Gesto de Eventos

Marilisa Comdias
Formatus
Contedo
1. Introduo ............................................................................................................................. 3
2. Importncia do Planeamento................................................................................................ 4
3. Planeamento de eventos: etapas .......................................................................................... 5
1 Objectivos e Pblico-alvo...................................................................................................... 5
2 Oramento disponvel .......................................................................................................... 6
3 Estratgia do evento ............................................................................................................. 6
4 Definio do tema ................................................................................................................ 6
5 Data e Local .......................................................................................................................... 6
6 Data e Local .......................................................................................................................... 7
7 Programa .............................................................................................................................. 7
8 Afectao de Recursos.......................................................................................................... 8
9 Reunir os envolvidos ............................................................................................................. 9
10 Contratao de servios .................................................................................................... 9
11 Estratgia de Comunicao ............................................................................................... 9
12 Planeamento Logstico..................................................................................................... 10
13 Novo 0ramento .............................................................................................................. 10
14 Avaliao .......................................................................................................................... 10
4. Em suma .............................................................................................................................. 11
5. Concluso ............................................................................................................................ 12
 1. Introduo

O presente manual foi elaborado no mbito da unidade de curta durao Gesto de

Eventos, da Associao Formatus e serve este manual para apoiar os formandos da
aco de formao.

Planear eventos com sucesso no uma tarefa simples, envolve muitas providncias
de natureza diversa, que devem ser tomadas em determinada ordem e geralmente em
curto espao de tempo. Qualquer esquecimento, atraso ou falha em relao a uma
delas poder comprometer o sucesso do evento. Para tal no acontecer torna-se
importante ter presentes os passos, ou etapas, a serem seguidos. A simples listagem
dessas etapas j constitui, por si s, uma ajuda, dando mais segurana ao organizador.
No caso de evento organizado por terceiros, ela pode ser utilizada como check-list para
a empresa acompanhar a sua preparao. Se pelo contrario, o evento for organizado
pela prpria empresa dever ter a ateno com cuidados especficos a serem tomados,
em relao a cada item da lista, servir para evitar os problemas mais comuns ou, pelo
menos, para tornar possvel lidar com eles em momentos inoportunos que no decorrer
do evento.
 2. Importncia do Planeamento

A melhor preparao para o trabalho de amanh o bom trabalho de hoje (in Ana
Santiago, Formao Portal do Ser)

Estabelecer o caminho que a organizao quer percorrer no futuro, atravs de

estratgias e tcticas (Filipe Pedro et al)

Determinao dos meios mais indicados para atingir os fins definidos (Filipe Pedro
et al)
 3. Planeamento de eventos: etapas

Qual o circuito do processo de planeamento?

1 Objectivos e Pblico-alvo

Definir de forma clara e precisa o objectivo

Controlar a amplitude que se quer atingir

Exemplos de objectivos:

- Lanamento de novo produto/marca

- Reunio de pessoas/discusso de temas

- Apresentao institucional da empresa

- Promoo de empresa/produto/marca

- Divulgao de uma regio/destino

Identificar e seleccionar o pblico de interesse

Identificar os segmentos e reas geogrficas de onde provm

Perceber as suas necessidades, interesses e expectativas

Definir o nmero de pessoas a atingir

2 Oramento disponvel

Verificar e analisar o oramento disponvel

Estabelecer um oramento bsico e definir o grau de flexibilidade

Esta etapa deve anteceder todas as opes e aces estratgicas

3 Estratgia do evento

Aps definio de finalidades e oramento deve-se optar pela melhor estratgia de

execuo do evento (micro)

Essa estratgia definida j no mbito de uma estratgia mais geral (macro) do

evento

4 Definio do tema

Definir, explicitar e divulgar importante e deve ser feito de forma mais rpida
possvel (porqu?)

A definio do tema implica escolha dos meios de divulgao do evento, escolha do

local, pblico-alvo, potenciais patrocinadores, convites

O tema principal dever ser curto, objectivo, claro, com impacto. Deve resumir todos
os fins que se espera alcanar com o evento

5 Data e Local

Etapas para definio da data: (1) melhor altura para a realizao/base de trabalho;
(2) verificar aspectos como feriados, eventos concorrentes, pocas altas e baixas, datas
comemorativas; (3) identificar dias da semana mais adequados;

A par da data, a escolha dos melhor horrio fundamental. Deve-se j prever

eventuais atrasos (normalm/ a actividade inicia 30m aps)
6 Data e Local

A definio do local deve atender aos seguintes elementos:

(a) Gerais: Objectivo do evento; formato, interesses e expectativas pblico-alvo;

disponibilidade do espao; local compatvel com o oramento disponvel? (avaliar
custo/benefcio; ter no mnimo 3 opes em carteira)

(b) Especficos (condies do espao) O local tem a cara do evento? Tem

estacionamento com segurana? Recepo eficiente, agradvel, com sinalctica
adequada? Equipamento audio-visual? necessrio recorrer aos servios de
fornecedores externos? Existem hotis, restaurantes, bares no local ou perto dele?
Localizao, decorao dos espaos

7 Programa

Definio do programa provisrio vs definitivo; interno vs externo

Definio do programa geral: horrios, interrupes, refeies, durao, contedo,

espectculos/animao

Qualquer programa deve constar:

- Dias; hora de incio e fim; tema principal

- Oradores e pequeno histrico profissional

- Resumo de cada interveno

- Sala onde ter lugar a actividade

- Horrios e local de refeies

- Informao clara sobre transporte dos participantes

- Valor e condies de pagamento

- Programa social
8 Afectao de Recursos

A) Recursos financeiros

Capital disponvel

Despesas a efectuar

Fontes de financiamento: subsdios pblicos, doaes de entidades privadas,

contribuies particulares, programas especiais, venda de bilhetes, patrocnio,
mecenato

B) Recursos Humanos

Determinar necessidade de pessoal

Analisar e descrever funes

Definir polticas e procedimentos

Elaborar oramento

Efectuar recrutamento e seleco

Formar equipa

Supervisionar e avaliar desempenho

C) Recursos fsicos, materiais e servios

Infraestruturas

Equipamentos diversos

Servios diversos: catering, audiovisuais, decorao, etc

Servios de apoio: abastecimento, limpeza

D) Recursos legais e de risco

Contratos

Registo de marcas

Segurana

Servios de emergncia
9 Reunir os envolvidos

Necessidade de transmitir a informao sobre o evento aos colaboradores

envolvidos no planeamento, execuo e controlo

Envolvidos: colaboradores da empresa, hospedeiros de eventos, fornecedores de

servios

10 Contratao de servios

Esta fase envolve a contratao de todos os servios necessrios realizao do

evento

-Catering: escolher a empresa, definir tipos de refeies (almoo, banquete, breakfast,

caf da manh, ch da tarde, churrasco, cocktail, coffee-break, happy-hour, jantar,
picnic, vinho de honra, welcome drink), formatos de servio (sentado, volante, buffet)
menus, horrios, n de pessoas para o servio,

- Animao: artistas circenses (andas, malabaristas, mimos, palhaos, trapzio)

- Decorao: escolha de local (quente/fresco; aberto/fechado; localizao/histria);

tipo de evento (oficial, formal, informal), durao do evento (tipo de materiais a
utilizar)

- Filmagem e fotografia

11 Estratgia de Comunicao

Varivel do marketing utilizada para divulgar/promover o evento: imagem a criar,

mensagem a transmitir, posicionamento do evento

Identificar os meios de comunicao em funo do pblico-alvo: publicidade no

exterior (outdoors, mupies, cartazes, banners em fachadas, viaturas, wc pblicos, etc),
fyers, desdobrveis, cartas e convites, comunicao de imprensa/kit de imprensa,
merchandising

Apostar num bom levantamento de meios nacionais, regionais e locais

Utilizar instrumentos de divulgao como o press-release e o convite

 Preparar sempre um Kit de Imprensa que fornea todas as
informaes necessrias sobre o evento

A mensagem do evento deve sempre ser clara, concisa, correcta, completa

12 Planeamento Logstico

Classificar e ordenar de forma lgica as actividades a desempenhar

Atribuir responsabilidades e tarefas

. Fixar alternativas possveis no caso de sucederem falhas

Preparar sistema de registo de visitantes, elaborar cronograma geral do evento,

checklists, dirio de gesto de espao

13 Novo 0ramento

Verificar o indicar o investimento total previsto para o evento

Aps definio clara de toadas as actividades deve-se elaborar novo oramento mais
preciso e real comparando-o com o preestabelecido e proceder a ajustes

O oramento deve indicar todos os servios a prestar, assim como custos

Fazer ainda referncia a condies do oramento: modalidades de pagamento,

condies de cancelamento, validade;

14 Avaliao

Fase fundamental do planeamento, muitas vezes esquecida

Fase essencial que permite fazer um balano construtivo do evento

Permite identificar erros cometidos e aspectos positivos

Informao fundamental para a realizao dos prximos eventos

 4. Em suma
O planeamento do evento dever responder s seguintes questes:

- O que

- Por que

- Para que

- Onde

- Como

- Quando

- A quem

- Quem

- Com que

O planeamento do evento dever responder s seguintes questes:

- O que (natureza do projecto)

- Por que (origem)

- Para que (objectivos)

- Onde (Local)

- Como (actividades, planeamento logsticos, metodologia)

- Quando (calendarizao)

- A quem (pblico-alvo)

- Quem (entidade anfitri, organizadora, colaboradores)

- Com que (recursos materiais, financeiros)

 5. Concluso

Cada tipo de eventos possui caractersticas peculiares, motivo pelo qual os passos e, s
vezes, a sua ordem diferem, apesar de haver alguma coincidncia. A Feira a que mais
difere e que possui maior complexidade dentre os vrios tipos de eventos.
O planeamento do evento dever inicialmente questionar :
- O que; - Por que; - Para que; - Onde; - Como; - Quando; - A quem; - Quem; e - Com
que.
No final o planeamento do evento dever responder s seguintes questes:
- O que (natureza do projecto); - Por que (origem); - Para que (objectivos); - Onde
(Local); - Como (actividades, planeamento logsticos, metodologia; - Quando
(calendarizao); - A quem (pblico-alvo); - Quem (entidade anfitri, organizadora,
colaboradores); e - Com que (recursos materiais, financeiros)