Mdulo 4

El Control y
los Sistemas
El Sistema
Organizacional
En esta bsqueda de definiciones, he aqu otra aproximacin a lo que es un
Sistema y un Modelo.

Sistema: Conjunto de componentes interrelacionados y sus atributos que

interactan entre s, con un objetivo determinado.

Modelos
Dada la complejidad de la realidad y su dinmica es conveniente realizar un
Modelo.
Como recordars, un modelo es una abstraccin o aproximacin empleada
para representar la realidad.

Existen cuatro tipos de modelos de sistemas:

Matemtico: es una representacin aritmtica de la realidad. Ej. Y =

f(x)

Narrativo: son descripciones de la realidad, tanto orales como

escritas. Ej.: Informes.

Esquemtico: es una representacin grfica de la realidad. Ej.:

mapas, grficas.

Fsico: es una representacin tangible de la realidad. Ej.: Modelos a

Escala de un dique para los ingenieros civiles.

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Componentes de los Sistemas
a) Contexto Medio Ambiente.

b) Lmites.

c) Entradas y Salidas.

d) Procesos.

e) Subsistemas.

f) Retroalimentacin.

Medio Ambiente

PROCESO

Entradas Lmites

Retroalimentacin Salida

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a) Contexto o Ambiente

El contexto o ambiente es el medio que rodea al ambiente, afectndolo y

siendo afectado por l. Un sistema no se encuentra solo en el vaco, sino
que siempre est en funcin de un contexto o ambiente, donde existe una
relacin mutua.

b) Lmites

Los lmites o fronteras de un sistema demarcan o separan el entorno

respecto del sistema. ste existe dentro de sus lmites y todo lo que est
fuera de l constituye el ambiente. Las caractersticas particulares de una
frontera varan en funcin de que un sistema sea fsico o abstracto.

Es decir que en un sistema fsico el lmite es una demarcacin natural

determinada por la estructura bsica del sistema y por los objetivos y fines
del mismo.

Un ejemplo de lmite de un sistema abstracto lo encontramos cuando, al

analizar el sistema de un grupo de trabajo de produccin, se puede incluir
o no al encargado del grupo, dependiendo de la definicin del observador.

Uno puede creer que debe formar parte, en tanto que otro puede
considerar que el supervisor queda fuera de los lmites del grupo.

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Por lo tanto, en los sistemas abstractos, los lmites son definidos por un
observador. Este lmite, entonces, es arbitrario; la lnea divisoria ambiental
vara de un observador a otro.

c) Entradas y Salidas

Son elementos que permiten que el sistema interacte con su ambiente.

Una entrada es cualquier cosa que ingresa al sistema proveniente del
entorno. Una salida es cualquier cosa que egresa del sistema, cruzando los
lmites hacia el medio circundante.
Tanto las entradas como las salidas son filtradas por los lmites o frontera
del sistema.

d) Procesos

Esto supone la transformacin de las entradas en salidas tiles. Esto

implica ejecutar clculos, comparaciones, simulaciones, almacenamiento
de datos. Los procesos pueden ser simples o sumamente complejos, pero
en todos los sistemas existe una modificacin de las entradas, ya sean
datos o elementos fsicos.

e) Subsistemas

En una organizacin vemos que el sistema empresa est compuesto por

subsistemas, como son el de comercializacin, produccin, administracin
y finanzas; estudiados individualmente constituyen, cada uno, verdaderos
sistemas.

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Sistema Empresa

Subsistema Comercializacin
Subsistema Produccin
Subsistema Administracin
Subsistema Finanzas

Cuando un componente es en s mismo un sistema, se lo llama subsistema.

Cada subsistema dentro de un sistema, se conecta con otros para lograr un
fin determinado, que generalmente es producir una salida hacia otra parte
del mismo sistema, o bien hacia otro.

La Teora General de los Sistemas establece que todo sistema pertenece a

un Sistema Mayor. Es decir, que todo sistema est compuesto por
subsistemas que, a su vez, individualmente, constituyen verdaderos
sistemas.

f) Retroalimentacin

La retroalimentacin es la salida que se utiliza para efectuar cambios en las

entradas o procesamientos.
Este proceso consiste en la informacin respecto al funcionamiento de un
sistema, que se introduce como entrada para realizar el ajuste de las
actividades del mismo.

De esta forma se produce el control del sistema. El control es el proceso

que mide el funcionamiento actual, y lo gua hacia una meta determinada.
Las salidas reales son comparadas con las salidas esperadas y cualquier
diferencia origina una entrada al proceso para que se ajusten sus
operaciones, logrando as las salidas que se esperan brinde el sistema.

La retroalimentacin es de gran importancia para los administradores y

todos aquellos involucrados en la toma de decisiones.

Existen 2 (dos) tipos de retroalimentacin:

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 Retroalimentacin negativa

Este tipo de retroalimentacin se efecta mediante un lazo o

ciclo de control.

Es la del tipo correctivo y ayuda a mantener al sistema que

retroalimenta dentro de un margen crtico de operacin,
reduciendo las variaciones de rendimiento respecto de los
objetivos o estndares.

Un sensor detecta el efecto de la salida sobre el medio

exterior; esta informacin es aplicada al sistema como una
entrada y se realizan los ajustes necesarios de acuerdo con
las metas predeterminadas.

Retroalimentacin positiva

Es el caso contrario a la retroalimentacin negativa, ya que

refuerza la operacin de un sistema haciendo que contine
con el mismo rendimiento y sin alterar sus actividades.

Clasificacin de Sistema
Existen muchas clasificaciones, pero haremos nfasis en aquella que est
orientada a los Sistemas de informacin, el control y la toma de decisiones.

a) Un Sistema puede ser abstracto o fsico

Sistema Abstracto.

Un sistema abstracto es slo conceptual.

Un producto de la mente humana. Sin embargo, de hecho

existen y pueden ser discutidos, estudiados y analizados.

Sistema Fsico.

Un Sistema Fsico es un conjunto de elementos materiales

que opera en relacin con otro para lograr un objetivo o
alcanzar una meta en comn.

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b) Tambin pueden ser abiertos y cerrados
Sistemas abiertos
Tenemos como ejemplo de sistema abierto a los organismos
vivos, tales como el hombre, las plantas, o bien las
organizaciones.

Se dice que son sistemas abiertos ya que se adaptan en

forma permanente a los cambios que se generan en el
ambiente donde actan; es decir que son influenciados y
producen influencia sobre el medio o contexto.

Los seres vivos se adaptan al clima; o las empresas se

adecuan a las condiciones del mercado, a las necesidades
del consumidor, a la demanda y a los aspectos legales que
rigen el desarrollo de las actividades comerciales
(preservacin del medio ambiente, rgimen impositivo,
laboral, etc.).

Los sistemas abiertos son los que intercambian informacin,

materiales y energa con su ambiente, ya que de esta forma
preservan su existencia.

Esta clase de sistema adapta su organizacin a los cambios

externos, o sea que son permeables a las influencias del
contexto, tomando como base las entradas y la
retroalimentacin de manera que se produzca la
homeostasis, que no es otra cosa que el mecanismo de
respuesta y adaptacin de los sistemas al medio ambiente
con el fin de lograr que los sistemas funcionen en estado de
equilibrio.

Si no se produjeran los ajustes dinmicos a los cambios en

los sistemas (la homeostasis), se presentara una situacin
como la siguiente: la ruptura producida en el bloque
socialista en la ex Unin Sovitica que no se adapt a los
cambios socio polticos.

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 Sistemas Cerrados

Los sistemas cerrados son auto contenidos: se bastan por

s mismos, no interactan con el medio ambiente.

Es de destacar que la tendencia natural de los sistemas

cerrados es hacia la entropa, ya que no hay entradas desde
el ambiente que propicien o favorezcan la adaptacin. Se
dice que son sistemas no permeables.

c) Sistemas Determinsticos y Sistemas

Probabilsticas
Sistemas Determinsticos

Decimos que un sistema es determinstico cuando trabaja en

forma previsible, cuando la interaccin de sus componentes
se conoce con total certeza y cuando su evolucin se puede
determinar con precisin, conociendo su estado actual y sus
operaciones.

Sistemas Probabilsticos

Un sistema probabilstico es aquel cuyo comportamiento no

se conoce con certeza, por lo que hay que estudiarlo en
funcin de su actuacin probable.

Esto lleva a asumir un cierto nivel de error.

d) Sistemas Hombre Mquina

Un sistema Hombre Mquina es un Sistema de Informacin, ya
que acta el hombre en forma conjunta con una computadora
dotada de programas que, al ejecutarlos, producen una salida
(informacin) para la toma de decisiones.
Otro ejemplo es el caso de una embotelladora de gaseosas, donde
se produce la accin conjunta de hombre y mquinas.
Es por ello que el concepto Hombre Mquina implica que, ante el
incumplimiento de un objetivo (el del sistema), algunas actividades
son llevadas a cabo por mquinas y otras son realizadas por el
hombre.

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Datos e Informacin
Reflexiona sobre la siguiente frase:

La cantidad de Informacin aumenta, pero no su calidad.

Para poder comprender por qu no se realizan correctamente los pedidos

de reposicin a los proveedores, o por qu tenemos informacin incorrecta
de los volmenes de stock planteados en la situacin profesional, es
necesario que veamos qu tipos de informacin maneja la empresa y
cules son sus caractersticas.

Los directivos de las empresas normalmente encuentran problemas

cuando requieren informacin: no hay quin la encuentre y cuando lo
hacen, el listado de informacin es interminable.

En otras, los directivos se quejan que los sistemas de informacin y sus

tecnologas no han aumentado la calidad de su suministro, ya sea interna o
externa.

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 La informacin en nuestra empresa

En la empresa existen 2 (dos) tipos de Sistemas de informacin: los

sistemas tcticos y los sistemas estratgicos.

Cabe destacar que lo que transforma un sistema tctico en un sistema

estratgico, consiste bsicamente en aplicarlo a la explotacin inteligente
de la informacin que fluye por la empresa.

Empresa Entorno

Sistemas Estratgicos
Sistemas
Tcticos Proveedores

Clientes

Distribuidores

Competidores

Reguladores

Una de las razones por las cuales las tecnologas de informacin no

consiguen acelerar la productividad es que cuanto ms se usan, ms
informacin se genera dentro de la empresa, con lo que aumentan los
problemas de embotellamiento y sobrecarga de informacin.

Siempre se ha dicho que la informacin es poder. Por qu?

Una empresa no depende slo de sus recursos materiales sino tambin de

cmo aproveche sus activos intangibles, y esto depende de que exista un
adecuado flujo de informacin entre la empresa y su entorno, por un lado,
y entre las distintas entidades de la empresa, por otro lado.

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 Cabe sealar que las empresas manejan dos tipos muy distintos de
recursos.

Por un lado estn los recursos o activos visibles (tangibles), como el

edificio, los materiales y las maquinarias.
Y por otro lado estn los activos invisibles (intangibles), como la imagen
de la marca o la habilidad tecnolgica, que constituyen la base del xito de
la empresa a largo plazo.

Los activos visibles son como el hardware de la empresa: son

fundamentales pero resultan estriles si no cuentan con el adecuado
software, es decir, con los activos invisibles.

El crecimiento de los activos visibles depende de flujos de dinero. Una

empresa no puede comprar activos invisibles; por ejemplo, no puede
comprar la imagen de una marca, sino que se consigue con mucho esfuerzo
a lo largo del tiempo.

Veamos otro ejemplo: la capacidad tecnolgica de una empresa crece

cuando sus miembros son capaces de procesar informacin recolectada.

En la empresa hay tres tipos de flujo de informacin: La entrada de

informacin procedente del entorno; el movimiento de la informacin
dentro de la empresa; y la salida de informacin desde la empresa hacia el
exterior.

Aqu se puede observar que el flujo de informacin puede representarse

como un sistema:

Flujos Bsicos de Informacin de una empresa

ENTORNO ENTORNO
EMPRESA
Informacin Informacin

INTERNA

Ambiental Corporativa

Informacin
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Atributos de la Informacin
Son las caractersticas que tienen significado para el usuario de cada
elemento de la informacin.

Veamos algunos atributos.

Exactitud

Exacto, verdadero y preciso. Describen si la informacin representa una

situacin, nivel o estado de un hecho o suceso exactamente como es. La
responsabilidad de asegurar la exactitud es del emisor de la informacin.

Forma

Es la estructura real de la informacin. Incluye las siguientes dimensiones:

Que sea cuantificable (capacidad de cuantificacin).

Nivel de agregacin.

Medio de presentacin.

Cuando solicitamos un informe sobre las ventas de cada uno de los

vendedores de la empresa durante el mes de enero de los ltimos 4 aos,
pretendemos que la informacin est acotada a la cantidad de vendedores
de la empresa y el nivel de desagregacin puede ser por productos, por
facturas o simplemente por el volumen neto de ventas (nivel de
agregacin).

Esta informacin puede ser presentada impresa en papel o en medios

magnticos (medios de presentacin) para continuar la evaluacin y el
cruce con diferentes variables. Tambin podemos solicitar que el volumen
de ventas est comprendido en diferentes rangos de valores y se
categorice a los vendedores (cualitativo).

Entonces, la Forma puede ser clasificada de manera:

Cuantitativa o Cualitativa.

Impresa o Visual.

Sintetizada o Detallada.

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Frecuencia

La frecuencia de la informacin es la medida de cun a menudo se la

requiere, rene o produce. Se puede originar con frecuencia o en forma
espordica. En todos los casos depende de las necesidades del usuario.

Alcance
El alcance es la amplitud de accin de los acontecimientos, lugares,
personas y cosas que representan la informacin.

Fuentes de Informacin (origen)

La fuente de informacin es el origen de donde se recibe, recopila o
produce la informacin. Las fuentes pueden ser internas o externas.

Un ejemplo de fuente interna es el caso de un reporte sobre el nivel de

inventario de una empresa. Por lo tanto, las fuentes internas son aquellas
que se originan dentro de la empresa.

Un ejemplo de fuente externa lo constituye el estado, la competencia, el

mercado. Es decir, el origen de la informacin se produce desde afuera de
la organizacin.

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Temporalidad

El concepto de temporalidad se refiere a que la informacin puede estar

orientada hacia el pasado (informacin histrica), hacia situaciones
presentes o hacia sucesos o actividades futuras.

Relevancia

La informacin es relevante si una persona la necesita en una situacin

particular de toma de decisiones o de resolucin de un problema. La
relevancia de la informacin es importante por su aplicabilidad a una
situacin actual.

Completitud

Si un determinado conjunto de informacin indica al usuario todo lo que

necesita saber en relacin a una situacin en particular, sin dejar preguntas
sin responder, se dice que la informacin es completa.

Oportunidad

Cuando la informacin est disponible y al alcance del usuario en el

momento en que se la necesita y se encuentra actualizada, se puede decir
que la informacin es oportuna.

Sistemas de Informacin

Los Sistemas de Informacin son la base de muchas de las actividades que

ocurren en las empresas y en la sociedad. Las empresas que han alcanzado
el xito han aprendido el modo de utilizar la informacin como una
herramienta eficaz para una correcta administracin.

Para ello han desarrollado Sistemas de Informacin que responden a las

necesidades de las personas que integran las organizaciones y la sociedad.
La mayor parte del da de un ejecutivo est destinada a la informacin,
recibindola, comunicndola y utilizndola.

Debido a que la informacin es prcticamente la base de todas las

actividades que se realizan en una empresa, deben desarrollarse sistemas
que permitan producirla y administrarla.

El objetivo que se busca con estos sistemas es asegurar que la informacin

sea exacta y confiable y est disponible cuando se la necesite, y que,
adems, se la presente en forma fcilmente aprovechable.

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Es por ello que un sistema de informacin es un sistema integrado y
coordinado de personas, equipos y procedimientos que transforman datos
en informacin a fin de apoyar las actividades de las organizaciones.

El nfasis en sistemas significa que los elementos buscan un objetivo

comn para apoyar las actividades de la empresa. Estas actividades
incluyen las operaciones diarias de la empresa, la comunicacin de los
datos y el informe, la administracin de las actividades y la toma de
decisiones.

En definitiva, las actividades generales se pueden resumir de la siguiente

manera:

1- Recibe datos de fuentes internas o externas de la empresa, como

elementos de entrada.
2- Acta sobre los datos captados para producir informacin.
3- Produce informacin para el usuario.

Razones por las cuales son necesarios los Sistemas

de Informacin
Los gerentes, los administradores y los planificadores gerenciales que han
alcanzado el xito son aquellos que estn mejor capacitados para

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administrar y utilizar la informacin con el fin de tomar decisiones
oportunas y eficientes.

Los Sistemas de Informacin facilitan el aprovechamiento de dos

componentes claves en una organizacin actual: la informacin y los
Recursos Humanos.

La gerencia necesita informacin por las siguientes razones:

La Explosin de la Informacin.

El ritmo rpido del cambio.

La creciente complejidad de la administracin.

El mejoramiento de la produccin.

La disponibilidad de tecnologa para los usuarios finales.

Actividades organizativas interdependientes.

El reconocimiento de la informacin como recurso.

Todo lo desarrollado se complementa con los siguientes conceptos:

Extensin

Adems de sus elementos, un sistema de informacin incluye muchos

subsistemas orientados a funciones especficas, tales como procesamiento
de transacciones y otros, que veremos ms adelante.

Integracin

Este concepto est relacionado con la Teora General de Sistemas cuando

se dice Que todo sistema est compuesto por subsistemas. Un Sistema
de informacin se compone, en muchas empresas, de varios subsistemas
que a pesar de formar un sistema unificado, pueden considerarse en forma
individual como verdaderos sistemas. Esta integracin hace ms eficiente
el procesamiento de la informacin en los sistemas.

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Aumente la imagen a 150% para ver lo detalles

Coordinacin

Los elementos de un sistema se encuentran distribuidos en toda la

organizacin, por lo que se hace necesaria la existencia de una
coordinacin centralizada para asegurar que funcione como un todo
organizado.

Transformacin de los datos en informacin

El dato se convierte en informacin cuando ste, despus de pasar por un

proceso llamado Interfase Hombre Mquina, resulte de utilidad para un
administrador.

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Apoyo a las actividades de la organizacin

Este concepto abarca todas las actividades desarrolladas en la empresa.

Desde el procesamiento de transacciones hasta la toma de decisiones. Es
decir, las actividades organizativas se ven respaldadas por los sistemas de
informacin.

Aumento de la eficiencia

Este concepto est relacionado con la relevancia que debe tener la

informacin. Para hacer a la empresa ms eficiente, entre otras cosas, se
debe hacer un ptimo uso de la informacin. Y como a un Sistema de
Informacin se lo puede considerar una usina generadora de informacin:
sta debe ser relevante.

Procesamiento electrnico de datos

Los sistemas de Informacin no necesitan estar basados en las

computadoras, pero con frecuencia lo estn.
El factor determinante es si un sistema puede ser mejorado incluyendo en
l la capacidad de procesamiento electrnico de datos.

Cuando los sistemas del tipo manual de procedimientos y personas

funcionan correctamente, la necesidad de computarizarlos surge cuando

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existe un aumento del volumen de trabajo, ya que los procedimientos
incrementan su complejidad o las actividades llegan a estar ms
interrelacionadas, logrndose grandes mejoras al introducir la ayuda de un
sistema computarizado.
Cabe aclarar que el uso de computadoras complementa a las personas; no
las reemplaza.

Te invito a leer el siguiente artculo

Microsoft da el salto al software de gobierno 2.0

http://www.idg.es/cio/Microsoft-da-el-salto-al-software-de-gobierno2.0/doc79039-tecnologias.htm

Microsoft ha introducido un conjunto de soluciones bajo demanda segn

el modelo de pago por suscripcin compuesto por seis nuevas aplicaciones

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que abarcan desde el seguimiento de registros pblicos hasta la gestin de
casos y sistemas de informacin para estudiantes.

Public Sector On-Demand Solutions se construye sobre Dynamics CRM e,

inicialmente, estn destinadas a agencias gubernamentales y
organizaciones educativas de Estados Unidos. Segn manifiesta la propia
compaa, estas aplicaciones pretenden claramente capitalizar el inters
de Barack Obama en la promocin del uso de tecnologa y herramientas
web 2.0 en el sector pblico, o siendo ms precisos, gobierno 2.0.

La nueva suite est disponible en Microsoft Public Sector Idea Bank. Hay
seis aplicaciones, como un registro de documentos pblicos que ayuda a
las administraciones a hacer un seguimiento de las peticiones de
documentos pblicos realizadas en virtud de la Ley de Libertad de
Informacin (FOIA). Los empleados pueden responder a esas peticiones a
travs de este tracker y suscribirse a las alertas de recordatorio cuando una
peticin se aproxima a su fecha de entrega.

Otra aplicacin es Constituent Issue Manager, que ayuda a los funcionarios

electorales a recibir y responder a las peticiones y preguntas de los
electores de forma oportuna. Las soluciones para agencias
gubernamentales se completan con FastTrackGov Citizen Service, que
proporciona aplicaciones para el desarrollo automatizado de comunidades
que mejoran el control de los procesos; Agenda Builder; e Inspection
Manager, para la gestin de casos.

Para el segmento de educacin, Microsoft proporciona Backpack 2008

Student Information System, compuesto por dos elementos. El primero es
Backback SIS, una herramienta para que las escuelas gestionen la
asistencia, calificaciones, exmenes de evaluacin y horarios usando una
nica interfaz. El software tiene una apariencia similar a Facebook y
permite a los directores y profesores administrar fcilmente los perfiles y
datos de los estudiantes. El segundo componente es Backpack Community,
un portal web que facilita a padres y alumnos el comunicarse e interactuar
en tiempo real con el profesorado.

Los productos estn basados en navegador y siguen el principio del cloud

computing, permitiendo a las organizaciones procesar y mantener ms
datos sin tener que pagar un servicio de almacenamiento Premium o
haciendo que los usuarios tengan que instalar clientes de software
dedicados. Esta pila de soluciones ha sido creada junto con cuatro
partners: Eskel Porter Consulting, Mitchell Humphrey, Information
Strategies y Metaphor Software.

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Una parcela de alto inters
Otras empresas tambin quieren hacerse con una parte de este mercado.
Google, por ejemplo, abri recientemente una oficina en Reston (Virginia)
para vender aplicaciones Google como la versin corporativa de Google
Docs a las agencias federales, y hace varios meses el diario The Standard
informaba de que el repositorio central de datos pblicos de Amazon.com
estaba disponible a travs de Amazon Web Services.

No obstante, hay bastantes cuestiones de seguridad que afectan al sector

pblico a la hora de utilizar software que almacena datos en la nube, segn
apunt Jimmy Lin, profesor asistente de estudios de informacin de la
Universidad de Maryland a The Washington Post. El gobierno puede
externalizar funciones pero esto nos lleva a un nuevo nivel. Qu pasara si
Google es hackeado? La respuesta es: nadie lo sabe.

Con todo, muchos creen que las aplicaciones de informtica en la nube

tienen un gran potencial en la administracin pblica. En vez de rechazar
el cloud computing por los riesgos inherentes que implica, deberamos
trabajar para superarlos y hacer que el gobierno pueda adoptarlo
rpidamente, apuntaba Andy Blumenthal, director de arquitectura
empresarial y gobierno TI de la Guardia Costera de Estados Unidos el
pasado ao en una entrevista con Government Technology.
06/04/2009 Arancha Asenjo.

El auge de los sistemas Informticos ya prcticamente no tiene lmites .

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Bibliografa de la Lectura 13
Stair, R. y Reynolds, G. (obra citada): captulo 1.

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