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UNIVERSIDADE ESTADUAL DA PARABA

CENTRO DE CINCIAS BIOLGICAS
E SOCIAIS APLICADAS CAMPUS V ALCIDES CARNEIRO
CURSO DE ARQUIVOLOGIA

ADLER LCIO DE OLIVEIRA CORRA

OS SISTEMAS INFORMATIZADOS DE GESTO ARQUIVSTICA

DE DOCUMENTOS NO CONTEXTO DAS ORGANIZAES:
confabulando as questes interdisciplinares entre a Arquivologia e a
Tecnologia da Informao

Joo Pessoa
2010
 4

ADLER LCIO DE OLIVEIRA CORRA

OS SISTEMAS INFORMATIZADOS DE GESTO ARQUIVSTICA

DE DOCUMENTOS NO CONTEXTO DAS ORGANIZAES:
confabulando as questes interdisciplinares entre a Arquivologia e a
Tecnologia da Informao:

Monografia apresentada ao Curso de bacha

relado em Arquivologia do Centro de Cincias
Biolgicas e Sociais Aplicadas do Campus V da
Universidade Estadual da Paraba, como
requisito parcial para obteno do ttulo de
Bacharel.

Orientadora: Prof. Ms. Irma Gracielle Carvalho de Oliveira Souza

Joo Pessoa
2010
 1

FICHA CATALOGRFICA

F ICHA CATALOGRFICA ELABORADA PELA BIBLIOTECA SETORIAL CAMPUS V UEPB

C954s Corra, Adler Lcio de Oliveira.

Os sistemas informatizados de gesto arquivstica de
documentos no contexto das organizaes: confabulando as
questes interdisciplinares entre a Arquivologia e a Tecnologia
da Informao / Adler Lcio de Oliveira Corra. 2010.
88f. : il.

Digitado.
Trabalho Acadmico Orientado (Graduao em
Arquivologia) Universidade Estadual da Paraba, Centro
de Cincias Biolgicas e Sociais Aplicadas, 2010.
Orientao: Prof. Ms. Irma Graciele dos S. C. de
Oliveira.

1. SIGAD. 2. Automao de Arquivos. 3. GED. 4.

Arquivologia. 5. Tecnologia da Informao I. Ttulo.

21. ed. CDD 025.04

 2

ADLER LCIO DE OLIVEIRA CORRA

OS SISTEMAS INFORMATIZADOS DE GESTO ARQUIVSTICA

DE DOCUMENTOS NO CONTEXTO DAS ORGANIZAES:
confabulando as questes interdisciplinares entre a Arquivologia e a
Tecnologia da Informao

Monografia apresentada ao Curso de

Arquivologia do Centro de Cincias
Biolgicas e Sociais Aplicadas do Campus
V da Universidade Estadual da Paraba,
como requisito parcial para obteno do
ttulo de Bacharel.
 5

Em primeiro lugar a Deus, por tudo o que

ele tem me dado, A MINHA FAMLIA por
serem meu porto-seguro, minha fortaleza e a
certeza de ter onde descansar ao final de
cada dia e por toda a pacincia e apoio at
hoje, mesmo diante de tantas tribulaes
jamais deixaram de estar ao meu lado e aos
meus amigos, por participarem, direta ou
indiretamente desta conquista.

Dedico
 6

AGRADECIMENTOS

Agradeo imensamente a Deus que me deu sabedoria, discernimento, determinao,

pacincia, persistncia e coragem, para percorrer por mais esse caminho universitrio e
vencer mais uma vez este obstculo em minha vida, que faz parte das futuras conquistas
que ainda viram, pois sem O Senhor, no conquistaria nada.

Aos meus pais, Everaldo Alves Corra (in memria) homem honesto e humilde, que
soube educar seus filhos com garra e d-lhes educao, mostrando que se consegue
conquistar algo, mediante o estudo, mostrou-me os caminhos da verdade e da honestidade
e Edna de Oliveira Corra, minha me, mulher simples, paciente e de muita f que dedicou
a sua vida ao seu lar e filhos, aprendi com ela a ser algum firme perseverante e
responsvel, a minha tia Maria Elba que sempre me incentivou e apoiou deste o inicio
desta jornada mesmo estando em outro estado, minha irm Andra que mesmo estando fora
do pas me encorajou e incentivou a continuar o curso e ao meu irmo Andr, pois sua
presena constante e o amor incondicional fizeram-me mais forte.

Aos diversos professores que fizeram parte dos componentes curriculares dessa
instituio de ensino. Entretanto, citarei nomes de alguns que mais me marcaram com o
seu modo de ser como indivduo e educador, no decorrer desses quatros anos e meio, temos
o prof. Dr. Jos Maria Jardim e a Prof. Maria Odila Fonseca in memria que
participaram da elaborao do projeto para implantao do curso na UEPB, a prof.
Jaqueline Echeverria nossa coordenadora, ao prof. Joo Wandemberg Gonalves que
deixou a clareza do aprendizado em lngua portuguesa, a o prof. Dr. Josemar Henrique de
Melo pelo incentivo ao tema abordado neste trabalho e ao trio de professoras: Laura, Ana
Andria Viana e Irene Rodrigues, deram uma enorme contribuio com suas vastas
experincias na rea de arquivo, no mais gostaria de agradecer a tantos os outros, porm
certamente no teria espao para cit-los.

A minha professora e orientadora Prof. MS. Irma Gracielle Carvalho de Oliveira

Souza, que contribuiu na elaborao desse TCC (Trabalho de Concluso de Curso), e nos
seus incentivos, apoio e confiana durante esses meses de pesquisa .

Aos colegas da turma que convivemos durante todo esse perodo, mas como sempre
tm aqueles que temos mais afinidades como: a Adriana Claudino, a Marta Hiplito,
Marcela Teixeira, Keylha Huller, Danielle Xavier, Shirley Cezar, Kelly Pontes, Thas
Nascimento, Francineide Batista e todas as pessoas maravilhosas e amigas que encontrei.

Aos meus amigos que souberam compreender a minha ausncia nos momentos de
lazer e que sempre nestes poucos momentos fizeram-me esquecer um pouco dos atropelos
da vida universitria.

Ao IMEQ e a PRENER, aos funcionrios do arquivo que sempre estiveram

disposio para me auxiliar na minha pesquisa.

Agradeo a todos que direta e indiretamente contriburam para a realizao desse

trabalho.
 7

A mente que se abre a uma nova idia jamais

voltar ao seu tamanho original.

Albert Einstein
 8

RESUMO

Um dos maiores desafios da Arquivologia na atualidade conseguir acompanhar

a produo desenfreada de documentos produzidos pelas organizaes. Nesse contexto,
praticamente impossvel, no nos confrontarmos com a grande quantidade de recursos
informacionais utilizados em diversas instncias de nossa vida social. A partir desse
contexto, o principal objetivo do estudo em tela, foi investigar a aplicao de Sistemas
Informatizados voltados Gesto Eletrnica de Documentos Arquivsticos nas
organizaes. Sendo assim, a insero das novas tecnologias nas prticas arquivsticas,
mais precisamente, nos processos de automao da gesto de documentos arquivsticos
em organizaes. Partimos da hiptese de que a linguagem utilizada para expressar os
interesses e necessidades da Arquivologia, tendo como base seus princpios e as suas
prticas, de que os sistemas informatizados de gesto arquivistica de documentos no
condizem com a linguagem utilizada por programadores e cientistas da computao.
Para a contextualizao do tema remetemo-nos a reviso da literatura arquivstica do
tipo exploratrio-descritivo, a qual por meio do instrumento coletados como:
observao direta no-participativa ou assistemtica e a abordagem qualitativa,
pretendendo desse modo elucidar a sociedade arquivstica e aos profissionais no
arquivsticos que esto inseridos nos arquivos. Desta forma, a automao de arquivos
foi discutida em dois momentos: 1-a partir da literatura em lngua portuguesa; e 2-sob a
perspectiva de seleo de sistemas eletrnicos de gerenciamento de documentos
arquivsticos e as etapas do processo de automao. Por sistema eletrnico de
gerenciamento de documentos arquivsticos entendeu-se uma ferramenta capaz de
garantir: as propriedades do documento arquivstico; o cumprimento do ciclo vital dos
documentos; o impedimento de que esses documentos arquivsticos sofram alteraes
ou que sejam eliminados, exceto em situaes previamente determinadas; a incluso de
prazos de guarda e controles de segurana rigorosos; a organizao eficiente e eficaz da
documentao arquivstica de acordo com as previses de um plano de classificao; a
formao de um repositrio seguro de documentos arquivsticos necessrios para a
realizao das atividades e funes das organizaes; e, sobretudo, a facilidade de
acesso a esses documentos arquivsticos produzidos. Os requisitos dispostos na
especificao MoReq foram utilizados como base para a elaborao e aplicabilidade do
sistema. Realizou-se, assim, um trabalho multidisciplinar provenientes da rea de
Arquivologia, cincia da computao no processo de automao de arquivos. A
multidisciplinaridade, as especificidades da rea de Arquivologia e de cincia da
computao, como instrumento para auxlio na automao de arquivos, so os principais
temas discutidos.

Palavras Chave: Arquivologia. Tecnologia da Informao. Automao de Arquivos. Gesto

Eletrnica de Documentos (GED). Sistema Informatizado de Gesto Arquivstica de
Documentos (SIGAD).
 9

ABSTRACT

One of the greatest challenges in Archival Science nowadays is keeping up the

uncontrolled production of documents produced by the organizations. In this context is
practically impossible that we do not face ourselves with the huge quantity of news
resources used in various areas of our social life. Starting from this context, the main
goal of this present study was to investigate the application of Computerized Systems
developed to Electronic Archiving Documents Management inside the organizations.
On this way, the adding of new technologies in the archival practices, more precisely, in
the automation process of the archiving documents management inside the
organizations. Starting from the hypothesis that the language used to express the
interests and needs of Archival Science, based upon its principles and its practices, that
archiving documents management computerized systems are not in agreement with the
language used by programmers and computation scientists. To bring the subject to the
theme in a contextualized way we devoted ourselves to a review of archival literature in
a kind of descriptive-exploratory, which by means of collected instruments such as:
non-participative direct observation or non-systematic and the qualitative approach,
intending to make clear to the archivist society and to not archivist professionals that are
working inside the archives. This way, archives automations was discussed in two
specific moments: 1- based upon the literature in Portuguese language and 2- under the
perspective of selection of electronic systems to manage archiving documents and the
stages of automation process. By electronic archiving documents management system it
was understood a tool able to guarantee: the properties of archiving documents; the
fulfilment of vital cycle of documents; the capacity to avoid these archiving documents
to suffer alteration or to be eliminated, except in previously established situations; the
inclusion of safekeeping time and rigid security controls; the efficient and effective
archiving document organization in agreement with the previsions of a classification
plan; the creation of a safe archiving documents repository needed to the performance
of activities and functions inside the organizations; and, above all, the facility to access
to these archiving documents produced. The requirements disposed in MoReq
especification were used as the base to the elaboration and applicability of the system. It
was made, on this way, a multi-disciplinary work between the Archival Science and
computing science areas in the archiving automation process. The multi-disciplinarity,
the specificities of Archival Science area and from computing science, as aiding tools in
the archiving automation are the main themes discussed.

KEY WORDS: Archival Science, Information Technology, Archiving Automation, Electronic

Documents Management (EDM), Computerized Archiving Documents Management System
(CADMS).
 10

LISTA DE FIGURAS

Figura 1 - Modelo Entidade/relacionamento da Especificao MoReq............. 43

Figura 2 - Operacionalizao da pesquisa.......................................................... 75
 11

LISTA DE QUADROS

Quadro 1 - Diferenas entre um SGDE e um SGAE........................................................... 33

Quadro 2 - Sistemas Eletrnicos de Gerenciamento de Documentos.................................. 34

Quadro 3 - As etapas do processo de automao................................................................. 36

Quadro 4 - Especificaes do MoReq.................................................................................. 40

Quadro 5 - Conjunto lgico de Requisitos do Plano de Classificao................................. 45

Quadro 6 - Requisitos de Controle e Segurana.................................................................. 46

Quadro 7 - Requisitos de Reteno e Destino...................................................................... 48

Quadro 8 - Requisitos de Captura dos Documentos............................................................ 49

Quadro 9 - Sees da Recuperao e Pesquisa.................................................................... 51

Quadro 10 - Subsees das Funes Administrativas............................................................ 52

Quadro 11 - Metadados Obrigatrios de acordo com a especificao MoReq...................... 62

 12

LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS

AAB Associao dos Arquivistas Brasileiros

CDs Compact Disc
CENADEM Centro Nacional de Desenvolvimento do Gerenciamento da Informao
CI Cincia da Informao
CONARQ Conselho Nacional de Arquivos
DLM Donnes Lisibles par Machine
EC Europian comission
ERMS Electronic Records Management Systems
EUA Estados Unidos da Amrica
GED Gerenciamento Eletrnico de Documentos
GIF Graphical Interchange Format
IA Inteligncia Artificial
IDA Interchange of Data Between Administrations
ISAD International General Standard Archive Description
ISO International Organization for Standardization
JPEG Joint Photographic Experts Group
MARC Machine Readable Cataloging
MOREC Model Requirements for the Management of Electronic Records
PNG Portable Network Graphics
SEGAD Sistemas Eletrnicos para Gesto Arquivstica de. Documentos
SGAE Sistema de Gerenciamento de Arquivos Eletrnicos
SGDE Sistema de Gesto de Ddocumentos Eletrnicos
SIGAD Sistemas Informatizados de Gesto Arquivstica de Documentos
TI Tecnologia da Informao
TICs Tecnologias da Informao e Comunicao
TIFF Tagged Image File Format
TWAIN Padro de instalao de scanner
UEPB Universidade Estadual da Paraba
WEB Rede
WFMC Workflow Management Coalition
 13

SUMRIO

1 INTRODUO....................................................................................................................... 15

2 OBJETIVOS ........................................................................................................................... 19
2.1 OBJETIVO GERAL............................................................................................................... 19
2.2 OBJETIVOS ESPECFICOS................................................................................................. 19

3 EIXO TERICO .................................................................................................................. 20

3.1 A TECNOLOGIA DA INFORMAO: evoluo e conceitos........................................... 20
3.2 AUTOMAO DE ARQUIVO: a literatura brasileira sobre o tema e o processo de
21
automao de arquivos................................................................................................................
3.3 SISTEMAS INFORMATIZADOS DE GESTO ARQUIVISTICA DE DOCUMENTOS
30
SIGAD: os requisitos funcionais MOREQ e o e-ARQ Brasil..................................................
3.3.1 As etapas de automao de arquivos: passos para seleo, aplicao e avaliao do
35
SIGAD..........................................................................................................................................
3.3.2 Modelo de Requisitos MoReq........................................................................................ 38
3.3.3 terminologia: conceitos...................................................................................................... 41
3.3.3.1 modelo entidade relacionamento...................................................................................... 41
3.3.3.2 dos requisitos.................................................................................................................... 43
3.3.3.3 do plano de classificao................................................................................................. 44
3.3.3.4 em relao controles e segurana.................................................................................... 45
3.3.3.5 da reteno e destino........................................................................................................ 47
3.3.3.6 da captura de documentos................................................................................................ 49
3.3.3.7 identificao..................................................................................................................... 50
3.3.3.8 recuperao: pesquisa e apresentao............................................................................ 51
3.3.3.9 funes administrativas.................................................................................................... 52
3.3.3.10 outras funes................................................................................................................. 54
3.3.4 requisitos no funcionais................................................................................................... 56
3.3.5 requisitos de metadados.................................................................................................... 60
3.3.5.1 E-Arq Brasil...................................................................................................................... 65
3.3.6 gerenciamento eletrnico de documentos GED: os prs e contras de uma
67
tendncia na arquivistica contempornea................................................................................
3.3.7 Arquivologia e a tecnologia da informao: dilogos interdisciplinares..................... 68

4 PERCURSO METODOLGICO.......................................................................................... 71
4.1 CARACTERIZAO DA PESQUISA................................................................................. 71
4.2 DELIMITAO DO CAMPO DA PESQUISA.................................................................... 72
4.3DETERMINAO DO UNIVERSO DE AMOSTRA.......................................................... 73
4.4 CORPUS DE ANLISE DOS DADOS................................................................................ 73
4.4.1 operacionalizao da pesquisa.......................................................................................... 74

5 APRESENTAO E ANLISE DOS RESULTADOS................................................... 76

 14

5.1 DESCRIO DOS CRITRIOS UTILIZADOS PELOS ESPECIALISTAS E

76
ARQUIVISTAS PARA IMPLANTAO DO SISTEMA DE GED........................................
5.1.1 Projeto de implantao do sistema GED......................................................................... 76
5.1.2 Avaliao das condies ambientais para implantao do sistema GED..................... 76
5.1.3 Instalao............................................................................................................................ 77
5.1.4 Treinamento....................................................................................................................... 77
5.1.5 Administrao do sistema................................................................................................. 78
5.1.6 Implementao de consultoria.......................................................................................... 78
5.2 AVALIAO DA AUTOMAO DO ARQUIVO DA PRENER..................................... 78

6 CONSIDERAES FINAIS.................................................................................................. 80
REFERNCIAS.......................................................................................................................... 83
 15

1 PALAVRAS INTRODUTRIAS

Um dos maiores desafios da Arquivologia na atualidade conseguir acompanhar

a produo desenfreada de documentos produzidos pelas organizaes. Nesse contexto,
praticamente impossvel, no nos confrontarmos com a grande quantidade de recursos
informacionais utilizados em diversas instncias de nossa vida social.
Conforme Baldam (2002), a necessidade de perseguir novos e variados fatores
de desempenho alterou profundamente a tomada de decises dentro das organizaes.
As formas atuais de produzir, transferir e usar informaes associadas a padres
tecnolgicos cada vez mais sofisticados traduzem e provocam alteraes significativas
nos conceitos e nas prticas das organizaes e em seus mtodos de trabalho. Em
ambientes organizacionais, com o uso cada vez mais intenso de tecnologias, os
documentos arquivsticos eletrnicos demandam novas formas de gerenciamento
porque apresentam peculiaridades. Trata-se de especificidades tecnolgicas, jurdicas e
arquivisticas at recentemente desconhecidas pelos produtores (organizaes) dos
documentos, seus usurios e pelos profissionais encarregados de garantir sua utilizao
e conservao: o arquivista.
Assim, a falta de uma gesto de documentos eletrnicos constitui-se em um
problema que atinge, hoje, a quase totalidade das organizaes, com um agravante para
o setor pblico, limitado em seu oramento para inserir solues tecnolgicas adequadas
em funo do alto custo para implantao das mesmas. Deste modo, tomar uma deciso
urgente que necessite consultar um ou vrios documentos importantes, mas que no se
sabe exatamente onde est ou se encontram distante num arquivo permanente
empilhado e empoeirado torna-se cada vez mais difcil. De acordo com Laudon e
Laudon (1998) cerca de 40% do tempo gasto nas atividades realizadas dentro de um
escritrio em organizaes de diversos setores, utilizado como atividades de
gerenciamento de documentos.
A Arquivologia enfrenta atualmente o desafio de tornar acessvel a grande massa
documental produzida pelas organizaes. Com a introduo dos meios eletrnicos
houve um impacto considervel no campo da arquivstica. O tratamento da
documentao um componente fundamental para que as organizaes encontrem
maneiras para aumentar a produtividade tratando as informaes e otimizando o fluxo
de trabalho, racionalizando processos e atendendo requisitos de qualidade total. A
documentao, tradicionalmente em papel, proporciona perdas expressivas para a
 16

organizao, decorrentes da utilizao de espao para armazenamento, extravio,

dificuldade e tempo para localizao do documento.
Com a popularizao da informtica, a quantidade de informao cresceu de
forma exponencial e o uso de papel, que aparentemente reduziria, acabou aumentando
consideravelmente, pois parcelas significativas de documentos so simplesmente
acumuladas e, at mesmo, armazenadas muitas vezes sem critrios definidos. Neste
aspecto, a gesto de documentos arquivsticos, cuja maior preocupao garantir a
produo, o uso e o armazenamento adequados destes, passou a considerar tambm a
manuteno das propriedades de um documento produzido em meio eletrnico,
caracterizando-o como um documento arquivstico.
Desta forma, importante ressaltar que estes documentos arquivsticos
eletrnicos tambm precisam manter sua organicidade e a naturalidade com as quais
foram produzidos, bem como a sua unicidade no uso e no armazenamento destes nos
arquivos do modo que seja preservada sua autenticidade, ou seja, de modo que no
sofram quaisquer alteraes, e permaneam fiis aos atos que os atestam sendo assim,
possvel garantir-lhes de modo eficaz a acessibilidade e o seu armazenamento tal qual
os documentos ditos tradicionais.
Nesse contexto, h de se pensar que a desorganizao dos documentos ,
normalmente, um problema que gera insegurana e aumenta a margem de erros e o
desperdcio de tempo. Nesse sentido, a aplicao e uso de ferramentas especficas,
podero trazer resultados significativos, eliminando ou reduzindo consideravelmente os
pontos fracos relacionados aos documentos.
Entretanto, a atividade de automao de arquivos deve ser baseada em
requisitos, que garantam o elo entre as necessidades arquivsticas do tratamento da
massa documental e o funcionamento das ferramentas da tecnologia da informao.
Nesse sentido, diversas iniciativas internacionais vm sendo implementadas na tentativa
de arrolar esses requisitos como forma de facilitar a concepo e implementao de
sistemas informatizados de gesto arquivstica de documentos (SIGAD) e orientar a
avaliao de sistemas j existentes no mercado. Deste modo, a tendncia que se verifica
nessas iniciativas a de reunir sob os auspcios de um mesmo sistema, a gerncia de
documentos tradicionais e eletrnicos.
Diante deste pressuposto surge a seguinte pergunta: como entender a aplicao
de sistemas informatizados de gesto arquivistica de documentos e de GED em
organizaes?
 17

Tendo como referncia a Arquivologia, este trabalho resulta de uma perspectiva

interdisciplinar que certamente o torna convidativo no apenas para os arquivistas,
como tambm para analistas de sistemas, cientistas da informao e da computao.
Sendo assim, o presente trabalho tem como objetivo investigar a insero das
novas tecnologias nas prticas arquivsticas, mais precisamente, nos processos de
automao da gesto de documentos arquivsticos em organizaes. Partimos da
hiptese de que a linguagem utilizada para expressar os interesses e necessidades da
Arquivologia, tendo como base seus princpios e as suas prticas, de que os sistemas
informatizados de gesto arquivistica de documentos no condizem com a linguagem
utilizada por programadores e cientistas da computao.
Deste modo, do ponto de vista pessoal e enquanto futuro profissional arquivista,
esta pesquisa justifica-se pela necessidade de aprimorar os conhecimentos adquiridos
em sala de aula e durante os estgios em relao ao tema proposto nesta pesquisa, uma
vez que a adequao dos profissionais arquivistas, as novas tecnologias da informao
nestes ltimos tempos, definitivamente est mudando e interferindo diretamente nas
atividades dirias do arquivista aglutinando um papel mais amplo e mais proativo para
as organizaes (pblicas e privadas).
Em relao aos anseios acadmicos, esta pesquisa proporcionar aos futuros
arquivistas o esclarecimento necessrio a cerca das necessidades de informao para
uma boa gesto dos documentos nas organizaes, constatando os pontos de relevncia
para o desenvolvimento das prticas arquivisticas e buscando contribuir com a
ampliao da literatura da Proposio evidenciada, considerando que o estudo nessa
rea ainda bastante restrito no Brasil.
Para a sociedade, este trabalho torna-se importante por contribuir para a
construo do conhecimento arquivistico, no sentido de chamar ateno cada vez mais
para o tema proposto, visto que o mesmo ainda escasso na literatura brasileira. Assim,
considerando a importncia da comunicao de pesquisas cientficas para a sociedade,
este trabalho uma vez comunicado, tem a finalidade de cumprir o seu papel social qual
seja o de fornecer subsdios comunidade acadmica para divulgao, disseminao e
gerao do conhecimento destinado ao desenvolvimento intelectual da sociedade
(OLIVEIRA, 2009).
 18

De acordo com o raciocnio seguido a partir das palavras que introduzem este
trabalho, foram delineados o objetivo geral e os especficos, que juntos conjuminam as
idias apresentadas, causando o desdobramento das demais etapas que se sucedem.
Em consonncia com a proposta da pesquisa, os aspectos apontados pelos
objetivos especficos definiram-se a partir de leituras acerca do tema proposto, com o
intuito de estabelecer uma sequncia lgica na abordagem do tema e visando execuo
dos mesmos. Assim, nosso referencial terico aborda tpicos relacionados
Arquivologia, com nfase na: Tecnologia da informao TI - evoluo e conceitos;
Automao de arquivos: a literatura brasileira sobre o tema e o processo de automao
de arquivos; Automao de arquivos: a literatura brasileira sobre o tema e o processo de
automao de arquivos; Sistemas Informatizados de Gesto Arquivstica de
Documentos - SIGAD: os requisitos funcionais Moreq e Earq-Brasil; Moreq; Earq-
Brasil; Gerenciamento Eletrnico de Documentos GED: os prs e os contras de uma
tendncia na arquivistica contempornea; O SIGAD x GED: questes interdisciplinares
de uma nova Arquivologia; Trilha metodolgica e as consideraes finais, seguidas das
referncias utilizadas.
 19

2 OBJETIVOS

De acordo com os requisitos da pesquisa cientfica, o objetivo geral e os

especficos apresentados neste estudo, justificam a consecuo da presente pesquisa
norteando os passos que se sucedem com vistas a apresentao dos resultados.

2.1 OBJETIVO GERAL

Investigar a aplicao de Sistemas Informatizados voltados Gesto Eletrnica

de Documentos Arquivsticos no arquivo da Empresa Prener, em Joo Pessoa - PB.

2.2 OBJETIVOS ESPECFICOS

a) Discutir o conceito de Sistema Informatizado de Gesto Arquivstica de

Documentos (SIGAD) e de Gesto de Documentos Eletrnicos (GED);

b) Descrever os critrios utilizados por especialistas e arquivistas para a escolha de

um sistema de gesto eletrnica de documentos na Prener.

c) Avaliar a aplicao da automao em arquivos, com o foco no documento

arquivstico eletrnico;
 20

3 EIXO TERICO

Ao se iniciar uma pesquisa cientfica fundamental a construo de um eixo

terico que funcione como norteador com vistas a explicitar as relaes entre os
objetivos sugeridos e as dimenses que embasam esta pesquisa, fundamentadas em uma
anlise criteriosa da literatura. Assim, nosso eixo terico constitui a lente por meio da
qual o problema desta pesquisa foi compreendido e investigado.

3.1. A TECNOLOGIA DA INFORMAO: EVOLUO E CONCEITOS

A Tecnologia da Informatizao (TI) , seguramente, um dos maiores campos de

pesquisas e discusses deste final de sculo. Para se ter uma compreenso adequada de
sua influncia atual na vida das organizaes, sejam pblicas ou privadas, conveniente
observar sua trajetria desde seu surgimento.
Para tanto, Reinhard (1996) resume a utilizao da Tecnologia da Informao
correspondente situao nas empresas, enquanto Brito (1997) traa um paralelo entre
Tecnologia da Informao e sua relao com os negcios.
Deste modo, Brito (1997) considera que a evoluo da Tecnologia da
Informao est atrelada aos avanos cientficos e tecnolgicos na rea de informtica,
s presses de um ambiente cada vez mais competitivo e s mudanas na prpria
concepo das estratgias de gesto de negcios.
J para, Daniels (1996) o mesmo enfoca a questo da tecnologia da informao
defendendo que, para que uma empresa se torne verdadeiramente global, deve fazer uso
de uma ampla variedade de tecnologias de informao, minimizando a distncia, o
tempo e coletivizando o conhecimento entre os funcionrios. No entanto, afirma que a
tecnologia de informao no pode ser considerada de forma isolada, equilibrando os
processos tecnolgicos e organizacionais. A convergncia de comunicaes e atividades
nas atividades empresariais dirias est tornando possveis os rpidos avanos da
tecnologia de informao.
Na dcada de 1970, para se ter uma idia, a informatizao das aplicaes era
realizada de forma isolada; no havia a integrao dos sistemas pela transferncia de
informaes, como facilmente desenvolvido na atualidade. Chegava-se ao cmulo de
imprimir dados gerados por um sistema e entrar (por digitao) com os mesmos dados
 21

para alimentar outro sistema. A filosofia da poca era utilizar os recursos tecnolgicos
para tornar os procedimentos operacionais mais rpidos, seguros e eficientes.
Hoje, alm de utilizar a tecnologia de informao (TI) para essa tarefa, que
considerada bsica, novos e maiores desafios foram incorporados, principalmente com a
viso da informao global, na busca de um gerenciamento mais eficaz.
A prpria definio aceita de TI como sendo computadores, software, redes de
comunicao eletrnicas, pblicas e privadas, rede digital de servios, tecnologia de
telecomunicaes, protocolos de transmisso de dados e outros servios, justifica essa
incorporao, que se transforma em desafio s organizaes para que possam atender s
novas demandas e se garantir em sua rea de atuao, tanto assegurando sua
sobrevivncia como prestando servios com qualidade, o que, a priori, as manteria no
campo de competitividade.
As causas que levam uma empresa de grande porte ao processo de reestruturao
com o uso de TI, estudada por Mariano e Dias (1996), podem servir de parmetro para
muitas organizaes na busca de seu aprimoramento: necessidade de um ambiente de
hardware mais robusto; deficincia na manuteno de hardware; fragilidade e
descontinuidade de investimentos no sistema operacional; ambiente de produo
precariamente administrvel, com proliferao de micros levando a desenvolvimento de
solues isoladas; dificuldade na obteno de atualizao de mquina; busca de
plataforma que ocasione migrao menos traumtica; TI presente em atividades que
exigem rapidez de processamento e no permeia seus processos crticos.

3.2 AUTOMAO DE ARQUIVOS: a literatura brasileira sobre o tema e o processo

de automao de arquivos

O termo automao ou os seus sinnimos: automatizao e

informatizao representa a substituio do trabalho do homem, manual, por
sistemas previamente programados que se auto-controlam, regulam e realizam uma
srie de operaes em velocidade superior capacidade humana. Em arquivos, ou na
literatura da rea, a automao pode ser referir: (grifo nosso).
1. utilizao de computadores para realizar as prticas arquivsticas
(produes de ndices, descrio, pesquisa, acesso, etc.);
 22

2. Ao processo de seleo de sistemas eletrnicos de gerenciamento de

documentos arquivsticos, ou seja, a busca por um software que gerencie a
produo, uso e destinao dos documentos arquivsticos produzidos em
uma organizao;
3. insero dos documentos eletrnicos no ambiente arquivstico como um
sintoma de automao das unidades arquivsticas;
4. Ao fornecimento de servios relacionados aos documentos arquivsticos
atravs da Internet.

Assim, de uma forma muito tmida, pelo menos at a metade da dcada de 90, a
literatura brasileira vinculada Arquivologia, discutiu o tema automao em arquivos.
A questo da aplicao dos computadores e das tecnologias da informao em arquivos
foi diversas vezes a problemtica de eventos e artigos, mas abordada de maneira pouco
complexa e sem a profundidade que carecia. Casos isolados de procedimentos de
automao foram apresentados, mas sem muita discusso terica ou ainda sem a
presena de questionamentos sobre os impactos causados pela insero das novas
tecnologias no trabalho e na maneira do arquivista encarar a realidade das unidades
arquivsticas nesse contexto eletrnico.
Na maioria das vezes, so bibliotecrios e engenheiros os atores desse ambiente.
Os artigos tendem a ser extremamente didticos, no sentido de suprir uma necessidade
dos profissionais que se esquivavam de estudar mais profundamente a rea de
informtica. Dessa maneira, grande parte dos estudos limita-se a definir o que
informtica, os que so bases de dados, como funcionam os computadores, a diferena
de software e hardware etc., e deixam de discutir questes fundamentais que perpassam
a formao continuada dos profissionais que lidam com arquivos; o trabalho
multidisciplinar que os arquivos necessitam nesse momento e o dilogo que deve haver
entre os profissionais de reas distintas; e, sobretudo, a revisitao e acomodao dos
princpios arquivsticos dentro de uma nova estrutura tecnolgica. (MIRANDA NETO,
1979a, 311).
Ainda de acordo com este autor no I Congresso Brasileiro de Arquivologia,
promovido pela Associao dos Arquivistas Brasileiros, em 1972, coube a Antonio
Garcia de Miranda, engenheiro e matemtico, proferir uma palestra sobre o arquivo e o
computador. O autor realiza o que chama de anatomia e fisiologia do computador
e discute a terminologia da informtica relacionada terminologia da Arquivologia. O
 23

texto soa - apoiado no desconhecimento dos profissionais das novas tecnologias e do

pouco avano alcanado - como uma aula (com intensos recursos didticos de repetio
e exemplos) propondo que os arquivistas aprendam o significado de alguns termos e,
mais que isso entenda o funcionamento interno da lgica de um computador. V- se a
tentativa de desmistificao da mquina e ainda certo receio de credit-la como
solucionadora de todos os problemas de acesso e preservao dos documentos,
principalmente nos arquivos histricos:

(...) Em matria de recuperao o computador ter de ser empregado

com grande cautela (...). quase certo que o trabalho normal mais
barato e de igual eficincia. Estamos por demais encantados com a
tecnologia (MIRANDA NETO, 1979a, 311).

Um ano depois, em 1973, o mesmo autor escreve para a revista Arquivo &
Administrao e, com o ttulo Arquivologia e Ciberntica, discute sobre a idia de
retroao e regulao da mquina como um sistema.
O peridico Arquivo e Administrao so responsveis em 1975 pela publicao
de um artigo do canadense M. E. Carrol. A traduo de Mrcio Valrio Esposel
apresenta um profissional preocupado com a padronizao, tanto da descrio de
documentos quanto da produo de mquinas. Carroll realiza uma comparao da
produo de ndices por especialistas e por mquinas e seu raciocnio afirma que
menos caro e mais gil a produo desse instrumento de recuperao de documentos
pela mquina. Apresenta a Recodex (ou Records management control and indexing
Controle de documentos e indexao), que tinha como objetivo a proviso de
instrumentos de busca para os documentos pblicos e histricos. Discute as vantagens e
desvantagens da utilizao do computador, apresenta definies para os termos
automao, processamento de dados e bases de dados.
Arrola trs regras para que o arquivista se lance no campo da automao:
1. Interdisciplinaridade;
2. Claro conhecimento da teoria arquivstica; e
3. Conhecimentos bsicos dos conceitos de automao, para manuteno de
um dilogo.
Preocupa-se, por fim, com a preservao, especificamente das fitas magnticas,
em que aponta algumas recomendaes para que os dados nelas salvos possam ser
recuperados. Afirma, valorizando a subjetividade inerente do profissional da informao
 24

que lida com arquivos, a fragilidade da mquina: a automao no uma panacia (sic)
para a maioria dos males de que sofre a recuperao de informaes (CARROL, 1975,
p. 11).
No ano de 1977, foi vez Jerusa Gonalves de Arajo alertar quanto ao uso do
computador com base nas prprias experincias da vida profissional. O texto O
computador e a realidade Brasileira, publicado no peridico Arquivo &
Administrao, critica instituies arquivsticas que vem no computador um sinnimo
de status, ou seja, a aplicao nacional se d com o computador sendo objetivo-fim e
no objetivo-meio, tornando-o uma mquina para datilografia de luxo (p. 27). A
autora critica ainda instituies que implantaram as mquinas, mas no as utilizaram.
Arajo (1977) atenta para o fato que a automao pode atingir diversas etapas do
trabalho do arquivista, mas na etapa de acesso e recuperao e avaliao de
documentos que sua presena mais marcante, pois a resposta est intimamente ligada
subjetividade humana, que registrou os dados.
No IV Congresso Brasileiro de Arquivologia, coube bibliotecria Jannice
Monte-Mr discutir a Utilizao dos computadores na rea de arquivos. Influenciada
provavelmente pela sua formao original, Monte-Mr (1982) fala a partir de uma
realidade biblioteconmica. Fica s vezes difcil de entender se a autora se refere
automao de bibliotecas, arquivos ou s duas unidades ao mesmo tempo. Prope a
utilizao de padres bibliogrficos de catalogao e cooperao sem, no entanto,
discutir como seria a adaptao e a diferena dos mtodos e materiais tratados pelas
duas reas.
A mesma autora, ainda no ano de 1986, publica no peridico Arquivo &
Administrao, um trabalho apresentado na sesso dedicada a arquivos e processamento
de dados do Seminrio Tecnologia, administrao e arquivo, promovido pela
Associao dos Arquivistas Brasileiros AAB, ocorrido entre os dias 24 a 26 de 1982.
A respeito disto Monte-Mr (1986) discorre sobre a utilizao de computadores
em arquivos visando rpida e precisa recuperao da informao (p. 41). Ao
apresentar o panorama da automao de arquivos, a autora afirma que a automao de
bibliotecas precedeu a automao de arquivos no Brasil e que grande parte dos
exemplos das atividades exercidas nos arquivos nacionais resume-se na preparao de
ndices alfabticos e o tratamento de um grande nmero de documentos que
representam caractersticas similares vm sendo base da atividade de automao de
arquivos (p. 42). Apresenta ainda a situao dos EUA, em que o MARC, nesse
 25

perodo, sofria adaptaes na Biblioteca do Congresso para servir descrio de

manuscritos.
Deste modo em maio de 1986, no no Brasil, mas em Portugal, na Reitoria da
Universidade Clssica de Lisboa, Michael Cook alerta, sobretudo para as diferenas
metodolgicas, de acervo e de necessidades diversas de recuperao da documentao.
Em seu texto Automatizao de arquivos, com traduo coordenada por Ana Maria
Rosrio Rodrigues e publicada nos Cadernos BAD, o autor aborda questes que ainda
no estavam muito claras no Brasil: Por que no possvel descrever ou catalogar os
arquivos de um modelo de catalogao essencialmente constitudo para os materiais
bibliogrficos? (p. 37). Cook responde a essa questo baseado no Manual of Archival
Description: 1) o problema do crescimento de ncleos arquivsticos; 2) o problema do
nvel de descrio; e 3) a profundidade de descrio. Essa discusso sobre a descrio
leva o autor a concluir, quando relaciona a automao e a formao profissional, que:

As disciplinas comuns, como a informtica, esto indissoluvelmente

associadas aos assuntos profissionais, por exemplo, no possvel
estudar informtica se no nos debruarmos simultaneamente sobre a
estrutura de uma representao bibliogrfica ou de uma descrio
arquivstica ou ainda sobre a linguagem de pesquisa numa base de
dados (COOK, 1986, p. 43)

Mais uma vez o peridico Arquivo & Administrao responsvel pelo relato
de uma experincia da Cinemateca Brasileira na automao de arquivos. Roberto Souto
Pereira (1986), analista de sistemas, relata o caso em que: sugere um mtodo suscetvel
de uso para outros arquivos que se encontrem em situao semelhante (p. 48),
apresenta os objetivos para o sistema e seu uso futuro como uma base de dados
nacional de informaes sobre os filmes remanescentes da produo brasileira (p. 48)
e, por ltimo, discorre sobre a pr- implantao de um sistema de computao como
uma sugesto para um mtodo de trabalho (p. 48). Observa-se, nesse trabalho, um
grande avano na preocupao de se determinar os requisitos funcionais e os no-
funcionais e, principalmente, com a sistematizao do uso, produo e destinao da
documentao antes que seja transposta para um sistema automatizado.
De acordo com Charles Dollar, em traduo para a publicao brasileira Acervo
em 1994, mas em Conferncia realizada na Universidade de Macerata (Itlia) em
setembro de 1990, apresenta os impactos sofridos pelas prticas arquivsticas a partir do
 26

aparecimento das tecnologias da informao em arquivos. O autor analisa as prticas

arquivsticas bsicas, apontando as conseqncias do processo de informatizao e os
rumos que essas atividades devero tomar. Dollar aponta ainda o que chama de
imperativos tecnolgicos: a natureza mutvel da documentao, em que afirma que as
tecnologias de informao esto nos conduzindo a uma nova era de documentao
para a qual no existem mais anlogos ao papel (p. 5); a natureza mutvel do trabalho,
apontando principalmente que muito do processo seja automatizado e possa no
necessitar de interferncia humana (p.6), o que refora a caracterstica de
instantaneidade e de rapidez nos trabalhos em arquivos com o surgimento das novas
tecnologias; e as mudanas nas prprias tecnologias: o lado desalentador das
tecnologias de informao que o ritmo dinmico da mudana cria um ambiente nos
quais mudanas radicais ocorrem antes que as pessoas tenham compreendido e
assimilado completamente as tecnologias da informao existentes (p. 7).
Assim, Jos Maria Jardim, tambm no incio dos anos 90, apresenta uma
reflexo sobre As novas tecnologias da informao e o futuro dos arquivos. Jardim
(1992), atravs do peridico Estudos Histricos, discute os desafios impostos aos
profissionais de Arquivologia, s instituies de formao e ao profissional. Levanta
a necessidade de se retornar com olhar crtico literatura da rea para reavaliar as
teorias e os princpios sob os quais as instituies de documentao tm operado (p.
253). Discute o documento eletrnico e o trabalho com os computadores como
responsveis pela dissoluo das tradicionais fronteiras entre organizaes (p. 254), o
que culminar com o surgimento da multiprovenincia (p. 254); com a redefinio do
conceito de acesso; e com a necessidade de se conduzir estudos e propostas bsicas
sobre a gesto arquivstica dos documentos eletrnicos em seus diversos aspectos (p.
258).
Conforme, Ana Maria de Almeida Camargo, no peridico Arquivo &
Administrao de 1994, so apresentadas algumas opinies que envolvem os
fundamentos tericos da Arquivologia com relao ao surgimento e utilizao de
distintos suportes da informao (p. 34). Nesse trabalho, Camargo contrape a
arquivstica do sentido (p. 37) e a arquivstica do metro cbico ou linear (p. 37)
(utilizando expresses de Vital Chome). A primeira, segundo a autora, seria aquela que
procura atender s peculiaridades da documentao cujo contedo, registrado em
suportes especiais, acessvel apenas por mquina (p. 38). A ltima seria aquela
preocupada com a organicidade dos documentos de arquivo, sendo tratados, portanto,
 27

como conjuntos indissolveis. A autora tenta destituir o carter pejorativo da expresso

metro cbico ou linear, afirmando que cabe Arquivologia recuperar os contextos de
produo, uso e destinao dos documentos, ao arquivista no a informao contida
no documento que interessa (p. 39).
Por conseguinte Miriam Yanitchkis Couto (1994) apresenta na revista Acervo,
uma metodologia para automao de arquivos, bibliotecas e centros de documentao.
Seu estudo refere-se operacionalizao da automao do arquivo, mas no aprofunda
nas questes tericas e com os requisitos que pr-definam o funcionamento de um
sistema eletrnico de gerenciamento de documentos arquivsticos. Os passos
apresentados durante o processo de automao de um arquivo so:

1. Formao de equipe;
2. Comprovao da necessidade de automatizar;
3. Processos a serem automatizados;
4. Escolha de software;
5. Teste do software e
6. Implantao do software.

Ainda neste mesmo nmero de peridico, Marilena Leite Paes apresenta em

artigo intitulado Os arquivos e os desafios de um mundo em mudanas, uma reflexo
a respeito das mudanas impostas aos arquivos pelas novas tecnologias e da rapidez
com que essas mudanas ocorrem. Analisa ainda o novo perfil do profissional
responsvel pelo processamento tcnico da documentao arquivstica contempornea.
Destaque para a afirmao: no existe substituto para o trabalho intelectual do
arquivista, qual seja, o de emitir julgamento de valor, selecionar, classificar, indexar
documentos e informao (p. 68). A autora tambm antecipa algumas preocupaes
com o valor probatrio dos documentos arquivsticos, sugerindo uma padronizao na
fabricao de equipamentos e suportes e, finalmente, legislao que d respaldo legal s
informaes contidas nos documentos independentes do tipo de suporte adotado
(p.72).
A partir do peridico Estudos Histricos que apresentou comunidade
arquivstica a traduo, realizada por Adelina Novaes e Cruz, do artigo Registros
documentais contemporneos como provas de ao, da professora Luciana Duranti.
Duranti (1994) recorre diplomtica para apresentar as caractersticas dos documentos
 28

arquivsticos que tornam a anlise dos registros documentais o mtodo bsico pelo
qual se pode alcanar a compreenso do passado tanto imediato quanto histrico, seja
com propsitos administrativos ou culturais (p.52). Discute ainda os conceitos de
autenticidade e fidedignidade e os princpios fundamentais da Arquivologia: respeito
aos fundos e respeito ordem original, colocando-os numa realidade em que existe o
que chama de documentos contemporneos. Assim, suscita uma preocupao aos
arquivistas sobre a prtica arquivstica e a teoria arquivstica e afirma que as novas
tecnologias da informao e as condies especficas que elas produzem no alteram a
substncia da responsabilidade custodial dos arquivistas (p. 63).
Carlos Henrique Marcondes, do Departamento de Documentao da
Universidade Federal Fluminense, foi responsvel pela publicao, na revista Arquivo
& Administrao de julho a dezembro de 1998, de um artigo que representa um avano
no trabalho da descrio arquivstica em computador. Embora seja ainda uma iniciativa
introdutria sobre o assunto, destaca-se pela originalidade do tema:

Estruturao e representao de documentos e agrupamentos de

documentos de arquivo no espao computacional. Para isso, so
examinados os fundamentos tericos e prticos da representao. Com
base no princpio de provenincia, identificam-se os componentes de
representao de informaes arquivsticas, como se estruturam e
como se relacionam. Usam-se como paradigmas a norma
International General Standard Archive Description ISAD(G), de
descrio arquivstica e o Modelo Entidades- Relacionamentos para a
criao de um modelo conceitual de informaes de um ambiente de
arquivos (p. 17).

Deste modo, Crte et al.(2002) so responsveis pela publicao de Avaliao

de softwares (sic) para bibliotecas e arquivos. A obra importante por ser a primeira
iniciativa brasileira de arrolar requisitos funcionais e no-funcionais para a seleo de
sistemas eletrnicos para o gerenciamento de documentos arquivsticos. O livro
resultado do acmulo de experincias no processo de seleo de software para a
biblioteca da Presidncia da Repblica. Obviamente o texto tem maior aprofundamento
nas questes relacionadas biblioteca e as autoras no discutem a fundo a importncia
dos requisitos funcionais para seleo de software.
A obra mostra que muitos estudos colocam em um mesmo enfoque unidades de
documentao e informao completamente diferentes, questionando muito pouco as
necessidades metodolgicas de cada uma e as diferenas do material existente dentro
delas. um exemplo de que grande parte das pesquisas no assunto privilegia as
 29

questes tcnicas referentes ao processo de automao (MONTE-MOR, 1986; COUTO,

1994; PRIETTO, 1994) e deixam de lado as questes ligadas aos documentos
arquivsticos, subjetivas e tericas, que so os processos metodolgicos e conceituais
de, no caso dos arquivos, produo, captao, tratamento, guarda, difuso e
disseminao de documentos. As prprias autoras acabam por no dar profundidade as
suas concepes iniciais, qual seja a de considerar as fronteiras entre arquivos e
bibliotecas.
Estudos mais recentes, que tm suas origens numa nova concepo, que v a
informao arquivstica como objeto primordial da Arquivologia, tendem a focar os
servios de informaes prestadas aos usurios com o auxlio das tecnologias da
informao do que propriamente a insero das mesmas em arquivo. O ponto forte
passa a ser a utilizao dos servios oferecidos atravs das novas tecnologias do que
propriamente s prticas de produo desses servios, os impactos profissionais e as
possibilidades de utilizao dos computadores em especfico.
S & Santos (2004) observam que...
[...] com o avano das tecnologias da informao e comunicao
(TICs) surgem novas formas de disponibilizao e acesso s
informaes arquivsticas. Emergem espaos informacionais virtuais,
como, por exemplo, os servios de informao arquivstica na web
que, assim como os servios de informao arquivstica 'tradicionais',
devem ser centrados no usurio, procurando satisfazer as necessidades
de informao deste sujeito no processo de transferncia da
informao (p. 82).

No artigo Servios de informao arquivstica na web centrados no usurio,

publicado na revista Arquivo & Administrao de 2004, S & Santos (2004) abordam a
mudana de paradigma (aceita por alguns autores como sendo do princpio de
provenincia para a informao arquivstica); discutem o acesso e a transio desse
conceito ligado legislao e a concepo de direitos; estendem-se para o uso das
tecnologias da informao para o alcance desse acesso; e, por fim, abrangem os servios
de informao arquivsticas na web, tendo como foco central o estudo de usurios para
o desenvolvimento desses servios.
A automao de arquivos discutida sob o ponto de vista prtico. Sendo assim,
apresenta-se uma metodologia para a seleo de sistemas eletrnicos de gerenciamento
de documentos arquivsticos, tendo como base requisitos funcionais, no funcionais e de
metadados.
 30

3.3. SISTEMAS INFORMATIZADOS DE GESTO ARQUIVSTICA DE

DOCUMENTOS SIGAD: os requisitos funcionais MoReq e E-Arq BRASIL

O Sistema Informatizado de Gesto Arquivstica de Documentos - SIGAD -

desenvolvido para produzir, receber, armazenar, dar acesso e destinar documentos
arquivsticos (EARQBRASIL, 2009). Tem ampla abrangncia, includo os documentos
convencionais (analgicos), alm dos documentos arquivsticos digitais, sejam eles
convencionais ou dinmicos inclusive bancos de dados e pginas web. Neste sentido, o
SIGAD tem como aes bsicas:

a. O registro das referncias dos documentos convencionais, podendo

incluir imagens digitalizadas,
b. A captura, armazenamento e promoo do acesso aos documentos
digitais.

Deste modo, o SIGAD pode ser composto por software nico ou vrios
softwares integrados, adquiridos ou encomendados. Entretanto, seu sucesso depender
da implantao prvia de um programa de Gesto Arquivstica de Documentos.
De acordo com W. Theodore Drr, em seu artigo intitulado Some thoughts and
designs about archives and automation no peridico American Archivist, so feitas as
seguintes observaes para os chamados arquivos modernos:

[...] Os arquivos modernos tm no apenas um, mas sim dois

objetivos principais: preservar os registros confiados a eles e
conduzir o pesquisador informao de que este precisa. O
segundo impossvel sem o primeiro e o primeiro no possui
sentido algum sem o segundo (DRR, 1984, p.274).

Ainda citando Drr, em seus objetivos, este autor assevera que so primordiais
para o bom funcionamento de um arquivo. No entanto, sem a utilizao de
computadores, as tarefas de organizar a grande quantidade de documentos, preservarem
as relaes orgnicas existentes entre eles e disponibiliz-los de maneira correta, de
acordo com a fase do ciclo vital do documento arquivstico, so, hoje em dia,
praticamente impossveis de serem realizadas manualmente, em um contexto marcado
pela utilizao crescente das tecnologias da informao. H que se pensar, portanto, na
 31

[...] Utilizao da informtica sem colocar em risco a

integridade e o valor histrico ou probatrio [dos] acervos:
utilizao dos suportes informticos como recurso estratgico
para agilizar a recuperao e transmisso de informaes,
mantendo arquivados, em sua forma convencional, os
documentos julgados de valor vital para a instituio;
transferncia peridica das informaes para novos suportes;
adoo da informtica em operaes e atividades importantes e
muito volumosas, mas que perdem sua atualidade em curtssimo
espao de tempo (PAES, 1994, p.74).

Ao se utilizar as novas tecnologias para transformar a maneira pela qual o

trabalho realizado e no somente para fazer mais rpido o que j se fazia antes. O
computador no organiza, ele agiliza os procedimentos e, principalmente, aumenta o
potencial de recuperao de informao. Quanto mais sistematizados forem os
procedimentos de registro da informao, mais rica ser a possibilidade de sua
recuperao. Entretanto, da mesma forma, ele potencializa a desorganizao caso os
procedimentos de registro no tenham sido previamente planejados.
Percebemos que duas tendncias so importantes no entendimento da
terminologia que se refere criao de sistemas eletrnicos de gesto de documentos: a
primeira est intimamente relacionada s solues propostas pelo mercado, visando a
resultados imediatistas que prometem, na maioria das vezes, a gesto da informao
atravs da utilizao de GED (Gerenciadores eletrnicos de documentos). Nesse
primeiro momento, no importa se a informao ou o documento se origine no ambiente
externo, ou seja, o documento no precisa ter um carter arquivstico para a organizao
(CENADEM, 2002).
A segunda, parte da teoria arquivstica e, embora extremamente preocupada com
a prtica das organizaes e com as solues propostas pelo mercado, concebida tendo
em vista as caractersticas que fazem de um documento um documento arquivstico
autntico e fidedigno. Instituies mais consolidadas, como o Arquivo Nacional e o
Conselho Nacional de Arquivos, so os responsveis pela produo e indicao de
literatura e definio de requisitos necessrios para a gesto de documentos
arquivsticos nesses moldes. Consideram, exclusivamente, a informao orgnica, ou
seja, aquela originada nas atividades e funes da organizao e que est relacionada ao
seu contexto de produo. Nesse ambiente, surgem as expresses sistema eletrnico de
gesto arquivstica de documentos eletrnicos SEGAD, sistema de gesto de
 32

documentos eletrnicos SGDE e sistema de gerenciamento de arquivos eletrnicos

SGAE (CENADEM, 2002).
A especificao MoReq, desenvolvida pela Comisso Europia, define a
expresso sistema de gerenciamento de arquivos eletrnicos SGAE, afirmando:

A gesto de documentos de arquivo eletrnicos complexa, exigindo

a implementao correta de uma vasta gama de funes. Um sistema
que satisfaa estas exigncias um SGAE requer software
especializado. Esse software pode consistir num pacote especializado,
num determinado nmero de pacotes integrados, em software
concebido por encomenda ou em qualquer combinao dos atrs
referidos; em todos os casos, sero necessrios procedimentos
manuais e polticas de gesto complementares. A natureza de um
SGAE variar de organizao para organizao. A presente
especificao no esboa qualquer premissa relativa natureza de
solues individuais para um SGAE. Os utilizadores da especificao
necessitaro de definir o modo como as funes de um SGAE podem
ser implementadas para satisfazer os seus requisitos (EUROPEAN
COMISSION - EC, 2001, p.22)

O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ (2006a) define um sistema

eletrnico de gesto arquivstica de documentos eletrnicos - SIGAD como...

[...] um conjunto de procedimentos e operaes tcnicas

caractersticos do sistema de gesto de documentos arquivsticos
processado eletronicamente e aplicvel em ambientes eletrnicos
digitais ou em ambientes hbridos, isto , documentos eletrnicos e
convencionais ao mesmo tempo (CONARQ, 2006a).

Portanto o SIGAD seria...

[...] um sistema desenvolvido para produzir, receber, armazenar, dar

acesso e destinar documentos em ambiente eletrnico. Pode
compreender um software particular, um determinado nmero de
softwares (sic) integrados, adquiridos ou desenvolvidos por
encomenda, ou uma combinao desses. O sucesso do SEGAD
depender fundamentalmente da implementao de procedimentos e
polticas de gesto de documentos (CONARQ, 2006a).

Ainda de acordo com o CONARQ, o SIGAD seria o responsvel pelo

acompanhamento do ciclo vital de documentos eletrnicos arquivsticos, guardando as
caractersticas de autenticidade e fidedignidade desses documentos:

O SIGAD Trata o documento arquivstico como uma unidade

complexa; gesto dos documentos a partir do plano de classificao
para manter a relao orgnica entre os documentos; implementao
 33

de metadados ao nvel dos documentos para descrever os contextos de

produo dos documentos; armazenamento e gesto seguros para
garantir a autenticidade dos documentos e a transparncia das aes
do rgo ou entidade; trata sistematicamente a seleo, a avaliao
dos documentos arquivsticos e a sua destinao (eliminao ou
guarda permanente), de acordo com a legislao em vigor; exportao
dos documentos para transferncia e recolhimento; inclui
procedimentos para a preservao de longo prazo dos documentos
arquivsticos (CONARQ, 2006a).

ainda o CONARQ (2006b, p. 4) o responsvel pela definio de GED como

um conjunto de tecnologias utilizadas para a organizao da informao no
estruturada de um rgo ou entidade. A informao no estruturada, segundo ainda o
CONARQ, seria aquela no armazenada em um banco de dados.
Para a especificao MoReq a expresso que teria o mesmo significado da sigla
GED seria o sistema de gesto de documentos eletrnicos - SGDE. Estes
instrumentos

[...] so amplamente utilizados nas organizaes para proporcionar a

gesto e controle de documentos eletrnicos. Muitas funes e
recursos dos SGDE coincidem em parte com os de um SGAE. Em
regra, um SGDE incluiria indexao de documentos, gesto do
armazenamento, controle de verses, integrao direta em aplicaes
de ambiente de trabalho e ferramentas de recuperao para aceder os
documentos (EC, 2001, p. 80).

Ainda de acordo com o modelo proposto, um SGAE difere de um SGDE

(Sistema de Gesto de Documentos Eletrnicos) em diversos aspectos importantes:

QUADRO 1 - Diferenas entre um SGDE e um SGAE

SGDE SGAE
Permite que os documentos sejam Impede que os documentos de arquivo sejam
modificados e/ou que existam em diversas modificados;
verses;
Pode permitir que os documentos sejam Impede que os documentos de arquivo sejam
eliminados pelos seus proprietrios; eliminados, exceto em determinadas
circunstncias rigorosamente controladas;
Pode incluir alguns controles de reteno; Tem de incluir controles de reteno
rigorosos;
Pode incluir uma estrutura de Tem de incluir uma estrutura rigorosa de
armazenamento de documentos, a qual organizao de documentos de arquivo (o
pode ficar sob o controle de utilizadores; plano de classificao) que mantida pelo
administrador;
Fonte: EC, 2001, p. 80-81.
 34

Para facilitar o entendimento, o quadro 02 abaixo, sistematiza os significados

das expresses designadas para os sistemas eletrnicos de gerenciamento de
documentos e suas siglas:

QUADRO 2 - Sistemas Eletrnicos de Gerenciamento de Documentos

DENOMINAO SIGLA DEFINIO

Sistema Informatizado de gesto
arquivstica de documentos
eletrnicos
Sistemas de gerenciamento de
arquivos eletrnicos
Gesto eletrnica de documentos
Sistema de gesto de documentos
eletrnicos
Fonte: Adaptado de CONARQ (2006a) e EC (2001).
Um sistema desenvolvido para
produzir, receber, armazenar, dar acesso
e destinar documentos em ambiente
eletrnico. Pode compreender um
SIGAD software particular, um determinado
nmero de softwares (sic) integrados,
adquiridos ou desenvolvidos por
encomenda, ou uma combinao desses
(CONARQ, 2006a).
Um SGAE requer software
especializado. Esse software pode
consistir num pacote especializado, num
determinado nmero de pacotes
integrados, em software concebido por
SGAE
encomenda ou em qualquer combinao
dos atrs referidos; em todos os casos,
sero necessrios procedimentos
manuais e polticas de gesto
complementares (EC, 2001, p. 22).
Conjunto de tecnologias utilizadas para
a organizao da informao no
GED
estruturada de um rgo ou entidade
(CONARQ, 2006b, p. 4)
So amplamente utilizados nas
organizaes para proporcionar a gesto
e controle de documentos eletrnicos
(...) Em regra, um SGDE incluiria
indexao de documentos, gesto do
SGDE
armazenamento, controle de verses,
integrao direta em aplicaes de
ambiente de trabalho e ferramentas de
recuperao para aceder os documentos
(EC, 2001, p. 80).

Observando o Quadro 2, conclui-se que as definies propostas pelo CONARQ

no Brasil e pela especificao MoReq, da Comisso Europia, para as expresses
sistema eletrnico de gesto arquivstica de documentos eletrnicos - SEGAD e
sistemas de gerenciamento de arquivos eletrnicos - SGAE, convergem.
A expresso adotada pelo CONARQ s mais completa do que a adotada pelo
modelo, mas, na prtica, tem o mesmo significado de gerir documentos arquivsticos
hbridos, resguardando as caractersticas arquivsticas do documento e obedecendo aos
princpios arquivsticos. Ateno especial deve ser dada ao fato da especificao MoReq
 35

utilizar a mesma expresso SGAE para designar tanto o sistema de gesto de

documentos quanto o sistema eletrnico de gesto de documentos.
Da mesma forma, mesmo que as definies para a expresso GED tentem
aproxim-la com as tecnologias desenvolvidas para a gesto de documentos eletrnicos
arquivsticos, ficam claro que o primeiro instrumento utilizado para gerir documentos
eletrnicos de um modo geral, no possuidores, na maioria das vezes, das caractersticas
dos documentos arquivsticos, entidades geridas pelo segundo instrumento.
A especificao MoReq apresenta um conjunto de requisitos especialmente
destinados a essa prtica. Conclui-se, portanto, que os repositrios de GED so
geralmente utilizados para a gesto da informao, com vistas ao acesso ao contedo do
documento, geralmente utilizado para a tomada de deciso em organizaes. Cabe tal
ferramenta gerir os documentos que no necessitam de uma preocupao com a relao
orgnica que estabelecem entre si e com a estrutura organizacional que os produziram.
A documentao produzida nas organizaes ser, portanto, gerenciada por uma
tecnologia que reunir elementos da teoria e prtica arquivsticas. Entender-se- essa
tecnologia como um sistema eletrnico capaz de garantir: as propriedades do
documento arquivstico; o cumprimento do ciclo vital dos documentos; o impedimento
de que esses documentos arquivsticos sofram alteraes ou que sejam eliminados,
exceto em situaes previamente determinadas; a incluso de prazos de guarda e
controles de segurana rigorosos; a organizao eficiente e eficaz da documentao
arquivstica de acordo com as previses de um plano de classificao; a formao de um
repositrio seguro de documentos arquivsticos necessrios para a realizao das
atividades e funes das organizaes; e, sobretudo, a facilidade de acesso a esses
documentos arquivsticos produzidos.
Sendo assim, a expresso que melhor definir esse sistema ser: sistemas
informatizados de gesto arquivstica de documentos, que ser a tecnologia responsvel
pela administrao da produo, do uso e do armazenamento de documentos
arquivsticos, estejam eles em suporte tradicional ou eletrnico. (CENADEM, 2002).

3.3.1 As etapas de automao de arquivos: passos para a seleo, aplicao e

avaliao de um SIGAD

De acordo com Paes (1994) desenvolvem-se duas opinies pertinentes sobre a

automao de arquivos e a relao das novas tecnologias e os arquivistas. Na primeira
 36

delas, a autora afirma haver uma separao do trabalho que realmente deve ser
automatizado e aquele que depende do indivduo (profissional de arquivo): no existe
substituto para o trabalho intelectual do arquivista, qual seja, o de emitir julgamento de
valor, selecionar, classificar, indexar documentos e informaes. Na segunda, a autora
atenta para o fato de que a agilidade e a facilidade com que pode ser feito o trabalho
podem impressionar o profissional e prejudicar o usurio: a velocidade com que [as]
informaes so processadas alimenta no usurio mal- preparado uma falsa sensao de
modernidade.
Portanto, uma srie de etapas dever ser cumprida quando do processo de
automao de arquivos. Diversos autores como (DRR, 1984; MONTE-MOR, 1986;
COUTO, 1994; PRIETTO, 1994 e CRTE et al., 2002) apontam essas etapas
descrevendo estudos de casos de automao em arquivos ou oferecendo diretrizes para
que tal processo ocorra. O quadro 3 apresenta estas etapas:

QUADRO 3 - As Etapas do Processo de Automao

N Etapa Procedimentos

fundamental o trabalho em equipe durante um processo de

1 Formao de equipe
Comprovao da necessidade de
2
automatizar
Levantamento de dados (Definio
das necessidades da entidade cuja
2.1
gesto de documentos ser
automatizada)
Identificao dos processos a
3
serem automatizados
automao da gesto de documentos arquivsticos, primeiro pela gama
diferenciada de reas envolvidas no processo de produo e uso dos
documentos arquivsticos; depois, pela necessidade de especialistas
diferenciados para desenvolver o projeto de automao e sua execuo.
O trabalho realizado por essa equipe ser multidisciplinar, naquilo que
Domingues (2005) define como sendo um trabalho em que h
aproximao de campos disciplinares diferentes para a soluo de
problemas especficos e um compartilhamento de metodologias.
A equipe que se formou ser capaz de analisar e diagnosticar o
conjunto documental; compreender suas dimenses fsicas, seu estgio
de tratamento, a fragilidade dos itens documentais que o compem, o
estado de conservao, estabelecer regras de acesso, conhecer a
comunidade de usurios, dimensionar o seu potencial e a sua real
utilizao, e, por fim, comprovar a necessidade ou no de automao.
Uma vez estabelecido que a automao seja vivel para um
determinado acervo, ser essencial conhecer as caractersticas da massa
documental com que se vai trabalhar. Esse levantamento ter uma
dimenso intelectual, em que se procurar resgatar as origens dos
documentos, as atividades e funes que os geram e uma outra
dimenso prtica, em que se procurar quantificar o acervo.
Nessa etapa sero listados todos os processos (ou funes) que devam
ser automatizados. A seleo do sistema eletrnico de gerenciamento
de documentos arquivsticos apropriado est intimamente relacionada a
essa definio.

4 Varredura na literatura
Anlise de documentos que
4.1
registram experincias semelhantes
Levantamento dos sistemas
5 eletrnicos de gerenciamento de
documentos arquivsticos
6 Contatos
7 Cooperao
Seleo do sistema eletrnico de
8
gerenciamento de documentos
Anlise do sistema eletrnico de
9 gerenciamento de documentos
arquivstico escolhido
Teste do sistema eletrnico de
10 gerenciamento de documentos
arquivsticos
Implantao parcial do sistema
eletrnico de gerenciamento de
11
documentos arquivstico e plano de
implantao dos demais mdulos
12 Implantao e treinamento
37
Casos de automao de acervos arquivsticos na literatura da rea so
mais comuns do que propriamente textos tericos que discorram sobre
a automao de arquivo. Nessa etapa, vale procurar na literatura
existente (artigos de peridicos, livros, anais de congressos, etc.) casos
de automao, apresentaes de sistemas eletrnicos de gerenciamento
de documentos arquivsticos e autores que discorrem sobre o tema.
Muito embora as experincias publicadas tendam a mostrar o que deu
certo, deixando de lado os obstculos enfrentados, l-las importante
para identificar pontos semelhantes nas necessidades de automao e
nas caractersticas do conjunto documental a ser automatizado.
Um grande nmero de produtores de sistemas eletrnicos de
gerenciamento de documentos arquivsticos possui sites na Internet
divulgando seus produtos. A anlise que se far desses sistemas deve
ser cuidadosa por se tratarem de sites comerciais que tendem a
supervalorizar seus produtos e promet-los como a ltima e melhor
alternativa para a atividade de automao.
Estabelecer relaes tarefa primordial para entender e saber
diferenciar empresas e sistemas oportunistas daqueles considerados
idneos, que possuem credibilidade no mercado e que acompanham os
avanos tecnolgicos. Visita aos produtores e acompanhamento de
demonstraes do sistema eletrnico de gerenciamento uma sada
para dvidas com relao credibilidade e idoneidade do mesmo.
Visitas a usurios de alguns sistemas para verificar o grau de
satisfao, bem como os problemas detectados quando da implantao,
acompanhamento e manuteno dos servios.
Do universo visualizado de sistemas eletrnicos de gerenciamento de
documentos arquivsticos devem-se escolher aqueles que, submetidos
aos critrios de avaliao, responderam bem tanto s necessidades da
organizao, quanto teoria arquivstica
A anlise com base nos requisitos de avaliao de sistemas eletrnicos
de gerenciamento e nas funes a serem automatizadas reduzir
consideravelmente o nmero de sistemas. A partir da comea-se uma
anlise mais aprofundada daqueles que rigorosamente prometem
atender s necessidades da entidade.
Esta etapa visa leitura cuidadosa da documentao que acompanha o
sistema. O sistema eletrnico de gerenciamento de documentos
adotado dever ser acompanhado de uma boa documentao de
maneira que qualquer usurio possa entend-lo.
Para a eficcia da automao, no interessante que todo o sistema
eletrnico passe a funcionar com todos os seus mdulos para todos os
usurios. Em fase de teste, necessrio o estabelecimento do mdulo
piloto, avaliao da implantao do mdulo piloto e, a partir da,
efetiva-se ou no a aquisio do sistema eletrnico de gerenciamento
de documentos.
Implantam-se os demais mdulos escolhidos. Como toda implantao
requer alguns testes, sugere-se que, para cada mdulo adquirido, faam
se quantos testes forem necessrios para a adaptao do sistema
eletrnico de gerenciamento de documentos da organizao que o
adquiriu e para a melhor utilizao de todas as potencialidades do
 38

mesmo. Os usurios devero ser treinados para executar todas as

operaes disponveis no sistema eletrnico.
Avalia-se periodicamente o funcionamento do sistema eletrnico de
gerenciamento de documentos. Instrumentos como relatrios,
entrevistas com a comunidade de usurios (mesmo as informais) e at
13 Avaliao geral
mesmo observaes podem auxiliar no processo de avaliao do
sistema eletrnico de gerenciamento de documentos implementado
para a automao da gesto de documentos arquivsticos
Mesmo que a seleo do sistema eletrnico de gerenciamento de
documentos tenha sido muito criteriosa, as realizaes constantes de
backup so de suma importncia, para que as informaes do banco de
14 Backup dados no se percam. Alguns sistemas eletrnicos de gerenciamento de
documentos realizam esse procedimento automaticamente,
direcionando para outro servidor as informaes descritas no sistema,
outros, no entanto, deixam a cargo do administrador.

Fonte: Adaptado de EC, 2001.

Em todas essas etapas, importante que se tenha um material consolidado que

arrole requisitos funcionais e no-funcionais para a especificao de sistemas
eletrnicos de gerenciamento de documentos arquivsticos. O captulo que se segue traz
uma anlise detalhada da Especificao Moreq e sua aplicabilidade na automao de
arquivos.

3.3.2 O Modelo de Requisitos MoReq

Na esperana de consolidar em um nico instrumento os requisitos funcionais,

no-funcionais e de metadados, a Especificao MoReq apresenta-se como uma
referncia internacional para a especificao de sistemas eletrnicos de gerenciamento
de documentos arquivsticos (EC, 2001).
A Especificao do Modelo de Requisitos (MoReq) foi desenvolvida a pedido da
Comisso Europia pela Cornwell Affiliates plc, uma empresa especializada em
consultorias de gesto e de tecnologias da informao. A idia de se criar uma
especificao de requisitos para o gerenciamento de documentos eletrnicos foi
articulada no Frum Donnes Lisibles par Machine (Dados legveis por mquina)
(DLM), ocorrido entre os dias 18 e 20 de dezembro de 1996 em Bruxelas como um dos
dez pontos de ao estabelecidos no evento. Este frum buscava possibilidades de uma
cooperao mais vasta entre os estados-membros da Comisso Europia em relao
produo e utilizao dos documentos eletrnicos arquivsticos. (EC, 2001).
O frum recebeu mais de 300 especialistas em Arquivologia e responsveis por
arquivos oriundos da administrao pblica, da indstria e da pesquisa. A aproximao
 39

multidisciplinar e a necessidade de se preparar uma guia que controlasse o uso de dados

legveis por mquinas fizeram com que o frum europeu tivesse interesse internacional
no campo da gerncia e no armazenamento de documentos eletrnicos. Os participantes
vieram no somente dos estados-membros da Comisso Europia, mas tambm de
outros pases de Europa, os Estados Unidos e o Canad (FORUM-DLM, 2006).
Os trabalhos iniciaram-se efetivamente em 2000, quando o programa de
Intercmbio de Dados entre Administradores (IDA) - uma empresa da Comisso
Europia, comissionou o seu desenvolvimento - e foram concludos um ano depois
(Interchange of Data Between Administrations - IDA, 2006).

Segundo a Cornwell Affiliates Plc (2006)

The MoReq Specification is a model specification of requirements for

Electronic Records Management Systems (ERMS) (...) It was designed
to be easily used, and to be applicable throughout Europe.
Deste modo podemos dizer que:
A especificao MoReq uma especificao modelo de requisitos
para Sistemas de Gerenciamento de Documentos Eletrnicos (SGDE)
(...) Ele foi projetado para ser facilmente utilizvel e para ser aplicvel
por toda a Europa (traduo nossa).

De acordo com o anexo 2 da especificao MoReq, na primeira fase do projeto

uma nica reunio foi realizada com todos os membros participantes. Nesta reunio
foram definidos os tpicos de estudos e as referncias a serem utilizadas. As demais
atividades foram processadas com conversas e interaes realizadas eletronicamente.
(EC, 2001, p. 22; CORNWELL AFFILIATES PLC, 2006).
A segunda fase envolveu um levantamento de referncias e anlise desses
documentos pelos consultores envolvidos, culminando numa lista de referncias
utilizadas por todos os participantes do projeto. Na terceira fase os consultores
avaliaram e utilizaram as referncias escolhidas e elaboraram os requisitos. Cuidou-se
para que todos os requisitos indicados nas fontes fossem discriminados na especificao
MoReq. A esses requisitos foram acrescentados outros a partir de discusses entre os
consultores. (EC, 2001, p. 22; CORNWELL AFFILIATES PLC, 2006).
A verso inicial foi submetida a diversas revises, primeiramente com a troca do
material de cada revisor, logo aps por um especialista em arquivos que no fazia parte
da equipe, em seguida por um grupo de especialistas internacionais e finalmente pelo
gestor do projeto representante da Comisso Europia e pelo diretor representante da
Cornwell Affiliates plc (EC, 2001, p. 22; CORNWELL AFFILIATES PLC, 2006).
 40

Ao final, quando a especificao e as revises foram concludas, o modelo foi

submetido a uma avaliao formal que constou na elaborao de um questionrio que
foi enviado a produtores de sistemas eletrnicos de gerenciamento de arquivos e
arquivistas, que analisaram no s o documento, mas a possibilidade de adaptao do
mesmo para as diversas realidades em que trabalhavam. (EC, 2001, p. 22; CORNWELL
AFFILIATES PLC, 2006).
O objetivo da especificao MoReq ser aplicvel, de igual modo, a
organizaes dos setores pblico e privado que pretendam adquirir um sistema
eletrnico de gerenciamento de arquivos ou que pretendam avaliar a capacidade do
sistema que tm atualmente (EC, 2001). Embora privilegie os requisitos funcionais, a
especificao ainda abrange os requisitos no- funcionais, apesar de estes variarem
substancialmente de uma organizao para outra. De acordo com a EC, estas so as
especificaes, mostrada no quadro 4 a seguir.
Quadro 4 Especificaes do MoReq.
ESPECIFICAES DO MoReq
i. Potenciais utilizadores de um sistema eletrnico de gerenciamento de
arquivos: como base na elaborao de um convite para a
apresentao de propostas de fornecimento de software;
ii. Utilizadores de um sistema eletrnico de gerenciamento de arquivos:
como base para a auditoria ou inspeo do SGAE instalado;
iii. Organizaes de treinamentos (training organizations) documento de
referncia para preparar sesses de formao em gesto de
documentos de arquivo e como material de curso;
iv. Instituies acadmicas: como recurso de ensino;
v. Fornecedores e produtores de sistemas eletrnicos de gerenciamento
de arquivos: para orientar o desenvolvimento de novos produtos
empregando os requisitos exigidos;
vi. Prestadores de servios de gesto de documentos de arquivo: para
orientar a natureza dos servios a serem prestados;
vii. Potenciais utilizadores de servios externos de gesto de documentos
de arquivo: como material auxiliar para a especificao dos servios a
serem comprados.

Fonte: (EC, 2001, p. 22; CORNWELL AFFILIATES PLC, 2006)

 41

3.3.3 Terminologia: conceitos

Como explicitado anteriormente, a terminologia utilizada na especificao

MoReq esta focada em quem trabalha com a utilizao de documentos eletrnicos. A
prpria especificao traz trs listas que arrolam termos e conceitos importantes para o
entendimento e a utilizao do modelo, a saber: terminologia essencial; conceitos
essenciais; e o glossrio, que acompanha o modelo de referncia proposto na
especificao.
O tpico terminologia essencial pretende dar um significado preciso aos
termos, para que haja o emprego de acordo com as exigncias arquivsticas. J o tpico
conceitos essenciais apresenta conceitos importantes para a compreenso e utilizao
da especificao. O tpico glossrio acompanha o modelo de referncia e define
termos empregados na especificao MoReq (tanto nos requisitos quanto no modelo). A
lista compreende os termos existentes tanto na terminologia essencial quanto os dos
conceitos essenciais.

3.3.3.1 Modelo entidade/relacionamento

Um modelo entidade/associao, como designado pela verso portuguesa da

especificao, tambm denominado por outros autores como entidade/relacionamento
(CHEN, 1976). Segundo Marcondes (1998, p. 24), um formalismo originrio da
cincia da computao que enderea o problema de modelar conceitualmente situaes
do mundo real como uma etapa necessria para bem represent-las no espao
computacional, em bancos de dados.
Segundo o autor Marcondes (1998), seus elementos bsicos so os seguintes:
i. Entidade: qualquer objeto da realidade a ser modelado, nico, indivisvel
e sobre o qual, com o esforo da modelagem, deseja-se guardar
informaes;
ii. Atributos: so as informaes sobre a entidade;
iii. Relacionamentos: relaes que estabelecem entidades entre si. Qualquer
tipo de relao significativa para efeito da situao a ser modelada.
Podem ser de trs tipos:

1. Um-para-um;
2. Um-para-muitos;
 42

3. Muitos-para-muitos.

Portanto, o modelo entidade/relacionamento apresentado pela especificao

MoReq, expe a meta- informao associada a documentos de arquivo (EC, 2001, p.
33).
O diagrama apresentado ilustra uma situao que pode ocorrer num sistema
eletrnico e o prprio sistema pode recorrer a essa ilustrao para gerir os documentos
de arquivo como se a estrutura fosse real.
Deste modo, sabemos que as entidades so os dossis, documentos de arquivos,
volumes, etc. e so representados por retngulos. As associaes entre as entidades so
representadas por linhas que unem os retngulos. Cada uma das associaes descrita
atravs de textos que acompanham as linhas e devem obedecer as direes indicadas
pelas setas. Linhas pontilhadas agregam entidades quando essas podem ser entendidas
como parte e subpartes, como sinnimos ou como verses. A figura 1 apresenta o
diagrama da especificao MoReq.
 43

FIGURA 1 Modelo Entidade/relacionamento da Especificao MoReq. Fonte: EC, 2002.

3.3.3.2 Dos requisitos

Os requisitos propostos pela especificao MoReq so de trs naturezas, a saber:

requisitos funcionais, no-funcionais e de metadados. Os requisitos funcionais so
aqueles definidos previamente, de acordo com as funes que se deseja que o sistema
eletrnico de gerenciamento de documentos arquivsticos realize. No caso da
especificao, esses requisitos funcionais so definidos tendo como base a teoria e as
prticas arquivsticas (classificao captura segurana e controle, etc.).
Bearman sugere o seguinte conselho:
the professionals who manage electronic information systems
demand that archivists articulate their functional requirements so that
decisions can be made whether, to what extent, and how they should
be satisfied (Bearman 1993, p. 27).
 44

Em contrapartida, os requisitos no-funcionais so aqueles que devero ser

definidos de acordo com as exigncias das organizaes que implementaro um sistema
eletrnico de gerenciamento de documentos arquivsticos, de acordo com a estrutura de
cada uma, bem como suas caractersticas fsicas e o ambiente operacional tcnico. Tais
requisitos referem-se mais especificamente usabilidade, desempenho do sistema,
disponibilidade do sistema, normas tcnicas e regulamentares, obsolescncia
tecnolgica etc.
Adotar esses metadados configurar o sistema eletrnico como um sistema
capaz de, como sugere Bearman (1993), aliar a estrutura organizacional, as funes
existentes na organizao, os processos arquivsticos, os procedimentos do software e as
exigncias documentais.
Requisitos Funcionais esto formados por oito conjuntos de requisitos: 1- plano
de classificao; 2- controle e segurana; 3- reteno e destino; 4- captura de
documentos de arquivo; 5- identificao; 6- pesquisa, recuperao e apresentao; 7-
funes administrativas; e 8- outras funes. Tais conjuntos sero apresentados de
forma sucinta.

3.3.3.3 Do plano de classificao

Os requisitos referentes ao plano de classificao esforam-se por determinar a

forma segundo a qual os documentos de arquivo eletrnico sero organizados em
dossis eletrnicos e as relaes entre os dossis (EC, 2002, p. 35). Como j afirmado
anteriormente, apoiado nas afirmaes de Bearman (1992), as classificaes dos
documentos eletrnicos, se forem atribudas no momento de produo dos documentos
e se refletirem a estrutura funcional da organizao e o significado contextual do
documento, guardaro corretamente a provenincia que relaciona os documentos
arquivsticos e seus criadores.
O conjunto lgico de requisitos que se referem ao plano de classificao
dividido em quatro sees, estas demonstradas no quadro 5 a seguir:
 45

Quadro 5 Conjunto Lgico de Requisitos do Plano de Classificao.

Requisito
Configurao do plano de classificao
Classes e dossis
Volumes
Manuteno do plano de classificao
Fonte: Adaptado de EC, 2002
Procedimento
Em que so discutidos os requisitos que definiro o
funcionamento do plano de classificao num sistema
eletrnico de gerenciamento de documentos
arquivsticos. Assim, determina-se que o plano de
classificao seja adaptvel, ou seja, adeque-se s
necessidades de configurao de cada organizao que o
utilizar.
Nessa seo so apresentados os requisitos que ditam
que o sistema eletrnico de gerenciamento de
documentos arquivsticos permita a criao de ilimitadas
classes e dossis e que esses possam ser gerenciados
atravs de uma lista ou inventrio, e que seja permitido
ao administrador criar dossis abaixo de qualquer classe
do plano de classificao.
A subdiviso criada dentro dos dossis, denominada
volume, concebida com o intuito de controlar os
contedos dos dossis e facilitar o acesso aos
documentes neles inseridos. As subdivises mecnicas
(perodos de tempo, por exemplo) iro controlar a
abertura ou fechamento dos volumes, de acordo com as
especificaes de configurao do sistema.
Os requisitos que enquadram esse subconjunto
especificam que: classes, dossis ou volumes sejam
transferidos de posio dentro do plano de classificao
apenas pelos administradores e que os documentos
eletrnicos a eles imputados sejam tambm com eles
deslocados sendo efetuadas pelo administrador.

3.3.3.4 Em relao aos controles e segurana

O termo segurana em sistemas de gerenciamento de documentos

arquivsticos poder assumir significados diversos quando relacionado a outros termos.
Segurana de acesso significa controlar o acesso aos documentos cuja informao
pessoal, comercial ou operacionalmente sensvel. No Brasil, a medida provisria de 09
de dezembro de 2004, nmero 228, convertida na lei 11.111 de 2005, regulamenta a
parte final do disposto no inciso XXXIII do caput do art. 5 da Constituio Federal,
conferindo graus de sigilo aos documentos pblicos que contenham informaes
relacionadas intimidade, vida privada, honra e imagem de pessoas.
 46

Segurana dos documentos compreende o controle e registro de todos os

usurios que acederam aos documentos eletrnicos dispostos no sistema e todas as
atividades realizadas por eles com esses documentos. Compreende ainda a capacidade
de proteg-los de falhas do sistema. Atravs desses requisitos, possvel realizar
auditorias no sistema eletrnico de gerenciamento de documentos arquivsticos.
Por fim, a segurana da autenticidade dos documentos, que significa garantir
que, nas palavras de Rondinelli (2005, p. 47), os documentos foram criados e
conservados de acordo com os procedimentos regulares que podem ser comprovados, a
partir de rotinas estabelecidas e que esses procedimentos e rotinas no foram violados
por qualquer usurio do sistema.
Os requisitos desse conjunto lgico cuidam para que essas acepes do termo
segurana sejam alcanadas em seis sees, estas demonstradas no quadro 6 a seguir.

Quadro 6 Requisitos de Controle e Segurana

Requisito Procedimento
Esse subconjunto de requisitos permite que o administrador e
somente ele - limite a um usurio ou a um grupo de usurios o
acesso aos dossis, documentos eletrnicos ou a metadados
referentes aos mesmos, de acordo com o perfil dos usurios o
Acesso
administrador proba o acesso sem um mecanismo de
autenticao (senha, por exemplo), a documentos especficos, a
credenciao de segurana, a certas aes e a datas pr-
estabelecidas.
Uma rotina de auditoria consiste num registro de
procedimentos executados envolvendo um sistema eletrnico
de gerenciamento de documentos arquivsticos. Estes
Rotinas de auditoria
procedimentos incluem aes empreendidas pelos utilizadores
ou administradores e as iniciadas automaticamente em
conseqncia de parmetros do sistema (EC, 2002, p. 42).
Essa seo compreende requisitos que exigem que um sistema
eletrnico de gerenciamento de documentos arquivsticos
realize backups regulares e automatizados, efetuando cpias de
segurana de todas as classes, dossis, documentos de arquivo,
metadados e atributos administrativos; o administrador do
Backup e recuperao
sistema eletrnico de gerenciamento de documentos
arquivsticos e que somente ele o faa, para que seja mantida
a integridade total dos dados especifique qual a freqncia
com que se efetuar a cpia de segurana, as entidades a serem
recuperadas e o local de armazenamento da cpia.

Durante o seu ciclo de vida, os dossis e os respectivos

Acompanhamento de Transferncias
metadados podem ser transferidos de um suporte, ou de um
 47

local para outro, medida que o seu uso decresce e/ou se

Autenticidade
Categorias de segurana
modifica (EC, 2002, p. 45). A esse procedimento exigem-se os
requisitos que especificam que o sistema eletrnico de
gerenciamento de documentos arquivsticos monitore e registre
informaes (identificador, datas, usurios, etc.) sobre o motivo
e o local (inicial e final) das transferncias; e o documento
possa ser acessado e reproduzido ao longo do tempo,
independente das sucessivas geraes de software.
Os documentos capturados por um sistema eletrnico de
gerenciamento de documentos arquivsticos devero ter seu
contedo, seu contexto, sua estrutura e sua forma preservadas
ao longo de todo o seu ciclo vital, para que sua autenticidade
seja tambm mantida. Sendo assim, a especificao apresenta
requisitos que restrinjam o acesso de acordo com a funo do
usurio e os controles rigorosos da administrao do sistema e
requerem que o sistema emita aviso quando da captura de
documentos eletrnicos incompletos ou que a futura verificao
de sua autenticidade no for vivel; impeam qualquer
alterao de contedo de um documento, a no ser que essa
alterao faa parte de um processo organizacional ou
documental.
Aplicar categorias de segurana na especificao MoReq
significa identificar um ou vrios termos associados a um
documento de arquivo que definem normas regendo o acesso ao
mesmo (EC, 2002, p. 47). Os requisitos de segurana
estabelecidos na seo Acesso referiam-se aos usurios do
sistema. Sendo assim, os requisitos dessa seo exigem que
categorias de segurana sejam ou no imputadas a classes,
dossis, volumes e documentos eletrnicos no momento de
configurao; que o SIGAD permita ainda subcategorias de
segurana e que essas categorias de segurana estejam
relacionadas aos usurios do sistema e que o acesso dos
mesmos seja recusado quando possurem uma categoria de
segurana inferior credenciao de segurana do documento.

Fonte: adaptado de EC 2002

3.3.3.5 Da reteno e destino

As atividades de avaliao, transferncia, exportao e eliminao de

documentos representam grandes desafios para a Arquivologia, pois requerem, alm de
instrumentos que relacionam a legislao e as decises internas com relao aos prazos
de guarda, o trabalho intelectual e subjetivo do arquivista. Grande parte do esforo
humano de avaliao de documentos foi diminuda com o uso da tabela de
temporalidade. Os sistemas de gerenciamento de documentos que acoplam essas tabelas
facilitam ainda mais as atividades de seleo e avaliao de documentos arquivsticos.
Ter a tabela de temporalidade como um mdulo do sistema de gerenciamento de
 48

documentos significa poder ter, alm de um registro e controle esquemtico do ciclo de

vida dos documentos, mecanismos de aviso e de relatrios automticos de destinao de
documentos.
O conjunto lgico de requisitos de reteno e destino, que apresenta
especificaes para avaliao e concepo do sistema de gerenciamento de documentos,
divido em trs sees, estas demonstradas no quadro 7 a seguir.

Quadro 7 Requisitos de Reteno e Destino

Requisito Procedimento
Esse subconjunto de requisitos afirma que um sistema tem que
disponibilizar uma funo que especifique uma ou mais tabelas
de temporalidade e de proceder automaticamente ao
acompanhamento de todos os prazos de reteno especificados
nessas tabelas e que essas tabelas estejam necessariamente
associadas a todos os documentos de arquivos, volumes,
dossis ou classes do plano de classificao e vice-versa. A
Tabelas de temporalidade: sistematizao e as alteraes sejam realizadas pelo
administrador da(s) tabela(s) de temporalidade e que
contenha(m) os dados bsicos que configurem deciso de
destino, prazo de reteno, origem da deciso e motivo para a
deciso, ou seja, um sistema que realize as aes de reteno
definitiva, avaliao, eliminao e transferncia numa data
definida no momento da configurao do sistema e oferea uma
data alternativa para reavaliao futura.
Segundo a especificao MoReq, entende-se por reavaliao o
processo de verificar dossis, quando estes tenham atingido a
data ou o acontecimento determinados pela tabela de
temporalidade, a fim de se decidir se sero mantidos no sistema
por novo perodo, transferidos de imediato para outro sistema
Reavaliao
ou eliminados (EC, 2002, p. 52). Representa, portanto, uma
medida de precauo, uma vez que as decises da tabela de
temporalidade podero ser obedecidas sem questionamento, a
partir do pressuposto que se trata de um instrumento que
representa a deciso institucional.
Os requisitos desse subconjunto exigem que o sistema permita
que sejam feitas tantas transferncias e exportaes para outro
sistema ou para fora da organizao, quantas sejam necessrias;
as transferncias e exportaes incluam classes, dossis,
volumes, documentos de arquivo eletrnicos e metadados e no
Transferncia, exportao e eliminao
prejudiquem a integridade relacional, nem como o contedo e
os componentes dos documentos de arquivo eletrnico; quando
se tratar de documentos hbridos, o sistema exija do
administrador a confirmao de que os documentos tradicionais
foram transferidos, exportados ou eliminados.

Fonte: Adaptado de EC 2002.

 49

3.3.3.6 Da captura dos documentos

Este conjunto lgico de requisitos abrange aqueles relacionados com a

incorporao de documentos de arquivo num sistema eletrnico de gerenciamento de
documentos arquivsticos. Abarca, portanto, todo o processamento tcnico, tambm
chamado de tratamento tcnico ou tratamento arquivstico, ou seja, compreendem as
atividades de identificao, registro, descrio, arranjo e de classificao relacionada ao
contedo do documento. Os requisitos so dispostos em quatro sees listadas no
quadro 8:

Quadro 8 Requisitos de Captura dos Documentos

Requisitos Procedimentos

O sistema eletrnico de gerenciamento de documentos

Captura
Importao em bloco
Tipos de documentos
Gesto de correio eletrnico (e-mails)
arquivsticos tem que fornecer controle e funes para: registrar
e gerir todos os documentos de arquivo eletrnico, efetuando a
integrao com o software de aplicao que os produzem;
validar e controlar a introduo de metadados, bem como
garantir que os documentos estejam associados a um plano de
classificao; aceitar todo o contedo do documento de arquivo
eletrnico, inclusive informaes sobre sua forma,
apresentao, estrutura, contexto, data de produo e sobre o
programa de aplicao no qual foi criado; capturar todos os
elementos de metadados definidos na configurao do sistema,
garantindo que se mantenham associados ao documento de
arquivo eletrnico, esforando-se para que o maior nmero de
metadados seja atribudo automaticamente e que possa ser
complementado ou alterado somente pelo administrador ou
pelo usurio autorizado.
Esses requisitos relacionam-se queles documentos que chegam
em blocos, provenientes de um outro sistema eletrnico, por
exemplo. Definem que: o sistema permita a captura de
documentos gerados e gerenciados por outros sistemas,
personalizando- os e mantendo-os ntegros; o sistema tem que
disponibilizar recursos para gerir filas de entrada44 para
diferentes tipos de documentos.
Alguns documentos eletrnicos podem ser recebidos de fontes
externas, portanto, no possvel prever a gama diversificada
de documentos com formatos e estruturas diferentes, como
seria necessrio para a configurao de um sistema eletrnico
de gerenciamento de documentos arquivsticos.
Um sistema eletrnico de gerenciamento de documentos
arquivsticos dever estar pronto, segundo EC (2002), para
 50

capturar automaticamente todas as mensagens e anexos de

correios eletrnicos produzidos ou recebidos pela organizao
ou preparar seus usurios para realizar esse procedimento a
partir da anlise da pertinncia da mensagem para as suas
atividades.

Fonte: Adaptado de EC, 2002.

Portanto, a organizao pode receber documentos automodificveis, ou seja, que

aparentam alterar os seus contedos sem a interveno do utilizador (EC, 2002, p. 60)
ou que possam conter um cdigo que modifique realmente o documento, tal como uma
folha de clculo com um macro sofisticado que a altere e, em seguida, a guarde
automaticamente (EC, 2002, p. 61). Documentos automodificveis devem ser evitados,
para a garantia das caractersticas do documento como um documento arquivstico
ntegro e inalterado, mas quando inevitvel, as informaes relativas a essas
especificidades devem ser armazenadas nos elementos de metadados.

3.3.3.7 Identificao

A norma internacional ISAD(G) especifica um cdigo de referncia como

elemento da rea de identificao utilizado para identificar de maneira especfica a
unidade de descrio e estabelecer uma ligao com a descrio que a representa
(CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS, 2001). Trata-se, na norma
ISAD(G), de um cdigo formado pela notao do pas (de acordo com a da ISO 3166 -
Codes for the representation of names of countries), pela notao de localizao e por
um nmero de controle ou identificador especfico. Na especificao MoReq, entende-
se por referncia os identificadores que unificam cada entidade pertencente ao sistema
e que reportaro a ele mesmo ou hierarquia pertinente da organizao.
So sete requisitos pertencentes a esse conjunto lgico que especificam que:
sempre que uma entidade for criada num sistema eletrnico de gerenciamento de
documentos arquivsticos (classe, dossi, volume e documento de arquivo), o sistema
dever associar mesma um identificador nico em todo o sistema ou nico no ramo
apropriado da hierarquia na qual esteja inserido; o formato dos identificadores deva ser
definido no momento de configurao do sistema; os identificadores tm que poder ser
armazenados como elementos de metadados; o sistema eletrnico de gerenciamento de
documentos arquivsticos gere automaticamente o identificador ou permita que os
usurios o introduzam, mas valide a sua qualidade; o identificador reflita a posio da
entidade em relao ao plano de classificao.
 51

3.3.3.8 Recuperao: pesquisa e apresentao

Embora no se considere a recuperao, aqui entendida como as aes de

identificar ou localizar documentos, como uma das funes convencionais da gesto de
documentos de arquivo, esta funcionalidade importante, como j vimos, pois um
SGAE sem recursos eficazes de recuperao pouca utilidade tem (EC, 2002, p. 66).
Sendo assim o termo recuperar engloba as atividades de pesquisa e
apresentao. Pesquisa o processo de identificao de documentos de arquivo ou de
dossis atravs de parmetros definidos pelo utilizador com o objetivo de confirmar,
localizar, acessar e recuperar documentos de arquivo, dossis e/ou o respectivo
metadado (EC, 2002, p. 66).
A apresentao pode ocorrer quando da visualizao, ou seja, no acesso ao
documento atravs do monitor de um computador, na impresso, ou em casos em que a
impresso no seja possvel ou adultere o documento, na transferncia dos documentos
que no possam ser impressos para suportes adequados.
Esse conjunto lgico de requisitos compreende quatro sees demonstradas no
quadro 9 a seguir:

Quadro 9 Sees da Recuperao e Pesquisa

Seo Procedimento
Os requisitos dessa seo declaram que o sistema tem que
fornecer funes de pesquisa e recuperao que atuem sobre
todos os metadados a fim de localizar, acessar e recuperar
documentos de arquivo individualmente ou em grupo; o sistema
Pesquisa e recuperao
permita a pesquisa atravs dos metadados, dos contedos
(atravs do texto completo dos documentos de arquivo), e de
combinaes entre metadados e contedos e somente o
administrador pode configurar e alterar os campos de pesquisa.
Os requisitos dessa seo afirmam que um sistema deve
apresentar os documentos de arquivo recuperados por meio de
uma pesquisa, sem efetuar a utilizao do respectivo software
Apresentao visualizao
de aplicao, para agilizar a apresentao e essa apresentao
deve preservar todas as caractersticas de apresentao visual e
formato produzidas pelo pacote de aplicaes geradoras.
Nessa seo, os requisitos mencionam que: o sistema eletrnico
de gerenciamento de documentos arquivsticos tem que
proporcionar ao usurio formas flexveis de impresso do
Apresentao impresso
documento de arquivo e do metadado a ele correspondente, na
seqncia determinada pelo mesmo; o sistema permita que se
possa imprimir: listas de resultados de pesquisa, tabelas de
 52

temporalidade, o tesauro (caso exista), o plano de classificao,

Apresentao outro
o inventrio de dossis e os tipos de documentos de arquivo
determinados pela organizao.
O nico requisito apresentado nessa seo menciona que o
sistema tem de incluir recursos destinados a transferir, para
suportes adequados, documentos de arquivo que no possam

ser impressos.

Fonte: adaptado de EC, 2002.

3.3.3.9 Funes administrativas

As funes administrativas a que se referem esses requisitos compreendem as

atividades de administrao geral do sistema eletrnico de gerenciamento de
documentos arquivsticos, ou seja, a gesto de parmetros, backup, reconstituio do
sistema, gesto do sistema e de usurios do mesmo. A EC lembra que,
certo nvel de alterao de estruturas organizacionais normal e tem
de ser considerado nos recursos de manuteno de um SGAE e de
apoio ao sistema. Um SGAE tem igualmente de disponibilizar meios
ao administrador destinados assistncia de eventos, tais como
alterao do nmero de utilizadores, aumento da capacidade de
armazenamento, restabelecimento do funcionamento do sistema aps
uma falha e monitorao de erros do sistema. (EC 2002, p. 72)

Atentar para a existncia e o bom funcionamento dos requisitos impostos nessa

seo far com que todas as demais funes do sistema eletrnico de gerenciamento de
documentos arquivsticos, quando obedecidos os requisitos de cada uma, funcionem
adequadamente e o sistema possa garantir a autenticidade e a fidedignidade dos
documentos. Essa seo subdivide-se em trs subsees exemplificadas no quadro 10 a
seguir:

Quadro 10: Subsees das Funes Administrativas

Subseo Procedimento
Os requisitos dessa subseo exigem que o administrador
acesse, visualize e reconfigure os parmetros dos sistemas e as
escolhas realizadas na fase de configurao do sistema
eletrnico de gerenciamento de documentos arquivsticos;
restitua os documentos de arquivo e metadados ao estado
Administrao
original, utilizando-se de cpias de segurana e rotinas de
auditoria; monitore o espao de memria disponvel e as taxas
de erros que ocorrem em suportes de armazenamento,
informando automaticamente; efetue alteraes em bloco no
plano de classificao, sempre quando houver alguma mudana
 53

na estrutura organizacional ou nas funes e atividades da

Elaborao de Relatrios
Alterar, Apagar e Truncar Documentos de
Arquivo
organizao; desloque usurios de acordo com suas funes e
atividades; e defina as funes dos usurios.
Esse subconjunto de requisitos afirma que: o sistema eletrnico
de gerenciamento de documentos arquivsticos tem que
fornecer meios flexveis de elaborao de relatrios ao
administrador a respeito de: nmero de dossis, volumes e
documentos de arquivo, estatsticas, categorias de segurana,
grupo de usurios, metadados, etc; o sistema deve incluir
recurso para ordenar, selecionar, avaliar e sintetizar
informaes constantes nos relatrios; os relatrios sejam
peridicos regulares, de preferncia automticos; e o sistema
limite o acesso de usurios a determinados relatrios.
O atendimento a esses requisitos importante, pois possvel o
aparecimento de falhas no sistema - devido principalmente a
erros de usurios - que alterem os dossis, volumes e
documentos de arquivo. Sendo assim, possvel que se queira
eliminar um documento que foi erroneamente capturado,
cumprir determinaes jurdicas de proteo de dados e
suprimir dos documentos partes confidenciais, mas a
capacidade de eliminar ou truncar entidades do sistema no
poder fugir do controle do administrador e das configuraes
realizadas por ele no sistema eletrnico de gerenciamento de
documentos arquivsticos.

Fonte: Adaptado de EC 2002,.

Para que o controle a essas atividades seja efetivamente realizado, torna-se

necessrio o cumprimento dos seguintes requisitos: o sistema tem que impedir que
qualquer documento seja eliminado ou deslocado por qualquer usurio, exceto quando,
no perodo de configurao do sistema, tenha sido implementada a opo de eliminao
definitiva do documento por um usurio do sistema eletrnico de gerenciamento de
documentos arquivsticos; cabe ao administrador:
1- a possibilidade de alterao da categoria de segurana de cada documento, de
todos os documentos de um dossi ou de uma classe, numa nica operao,
2- eliminar entidades do sistema eletrnico de gerenciamento de documentos
arquivsticos ou alterar qualquer elemento de metadado inserido por um usurio,
3- fazer cpia de um documento de arquivo a fim de trunc-lo (retirar pginas,
adicionar retngulos opacos para ocultar nomes ou palavras, etc.).
Se o sistema no fornecer diretamente esses recursos, tem que permitir que
outros software sejam acoplados para os realizarem; o sistema tem que registrar
informaes completas de qualquer alterao e produo de extrato no respectivo
 54

metadados do documento; e o sistema deve armazenar uma referncia cruzada do

documento original ao extrato produzido atravs dele.

3.3.3.10 Outras funes

Este conjunto lgico de requisitos abrange aqueles relacionados gesto de

documentos de arquivos tradicionais no ambiente de um sistema eletrnico de
gerenciamento de documentos arquivsticos, gesto de documentos eletrnicos, fluxos
de trabalho, assinaturas digitais e a outros instrumentos de autenticao de documentos.
Os requisitos apresentados nessa seo da especificao MoReq tm um carter
genrico dado no referirem a funes essenciais de um sistema eletrnico de
gerenciamento de documentos arquivsticos, estes requisitos so, deliberadamente,
apenas indicativos (EC, 2002, p.78). Encontra-se dividida nas seguintes sub-sees:

1- Gesto de documentos de arquivo no eletrnicos (tradicionais): os

enunciados desse subconjunto requerem que: o sistema deve prever a presena de
dossis, volumes e documentos tradicionais no plano de classificao e que sejam
geridos com os documentos eletrnicos de arquivo de forma integrada; entidades
tradicionais e eletrnicas sejam associadas com o mesmo cdigo de referncia, mas com
a indicao adicional de que se trata de objetos hbridos; metadados adicionais sejam
utilizados para incluir especificidades dos documentos tradicionais, como, por exemplo,
o local de guarda; durante a pesquisa, o sistema exiba tanto os documentos de arquivo
eletrnicos existentes no sistema eletrnico de gerenciamento de documentos
arquivsticos quanto a referncia dos tradicionais; as categorias de segurana tenham a
mesma funo para os documentos tradicionais e eletrnicos; e o sistema deve oferecer
ferramentas de acompanhamento automtico da movimentao das entidades
tradicionais (cdigo de barras, por exemplo).
2- Reteno e destino de dossis hbridos: os requisitos desse subconjunto
afirmam que: o sistema deve permitir a atribuio de uma tabela de temporalidade que
funcione adequadamente para os documentos eletrnico e os no-eletrnicos, mas que
leve em considerao os diferentes procedimentos de eliminao ou de transferncia
para o arquivo definitivo; o sistema deve submeter reavaliao os dossis eletrnicos
hbridos; o sistema avise ao administrador a existncia e localizao de qualquer dossi
tradicional hbrido associado a um dossi eletrnico hbrido que esteja destinado a ser
 55

explorado ou transferido; o sistema registre nas rotinas de auditoria quaisquer alteraes

efetuadas nos metadados de entidades tradicionais ou hbridas; e o sistema tenha
capacidade de gerenciar as sadas e entradas de dossis tradicionais representados no
sistema.
3- Gesto de documentos: os requisitos desse subconjunto so essenciais para
serem considerados quando existe uma soluo integrada de um sistema eletrnico de
gerenciamento de documentos arquivsticos e um SGDE (Sistema de gesto de
documentos eletrnicos). Os requisitos afirmam que: um sistema eletrnico de
gerenciamento de documentos arquivsticos com recursos de gesto de documentos
deve poder gerir documentos eletrnicos (no considerados arquivsticos) atravs do
plano de classificao e dos mecanismos de segurana e controle dos documentos
eletrnicos de arquivo; o SGDE poder capturar automaticamente documentos
eletrnicos que so necessrios para a execuo de uma atividade e de transmiti-los para
o processo de registro no sistema eletrnico de gerenciamento de documentos
arquivsticos.
4- Fluxo de trabalho: a Workflow Management Coalition, define workflow ou
fluxo de trabalho como:

The automation of business procedures or 'workflows' during which

documents, information or tasks are passed from one participant to
another in a way that is governed by rules or procedures. Workflow
software products, like other software technologies, have evolved from
diverse origins. While some offerings have been developed as pure
workflow software, many have evolved from image management
systems, document management systems, relational or object database
systems, and electronic mail systems (WFMC, 2006).

Sendo assim, os requisitos desse subconjunto abrangem as especificidades

necessrias para quando um sistema eletrnico de gerenciamento de documentos
arquivsticos inclurem recursos de fluxo de trabalho. Esses recursos funcionam
geralmente para (EC, 2002, p. 82): verificao e aprovao de documentos de arquivo
antes do registro; encaminhamento de documentos de arquivo ou de dossis de um
usurio a outro, para aes especficas; comunicao entre usurios sobre a
disponibilidade de documentos; distribuio de documentos na organizao; e
publicao de documentos on-line.
5- Assinaturas digitais: a especificao MoReq define assinaturas digitais como:
 56

Seqncias de caracteres que, quando usadas com procedimentos

aperfeioados de algoritmos protegidos e chaves (uma longa cadeia
de dgitos anloga a uma palavra-passe), podem ser empregues para
confirmar a integridade de um documento de arquivo ou para
autenticar a identidade do remetente (EC, 2002, p. 84).

No Brasil, a utilizao de assinaturas (ou outros instrumentos de certificao

digital) regulamentada pelo Decreto de n 3.587, de 05 de setembro de 2000, pela
Medida provisria de n 2.200, de 21 junho de 2001 e pelo Decreto de n 3.996, de 31
de outubro de 2001. A legislao ainda precria com relao s definies de
integridade e aceitao do documento eletrnico como documento jurdico.
6- Criptografia: entende-se por criptografia o processo de codificao de dados,
utilizado por razes de segurana, a fim de evitar que estes possam ser lidos por
usurios no possuidores da senha necessria de acesso. A EC (2002) complementa
ainda que este processo pode servir para proteger objetos eletrnicos, mediante a
utilizao de transformaes que exijam o emprego de cdigos protegidos por chave
eletrnica (p. 85). Os requisitos dessa seo explicam que: sempre que um documento
de arquivo tenha sido enviado ou recebido, sob forma criptografada, por uma aplicao
de software que estabelea ligao com um sistema eletrnico de gerenciamento de
documentos arquivsticos, este tem de poder limitar o acesso a esse documento de
arquivo aos usurios que possuam a chave do cdigo utilizado; e o sistema eletrnico de
gerenciamento de documentos arquivsticos deve poder manter associado metadados a
esse documento criptografado transmitido (o fato, o tipo de algoritmo, o nvel de
encriptao).
7- Marcas dgua eletrnicas: a especificao define marcas como imagens
eletrnicas invisveis usadas para determinar a provenincia e a propriedade do
documento eletrnico de arquivo (EC, 2002). Seus requisitos determinam que um
sistema eletrnico de gerenciamento de documentos arquivsticos armazene documentos
de arquivo que contenham marcas dgua e os respectivos metadados necessrios para
sua manuteno.
8- Interoperabilidade e abertura: esses requisitos so necessrios quando vrios
sistemas eletrnicos de gerenciamento de documentos arquivsticos funcionem
conjuntamente, no caso de organizaes de estruturas complexas. A interoperabilidade
indicar a capacidade do hardware e do software de vrios sistemas eletrnicos de
gerenciamento de documentos arquivsticos diferentes de trabalhar sem danos para o
eficaz gerenciamento arquivstico. Para isso necessrio que o sistema interopere com
 57

outros sistemas de gesto de documentos de arquivo eletrnicos, mas os requisitos no

determinam como tal processo dever ocorrer.

3.3.4 Requisitos no-funcionais

Como j dito anteriormente, os requisitos no-funcionais so aqueles no ligados

s funes desempenhadas pelo sistema, mas requisitos complementares que definiro a
usabilidade e a competncias com as quais os requisitos funcionais trabalharo. A serem
determinados pela organizao que implementa o sistema eletrnico de gerenciamento
de documentos arquivsticos, os requisitos apresentados a seguir sero apontamentos
importantes para a complementao dos requisitos funcionais.
O captulo da especificao MoReq que apresenta os requisitos no-funcionais
dividido em sete sees:
1- Facilidade de utilizao: quando se desenvolve ou se aplica um sistema
eletrnico de gerenciamento de documentos arquivsticos, deve-se levar em conta o grau
de facilidade de utilizao necessrio para que um usurio possa manipul-lo, caso
contrrio, todo o esforo para adapt-lo organizao ter sido em vo. Os requisitos
dessa seo, resumidamente, consideram que o sistema: deva prestar ajuda on-line de
acordo com o contexto; emita mensagens de erros claras; utilize um conjunto de normas
de interface compatveis e, quando a interface grfica pertencer a um usurio, que este
possa personaliz-la (menus, cores, fontes, avisos, janelas, etc.); permita que sejam
visualizados vrios documentos de arquivo simultaneamente; tenha suas interfaces
adaptveis a usurios portadores de necessidades especiais; possua funes de usurio
final e de administrador, fceis de executar e intuitivas; permita que as aes executadas
com maior freqncia possam ocorrer com um nmero reduzido de interaes (cliques
no mouse, por exemplo); e esteja interligado ao correio eletrnico.
2- Desempenho e escalabilidade: por desempenho entende-se a capacidade de um
sistema de responder em tempos curtos s necessidades dos usurios. Isto se verificar,
por exemplo, no tempo decorrido entre o digitar de termos de busca e o aparecimento da
lista de resultados. J escalabilidade a propriedade de um sistema de aumentar seu
desempenho quando recursos so acrescentados, o que pode ocorrer sempre que os
recursos de hardware e software ficarem obsoletos.
3- Disponibilidade do sistema: os usurios da especificao MoReq, dispostos a
adquirir um sistema eletrnico de gerenciamento de documentos arquivsticos, devem
 58

identificar todas as necessidades dos usurios no que diz respeito disponibilidade do

sistema, ou seja, do perodo em que o sistema poder ser utilizado e acessado.
4- Normas tcnicas: aconselhvel que um sistema eletrnico de gerenciamento
de documentos arquivsticos empregue especificaes e formatos aberto, estveis e
aceites (EC, 2002, p. 93). Sendo assim ser preciso definir o

[...] ambiente de hardware, o ambiente do sistema operacional,

normas em matria de interface do usurio, base de dados relacional,
protocolo e sistema operacional de rede, codificaes de vrios nveis,
normas em matria de troca de documentos, kits para concepo e
interface de programas de aplicaes (EC, 2002, p. 93).

Alm disso, os requisitos a seguir devero ser seguidos: o tesauro monolnge

dever ser implementado de acordo com a ISO 2788 e o multilnge conforme a ISO
5964; se o sistema incluir digitalizao (por meio de scanner) de documentos de papel,
devero ser observadas as seguintes normas: interfaces de scanner TWAIN e ou Isis,
formato de imagem TIFF, JPEG, PNG, GIF ou outro formato a ser escolhido pelo
usurio; o sistema deve armazenar documentos de arquivo, utilizando formatos e
codificaes que constituam normas ou que estejam plenamente documentados; o
sistema dever realizar a pesquisa conforme a ISO 23950; se o sistema fizer uso de base
relacional, esta ter que estar de acordo com a ISO/IEC 9075; o sistema deve armazenar
todas as datas num formato conforme NP EN 28601, todas as designaes de pases
num formato conforme a ISO 3166, as de lngua conforme a ISO 639; e quando o
sistema gerenciar documentos de arquivo em vrias lnguas ou que empreguem
caracteres no portugueses, dever ser capaz de suportar o cdigo ISO 8859-1 e ISO
10646 (Unicode).
5- Requisitos legislativos e regulamentares: o sistema dever cumprir os
requisitos legais e regulamentares, de acordo com cada pas. Esses requisitos
anunciados devem, portanto, ser adaptados realidade do pas na qual est inserida a
organizao que implementar o sistema eletrnico de gerenciamento de documentos
arquivsticos. Sendo assim, os requisitos especificam que: o sistema processe
corretamente a data; e a legislao seja respeitada para que os valores jurdicos e
probatrios dos documentos possam ser mantidos, que a gesto e acesso aos arquivos
possam ser realizados, e que os dados possam ser protegidos independentemente de o
setor de atividade ser pblico ou privado.
 59

6- Contratao de servios externos: a contratao de servios externos ocorre, na

maioria das vezes, com os arquivos intermedirios (mas passvel de ocorrer com
arquivos correntes e permanentes), muito comuns em ambientes de documentao
tradicional. a transferncia para locais cujo espao possui menor custo atravs de
empresas terceirizadas especializadas no fornecimento de tal servio. Quando essa
contratao externa for necessria para documentos eletrnicos, a especificao MoReq
aconselha que o contrato com o fornecedor do servio

[...] contenha procedimentos claramente definidos e controles

apropriados para cumprir requisitos regulamentares, aderir
melhor prtica com vista admissibilidade jurdica de
documentos de arquivo eletrnicos e satisfazer as exigncias
decorrentes da atividade do cliente no que diz respeito a acesso
e disponibilidade (EC, 2002, p. 95).

Os requisitos dessa seo ditam que o contrato com o prestador de servio

descreva-o sucintamente as especificaes dos procedimentos de transferncia de
documentos de arquivo do cliente para a empresa contratada e vice-versa devem estar
documentadas e que o prestador de servio deve fornecer relatrios de auditoria
referentes ao armazenamento. Portanto, o prestador de servio deve assegurar que as
transferncias sejam feitas sem perda de contedo e de metadados dos documentos e
fornecer ao cliente acesso rpido aos mesmos (visualizao, impresso e solicitao); e
o cliente deve certificar- se que os procedimentos de gesto e armazenamento no
representam riscos para os documentos, certificando-se inclusive da honestidade dos
funcionrios da empresa contratada.

7- Conservao em longo prazo e obsolescncia tecnolgica: considerado como

uma expresso de difcil definio considera-se longo prazo o perodo superior a dez
anos (EC, 2002, p. 96). A especificao discute o tema abordando a degradao dos
suportes, a obsolescncia tecnolgica e a obsolescncia de formatos, muito embora no
contenha requisitos pormenorizados para todos os aspectos relacionados com esta
questo (EC, 2002, p. 97).

Degradao de suportes: o ciclo de vida dos suportes eletrnicos limitado,

isto porque depende do software no qual o documento elaborado, do suporte
que carrega seu contedo (disquete, CDs, etc.) e das condies de
armazenamento do mesmo. A especificao MoReq indica algumas precaues
a serem tomadas para que se evite a perda da informao inscrita em meio
 60

eletrnico: a armazenagem dos suportes em condies ambientais favorveis

(temperatura adequada, umidade ideal e limpeza peridica); migrao de um
suporte obsoleto para um suporte mais atual; manuteno de diversas cpias em
suportes diferentes, cuidando para que todos sejam atualizados com as
migraes necessrias.
Obsolescncia de hardware: devem ser escolhidos suportes que tenham vida
til mais longa quanto for possvel e realizar tantas migraes quantas forem
necessrias. Os custos com essa migrao so altos.
Obsolescncia de formatos: vrios componentes esto presentes nesse
problema: normas de codificao, formatos de arquivos, software de aplicaes,
software de bases de dados e outros utilitrios e software de sistemas
operacionais (buldling) (EC, 2002, p. 98-99).

As discusses de preservao de documentos eletrnicos no se encerram nesses

problemas e nesses processos. Compreendem um problema muito complexo que no
tema desse trabalho, nem da especificao MoReq.

3.3.5 Requisitos de metadados

Como exposto anteriormente, metadados compreendem dados estruturados e

codificados que descrevem e permitem encontrar, gerenciar, compreender ou preservar
outros dados ao longo do tempo. Segundo a Secrtariat du Conseil du Trsor du
Canad (2002), os metadados servem para descrever e estruturar, de maneira estvel e
uniforme, a informao registrada sob diferentes suportes documentais. Eles permitem
acessar facilmente a informao, extra-la e compreend-la, fornecendo tambm um
contexto. Vale lembrar algumas confuses com o termo metadados, para que seu
entendimento possa ser claro: terminologias controladas ou os termos extrados dessas
terminologias no so exemplos de metadados, mas conceitos e valores a serem
atribudos a campos de metadados, respectivamente.
O captulo que apresenta os requisitos de metadados da especificao MoReq
est estruturado de maneira diferente dos demais. No tpico Princpios, os requisitos
gerais so apresentados, uma vez que impossvel especificar todos os metadados a
serem utilizados em diferentes organizaes, j que tipos de organizaes e aplicaes
tero necessidades particulares e tradies muito diversas. O restante do captulo
 61

apresenta listas de elementos de metadados funcionais para cada nvel da hierarquia do

plano de classificao, a saber: o prprio plano de classificao, classe, dossi, volume e
documento de arquivo. Estas listas apresentam: o elemento de metadado; a ocorrncia,
ou seja, se o elemento nico (1), repetitivo (1-n), opcional nico (0-1) ou opcional
repetitivo (0-n); e o requisito a que se relaciona.
Portanto, para didatizar a descrio desse captulo, apresentar-se-o
resumidamente os requisitos exigidos e, em forma de quadro (QUADRO 10), os
elementos de metadados obrigatrios agrupados por nvel.
Os requisitos exigidos na especificao, com relao aos metadados afirmam
que o sistema eletrnico de gerenciamento de documentos arquivsticos permite um
nmero ilimitado de elementos de metadados para cada entidade (plano de classificao,
classe, dossi, volume), e para diversos tipos de documentos de arquivo eletrnico.
Deste modo, essa ao permite que o administrador determine no momento de
configurao do sistema quais so os metadados obrigatrios, opcionais e passveis de
serem pesquisados; o sistema suporte os formatos de metadados seguintes: alfabtico,
alfanumrico, numrico, de data e lgico (sim/no, verdadeiro/falso); as datas estejam
em conformidade com a ISO 8601 e as pesquisas reconheam o valor data; que o
sistema suporte a capacidade de extrair automaticamente metadados dos documentos de
arquivo quando:

1- Estes so capturados, a partir do nvel superior imediato na hierarquia do

plano de classificao,
2- A partir de tabelas de consulta,
3- Ou a partir de chamadas a outros aplicativos de software; quando
inseridos manualmente os metadados devem suportar valores por
omisso, at que possa ser definido pelo usurio e o sistema efetuar a
validao desses metadados inseridos; e o sistema limite a possibilidade
de alterao de metadados somente pelos administradores.

Para melhor visualizar os requisitos obrigatrios dispostos na especificao

MoReq (adaptado de EC, 2002, p. 106-112), elencamos os nveis, elementos,
ocorrncias e requisitos relacionados no quadro 11 a seguir:
 62

QUADRO 11 Metadados obrigatrios de acordo com a especificao MoReq

Nvel Elemento de metadados Ocorrncias Requisito(s) relacionado(s)

Nome (unidade organizacional) 0-1 3.1.8

Plano de Identificador 0-1 3.1.8

classificao Descrio 0-1 3.1.8
Elementos de metadados definidos pelo usurio 0-n N/A
Identificador 1 3.2.2
Nome 1 3.2.2
Palavras-chave descritivas 0-n 3.2.8
Descrio 0-1 3.2.2
Data em que foi aberta/o 1 3.2.4
Data em que foi fechada/o 1 3.3.4
Pessoa ou posto responsvel pela manuteno 1 4.1.1
Direitos de acesso de grupo de usurios 0-n 4.1.1
Direitos de acesso de usurio 0-n 4.1.1
Categoria de segurana 0-1 4.6.2
Histrico das categorias de segurana (categoria, 0-n 9.3.6
datas de alterao, motivo de alterao, usurio
Classes e
responsvel pela alterao)
dossis
Regra(s) para fechar volumes 1-n 3.4.8
Se um sistema eletrnico de gerenciamento de 0-1 10.1.1
documentos arquivsticos for utilizado para gerir
dossis tradicionais, informaes sobre o respectivo
dossi tradicional (ou uma indicao da existncia de
um dossi hbrido)
Elementos de metadados definidos pelo usurio 0-n N/A
Data relativa eliminao 0-1 9.3.7
Eliminado por 0-1 9.3.7
Tabela de temporalidade 0-n 5.1.4
Histrico da classificao 0-n 3.4.4
Motivo para a reclassificao 0-n 3.4.5
Tabela de temporalidade 1-n 5.1.4 / 5.1.5 / 10.2.1
Data em que foi aberto 1 3.3.2
Dossis ou Data em que foi fechado 0-1 3.4.9
respectivos Se estiver prevista a exportao para outra(s) 0-n 5.3.1 / 5.3.18
volumes organizao (es) o identificador das organizaes
para as quais o dossi dever ser exportado.
Estado da transferncia 0-n 5.3.7
 63

Indicador de dossi/volume tradicional ou hbrido 1 10.1.2 / 10.1.3 / 10.2.4

Localizao fsica (para dossis tradicionais) 1 4.4.2 / 10.1.4
Estado de verificao de sada/verificao de entrada 1 4.4.2 / 10.1.5 / 10.2.8
(para dossis tradicionais).
Data de sada verificada (para dossis tradicionais) 1 10.2.8
Sada verificada para (para dossis tradicionais) 1 4.4.2 / 10.2.8
Data de apresentao (para dossis tradicionais) 1-n 10.2.9
Apresentao a (para dossis tradicionais) 1-n 10.2.9
Texto de apresentao (para dossis tradicionais) 1-n 10.2.9
Estado da eliminao definitiva 1 5.1.4 / 5.3.18
Data para a, e usurio responsvel pela eliminao 0-1 9.3.7
definitiva.
Comentrio de reavaliao 0-n 5.2.5
Data em que se procedeu eliminao definitiva 0-1 5.3.16
Elementos de metadados definidos pelo usurio 0-n N/A
Identificador 1 3.3.1 / 7.1.1
Indicador de volume tradicional ou hbrido 0-1 10.1.2 / 10.1.3
Volumes Elementos de metadados definidos pelo usurio 0-n N/A
Identificador 1 7.1.1
Assunto 1 6.1.2 / 10.3.5
Autor 1 6.1.2 / 6.4.3 / 10.3.5
Pessoa ou posto responsvel pela manuteno do 0-1 4.1.7
documento de arquivo no sistema eletrnico de
gerenciamento de documentos arquivsticos.
Data (e hora, se apropriado) da compilao do 1 6.1.2 / 10.3.5
documento de arquivo.
Destinatrio(s) 1-n 6.1.2
Tipo de documento de arquivo 1 6.1.2 / 10.3.5

Documentos Data/hora de registro 1 6.1.7

de Direitos de acesso de grupo de usurios 0-n 4.1.1
arquivo Direitos de acesso de usurio 0-n 4.1.1
Categoria de segurana. 0-1 4.6.1
Histrico da categoria de segurana 0-n 9.3.6
Metadado relativo conservao (se estiver previsto 1-n 6.1.2 / 8.2 / 8.3 / 11.7.7
que o sistema eletrnico de gerenciamento de
documentos arquivsticos mantenha o documento de
arquivo por um prazo mais longo do que o ciclo de
vida estimado das aplicaes originais).
Indicador de documento vital 1 4.3.6
Identificador (es) de extrato 0-n 8.1.26
Tabela de temporalidade 0-n 5.1.4 / 5.1.5
 64

Estado da transferncia 0-n 5.3.18

Elementos de metadados definidos pelo usurio 0-n N/A
Identificador 1 7.1.1 / 9.3.11
Identificador do documento de arquivo original 1 8.1.26
Extratos de
Data de produo do extrato 1 9.3.11
documentos
Identificador do usurio que produziu o extrato 1 9.3.11
de
Motivo para a produo do extrato 0-1 9.3.11
arquivo
Elementos de meta-informao definidos pelo 0-n N/A
usurio
Identificador do usurio 1 4.1.1
Funo de usurio 1-n 4.1.3
Filiao num grupo de usurios 0-n 4.1.5
Direitos de acesso de utilizado 1 4.1.1
Data de expirao dos direitos de acesso 1 4.1.2
Usurio Credenciao de segurana do usurio (se exigida 1 4.6.7
pelo contexto)
Data de expirao da credenciao 1 4.6.12
Elementos de metadados definidos pelo usurio 0-n N/A
Nome da funo de usurio 1 4.1.3
Filiao num grupo de funes de usurio 0-n 4.1.3
Direitos de acesso da funo de usurio 0-n 4.1.1
Funes de Data de expirao dos direitos de acesso 1 4.1.2
usurio Credenciao de segurana da funo de usurio (se 1 4.1.3
exigida pelo contexto)
Data de expirao da credenciao 1 4.6.12
Elementos de metadados definidos pelo usurio 0-n N/A

Fonte: adaptado de MOREQ; EC 2004.

Observa-se no quadro acima que todos os nveis de metadados trazem a opo

de incluso elementos de metadados a serem definidos pelo usurio, ou seja, possvel,
de acordo com as exigncias da organizao e do sistema eletrnico de gerenciamento
de documentos arquivsticos, alterarem ou definir novos metadados. A especificao
acrescenta que, depois de listados os elementos de metadados a serem acrescentados ou
alterados, deve-se observar o formato e a extenso do campo, a obrigatoriedade ou no
do elemento, a natureza de validao e regras relativas a valores por omisso para
entrada de dados.
 65

3.3.5.1 E- Arq- Brasil

A concepo e produo de um sistema informatizado de Gesto Arquivstica de

Documentos SIGAD, deve se orientar por um documento elaborado pela Cmara
Tcnica de Documentos Eletrnicos do Conselho Nacional de Arquivos denominado
Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gesto Arquivstica de
Documentos, conhecido pela denominao e-ARQ Brasil, elaborado no perodo de 2004
a 2006, tomando como referncias os fundamentos da Diplomtica, da Arquivologia
(especialmente a gesto documental) e da tecnologia da Informao. (CAMARGO e
BELLOTTO, 2004, p. 24).
O e-ARQ Brasil um documento contendo um conjunto de especificao de
requisitos que devem ser atendidos tanto pela entidade titular do arquivo quanto pelo
sistema de gesto arquivstica de documentos e pelos documentos arquivsticos.
O atendimento aos requisitos do e-ARQ visa garantir a confiabilidade,
autenticidade e acesso aos documentos. Sua funo primordial ... garantir que os
documentos arquivsticos digitais sejam produzidos e mantidos de forma confivel,
autntica e permaneam acessveis. (CONARQ, 2004).
O e-ARQ tem como objetivos orientar a implantao da Gesto Arquivstica de
Documentos em acervos hbridos e fornecer especificaes tcnicas e funcionais e
metadados de modo a permitir:

a. Avaliao e aquisio de sistema pr-existente;

b. A especificao de um sistema;
c. O desenvolvimento de um sistema.

O e-ARQ Brasil est dividido em duas partes. A Parte I Gesto arquivstica de

documentos - pretende fornecer um arcabouo para que o rgo ou entidade possa
desenvolver um programa de gesto arquivstica de documentos e a Parte 2
Especificao de requisitos para sistemas informatizados de gesto arquivstica de
documentos descreve os requisitos necessrios para desenvolver o SIGAD
(CONARQ, 2004).
A Parte I contm cinco captulos e trata da poltica arquivstica, do planejamento
e da implantao do programa de gesto arquivstica de documentos, dos procedimentos
e controles do SIGAD e dos instrumentos utilizados na gesto de documentos.
 66

A Parte II est organizada em Aspectos de Funcionalidade, Metadados, Aspectos

de Tecnologia, Glossrio e Referncias. Aspectos de funcionalidade contm onze
captulos, divididos em sees e trata de: organizao dos documentos (incluindo o
plano de classificao), produo, tramitao, captura, destinao, recuperao da
informao, segurana, armazenamento, preservao, funes administrativas e tcnicas
e requisitos adicionais. Cada seo compreende um prembulo e a relao dos requisitos
relativos quela seo. Os requisitos so apresentados em quadros numerados com o
enunciado correspondente e a classificao dos nveis de obrigatoriedade. (CONARQ,
2004, p. 11-12.).
Neste documento os requisitos foram classificados em obrigatrios, altamente
desejveis e facultativos, de acordo com o grau maior ou menor de exigncia para que o
SIGAD possa desempenhar suas funes. Sendo assim, no e-ARQ Brasil, os requisitos
foram considerados da seguinte forma:

I. So obrigatrios quando indicados pela frase: O SIGAD tem que...;

II. Altamente desejveis quando indicados pela frase: O SIGAD deve...;
III. Facultativos quando indicados pela frase: O SIGAD pode....

Deste modo, cada requisito numerado est classificado como:

(O) = Obrigatrio = O SIGAD tem que...;

(AD) = Altamente Desejvel = O SIGAD deve...;
(F) = Facultativo = O SIGAD pode....
TEM = significa que o requisito imprescindvel.
DEVE = significa que podem existir razes vlidas em circunstncias
particulares para ignorar um determinado item, mas a totalidade das implicaes
deve ser cuidadosamente examinada antes de escolher uma proposta diferente;
PODE = significa que o requisito opcional. Tanto para os requisitos
considerados altamente desejveis como para os requisitos facultativos, deve ser
observado que uma implementao que no inclui um determinado item
altamente desejvel ou facultativo deve estar preparada para interoperar com
outra implementao que inclui o item, mesmo tendo funcionalidade reduzida.
 67

De forma inversa, uma implementao que inclui um item altamente desejvel

ou facultativo deve estar preparada para interoperar com outra implementao que no
inclui o item.
Portanto, o e-ARQ tem limitaes, pois incompleto, apesar de apresentar um
grande nmero de requisitos, no abrangendo todos para um SIGAD. Desta forma, cada
instituio deve levar em conta as suas necessidades, tendo sempre em vista os
princpios da Gesto Arquivstica de Documentos. Seu sucesso exige que a instituio
adote uma ampla poltica arquivstica, o que significa muito mais que a compra ou
adaptao de um software.

3.3.6 Gerenciamento Eletrnico de Documentos GED: os prs e os contras de

uma tendncia na arquivistica contempornea.

Segundo Bearman (1993, p.17), um sistema consiste em componentes

interdependentes organizados para alcanar um determinado fim. No passado, os
sistemas de gerenciamento de informao e documentos eram desenvolvidos e
implantados separadamente para resolver problemas isolados do processo e
gerenciamento de documentos em papel usando a tecnologia de document-imaging, ou
ento o gerenciamento de texto atravs de processadores de texto e planilhas. Para
Bearman (1993, p. 17), apesar de tais sistemas serem capazes de recuperar informaes
para fins de pesquisa, os mesmo so projetados para atender a instituio, no os
pesquisadores, ou seja, so otimizados para apoiar negcios e transaes da organizao
criadora mais do que para recuperar informao do modo geral.
Sobre a diferena entre um sistema de gerenciamento arquivistico de
documentos e sistema de informao considera-se que:

[...] Sistemas de gerenciamento arquivistico de documentos mantm e

apiam a recuperao de documentos arquivisticos, enquanto sistemas
de informao armazenam e fornecem a informao. Sistemas de
gerenciamento arquivistico de documentos so diferenciados de
sistemas de informao, dentro das organizaes, pelo papel que
desempenham em fornecer s organizaes prova de transaes
(BEARMAN, 1993, p.17).

Para Duranti e MacNeil (1996, p. 49-8), um sistema de gerenciamento

arquivistico de documentos integra um todo chamado sistema de documentos
arquivisticos, do qual tambm faz parte o sistema de preservao de documentos.
Assim,
 68

[...] Um sistema de gerenciamento de documentos compreende um

conjunto de regras internamente consistentes que governam a
elaborao, o recebimento, a reteno e o manuseio de documentos
arquivisticos correntes e intermedirios, no curso usual e ordinrio dos
negcios do criador, e as ferramentas e mecanismos utilizados para
implement-las (DURANTI e MACNEIL, 1996, p.48-9).

J o sistema de preservao de documentos arquivisticos definido como,

[...] um conjunto de regras internamente consistentes que governam a

manuteno fsica e intelectual, pelo criador, de documentos
arquivisticos intermedirios e permanentes, ao longo do tempo, e as
ferramentas e os mecanismos necessrios para implement-las
(DURANTI e MACNEIL, 1996, p. 48-9).

A utilizao de sistemas separados cria a necessidade de aprendizado de

mltiplas interfaces de usurio. Atualmente, as tecnologias de gerenciamento de
documentos esto presentes sempre que os documentos so criados, processados,
distribudos, armazenados ou impressos (FANTINI, 2001). Essa poltica trouxe alguns
fatos indesejados, como o no compartilhamento dos documentos.
No que se refere implantao de sistemas de gerenciamento arquivistico de
documentos, a comunidade arquivistica vem desenvolvendo vrias iniciativas,
aplicveis tanto em ambientes convencionais e eletrnicos como em ambientes hbridos,
isto , aqueles em que documentos em suporte magntico e eletrnico convivem com
documentos em suporte de papel.
O GED, portanto, objetiva gerenciar o ciclo de vida das informaes desde sua
criao at o seu arquivamento. As informaes podem, originalmente, estar registradas
em mdias analgicas ou digitais em todas as fases de sua vida. Funciona com
hardwares e softwares especficos e usa a tecnologia da informtica para captar,
armazenar, localizar e gerenciar documentos.

3.3.7 ARQUIVOLOGIA E A TECNOLOGIA DA INFORMAO: dilogos

interdisciplinares

Em relao a interdisciplinaridade da Arquivologia sabido que esta enquanto

uma cincia da informao mantm relaes diretas com outras cincias, motivo pelo
qual considerada to complexa, pois abrange diversas reas do conhecimento, entre
 69

elas Administrao, Direito, Biblioteconomia, Histria, Tecnologia da Informao entre

outras, conforme argumenta (SOUZA, 2010).
Para Saracevic (1996) o desenvolvimento acelerado dos sistemas de
armazenamento de informaes cientficas, cada vez mais sofisticados, fez com que a
Cincia da Informao e as Tecnologias da Informao ficassem mais integradas no
trabalho informacional (Silva et al, 2002).

Essa ideia fica clara na afirmativa de Saracevic (1996, p. 42), para quem a
Cincia da informao est diretamente ligada tecnologia da informao.

Com os avanos da informtica desde a dcada de 60 as atividades de

armazenamento e recuperao da informao tem sido estimuladas.
Com a utilizao do computador a Cincia da Informao passou a
enfrentar novos desafios. Com a atividade de recuperar informaes
emergiam novas questes a serem estudas, conceitos e construes
tericas, empricas e pragmticas. O impacto dos computadores e
telecomunicaes no gerenciamento da informao foi to grande, que
hoje a cincia da informao e tecnologia da informao esto
frequentemente juntas na discusso sobre o percurso da rea
(OLIVEIRA et al, 2010, p.2).

Assim, da mesma forma que a CI mantm uma relao interdisciplinares com

outras disciplinas, Souza (2010) assevera que a Arquivologia mantm uma ntima
ligao com a Tecnologia da Informao, e com Cincia Cognitiva (incluindo
Inteligncia Artificial - IA).
Souza (2010) ainda complementa que essa interdisciplinaridade uma
conseqncia da prpria formao profissional das pessoas que contriburam, para o
surgimento da Cincia da Informao e para a soluo dos problemas relacionados
recuperao da informao.
Deste modo, os aspectos interdisciplinares da Arquivologia em relao a TI,
surgem a partir do advento dos processos digitais. Aps a revoluo da internet a
necessidade de adequao aos sistemas informatizados de gesto arquivistica de
documentos tornou-se uma constante na vida deste profissional, fazendo com que
aumentasse a competitividade entre as organizaes promovendo a otimizao dos
servios e agilizao nos processos.
Para Fonseca (2005, p. 58), essa mudana de paradigmas est estreitamente
ligada emergncia das tecnologias da informao e da comunicao:

em nosso caso, o assombroso desenvolvimento das tecnologias da

informao e da comunicao deu origem a novas ideias, as quais,
 70

num certo ponto, no podem ser integradas s tradies arquivsticas

existentes (...). No incio dos anos 1980 ficou claro que os
computadores afetariam tremendamente o mundo arquivstico, mas a
maioria dos arquivistas ainda considerava o computador como uma
simples ferramenta tcnica.

Sendo assim, a Arquivologia hoje, tem um carter multidisciplinar, com mtodos

e tcnicas prprios de sua natureza, mas que tambm se apropria de vrias reas do
saber para melhor se estruturar e responder s exigncias prticas que a profisso exige.
Esse dilogo feito com outras reas do conhecimento acaba por enriquecer cada
vez mais a disciplina, criando uma interdisciplinaridade muito bem vinda aos
profissionais.
Portanto, a Arquivologia deixou de ser uma disciplina auxiliar da Histria para
se relacionar com a Biblioteconomia, a Administrao, a Cincia da Informao, o
Direito e a Informtica, dentre outras (MARQUES; RODRIGUES, 2006, p. 11).
 71

4 PERCURSO METODOLGICO

Neste captulo, apresentam-se os procedimentos metodolgicos utilizados na

elaborao da pesquisa, com destaque para os seguintes aspectos: caracterizao,
delimitao do campo de pesquisa, universo e amostra, etapas e tcnicas empregadas
para viabiliz-la, bem como os processos de coleta, organizao e de anlise dos dados.

4.1 CARACTERIZAO DA PESQUISA

Esta pesquisa caracteriza-se como aplicada por ter seus resultados aplicados,
imediatamente, na soluo de problemas que ocorrem na realidade (MARCONI;
LAKATOS, 2003, p. 78).
Em relao a abordagem, esta pesquisa classifica-se como qualitativa, pois
responde a questes muito particulares (Minayo,2007, p.21). De acordo com o
pensamento de (Valentim, 2005, p. 19), esta abordagem fornece uma compreenso
profunda de certos fenmenos sociais apoiados no pressuposto da maior relevncia do
aspecto subjetivo da ao social face configurao das estruturas societais, seja a
incapacidade da estatstica de dar conta dos fenmenos complexos e dos fenmenos
nicos.
Sendo assim, Valentim (2005) explica que a pesquisa qualitativa so mtodos
que enfatizam as especificidades de um fenmeno em termos de suas origens e de sua
razo de ser. Esta abordagem ainda possui trs momentos e um deles se refere simples
observao usada como indicador do funcionamento complexo de estruturas e
organizaes complexas que so difceis de submeter observao direta.
(LAZARSFELF apud HAGUETTE, 1995, p.64).
Quanto ao carter, a pesquisa do tipo exploratrio-descritivo, pois ser
realizada sobre um problema ou questo de pesquisa que geralmente so assuntos com
pouco ou nenhum estudo anterior a seu respeito. Segundo Gil (1999), do ponto de vista
de seus nveis de aprofundamento, a pesquisa exploratria visa proporcionar maior
familiaridade com o problema, com vistas a torn-lo explcito ou a construir hipteses, e
envolve levantamento bibliogrfico.
As tcnicas tipicamente utilizadas para a pesquisa exploratria so estudos de
caso, observaes ou anlises histricas, onde os seus resultados fornecem geralmente
dados qualitativos ou quantitativos. Portanto, esta pesquisa avaliar quais teorias ou
 72

conceitos existentes podem ser aplicados a um determinado problema ou se novas

teorias e conceitos devem ser desenvolvidos.
J em relao pesquisa descritiva, Gil (1999, p.35) assevera que esta tem por
finalidade buscar a resoluo de problemas melhorando as prticas por meio da
observao, anlise e descries objetivas, atravs de entrevistas com peritos para a
padronizao de tcnicas e validao de contedo (THOMAS; NELSON;
SILVERMAN, 2007). A pesquisa descritiva usa padres textuais como, por exemplo,
questionrios para identificao do conhecimento. A pesquisa descritiva tem por
finalidade observar, registrar e analisar os fennemos sem, entretanto, entrar no mrito
de seu contedo. Na pesquisa descritiva no h interferncia do investigador, que
apenas procura perceber, com o necessrio cuidado, a freqncia com que o fenmeno
acontece. importante que se faa uma anlise completa desses questinrios para que se
chegue a uma concluso. Valentim (2008,p.70) assevera que:

A pesquisa descritiva observa, registra, correlaciona e descreve fatos

ou fenmenos de uma determinada realidade sem manipul-los.
Procura conhecer e entender as diversas situaes e relaes que
ocorrem na vida social, poltica, econmica e demais aspectos que
ocorrem na sociedade.

Caracteriza-se pela seleo de amostras aleatrias de grandes ou pequenas

populaes sujeitas pesquisa, visando obter conhecimentos empricos atuais. Este tipo
de pesquisa leva a possibilidade de generalizao sobre a realidade pesquisada. Os
mtodos utilizados na pesquisa descritiva, geralmente, permitem ao pesquisador
investigar apenas um percentual da populao alvo desejada, isto , existem casos que
no h necessidade de pesquisar a populao alvo na sua totalidade.

4.2 DELIMITAO DO CAMPO DE PESQUISA

Como lcus do campo emprico, teremos a empresa Prener Comrcio de

Materias Eltricos Ltda, localizada Rua Baro do Triunfo no bairro do Varadouro, na
cidade de Joo Pessoa.
A Prener Comrcio de Materiais Eltricos uma empresa de carater comercial
privado , sendo esta uma organizao genuinamente paraibana, fundada no ano de 1997
tendo como sua meta especializar-se na comercializao de materiais elricos e servios
em engenharia eltrica, com intuito de trazer inovao ao mercado de engenharia
 73

eltrica no municipio de Joo Pessoa e atuando em todo o Estado. Assim a mesma, tem
o intuito de atender os seus clientes de maneira completa, sejam estes residenciais,
comerciais ou industriais, disponibilizando para os mesmos equipes de profissionais
aptos fornecerem servios de qualidade.

4.3 UNIVERSO E AMOSTRA

Este trabalho tem como universo a empresa Prener, composta por uma
populao de cerca de 200 colaboradores. Segundo Gil (2007, p. 99), Universo ou
populao um conjunto definido de elementos que possuem determinadas
caractersticas.
A amostragem est centrada no arquivo da organizao, e os sujeitos que atuam
neste. Ao todo, so 04(quatro) colaboradores que subdividem suas atividades voltadas
para a digitalizao de documentos. O trabalho vem para avaliar os mtodos e os
conhecimentos adquiridos no trabalho de ordenao dos documentos da empresa.
Amostragem o meio de obter uma dada amostra de uma parte ou de uma populao,
em que a populao o conjunto dos elementos que possuem caractersticas comuns
(KARMEL, 1977, p 3). Com, isso analisarei como o processo foi utilizado e quais as
suas necessidades fundamentais para a aplicao das prticas arquivsticas.

4.4 PROCEDIMENTOS DE COLETA E ANLISE DOS DADOS

Esta etapa envolve a descrio das tcnicas utilizadas para a coleta de dados.
Deste modo Minayo (2003) assevera que se deve descrever com clareza como os dados
sero organizados e analisados.
Para coletar os dados da pesquisa, utilizamos a tcnica da observao direta
assistemtica. Markoni e Lakatos (2008) definem a tcnica da observao no
estruturada ou assistemtica, tambm denominada espontnea, informal, ordinria,
simples, livre, ocasional e acidental, consiste em recolher e registrar fatos da realidade
sem que o pesquisador utilize meios tcnicos especiais ou precise fazer perguntas
diretas. Desta forma,
o que caracteriza a observao assistemtica o fato de o
conhecimento ser obtido atravs de uma experincia casual, sem que se
tenha determinado de antemo quais os aspectos relevantes a serem
observados e que meios utilizar para observ-los (RUDIO, 1979, p.35).
 74

Deste modo, Ander-Egg (1978, p.97), assevera que a observao assistemtica

no totalmente espontnea ou casual, porque o mnimo de interao, sistema e de
controle se impem em todos os casos, para chegar a resultados validos.
Assim, a observao ajuda o pesquisador a identificar e obter as provas a
respeito dos objetivos sobre os quais os indivduos no tm conscincia, mas que
orientam seu comportamento. Desempenha papel importante nos processos
observacionais, no contexto da descoberta, e obriga o investigador a um contato mais
direto com a realidade, sendo assim o ponto de partida para a investigao social.
Para Selltiz (1965, p.233), a observao torna-se cientifica medida que:

a) Convm a um formulado plano de pesquisa;

b) planejada sistematicamente;
c) registrada metodicamente e est relacionada a proposies mais gerais,
em vez de ser apresentada como uma srie de curiosidades interessantes;
d) Esta sujeita a verificaes e controles sobre a validade e segurana.

Portanto esta tcnica ser capaz de reunir os principais dados sobre as

necessidades dos profissionais atuantes na empresa e que realizam a gesto de
documentos arquivsticos, bem como a aplicao do sistema informatizado de gesto
arquivistica de documentos.

4.4.1 Operacionalizao da pesquisa

O esquema que descreve o percurso feito at a anlise dos resultados foi

elaborado com o intuito de demonstrar, tecnicamente, o caminho trilhado de acordo com
a metodologia proposta para sua elaborao.
Iniciamos a pesquisa fazendo uma reviso bibliogrfica, com o objetivo de
garimpar na literatura pertinente elementos que nos proporcionassem um
posicionamento sobre os assuntos relacionados pergunta formulada na pesquisa.
Para a construo do referencial terico, foram consultadas, especificamente, as
seguintes fontes: Biblioteca do Campus V da UEPB, livros, teses, dissertaes e artigos
localizados em bases de dados. A Figura 02 apresenta os caminhos percorridos para o
desenvolvimento desta pesquisa.
 75

Pesquisa Delimitao do campo Determinao do

exploratria da pesquisa universo e da amostra

Procedimentos de coleta de dados

Corpus da pesquisa

Documentos selecionados

Observao direta
Anlise dos dados
assistemtica observados

Descrio dos
dados Interpretao

Implantao do SIGAD e
do GED no Arquivo da Sntese dos resultados
empresa

Documentos selecionados

Ttulo resumo Consideraes

palavras-chave finais

Figura 02: Operacionalizao da pesquisa

Fonte: Pesquisa, 2010
 76

5 APRESENTAO E ANLISE DOS RESULTADOS

Nessa etapa, em resposta ao objetivo geral desta pesquisa, esto expostos os

elementos que sugerem a aplicao do GED no arquivo da empresa Prener. A
implantao do sistema GED requereu um estudo das condies ambientais da
organizao, seus departamentos, suas reas de atuao. Com base nos achados na
literatura consultada, entendeu-se que se deveria partir de um plano inicial plano
piloto de gerenciamento para que as informaes fossem protegidas e compartilhadas
de forma segura.

5.1 DESCRIO DOS CRITRIOS UTILIZADOS PELOS ESPECIALISTAS E

ARQUIVISTAS PARA IMPLANTAO DO SISTEMA DE GED

Em resposta ao segundo objetivo especfico proposto em nossa pesquisa

passamos a descrio das aes observadas no arquivo da empresa, realizadas pelo
arquivista e os profissionais.

5.1.1 Projeto de implantao do sistema GED

Deste modo, verificamos que para a implantao do sistema GED na

organizao, vrios passos foram seguidos, alterando-se ou alternando-se conforme o
tipo da empresa, mas, na essncia, os critrios bsicos so os mesmos adotados em
outros casos de GED.

5.1.2 Avaliao das condies ambientais para implantao do sistema GED

De acordo com Laserfiche (2002), A escolha por um sistema GED consiste em

um nmero significativo de questes que podem ser consideradas:
Quantos documentos devem ser armazenados, considerando tanto o nmero de
documentos existentes como os documentos adicionados manualmente? Essa
informao determina quanto espao de armazenamento necessrio, a
configurao de hardware e o custo do sistema;
 77

Quantos usurios iro utilizar o sistema ao mesmo tempo? Isso determina os

custos de softwares preliminares e o tamanho do servidor;
Quais departamentos iro utilizar o sistema e a que o pblico ter acesso? Isso
determina quais caractersticas de especificao e nveis de segurana que sero
necessrios;
Quais os problemas srios devem, absolutamente, ser resolvidos e quais itens
devem ser encaminhados para especificar caractersticas e nveis de segurana
necessrios?
Qual a necessidade de uma soluo padro ou customizada? Isso determina o
nmero de consultores, instalaes, treinos, configuraes e suporte que sero
necessrios;
Que tipo de rede est sendo atualmente utilizada? Esse tipo de rede ser
mantido? Isso determina restries, configuraes de sistemas e atualizaes de
estaes de trabalho.

5.1.3 Instalao

O primeiro passo da instalao foi inspeo do local pela comisso de

implantao do (GED), para determinar o equipamento necessrio e os problemas de
conectividade de redes. Ao se instalar hardware envolvem-se as etapas de
desempacotar, conectar e configurar todos os componentes como instalao de sistemas
operacionais e drivers. Isso tambm inclui testar os equipamentos para assegurar a
funcionalidade adequada do hardware e a conectividade da rede (LASERFICHE, 2002).
Depois de testar o hardware, a instalao do software consistiu em instalar o
sistema GED no servidor e nas estaes clientes e test-lo.

5.1.4 Treinamento

O programa de treinamento direcionou diferentes nveis de usurios e diferentes

preocupaes. Requerendo ensinar aos usurios finais os mecanismos do sistema. Esse
treino ocorreu no local de trabalho. Cada grupo de usurios recebeu instrues
necessrias para assegurar conforto quanto ao novo sistema de GED. O tempo do
treinamento necessrio variou de acordo com o nvel de habilidades dos usurios em
utilizar os aplicativos. Neste sentido, o sistema GED facilitou o uso das novas
tecnologias para procedimentos existentes, fornecendo assim, uma operao amigvel
 78

com poucas mudanas nos procedimentos. Deste modo, aconselhvel montar grupos
com at 10 usurios e que os participantes no sejam interrompidos durante o
treinamento (LASERFICHE, 2002).

5.1.5 Administrao do sistema

Assim, para assegurar que o sistema GED funcionasse satisfatoriamente foi

importante treinar alguns indivduos para que atuassem como administradores do
sistema. O treinamento no prprio ambiente de trabalho o mais recomendado porque
aumenta a familiaridade com detalhes especficos do sistema GED (LASERFICHE,
2002).

5.1.6 Implementao de consultoria

Nesta etapa, envolveram-se aqueles que so responsveis pelo gerenciamento de

registros e documentos, e que desenvolvem estratgias para traduzir os documentos
existentes em papel para sistema eletrnico. Os gerentes destas atividades como o
registro de documentos necessitaram entender a diferena dessa atividade entre papel e
eletrnico, decises de retenes de tempos, armazenamento e metodologias de trabalho
tiveram de ser definidas antes de iniciar o trabalho. A durao do treinamento depende
da complexidade do sistema (LASERFICHE, 2002).

5.2 AVALIAO DA AUTOMAO DO ARQUIVO DA PRENER

De acordo com o que propusemos no terceiro objetivo especfico, avaliamos que

as implantaes de projetos de automao de gesto de documentos nas organizaes
voltados ao documento eletrnico apresentam a necessidade de na aplicao de sistemas
eletrnicos de gerenciamento de documentos estes, devam abarcar as especificidades de,
pelo menos, duas reas envolvidas no processo de automao de arquivos, a saber: a
Arquivologia e a cincia da computao.
Deste modo, a Arquivologia estaria representada pelos requisitos referentes aos
princpios, mtodos e processos da gesto de documentos arquivsticos e a cincia da
computao por aqueles relacionados s especificidades necessrias com relao s
novas tecnologias, programao e gesto de sistemas eletrnicos de gerenciamento
de documentos arquivsticos, ou seja, s necessidades dos produtores de software e
aqueles encarregados de aplic-los nas instituies.
 79

Em se tratando de automao da gesto de documentos arquivsticos,

inevitavelmente o foco estar direcionado para a rea arquivstica e nos requisitos
necessrios para que a gesto documental possa ocorrer no sistema eletrnico de
gerenciamento de documentos arquivsticos.
As questes de tecnologia, concernentes cincia da computao, permearo
esses requisitos, tornando-os viveis de serem realizados em meio eletrnico, assim
estudos so necessrios primeiramente para a criao de documentos que discutam as
necessidades tecnolgicas de especificao em nvel mais detalhado e pragmtico.
Depois, em experincias conjuntas, que sejam especificados modelos que aliem
essas iniciativas avaliao de sistemas eletrnicos de gerenciamento de documentos de
arquivo.
 80

6 CONSIDERAES FINAIS

Atualmente, a facilidade de criar, registrar e transmitir documentos e

informaes traz como conseqncia a informalidade na linguagem, nos procedimentos
administrativos, alm de acarretar intervenes no autorizadas que podem resultar na
adulterao ou perda dos documentos. Alm disso, a rpida obsolescncia tecnolgica
(software, hardware e formatos) e a degradao das mdias digitais tambm dificultam a
preservao a longo prazo dos documentos e sua acessibilidade contnua. Os problemas
em questo tornam necessria a adoo de medidas preventivas para minimiz-los.
abalizada neste contexto, que a pesquisa demonstrou de maneira geral, que a
instituio pesquisada contempla em seu sistema informatizado de gesto arquivstica
de documentos parte dos requisitos propostos pelo MoReq e pelo E-Arq Brasil, quesitos
estes que, no nosso entendimento, compem a gesto documental tradicional j
sedimentada na cultura da instituio, e sem a qual seria impossvel a realizao das
rotinas de trabalho. So eles: Organizao dos documentos arquivsticos;
Tramitao e fluxo de trabalho; Pesquisa localizao e apresentao dos
documentos; Segurana; Armazenamento; Preservao; Funes administrativas;
Usabilidade e Conformidade com a legislao e regulamentao.
J os quesitos que, em nosso ponto de vista, necessitam de maior investimento
tanto em profissionais de Arquivologia quanto em tecnologia de GED tiveram
resultados menos expressivos. A saber: Captura; Avaliao e destinao;
Disponibilidade e Desempenho e escalabilidade.
Em relao ao SIGAD, o maior problema enfrentado pelas organizaes hoje em
dia pode ser o de no saber exatamente o que um SIGAD e em quais situaes ele
pode ser til. Portanto, no to simples como pode parecer, a implantao de um
SIGAD, pois o mesmo envolve no apenas clculos de custos e benefcios (o que
sempre um ponto importante visto pelas empresas), mas clculos de utilizao, volumes
e reteno dos documentos. Em algumas situaes, solues tradicionais so mais
vantajosas do que a implantao de um SIGAD como, por exemplo, a microfilmagem
ou digitalizao, que tem um custo menor e pode atender satisfatoriamente pequenos
volumes de consultas.
Assim, podemos inferir que o SIGAD vivel, desde que utilizado de acordo
com sua proposta. Deste modo, imaturo por parte de uma empresa pensar que pode
eliminar todo o seu volume de papel antes seja feita uma correta avaliao e aplicao
 81

da tecnologia para que o custo/benefcio seja o melhor e haja um real aumento de

produtividade. Da mesma forma, no se pode achar que o trmite de papel ser
eternamente o mesmo e que nunca iro precisar de um gerenciamento eletrnico. Um
projeto de SIGAD pode gerar vrios benefcios para a empresa, dos quais podemos
destacar:
O armazenamento dos dados de forma organizada, facilitando o acesso e seu
processamento por pessoas, transformando dados em informaes.
Uma maior segurana tanto em relao ao acesso autorizado quanto ao controle
de verses. Pde-se determinar o nvel de acesso de cada usurio por
importncia do documento e por hierarquia. Grupos puderam ser criados com
acesso a documentos de determinadas caractersticas.
A economia deu-se pela maior eficincia propiciada s operaes que precisam
de consultas a documentos existentes na empresa. Alm da acessibilidade aos
documentos, a organizao do workflow agilizou os processos burocrticos.
Qualquer usurio autorizado pode consultar em seu prprio terminal, caso seja
necessrio, atravs da intranet sem necessidade de locomover-se at o arquivo
permanente em que se encontra um determinado documento no formato
analgico. Este fator implicou em ganho de tempo e no expe o original ao
manuseio constante que possibilita desgastes e extravios.
Utilizando o exemplo do e-mail, que incorretamente classificado como
documento, todos os usurios devem ter o correto discernimento de cada tipo de
documento para o funcionamento ideal do SIGAD. Deve ser incutido que o e-
mail uma ferramenta da internet ou da intranet para troca de mensagens e que
cada uma dessas mensagens deve ser classificada corretamente.
Neste aspecto, observa-se que a padronizao formal dos processos e fluxos de
documentos imprescindvel para melhor aplicao do SIGAD. S se pode automatizar
o que est organizado com um padro adequado e definido explicitamente. Muitos
documentos podem estar sendo armazenados em multiplicidade e utilizados em verses
ultrapassadas por inexistncia de um processo formal de fluxo de documentos
(workflow) que permitiria a disponibilizao centralizada dos documentos com controle
de verses. Uma verificao da possvel redundncia de documentos deve ser realizada
pela equipe responsvel pelo projeto antes da implantao do SIGAD e do GED junto a
cada usurio da rede para definir as verses em uso. A pesquisa na empresa identificou
 82

que a nota fiscal de sada o documento com maior demanda de gerenciamento, pois
ocupa maior espao de armazenamento, maior tempo de impresso e de manuseio. Esse
documento o que mostra maior potencial de gerao de benefcios com a adoo de
solues GED, no se esquecendo de considerar todas as questes legais pertinentes.
Deste modo, a hiptese de que a linguagem utilizada para expressar os interesses
e necessidades, tendo como base os princpios e as prticas arquivsticas, no coincide
com a linguagem utilizada por programadores e cientistas da computao, foi
confirmada. Mesmo nos trabalhos em que os objetivos so direcionados para o mesmo
fim (a gesto eficaz de documentos arquivsticos).
Entende-se, finalmente, que todos os objetivos propostos inicialmente para essa
pesquisa foram alcanados, na qual a utilizao de SIGAD auxilia os processos de uma
organizao. Para isto, o arquivista e os demais envolvidos em um processo de
automao da gesto de documentos arquivsticos da empresa devem ter em mos as
exigncias tericas da Arquivologia e das tecnologias da informao e da produo de
documentos arquivsticos em meio eletrnico. Deste modo, afetando sobremaneira o
modo como a equipe de automao avaliar o sistema eletrnico de gerenciamento de
documentos arquivsticos.
Assim, os requisitos devem partir de iniciativas conjuntas de pesquisa entre
especialistas da Arquivologia e da cincia da computao. Tendo em vista o surgimento
de mecanismos que validem digitalmente a fidedignidade e autenticidade do documento
eletrnico, o controle e a segurana merecem serem revistos sempre que as tecnologias
evolurem.
Deste modo, embora tradicionalmente ligada aos documentos produzidos em
papel, a Arquivologia est preparada para produzir, acessar, preservar e gerenciar
documentos produzidos em meio eletrnico. Os sistemas eletrnicos de gerenciamento
de documentos arquivsticos vm no s para reunir a gesto da diversidade documental
que a contemporaneidade apresentou, mas permitir que a produo, utilizao e guarda
de documentos seja dinmica, eficiente e eficaz dentro das organizaes que as
produzem.
 83

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