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Raphael Santos

http://raphaelrsantos.blogspot.com
@rapharsantos

Introduo iniciando o uso do Microsoft Project para gerenciar seus


projetos, sejam eles corporativos ou pessoais.
O principal objetivo do Microsoft Project oferecer s
empresas e indivduos maior facilidade e rapidez na gesto Antes de comear: planeje-se!
de seus projetos, efetuando o planejamento, a monitoria e
acompanhamento do progresso, a verificao da Antes de partir para o computador e iniciar a digitao do
disponibilidade e alocao dos recursos, dos prazos e seu cronograma, voc deve considerar alguns pontos
custos, atravs da combinao de tcnicas de gesto e importantes. Lembre-se que efetuar o planejamento de
funcionalidades disponibilizadas pelo software. todo o projeto previamente, considerando de maneira
detalhada as atividades que faro parte do cronograma,
Com base nesse cenrio, este documento tem como seus vnculos e duraes, bem como os recursos que sero
finalidade oferecer um guia rpido de referncia sobre as encarregados de executar cada atividade, so aes
principais atividades e tcnicas que podem ser essenciais para garantir o sucesso do seu projeto.
empregadas pelos indivduos para otimizao de seus
cronogramas e projetos, atravs de dicas e instrues 10 passos para a criao de Projetos
simples e objetivas.
A criao de projetos no Microsoft Project requer que
importante salientar que este documento no visa
alguns passos importantes sejam tomados pelo gerente de
registrar ou discutir todas as atividades necessrias para
projetos. Alguns desses passos so obrigatrios, enquanto
planejar, criar e gerenciar um projeto, mas sim oferecer um
outros so opcionais, dependendo das circunstncias e
guia rpido de orientao para os usurios que esto
das necessidades apresentadas no projeto. Veja o exemplo
abaixo:

Nas prximas pginas sero discutidos quais os 10 passos que devem ser considerados para que voc possa criar o seu
projeto de maneira simples e funcional.

Passo 1 Definir o modo de agendamento das Para que o cronograma do projeto se ajuste na medida em
tarefas (apenas para verso 2010) que as tarefas forem digitadas e vinculadas, a sugesto
utilizar sempre o modo Agendada Automaticamente:
O Microsoft Project 2010 oferece dois tipos de
agendamento para as tarefas: Manual ou Automtico.
Antes de iniciar a construo do seu cronograma,
identifique qual mtodo ser utilizado para o seu projeto.
Em seguida, voc poder padronizar o mtodo de
agendamento das tarefas do seu projeto clicando em
Arquivo Opes Cronograma, e escolhendo a opo de
agendamento na seo Novas tarefas criadas:
Passo 2 Definir o tipo de tarefa padro
Para configurar o tipo padro da tarefa no Microsoft Project
O Tipo de tarefa padro ir determinar como as tarefas do 2010, clique em Arquivo Opes Cronograma. Em
seu projeto iro se comportar mediante a alocao e seguida, escolha a opo Durao fixa, na seo Tipo de
utilizao de diferentes recursos e diferentes unidades de tarefa padro:
alocao para cada um deles no seu projeto. No existe
uma regra para a definio do tipo de tarefa padro, pois
cada tarefa do projeto poder requerer um comportamento
diferente, dadas suas caractersticas. Todavia, sugiro que
se configure este campo como tipo Durao Fixa. Este
modo evitar que a durao da tarefa seja recalculada em
virtude do aumento ou diminuio das unidades do recurso
(ou do nmero de recursos) associado tarefa. Dessa
maneira, quando a disponibilidade do recurso sofrer uma
reduo em relao previso (ou quando o nmero de No Microsoft Project 2007, clique em Ferramentas
recursos associados tarefa for modificado), e isso gerar Opes Cronograma. Em seguida, modifique o tipo de
impacto na durao da tarefa, voc poder configur-la tarefa padro conforme sua necessidade.
manualmente.

Passo 3 Definir a data de incio e o calendrio do projeto

Para definir a Data de Incio e o Calendrio do projeto, tanto no Microsoft Project 2010 quanto no 2007, clique em Projeto
Informaes sobre o projeto. Na caixa de dilogo Informaes sobre o projeto, defina a Data de Incio e o Calendrio do projeto:

Data de Incio do projeto

Calendrio do Projeto

Passo 4 Inserir a tarefa de resumo do projeto

Antes da criao do cronograma, o gerente de projetos


deve habilitar a Tarefa de resumo do projeto. A tarefa de
resumo do projeto tem como funo principal sumarizar
todas as informaes das fases, subfases e tarefas que
compem o projeto.
No Microsoft Project 2007, clique em Ferramentas
Para habilit-la no Microsoft Project Professional 2010, Opes Exibir e marque a opo Mostrar tarefa de
clique na guia Formato e selecione a opo Tarefa de resumo do projeto.
Resumo do Projeto.

Passo 5 Desenvolver o cronograma do projeto

Neste passo voc deve digitar todas as tarefas, fases e subfases do seu projeto, considerando a durao e os vnculos
existentes entre as tarefas.
Passo 6 Exibir o nmero da estrutura de
tpicos (opcional)

Os nmeros da estrutura de tpicos referem-se a


hierarquia e organizao estrutural das tarefas, fases e
subfases do projeto. Os nmeros da estrutura de tpicos
representam a EAP (Estrutura Analtica de Projeto), No Microsoft Project 2007, clique em Ferramentas
tambm conhecida como WBS (Work Breakdown Opes Exibir e marque a opo Mostrar nmero da
Structure). Para exibir o nmero da estrutura de tpicos no estrutura de tpicos.
Microsoft Project 2010, clique na guia Formato e selecione
a opo Nmero da Estrutura de Tpicos:

Passo 7 Criar a equipe de trabalho (opcional)

Aps criar o cronograma do seu projeto, voc poder especificar quais sero as pessoas que iro fazer parte da equipe de
trabalho. Ative o modo de exibio Planilha de Recursos e cadastre os recursos (Trabalho, Material e Custo) que sero
utilizados no seu projeto.

Passo 8 Alocar recursos s tarefas (opcional)

Ao finalizar o cadastramento dos recursos que sero utilizados no seu projeto, voc poder voltar ao Grfico de Gantt para
utilizar os diversos mtodos oferecidos pelo Project Professional para alocar os recursos s tarefas.

Passo 9 Conferir os dados e estatsticas do projeto

Aps criar o cronograma e formar a equipe de trabalho, definir a data de incio, o calendrio e alocar os recursos s tarefas,
voc pode verificar os dados esperados para o seu projeto. Para visualizar essas informaes, voc pode:

Exibir a Tabela de resumo, atravs da trilha Exibio Tabelas Tabela de Resumo:

Exibir as estatsticas do projeto, atravs da trilha Projeto Informaes do Projeto Estatsticas:


Passo 10 Salvar a Linha de Base do Projeto
Para salvar a linha de base no Microsoft Project 2010, siga
Voc deve salvar a Linha de Base do projeto para a trilha Projeto Definir Linha de Base Definir Linha de
armazenar as informaes de planejamento, de modo a Base. Clique em OK para salvar a Linha de Base com as
poder compar-las com as informaes reais quando o informaes esperadas para o seu projeto.
projeto estiver em fase de execuo. Essa comparao
permitir que o gerente de projetos identifique possveis No Microsoft Project 2007, clique em Ferramentas
desvios no projeto e tome aes corretivas para minimiz- Controle Definir Linha de Base.
los.

A Linha de Base s deve ser salva no final de fase de planejamento, quando mudanas (de
cronograma, valor hora de recursos, durao de tarefas e etc.) no so mais esperadas. O
salvamento da Linha de Base a ltima ao da fase de planejamento do projeto, uma vez que
ela armazenar as informaes que so esperadas para cada uma das tarefas que compem o
cronograma. Se voc ainda no finalizou a fase de planejamento, ou se mudanas/ajustes ainda
ocorrero no projeto, ento a Linha de Base ainda no deve ser salva.

Observaes e consideraes

Ao seguir os passos sugeridos neste documento, voc estar apto a criar um projeto com um bom nvel de detalhamento, pois
ter considerado aspectos importantes que iro ajud-lo quando a fase de planejamento se encerrar e o projeto entrar em
execuo. Todavia, os passos aqui apresentados no refletem todas as opes de gesto disponveis no Microsoft Project
2007/2010, as quais, quando utilizadas, podem ser muito teis para complementar o trabalho at aqui realizado.

Nesse sentido, listo abaixo algumas opes adicionais que voc pode utilizar para entender e planejar melhor os seus projetos:

o Utilize a ferramenta de Linha do Tempo para exibir as principais fases e milestones dos seus projetos (disponvel
apenas na verso 2010).
o Visualize o Caminho Crtico dos seus projetos, atravs do modo de exibio Gantt de Controle. Ele permitir que voc
entenda quais tarefas do projeto no possuem margem de atraso.
o Experimente utilizar o recurso Planejador de Equipe para resolver os problemas de superalocao dos seus projetos
(disponvel apenas na verso 2010).
o Utilize os relatrios do Microsoft Project para obter uma visualizao geral dos dados dos seus projetos, como custo,
durao e prazos.
o Utilize as ferramentas de Filtro e Realce do Microsoft Project para destacar informaes importantes dos seus projetos,
como tarefas crticas, milestones, intervalos de datas ou qualquer outro critrio que seja necessrio.

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