La gestion du temps

1/ Quelques citations autour du temps

2/ Dfinir une notion complexe : le temps
3/ Pourquoi la gestion du temps ?
4/ Comment grer le temps ?
5/ Quels outils, quelles techniques pour amliorer la gestion du temps ?

1/ Quelques citations
"Plus on dispose de temps pour faire un travail, plus ce travail prend du temps". (Parkinson)
"Quand il est urgent, il est dj trop tard". (Talleyrand)
"Le temps est le capital le plus rare, et si on ne sait pas le grer, alors on ne peut grer rien dautre". (Peter Drucker)
"Le paradoxe du temps cest que rares sont ceux qui estiment en avoir suffisamment, alors que chacun dispose de sa totalit". (J.L.
Servan-Schreiber)
"Le temps est llment le plus impitoyable et le moins flexible de notre existence". (Ted W. Engstrom)
"Lessentiel dans votre vie est finalement votre temps".(Alain Lakein)
"Matriser son temps, cest matriser sa vie". (Alain Lakein)
2/ Dfinir une notion complexe : le temps
Grer son temps cest parvenir organiser son existence de sorte que le temps disponible soit utilis de faon rationnelle et
optimale.
Le temps est une ressource, un facteur de production disponible en quantit limite.
- Il permet de produire des biens et services.
Le temps ne saccumule pas, ne se multiple pas, ne se transmet pas, il scoule rgulirement.
Cest quoi une bonne gestion de temps ?
La bonne gestion de temps est source defficacit, elle doit permettre :
Se consacrer ce qui est important ;
Se tourner vers laction (agir et non subir) ;
Se protger du stress ;
Se rserver de temps libre.
Les quatre rgles dor
Planifier
Organiser
Dlguer
Contrler
Notions Dfinitions Exemples
Il sagit de la localisation temporelle ou situations
Moments ou date de relance
des vnements par rapport une chelle
instants date de rendez-vous
conventionnelle.
dure de frappe dune lettre,
Cest le temps pass ou volume temps entre le
dure dune runion,
Dure ou dlai dbut et la fin de ralisation dune tche, dun
dlai de livraison
travail.
terme dun prt.
-chronologie de ralisation dune
lettre :
Contraintes dans lenchanement des oprations prise de notes,
Ordre ou priorits
qui dterminent les relations dantriorits. frappe de la lettre,
relecture, signature,
envoi.
3/ Pourquoi la gestion du temps ?
Pour une meilleure utilisation, le temps doit dabord tre consacr des tches prioritaires entrant de faon certaine dans le champ
des objectifs fixs. Il est donc important de connatre lemploi de son temps afin de savoir :
ce que lon fait,
ce que lon a faire,
et comment on le fait.
4/ Comment grer le temps ?
Mener bien une activit suppose laccomplissement de tches et la rsolution de problmes selon un ordre dtermin. Le
processus de gestion du temps se droulera dans de bonnes conditions si les rgles suivantes sont respectes :
a/ dtermination des objectifs -motivation fixation de dlais
concentration des efforts pour atteindre le but fix
b/ planification prparation du travail
exploitation optimale du temps disponible
rduction du temps dexcution
c/ prise de dcision choix des problmes essentiels
classement des tches selon leur
importance
d/ organisation dans le temps action plus productive
concentration sur les tches essentielles
 e/ contrle du droulement du travail vrification des rsultats
comparaison prvu/ralis
La dfinition des objectifs
Dfinir des objectifs signifie :
avoir une vision du futur, c'est--dire tablir de manire claire les besoins, les intrts, les souhaits, les tches,
orienter les actions en vue datteindre ces objectifs.
La dtermination des objectifs
Lobjectif est :
un critre dapprciation pour mesurer la performance dune action,
un instrument pour apprcier lefficacit de lexcutant.
Les objectifs doivent tre :
concrets : raliser quelque chose en un temps donn,
ralistes : rien ne sert denvisager quelque chose quon ne pourra pas faire,
motivants, donc susceptibles de mobiliser lnergie,
mesurables : il faudra pouvoir dterminer sils ont t atteints ou non.
Il est ncessaire davoir une vue globale de son activit plusieurs chances :
De quelles missions suis-je charg(e) ?
Cela se traduit par quels rsultats obtenir dans lanne ?
Ce mois-ci ? Cette semaine ? Aujourdhui ?
La planification des activits
La planification est lorganisation du droulement du travail pour des priodes dfinies venir. La planification vise assurer la
meilleure utilisation du temps, c'est--dire :
employer le temps disponible pour les activits les plus rentables et les plus performantes,
atteindre dans le minimum de temps les objectifs recherchs.
La condition dune bonne planification du temps est dtablir en permanence une liste de toutes les tches accomplir (liste de
contrle) et de les regrouper selon lchance de ralisation (court, moyen, long terme).
La prise de dcision
Lune des plus grandes difficults que lon rencontre dans lorganisation du travail quotidien est laffectation dun ordre de priorit
chacune des tches qui se prsentent. La tendance naturelle agir et la vision court terme amnent souvent faire dabord ce
qui semble urgent.
Un outil utile pour tablir des priorits claires qui tiennent compte la fois de lurgence et de limportance est la matrice de priorit
(Principe dEisenhower) :
Importance de la tche/Urgence de la
Tche non urgente Tche urgente
tche
Tche importante non urgente Tche importante et urgente
Tche importante
planifier excuter en priorit
Tche peu importante et non Tche peu importante mais
Tche peu importante urgente urgente
laisser de ct dlguer si possible
Limportance et lurgence doivent tre prcises ; or, pour le responsable, toute tche est en gnral importante et urgente. Il faut
donc tre perspicace pour tablir les priorits. La planification des tches tient compte de la dure des tches, mais aussi de son
cycle personnel defficacit.
Importance et urgence
Un accord entre le responsable et lassistant doit tre tabli au sujet des priorits : lassistant classe les tches courantes dans
lordre de priorit et soumet cette liste au responsable.
Le cycle personnel defficacit
Chaque personne doit prendre conscience des priodes o elle travaille plus vite et mieux :
dans la journe (tt le matin ? laprs midi ? le soir ?)
dans la semaine (quel jour ?)
Avantages de la dtermination de priorits
En classant les tches selon leur priorit, on sassure :
de travailler uniquement sur les tches importantes ou ncessaires,
de traiter les affaires selon leur degr durgence,
de se concentrer chaque fois exclusivement sur une tche,
datteindre les objectifs dans les meilleures circonstances,
dviter de laisser des tches inacheves.
Deux mots cls
Monochrone
Se dit dune personne qui voit le temps plutt comme une ressource quantitative optimiser, rationaliser, contrler. Dans
laction, il se concentre sur la tche en respectant des modalits prcises (horaires, objectifs) : "une chose la fois", "chacun son
tour".
Polychrone
Se dit dune personne qui accorde souvent une plus grande importance la personne, linformel, au contexte. Sa vision est plus
spirituelle, plus symbolique : "plusieurs choses la fois, sans ordre strict";
Les aides la prise de dcision
Le principe de Pareto rgle des 20/80
Le principe de Pareto affirme quau sein dun groupe ou dune population dfinie, une faible partie reprsente un poids bien plus
lev compar sa propre proportion correspondante dans ce groupe ou cette population.
Ce principe, appliqu au temps, peut se rsumer ainsi : "attaquer les problmes essentiels peu nombreux avant les problmes
secondaires nombreux".
Le tableau ci-dessous fait ressortir cette pratique gnrale applique la gestion du temps et inverser :
Temps utilis Problmes rsoudre Rsutlats obtenus
80 % Nombreux problmes d'ordre secondaire 20 %
20 % Problmes essentiels peu nombreux 80 %
Lanalyse ABC
Cette mthode est un driv de la mthode prcdente. La technique de lanalyse ABC repose sur lexprience pratique suivant
laquelle la proportion des tches importantes et moins importantes est constante par rapport au total des tches. Les diffrentes
tches sont classes en trois catgories selon leur degr dimportance pour atteindre les objectifs selon la grille ci-dessous :
% par rapport au volume total Valeur de ces tches pour
Nature des tches
des tches atteindre les objectifs
Groupe A : tches trs importantes 15 % 65 %
Groupe B : tches importantes 20 % 20 %
Groupe C : tches moins importantes ou
65 % 15 %
sans importance
L'organisation du temps
Estimation des temps
La loi de chronobiologie
La dure de toute tche planifie aura une tendance naturelle se rapprocher de lchance chronobiologique la plus proche et
lhorloge chronobiologique est "discrte" et avance par coups (les units de temps chronobiologique sont la journe, la semaine,
la saison, lanne).
Illustrations : tout travail prvu pour 3 jours prendra une semaine, inutile de planifier une tude de 8 jours : le travail se finira le
vendredi suivant, tout lancement prvu en mai se fera pendant lt, etc.
Le syndrome de lchance
Une chance officielle, prvue et annonce, organise suffisamment longtemps lavance, peut se transformer en chance
biologique pour les acteurs du projet et peut donc, en consquence, tre respecte. Mais le stress doit tre suffisant pour vaincre
les tendances biologiques internes, avec un caractre officiel (runion de validation,), public (runion avec des tiers, prsentation
de rsultats,), incontournable (objet concret produire, dossier, dmonstration,), et enfin, irrversible : les convocations sont
parties depuis longtemps
La thorie CQFD (Cest Quasiment Fini Demain)
Toute tche commence atteint un niveau davancement de 90 % environ, beaucoup plus rapidement que prvumais sy
stabilise beaucoup plus longtemps que prvu. Pour contrer cette drive, un autre extrme (utilis dans de trs gros projets)
consiste mesurer lavancement des tches de faon binaire : finie/pas finie.
Lallocation des ressources
Toute planification labore laide de ces diffrentes techniques ou mthodes (souvent utilises conjointement) doit tre vrifi
sous un autre aspect : le taux doccupation des ressources.
Pour ce faire, on traduit le planning gnral du projet en autant de plannings dtaills individuels que de ressources affectes sur
le projet, ces plannings individuels permettent de vrifier un certain nombre de contraintes dorganisation du projet :
Les ruptures de charge : les personnes affectes sont-elles occupes 100 % durant tout le temps o lon a besoin
delles ?
Le taux de charge : certaines ressources ne sont peut-tre pas utilisables 100 % de leur temps (runions extrieures,
fonctions de support, affectations partielles,etc...).
la monte en charge progressive : larrive et la mobilisation des effectifs sur le projet doit suivre une courbe en cloche
afin de faciliter la gestion des ressources humaines (intgration dans les quipes, formation ou apprentissage, etc).
La dmarche pour grer le temps

Malgr une planification ordonne, certaines interruptions ou digressions sont invitables.

Les pertes de temps
Grer son temps est indispensable, la fois pour dployer dans lentreprise une efficacit maximale et pour prserver son propre
quilibre. Les pertes de temps sont dues essentiellement des dfauts de comportement ou dorganisation personnelle.
Les perturbations externes, les plus apparentes, ne sont pourtant pas les causes de pertes de temps les plus importantes, exemple
: appels tlphoniques, visites imprvues, bruits extrieurs.
Diverses pertes de temps sont imputables lorganisation de lentreprise :
Information insuffisante en raison dune mauvaise communication avec les responsables ou les collgues ; do
recherches, attentes
Ralisation de tches inutiles ou peu importantes qui auraient pu tre effectues par dautres personnes.
Runions trop longues, trop frquentes.
La majorit des pertes de temps est due une mauvaise gestion personnelle de son temps. Par son comportement, la personne
simpose des tches diverses :
elle ne sait pas dire non une demande,
ne faisant pas confiance aux autres, elle veut tout faire elle-mme,
elle est perfectionniste et peaufine inutilement certains travaux,
elle est tourdie, ngligente, et doit recommencer divers travaux.
Elle ne sait pas sorganiser :
elle ne fait pas de prvisions prcises et excute les tches comme elle se prsente,
elle ne sinterroge jamais sur lurgence ou limportance dune tche.
Les rgles simples pour gagner du temps
Entre deux moyens dexcution, choisir le plus rapide.
Eviter les interruptions pour se concentrer sur le travail faire.
Terminer tout travail commenc (un travail inachev est pesant en mmoire et exigera une remise en train).
En accord avec le responsable, savoir dlguermais contrler les rsultats.
Se mnager des pauses et des plages de scurit pour les imprvus.
Pour transmettre une information simple, au lieu dcrire une lettre est-il possible de tlphoner, ou, mieux, envoyer un
mot par tlcopie ?
Grouper les appels tlphoniques donner ; prvoir des plages pour les rendez-vous.
Ne pas se laisser accaparer par les collgues ; savoir refuser.
Le suivi et le contrle des rsultats
La ralisation de lactivit doit tre suivie et contrle ; une fois acheve, elle doit tre value. Il est possible doprer selon les
tapes ci-dessous :
suivre le processus de ralisation dans le temps,
mesurer les carts entre les prvisions et les ralisations, grce aux indicateurs mis en place,
utiliser des reprsentations graphiques pour mesurer lavancement des activits et fixer des seuils dalarme,
ajuster les prvisions aux ralisations des moments dtermins lavance,
contrler lvolution de cots,
comparer les rsultats lobjectif prvu.
5/ Quels outils, quelles techniques pour amliorer la gestion du temps
Le pendulage
Cette mthod,e fonde sur le chronomtrage, permet dvaluer la moyenne de temps ncessaire lexcution de travaux
administratifs rptitifs. Le pendulage est utilis pour fixer des normes de travail. il consiste valuer le temps moyen ncessaire
pour lexcution dune tche. Un excutant expriment est choisi pour effectuer, allure normale, une srie de tches de mme
nature.
Temps dexcution moyen dune tche = temps global/nombre de tches
Le pendulage permet de fixer des normes de travail et dorganiser le travail. Le temps dexcution moyen dune tche tant adopt
comme standard de temps, le responsable peut, en mnageant les temps de repos ncessaires :
estimer le temps global ncessaire pour un travail donn et de la planifier,
valuer le nombre demploys affecter une activit,
dterminer les moyens supplmentaires envisager : augmentation de leffectif, des moyen matriels.
Lauto-analyse continue
La mesure des temps permet de dcouvrir les temps improductifs et ainsi damliorer la productivit. La mthode de contrle des
temps la plus utilise dans les services administratifs est lauto-analyse continue. Elle est base sur lenregistrement, par
lexcutant lui-mme, des oprations effectues. Elle a pour but de connatre le temps dexcution normal des oprations confies
un poste. Elle consiste calculer les moyennes de temps partir denregistrements effectues sur des imprims dauto-analyse
ou dauto pointage.
La planification
Ordonnancer des activits, les planifier, cest les rpartir dans le temps de faon tenir les dlais imposs et optimiser lutilisation
des moyens : hommes, machines.
La planification dfinit la situation future daprs les rsultats obtenir, en tenant compte des ressources disponibles en matriels
et personnel. Elle se dcline en trois tapes :
Dfinir les tches et prciser le dlai dexcution :
o Quel travail excuter ?
o Quel volume (nombre de documents) ?
o Quelle difficult ?
o De quel dlai dispose-t-on ?
o Quel temps dexcution prvoir ?
Ordonnancer les tches : les rpartir dans le temps
o Quel outil dordonnancement choisir ?
o Comment raliser la planification ?
o Quelles sont les tches les plus urgentes ?
o Quelles sont les priorits ?
o Quelles sont les antriorits ?
 Suivre la ralisation et faire face limprvu
o Le planning est-il respect ?
o Comment faire face aux imprvus : absences, pannes, urgences
La mthode N.E.R.A.C
Noter
Dans la colonne "Activits", sans soccuper de lordre chronologique ni tre limit par leur dure, on note toutes les activits, toutes
les tches excuter durant cette semaine.
Estimer
A chacune des tches de votre liste, on attribue une dure approximative note dans la colonne Dure prvue .
Rserver
Lestimation des dures ne peut tre faite avec certitude : il faut "prvoir large" de faon rserver du temps pour les imprvus. On
considre gnralement que 60 % du temps seulement peut tre planifi.
Arbitrer
Il faut tablir des priorits en se posant pour chaque tche la question : "Est-ce urgent ou important ? Ou simplement urgent ? Est-
ce important mais non urgent ?"
Pour chaque tche de la liste, on complte dabord les colonnes "Important" et/ou "Urgent" (de + + - -) puis on arbitre en
compltant les colonnes "Dcision" et "Quand ?" ("A faire cette semaine ?" prvoir le jour dans la colonne
"Quand ?" - "A reporter plus tard" "A rejeter")
Contrler
Durant la semaine, on raye au fur et mesure les activits ralises et on compare la dure relle et la date de ralisation ( noter
dans la colonne "Contrle") avec la dure et la date prvue.
Puis en fin de semaine on fait le point (tches prvues qui nont pu tre ralises, tches accomplies qui navaient pas t
prvues) et on analyse : comment remdier aux carts entre prvisions et objectifs ?
Fiche pour tablir des priorits - Semaine du .../.../... au .../.../...
Activits Dure prvue Important Urgent Dcision Quand ? Contrle

Les agendas
Pour les activits courantes, l'indispensable agenda-papier sert d'aide-mmoire et de base pour l'organisation du travail. C'est
l'outil de planification le plus courant. L'agenda lectronique peut tre usage individuel ou usage collectif. C'est alors un agenda
classique tenu sur ordinateur.
Les plannings et chanciers
Un planning permet de :
visualiser les prvisions concernant l'excution d'un travail, le droulement d'une activit,
suivre l'excution des diffrentes phases,
raliser des contrles sur l'avancement des travaux.
Quand il s'agit d'activits exceptionnelles, le planning peut tre ralis sur une simple feuille de papier. Le planning fiches en T
est utilis quand l'activit envisage fonctionne par units de temps compltes. Le planning gouttires s'adapte tous les
problmes. Les plannings lectroniques logiciels de gestion de projet permettent de grer un projet.
Un chancier permet de classer des documents la date laquelle ils doivent tre traits.
La mthode QQOQCCP
Qui ? Quoi ? O ? Quand ? Comment ? Combien ? Pourquoi ? Elle est aussi appele "Hexamtre mnmotechnique de Quintilien".