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Recomendaciones para el
anlisis del puesto de trabajo
Recommendations for a job analysis
Resumen A b s t ra c t
El presente artculo tiene como propsito ilustrar la im- This article is intended to illustrate the importance of
portancia que tiene el proceso de anlisis y descripcin job analysis and description process for deployment
de puesto de trabajo para el despliegue de la estrategia of organizational strategy. To locate such process within
organizacional. Para ubicar dicho proceso en la gestin human management, its necessary to structure it from
humana, se hace necesario estructurarlo a partir de la theory, which generally describes this tools applications
teora, la cual describe de forma general las aplicaciones and advantages. With this purpose different theories are
y ventajas de esta herramienta. Con este fin se abordan addressed, covering history, decomposing basic elements
diferentes teoras, abarcando su historia, desglosando to facilitate its understanding, and establishing a differen-
los elementos bsicos que facilitan su comprensin, y tiation with some similar interpretation concepts. Thus
estableciendo una diferenciacin con algunos conceptos we expose easily the procedure and methods used for
de similar interpretacin. As se expone de una manera description and analysis of positions.
sencilla el procedimiento y los mtodos empleados para
efectuar la descripcin y el anlisis de puestos. Keywords: job analysis, human management, organiza-
tional profile.
Palabras clave: anlisis de puesto, gestin humana, perfil
organizacional.
Cmo citar este artculo: lvarez Rodrguez, L. F. (2010), Recomendaciones para Psicloga. Especialista en Gerencia con nfasis en Talento Humano. Docente tiempo
*
el anlisis del puesto de trabajo, en Revista Pensando Psicologa, vol. 6, nm. 11, completo de la Facultad de Psicologa de la Universidad Cooperativa de Colombia, sede
pp. 123-132. Medelln. Correo electrnico: fkarles@une.net.co
Revista de la Facultad de Psicologa Universidad Cooperativa de Colombia - Volumen 6, Nmero 11 / julio-diciembre 2010
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con otros. De acuerdo con Gonzlez (2006, p. En la primera parte se detalla el cargo ha-
82): un trabajador que sepa lo que se espera ciendo una relacin escrita que delinee los
de l, es ms eficiente y motivado que aquel a deberes, las tareas o las misiones del puesto.
quien se le asigna un puesto y no se le ubica La descripcin de cargos es para Chiavenato
en el gran marco y en las funciones de la or- (1983, p. 275)
ganizacin. En ese mismo orden de ideas, el El proceso que consiste en determinar los ele-
anlisis de puestos les suministra a los jefes mentos o hechos que componen la naturaleza de
inmediatos y a los mismos empleados una ba- un cargo y que lo hacen distinto de los otros exis-
se objetiva para definir y resolver discrepan- tentes en la organizacin, es la relacin detallada
cias que pueden surgir por dudas acerca de las de las tareas del cargo, de los mtodos empleados
para la ejecucin de esas tareas y de los objetivos
funciones de los cargos. del cargo.
Sin embargo, es necesario definir qu es un
puesto. De Ansorena Cao (1996, p. 49) dice En la segunda parte del anlisis se trabajan
que aunque un puesto no es ms que una las especificaciones, haciendo una lista de cri-
etiqueta lingstica que resuelve el problema terios en trminos de capacidades personales
de denominar el conjunto de cosas que hace necesarias para el buen desempeo del cargo.
un empleado, ste puede ser definido como: En esta fase se realiza el levantamiento del
perfil profesional, describiendo los requisitos
[] conjunto de acciones organizadas y propo-
sitivas que realiza un empleado o colaborador de necesarios para el desempeo del puesto en
una organizacin, en una determinada posicin cuanto a educacin, experiencia, conocimien-
de su estructura de relaciones internas y externas, tos especficos y caractersticas personales.
con el fin de conseguir valor aadido a dicha or- Cuando se analiza un puesto es necesario
ganizacin mediante la consecucin de una serie primero relacionar sus objetivos y tener cla-
de reas de resultados especficos, siguiendo unas
ridad acerca de lo que la organizacin espera
reglas, procedimientos y metodologas, general-
mente preestablecidas, dentro de una determi- del desempeo de quien lo ejecuta; al descri-
nada orientacin estratgica fijada por la propia bir un cargo se recoge la informacin que ser
organizacin, y utilizando recursos humanos, indispensable para realizar el anlisis. A travs
informativos, tecnolgicos o fsicos que le perte- de este estudio pueden dilucidarse los reque-
necen a la misma. rimientos especficos del puesto en materia de
De acuerdo con Chiavenato (1993, p. 61), las caractersticas que se esperan del ocupante.
es posible hacer nicamente una descripcin
de cargo o, en un estudio ms profundo, lle- Metodologa para el
varla hasta el anlisis de puesto. Cuando se anlisis de puestos
decide por el segundo, se realiza generalmente Uno de los aspectos ms importantes que se
en dos etapas: en una primera parte se hace, debe tener en cuenta antes de realizar cual-
igualmente, una descripcin del cargo y en quier tipo de intervencin o evaluacin al
la segunda un examen propiamente dicho, interior de una organizacin, afirma Lloyd
con base en los elementos elaborados en la (1996, pp. 79-83), es que cada una de las par-
descripcin, estudiando las especificaciones tes tenga pleno conocimiento acerca de lo que
del puesto. As, los requerimientos son pre- se pretende hacer, y el anlisis de puestos no
sentados por este autor en trminos de des- es la excepcin. Es fundamental notificar no
cripciones y especificaciones. Las primeras, slo a los directivos sino a los empleados en
que presentan las tareas, los deberes y las res- general cules son los objetivos del trabajo que
ponsabilidades, son los aspectos intrnsecos, se va a emprender y cmo saldrn beneficia-
mientras que las segundas, que se ocupan de dos del proceso; as mismo debe instrurseles
los requisitos exigidos al empleado, son los as- acerca de la metodologa que se va a utilizar,
pectos extrnsecos. haciendo nfasis en el tipo de participacin
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que cada uno tendr y la colaboracin que se de su propio tiempo para elaborar los infor-
espera de ellos, todo esto con el fin de obtener mes sin interrumpir su labor.
la confianza de los participantes, mitigando Observacin
sus dudas e incertidumbres y as lograr su ma- Es el mtodo por excelencia para obtener in-
yor cooperacin. formacin sobre un puesto, sin embargo no
Con la metodologa para el anlisis de puede ser ms que uno de los pasos del an-
puestos, por lo general, los mejores resultados lisis, pues no aporta los elementos suficientes
se obtienen de una combinacin de elementos para la identificacin de los aspectos inheren-
de varias de las tcnicas ms populares, algu- tes al cargo.
nas descritas a continuacin. Es el mtodo ms objetivo, porque la in-
Autodescripcin o mtodo de diario formacin se toma directamente de la fuente,
y el menos prctico porque implica ms dis-
La mejor manera de conocer las actividades
ponibilidad de tiempo. Con ste se observa el
que conforman un puesto de trabajo es me-
desarrollo de las funciones y se hacen los re-
diante la consulta de las personas que ocupan
gistros sin interrumpir la labor del titular del
ese cargo y sus jefes inmediatos, pues son los
puesto.
que mejor conocen las misiones o los resulta-
Sin embargo, la simple observacin aunque
dos que se esperan; acudir a ellos ser de gran
dinmica, sin el contacto directo y verbal
ayuda a la hora de elaborar el anlisis y des-
con el ejecutante, no permite la obtencin de
cripcin de puestos.
datos realmente importantes para el anli-
En la autodescripcin cada uno de los em-
sis; para complementarla, puede ir precedida
pleados detalla y registra las actividades que
de un estudio de los documentos existentes
realiza diariamente en su puesto de trabajo.
con respecto al puesto (manuales anteriores,
Esta accin permite establecer una compara-
bibliografa relacionada, comunicaciones in-
cin entre los datos anotados por diferentes
ternas, entre otros) y complementada por una
ocupantes del mismo cargo y complemen-
entrevista con el ocupante e incluso su jefe
tarlos al establecer las omisiones o los datos
inmediato.
viciados. As mismo, los jefes inmediatos ela-
boran las listas de tareas de sus subordinados, Cuestionario
que puede hacerse con el nimo de agilizar En este mtodo se les solicita a los ocupan-
el proceso, recogiendo las descripciones de su tes de los puestos y a sus jefes inmediatos que
equipo de trabajo y fusionndolas en una sola llenen un cuestionario previamente elaborado
lista, la cual pasar al encargado del anlisis por quien est realizando el anlisis de pues-
de puestos junto con la que sus subordinados tos, en el que se abarquen todas las indicacio-
elaboraron. As el encargado del rea podr nes posibles sobre el cargo, su contenido y sus
constatar la confiabilidad de la informacin caractersticas.
y complementarla de ser necesario; al mismo Este mtodo suele ser el ms efectivo cuan-
tiempo podr darse cuenta de la claridad que do se trata de analizar cargos directivos, admi-
tienen sus empleados acerca de sus funciones. nistrativos o algunos ms especializados para
El proceso de autodescripcin no es suficiente los cuales la simple observacin no aporta
en s mismo para realizar el anlisis de pues- grandes datos o resulta insuficiente pues no
tos, por lo que se hace necesario acudir a un consigue abarcar informaciones de procedi-
segundo mtodo en el que se corroboren los mientos algo ms complejos o elaborados; es
datos autodescritos. Esta tcnica muestra sus ms productivo si se emplea con el apoyo de
bondades en el nivel de los directivos, ya que la entrevista.
ellos mismos disean la manera de hacer los Consiste en elaborar un cuestionario es-
registros. En sta el titular del puesto dispone crito que incluya las preguntas previamente
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diseadas. ste se entrega al titular del pues- Suministrar informacin con el objetivo
to para que lo diligencie en el momento que de comunicar el propsito y finalidad de
pueda hacerlo. la entrevista.
Este mtodo se usa en los mandos supe- Asegurar que el entrevistado, una vez fi-
riores y medios, pero no resulta prctico en el nalizada la entrevista, perciba que ha si-
nivel operativo, ya que responder el cuestio- do plenamente escuchado y justamente
nario representa para ellos una gran dificultad tratado.
porque escribir y analizar con algn grado de Posibilitar la aclaracin de dudas.
exigencia no hace parte de su rutina diaria. Obtener informacin ms fiel y amplia con
respecto al cargo que se est analizando.
Entrevista
Cuando se realiza la entrevista con el jefe
Permite obtener una descripcin de las activi- inmediato, adems de aclarar las posibles du-
dades a travs de un contacto directo y verbal das que hayan generado los pasos anteriores,
con su ocupante o su jefe inmediato, as como es esencial profundizar acerca de los objetivos
tambin informacin acerca de las percepcio- del rea o departamento para hacerse a una
nes que del puesto analizado tiene la persona idea global del entorno en general y del cargo
que lo ocupa en la actualidad (principales di- analizado en particular.
ficultades, aspectos gratificantes, entre otros). El mtodo de entrevista, cuando es an-
Para que la entrevista cumpla a cabalidad con tecedido por la observacin directa o por el
su funcin, debe ser estructurada, por lo cual cuestionario, resulta ser el mtodo que logra
es importante realizar una preparacin previa obtener la mayor cantidad de informacin
que incluya la revisin de la documentacin confiable.
existente y de la informacin que es fruto de
la autodescripcin y de la observacin, que Procedimiento para la descripcin y
permita familiarizarse previamente con la ter- el anlisis de puestos
minologa de los oficios, y evaluar las posibles
El anlisis de puestos es un proceso impor-
dudas o vacos que se posean posteriormente
tante que requiere una planificacin previa y
a la autodescripcin.
definida, que podramos estructurar como se
La entrevista se realiza individuamente a
presenta a continuacin.
cada titular con el fin de preguntar sobre las
partes contenidas en el formulario que se haya Determinar la planta de cargos
diseado para este mtodo, y recoger infor-
En primer lugar, se hace una determinacin
macin del puesto de manera directa en un
preliminar de la planta de cargos existentes
sitio establecido mediante una citacin previa.
sobre los cuales se realizar la investigacin.
Al realizar la entrevista se puede cambiar la
sta puede tener la forma de un listado en el
estructura de la pregunta, mas no el conteni-
que se consignen todos los puestos existen-
do, cuantas veces sea necesario hasta que el
tes en la organizacin en cuestin, los cuales
titular del puesto lo comprenda. Su gran for-
pueden ser ordenados por departamentos pa-
taleza es la retroalimentacin, mientras que
ra ir configurando una visin general de su
su debilidad es la disponibilidad de tiempo de
estructura.
los titulares de los puestos para atender a la
entrevista. Elaborar organigrama
Los objetivos de sta son:
Posteriormente, se elabora el organigrama
Obtener la informacin espontnea y preliminar de cargos identificando la posicin
completa sobre los datos relativos al cargo de cada uno de ellos en la estructura de la em-
a travs de la persona que mejor lo conoce. presa; para ello se establecen las relaciones del
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ellos y posteriormente a los jefes de departa- Sin embargo, no basta con realizar un ex-
mento o encargados de rea. Antes de comen- celente anlisis de puesto, hay que asegurar la
zar con la recoleccin de los datos a travs de calidad en la gestin y un enfoque de mejo-
los mtodos seleccionados, es importante, de ramiento continuo. Esto hace necesario re-
igual forma, familiarizar a los ocupantes de tomar la Norma iso 9001 (2000) Numeral
los puestos con los instrumentos que se les 6.0, que compete al rea de gestin humana y
aplicarn. aporta en gran medida tanto a que coincidan
Se proceder entonces a recoger la infor- el anlisis de puesto con el levantamiento del
macin, teniendo cuidado de hacerlo de una perfil requerido, como al aseguramiento de la
manera sistemtica que le otorgue credibili- calidad y la competitividad.
dad tanto al proceso como al recolector de la El modelo de gestin de la calidad pro-
informacin, adquiriendo la confianza de los puesto por la Norma iso 9001:2000 se basa en
ocupantes y tratando de no ser intrusivo con ocho principios (Gonzlez, 2006, prrafo 7):
el desempeo normal del empleado.
Cuando ya se tenga recopilada toda la in- Enfoque al cliente: las organizaciones de-
formacin, se organiza y se redactan los datos penden de sus clientes y, por lo tanto,
obtenidos segn el esquema que se haya se- deberan comprender sus necesidades ac-
leccionado, el cual podra ser, por ejemplo, una tuales y futuras, y esforzarse en satisfacer
ficha de descripcin de cargos (De Ansorena sus requerimientos.
Cao, 1996, p. 68). Liderazgo: los lderes establecen la unidad
de propsito y la orientacin de la orga-
Identificacin y evaluacin nizacin. Ellos deberan crear y mantener
de requisitos un ambiente interno en el cual el personal
Las descripciones de los puestos por anali- pueda llegar a involucrarse totalmente en
zar, en las cuales consignamos los datos ms el logro de los objetivos de la organizacin.
significativos, constituyen la condicin previa Participacin del personal: el personal, a to-
esencial para determinar cules son los requi- dos los niveles, es la esencia de una orga-
sitos que debe poseer tanto la persona que nizacin y su total compromiso posibilita
ocupa el cargo actualmente y las que debera que sus habilidades sean usadas para el
poseer el ocupante ideal (promocin y desa- beneficio de la organizacin.
rrollo) como el candidato a ocuparlo (proceso Enfoque basado en procesos: un resultado
de seleccin). Con base en esta informacin deseado se alcanza ms eficientemente
lograremos dilucidar el perfil del puesto. cuando las actividades de los recursos re-
La primera pregunta que debe hacerse al lacionados se gestionan como un proceso.
definir un cargo determinado es: qu espe- Enfoque de sistema para la gestin: iden-
ra la organizacin de sus empleados? y qu tificar, entender y gestionar los procesos
espera de ese puesto en particular? Tal como interrelacionados como un sistema con-
se nombra anteriormente, es preciso conocer tribuye a la eficacia y eficiencia de una
tanto la cultura y el direccionamiento estra- organizacin en el logro de sus objetivos.
tgico de la organizacin para la cual se es- Mejora continua: la mejora continua del
t haciendo el anlisis, como la exigencia de desempeo global de la organizacin de-
ubicar al puesto y al ocupante en ese contex- bera ser un objetivo permanente de sta.
to, conociendo el papel que las personas des- Enfoque basado en hechos para la toma de de-
empean en dicha entidad, afirma Londoo cisin: las decisiones eficaces se basan en el
(1990, pp. 30-34). anlisis de los datos y la informacin.
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