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Identificacin de un Problema

La identificacin y argumentacin de la oportunidad o del problema cuya


solucin requiere de la elaboracin de un proyecto, se realiza en el proceso de
conformacin del plan estratgico y su fuente son los resultados a que se lleg
en el anlisis estratgico.

La tarea de identificar de forma objetiva los problemas a resolver a travs de


un proyecto es generalmente mucho ms compleja de lo que pudiera parecer
ya que encierra una fuerte carga de subjetividad de cada uno de los actores y
participantes en el proyecto, lo que conduce a cometer muchos errores.
La identificacin de un problema lleva implcito un profundo y
rigurosos anlisis dirigido a:

1. Identificar y analizar los aspectos involucrados a saber:

Qu elementos intervienen.
Qu parmetros los caracterizan.
Qu hechos y circunstancias rodean el problema.

2. Estudiar las interrelaciones entre ellos para ayudar en la


determinacin de las relaciones de causalidad que permiten explicar
en esencia el problema.
La bondad de las metodologas para la identificacin de problemas con
base en la Matriz de Vester y la construccin del rbol de problemas,
radica en aportar los elementos suficientes para establecer relaciones
de causa-efecto entre los factores y problemas bajo anlisis y llegar a la
deteccin de problemas crticos y de sus respectivas consecuencias.

El desarrollo final del rbol de objetivos y del rbol de alternativas,


facilita al administrador de proyectos y a los grupos de trabajo una
visin clara de manejo administrativo y una obvia reduccin del riesgo
en los procesos de toma de decisiones y de asignacin de recursos en el
desarrollo de cualquier proyecto.
Para el proceso de identificacin del problema se han desarrollado
diversas tcnicas, tales como:

La espina de pescado desarrollada por Ishikawa.


El mtodo de planificacin ZOPP.
rbol de problemas.
Cuadro diagnostico.
Matriz de Vester.
Diagnostico rpido
Otros
Espina de Pescado
sta tcnica nos permite analizar problemas y ver las relaciones entre
causas y efectos que existen para que el problema analizado ocurra.
Se usa para:

Visualizar, en equipo, las causas principales y secundarias de un


problema.
Ampliar la visin de las posibles causas de un problema, enriqueciendo
su anlisis y la identificacin de soluciones.
Analizar procesos en bsqueda de mejoras.
Conduce a modificar procedimientos , mtodos, costumbres, actitudes o
hbitos, con soluciones muchas veces sencillas y baratas.
Educa sobre la comprensin de un problema.
Sirve de gua objetiva para la discusin y la motiva.
Muestra el nivel de conocimientos tcnicos que existe en la empresa
sobre un determinado problema.
Prev los problemas y ayuda a controlarlos, no solo al final, sino durante
cada etapa del proceso.
El mtodo de planificacin ZOPP
Z O P P "Ziel Orientierte Projekt Planung"
Planificacin de Proyectos orientada a Objetivos

Con la aplicacin de ZOPP se puede:

Lograr una definicin realista y clara de los Objetivos en una perspectiva


a mediano y largo plazo.
Mejorar la comunicacin y cooperacin entre los participantes a travs
de la planificacin conjunta; utilizando documentos precisos y definiciones
claras.
Definir las reas de trabajo como base del Plan Operativo
Establecer la base para el Monitoreo y la Evaluacin del Proyecto.
Aplicacin de ZOOP
ZOPP es uno de varios mtodos de planificacin
ZOPP ofrece un procedimiento flexible
ZOPP slo puede ser tan eficiente como el grupo que aplica el mtodo
ZOPP facilita lograr un consenso de opiniones en el proceso de la
planificacin
ZOPP requiere una aplicacin realista

CARACTERISTICAS DE ZOPP

Procedimiento de planificacin por pasos sucesivos


Visualizacin y documentacin permanente de los pasos
Enfoque de trabajar en equipo
rbol de problemas
El anlisis del rbol de problemas, llamado tambin anlisis situacional o
simplemente anlisis de problemas, ayuda a encontrar soluciones a travs
del mapeo del problema. Identifica en la vertiente superior, las causas o
determinantes y el la vertiente inferior las consecuencias o efectos.

Este mtodo tiene las siguientes ventajas:

Est relacionado e identifica problemas reales y presentes ms que


problemas aparentes, futuros o pasados;
El problema se puede desglosar en proporciones ms manejables y
definibles. Esto permite, priorizar ms claramente en relacin a que
problema o tema es ms importante y esto a su vez, permite enfocar los
objetivos haciendo ms efectiva su influencia;
Propsito
Contar con una herramienta visual multipropsito para identificar y
priorizar problemas, objetivos o decisiones. El problema principal es
representado como el tronco de un rbol y los factores relevantes,
influencias y resultados se reflejan como races y ramas.
Un rbol de decisiones puede usarse para ilustrar los costos y beneficios
asociados con decisiones;
Un rbol de problemas ilustra las variables dependientes e
independientes que afectan un problema en particular y es muy til para
entender las causas subyacentes de problemas complejos.
Un rbol de objetivos puede ser usado para discernir necesidades
prioritarias. Los rboles de problemas y objetivos por lo general- se
elaboran en tndem.
Matriz de Vester
La herramienta que facilita la identificacin y la determinacin de las
causas y consecuencias en una situacin problemtica es la "Matriz de
Vester". Tcnica que fue desarrollada por el alemn Frederic Vester y
aplicada con xito en diversos campos.

En trminos generales una matriz es un arreglo de filas (o hileras) y


columnas, que por convencin toma a las primeras, a nivel horizontal y las
segundas, lgicamente a nivel vertical. En la matriz se ubican los problemas
detectados tanto por filas como por columnas en un mismo orden
previamente identificado, quedando como se ilustra en la siguiente figura.
La ubicacin espacial de los problemas en la figura correspondiente facilita
la siguiente clasificacin:

Cuadrante I (superior derecho) Problemas crticos.


Cuadrante II (superior izquierdo) Problemas pasivos.
Cuadrante III (inferior izquierdo) Problemas indiferentes.
Cuadrante IV (inferior derecho) Problemas activos.

Interpretacin de cada cuadrante.