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How To Prepare For A Summer Project

I) Introduction 
1) PGDM   Students   are   required   to   carry   out  a   summer   project   and   submit   a 
Project Report as a requirement of the PGDM Program in IV Term.
2) The Project work should demonstrate the ability of the student in terms of data 
collection, application of concepts learnt during the first three terms, analysis 
of data, formulation of recommendations and suggestions of a viable scheme 
for implementation of the recommendations.
3) The quality and content of the project rather than the company and the guide 
matters   during   the   course   of   placement   interviews.     Therefore,   do   not   be 
choosy about the company to pursue your summer project.
4) The   Title     /   Topic   of   summer   project   is   not   in   your   hand   and   invariably 
depends upon the company guide.
5) Company may have a specific project in their mind which they may ask you to 
do. You can take help of your faculty guide and by mutual discussion the 
scope of the project can be enriched.

II) Type of projects in different functional areas Marketing
Here is a short list of some of the popular projects students undertake in marketing. 
Although this  list is  not exhaustive,  it will provide some perspective  on potential 
projects you can undertake or explore with your employers.
• Launch of a new product 
• Improvements in existing products
• Study consumer behavior
• Consumer satisfaction surveys
• Pricing
• Competitive Intelligence
• Distribution
• Logistical studies
• Sales force effectiveness
• Study export potential
• Measure Promotional Effectiveness

Human Resource Management
• Manpower planning for future
• Redesign of organization structure
• Define duties & responsibilities
• Measure managerial effectiveness
• Performance appraisal
• Develop compensation package
• Analyze staff turnover
• Measure employment satisfaction
• Study training needs of employees and design an annual calendar
• Career planning
• Stress management
• Develop entrepreneurs in the organization 
Finance
• Analyze the financial health of a company
• Inter firm comparison
• Analyze the stock market performance of a company
• Raise capital – analyze alternatives
• Cost auditing
• Capital budgeting and investment appraisals
• Debt restructuring
• Forecasting
• Pricing 
• Financial projections
Strategic Management
• Strategic  planning,  preparation  of long term  plans  with vision and mission 
statements,  goals and targets
• Identify opportunities for Mergers and Acquisitions, due diligence
• Break even analysis, sensitivity analysis
• Application of different models like BCG Product portfolio matrix, Mckinsey 
7­S frame work, GE market attractiveness model and others
• Revival of sick industries, developing strategies for turn around
• Succession planning
III) Research process
The research process goes through the following steps.   Each one is discussed  in 
detail separately.
• Problem formulation
• Research methodology
• Research design
• Selecting data collection techniques
• Sample design           
• Data collection
• Analysis and interpretation of data
• Conclusions
• Recommendations
• Report writing

IV) How to start ?
These are the steps, which you can undertake :
• Prepare a proposal spelling out objectives of the study, research methodology 
to  be used, coverage  (Geographical,  Sample  frame  and Sample  size),   time 
table and out of pocket costs.
• Show this to your company supervisor and obtain his approval
• Get clarification on what will be your allowances during this period on travel, 
lodging and boarding and local conveyance.
• Get approval from your Internal Guide.

V) Report Writing
A report must be presented in a professional manner. 
Format of Report
• Title page
• Contents page
• Certificates
• Executive summary
• Introduction
• Company and product profile
• Secondary research data / industry data
• Analysis of questionnaire and interpretation
• Conclusions
• Recommendations
• Bibliography
• Appendix
Some   of   the   above   are   discussed   separately   where   normally   students   are   found 
wanting.
Executive Summary
• 1 – 2 pages
• It should briefly define the objectives and research methodology used
• It should give a summary  of the findings  which you will draw  from  your 
conclusions and recommendations
• It should not give details of information already known to the company.
• It is prepared for the benefit of senior executives who do not have time to read 
the entire report
Introduction
• Objectives   –  can   be   broken   down   as   Primary   Objectives   and   Secondary 
Objectives
• Research Methodology – whether primary research used or secondary research
• Coverage – the towns / areas covered, the people met
• Sample selection – which method of sampling has been used
• Time period – the month and days during which the research was done
• Limitations – details on the type of data which could not be collected and the 
reasons thereof
• Deliverables – how this research work can be used by the company

Conclusions
• They will be based on your analysis of the secondary and primary data
• The secondary data will be used for trend analysis
• The primary data will be used to understand user requirements
• Together, you draw specific conclusions with respect to the objectives of the 
research.
Recommendations
• Ensure that your recommendations fulfill the objectives
• They should be clear and specific
• For projects in strategic management and / or marketing, the recommendations 
can be offered under respective headings as given below :
Strategic Statement
• Target market definition
• Product differentiation
• Pricing strategies
• Distribution strategies
• Promotion strategies
• Positioning strategies
• Sales force strategies
• Market intelligence strategies
• Market innovation strategies
• Competitive strategies
• Marketing budgeting strategies
References / Bibliography
There is a difference between these two terms.  When you give a specific quote and 
the page number/s from a source, it is called a 'reference'.   When you give only the 
source in a particular  format, it is called 'bibliography'.
Bibliography
Books 
Y.K. Alagh : Regional Aspects of Indian Industrialization”,   university of Bombay, 
1977.
Articles 
Chakrabarty S. “On the Question of Home Market and Prospects of Indian Growth”, 
EPW, Spl.  No Aug. 1972
Reference
Anshuman, V Ravi and S. Chandrashekar (2003), “Benchmarketing IIM Bangalore 
PGP
Courseculum   to   Global   Standards”,   working   paper   :   IIM   Bangalore,   December 
pp...........

• This will include all secondary sources which you may have used during the 
study
• May include textbooks, newspapers or magazines, reports and data obtained 
from  government publications, web sites and any others.
• It is imperative that you acknowledge all sources of secondary information
• The references have to be given in a particular format.
• The textbooks should be given as shown – Name of the author, name of the 
book,  edition,   name   of   publisher   and   the   specific   page,   which   you   have 
referred.
• Newspaper and magazines should give the date and page number
• Websites should be listed accordingly
There is a general tendency of the students to indulge in 'piracy'.  Avoid it.
You can fool yourself and your institute by coping a report but you will never 
learn the research methodology and also may face problem in viva voce.
Do a sincere job and you will feel immense satisfaction.  A summer project is 
your first  professional work.  It will underscore your creativity.
Appendix
This will include the following :
• Copy of the blank questionnaire
• List of contacts other than those used in consumer research
• Company product literature
• Competitors product literature
• Any other secondary reports
VI) Presentation of data
The date can be presented in any of the following forms :
• Tabular : Ensure that there is a table number, title for the table, units for the 
columns and rows, reference if taken from secondary source. 
• Charts : You can use pie chart and histograms.  Give appropriate units.  The 
bar charts can be given in different forms like horizontal, vertical, mixed and 
others
• Graphs : Give correct units to the X & Y axis
• Pictograph  :  These  are  typically  used  for population   studies   and shows   a 
caricature of  persons per family and so on
• Cartogram   :  These   are   used   on   the   backdrop   of   the   map   of   the   country 
showing plant  locations,   warehouses,   distributors,   sales   in   different 
territories and others
Note : This note is heavily based on a publication “How to prepare for a Summer 
Project”. By Prof. Dilip M. Sarwate and material collected from Institute of 
Material Management, CBD Belapur.
Remember that the contents should be given 70% importance/
The context will have 30% importance.
Remember that fatter the report is not necessarily a better report.   The quality of a 
report cannot be evaluated on kilogram basis !