La transformacin de la documentacin de los archivos de las

Instituciones de Educacin Superior (IES) en fuente de

investigacin para la historia

XV Jornadas Archivsticas de la RENAIES

Sistema Institucional de Archivos y de Gestin Documental

Una visin integral sobre la importancia y utilidad de la

archivstica en las instituciones.

Mesa 1: Modelos de Gestin Documental

Autor: Lic. Blanca Estela Corrales Surez

El Colegio de Michoacn
blancae@colmich.edu.mx
Tel.: (01351) 5157100, ext. 1760
INTRODUCCIN

Los archivos de las IES son la memoria de la sociedad y forman una parte fundamental de su

patrimonio histrico. Una sociedad ms transparente, democrtica y participativa como la nuestra

y con conciencia de su identidad cultural y generadora del conocimiento las IES tiene la obligacin

de conservar estos fondos y organizarlos de manera que resulten de fcil acceso para los usuarios,

investigadores y para el pblico en general.

La atencin archivstica a los documentos administrativos conlleva al desarrollo de una

cultura institucional en materia de gestin documental relacionado con el tratamiento archivstico.

La gestin documental, el ciclo vital del documento o la teora de las tres edades,

denominacin que se le da a las distintas estadas por las que va pasando el documento (archivo de

trmite, archivo de concentracin y archivo histrico), desde su creacin a su eliminacin o

seleccin para su custodia permanente.

Atinadamente Borrs afirma: Con la intervencin del archivero desde la gnesis del

documento, tomando siempre como referencia el principio de respeto de los fondos, se asegura la

integracin de todos los documentos desde que son activos y semiactivos hasta que se eliminan o se

conservan en atencin a su valor temporal o permanente1.

As pues, lo archivos de las IES se transforman en un servicio o unidad administrativa que

bien organizado y gestionado, es sin duda, un sistema de informacin con respecto a la institucin y

acceso para los ciudadanos, es decir, representa una unidad de gestin documental.

La aplicacin del modelo que expondr sobre el inventario descriptivo del fondo documental

Enrique Arrequn Vlez del Archivo Histrico de la Biblioteca Luis Gonzlez de El Colegio de

1
Borrs, Joaqun, op.cit. p. 17.

2
Michoacn se desarrollan tcnicas archivsticas de los documentos con el propsito de hacer

posible la recuperacin de la informacin que contienen.

1. GESTIN DOCUMENTAL Y CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

2.1 Gestin Documental

El profesional archivstico, hoy en da, se enfrenta a retos muy importantes en torno al tratamiento

de los documentos desde su creacin o recepcin en las unidades administrativas encargadas de la

gestin documental.

Borrs menciona que La presencia del archivero en la fase activa del documento, es decir,

cuando predomina todava el valor primario, se fundamenta en el mismo principio de procedencia,

segn el cual los documentos de un fondo tienen que estar debidamente organizados segn la

estructura originaria o el orden natural de produccin. De esta manera, queda totalmente justificada

la utilizacin de unas tcnicas e instrumentos del tratamiento documental (por ejemplo, un sistema

de clasificacin o un mtodo de descripcin)2

En este contexto considero que la aplicacin de tcnicas y mtodos archivsticos desde la

creacin del documento favorecen la buena prctica de transparencia y acceso que permitan

identificar y organizar la informacin.

En efecto, el profesional archivstico es el responsable de implementar el sistema de gestin

documental en una institucin con la participacin, de acuerdo a sus funciones administrativas, de

directivos y responsables de las unidades administrativas, con el fin de lograr el adecuado proceso

de sistema.

2
Borrs, Joaqun, op.cit. p. 2.

3
2.2 Ciclo vital del documento

Para Cruz Mundet el documento atraviesa en su vida por distintas fases: desde su elaboracin o

recepcin y durante un periodo ms o menos corto de tiempo, es objeto de uso intensivo para la

resolucin de los asuntos propios de su creador; con el transcurso del tiempo cada vez es menos

utilizado, va perdiendo su valor segn los fines para los que haba sido creado; hasta que al final se

plantea bien su destruccin, bien su conservacin permanente.3

Couture y Rousseau sealan que la teora de las tres edades, segn la cual un documento es

activo, semiactivo o inactivo. Es activo si es indispensable para el funcionamiento cotidiano y, por

lo tanto, cuando es utilizado frecuentemente, debiendo, en consecuencia, permanecer cerca del

usuario. Es semiactivo si slo sirve en ocasiones, y si puede ser almacenado fuera de los espacios

administrativos. Es inactivo si ya no tiene una utilidad previsible para la administracin que lo cre

o recibi.4

De estos autores podemos recuperar que el ciclo vital del documento es el concepto que

define las diferentes estancias que pasa todo documento desde su origen administrativo hasta llegar

a la conclusin del trmite por el cual fue creado as como las subsecuentes etapas (activa,

semiactiva, inactiva) y valores (primarios, secundarios) que va adquiriendo con el tiempo. Como

podemos apreciar, ambos autores son de gran relevancia para nuestro objeto de estudio ya que ellos

nos sealan las distintas etapas o fases por las que atraviesa el documento.

3
CRUZ MUNDET, Jos Ramn. Manual de archivstica, 3ra. Edicin, Fundacin Germn Snchez Ruiprez, Madrid,
Ediciones Pirmide, Madrid, 1999, 408 p. ISBN: 84-68168-94-5. p. 97.
4
COUTURE, Carol, ROUSSEAU, Jean-Yves. Los archivos en el siglo XX, Universidad de Montreal y Archivo General
de la Nacin; trad. Nora Settels Sandahl, Mxico, 1988, 434 p. ISBN: 968-805-518-2, pp. 14-15.

4
 2.2.1 Archivo de Trmite

De acuerdo a los Lineamientos para la organizacin y conservacin de archivos de las

dependencias y entidades de la administracin pblica federal define al Archivo de trmite:

Unidad responsable de la administracin de documentos de uso cotidiano y necesario para el

ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa.5

Archivo de trmite, etapa activa de la documentacin. Es a partir de la recepcin o creacin

de los documentos que toda actividad administrativa dentro de las dependencias tiene sustento,

tambin es a partir de ese momento que se inicia su ciclo de vida en los archivos.6

El archivo de trmite tiene por objetivo fundamental: adecuar la fuente de informacin

documental que genere la propia Administracin, mediante la recepcin, clasificacin,

conservacin, depuracin y desplazamiento de la documentacin oficial, para apoyar la adecuada

toma de decisiones.7 La documentacin se encuentra cerca del funcionario responsable con la

finalidad de aprovechar al mximo la informacin disponible y necesaria para la toma de decisiones

con conocimiento de causa. Es indispensable que la documentacin en su fase activa se encuentre

en el mismo inmueble, as su consulta es gil y precisa; los documentos son consultados por el

personal que los gener para dar respuestas o soluciones a los asuntos que se han iniciado.

2.2.2 Archivo de Concentracin

En los Lineamientos para la organizacin y conservacin de archivos de las dependencias y

entidades de la administracin pblica federal se define al Archivo de Concentracin: Unidad

5
Lineamientos para la organizacin y conservacin de archivos de las dependencias y entidades de la administracin
pblica federal, en Diario Oficial de la Federacin, Mxico, 20 de febrero de 2004.
6
ALDAY GARCA, Araceli J., Introduccin a la administracin de documentos y a los archivos administrativos, SEP-
Puebla, s/f, 32 p., p. 16.
7
ORTEGA VARELA, Carmen del Pilar, Manual de archivos administrativos 2004, Gobierno del Estado de
Michoacn, Oficiala Mayor, Direccin de Archivos del Poder Ejecutivo, Morelia, Michoacn, Mxico, 2004, 46 p., p.
25.

5
responsable de la administracin de documentos cuya consulta es espordica por parte de las

unidades administrativas de las dependencias y entidades, y que pertenecen en l hasta su destino

final.8

En la segunda estancia del documento o fase semiactiva, una vez que se dio solucin al

asunto iniciado, el documento o expediente que se gener en el transcurso de la gestin se considera

testimonio del hecho, ste es guardado precaucionalmente, ya que puede ser consultado

espordicamente, es decir, no con la frecuencia de la fase activa. En esta fase la documentacin

conserva sus valores primarios (administrativo, jurdico o fiscal). Los documentos continan siendo

propiedad de la unidad administrativa que los gener y estarn a su disposicin en una fase

semiactiva, se encuentra en guarda precaucional en el archivo de concentracin.

En esta etapa son transferidos los archivos de las unidades administrativas al archivo de

concentracin. Los documentos semiactivos pueden ser almacenados fuera de la unidad

administrativa que los cre o acumul, siendo propiedad exclusiva de esa unidad. La unidad

administrativa delega de esta forma parte de sus responsabilidades en el centro de tratamiento, pero

conserva el derecho de reactivar o prestar uno o varios documentos. Habitualmente la unidad

administrativa es la nica que puede consultar sus documentos y cualquier otra unidad o persona no

puede hacerlo sin su permiso.9

El archivo de concentracin tiene como objetivo fundamental resguardar los documentos por

tiempo determinado durante el que son sometidos a valoracin y seleccin. La documentacin

semiactiva que ya no es consultada por sus productores y que carece de utilidad administrativa u

operativa, una vez que haya terminado el plazo de guarda precaucional podr ser eliminada o

transferida (transferencia secundaria) al archivo histrico para su guarda permanente.

8
dem.
9
COUTURE, Carol, ROUSSEAU, Jean-Yves. Los archivos en el siglo XX, Universidad de Montreal y Archivo
General de la Nacin; trad. Nora Settels Sandahl, Mxico, 1988, 434p. ISBN: 968-805-518-2, pp. 132-133.

6
 2.2.3 Archivo Histrico

Los Lineamientos para la organizacin y conservacin de archivos de las dependencias y entidades

de la administracin pblica federal definen al Archivo histrico: Unidad responsable de

organizar, conservar, administrar, describir y divulgar la memoria documental institucional.10

El archivo histrico es la ltima etapa del ciclo vital, donde el documento ha perdido sus

valores primarios para la institucin, pero conserva valores secundarios (valor evidencial, valor

testimonial y valor informativo) y se convierte en la memoria documental de quien los gener y su

uso es con fines culturales y de investigacin. Los objetivos y la misin de ser del archivo histrico,

es incorporar fondos que por su valor permanente adquieren el estatus de patrimonio documental;

conservar, ordenar, describir y difundir los grupos documentales que forman parte de una

institucin pblica o privada.

2.3 INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIN

Los instrumentos de descripcin archivstica le permiten al usuario conocer la informacin de una

manera ordenada para facilitarle la bsqueda de sus datos. Una de las ventajas es la accesibilidad a

los fondos documentales del archivo, esto, gracias a la aplicacin de la Norma Internacional de

Descripcin Archivstica (ISAD-G). Para Antonia Heredia la descripcin archivstica arranca en

los archivos administrativos para concluir en el archivo histrico 11, en este sentido, los procesos

de descripcin documental se inician desde el archivo de trmite, es decir, al producirse los

documentos y continuar a lo largo de su ciclo vital. Para desarrollar la tarea descriptiva de un acervo

documental, es necesario que el archivo este debidamente ordenado por grupos documentales como

son: fondo (subfondo), seccin (subseccin) y serie (subserie), Nez Fernndez opina al respecto:

10
dem.
11
HEREDIA HERRERA, Antonia. La norma ISAD(G) Anlisis Crtico Norma Internacional para la descripcin
archivstica. Documento consultado en octubre de 2008 por Internet: http://infolac.ucol.mx/documentos/isad.pdf. p.2

7
la descripcin bien entendida empieza por la clasificacin, porque clasificar correctamente un

documento de archivo es establecer una buena parte de su correcta descripcin. 12

2.3.1 Instrumentos descriptivos y auxiliares

Los instrumentos descriptivos y auxiliares son documentos elaborados con el propsito de describir,

controlar y suministrar acceso a los fondos del archivo. Entre los que generalmente se elaboran en

un archivo se encuentran el inventario, la gua, el catlogo, los ndices, el registro y otros. Para
13
elaborar los instrumentos descriptivos es necesario establecer un plan descriptivo aplicando la

Norma ISAD (G) en el diseo de su estructura. El archivista describe primero en forma general el

contenido global del depsito hasta la descripcin detallada de cada uno de los fondos, series,

expedientes hasta pieza o documento.

Por ejemplo tenemos el catlogo, instrumento descriptivo que toman como unidad

descriptiva la pieza documental o la unidad archivstica, Antonia Heredia define a los catlogos

como: el instrumento que describe ordenadamente y de forma individualizada las piezas

documentales o las unidades archivsticas de una serie o de un conjunto documental que guardan

entre ellas una relacin o una unidad tipolgico, temtica o institucional.14

Tambin tenemos la gua, este tipo de instrumento de descripcin documental puede ser til

para fondos o series de gran amplitud. Para Cruz Mundet Las guas proporcionan informacin

sobre todos o parte de los fondos de uno o ms archivos, describen globalmente las grandes

12
NEZ FERNNDEZ, Eduardo. Organizacin y gestin de archivos. Archivos y Bibliotecas del Ministerio de
Cultura, Espaa, 1999, 660p. ISBN: 84-95178-37-0. p.216
13
CRUZ MUNDET, Jos Ramn. Manual de archivstica, 3ra. Edicin, Fundacin Germn Snchez Ruiprez, Madrid,
Ediciones Pirmide, Madrid, 1999, 408p. ISBN: 84-68168-94-5. p.271.
14
HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivstica General. Teora y Prctica. Servicio de Publicaciones de la
Diputacin de Sevilla, Sevilla Espaa, 5 ed., 1991. 512 p. ISBN: 84-7798-056-X. p. 275.

8
agrupaciones documentales, esbozan la historia de los organismos productores y facilitan

informacin auxiliar acerca del archivo o archiveros y los servicios disponibles.15

El inventario, instrumento de descripcin que describe un fondo tanto en forma general

como a nivel de serie documental. Ante la produccin de grandes masas documentales los

archivistas los utilizan con mayor frecuencia, pues tienen la ventaja de elaborarlos con mayor

rapidez y proporcionar a los investigadores la informacin contenida en los fondos. Cruz Mundet lo

define como: El inventario describe las unidades que componen las series documentales,

dispuestas segn el orden que tienen en el cuadro de clasificacin y reproduciendo su estructura. En

funcin de las unidades descriptivas podemos distinguir entre el inventario somero (describe las

unidades de instalacin) y el analtico (describe las unidades archivsticas: los expedientes).16

2. METODOLOGA. INVENTARIO DESCRIPTIVO DEL FONDO DOCUMENTAL ENRIQUE

ARREGUN VLEZ

El fondo documental Enrique Arregun Vlez contiene varios expedientes que estn agrupados en

49 cajas de archivo ms una carpeta, dado que no contaba con instrumento de descripcin no

exista una consulta rpida y localizacin inmediata de la documentacin, de ah la necesidad de

realizar un inventario descriptivo de acuerdo a las normas archivsticas.

Los archivos de este fondo poseen documentos que el autor reuni durante sus actividades

sobre gestiones administrativas, investigaciones cientficas en el campo de la medicina y

correspondencia personal, que al rescatarlos y ponerlos adecuadamente a disposicin del pblico en

general y sobre todo a los estudiosos en la materia ha contribuido al conocimiento y la

investigacin.

15
CRUZ MUNDET, Jos Ramn. Manual de archivstica, 3ra. Edicin, Fundacin Germn Snchez Ruiprez, Madrid,
Ediciones Pirmide, Madrid, 1999, 408 p. ISBN: 84-68168-94-5., pp. 273-275.
16
CRUZ MUNDET, Jos Ramn. Manual de archivstica, 3ra. Edicin, Fundacin Germn Snchez Ruiprez, Madrid,
Ediciones Pirmide, Madrid, 1999, 408 p. ISBN: 84-68168-94-5. pp. 276-277.

9
 Se realizaron tareas propias de archivo, como limpieza de documentos, ubicacin de las

cajas de archivo, etctera. Una vez que se acomodaron las cajas de archivo con los expedientes en la

estantera, se procedi a numerar las 49 cajas de forma consecutiva (con etiquetas), as como el

nombre del fondo. Conforme fui revisando los documentos que contenan los expedientes, la

informacin se vaci en un formato que dise en Word para describir los documentos, asimismo

iba anotando con lpiz el ttulo del expediente en la cejilla del flder de la siguiente forma:

Cuadro Nm. 1

(1) 1 (2) UMSNH (Universidad Michoacana de San Nicols de Hidalgo) (3)1938-1944

(4) (Nm. de documentos: 7)

Donde: (1) Nmero consecutivo del expediente de la caja.
(2) Ttulo del expediente.
(3) Fechas extremas.
(4) Nm. de documentos que contiene el expediente.
Asimismo, a cada documento dentro del expediente le iba anotando con lpiz en la parte

derecha (esquina de la hoja) un nmero en forma consecutiva, con la finalidad de obtener el nmero

de documentos que integraba el expediente. Registr tambin el nmero de hojas que contena cada

documento.

3.1 Elaboracin formato del inventario

El estar limpiando y ordenando los documentos que integran el fondo documental Enrique

Arregun Vlez me permiti familiarizarme con todos los elementos internos y externos de la

documentacin, por ejemplo: tipos documentales, procedencia, orgenes funcionales, contenido

sustantivo, fechas; y con estos datos pude disear el formato para elaborar el inventario descriptivo.

Caractersticas:

Volumen: 8 metros lineales (49 cajas de archivo y una carpeta).

Ubicacin dentro del acervo: El archivo se encuentra ubicado en la primera y segunda columna

de la estantera Nm. 1

10
 Lengua de los documentos: La mayora esta escrita en espaol, aunque hay pocos escritos en

ingls y francs.

Caractersticas fsicas: En general la mayora de los documentos estn en un estado aceptable,

aunque abunda la correspondencia en papel cebolla muy frgil y expuesta al deterioro ambiental

y por el uso.

Instrumento de descripcin: No existe.

Ordenacin: Se trabaj en la elaboracin de un inventario analtico, esta actividad nos permitir

elaborar un cuadro clasificador donde los documentos se clasificarn de acuerdo a secciones y

series, se ha tomado como base los Principios de Procedencia Archivstica y el Orden Original.

El formato de inventario lo elabor segn el tipo documental que presenta el fondo Enrique

Arregun Vlez. Siguiendo la metodologa de Schellenberg y de Cruz Mundet con base en la

descripcin archivstica ISAD-G.

3.2 Aplicacin (formato) del inventario analtico del Fondo Enrique Arregun Vlez del
Archivo Histrico de El Colegio de Michoacn.

El inventario analtico es el instrumento ms importante y utilizado en un archivo, la descripcin del

fondo se realiz de una forma global, es decir, que tanto las secciones como las series quedaron

pendientes de identificarlas, sin embargo, con la informacin que registr se podr elaborar el

cuadro de clasificacin (este trabajo ser parte de otro proyecto de archivo) donde se identificarn

las secciones y las series archivsticas. El inventario responde a las siguientes cuestiones de: Qu

documentacin contiene el fondo? Cmo est organizado? Cules son las fechas extremas?

Dnde est localizado? El inventario analtico se ocupa de describir expedientes, lo cual nos ayuda

a obtener informacin suficiente para poder localizar la documentacin. Expongo el siguiente

ejemplo del contenido de la caja Nm. 1:

Cuadro Nm. 2

11
Institucin: El Colegio de Michoacn Unidad Administrativa: Biblioteca. Archivo Nombre del Fondo: Enrique Arregun Vlez
Histrico
Instrumento descriptivo: Inventario Responsable: Silvia P. Gmez Cdigo: 2AVE
Analtico.
Archivo: Archivo Histrico Elaborado por: Blanca Estela Corrales Surez Fecha de entrega: Agosto 2008
Ubicacin Ttulo del Cdigo No. Descripcin del Fecha Lugar No. Fechas
No. De Caja expte. Consecutivo documento del De extremas
Cdigo No. De documentos docume foja
expte. nto s
Ley Orgnica de la 1938 Morelia
1 UMSNH 18
Anteproyecto de la Ley 1938 Morelia
1 UMSNH 2AVE 1 2 Orgnica de la 32 1938-1944
(Universidad UMSNH
Michoacana La Reglamentacin del 1940 Mxico
de San
Nicols de
3 Artculo 3. 7
Hidalgo) Constitucional
Anteproyecto. Carta de 1943 Morelia
4 envo de Proyecto de la 20
nueva Ley Orgnica de
la UMSNH por Enrique
Arregun a Flix Ireta.
Telegrama de Jos s/a Morelia
5 Encarnacin Castillo a 1
Enrique Arregun
Telegrama de Roberto 1943 Morelia
6 Estrada y Serapio Nava 1
a Enrique Arregun
Partido Universitario de 1944 Morelia
7 Unidad Revolucionaria 1
(PUUR), sol. de Ingreso

CONCLUSIONES

Considero que una adecuada aplicacin de tcnicas y mtodos archivsticos desde la gestin

documental en las unidades administrativas como criterios de clasificacin, seleccin, valoracin,

(transferencias primarias) al archivo de concentracin y (transferencias secundarias) al archivo

histrico nos darn la pauta para determinar el lugar de conservacin y su destino final as como

desarrollar mtodos de descripcin de contenidos y la eficiente recuperacin de la informacin

desde su generacin.

12
BIBLIOGRAFA
ALDAY GARCA, Araceli J., Introduccin a la administracin de documentos y a los archivos
administrativos, SEP-Puebla, s/f, 32 p.

BORRS GMEZ, Joaqun, Las relaciones entre archiveros y productores de documentos. Revista
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13