ALGUNOS COMENTARIOS A LA NORMA TECNICA PERUANA

NTP 392.030-2 2005: MICROFORMAS.

REQUISITOS PARA LAS ORGANIZACIONES QUE OPERAN SISTEMAS DE
PRODUCCIN. PARTE 2: MEDIOS DE ARCHIVO ELECTRONICO

Sofa Ode Pereyra

Notaria de Lima

Exposicin realizada en:

Ciclo de Conferencias Jueves informtico Colegio de Notarios de Lima, 03-09-2009.
 ALGUNOS COMENTARIOS A LA NORMA TECNICA PERUANA
NTP 392.030-2 2005: MICROFORMAS.
REQUISITOS PARA LAS ORGANIZACIONES QUE OPERAN SISTEMAS DE
PRODUCCIN. PARTE 2: MEDIOS DE ARCHIVO ELECTRONICO

Sofa Ode Pereyra

Notaria de Lima

El presente trabajo es una breve resea y comentarios sobre la Norma Tcnica

Peruana NTP 392.030-2 2005, que en adelante mencionaremos simplemente como
NTP.

Qu es una Norma Tcnica?

De acuerdo con la definicin que encontramos en el Catlogo de Normas Tcnicas

Peruanas publicado por el INDECOPI, las normas tcnicas se conciben como aquellos
documentos que establecen especificaciones de calidad de productos, procesos y
servicios, sobre la base del resultado de la experiencia y consenso de los interesados
en el tema, adems del desarrollo tecnolgico.

Cul es el organismo competente sobre las Normas Tcnicas en el Per?

El Instituto Nacional de Defensa de la Competencia y de la Proteccin de la Propiedad

Intelectual - INDECOPI, es el encargado de la aprobacin de las Normas Tcnicas
Peruanas, funcin que ejerce a travs de la Comisin de Reglamentos Tcnicos y
Comerciales - CRT. El INDECOPI es el Organismo Peruano de Normalizacin.

Qu es Normalizacin?

El Organismo Internacional de Normalizacin (ISO), define la normalizacin como la

actividad que tiene por objeto establecer, ante problemas reales o potenciales,
disposiciones destinadas a usos comunes y repetidos, con el fin de obtener un nivel de
ordenamiento ptimo.

Aplicacin de las Normas Tcnicas

Puede ser voluntaria o puede ser de carcter obligatorio en el caso exista norma
expresa que as lo establezca, en todo caso, se trata de documentos pblicos y
pueden ser usadas por quienes lo requieran.

En el caso de la NTP materia del presente comentario, se trata de una norma de

cumplimiento obligatorio.

El Organismo Internacional de Normalizacin (ISO), tiene ms de 150 miembros, entre

los cuales se encuentra nuestro pas. Este organismo seala que para la
normalizacin se deben tener en cuenta todos los sectores involucrados o interesados,
de modo que se cuente con un acuerdo general o consenso.

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Esta NTP se elabor sobre la base de la participacin de diversas entidades como por
ejemplo: A y D Asociados SAC, AFEJESI, Archivo General de la Nacin, Banco
Central de Reserva, Banco de Crdito del Per, Cmara de Comercio de Lima,
Colegio de Notarios de Lima; Colegio de Abogados de Lima, Consucode, CONASEV,
Presidencia del Consejo de Ministros, SGS del Per S.A., SUNAT, entre otras.

La participacin de una pluralidad de empresas e instituciones involucradas con los

temas que regula la norma, as como la consulta que se lanz pblicamente de la
misma (y que no gener observaciones), se condice con la propia definicin de lo que
una Norma Tcnica significa, como ya se ha anotado anteriormente, se trata de
documentos que establecen condiciones o requisitos de calidad de productos,
procesos o servicios, y a los que se llega no solo en base a los avances tecnolgicos,
sino tambin tomando en cuenta la experiencia de quienes tienen inters en estos
asuntos.

En una prxima revisin de esta NTP, sera importante convocar nuevamente a

nuestros colegas, a fin que puedan aportar con su experiencia, algunas sugerencias
para enriquecer la norma. Por mi parte, creo que se podran mejorar algunos
conceptos, as como detallar el procedimiento a seguir entre la obtencin de la
microforma hasta su colocacin en la bveda de seguridad, pues en este aspecto no
encontramos mayores pautas en la NTP. Asimismo, la manipulacin de los soportes o
medios portadores debera ser materia de estudio, a fin de sealar mayores cuidados,
as por ejemplo, se podra establecer el uso de guantes, con lo que se evitara que los
medios pudieran ser atacados por hongos, producto del contacto con la humedad de
mano del operador.

Materias que regula la NTP:

1) En cuanto a las organizaciones que producen microformas la NTP tiene como

objetivo sealar los REQUISITOS que deben cumplir estas y constituir una GUIA
para el desarrollo de las los lineamientos y procedimientos en el proceso de
generacin de microformas.

2) Establecer los REQUISITOS DE ALMACENAMIENTO de las microformas.

Esta norma tcnica reemplaza a la anterior (NTP 392.030-1: 1997), que estaba
referida a las microformas, pero sobre la base de trabajo en microfilmado, sistema que
ha cado en desuso.

La presente NTP es una norma importante para las empresas que generan y guardan
microformas, pues brinda los patrones a seguir con el fin de obtener una calidad
tcnicamente aceptable.

La NTP es utilizada por la SGS para la evaluacin de las empresas que pretenden
producir microformas y conservarlas. Es pues, aplicada para calificar la idoneidad
tcnica en los extremos mencionados.

Alcances de la NTP

Esta NTP se aplica en la evaluacin de la idoneidad tcnica de:

1.- Los sistemas de produccin y almacenamiento de microformas, trtese de las

empresas propietarias de la informacin o de las empresas especializadas en estos

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temas. Si se trata de almacenamiento de microformas, establece las condiciones de
seguridad y conservacin.

2.- Los elementos de los sistemas antes mencionados (de produccin o

almacenamiento) en medios de archivo electrnico.

3.- Los sistemas de produccin de microformas: pudiendo partir tanto de soportes

fsicos, como por ejemplo papel, o de soporte electrnico.

4.- La estructura organizativa de la empresa o entidad, incluyendo personal, recursos,

procesos, procedimientos y ambientes asociados al sistema de produccin y
almacenamiento de microformas.

5.- La calidad de los medios de archivo electrnico, o medio portador a utilizar en la

microforma.

Estos soportes deben tener ciertas caractersticas que seala la norma, y que son
fijeza y durabilidad iguales o superiores que los documentos originales. Ntese que
estos medios no deben ser borrables o regrabables, por eso todos deben ser -R
tratndose de CDS o DVDS. La propia norma establece en forma expresa que no es
de aplicacin en el caso de microformas que utilicen medios de archivo susceptibles
de modificacin.

Durabilidad de los medios portadores: los CDS y DVDS

Estos soportes son fsicamente similares y son los ms usados (la diferencia entre
ellos es la capacidad de almacenamiento), al utilizarlos como soporte fsico para las
microformas, la primera pregunta es cunto duran?....... Evidentemente los
fabricantes pueden decir que en condiciones adecuadas pueden conservar la
informacin muchos aos. En alguna charla al respecto hemos escuchado versiones
que sealan que estos medios pueden durar 5, 8, 15 y hasta 20 aos. En todo caso,
quien sea propietario de una bveda certificada, podra, como valor aadido a su
servicio, enviar a sus clientes reportes anuales en los que vaya dando cuenta del
tiempo que las microformas vienen siendo guardadas, de tal suerte que el propietario
de stas pueda decidir el momento oportuno para realizar el reemplazo de los
soportes, y as perpetuar su informacin.

6.- Los sistemas de seguridad de la informacin, controles, planes de contingencia,

recursos, procesos, procedimientos, ambientes, software, hardware, estaciones de
trabajo, etc.

Definiciones ms saltantes que contiene la NTP

Para los efectos de esta breve resea, mencionaremos algunas de las definiciones
que ms nos pueden interesar:

- Documentos: De acuerdo con la NTP, documento es cualquier medio que lleve

en l informacin registrada y que pueda ser tratado como una unidad, as por
ejemplo se puede considerar como una unidad un documento compuesto de
varas pginas, un informe, una carta, un contrato, incluso la misma NTP pone
como ejemplos de unidades documentales las bibliotecas, las colecciones,
expedientes, etc. Diramos que esta clasificacin o distincin se realiza en orden
a la estructura del documento, sin embargo tambin stos pueden ser fsicos o
electrnicos, son fsicos por ejemplo los impresos en papel, fotocopias, facsmil o
fax, cuadros, dibujos, fotografas, etc., y electrnicos son aquellos documentos

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 creados en computadoras, incluyendo mensajes de correo electrnico, grficos,
imgenes y otros.

- Documento Original: Se define como () documento de una organizacin que

autoriza su migracin a microformas y de cuyo origen y contenido es
responsable (ver texto del punto 4.4.1 de la NTP). Como se nota, esta definicin
se aleja de la que usualmente se entiende como original, y parecera que el
propietario de la informacin podra entregar, por ejemplo, copias simples de
documentos para digitalizar, y se deberan considerar como originales. En todo
caso, la calidad del documento no debe perderse al realizar el traslado de la
informacin de un soporte a otro, a travs de alguna resea que indique o
precise de que tipo de original de tom la microforma, as pues, debera
sealarse si el documento digitalizado era original, fotocopia legalizada por
Notario, copia carbonada, copia con sellos originales, etc. Estimo saludable
contar siempre con algn documento suscrito por el dueo de la informacin, a
travs del cual se responsabilice del origen y autenticidad de la misma, e indique
en forma precisa si habr o no algn tipo de seleccin o descarte de documentos
en el proceso de Micrograbacin. Estas instrucciones evidentemente,
dependern de las necesidades de la organizacin o institucin o cliente al que
se brinde el servicio de Micrograbacin, y de la naturaleza de los documentos,
pues si se trata de expedientes, obviamente no debera haber seleccin alguna a
fin de no alterar la integridad de estas unidades documentales.

- Legibilidad: Es de vital importancia en la formacin de las microformas y punto

central en la revisin que debe hacer el depositario de la fe pblica para asegurar
que el traslado de soporte de la informacin sea eficiente, por ejemplo, si al
momento de escanear una imagen y una vez grabada y verificada en la pantalla
de un ordenador, y luego impresa, se observa que no puede ser leda en forma
inequvoca como s lo puede ser el documento original, la imagen deber ser
reprocesada, lo cual implica nuevas verificaciones y mayores costos.

- Lnea de produccin: El conjunto de procesos, procedimientos y recursos de la

lnea de produccin para la elaboracin de microformas y puede estar tanto
dentro como fuera de la empresa que brinda el servicio. Existen algunos clientes
que por razones de seguridad solicitan al productor de la microforma que instale
su lnea de produccin in situ, es decir en el local de la propietaria de los
documentos a micrograbar, siendo esta circunstancia vlida y debiendo reflejarse
en las actas respectivas que suscribe el depositario de la fe pblica.

El Manual de Elaboracin de Microformas

Cuando se revisa el resultado final del proceso de elaboracin de una microforma, y se

recupera la informacin que se encuentra grabada en un medio portador, parecera
que slo se trata de capturar la informacin y grabarla en un CD. parece muy
sencillo. Sin embargo, para que ste simple procedimiento tenga valor legal debe
realizarse cumpliendo una serie de formalidades, una de ellas es que la empresa que
produce las microformas cuente con un manual cuyo objetivo es establecer las
especificaciones tcnicas de cmo elabora las microformas y/o las almacena, y tiene
lgica, pues todas las empresas dedicadas a stas actividades deben seguir patrones
estandarizados a fin de asegurar una calidad tcnicamente aceptable, amn del
cumplimiento de las normas legales.

La NTP regula el contenido del manual, el cual no vamos repetir al detalle pues basta
revisar su texto, pero slo para hacer una fugaz revisin, los temas ms importantes

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son: identificacin de las personas responsables de la elaboracin y aprobacin del
manual, as por ejemplo puede ser elaborado por un consultor, revisado por el jefe de
proyectos de la empresa y aprobado por la gerencia general, por otro lado, debe
contener la descripcin de estructura administrativa de la empresa y sealar los
responsables del sistema de elaboracin y almacenamiento de las microformas.

El manual debe tambin indicar la ubicacin de las lneas de produccin pudiendo

incluir la posibilidad de instalar lneas de produccin mviles distintas a la sede
central. Asimismo, deber indicar los lugares de almacenamiento de las microformas,
si son propios o si lo efectuar a travs de terceras empresas.

En el manual se indicar si los documentos sern de propiedad de la misma institucin

o de terceros, siendo en ste ltimo caso una empresa especializada proveedora de
servicios de elaboracin de microformas.

Se detallan las funciones de las personas encargadas de administrar el sistema de

elaboracin de microformas, la tecnologa, equipos y soporte a utilizar, si se trabajar
slo digitalizacin a partir de soportes fsicos o tambin Micrograbacin a partir de
medios electrnicos.

El manual tambin debe describir la intervencin de los depositarios de la fe pblica.

La labor del Notario o Fedatario es medular, al conferir valor legal al proceso de
produccin de microformas. El depositario de la fe pblica debe contar con el
Certificado de Idoneidad Tcnica en Micrograbacin vigente; no es necesario que
presencie ntegramente el proceso, pudiendo contar con ayudantes tcnicos que
realicen verificaciones y controles pertinentes, recordemos que el art. 26 del D.S. No.
009-92-JUS seala que el depositario de la fe pblica debe tomar las providencias
razonables para supervisar el proceso y usar mtodos suficientes para verificar la
conformidad de la Micrograbacin. Las condiciones personales, tcnicas o
profesionales de estos ayudantes tcnicos no se encuentran reguladas, quedan al libre
arbitrio del depositario de la fe pblica. Sin embargo, pensamos que deberan tener
algn nombramiento o registro, que en nuestro caso sera en el Colegio de Notarios
respectivo.

Antes de realizar cualquier tipo de certificacin, el Notario o Fedatario deber

establecer un sistema de trabajo que le permita sustentar adecuadamente la
conformidad del proceso, y deber quedar por escrito si el sistema de verificacin es al
100%, y si es al muestreo se deber establecer claramente el tamao de la muestra,
debiendo ser lo suficientemente representativa como para asegurar, de alguna
manera, la correccin de todo el proceso. De all que es necesario contar con uno o
ms ayudantes tcnicos que apoyen al notario o fedatario en estas labores.

Cuando el notario o fedatario realiza verificaciones al muestreo, es lgico entender que

si se encuentran errores, deber ampliarse el tamao de la muestra, adems de
reprocesar los documentos, pues de lo contrario no se podra emitir el acta de cierre y
conformidad sin observaciones.

El manual tambin debe tener prevista la forma y oportunidad de destruccin de los

documentos originales. Ntese que no es obligatorio destruir los documentos
originales, ser decisin del propietario de los mismos si los conserva o no.

Sobre la destruccin de documentos, tratndose de archivos particulares no se

requiere la autorizacin del Archivo General de la Nacin, sin embargo, algunos
expertos aconsejan acudir a esta institucin por seguridad. Para ampliar conceptos se

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puede acudir a la pgina web siguiente: www.archivogeneral.gob.pe, en la que
encontramos la normatividad archivstica peruana.

Tambin se deber considerar cunto tiempo deben conservarse en trnsito los

documentos que van siendo grabados en el disco duro de las computadoras para
luego ser trasladados a los medios portadores. Este detalle es muy importante, pues
al momento del procesamiento de la informacin podramos encontrarnos con
soportes fallados, o encontrar algn error o que por alguna inadecuada manipulacin
el medio portador se hubiere daado y resulte necesario volver a quemar o grabar
otro.

La NTP regula en detalle otros aspectos como la organizacin y funciones de las

empresas propietarias de los documentos a micrograbar, sealando que deben tener
un sistema de administracin de documentos, que regule su generacin, archivo y
eliminacin, estableciendo responsabilidades del personal y sealar si el
almacenamiento de microformas se efectuar en instalaciones propias o de terceros.
Como me comentaba un especialista en estos temas, en este aspecto resultara ms
transparente que fuera un tercero quien custodie las microformas y no la empresa
propietaria de las mismas, sin embargo la legislacin vigente no prev esta restriccin.
Tema discutible, que vale la pena considerar en alguna reforma de la legislacin.

En cuanto a las empresas especializadas en producir o almacenar microformas,

tambin deben de tener un sistema que describa como se elaboran, incluyendo
responsabilidad del personal, los controles y evaluaciones.

El manual deber describir la lnea de produccin, sealando las clases de

documentos que se pueden procesar, la localizacin de las lneas de produccin, la
tecnologa para procesar las imgenes, los programas o software, as como los
equipos. El detalle del tipo de software y hardware normalmente se coloca como
anexo de los manuales, debe indicar los formatos de imagen en que se graban los
documentos por ejemplos PDT, TIF, HTML, etc., los controles de calidad de la
resolucin, tonos de gris, color, los medios portadores elegidos, que como ya se
mencionaron deben ser no regrabables y que no puedan ser borrados, aplicacin de
firmas digitales de ser el caso, etc.

Existen otros temas que el Manual debe considerar, como el proceso de preparacin
de documentos que debe asegurar la integridad de los mismos, el proceso de
captacin de imgenes, donde ya entramos en un tema eminentemente tcnico, en el
que se debe verificar la resolucin del equipo, el estado fsico de los documentos, el
mantenimiento de los equipos, el ajuste de contrastes, brillo, etc. En el proceso de
captacin de imgenes deber verificarse la secuencia ordenada de los documentos
que debe contener la microforma (actas, patrn de resolucin, datos del medio
portador, etc.).

El proceso de indizacin debe estar documentado y debe facilitar la recuperacin de

los documentos, se debe sealar la metodologa y debe verificarse que efectivamente
la indizacin corresponda a los documentos materia de Micrograbacin.

En cuanto al proceso de digitalizacin, se debe describir la forma de trabajo para

mantener la integridad y fidelidad de las imgenes en relacin a los documentos
originales. El software a utilizar puede ser de propiedad de la organizacin o deber
contar con la licencia de uso respectiva, lo cual puede ser materia de revisin por el
organismo supervisor.

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La norma tcnica seala un tema muy importante en relacin a los programas o
software: la organizacin debe conservar las versiones anteriores para prever
cualquier reprocesamiento.

Los sistemas de seguridad tambin deben estar establecidos, sealando polticas

adecuadas que aseguren confidencialidad, integridad, disponibilidad y calidad de las
microformas. Por eso es importante el uso de claves de acceso, la restriccin en la
utilizacin de ciertos equipos, la eliminacin de entradas de dispositivos de
almacenamiento como los USB, etc., entre otras medidas de seguridad.

Sobre el proceso de grabacin, slo procede una vez que se hayan efectuado todas
las comprobaciones respectivas (sea al 100% o muestreo), debiendo rotularse las
microformas para que sean fsicamente identificables, en estos casos se suele usar
plumones especiales para escribir sobre los CDS o DVDS, pudiendo tambin
rotularlos electrnicamente.

Asimismo, las microformas debern ser grabadas en un original y uno o ms

duplicados, debiendo identificarse cada uno, el original debe ir a la bveda certificada
y las copias son usadas por el propietario de la informacin slo para consulta, no
siendo posible obtener copias con valor legal de las microformas duplicadas.

Un adecuado conocimiento de la NTP, permitir analizar el manual de las empresas

que requieran nuestros servicios, e incluso colaborar con el proceso de certificacin de
alguna organizacin.