Cronograma de actividades: sus principales

utilidades
El cronograma de actividades cuenta con muchas ventajas para la gestin, entre las que cabra destacar:
Proporciona una base para supervisar y controlar el desarrollo de todas y cada una de las
actividades que componen el proyecto.
Ayuda a determinar la mejor manera de asignar los recursos, para que se pueda alcanzar la meta
del proyecto de manera ptima.
Facilita la evaluacin de la manera en que cada retraso puede afectar a otras actividades y a los
resultados finales.
Permite averiguar dnde van a quedar recursos disponibles, de forma que se puede proceder a su
reasignacin a otras tareas o proyectos.
Sirve de base para realizar un seguimiento del progreso del proyecto.
Intentar gestionar un proyecto sin apoyarse en una herramienta como el cronograma de actividades es
casi como avanzar con los ojos cerrados ya que, sin la visin y claridad que aporta la toma de decisiones
pierde objetividad y el nivel de riesgo aumenta considerablemente.

La elaboracin del cronograma de actividades

Existen muchas metodologas que sirven de base para la elaboracin del cronograma de
actividades. Para elegir cul es la ms indicada en cada caso, habr que atender a las caractersticas
concretas del proyecto y sus necesidades. As, por ejemplo, se pueden aplicar los mtodos del Diagrama
de Gantt, CPM - Pert o algn tipo de anlisis de redes, en funcin de su creciente complejidad. En
cualquier caso, la informacin necesaria para la elaboracin de un calendario de este tipo ha de ser, como
mnimo:
Descripcin del alcance del proyecto: permite determinar las fechas de inicio y final clave, los
principales supuestos detrs del plan, as como las limitaciones y restricciones clave. Tambin
puede incluir expectativas de los interesados, que a menudo determinan los hitos del proyecto.
Lista de actividades y necesidades de recursos: es importante determinar si hay otras
restricciones a tener en cuenta en el desarrollo de la programacin. La comprensin de las
capacidades de los recursos unida a la experiencia profesional del Project Manager ayudar a
conocer qu factores o circunstancias (vacaciones, das libres, etc.) pueden afectar al cronograma
de actividades y, por tanto, al proyecto.
Calendarios personales y de proyecto: en la programacin del proyecto se ha de incorporar la
informacin relativa a los das laborables, los turnos, y la disponibilidad de los recursos.
Riesgos del proyecto: su comprensin es necesaria para planear cada actividad con tiempo
suficiente para hacer frente y responder a los riesgos identificados, pero calculando la posible
aparicin tambin de riesgos no identificados previamente.
 COMO HACER UN CRONOGRAMA DE TRABAJO EN EXCEL
Crear una plantilla con Excel para reutilizarla y adaptarla a tus nuevos proyectos es muy sencillo,
siempre que sigas los siguientes pasos:

1. Crea el archivo. Crea un nuevo documento de Excel y gurdalo con el nombre de plantilla
cronograma para identificarlo sin problema.
2. Inserta el logo. Inserta en las primeras filas y columnas el logo de tu empresa, para
personalizarlo.
3. Incluye el nombre del proyecto y la fecha de inicio y fin. Un par de filas por debajo,
selecciona y combina varias celdas para incluir un apartado con el ttulo de proyecto donde
sobreescribir el nombre de los futuros proyectos. Tambin conviene identificar la fecha de inicio
y fin de proyectos, para que esta informacin est siempre visible. Puedes configurar la
apariencia para que estos datos aparezcan en todas las pginas.
4. Define las tareas. Identifica cada una de las acciones. Una vez definidas, en la primera columna
escribe el encabezado de Tareas o Actividades y describe cada accin en una fila diferente.
5. Identifica los recursos. En la segunda columna, escribe el ttulo de Recursos y describe cada
uno de los recursos necesarios para llevar a cabo cada actividad. La actividad y los recursos
deben coincidir en el nmero de fila. Si la lista es larga o necesitas aclarar detalles, puedes
insertar un objeto, un archivo en pdd, por ejemplo.
6. Asigna a un responsable. Es importante que todo el mundo tenga claro quin es el responsable
de cada tarea, para poder ponerse en contacto con esta persona en caso necesario. Crea una
nueva columna con el encabezado de responsable y seala, en cada fila, a la persona
encargada de cada actividad.
7. Seala los intervalos de tiempo. Adems de crear las columnas con la fecha de inicio y fin de
cada tarea, debers crear diferentes columnas donde se refleje el calendario, con los das,
semanas y/o meses que dure el proyecto, y sealar, rellenando cada celda con color, la duracin
de cada actividad.
8. Diferencia cada fase. Puedes diferenciar las fases utilizando colores diferentes o separando
cada fase con una fila de color.
9. Anotaciones y comentarios. Crea una columna para comentar incidentes o aclaraciones. Si la
duracin del proyecto es larga, incluye esta columna antes del calendario, as se visualizar
mejor.