ubicacin por el nmero de pgina.
Objetivo del Manual
Se debe especificar lo que se pretende alcanzar a travs de la aplicacin del
contenido del manual
Alcance
Se define el campo de aplicacin del MOF.
Base Legal
Se sealan los dispositivos legales que aprueban los documentos de gestin
referidos a la organizacin.
Criterios del diseo
Se describe en forma resumida los criterios de la administracin y de las normas
sobre modernizacin del estado que son aplicables en la elaboracin de MOF,
cmo son: efectividad, eficiencia, calidad, unidad de mando, sistematizacin,
especializacin, integracin, interrelacin de los cargos y de sus funciones con
los procedimientos y criterios de medicin y evaluacin.
Estructura orgnica y organigramas estructural y funcional
Se describe la conformacin de la unidad orgnica del segundo nivel
organizacional segn el ROF aprobado, que debe ser acompaado de un
organigrama de tipo estructural, que lo represente grficamente, considerando
el nivel de direccin del cual depende y las unidades orgnicas hasta el tercer
nivel organizacional sobre las que tiene mando o direccin, a efectos de tener
una visin general sobre la ubicacin del rgano dentro de la estructura general
de la entidad. Tambin se podr incluir un organigrama de tipo funcional donde
se podrn graficar los equipos de trabajo que siempre son de naturaleza
temporal, salvo en los casos que se hayan conformado equipos de trabajo
permanente
Cuadro Orgnico de Cargos Trascripcin del CAP
aprobado y vigente de la unidad orgnica de segundo nivel organizacional o del
tercer nivel que depende directamente del rgano de direccin de la entidad
indicando el cdigo, la denominacin del cargo, y los cargos de cada unidad
orgnica que conforma el citado rgano.
Descripcin de funciones de los cargos
En este captulo se describen las funciones especficas de los cargos en el
formato "Ficha de descripcin de funciones de los cargos o puestos de trabajo"
(F-ORG 02-08), en el orden establecido en el cuadro orgnico de cargos. En los
casos que se hayan conformado equipos de trabajo se ordenar la presentacin
de los citados formatos agrupados por equipos.
Manual de Procedimiento Administrativos (MAPRO)
Diagrama de Flujos
Todos los procedimientos contenidos en el MAPRO se encuentran
representados grficamente mediante la utilizacin de diagramas de flujo, el cual
refleja el desarrollo de las principales actividades, indicando a los responsables
de su ejecucin. Para la confeccin de los diagramas de flujo se ha empleado lo
siguiente:
Se han establecido claramente las actividades que integran el curso normal del
procedimiento, sin incluir situaciones espordicas.
Las actividades de los procedimientos se muestran de izquierda a derecha,
desde la parte superior de la hoja. Se indican los responsables de ejecutar las
actividades; as como su secuencia a travs de flechas.
Las actividades se encuentran detalladas en forma breve y precisa.
Texto nico de Procedimientos Administrativos (TUPA)
Qu es el TUPA?
El Texto nico de Procedimientos Administrativos (TUPA) es el documento de
gestin de las municipalidades, que contiene los procedimientos administrativos
y servicios exclusivos que brinda a la ciudadana. Estos procedimientos y
servicios estn ordenados segn el rea orgnica a la cual pertenecen y puestos
en un formato legalmente establecido.
Objetivos del TUPA
Existe la exigencia legal de tener un TUPA en las municipalidades, a fin de
alcanzar los siguientes objetivos que estn relacionados con los beneficios que
recibe la ciudadana:
OBJETIVOS:
Ordenar y poner en un solo documento la informacin adecuada sobre los
procedimientos administrativos y servicios prestados en exclusividad que
la entidad brinda a los ciudadanos y ciudadanas.
Habilitar a las municipalidades para tramitar los procedimientos
administrativos y cubrir los costos que ello conlleva; de lo contrario puede
estar sujetas a cuestionamientos por realizar trmites sin sustento.
Ordenar y racionalizar los requisitos que se solicitan para los
procedimientos.
Dar a conocer los plazos legales de resolucin de los procedimientos.
Definir las autoridades que resuelven las solicitudes de los ciudadanos y
ciudadanas.
Determinar cunto cuesta procesar una solicitud y segn ello, cunto se
debe cobrar por el procedimiento.
Reducir la corrupcin, al establecerse la obligacin de publicar los
trmites que ofrecen a la ciudadana, los requisitos estrictamente
necesarios que deben presentar por estos trmites y los costos.
El TUPA es importante porque:
Asegura que los ciudadanos cuenten con la informacin necesaria sobre
los trmites que desean realizar: el plazo, costos, requisitos y unidad
que les resuelve el trmite.
Ordena el conjunto de trmites que son brindados por las
municipalidades.
Obliga a los funcionarios y funcionarias a establecer de manera
razonable e imparcial los requisitos, plazos y costos.
Los procedimientos administrativos que no estn en el TUPA, no pueden
ser pedidos o realizados por la municipalidad.
Ventajas de tener un buen TUPA
Se pueden numerar 5 ventajas para las municipalidades que cuentan con un
buen TUPA:
1. Permite que los ciudadanos conozcan qu procedimientos son brindados por
la municipalidad, qu requisitos deben cumplir y cunto deben pagar. Con ello
se aclara el proceso de tramitacin y se evitan interpretaciones indebidas sobre
la legalidad de los trmites.
2. Ayuda a que la ciudadana pague las tasas vigentes.
3. Permite mejorar la rendicin de cuentas a la ciudadana, al relacionar los
cobros que debe hacer la municipalidad con los servicios que le solicitan los
ciudadanos y ciudadanas
4. Da claridad al procedimiento en lo que se refiere al costo real en tiempo y
dinero, por lo que la autoridad puede rendir cuentas a la ciudadana sobre
cunto recauda por estos procedimientos y en qu se utilizan estos recursos.
5. La municipalidad tiene claridad sobre los plazos y sus lmites mximos para
cumplir con brindar los servicios que le solicita la ciudadana.
Qu contiene el TUPA?
De acuerdo a la Ley del Procedimiento Administrativo General, Ley N 27444,
el TUPA debe contener:
Los procedimientos administrativos y servicios prestados en
exclusividad.
Estos procedimientos deben estar sustentados mediante ley o decreto
supremo.
En ese marco, la municipalidad mediante una ordenanza municipal
puede crear procedimientos administrativos y servicios prestados en
exclusividad, siempre que estn considerados en las competencias que
tiene atribuidas en la Ley Orgnica de Municipalidades.
Debemos entender por:
- Procedimiento administrativo: aquel que se inicia a solicitud del ciudadano
o ciudadana que genera una respuesta por parte de la municipalidad.
- Servicio prestado en exclusividad: son los servicios que slo puede brindar
la municipalidad, debido a que no hay terceros que los presten. Para estos
casos es necesario que exista una norma expresa que autorice brindar este
servicio.
Si este servicio pudiera ser brindado por un tercero, no se tratara de
servicios prestados en exclusividad.
Es importante conocer algunos conceptos para evitar que se coloquen
aspectos que no corresponden al procedimiento administrativo o servicio en
exclusividad.
En la siguiente tabla visualizaremos la diferencia entre un procedimiento
administrativo y un servicio prestado en exclusividad.
Para esto, debemos tener en claro qu son los servicios exclusivos, debido a que las
municipalidades brindan muchos servicios a la ciudadana y algunos son exclusivos y otros no.
Estamos ante un servicio exclusivo cuando:
Ejemplo:
- El alquiler de maquinaria.
- La atencin en el Centro de Conciliacin Extrajudicial de la DEMUNA para el caso de
alimentos.
- Emisin de avisos y comunicados en la televisin municipal.
- Venta de nichos en el cementerio municipal.
- Uso de instalaciones del camal municipal, entre otros.
Estamos ante un servicio no exclusivo cuando se trata de servicios que son prestados
tambin por el sector privado.
Ejemplo. El alquiler de cancha de fulbito puede ser un servicio prestado por la
municipalidad, que deja de ser exclusivo si tambin la iglesia o la escuela del municipio
cuentan con canchas que tambin las dan en alquiler.
Existen casos que la municipalidad puede brindar servicios no exclusivos, si es que los
ciudadanos no pueden acceder a estos servicios dados por terceros por el costo o
porque no se dan abasto para prestarlo. Para esto es importante tomar en cuenta que
este servicio debe responder a un inters pblico para que no sea catalogado como
competencia desleal.
Estos servicios no exclusivos no deben ir en el TUPA.
- Si no van en el TUPA donde se ponen?
Se recomienda que este tipo de servicios se anoten en un tarifario de servicios que
debera ser aprobado al mismo tiempo con la ordenanza que aprueba el TUPA y ser
difundido junto con ste.